MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN

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1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA GUATEMALA, C. A. SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS- BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BID- COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Guatemala, julio de 2006

2 ÍNDICE SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO I. PRESENTACIÓN 1 Página II. OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS 2 III. NORMAS 2 IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS 6 V. FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS 9 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO FORMULARIO INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO FORMULARIO TARJETA DE REVISIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO FORMULARIO REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS E INSTRUCTIVO 15

3 6.5. FORMULARIO CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO FORMULARIO CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 18

4 I. PRESENTACIÓN El Almacén es el encargado de la recepción, registro, control y despacho de los materiales y suministros que son adquiridos por la Unidad Ejecutora. En la recepción de materiales y suministros cumple la función de verificación, ya que comprueba que las características cualitativas y cuantitativas de los productos recibidos, estén de conformidad a lo solicitado. El ejercer control de los materiales y suministros permite evitar daños como: incendios, robos, deterioros, etc.; así como la obtención de información oportuna y confiable sobre el registro de las entradas y salidas, y también las existencias reales, observando que se encuentren entre los mínimos y máximos establecidos. También es fundamental clasificar y almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza, características y utilización, de tal manera que cada género de productos ocupe un espacio físico que mantenga las condiciones adecuadas, permitiendo facilitar su identificación y localización; es por ello que al referirnos al Almacén debe considerarse como una unidad, pero que de acuerdo a la naturaleza de los productos almacenados, se divide en bodegas. Es conveniente que cada una de las bodegas cuente con un auxiliar de almacén como encargado de la misma, y que exista un Jefe de Almacén, que tendrá la tarea de coordinar y supervisar las actividades de cada encargado. Generalmente en las Unidades Ejecutoras existen cuatro (4) tipos de bodegas, en donde los productos almacenados se denominarán Materiales y Suministros, de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, por Objeto del Gasto; sin embargo, según la naturaleza de los productos se divide en las bodegas siguientes: 1. Bodega de medicamentos: en esta bodega se lleva el manejo de los medicamentos y productos afines. 2. Bodega de material médico quirúrgico: en esta bodega se lleva el manejo del material médico quirúrgico, reactivos y oxígeno. 3. Bodega de suministros: en esta bodega se lleva el manejo de los materiales de limpieza, combustibles y lubricantes, papelería y útiles de oficina y suministros en general. 4. Bodega de alimentos: en esta bodega se lleva el manejo de los productos alimenticios. Finalmente el Almacén cumple con la función de despachos de los productos almacenados, es decir el abastecimiento oportuno hacia las unidades tanto administrativas como de servicios, que requieran dichos productos para desarrollar sus actividades en forma eficiente y eficaz

5 II. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Permitir que las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas tengan conocimiento y control de las existencias de sus inventarios, de los ingresos y salidas de almacén, así como de los niveles mínimos y máximos de los productos almacenados ESPECÍFICOS a) Registrar el ingreso y egreso de productos a las bodegas, en tarjetas kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. b) Mantener actualizada la información referente a los niveles de existencia y consumo de los inventarios. c) Resguardar apropiadamente los productos conforme a su naturaleza y características para la conservación de los mismos. III. NORMAS a) Solicitar periódicamente el requerimiento de materiales y suministros para mantener sus existencias y cumplir con sus actividades eficientemente. b) Es obligatorio que todos los Departamentos, Secciones, Servicios Médicos, etc., que requieran de insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacén, a través de una requisición de materiales y suministros. c) Toda requisición de materiales y suministros que realicen las unidades solicitantes debe hacerse por escrito, indicando exactamente el insumo que se necesita a través del formato establecido y con las firmas de autorización correspondientes. d) El Jefe de Almacén debe revisar, analizar, verificar los movimientos y las existencias contenidas en los reportes mensuales Tarjeta de Control de Inventarios y el Informe de Existencias del Inventario emitidos por los encargados de bodega. e) El manejo del inventario se rige por lo establecido en la normativa vigente. f) Todo producto que el Almacén reciba de los proveedores, debe estar autorizado por las autoridades de la Unidad Ejecutora a través de orden de compra. g) Los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de compra, tanto en las especificaciones de los productos como en el precio y cantidad. h) Para la recepción de los productos, el auxiliar de almacén debe verificar el cumplimiento conforme a lo especificado en la orden de compra y otras características relevantes, tales como las fechas de fabricación y de vencimiento, defectos, alteraciones, etc., de acuerdo a lo establecido en las Normas DAM vigentes; en cuanto a la calidad y características relevantes de los productos que así lo requieran, contará con el visto bueno de la unidad solicitante. i) Para el despacho de los productos, el auxiliar de almacén debe regirse por la fecha de vencimiento de los mismos, por lo tanto, los productos próximos a expirar deben ser los primeros en ser - 2 -

6 despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser despachados bajo el criterio de antigüedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los primeros en ser despachados. j) Para la valuación financiera de las existencias de materiales y suministros se usará el método de la última compra -UC-, con la finalidad de expresarlas a su valor actual, que en términos financieros es el costo que invertiría la Unidad Ejecutora en reponerlos. k) El Jefe del Almacén es responsable de velar por el cumplimiento de las normas descritas en el presente manual. IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS La recepción del producto constituye el momento del ingreso físico de los productos en las bodegas del Almacén de la Unidad Ejecutora. Para que el Almacén reciba los productos que el proveedor entrega, es necesario que exista la orden de compra, donde se verifican que las características del producto a recibir coincidan con las especificaciones indicadas en dicha orden. En esta etapa se dan dos eventos singulares, el primero es la generación de una obligación de pago hacia los proveedores o beneficiarios por la recepción conforme de los bienes y el segundo es el ingreso al inventario (incremento) y el seguimiento de las existencias. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Jefe de Almacén a) Recibe de Compras copia de la Orden de Compra ; y b) Traslada al Auxiliar de Almacén (dicha orden es el documento de base para que el personal de Almacén tenga conocimiento de los productos a recibir de los proveedores). 2. Auxiliar de Almacén a) Recibe del proveedor el producto, factura y orden de compra original; verifica que cumpla con las especificaciones indicadas en la orden de compra (cantidad, contenido, fechas de vencimiento, certificados de calidad, etc.). En cuanto a la calidad de los productos con características especiales deberá solicitar la aceptación por parte de la unidad solicitante, mediante firma, nombre y sello al dorso de la factura. Nota: en el caso de que el producto a recibir sean activos fijos, debe coordinar la recepción con el encargado de Activos Fijos

7 b) Si no cumple con las especificaciones indicadas en la orden de compra no procede la recepción del producto y devuelve al proveedor para la rectificación correspondiente. c) Si cumple con las especificaciones indicadas le firma al proveedor la copia de la factura con sello de recibido y le extiende la Constancia de Recepción de Documentos. d) Registra en las tarjetas kardex correspondientes. e) Elabora la constancia de ingreso a almacén, autorizada por la Contraloría General de Cuentas. f) Firma la constancia de ingreso a almacén; y g) Traslada el expediente que contiene la documentación de soporte original (orden de compra, factura, constancia de ingreso a almacén, etc.) al Jefe de Almacén. 3. Jefe de Almacén a) Recibe el expediente completo, revisa la constancia de ingreso a almacén, si no cumple con las especificaciones y requisitos, devuelve al Auxiliar de Almacén para su corrección. Si el expediente cumple con los requisitos, firma y gestiona la firma ante la Gerencia Administrativa Financiera; y b) Traslada el expediente a Contabilidad para el registro del devengado y para que continúe con el proceso del pago

8 4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS Las salidas de productos del Almacén se originan con las requisiciones de materiales y suministros recibidas de las Unidades, Departamentos, Secciones o Servicios de la Unidad Ejecutora, a través del formulario de requisición correspondiente; esta operación disminuye las existencias de productos de los inventarios. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Jefe de Almacén a) Recibe la requisición de Materiales y Suministros. b) Revisa que la requisición esté debidamente autorizada por la Gerencia Administrativa Financiera. c) Traslada al Auxiliar de Almacén. 2. Auxiliar de Almacén a) Recibe la requisición. b) Revisa la existencia de los productos solicitados. c) Si hay existencia del producto prepara la entrega (observando que los productos próximos a expirar deben ser los primeros en ser despachados, en el caso de los que no tienen fechas de vencimiento deberán despacharse atendiendo a su antigüedad). d) Entrega los productos al responsable de la unidad solicitante, quién verifica las cantidades que está recibiendo y firma de recibido. e) Registra la salida de productos en las tarjetas kardex correspondientes, de acuerdo a las cantidades despachadas; y f) Archiva

9 4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS Periódicamente el Almacén debe presentar un informe de existencias de los productos, para que Compras formule la programación de las adquisiciones del período, con el objetivo de mantener en sus bodegas los niveles adecuados de dichas existencias y evitar el desabastecimiento. Este proceso se lleva a cabo a través del análisis del informe de existencias del inventario (ver formulario 6.2.). No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Auxiliar de Almacén a) Realiza mensualmente el Informe de Existencias del Inventario el cual incluye el consumo promedio mensual acumulado; y b) Traslada dicho informe de existencias al Jefe de Almacén. 2. Jefe de Almacén a) Revisa el informe de existencias b) Del análisis efectuado (punto de reorden) elabora la solicitud de pedido de conformidad a lo que establece la Normativa Interna vigente; y c) Traslada a la Gerencia Administrativa Financiera para su aprobación. 3. Gerente Administrativo Financiero a) Revisa y si no esta de acuerdo devuelve a Almacén para su corrección. Si esta de acuerdo autoriza la solicitud de pedido; y b) Traslada al Director de la Unidad Ejecutora para su aprobación. 4. Director a) Revisa y si no está de acuerdo devuelve la solicitud; en caso contrario firma de autorizado; y b) Devuelve a la Gerencia Administrativa Financiera. 5. Gerente Administrativo Financiero Recibe y traslada a Compras para la programación de las adquisiciones

10 V. FLUJOGRAMAS 5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS RECEPCIÓN DE PRODUCTOS No. JEFE DE ALMACÉN AUXILIAR DE ALMACÉN Inicio 1. a) Recibe de Compras copia de la "Orden de Compra"; y b) Traslada al Auxiliar de Almacén a) Recibe del proveedor el producto, factura y orden de compra original, verifica que el producto cumpla con las especificaciones indicadas en la orden de compra. En cuanto a la calidad de los productos con características especiales deberá solicitar la aceptación por parte de la unidad solicitante, mediante firma, nombre y sello al dorso de la factura. Nota: en el caso de que el producto a recibir sean activos fijos, debe coordinar la recepción con el encargado de Activos Fijos a) Recibe el expediente, revisa la constancia de ingreso a almacén, si no cumple con requisitos devuelve para corrección. Si cumple con requisitos, firma y gestiona firma ante la Gerencia; y b) Traslada el expediente a Contabilidad para el registro del devengado y trámite de pago b) Si no cumple con alguna de las especificaciones indicadas en la orden de compra no procede la recepción del producto y devuelve al proveedor para la rectificación correspondiente c) Si cumple con las especificaciones indicadas le firma al proveedor la copia de la factura con el sello de recibido y le extiende la Constancia de Recepción de Documentos d) Registra en las tarjetas Kárdex correspondientes e) Elabora la constancia de ingresos a almacén, autorizada por la Contraloría General de Cuentas f) Firma la constancia de ingreso a almacén; y g) Traslada el expediente que contiene la documentación de soporte original al Jefe de Almacén Fin - 7 -

11 5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS DESPACHO DE PRODUCTOS No. JEFE DE ALMACÉN AUXILIAR DE ALMACÉN Inicio a) Recibe la requisición de Materiales y Suministros 1. b) Revisa que la requisición este autorizada por la Gerencia Administrativa Financiera; y c) Traslada al Auxiliar de Almacén a) Recibe la requisición de materiales y suministros b) Revisa la existencia de productos solicitados 2. c) Si hay existencia del producto solicitado prepara la entrega (observando sus períodos de expiración o antigüedad) d) Entrega los productos al responsable de la unidad solicitante, quién verifica las cantidades que está recibiendo, firma de recibido e) Registra la salida de productos en las tarjeta kárdex correspondiente, de acuerdo a las cantidades despachadas; y f) Archiva Fin - 8 -

12 5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS No. AUXILIAR DE ALMACÉN JEFE DE ALMACÉN GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO DIRECTOR Inicio 1. a) Realiza mensualmente el Informe de Existencias el que incluye el consumo promedio mensual acumulado; y b) Traslada dicho informe de existencias al Jefe de Almacén a) Revisa el informe de existencias b) Del análisis efectuado (punto de reorden) elabora la solicitud de pedido de conformidad a lo que establece la normativa interna; y c) Traslada al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación a) Revisa y si no esta de acuerdo devuelve para su corrección. Si esta de acuerdo autoriza la solicitud de pedido; y b) Traslada al Director para su aprobación a) Recibe y traslada a Compras para la programación de las adquisiciones a) Revisa y si no esta de acuerdo devuelve, en caso contrario autoriza; y b) Devuelve a la Gerencia Administrativa Financiera Fin - 9 -

13 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 6.1. FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS ALMACÉN Gobierno de Guatemala Contraloría General de Cuentas Guatemala, C.A. Unidad Ejecutora: Niveles de seguridad Código del producto: Mínimo Máximo Nombre del producto: FECHA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA DOCUMENTO DE DESCRIPCIÓN UNIDAD DE PRECIO VALOR PRECIO VALOR PRECIO CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD RESPALDO MEDIDA UNITARIO Q. Q. UNITARIO Q. Q. UNITARIO Q. Ejemplo: Inventario inicial Compra de Compra de Despacho realizado al Depto. de TOTAL Q. No. OBSERVACIONES

14 Instructivo del formulario Tarjeta de Control de Inventarios 1) Denominación del formulario Tarjeta de Control de Inventarios. 2) Objetivo Llevar el control de las entradas y salidas de los materiales y suministros, así como de las existencias en cantidades y valores. 3) Responsabilidad El Jefe de Almacén es el responsable de velar por la elaboración de las tarjetas de control de inventarios y de mantener actualizada la información de las mismas. 4) Distribución Original: para archivo del Almacén. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Título del formulario: Corresponde al nombre del formulario. Unidad Ejecutora: identifica el código y nombre de la Unidad Ejecutora. Código del producto: identifica el número de código del bien de acuerdo al Código de Adquisiciones. Nombre del producto: corresponde al nombre del bien incluido en la tarjeta de control. Niveles de seguridad: identifica los niveles de reserva mínimo y máximo de seguridad, de las existencias en cantidades de los productos. Cuerpo central del formulario Fecha: identifica la fecha de la entrada o salida del producto. Documento de respaldo: identifica el nombre y número de documento de respaldo de la entrada o salida de productos (ejemplo de documentos de respaldo: Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Factura, Orden de Compra, Requisición, etc. Descripción: corresponde a la descripción general de las características del bien y/o de la unidad solicitante. Unidad de medida: Corresponde a la unidad de medida del producto inventariado; la cual debe coincidir tanto en las entradas como en las salidas. Entradas / Salidas Cantidad, precio unitario Q., valor Q.: identifica la cantidad, precio unitario y valor en quetzales de los productos, tanto para las entradas como para las salidas, para el despacho de los productos, el auxiliar de almacén debe regirse por la fecha de vencimiento de los mismos, por lo tanto, los productos próximos a expirar deben ser los primeros en ser despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser despachados bajo el criterio de antigüedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los primeros en ser despachados para evitar su deterioro. Para la valuación financiera de las existencias de materiales y suministros se usará el método de la última compra, -UC- con la finalidad de expresarlas a su valor actual, que en términos financieros es el costo que invertiría la Unidad Ejecutora en reponerlos. Existencia Cantidad, precio unitario Q., total Q.: identifica el saldo de las existencias en cantidad, precio unitario y total en quetzales de los productos. Observaciones: identifica cualquier tipo de información adicional que sea importante indicar respecto a la entrada o salida de los productos (fechas de vencimiento, No. de lote, estado de los bienes, deterioros, etc.)

15 Detergente clorado Cloro liquido Bolsa plástica transparente de 25 libras x 3 ml Bolsa plástica transparente de 1 libra x 3 ml NOMBRE DEL PRODUCTO CÓDIGO Fecha: Unidad Ejecutora: Unidad Unidad Galón Libra MEDIDA UNIDAD DE 8,000 1, MÍNIMO NIVEL 10,000 3, MÁXIMO NIVEL CONSUMO 3,200 1, MENS. ACUM. PROMEDIO 9,000 1, CANTIDAD UNITARIO Q. PRECIO EXISTENCIA , , TOTAL Q. OBSERVACIONES 6.2. INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO ALMACÉN Página 1 de 1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A. FORMULARIO INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO

16 CÓDIGO Nombre, firma y sello del Jefe de Almacén NOMBRE DEL PRODUCTO Fecha de realización: CONTROL DE INVENTARIOS MEDIDA CONTEO FÍSICO TARJETAS DE UNIDAD DE CANTIDAD CANTIDAD (+) Sobrante UNITARIO Q. PRECIO DIFERENCIAS TARJETA DE REVISIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS TOTAL Q. (-) Faltante OBSERVACIONES Página 1 de ÁREA DE SALUD / HOSPITAL / DEPENDENCIA TÉCNICO NORMATIVA ALMACÉN MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A. FORMULARIO TARJETA DE REVISIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO

17 Instructivo del formulario Tarjeta de Revisión Física de Inventarios 1) Denominación del formulario Tarjeta de Revisión Física de Inventarios. 2) Objetivo Realizar periódicamente el conteo físico de los productos incluidos en el inventario. 3) Responsabilidad El Jefe de Almacén es responsable del inventario físico llevado a cabo a través de los formularios correspondientes. 4) Distribución Original: para archivo del Almacén. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Encabezado: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora. Título del formulario: identifica el nombre del formulario Tarjeta de Revisión Física de Inventarios. Cuerpo central del formulario Código del producto: identifica el código del producto inventariado. Nombre del producto: identifica el nombre del producto de acuerdo a su presentación. Unidad de medida: identifica la unidad de medida del producto inventariado. Cantidad Conteo físico: identifica la cantidad de unidades de acuerdo al conteo físico efectuado. Tarjetas de control de inventarios: identifica la cantidad de unidades registradas en la Tarjeta de Control de Inventarios. Diferencias: identifica la diferencia entre el conteo físico efectuado y la cantidad registrada en la tarjeta de control de inventarios, en unidades y precios, (si la diferencia es negativa hay un faltante y si es positiva hay un sobrante). Observaciones: identifica cualquier tipo de información adicional que sea importante indicar respecto a la toma del inventario físico. Parte inferior del formulario Fecha de realización: identifica la fecha de elaboración de la toma de inventario físico. Nombre, firma y sello del Jefe de Almacén: identifica el nombre, firma y sello del responsable de realizar el inventario físico

18 6.4. FORMULARIO REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS E INSTRUCTIVO ÁREA DE SALUD / HOSPITAL GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ALMACÉN REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Lugar y fecha: NO. Unidad solicitante: CÓDIGO NOMBRE DEL PRODUCTO UNIDAD CANTIDAD No. DE MEDIDA SOLICITADA AUTORIZADA DESPACHADA KARDEX Firma, nombre y cargo del solicitante Firma y nombre del Jefe Inmediato Superior Firma, nombre y cargo de quien recibe Firma, nombre y cargo de quien entrega Vo. Bo. Gerente Administrativo Financiero

19 Instructivo del formulario Requisición de Materiales y Suministros 1) Denominación del formulario Requisición de Materiales y Suministros. 2) Objetivo Presentar en un formulario único la solicitud de todos los materiales y suministros que son adquiridos por la Unidad Ejecutora. 3) Responsabilidad Son responsables de su elaboración las unidades solicitantes, quienes deberán presentar la solicitud de requisición debidamente autorizada por las autoridades de la Unidad Ejecutora. 4) Distribución Original: para el Almacén. Copia: para la unidad solicitante. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Encabezado: identifica en la primera línea el nombre de la Unidad Ejecutora, luego a la Gerencia Administrativa Financiera y finalmente al departamento o unidad de Almacén. Título del formulario: identifica el nombre del formulario Requisición de Materiales y Suministros. No.: Identifica el número correlativo del formulario. Lugar y fecha: identifica el lugar y fecha de presentación del formulario. Unidad solicitante: identifica el nombre de la unidad solicitante. Cuerpo central del formulario Código: corresponde al código del producto solicitado. Nombre del producto: identifica el nombre del producto solicitado. Unidad de medida: identifica la unidad de medida de acuerdo a su presentación. CANTIDAD Solicitada: indica la cantidad requerida por el interesado. Autorizada: corresponde a la cantidad autorizada por el Jefe Inmediato Superior del solicitante. Las dos siguientes columnas son de uso exclusivo del Almacén: Despachada: corresponde a la cantidad efectivamente despachada por el almacén. No. Kardex: corresponde al No. de la Tarjeta de Control de Inventarios donde se registran las entradas y salidas del producto. Parte inferior del formulario Área de autorización: identifica las firmas, nombres y cargos del: solicitante, de quien autoriza la solicitud, de quien recibe y de quien entrega los productos, así como, el visto bueno del Gerente Administrativo Financiero

20 6.5. FORMULARIO CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO Gobierno de Guatemala Contraloría General de Cuentas Guatemala, C.A. CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO FORMA 1 - H SERIE "A" No DEPENDENCIA: PROGRAMA: NOMBRES Y APELLIDOS, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: FECHA: ORDEN DE COMPRA No.: No. FOLIO TARJETA PRECIO POR VALOR CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO ALMACÉN UNIDAD Q. TOTAL Q. No. FOLIO REGISTRO INVENTARIO Valor en Letras: OBSERVACIONES: AUXILIAR DE ALMACÉN JEFE DE ALMACÉN ENCARGADO DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Vo. Bo. Gerencia Administrativa Financiera Instrucciones para llenar el formulario: Dependencia: se anota el código y nombre de la Unidad Ejecutora Programa: debe anotar el número y nombre del programa, si los productos están cargados a varios programas debe anotar únicamente los números de los programas. Fecha: Se anota la fecha de elaboración del ingreso a almacén. Nombres y apellidos, denominación o razón social: se anota el nombre y apellido, denominación o razón social del proveedor, como aparece en la factura. Orden de Compra No.: se anota el número de la orden de compra de los productos que ingresan. Código: el código del producto de acuerdo al catálogo de adquisiciones. Cantidad y descripción del artículo: corresponde a la cantidad y nombre del producto referido en la orden de compra. No. Folio Tarjeta Almacén: corresponde al No. de folio de la tarjeta de control de inventario Precio por Unidad Q.: de acuerdo al precio indicado en la factura Valor total Q.: corresponde al producto resultante de multiplicar la cantidad por el precio unitario. Valor en letras: corresponde a la expresión en letras de la sumatoria del valor total. No. Folio Registro Inventario: Corresponde al No. de folio donde se encuentra registrado el bien

21 6.6. FORMULARIO CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS El objetivo de este formulario es dejar constancia de los documentos que se reciben por parte del proveedor al momento de la recepción del producto; por ejemplo: factura original, orden de compra original, nota de envío, etc. Nombre de la Unidad Ejecutora Departamento, Sección o Unidad de Almacén Guatemala, C. A. Recibí de: CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS No Orden de Compra No. Por un valor de Q. Acompañada de los documentos siguientes: Guatemala, de de 200 Firma, nombre y cargo de quien entrega Firma, nombre y cargo de quien recibe

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