UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

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1 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 1(10) 1.NOMBRE REEPIÓN, INGRESO A INVENTARIOS Y ENTREGA DE ELEMENTOS 2.PROESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANIERA 3. OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la recepción, ingreso, actualización de inventarios y entrega de los bienes de la UFPSO. 4. ALANE: Inicia con la recepción de los elementos en la oficina de almacén y finaliza con la entrega de los bienes en los puntos solicitantes. 5.RESPONSABLE: JEFE DE ALMAÉN 6.DEFINIIONES: Activo fijo: Está formado por bienes que tienen cierta permanencia o fijeza y que han sido adquiridos con el propósito de usarlos; por ejemplo, el edificio, mobiliario, equipo de transporte etc., los cuales debido al uso al que están sometidos o por el simple transcurso del tiempo están sujetos a una baja del valor que recibe el nombre de depreciación. Baja de elementos: Eliminación de los bienes obsoletos o dañados del sistema. Bien de onsumo: Es aquel que se usa para satisfacer directamente las necesidades específicas del último consumidor que lo demanda y lo adquiere. Bienes Devolutivos: Son aquellos que se adquieren con el fin de utilizarlos en el desarrollo de las tareas y tienen una duración mayor que la de los elementos de consumo. Inventario: Es un proceso de control, que consiste en confrontar los registros implementados para registrar el movimiento y ubicación de los bienes, con el recuento físico total o parcial de las mismos. Producto No onforme (PN): Resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecida, el cual genera pérdida económica o de reputación de la Institución. Proveedores: Se aplica a la empresa o persona que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una organización. Proveedores: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una persona o empresa.

2 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 2(10) SIF: Sistema Integrado Financiero, es el sistema de información financiero de la Universidad, para todos los casos en los que se haga referencia al ingreso de datos al sistema, se tendrá en cuenta lo consignado en el manual de usuario de cada módulo para realizar la actividad. Solicitud del bien: o memorial en el que se solicita algo. Traslado: Es la transferencia de un bien que se encuentra en una dependencia a otra para su uso. 7.DESRIPIÓN DEL PROEDIMIENTO Nº ATIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 1 Recepción de los elementos comprados, se realiza la revisión de cantidades, características y verificación del estado del artículo, solicitado en la orden de pedido, contrato y los datos de la factura. Para el caso de los bienes que tienen características especiales, estos deberán ser revisados por los expertos técnicos (supervisor). uando uno de los elementos recibidos presenta algún daño o deterioro se informa a la Subdirección Administrativa para que realice el contacto con el proveedor, para informarle la irregularidad encontrada y este articulo sea reemplazado por uno en buen estado. 2 Realizar la entrada de los elementos en el sistema de información financiero (SIF) asociando los datos respectivos a la fecha, listado de elementos y número de factura. El formato de entrada por adquisición y Secretaria de almacén Orden de pedido J-AF-SAD-003 ontrato de compraventa, suministro u obra. B-AF-SAD-001 Factura Entrada por adquisición Q-AF-UAL-003 SIF

3 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 3(10) una copia de la factura son archivados con las firmas del, la otra copia es anexada a la cuenta y esta es enviada a Subdirección Administrativa para continuar con el trámite correspondiente. 3 lasificación, organización y almacenamiento de los elementos devolutivos y de consumo que han sido registrados como entrada. Secretaria de 4 Realizar la evaluación del proveedor teniendo en cuenta el procedimiento establecido en el formato de proveedores. Se envía posteriormente a Subdirección Administrativa para evaluar los ítems que ellos consideren necesarios y dar por terminada la evaluación, una vez terminado este procedimiento en Subdirección Administrativa devuelve el documento para ser archivado. 5 Entrega de elementos consumo: Una vez recibida la solicitud de elementos en almacén F-AF-UAL-001, se realiza una revisión de los elementos solicitados y se verifica que dichas cantidades colman las expectativas del requerimiento, si es aceptado se procede a descargar del SIF dichos elementos, mediante el comprobante de salida elementos de consumo Q-AF-UAL-001; el formato es firmado por el y la persona que recibe. Auxiliar de bodega Secretaria de Evaluación de proveedores F-AF-SAD-006 Solicitud elementos en almacén F-AF-UAL-001 omprobante de salida elementos de consumo Q-AF-UAL-001

4 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 4(10) Si no es aceptada la solicitud realizada por cantidades en exceso, se notifica a la Subdirección Administrativa, para que dé el visto bueno de la solicitud y se procede hacer la entrega. Se imprimen dos copias, una para quien es autorizado para recibir los elementos y otra para archivo en la oficina. 6 Entrega de elemento devolutivo: Una vez recibida la solicitud de elementos en F-AF-UAL-001, se procede a hacer la salida mediante el comprobante de salida de elementos devolutivos Q-AF-UAL-002, se imprime el comprobante; el sistema trasfiere la información al módulo de inventario. Se realiza en el módulo de inventario la descarga de los elementos, a los cuales se les asignan un código contable (de acuerdo con su naturaleza, destinación y estado normal de funcionamiento, según régimen de contabilidad pública), descripción o características, costo, cantidad, ubicación. Se entrega comprobante de entrega de elementos de inventario Q-AF-UAL-004 y se imprime un stiker que identifica el artículo. uando un inventario es entregado por primera vez se realiza un acta de inventarios. La entrega de los bienes se realiza mediante la firma del acta de inventario A-AF-UAL-002 (si es el caso) y/o el comprobante de entrega de elemento Jefe Jefe de dependencia Solicitud de elementos en almacén F-AF-UAL-001 omprobante de salida elementos devolutivos Q-AF-UAL-002 omprobante de entrega de elementos de inventario Q-AF-UAL-004 Acta de entrega de inventario A-AF-UAL-002

5 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 5(10) de inventario devolutivo Q-AF-UAL-004. El formato es firmado por el Jefe de, la persona que recibe y el. 7 Mensualmente se envía a contabilidad el reporte de las entradas a inventario de elementos devolutivos. 8 Traslado de elemento: Para la realización de un traslado de elementos de una dependencia a otra, deben solicitarlo informando el código del elemento, mediante correo, telefónica o personalmente, y se procede a general el reporte de traslado solicitado. uando se hace un traslado, se hace un registro del elemento en el inventario del funcionario que recibe y se elimina del inventario del funcionario que esta haciendo entrega. Al Formato ontrol de traslado para devolutivos Q-AF-UAL-006 se le asigna un numero consecutivo que lo identifica, además registra el elemento especificando, su descripción, costo, modelo, marca, serial, fecha de compra. El formato es firmado por el funcionario que entrega, el funcionario que recibe y el. 9 En caso de salida de elementos a otra sede o predio de la universidad, se Funcionario que entrega Funcionario que recibe Entrada de elementos a inventario por periodos Q-AF-AUL-009 ontrol de traslado para devolutivos Q-AF-UAL-006 Orden de salida F-AF-SAD-003

6 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 6(10) registra el elemento en el formato orden de salida F-AF-SAD-003 el cual puede ser autorizado por el Jefe de, Subdirector Administrativo o Subdirector Académico. 10 En caso de un elemento deba ser enviado para revisión por garantía o mantenimiento fuera de la universidad se debe expedir un acta de traslado de equipos para garantía o mantenimiento fuera de la universidad A-AF-UAL-001. Este formato es firmado por el Subdirector administrativo, Jefe de y encargado de inventarios. 11 En caso de que el responsable de inventario, se jubile o retire de la institución, se genera un paz y salvo de inventarios, el cual es firmado por el y. 12 Baja de elementos: En caso de bienes obsoletos defectuosos o con daño total se realiza baja de elementos: Se genera un reporte y un acta de baja de elementos, en el cual se especifica el código que fue asignado para el elemento, su descripción, costo, modelo, marca, serial y fecha de compra. El reporte y el acta son firmados por funcionario que entrega, Jefe de y el Universitario de. Funcionario que solicita Subdirector administrativo Acta de traslado de equipos para garantía o mantenimiento fuera de la universidad A-AF-UAL-001 Paz y salvo de inventarios Q-AF-UAL-005 Reporte de baja de elementos Q-AF-UAL-007 Acta de baja de elementos A-AF-UAL-003 omprobante del movimiento contable elementos de baja Q-AF-UAL-008

7 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 7(10) El elemento dado de baja es Almacenado en la bodega de almacén. Al generar una baja de elementos registrados como activo se genera un reporte que realiza un movimiento contable el cual se ve reflejado en el formato comprobante del movimiento contable elementos de baja Q-AF-UAL- 008, que es enviado a contabilidad. 13 Desde la oficina de almacén se genera un oficio y se anexa reporte de bajas realizadas por periodos Q-AF-AUL-010, se solicita a la subdirección administrativa la aprobación de baja definitiva de elementos Almacenados en bodega, cuando por volumen se considere necesario. Del oficio se envía copia al comité administrativo, unidad de contabilidad, control interno, unidad de presupuesto. 14 La Subdirección Administrativa da respuesta autorizando la baja de estos elementos. El elabora un acta de baja definitiva de acuerdo al oficio de autorización, posteriormente se decide la disposición de los artículos (donación, venta o destrucción). Donación de elementos: Se debe solicitar mediante oficio al Director, Subdirector Administrativo o Subdirector Académico, los elementos que requieran. Dicho oficio deben ser autorizados por el Director. Venta de elementos: Los interesados en adquirir un artículo deben solicitar Subdirector(a) Administrativo Oficio Reporte de bajas realizadas por periodos Q-AF-AUL-010 Oficio Acta de baja definitiva

8 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 8(10) mediante oficio la compra de bien ofertando por este, los artículos son vendidos a la persona que haga una mayor oferta. El comprador realiza una consignación a una cuenta de la universidad por el valor estipulado, la consignación debe ser registrada en la oficina de tesorería la cual expide un recibo de ingresos, con el cual es entregado al como soporte de pago. Destrucción: Se realiza destrucción cuando son elementos en material de vidrio u elementos que se encuentren deteriorados totalmente. De acuerdo a la acción a llevar a cabo el Subdirector Administrativo, notifica mediante oficio al junto con el soporte correspondiente para hacer entrega al interesado. 8. DOUMENTOS REFERENIALES: NT ISO 9001:2008 Sistema de gestión de calidad requisitos Manuales de usuario SIF Procedimiento Adquisición de bienes y servicios R-AF-SAD-002 Procedimiento Seguimiento y evaluación de proveedores R-AF-SAD ANEXOS: Formato Inventario por dependencias F-AF-UAL-003 Formato Evaluación de proveedores F-AF-SAD-006 Formato Orden de salida F-AF-SAD-003 Formato omprobante de salida elementos de consumo Q-AF-UAL-001 Formato omprobante de salida elementos devolutivos Q-AF-UAL-002 Formato Entrada por adquisición Q-AF-UAL-003 Formato omprobante de entrega de elementos de inventario Q-AF-UAL-004 Formato Paz y salvo de inventarios Q-AF-UAL-005

9 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 9(10) Formato ontrol de traslado para devolutivos Q-AF-UAL-006 Formato Reporte de baja de elementos Q-AF-UAL-007 Acta traslado de equipos para mantenimiento fuera de la Universidad A-AF-UAL-001 Acta de entrega de inventario A-AF-UAL-002 Acta de baja de elementos A-AF-UAL-003 Formato comprobante del movimiento contable elementos de baja Q-AF-UAL-008 Formato entrada de elementos a inventario por periodos Q-AF-AUL-009 Formato Reporte de bajas realizadas por periodos Q-AF-AUL-010 Formato Orden de pedido J-AF-SAD-003 Formato ontrato de compraventa, suministro u obra B-AF-SAD-001 REVISÓ: APROBO: OORDINADOR SIG LIDER DEL PROESO FEHA ONTROL DE AMBIOS REVISIÓN reación del documento A Modificados formatos por implementación del sistema de inventarios. Actualizado lista de anexos. Actualizados los numerales del 5 al 9 de acuerdo a las actividades generadas sobre el aplicativo de inventarios. Formato Traslado de elementos (F-AF-UAL-004) Eliminado Reemplazado por ontrol de traslado para devolutivos (Q- AF-UAL-006). Formato Reintegro o baja de elementos (F-AF-UAL-005) Eliminado Reemplazado por Reporte de baja de elementos (Q-AF- UAL-007) Formato Paz y salvo de inventarios (F-AF-UAL-006) Eliminado Reemplazado por Formato Paz y salvo de inventarios (Q- AF-UAL-005) reado Actas de traslado de equipos para mantenimiento fuera de la Universidad (A-AF-UAL-001), Acta de entrega de inventario (A-AF-UAL-002) y Acta de baja de inventarios (A-AF-UAL-003) B

10 UNIVERSIDAD FRANISO DE PAULA SANTANDER OAÑA PROEDIMIENTO REEPIÓN, INGRESO A SUBDIREIÓN ADMINISTRATIVA ódigo SUBDIRETOR ADMINISTRATIVO 10(10) ambio en el nombre del documento inventario de activos pasa a Recepción, ingreso a inventarios y entrega de elementos Actualización del todo el documento.

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