CENTRO DE INVESTIGACION CIENTIFICA DE YUCATÁN, A.C. Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles Patrimoniales

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1 CENTRO DE INVESTIGACION CIENTIFICA DE YUCATÁN, A.C. Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles Patrimoniales CAPITULO I Clasificación de los Bienes Muebles ARTÍCULO 1.- BIENES MUEBLES: Se consideran bienes muebles aquellos activos que se utilizan en el desarrollo de las funciones propias de la Institución, que incluyen los bienes adquiridos con recursos destinados a inversión. Este grupo comprende maquinaria, mobiliario, telecomunicaciones, equipo de laboratorio, equipo de cómputo, vehículos, entre otros. CONCEPTOS GENERALES. REGISTRO: Todos los bienes muebles propiedad del Centro deben registrarse en el Catálogo de Bienes Muebles (CABM) de la Secretaría de la Función Pública. AFECTACIÓN: (Destino) Es el uso que se le asignará a cada bien propiedad de la institución. Una vez determinado el uso, para asignarle una función distinta al bien, deberá de documentarse el movimiento con un escrito que ampare dicho cambio. DISPOSICION FINAL: Puede darse de dos maneras: A) Enajenación: Mediante licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa. B) Destrucción: En caso de que los bienes sean desperdicios no aprovechables. BAJA: Consiste en el trámite final, mediante el cual se borran del inventario los bienes que han sido enajenados del patrimonio de la institución. ARTICULO 2.-De las Características de los Bienes Muebles. Los Bienes Muebles se caracterizan por: 2.1 Estar sujetos a depreciación. 2.2 Estar incluidos en el Capítulo de Gasto de Inversión. 2.3 Estar identificados como propiedad de la institución, por medio de placa de inventario del Centro con código de barras y número de inventario. 2.4 Tener una vida útil mayor a un año. CAPITULO II Administración y Control de los Bienes Muebles ARTICULO 3.-De la Recepción de los Bienes Muebles. Una vez adjudicada la compra, el proveedor entregará el bien únicamente en el área de Almacén, con su respectiva factura, unidad que verificará: 1

2 a) Que el bien se encuentre en buenas condiciones (fabricación, calidad, funcionamiento, etc.). b) Que su facturación sea correcta. c) Que el artículo cumpla con las características del contrato de licitación o compra directa, conforme lo estipulado por el solicitante. Cumplidos estos requisitos se procederá a sellar y firmar de recibido, e informar la entrada del bien a la Unidad solicitante que corresponde y al Departamento de Adquisiciones. 3.1 Recibido el bien mueble, el Área de Almacén y Patrimonio lo identificará como perteneciente a la Institución. Asimismo, se elaborará la HOJA DE INVENTARIO y se registra inmediatamente el ingreso en el Sistema de Inventarios. 3.2 Una vez que el Área de Almacén y Patrimonio haya cumplido, realizará pruebas selectivas para verificar el inventario, el usuario de los bienes y su correcta ubicación. 3.3 El Área de Almacén y Patrimonio entregará el bien mueble debidamente plaqueado e identificado como activo de la Institución a la Unidad solicitante y emitirá el resguardo correspondiente. El Área de Almacén y Patrimonio, bajo ninguna circunstancia entregará bienes sin su respectiva identificación, debidamente colocada en un lugar visible. El encargado de activos de la unidad que recibe el bien, confrontará la Hoja de Inventario contra el número de placa y la descripción física, con el fin de comprobar que corresponde al mismo bien. ARTICULO 4.-Plaqueo del Bien y Elaboración de la Hoja de Inventario. Para estos efectos el Área de Almacén y Patrimonio cumplirá con los requisitos establecidos, en el documento Hoja de Inventario, anotará la siguiente información: 1) Día, mes y año en que se recibe el bien. 2) Número de Inventario. 3) Equipo. 4) Clasificación del equipo. 5) Descripción del bien, características, marca, modelo, número de serie y observaciones 6) Nombre del proveedor. 7) Número y fecha de la factura. 8) Referencia de la solicitud de compra o número de licitación 9) Proyecto solicitante. 10) Precio del bien con IVA incluido. 11) Clave de ubicación, de acuerdo a mapas de localización. 12) Firma del Responsable de Activo Fijo. 13) Nombre y Firma del usuario que recibe. 14) Fecha de salida del Almacén. ARTICULO 5.- De la Salida y Entrada de Bienes. Cuando el bien necesite trasladarse fuera de las instalaciones del Centro, el solicitante debe de elaborar el formato Autorización de Salida y entrada de Mobiliario y Equipo, indicando en ella lo siguiente: 2

3 1) Día, mes y año. 2) Nombre del solicitante. 3) Unidad o Departamento al que está adscrito. 4) Descripción del bien, incluyendo marca, modelo, serie y número de inventario. 5) Observaciones, se indica el motivo de la salida o entrada del bien, y en su caso si se refiere a equipo propiedad personal del solicitante. 6) Nombre, firmas responsables de Servicios Generales e Inventarios, y del solicitante 7) El responsable de inventarios asignará el número de referencia correspondiente. Deberá entregarse copia fotostática al Área de Almacén y Patrimonio, al Departamento de Servicios Generales y al guardia de la caseta de seguridad al momento de la salida o entrada del equipo. ARTÍCULO 6.-De la Información en Casos de Traslado Los traslados se refieren al cambio de ubicación o responsable de los bienes de Activo Fijo, se realiza por medio del formato Solicitud de Transferencia de Bienes y Cambio de Ubicación. debidamente elaborado y presentado en original y copia al Área de Almacén y Patrimonio, en donde se dará número de folio y firma de recibido, devolviendo la copia al responsable. Dicho formato puede ser descargado de la página Web del CICY, en el área de solicitud de servicios. Será requisito indispensable llenar el formato electrónicamente e imprimirlo en duplicado para su firma. Instructivo para la Elaboración del Formato Solicitud de Transferencia de Bienes y Cambio de Ubicación 1) Nombre de la Unidad que transfiere o traslada los bienes de Activo Fijo. 2) Nombre del Director de la Unidad o Jefe de Departamento que traspasa. 3) Firma del actual resguardante del bien y Vo.Bo. del jefe de la Unidad. 4) Nombre de la Unidad que recibe los bienes en resguardo. 5) Nombre del Director de la Unidad que recibe los bienes en resguardo. 6) Firma del nuevo resguardante del bien y Vo.Bo. del Director de la Unidad. 7) Nombre del mueble o equipo en transferencia. 8) Número de Inventario de 5 dígitos plasmado en la etiqueta de Activo Fijo. 9) Anotar la clave de ubicación de procedencia de los bienes: División, Departamento, cubículo, etc. Consultar Mapas de Ubicación con la secretaria de unidad. 10) Anotar la clave de ubicación final de los bienes: Unidad, Departamento, cubículo, etc. Consultar Mapas de Ubicación con la secretaria de unidad. 11) Marca del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 12) Modelo del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 13) Número de Serie del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 14) Anotar la letra correspondiente al estado físico del bien de acuerdo con la nota al pie de la tabla. 15) Observaciones. 16) Número de folio del traspaso. Reservado para el Área de Inventarios. 17) Fecha de la solicitud de transferencia. 18) Firma del Responsable de Almacén y Patrimonio. 3

4 CAPITULO III Responsabilidades para la Administración de los Bienes Muebles ARTICULO 7.-De las Responsabilidades para la Administración, Custodia, Uso, Destino, Mantenimiento de los Bienes Muebles Son responsables de la administración, custodia, uso y mantenimiento de los bienes: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos, Jefes de Laboratorio, Encargados y aquellos funcionarios que tengan dentro de las labores propias de su cargo, el disponer de bienes para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas. 7.1 Los Directores de Unidad, Subdirectores y Jefes de Departamento son responsables del uso y destino de los bienes puestos a disposición de su Unidad y en consecuencia del contenido y modificaciones de los inventarios, y las omisiones en que incurran respecto al movimiento de bienes. 7.2 Los funcionarios que requieran bienes para realizar las labores asignadas, serán responsables de la custodia, uso y mantenimiento de esos bienes y están en obligación de presentar los activos cuando la administración así lo requiera. 7.3 Los responsables de activos responden por el oportuno y completo reporte sobre los movimientos de activos, cambios de ubicación al Área de Almacén y Patrimonio. Igualmente son responsables de hacer cumplir a su nivel las normas y procedimientos sobre el control de esos bienes. 7.4 Para cumplir con la normatividad anterior, los usuarios deberán garantizarse que el equipo será usado únicamente para los fines que la Institución le ha asignado y que cualquier daño ocasionado por mal uso del mismo, incurrirá en responsabilidad d la persona que haya asumido la obligación inherente al cuidado y vigilancia del uso correcto del bien. 7.5 Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría de la Función Pública, a través del Organo Interno de Control asignado al centro, podrá dispensar el fincamiento de las responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos en el artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente. ARTICULO 8.-De la Identificación de Activos Todo bien mueble que la Institución adquiera debe ser identificado en forma inmediata mediante placa de de inventario, la cual no debe de ser desprendida por motivo alguno, con el fin de poder identificar el equipo en el Sistema de Inventario. 8.1 Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podrá colocarse el número de inventario en el activo o en su lugar se usará cinta adhesiva, marcador o calcomanías, destruyendo la placa de plástico que se le había asignado con el fin de que no sea colocada a otro activo. 8.2 Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad, se le asignará número de inventario a la unidad principal, identificando 4

5 a la vez los componentes con el número de inventario consecutivo, según la cantidad de componentes e identificando que se trata de equipos acoplados. Ejemplo de lo anterior es el caso de una computadora, el cual esta compuesta por la Unidad Central de Proceso (CPU), y el monitor, este dos últimos considerados como accesorios por lo que su placa a manera de ejemplo debe quedar de la manera siguiente: Computadora: Monitor: (Acoplado a 08000) En caso de que algún equipo sufra desperfectos que no ameritan reparación por su costo, y pueda ser aplicada la garantía ofrecida por el proveedor, se procederá a reemplazar dichos equipos y se identificarán con el mismo número de inventario que tenía el equipo original. ARTICULO 9.-De la Responsabilidad del Registro de los Bienes Muebles El Área de Almacén y Patrimonio es la unidad responsable de la aplicación, instrumentación y difusión de la normatividad y asesoría en materia de Activos Fijos; además es el contralor de los bienes muebles y llevará el registro y control general por medio de un sistema computarizado e impreso, cuya base de datos estará bajo su responsabilidad. ARTÍCULO 10.-De la baja del Bien de Inventarios. El retiro del inventario de un bien mueble se da por los siguientes motivos: Inservible, Obsolescencia Tecnológica, Desuso, Robo, Caso Fortuito. Para lo cual se usa el formato Solicitud de Baja de Bienes Muebles, debidamente elaborado y presentado en original y copia al Área de Almacén y Patrimonio, en donde se asignará número de folio y firma de recibido, devolviendo la copia al responsable. Dicho formato puede ser descargado de la página Web del CICY, en el área de solicitud de servicios. Será requisito indispensable llenar el formato electrónicamente e imprimirlo en duplicado para su firma. Instructivo para la Elaboración del Formato Solicitud de Baja de Bienes y Cambio de Ubicación 1) Nombre de la Unidad que solicita la baja de los bienes de Activo Fijo. 2) Nombre del Director de la Unidad o Departamento solicitante. 3) Firma del actual resguardante del bien y Vo.Bo. del Director de la Unidad. 4) Nombre del mueble o equipo. 5) Número de Inventario de 5 dígitos plasmado en la etiqueta de Activo Fijo. 6) Anotar la clave de ubicación de procedencia de los bienes: División, departamento, cubículo, etc. Consultar Mapas de Ubicación con la secretaria de unidad. 7) Anotar la clave de ubicación final de los bienes: División, Departamento, cubículo, etc. Consultar Mapas de Ubicación con la secretaria de unidad. 8) Marca del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 9) Modelo del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 10) Número de Serie del bien en transferencia. Indispensable en caso de no tener número de inventario. 11) Anotar la letra correspondiente al estado físico del bien de acuerdo con la nota al pie de la tabla. 12) Firma del Responsable de Almacén y Patrimonio. 13) Motivo de la solicitud de baja. 5

6 10.1 Cuando se trate de bienes inservibles u obsoletos, se realizarán según sea el caso, destrucción o el destino final que determine el Comité de Desicorporación, las siguientes acciones: Dictamen Técnico, declaratoria de inservible, a efecto de incorporarse en el Programa Anual de Desincorporación, que deberá estar autorizado tanto por el Comité de Desincorporación de Bienes Muebles y como por el Órgano de Gobierno del CICY; para que finalmente, se lleve a cabo la acción de destino del bien y se elabore el acta de destrucción de los bienes, donación o venta como chatarra, etc, según sea el caso Declaratoria de Inservibles: La unidad de mantenimiento que corresponda, Departamento de Cómputo, Instrumentación o Mantenimiento, según sea el caso, levantará un diagnóstico de inservible o de obsolescencia tecnológica por cada bien, indicando las razones de la declaratoria y adjuntando los documentos justificantes. Además verificará si se pueden utilizar las partes del bien como repuestos. Dicho dictamen deberá de ir anexo a la hoja de solicitud de baja. Una vez presentada la solicitud de baja, se le dará trámite de acuerdo a lo establecido a las Bases Generales que en Materia de Administración y Baja de Muebles Bienes Regirán los Actos que Celebre el Centro de Investigación Científica de Yucatán, A.C. ARTICULO 11.-Retiro del Bien de Inventario en Caso de Hurto o Robo Cuando se presente esta situación, el Director de la Unidad la reportará inmediatamente y por escrito a la Dirección Administrativa; indicando los antecedentes del caso y características del bien. La administración procederá a presentar la denuncia ante el Ministerio Público o al Organismo de Investigación Judicial, según sea el caso Bastará con la denuncia ante el Ministerio Público y el Acta Administrativa que realice la Dirección Administrativa, para dar de baja del Inventario los bienes desaparecidos adjuntando las pruebas documentales de su gestión. CAPITULO IV Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal ARTICULO 12.-BAJA DE BIENES MUEBLES. Se establecerá anualmente, de acuerdo a las normas y al procedimiento siguiente, un Programa Anual de Desincorporación que deberá someter a autorización del Organo de Gobierno en su primera sesión ordinaria del año. En dicho Programa deberá considerase los criterios que se enuncian a continuación. ARTICULO 13.- PROCEDIMIENTO ORDINARIO DE DISPOSICION FINAL. Licitación pública y subasta.- Son el procedimiento genérico para Desincorporación de bienes. La subasta complementa a la licitación en cuanto al mejor aprovechamiento del destino de los bienes desincorporados. Invitación a cuando menos tres personas.- Pueden enajenarse los bienes propiedad de la institución por esta vía, cuando el valor de los mismos no supere el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo general vigente en el D.F. 6

7 Adjudicación directa.- Pueden enajenarse los bienes propiedad de la institución por esta vía cuando el valor de los mismos no sea superior al equivalente a mil días de salario mínimo general vigente en el D.F. En licitación e invitación a cuando menos tres personas.- Los participantes deberán garantizar el monto de sus ofertas con cheque de caja a favor del Centro por el 10% del valor para venta. ARTICULO 14.- PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA BAJA DE VEHÍCULOS. El valor de la unidad se cuantificará de acuerdo a lo dispuesto por la Guía EBC o Libro Azul, a fin de establecer el valor promedio de los vehículos. (Precio de Venta + Precio de compra dividido entre dos) y la baja se documentará y efectuará de acuerdo a la Norma. ARTICULO FIGURAS E INSTRUMENTOS CONTEMPLADOS EN LA NORMA. DICTAMEN DE NO UTILIDAD: Lo elaborará el Área de Almacén y Patrimonio y deberá ser aprobado por el Comité de Desincorporaciòn de Bienes Muebles. PROPUESTA DE DISPOSICION FINAL: La elaborará Área de Almacén y Patrimonio y la aprobará el Comité de Desincorporaciòn de Bienes Muebles. ARTICULO 16.- COMITÉ DE DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES Las figuras y procedimientos antes mencionados y todas las actividades reguladas por esta Norma, serán materia del Comité de Desincorporaciòn de Bienes Muebles, que se integrará por un Presidente, Secretario Ejecutivo, Vocales y Asesores. Dicho Comité sesionará ordinariamente de manera trimestral, y en cuando así lo requiera, de manera extraordinaria. ESQUEMA DE PROCEDIMIENTO DE DESINCORPORACION 1. Dictamen de No Utilidad 2. Propuesta de disposición final 3. Acuerdo Administrativo de Desincorporación (Enajenación o destrucción) 4. Se elabora el Programa Anual de Desincorporación. 5. El Organo de Gobierno autoriza el Programa Anual de Desincorporación. 6. Ejecución del Programa Anual de Desincorporación. 7. Baja documental (Se elimina el bien del registro del CABM). 8. Informe final de resultados del Programa Anual de Desincorporación. El presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles del CICY, fue aprobado por el Comité de Desincorporación de Bienes Muebles, en su primera sesión extraordinaria, celebrada el día 24 de febrero del TRANSITORIO El presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles del CICY, entrará en vigor al día siguiente a su aprobación por el Consejo Directivo del CICY. 7

8 El presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y Control de Bienes Muebles del CICY fue aprobado en su primera sesión ordinaria de 2005, celebrada el día 18 de abril y firman para constancia y efectos correspondientes, el Presidente Suplente y Secretario de la Sesión. Lic. Alberto Mayorga Ríos Presidente Suplente Lic. Carlos O farrill Santibáñez Secretario 8

CABM: Catálogo de Bienes Muebles emitido por la Secretaría Función Pública.

CABM: Catálogo de Bienes Muebles emitido por la Secretaría Función Pública. Con base en las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el D.O.F. el 30 de diciembre de

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