PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN E INVENTARIOS DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT ANA BEATRIZ FUQUEN VARGAS MONOGRAFÍA

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1 PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN E INVENTARIOS DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT ANA BEATRIZ FUQUEN VARGAS MONOGRAFÍA DIRECTOR: OMAR URREA ROMERO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE POSTGRADOS BOGOTÁ, 2008

2 CUBIERTA PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN E INVENTARIOS DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT ANA BEATRIZ FUQUEN VARGAS ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE POSTGRADOS BOGOTÁ, 2008

3 LOMO TGE Ana Beatriz Fuquen Vargas PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN E INVENTARIOS DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT ESAP 2008

4 INTRODUCCIÓN La administración del almacén e inventarios no es tarea fácil, incluso es uno de los grandes problemas de logística por resolver en cualquier empresa que pretenda cumplir con sus metas y objetivos trazados. Es importante conocer y aplicar los diferentes procedimientos que se deben utilizar para el manejo del almacén e inventarios y lo cual desarrollaré a través de esta monografía de compilación; con ello se busca como principal objetivo la implementación de estos procedimientos en la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT entidad creada mediante Decreto 4907 del 21 de diciembre de 2007, la cual es una unidad administrativa especial del orden nacional, con personería jurídica y adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural; contribuyendo así a que el funcionario de la entidad responda administrativamente y fiscalmente por la conservación, seguridad, custodia, integridad y buen estado de los elementos que se encuentran bajo su custodia, responsabilidad y que ingresan al patrimonio de la entidad. 1

5 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES DEFINICIONES GENERALES ALMACÉN ORGANIZACIÓN FUNCIONES DEL ALMACÉN BIENES MUEBLES EN BODEGA Elementos devolutivos Elementos de consumo Bienes de consumo INGRESOS ALMACÉN PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL INGRESO DE BIENES INGRESO POR ADQUISICIONES INGRESO POR DONACIÓN INGRESO POR DEVOLUCIONES Inservibles Servibles INGRESO POR TRASPASO INGRESO POR PERMUTA MOVIMIENTO DE TRASLADO INGRESO POR RECUPERACIONES INGRESO POR REPOSIC IÓN INGRESO POR SOBRANTES EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL EGRESO DE BIENES Procedimientos para egresos de consumo Procedimientos para egresos de devolutivos COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES EGRESO POR TRASPASO DE BIENES Por bajas Por pérdida o hurto MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO O EN SERVICIO BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

6 Por egresos de almacén de bienes devolutivos Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacén Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes Por devolución de inservibles al almacén Por pérdida y hurto PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS ENTREGA DE ALMACENES ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS INVENTARIOS ACTUALIZADOS RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD DE BIENES EN DEPÓSITO OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES EN DEPÓSITO RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES FISCALIZADORES REPOSICIÓN DE BIENES FALTANTES BAJA DE BIENES RESPONSABILIDADES CLASIFICACIÓN DE BAJAS De bienes servibles y obsoletos De bienes inservibles Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal Por hurto o pérdida en poder del cuentadante PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES Venta directa Venta por el sistema de martillo DESTRUCCIÓN.. 40 ANEXOS. 40 CONCLUSIONES.. 42 BIBLIOGRAFÍA

7 CAPÍTULO I 1. GENERALIDADES OBJETIVOS DEL MANUAL - Unifica procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega y control de bienes de la entidad; cualquiera que sea el concepto por el cual ingresen al patrimonio de la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT. - Establecer la organización y funciones de los responsables del manejo del almacén e inventarios de la UNAT. - Definir conceptos, clasificación, responsabilidades y parámetros de manejo y control de los inventarios en la UNAT. - Fijar los procedimientos para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no requeridos, inservibles y los que estén deteriorados o han sido hurtados DEFINICIONES GENERALES BIENES Son los muebles e inmuebles y demás elementos inventariables que posee la institución. Con el fin de normalizar y unificar la denominación de los bienes en la entidad, se establece la siguiente clasificación: - ALMACÉN - PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO - MOVIMIENTOS DE ALMACÉN - EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN 4

8 - INVENTARIOS - BAJA DE BIENES 1.2. ALMACÉN 1 Es el sitio bodega(s) en el cual se almacenan los elementos devolutivos y/o de consumo que adquiere o se transfieren a la UNAT, con el fin de atender las necesidades de apoyo de sus dependencias y prestar con eficiencia, eficacia y efectividad los servicios de la comunidad. Es responsabilidad del encargado del almacén, conocer las condiciones físicas y técnicas de almacenaje de los bienes y elementos (consumo y devolutivos), con el fin de garantizar su adecuado bodegaje. Las condiciones físicas deben contemplar la protección contra eventualidades como hurto, incendio, inundación, temblor y demás eventos catastróficos. Adicionalmente el almacenista deberá velar por la constitución de amparo contra cualquier tipo de riesgo ORGANIZACIÓN El Grupo de Almacén e Inventarios depende del Jefe de la Subdirección Administrativa y Financiera. El almacén debe estar organizado de tal forma que los bienes estén agrupados y separados físicamente en bienes de consumo y bienes devolutivos en depósito, correspondiendo dicha distribución con el Kárdex, cuya administración será responsabilidad del almacenista. 1 Es.wikipedia.org/wiki/almacén 5

9 1.4. FUNCIONES DEL ALMACÉN a) Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas expedidas por la entidad, así como también aquellos que ingresen al patrimonio de la UNAT, por cualquier otro modo de adquisición o fuente (contrato de administración de proyectos) o con documentos soporte cuando se trate de devolución, traspaso, donación o permuta. b) Registrar los movimientos de ingreso y egreso de elementos y mantener permanentemente actualizados los registros de existencias de acuerdo con la clasificación y codificación establecida. c) Almacenar adecuadamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características. d) Llevar el registro de los elementos tanto en el kárdex de almacén como en el estante mediante tarjeta de existencias, con su descripción, código, localización, unidad de medida y actualizar en cada movimiento el saldo. e) Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito o en servicio periódicamente de acuerdo con las necesidades de la entidad. f) Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad listados con la descripción, código y unidad de medida de elementos que existen en el almacén. g) Responder administrativa y físicamente por la conservación, seguridad, custodia, integridad y buen estado de los elementos que se encuentren bajo su custodia y responsabilidad. h) Efectuar los despachos de elementos que requieren las dependencias de la entidad, previo análisis y seguimiento de consumos. 6

10 i) Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieren para los respectivos asientos contables de la entidad, así como los informes que requieren los órganos de control y vigilancia. j) Enviar oportunamente los reportes que se les solicite sobre elementos devolutivos, para efectos de la constitución de pólizas de seguros que amparan los bienes de la entidad. k) Solucionar las inquietudes que se formulan sobre inventarios, verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o bajas de elementos que no necesiten l) Coordinar con el encargado de las compras de la UNAT, para que estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad, características y unidad de medida de los elementos. m) Clasificar, relacionar y adelantar los trámites respectivos, para dar de baja los bienes de la entidad que así lo ameriten. n) Velar por la correcta distribución y organización del almacén y por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial en el mismo. o) Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área, en concordancia con los planes y programas de la UNAT. p) Rendir informe anual o cuando así sea requerido de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el año. q) Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y proponérselo a su superior inmediato. r) Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de las funciones. s) Las demás asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo. 7

11 1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA Elementos devolutivos Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque por el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren. Son aquellos bienes que se adquieren o construyen con el propósito de utilizarlos en el desarrollo del cometido estatal de la entidad los cuales se identifican así: - Clasificación de los bienes devolutivos Para el registro en el kárdex y administración de los inventarios, los bienes devolutivos se clasifican en las siguientes agrupaciones 2. - Muebles y enseres. - Equipos y máquinas de oficina. - Equipo de comunicación. - Equipo de computación. - Automóviles Elementos de consumo Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros, son aquellos bienes que forman parte del costo o gasto. 2 8

12 - Clasificación de los bienes de consumo Bienes de consumo Son los que compran los consumidores definitivos para su propio consumo. Los bienes de consumo incluyen bienes de uso común, de comparación, de especialidad y no buscados. Bienes de uso común Bienes de consumo que un cliente acostumbra a comprar con frecuencia, de manera inmediata, y con un mínimo de comparación y esfuerzo de compra. Bienes de comparación Bienes de consumo que el cliente comparándolos en cuanto adecuación, calidad, precio y estilo. Bienes de especialidad Bienes de consumo con características únicas o una identificación de marca especial, por los cuales un grupo importante de clientes está dispuesto a realizar un esfuerzo especial de compra. Bienes no buscados Bienes de consumo que el cliente no conoce o que conoce pero normalmente no piensa en comprar. Registro Por el registro de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, responde administrativa y físicamente el almacenista o quien haga sus veces y lo debe llevar a través de tarjetas de kárdex, sistema de información o listados, en donde se contemple como mínimo los siguientes aspectos: - Nombre del elemento. - Grupo. - Código. 3 9

13 - Referencia. - Unidad de medida. - Fecha. - Movimiento. - Cantidad de entradas y salidas. - Saldo. - Valor unitario. - Valor movimiento. - Valor promedio unitario. - Valor total INGRESOS ALMACÉN La entrada de bienes al almacén se realiza mediante un comprobante de ingreso elaborado con base en la factura de venta documentos que acreditan la entrada real del bien o elemento a la entidad y que soportan el movimiento de los registros del kárdex y en la contabilidad. La información que debe contener el comprobante de ingreso debe ser: - Fecha de emisión. - Número de ingreso, debe ser ascendente, consecutivo y preimpreso generado por aplicativo. - Descripción del movimiento. - Proveedor, NIT o cédula de ciudadanía. - Tipo de transacción y fecha. - Número de factura y fecha. - Observaciones. - Relación de elementos: categoría. - Firma del almacenista. 10

14 El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista el día que reciba los elementos previa verificación y confrontación de las especificaciones, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato celebrado por la UNAT, así como también aquellos que ingresen al patrimonio de la UNAT, por cualquier modo de adquisición en original y tres copias distribuidas así: - Original para cuenta de almacén - Primera copia para contabilidad - Segunda copia para tesorería Cuando se trate de bienes adquiridos a través de contratos de administración de proyectos, el ordenador del gasto debe solicitar la presencia del almacenista o su delegado para que realice la verificación del ingreso de los bienes, a más tardar dentro de las 24 horas hábiles siguientes al recibo de la mercancía y mediante oficio que elabore el ordenador del gasto informará al almacén el número de proyecto y de contrato por el cual se hizo dicha adquisición, al oficio se le adicionará copia de la respectiva factura, previa verificación en la dependencia donde se realizó el recibo de los bienes. 11

15 CAPÍTULO II 2. PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL INGRESO DE BIENES El ingreso de bienes según su origen, puede producirse entre otros, por adquisiciones, donaciones, permuta, devolución de bienes inservibles, sobrantes o traspasos. El ingreso se perfecciona cuando el almacenista recibe físicamente los bienes y elabora el comprobante de ingreso al almacén y lo firma INGRESO POR ADQUISICIONES Son las operaciones a través de las cuales la UNAT adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes, estas deben corresponder a un plan de compras, si se requiere de acuerdo con las necesidades de la entidad y con el siguiente procedimiento: a) El almacenista debe enviar periódicamente al encargado de las adquisiciones, la información de los bienes de consumo con código de descripción, unidad de medida y saldos de acuerdo a las necesidades mínimas. b) Copia de los contratos con su respectiva cotización deben ser enviadas previamente al almacén, con el fin de realizar el recibo de los bienes con su respectiva confrontación. c) Los bienes adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en el almacén de la entidad, de acuerdo con las 12

16 características, cantidades y calidad, establecidas en el contrato u orden de compra. d) Solo se aceptarán entregas parciales o entregas en lugar distinto del almacén, cuando así se establezca en el respectivo contrato o porque sus características de almacenamiento lo exijan en cuyo caso el interventor del contrato da visto bueno de conformidad con el recibido. e) En las adquisiciones de bienes devolutivos por caja menor, debe ser presentado al almacén el formato y la factura respectiva, para realizar el ingreso y el egreso de almacén, requisitos sin los cuales no se puede legalizar dicha adquisición. f) El almacenista no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista el contrato u orden de compra debidamente legalizado en su totalidad y del cual debe recibir oportunamente la copia de la oficina jurídica o del área encargada según el caso. g) El almacenista dará aviso al área encargada y a la oficina jurídica cuando no se cumpla por parte del proveedor la entrega de los bienes en el tiempo acordado en el contrato u orden de compra, sin perjuicio de las funciones y responsabilidades de los interventores del contrato. h) El almacenista no recibirá los bienes que no coincidan con las características de marca, cantidad y demás características establecidas en el contrato u orden de compra. Cuando esto suceda se dará aviso al área correspondiente, al interventor del contrato, o al ordenador del gasto, en caso de contratos de administración de proyectos, para que se solucione con el proveedor las diferencias presentadas. Si las diferencias persisten se dará aviso a la oficina jurídica. i) Cuando se trate de bienes que deban ser recibidos con la instalación e inspección, prueba o ensayo por parte del personal especializado, el proveedor deberá coordinar previamente con el almacenista la fecha y 13

17 hora de entrega, para que estas personas se hagan presentes en el recibo INGRESO POR DONACIÓN Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de la entidad, previa aceptación del funcionario administrativo competente así: El recibo de los bienes lo realiza el almacenista de la entidad, elaborando el ingreso de almacén correspondiente. Si los bienes provienen de una entidad oficial, el registro contable se realiza con base en el comprobante de egreso de la entidad donante y si proviene de persona o entidad particular éste se realizará con la carta de donación o factura según el caso en los que indicarán las características, cantidades y el valor comercial de los elementos. En caso de que los elementos provengan de institución o persona particular el comprobante de ingreso se elabora con la base en acta de recibo valorizada y el precio; si no se cuenta con el precio, se fijará mediante evaluación practicada por los peritos legalmente facultados. Cuando se trate de bienes que por sus características de almacenamiento tengan que ser entregados directamente en las instalaciones de alguna dependencia, el jefe de la misma deberá solicitar la presencia del almacenista de su delegado, para que realice la verificación del ingreso y emita el respectivo comprobante. 14

18 2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES Es la devolución al grupo de almacén de bienes que no se requieren en una dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados. Cuando el responsable de la tenencia del bien de propiedad de la entidad necesita reintegrar al grupo de almacén elementos devolutivos en uso, debe obtener la autorización del jefe de área, previa solicitud escrita en la cual se detallen claramente las características del bien a devolver, conforme a las especificaciones contempladas en el inventario mediante el cual se recibió o las contempladas en el comprobante de egreso. El Grupo de almacén al recibir, debe constatar su estado, clase, calidad, marca, modelos y demás características que se encuentren en el documento soporte con el cual fueron entregados los bienes. De encontrar el elemento se hace el ingreso, elaborando el respectivo comprobante; en caso de que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan especificaciones, marca o número diferente se abstendrán de recibir el elemento e informarán por escrito al superior inmediato, con el fin de que se investiguen las causas y se establezcan responsabilidades Inservibles Las dependencias que no requieren para su uso elementos que se encuentren a su cargo, elaboran un documento de devolución soportado con la justificación por escrito de la devolución del bien como inservible, requisito sin el que el almacén no aceptará la devolución. 15

19 El documento de devolución debe contener: dependencia, nombre, firma y cédula del cuentadante responsable de los bienes, número de identificación de inventarios, código, descripción, cantidad, valor unitario y valor total del elemento a reintegrar. El almacenista verifica y recibe el bien, lo clasifica y almacena según su estado y de acuerdo con la agrupación Servibles El cuentadante responsable reintegra al almacén mediante formato de traslado el bien a devolver, el almacén traslada a un inventario en custodia del almacenista los bienes devolutivos inservibles INGRESO POR TRASPASO Es el ingreso de bienes a la UNAT, proveniente de otras entidades públicas del orden nacional, con el comprobante de egreso del almacén de la entidad que entrega INGRESO POR PERMUTA Es el ingreso de bienes a la UNAT por la celebración de un contrato de permuta MOVIMIENTO DE TRASLADO Un traslado es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de los bienes, dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien lo entrega y transfiriendo esta 16

20 responsabilidad del bien a quien los recibe. Este trámite se efectúa mediante la solicitud del superior inmediato y lo realizan los funcionarios del grupo de almacén. Existen tres tipos de traslado: De bodega a funcionario; entre funcionarios y funcionario a bodega. El traslado puede hacerse entre ciudades INGRESO POR RECUPERACIONES Se entiende por recuperación de bienes, la reparación física de éstos, una vez hayan sido descargados de los inventarios y de contabilidad, cuya pérdida fue asumida por la institución. Si posteriormente al descargo de bienes perdidos, estos son recuperados, se les da nuevamente ingreso al almacén, se producirá el respectivo comprobante de ingreso en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entradas iniciales, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o depreciación INGRESO POR REPOSICIÓN Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares características. Para el ingreso de bienes por reposición, cuando el responsable haga entrega de ellos en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan se deben cumplir los siguientes requisitos: 17

21 - Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo los que va a reponer y el detalle de éstos. - Aceptación de la reposición por parte del Subdirector Administrativo y Financiero o del jefe de la oficina de Recursos Físicos de la entidad y el jefe de almacén. - Concepto técnico del funcionario competente, que acredite que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características del faltante. - Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien, en donde se consigne claramente la actuación INGRESO POR SOBRANTES Este evento ocurre cuando por causa de promociones, devoluciones o entregas y recibos de bienes las cantidades que se encuentran en bodega difieren de las registradas en los kárdex, originando sobrantes de existencias. Para solucionar dicho sobrante, se efectúa un acto administrativo, haciendo un alta o ingreso a almacén de las cantidades existentes, sobrantes, por un valor acorde al elemento, pero colocando en observaciones que no va a originar un pago o erogación por parte de la entidad. 18

22 CAPÍTULO III 3. EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN Los egresos de elementos pueden producirse por transferencia a cada área funcional, con base en el plan general de compras y mantenimiento y las necesidades periódicas de cada dependencia, traspaso a otras instituciones pérdida de bienes, hurto de bienes, o por inservibles. Para el egreso de elementos del almacén se produce un comprobante que identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien, cesando de esta manera y como requiero probatorio, la responsabilidad por custodia, administración, conservación, etc, por parte del responsable de manejo de bienes y quedando en poder de funcionario destinatario. El comprobante de egreso de bienes del almacén es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien. El comprobante de egreso debe ser elaborado por el almacenista en original y tres copias. Se elabora en forma simultánea a la entrega de los bienes y debe contener la siguiente información básica: - Fecha de emisión. - Numeración preimpresa o generada por el aplicativo consecutiva y ascendente. 19

23 - Nombre del responsable, cédula de ciudadanía, dependencia, tipo de transacción y observaciones. - Categoría, elemento, referencia interna, nombre del bien, unidad, cantidad, valor unitario y valor total. - Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma del cuentadante que recibe a cargo del cual van a quedar los bienes a entregar, con número de documento de identidad PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL EGRESO DE BIENES. El egreso de bienes de almacén se da por solicitudes de bienes de consumo por parte de las diferentes dependencias, por entrega de devolutivos al servicio de funcionarios, por entrega de elementos para transformación, por traspasos, por bajas de bienes y por pérdida y hurto de los bienes muebles en bodega Procedimientos para egresos de consumo Se realizan basados en el siguiente procedimiento: a) Las diferentes dependencias de la entidad elaboran el pedido de bienes de consumo mensualmente, los cinco primeros días del mes, de acuerdo con las necesidades reales. Estos pedidos debe tener la descripción, código y la unidad de medida, según catalogo de consumo de la entidad. b) Toda solicitud de pedido debe tener la firma del jefe de la dependencia o su delegado. c) La solicitud de bienes de consumo se hace llegar al almacén entre el primero y quinto día hábil del mes respectivo. 20

24 d) El almacenista recibe las solicitudes y procede a revisar, aprobar, elaborar el comprobante de egreso, separar y entregar los pedidos. Dicha entrega se hace dentro de los siguientes 5 días hábiles al recibo de la solicitud, con el respectivo documento de egreso, separar y entregar los pedidos. Dicha entrega se debe soportar con el respectivo documento de egreso. e) El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas, previo análisis de consumo, verificación de uso de los elementos en cada dependencia y teniendo en cuenta las existencias en bodega de almacén. f) El jefe o coordinador de cada dependencia o quien haga sus veces recibe los bienes previa confrontación y revisión, firma con su número de documento de identidad el comprobante de egreso. g) El comprobante de egreso no debe tener enmendaduras ni tachones. h) Cuando ingresen al almacén bienes con destinación específica a través de contratos, el almacenista genera el egreso y realiza la entrega de manera inmediata, sin necesidad una solicitud Procedimientos para egresos de devolutivos Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes devolutivos que se encuentran a cargo de almacenistas, se procederá de la siguiente forma: a) El jefe o coordinador de cada dependencia, solicita a través del formato de pedido ante el almacenista, el suministro del bien o bienes que por existencias del almacén se encuentran en bodegas. b) Los requerimientos de los grupos de trabajo los debe realizar el jefe o coordinador de la dependencia a que pertenecen éstos. 21

25 c) Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las dependencias, estarán a cargo del jefe de la dependencia. Los bienes de uso individual estarán a cargo de cada funcionario, a través de los inventarios personalizados. Los bienes de uso individual estarán a cargo de cada funcionario, a través de los inventarios personalizados, los bienes de las instalaciones locativas, tales como oficinas abiertas, tapetes, extintores, materas y otros estarán a cargo del jefe de recursos físicos. d) El almacenista elabora el comprobante de egreso de almacén relacionando el bien que entrega, con el número de identificación de inventarios, el código, la descripción, el valor unitario, el valor total, igualmente el nombre del funcionario que estará a cargo del bien, su número de cédula y la dependencia a la que pertenece. e) El funcionario que recibe el bien, verifica el estado físico y el número de la placa de identificación de inventarios, el cuentadante responsable del inventario de la sección, si está de acuerdo firma como recibido con su número de cédula, conserva para su archivo personal copia del egreso de almacén que lo hace cuentadante responsable ante la entidad para el buen uso, conservación y cuidado del bien recibido. f) El almacenista descarga de sus inventarios de bienes devolutivos en depósito los bienes entregados, carga a la cuenta de bienes muebles en servicio y envía copias del egreso de almacén debidamente firmados a contabilidad para su respectiva contabilización COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES Es el documento mediante el cual se registran las salidas de almacén. 22

26 Debe ser elaborado por el grupo de almacén, en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido de cada dependencia y la programación de necesidades periódica de cada área funcional. Este comprobante consta de la siguiente información: - Lugar y fecha de emisión. - Numeración consecutiva y ascendente. - Identificación del almacén. - Concepto de salida, especificando área destinataria, nombre y código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del responsable de manejo de los bienes, firma del empleado que recibe e identificación del mismo. - Número y fecha de solicitud de pedido. - Movimiento contable EGRESO POR TRASPASO DE BIENES Es la transferencia de bienes devolutivos o de consumo; servibles e inservibles de propiedad de la UNAT, hacia otras instituciones, con lo cual se cede los derechos sobre la propiedad de los mismos. En caso de que en las bodegas de almacén existan elementos o bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos de la entidad o que lleven un largo tiempo en bodega sin utilización, el responsable del almacén comunicará al Subdirector Administrativo y Financiero o al jefe de recursos físicos, para que se contacte a otras instituciones prestadoras de servicio similares al misional, con el fin de ofrecer estos bienes para su utilización. 23

27 Una vez establecida la institución que requiere los bienes o elementos el Director produce un acto administrativo autorizando el despacho. Se requiere una manifestación por escrito de la institución que necesita los bienes con la indicación de uso que se les va a dar. Una vez autorizado el traspaso, se procede a elaborar el comprobante de egreso respectivo, con las condiciones dadas por la institución cedente. Con base en el comprobante de egreso se elabora el acta de entrega de los bienes firmados por el almacenista de la institución que lo recibe y por el almacenista que entrega. Es la salida de bienes de la UNAT a otra entidad estatal se debe cumplir el siguiente procedimiento: - Solicitud escrita de la entidad que requiere los bienes, dirigida al Director General de la UNAT, justificando la solicitud y enunciando el destino y uso de los bienes, garantía de que este no se cambiará, nombre y cargo del funcionario que debe recibirlos. - Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General de la UNAT, que indique los bienes objeto del traspaso no se requieren para el normal funcionamiento de la entidad, previa certificación del almacenista o la persona que tenga bajo su custodia Por bajas Es el registro de salida de bienes del almacén que han sido objeto de declaración de baja por inservible u obsoletos, con base en el formato de devolución adjuntando la justificación de inservibles. 24

28 Por pérdida o hurto Es la salida de bienes por pérdida o hurto, para lo cual el almacenista deberá elaborar el documento de egreso de almacén, soportando con el fallo de exoneración del cuentadante. Copia del egreso se envía a contabilidad. 25

29 CAPÍTULO IV 4. MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO O EN SERVICIO 4.1. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO Deben estar bajo la responsabilidad del servidor público que se denominará cuentadante responsable, quien recibe para su uso mediante inventarios personalizados los elementos necesarios para su custodia y responsabilidad. El registro del movimiento de los bienes devolutivos está a cargo del grupo de almacén e inventarios MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO Todo movimiento de bienes devolutivos en servicio debe corresponder a las necesidades reales de las dependencias, respecto a los cargos y funciones a desarrollar; todo traslado debe ser autorizado por el jefe de la dependencia respectiva. Los funcionarios que se trasladan de una dependencia a otra no podrán trasladar ningún bien devolutivo en servicio a su nuevo lugar de trabajo y debe realizar entrega al funcionario que el jefe de la dependencia le indique. El movimiento de inventarios se da en los siguientes casos: - Por egresos de almacén de bienes devolutivos a cargo de un cuentadante. 26

30 - Por traslados de bienes devolutivos en servicios de un cuentadante a otro ya sea la misma o diferente dependencia. - Por devolución de inservibles al almacén y - Por pérdida o hurto Por egresos de almacén de bienes devolutivos Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes devolutivos, que por existencias de almacén se encuentren en bodega Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacén Cuando en las dependencias ya no requieren para su servicio bienes devolutivos, si estos son servibles se devolverán como un traslado de bienes en custodia al almacén Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes Es el movimiento que se realiza cuando se requiere trasladar uno o varios bienes devolutivos que se encuentran en el inventario de un cuentadante y pasan a la responsabilidad de otro. a) Quien entrega los bienes debe diligenciar el documento de traslado de elementos devolutivos. b) En este documento se debe relacionar el nombre, cédula y dependencia del cuentadante que entrega, como el de que recibe igualmente la descripción, identificación de inventarios, el código, valor unitario y el total del bien o bienes recibidos. c) Con la firma y cédula del cuentadante que entrega y el que recibe, se remite el documento al grupo de almacén e inventarios, quien procede 27

31 a realizar los registros respectivos, requisito indispensable para realizar los inventarios. d) Los traslados que se realizan entre dependencias o entre cuentadantes que no cumplan estos requisitos, carecen de validez y la responsabilidad recae sobre el cuentadante que figure en los registros de inventarios Por devolución de inservibles al almacén Cuando las dependencias tengan bienes que, luego de un concepto técnico, definitivamente se encuentren dañados y no se puedan reparar o su costo no amerite dicha reparación y definitivamente no las puede utilizar la UNAT, ni en el área en que figura en inventario ni en ninguna otra área, serán devueltos al almacén en calidad de inservibles, anexando el concepto técnico por escrito antes mencionado Por pérdida y hurto Cuando en las dependencias de la UNAT se produce pérdida o hurto de un bien devolutivo en servicio, no atribuible a culpa, dolo, negligencia o violación de normas por parte del cuentadante encargado de su custodia se debe proceder así: a) El funcionario responsable del bien debe instaurar en forma personal la denuncia penal ante la autoridad competente. b) El funcionario que tiene bajo su responsabilidad el bien objeto de pérdida o hurto, da aviso por escrito de manera inmediata a su jefe inmediato y a su vez el jefe de almacén y de inventarios adjuntando para este último copia del denuncio penal. 28

32 c) El almacén procede a identificar y registrar en un inventario de bienes perdidos el elemento con sus respectivas especificaciones técnicas, cantidad, valor que figura en el inventario y reporta a contabilidad informando adicionalmente el nombre del funcionario responsable. d) El grupo de contabilidad debe constituir la cuenta responsabilidad en proceso, en cabeza de la persona que tenía los bienes bajo su responsabilidad, de acuerdo con los inventarios personalizados. En las responsabilidades en proceso aún no se ha determinado el responsable toda vez que no se ha iniciado el proceso de responsabilidad fiscal o el mismo aun no ha concluido. Para contabilizar la responsabilidad como fiscal debe haberse preferido un fallo con responsabilidad fiscal y este debe ser debidamente ejecutoriado. e) El funcionario responsable debe dar aviso por escrito, anexando la copia de la denuncia del hecho a la Subdirección Administrativa y Financiera, para que se proceda a realizar el trámite del reclamo ante la compañía aseguradora o ante la empresa responsable de la seguridad de las instalaciones físicas de la entidad según el caso. f) Adicionalmente el Subdirector Administrativo y Financiero comunicará al Jefe de Control Interno Disciplinario, quien está facultado para iniciar la correspondiente investigación disciplinaria y establecer las responsabilidades disciplinarias del funcionario responsable. g) Cuando se emita fallo de la Contraloría General de la República, para aquellas pérdidas que se ocasionaron antes de la expedición y publicación de la Resolución Orgánica No del 3 de noviembre de 1988, o en su defecto el emitido por el Jefe de Control Interno Disciplinario, dicho fallo debe ser entregado a contabilidad para efectos de la actualización de la cuenta de responsabilidades en proceso y de inventarios el bien respectivo. 29

33 h) En el caso en que la Contraloría General de la República o el Jefe de Control Interno Disciplinario, exonere al funcionario de la pérdida del bien, con este fallo, se procederá a descargar de los registros contables de las cuentas de responsabilidades en proceso y de inventarios el bien respectivo. i) En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal por la pérdida del bien, el responsable deberá sin perjuicio de la acción penal, reponer inmediatamente el bien por uno de iguales características, marca y modelo extraviado, para lo cual hará entrega del nuevo elemento al almacén de la UNAT. En el evento que no se consiga en el mercado un elemento igual o de similares características, el responsable consignará el valor comercial del bien en la cuenta que le indique la tesorería de la entidad previo avalúo comercial. j) Cuando el fallo sea responsabilidad y la compañía aseguradora haya cubierto el valor del bien, el responsable responderá ante la Compañía de Seguros. 30

34 CAPÍTULO V 5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS 5.1. ENTREGA DE ALMACENES Esta situación se presenta por ausencia temporal o definitiva del almacenista titular, por las siguientes razones: - Licencias. - Vacaciones. - Incapacidades superiores a 30 días. - Renuncia o retiro definitivo. - Declaratoria de insubsistencia o destitución. Para la entrega se debe tener en cuenta: - El acto administrativo (nombramiento en encargo o provisionalmente), en donde se asignen las funciones del nuevo almacenista. - Que el funcionario que recibe haya asumido sus funciones y que se encuentre constituida y vigente la póliza global de manejo. - Verificando lo anterior, se procede a realizar conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentran en existencias, por grupos de inventarios, registros con claridad las características de los bienes, marca, modelo, número de serie, cantidad, valor unitario, valor total y el estado de conservación. - Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registros en los listados o tarjeta de kárdex, los borradores e inventarios que se levantan deben servir de soporte a las actas de entrega. 31

35 - Igualmente el almacenista que entrega mediante inventario debe hacer entrega física de los elementos devolutivos en servicio que se encuentre a su cargo. - La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia. - Se envía copia del acta de entrega al Subdirector Administrativo y Financiero ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS a) Cuando el cuentadante se retire o traslade de su cargo, debe hacer entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, mediante inventario. Esta entrega debe ser a otro cuentadante o a quien designe el inmediato superior del cuentadante saliente. b) Cuando la entrega se haga al cuentadante, se debe realizar el inventario respectivo y levantar el acta de entrega y recibo, en coordinación con un funcionario de inventarios. c) El acta debe ser firmada, con número de cédula tanto del cuentadante que entrega como del que recibe, relacionando detalladamente los bienes objeto de entrega. d) Si un funcionario que figure como cuentadante responsable, se retira sin hacer la entrega formal, un funcionario de inventarios en conjunto con quien sea nombrado en reemplazo, realizará el inventario físico y levanta un acta, a partir de ese momento, quien recibe responde por los elementos. Sobre los elementos faltantes se creará la responsabilidad en proceso, con cargo al cuentadante saliente, informándoles por escrito de esto y dándole un plazo no mayor a 30 días para legalizar dicha situación. 32

36 e) Si un funcionario se retira de una dependencia sin hacer entrega formal de los bienes a su cargo en los términos señalados, responderá administrativa y fiscalmente por los bienes faltantes. f) Todo cuentadante inmediatamente reciba el inventario a su cargo deberá realizar los inventarios personalizados. g) Cada funcionario sin importar su vinculación, funcionario de planta o provisional o contratista debe tener su inventario personalizado y responder por los bienes recibidos para el desarrollo de sus funciones. h) Todos los funcionarios, independientemente que sean cuentadantes responsables, deben velar por la custodia, cuidado y administración de los bienes de la entidad. i) Todo cuentadante debe velar que todos los bienes que se encuentran en la dependencia a su cargo estén debidamente legalizados e inventariados. No deben existir sobrantes por cuanto la falta de legalización de los mismos se reflejan como inconsistencias en los estados financieros de la UNAT INVENTARIOS ACTUALIZADOS a) Para efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de las cuentas del balance, que permitan, en todas sus fases establecer el patrimonio de la entidad, el encargado de los inventarios debe llevar el inventario valorizado y discriminado por dependencia y cuentadantes. b) El Grupo de Almacén e Inventarios debe enviar por lo menos una vez al año a cada cuentadante el inventario de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, debidamente valorizado, para que este a su vez lo verifique, lo firme con número de cédula y lo devuelva al Grupo de Almacén e Inventarios, en el término que para este efecto se le señale, quedándose con una copia. 33

37 c) La consolidación de los inventarios para efectos del cierre contable, lo debe realizar el Grupo de Almacén e Inventarios, para lo que debe efectuar selectivamente el inventario físico a los cuentadantes. d) Cada cuentadante de la UNAT debe tener en su archivo personal la carpeta con el inventario de elementos devolutivos a su cargo, con sus respectivas novedades. 34

38 CAPÍTULO VI 6. RESPONSABILIDADES 6.1. RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPÓSITO Se denomina responsable de bienes en depósito, toda persona que reciba, custodie o administre elementos dentro de la entidad OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES EN DEPÓSITO Son obligaciones del funcionario responsable de bienes en depósito: Recibir, suministrar o proveer los bienes de la entidad. Manejar, administrar, custodiar, proteger los bienes devolutivos, de consumo y de comercialización en depósitos a su cargo. Llevar los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en depósito a su cargo RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO Todo funcionario o persona que use bienes de propiedad de la UNAT, de otras entidades puestos a su cuidado de la misma, se constituye en responsable de dichos bienes DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD La responsabilidad por pérdida o hurto se determina a través del proceso de responsabilidad fiscal, disciplinaria, penal y/o civil. 35

39 6.5. CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES FISCALIZADORES La responsabilidad ante la UNAT y entes fiscalizadores termina cuando: - Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado. - Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes, en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación la realizará el Jefe de Recursos Físicos de la UNAT, donde indique que cumple con las características similares del bien perdido. - Cuando se produce fallo de exoneración o fallo sin responsabilidad fiscal. La Subdirección Administrativa y Financiera, una vez reciba la confirmación del Grupo de Almacén e Inventarios de la reposición del bien, informará a la Contraloría General de la República y al Jefe de Control Disciplinario Interno REPOSICION DE BIENES FALTANTES Cuando el cuentadante que registre un faltante en el inventario a su cargo decida reponer el bien en cantidad y características similares de aquel podrá hacerlo. El bien debe ser de similares características, para lo cual se comunicará al almacenista y se entregará al cuentadante respectivo mediante oficio en el que se indique el bien que se repone faltante y las características del reemplazante. El anterior procedimiento sólo se debe tener en cuenta para efectos de inventario. 36

40 CAPÍTULO VII 7. BAJA DE BIENES 7.1. RESPONSABILIDADES La Subdirección Administrativa y Financiera y el Grupo de Almacén e Inventarios CLASIFICACIÓN DE BAJAS De bienes servibles y obsoletos. Es el egreso físico y contable, en forma definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de uso, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades De bienes inservibles Es el retiro físico y contable de bienes que por su desgaste, desuso, retiro, rotura u obsolescencia física, no son útiles para la entidad y se clasifican como: a) Devolutivos que se encuentran dañados, averiados y alterados, destruidos, inutilizados o en pésimas condiciones. b) Los que se encuentran fuera de servicio, por imposibilidad de conseguirles repuestos o que por el excesivo costo de estos o de la mano de obra no justifique su reparación. 37

41 c) Los que por su antigua construcción, incapacidad, escaso rendimiento o por ser antieconómicos o ruinosos en relación con los nuevos sistemas, práctica o procedimientos no estén en uso desde hace mucho tiempo, o pueden considerarse obsoletos o anticuados. d) Por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse para lo que fueron destinados y más bien constituyan un estorbo Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal Cuando como resultado del proceso de responsabilidad fiscal por exoneración se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramita la baja, descargando su valor de la cuenta de responsabilidades, únicamente con el fallo expedido por la Contraloría General de la República Por hurto o pérdida en poder del cuentadante Cuando el resultado del fallo de responsabilidad exonere el cuentadante y la compañía aseguradora no cubre la reposición del bien dará de baja el bien objeto de la pérdida PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES a) El Jefe del Grupo de Almacén e Inventarios proyecta la resolución de baja de bienes devueltos inservibles, para la aprobación y firma del Director General o su delegado. En la resolución de baja, se debe establecer si los bienes serán comercializados o destruidos. b) El Director General o su delegado firma la resolución de baja, distribuye copia para la Subdirección Administrativa y Financiera, Almacén e Inventarios, Contabilidad y Tesorería. 38

42 c) Si los bienes dados de baja son susceptibles de venta, el Subdirector Administrativo y Financiero procede al trámite para su comercialización. d) Si se determina que los bienes deben ser destruidos, se da traslado de la resolución de baja al almacenista, para que proceda a la respectiva destrucción. e) Los bienes dados de baja, pertenecientes a la UNAT, no podrán ser donados a particulares, ni entidades con o sin ánimo de lucro y por lo tanto deben ser comercializados o destruidos, según sea el caso, de acuerdo con lo establecido con el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES Las entidades estatales podrán dar en venta bienes de su propiedad que no 4 requieren para su servicio a través del sistema de martillo, en los eventos en que la ley lo autorice. En los demás casos, la venta de bienes se sujetará a los procedimientos de selección previstos en la Ley 80 de 1993 igualmente, prescribe el mecanismo para la celebración de contratos de menor cuantía, cuyo objeto sea la enajenación de bienes de propiedad de las entidades estatales. Para efectos de la contratación pública se entenderá por menor cuantía 5, los valores determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresadas en salarios mínimos legales mensuales, vigentes. 4 Decreto 855 de 1994 Artículo 14 5 Ley 80 de 1993 Artículo 24 Literal a) 39

43 Las formas de comercialización de los bienes dados de baja, podrán ser las siguientes: Venta directa Cuando el valor de los bienes dados de baja no superan el valor establecido para la celebración de contratos de menor cuantía el Director General podrá proceder a su venta directa Venta por el sistema de martillo Si el avalúo comercial de los bienes dados de baja supera el monto previsto para los contratos de menor cuantía, se podrá efectuar la venta de estos por el sistema de martillo, a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas por la Superintendencia Bancaria, de acuerdo con el siguiente procedimiento: 7.5. DESTRUCCIÓN Se entiende por destrucción la extinción total del bien. Cuando los bienes dados de baja carezcan de valor comercial, por su obsolescencia o grado de deterioro y aquellos bienes que por el uso dado dentro de la UNAT, no sea conveniente su venta, se procederá a su destrucción de la siguiente forma: a) Una vez el almacenista reciba copia de la resolución de baja de los bienes, que por su estado deben ser destruidos, solicita a las personas idóneas el respectivo concepto acerca del procedimiento de destrucción, a seguir. 40

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