COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENES

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1 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENES Carlos Claudia Claudia 10 06/03/2015 Melo Romero Romero REV. PREPARO REVISO APROBÓ FECHA

2 HOJA 2 de 13 CONTROL Y MANEJO DE ALMACENES 1. OBJETIVO Definir la metodología para preservar los materiales, consumibles, repuestos, equipos, herramientas, dotaciones y EPP para la fabricación y montaje de los proyectos desarrollados por Colmaquinas S.A 2. ALCANCE Aplica para la preservación de materiales, consumibles, repuestos, equipos, herramientas, dotaciones y EPP para la fabricación y montaje de los proyectos desarrollados por Colmaquinas S.A. 3. DEFINICIONES Código: Nomenclatura alfanumérica que se le asigna a cada material, consumible y repuesto, equipo para identificación y operaciones de inventario en el sistema. Cumplido: Confirmación de recibido en las bodegas destino. Entradas: Ingreso de artículos al inventario. EPP: Elemento de Protección Personal. Producto Terminado: Es aquel elemento que ha sufrido alguna transformación en algún proceso de Colmaquinas S.A., Por Ejemplo (Una Caldera, Tubería Figurada, Un tablero Eléctrico, Un tren de Gas, etc.). Preservar: incluye la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. Salidas: Entrega de artículos que se encuentran en bodega, solicitados por las diferentes áreas de la compañía. Sustancia Química: Es cualquier material, con una composición química definida, sin importar su procedencia. En general las sustancias existen como sólidos, líquidos o gases. Transferencia: Traslado de artículos entre Bodegas. 4. GENERALIDADES 4.1 Creación de Código. Cada vez que se requiera la creación, modificación o anulación de códigos, el solicitante debe diligenciar el formato COL-F048 Generación de Códigos y enviar al Líder de Compras, quien dará la autorización al almacenista de Bogotá para que proceda a efectuar en el sistema SAP la entrada de datos si se trata de artículos para venta en Almacén y/o consumibles; la creación, modificación o anulación de códigos de equipos y herramientas mayores es responsabilidad del Asistente de Inventarios, quien lo realiza en el formato listado maestro de equipos y herramientas COL-F010.

3 HOJA 3 de 13 Nota: Se exceptúa de la asignación de código, la herramienta menor como por ejemplo, alicates, destornilladores, marcos de segueta y llaves expansivas. La creación del código se explica en el Anexo Solicitudes de Materiales. Las solicitudes de materiales, equipos, herramientas, consumibles, dotaciones y EPPs, se realizan con los siguientes documentos dependiendo el caso: COL-F036 Vales de Salida: Para el caso de solicitudes a bodega en obras y planta. COL-F027 Solicitud de Materiales y/o Servicios: Para el caso de solicitudes de sucursales, Dirección de servicios y obras dirigido a Logística. COL-F047 Pedido de Cliente: Cuando un comercial genere un pedido en el sistema de la compañía, automáticamente se reflejara en el computador de cada almacenista para que este inicie el proceso logístico de entrega y facturación. 4.3 Bodegas. El sistema para manejo de inventarios en Colmaquinas, permite manejar hasta 99 Bodegas, las cuales serán creadas de acuerdo a necesidades. 4.4 Entradas a Bodega. Para la elaboración de toda entrada a inventarios, el Almacenista debe ejecutar los siguientes pasos antes de proceder a la digitación en el sistema. a. Solicita al proveedor o a la bodega remitente el documento remisorio y/o copia de la orden de compra según sea el caso, correspondiente a la mercancía que llega. b. Debe verificar que se entregue si se requiere: El certificado de calidad para algunos materiales tales como: láminas, soldadura, accesorios tubería, válvulas, estructuras. La hoja de seguridad, para sustancias químicas como es el caso de gases, pinturas, disolventes y refractarios. El certificado de calibración de fábrica, para equipos de medición. c. Hacer conteo físico de la mercancía que llega comparando contra lo que especifica en la remisión u orden de compra, posteriormente se firma la remisión. Si lo recibido proviene de una sucursal y es remisión manual, se procede a enviar copia de la remisión firmada (cumplido) a la bodega origen; si lo recibido proviene directamente del proveedor, se envía copia de la remisión firmada (cumplido) al proveedor dejando copia para el archivo de la correspondiente Bodega. d. Si se detectan inconsistencias entre lo relacionado en la remisión y el material físicamente recibido, el almacenista debe informar al respectivo comprador y/o a la bodega que envía la

4 HOJA 4 de 13 remisión del estado de la mercancía, reportando dicha novedad y solicitando la solución correspondiente. e. El almacenista realiza la entrada de Almacén COL-F062 en el sistema, adjunta los documentos (remisión y/o copia de la factura) y archiva en la AZ de Entradas Almacén organizado por consecutivo. f. A las facturas recibidas en el almacén el Almacenista debe revisar, adjuntar la correspondiente entrada (cumplido) y entregar al área de Contabilidad. Nota: Los literales e y f no aplican para el ingreso de equipos y herramientas al Almacén, ya que estos no se ingresan en el SAP, sino en el formato Listado maestro de equipos y herramientas COL-F Entradas por Transferencia: Para el caso de Bodega Bogotá, planta de fabricación y sucursales, la transferencia se realiza automática por el sistema SAP bajo el formato COL- F197 (Transferencia de stock). El Almacenista en cada sitio efectua la entrada descargando de la Bodega transito (BZ), y cargando a la Bodega correspondiente. Para el caso de Bodega en Obras que por su tamaño y duración ameritan llevar sistematizado su inventario, la transferencia se realiza de forma manual mediante el formato COL-F056 Transferencia de Equipos, Herramientas y Consumibles y ejecutar los pasos del a. al d. del numeral 4.4 del presente procedimiento Entradas por operaciones de Stock: El Almacenista registra entradas que se originan por: Ajustes a existencias de producto de inventario físico. Devolución de equipos y herramientas de la desmovilización de obras. Reintegros a Bodega mediante el formato COL-F030 Devolución de Materiales. Materiales equipos y/o herramientas propiedad del cliente o proveedor, quienes entregan a Colmaquinas en calidad de alquiler o custodia. Devolución que hacen clientes de artículos que no cumplen los requisitos o temas de garantía mediante el formato COL-F030 Devolución de Materiales. Todas las anteriores entradas deben ser autorizadas por logística en cada bodega.

5 HOJA 5 de Salidas de Bodega Salida por Solicitud de Materiales y/o Servicios: Aplica solamente a bodegas Bogotá, Planta de Fabricación y sucursales. El Almacenista debe verificar que los formatos COL-F027 Solicitud de materiales y/o servicios y el COL-F047 Pedido de Cliente, estén completamente diligenciados y hayan existencias en inventario. Posteriormente debe preparar los materiales existentes y proceder a su entrega y/o despacho a la bodega destino, según sea el caso. Para los materiales sin existencia, el almacenista entrega el formato COL-F027 al Líder de Compras para su correspondiente adquisición. Cuando se trate de pedidos generados por el área comercial de la compañía, estos al momento de ser grabados en el sistema llegarán automáticamente a cada almacenista como una alerta para que sean preparados y alistados. Si algún producto que este en el pedido del cliente no tiene existencia, cada almacenista deberá generar una oferta de compra indicando en ella el número de pedido de cliente para hacer trazabilidad y enviara el número de la oferta al comprador asignado para que inicie el proceso de procura. Solo en este caso no se debe diligenciar el formato COL-F Salida por Devoluciones a Proveedores: Estas devoluciones se realizan cuando el material ha sido rechazado por el personal de QA/QC (Control Calidad) o por el mismo Almacenista con un informe preferiblemente técnico donde se explica el motivo de la devolución. Si el material no cumple con las especificaciones de la orden de compra y calidad, se deberá cumplir con lo establecido con el procedimiento COL-ASC-002 producto no conforme Salida por transferencia: Para el caso de Bodega Bogotá, planta de fabricación y sucursales la transferencia se realiza de forma automática por el sistema con el formato Transferencia de Stock COL-F197. El Almacenista en cada sitio efectúa la salida descargando de la Bodega correspondiente y cargando la Bodega transito (BZ). Para el caso de Bodega en Obra, la transferencia es manual y se realiza mediante el formato COL-F056 Transferencia de Equipos, Herramientas y Consumibles, el cual se utiliza como documento soporte con el visto bueno del administrador de la obra para efectuar la salida del sistema Salidas por operaciones de Stock: El Almacenista realiza las salidas de mercancía en el formato COL-F171 para materiales que se encuentran en el SAP. Estas se originan por ajustes a existencias autorizados por el Líder de Compras.

6 HOJA 6 de 13 Para el caso de obras y planta de fabricación, también se elaboran salidas por devolución de equipos alquilados o en custodia que sean propiedad del cliente o proveedor. En este caso se diligencia el formato COL-F056 Transferencia de equipos, herramientas y consumibles Salida de controles caldera: El formato autorizado para la solicitud de controles y accesorios de calderas, es el consolidado de Control de Materiales y Accesorios, que se origina en la Gerencia de Calderas, Equipos y Planta donde se hace el seguimiento al suministro de controles y accesorios para la fabricación del equipo. El Almacenista elabora la Transferencia de Stock COL-F197 del material que se encuentra disponible Salida por Entrega de Herramientas y EPP al Personal Técnico y/o de obra: Para el caso de las obras o planta de fabricación, cuando el empleado solicite en el almacén la reposición de EPP o consumibles, lo debe hacer presentando el formato COL-F036 Vale de Salida aprobado (firmado) por el responsable de HSE/ Supervisor o Administrador según aplique. El Almacenista deberá solicitar a cambio los elementos a reponer, por ejemplo: Casco, Gafas, Guantes, etc. Todas las entregas de herramientas y EPP se deben registrar en el formato COL-F055 Tarjeta de control de herramientas, equipos y EPP. Este formato se debe diligenciar en forma individual para cada trabajador quien en adelante será responsable del adecuado uso y de la devolución posterior al almacén, y se debe firmar cada vez que se le hace entrega de alguna herramienta o EPP. En los casos en que el trabajador reporte la pérdida o daño de herramientas asignadas, el almacenista debe reportar al administrador de obra, quien realizará los descargos correspondientes y junto con Talento Humano definirán que se debe hacer de acuerdo al caso. Efectuada la salida de Almacén en el sistema con el formato COL-F171 (Salida de Almacén) para todas las bodegas se deben adjuntar las siguientes solicitudes: Vales de salida COL-F036, Solicitud de material y/o servicios COL-F027, Transferencia de equipos, herramientas y consumibles COL-F056. Posteriormente se debe archivar en el AZ los documentos de soporte por consecutivo Salida de Producto terminado: Esta salida se relaciona en la planta de fabricación con el formato COL-F100 Orden de Salida de Planta y en las sucursales con el formato COL-F056. Transferencia de equipos, herramientas y consumibles.

7 HOJA 7 de Salidas por Ventas de Almacen: El asesor comercial elabora en el sistema el Pedido (COL-F047) que será visto por cada almacenista automáticamente en el sistema, a partir del cual, el Almacenista elabora el formato nota de entrega (COL-F194) y descarga del inventario. La nota de entrega se envía a Facturación para realizar la correspondiente factura, posteriormente la recibe el almacenista y procede a despachar al cliente Salidas de artículos para demostración, capacitación y/o vitrina: El almacenista recibe la solicitud mediante el formato COL-F027 Solicitud de materiales y/o servicios firmada por los gerentes y aprobada por logística, luego procede a elaborar la remisión manual en el formato COL-F056. Transferencia de equipos, herramientas y consumibles. 4.6 Almacenamiento Identificación de Materiales: Los materiales como tubería y láminas deberán ser identificados de acuerdo al COL-QCM-007 Procedimiento para la Recepción e Identificación de Materiales. Los repuestos, herramientas, equipos, consumibles y otros materiales se identificaran con el código asignado por el siguiente sistema: CODIGO DE COLOR USADO POR COLMAQUINAS LAMINAS MATERIAL CODIGO DE COLOR SA 36 Blanco SA 283 Gr C / SA 285 Azul SA 516 Gr GRADE C 70 Amarillo SA 387 GR 11 Naranja SA 387 GR 22 Rojo SA 240 TP 304 Blanco SA 240 TP 304L Naranja SA 240 TP 316 Amarillo SA 240 TP 316L Rojo PIPES / TUBES SA 106 Grade B White SA 178 Grade A Blue SA 192 Yellow SA 210 Grade A1 Green SA 213 T11 Orange SA 213 T22 Red Ubicación en Bodegas: Los equipos, repuestos, materiales consumibles deben estar organizados, ubicados e identificados con su respectivo código dentro de la bodega de inventarios, sobre estantería adecuada o estibas según sea el caso, teniendo en cuenta normas de almacenamiento seguro.

8 HOJA 8 de 13 Nota: Las herramientas se almacenan en la herramentería, en estanterías identificadas y por tipo de herramientas. Los equipos y herramientas mayores se identifican de manera individual Ubicación en Patio: Para el caso de láminas, tuberías y accesorios de tuberías mayores de 10 (pulgadas) de diámetro, pueden almacenarse en patio si en bodega cubierta no hay espacio. La tubería va en piso sobre polines y las laminas sobre peines, separadas por espesor, tipo, e identificadas con código de colores de acuerdo al numeral del presente procedimiento. La tubería debe marcarse con marca metal indicando diámetro, tipo y longitud, en la lámina debe indicarse espesor, largo, ancho y tipo. Para el caso de equipos y herramientas que por su tamaño deben estar en patio, estos deben ser protegidos de acuerdo lo sugerido por el fabricante Almacenamiento de Materiales Asignados a una OP: Los materiales que están dentro de la bodega asignados a una OP para ejecución de servicios, fabricación de calderas y equipos, sucursales o propiedad del cliente, deben estar identificados físicamente con el número de O.P. o Factura Materiales Propiedad del cliente: Para el caso de materiales propiedad del cliente, deben estar identificados físicamente con el número de O.P. o Factura. Habrá elementos que por su tamaño no podrán tener el nombre del cliente, pero serán ubicados en la misma bodega definida para tal fin. 4.7 Almacenamiento y Manipulación de Sustancias Químicas: Todas las sustancias químicas se almacenan y manejan en las sedes de Colmaquinas, siguiendo las recomendaciones de la hoja de seguridad de cada producto En Obras ejecutadas en las instalaciones del cliente se recomienda la misma distribución adoptada para las sedes, pero si el cliente no puede ofrecer esta infraestructura, Colmáquinas se adapta a los espacios y métodos de almacenamiento que tenga el cliente. A continuación se describen las principales medidas de manejo de los materiales que afectan la calidad del servicio: Almacenamiento Elemento Identificación Manipulación Embalaje y protección Lámina Se identifica con el Se manipula con No aplica Se almacena No. De OP y orden montacargas y/o sobre polín. de compra estibadora. Se almacena preferiblemente bajo techo.

9 HOJA 9 de 13 Almacenamiento Elemento Identificación Manipulación Embalaje y protección Tubería Se identifica con el Se manipula con No aplica Se almacena No. De OP y orden montacargas y/o sobre polín. de compra estibadora. Se almacena preferiblemente bajo techo. Instrumentación (manómetros) Se conserva la identificación de origen del proveedor Se manipulan manualmente. Se embalan en bolsa plástica (Tipo burbuja de aire) o icopor, en una caja de cartón. Se almacenan bajo techo en estanterías. Accesorios tubería de Se identifica con el No. De OP y orden de compra Se manipula con montacargas y/o estibadora o manualmente de acuerdo al peso. Se embalan en bolsa plástica o costales. Las válvulas dependiendo del tamaño se embalan en caja de cartón. Los accesorios de mayor tamaño se ubican sobre estiba zunchada. Se almacenan en huacales en bodegas bajo techo. Material eléctrico (tableros, cables, tubería eléctrica, conduletería) Se conserva la identificación de origen del proveedor Se manipula manualmente o con montacargas del acuerdo al peso. Se embalan en cajas y/o rollos de madera protegidos con vinilpel. Se almacenan en estanterías bajo de techo. Equipos de los representados Se conserva la identificación de origen del proveedor Se manipula manualmente. Se embalan en el material de origen del proveedor (caja de cartón). Se almacenan en estanterías bajo de techo. Tornillería Se identifica con el No. De OP y orden de compra Se manipula manualmente. Se embalan en costales. Se almacenan en huacales, cajas, estanterías en bodegas bajo techo. Empaques Se identifica con el No. De OP y orden de compra Se manipula manualmente. Se embalan con plástico o cartón corrugado. Se almacenan en estanterías bajo de techo.

10 HOJA 10 de 13 Elemento Identificación Manipulación Embalaje Soldadura Se identifica con el No. De OP y orden de compra Se manipula manualmente. Se embalan en la caja de origen del fabricante (cartón). Almacenamiento y protección Se mantiene bajo techo lejos de condiciones de humedad y a temperatura ambiente determinada por el proveedor 4.8 Equipos y Herramientas para dar de baja. El Asistente de Inventarios elabora una relación detallada de los elementos para dar de baja, cita a reunión en la bodega de Bogotá a: Gerente Administrativo y Financiero, Líder HSEQ, Líder de Compras y Asistente de Inventarios, posteriormente hace el levantamiento de un acta la cual firman las personas involucradas y mediante esta se formaliza el proceso de dar de baja. Los elementos para dar de baja son: Obsoletos: Son todos aquellos bienes que aunque se encuentren en buen estado físico y mecánico han quedado en desuso debido a los adelantos tecnológicos. Inservibles: Son todos aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos, o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico y/o mecánico. Si se requiere por la especificación de los elementos alguna revisión adicional técnica o comercial se solicitará previamente a la baja de los elementos y el reporte queda como soporte de la baja de los mismos. Estos equipos, herramientas y repuestos (obsoletos e inservibles) se dan de baja en Bogotá y planta Cali. 4.9 Clasificación de elementos para dar de baja. Los elementos se clasificarán agrupándolos separadamente, teniendo en cuenta su composición de la siguiente manera: Metales, Combustibles, Inflamables Comercialización de artículos dados de baja: El Líder de Compras ejecuta los siguientes pasos: a) Invita a posibles compradores para que oferten por el paquete completo durante un periodo determinado. b) Recibe ofertas en sobre cerrado. c) Cita al Gerente Administrativo y Financiero para abrir en su presencia los sobres que contienen las ofertas. d) Se le adjudica a la mejor oferta.

11 HOJA 11 de 13 e) Se hace entrega del paquete de acuerdo al acta referenciada en el numeral 4.7. f) El comprador debe entregar a Colmaquinas S.A. la certificación de buen manejo de residuos Equipos para trabajo en altura (arnés, eslinga, líneas de vida, tie off). Estos equipos se dan de baja en plata Cali y Bogotá, ejecutando los siguientes pasos: a) Solicitar al Líder de Compras y/o Asistente de Inventarios el número consecutivo de acta para dar de baja. b) Separar las piezas por tipo de material: metal, fibras, plástico. c) Depositar cada material en los recipientes establecidos: residuos peligrosos, ordinarios o chatarra según aplique. d) Invitar a posibles compradores y/o proveedores para la disposición final de los residuos peligrosos según aplique. e) Adjudicar a la mejor oferta. f) Pesar. g) Hacer levantamiento de un acta donde firmen todos los involucrados. h) Archivar el acta firmada y los documentos soporte por parte del Asistente de Inventarios en la respectiva AZ. 5 LISTADO REGISTROS CÓDIGO TITULO COL-F010 COL-F027 COL-F030 COL-F036 COL-F047 COL-F048 COL-F055 COL-F056 COL-F095 COL-F100 COL-F171 COL-F172 COL-F197 Listado Maestro de Equipos y Herramientas Solicitud de Materiales y/o Servicios Devolución de Materiales Vale de Salida Pedido de Cliente Generación de Códigos Tarjeta de Control de Herramientas, Equipos y EPP Transferencia de Equipos, Herramientas y Consumibles Entrada de Almacén Orden de Salida de Planta Salida de Mercancía Factura de Venta Transferencia de Stock

12 HOJA 12 de 13 ANEXO 1 El código de los materiales nos permite identificarlos fácilmente dentro del sistema contable y la bodega de inventarios. 1- Cuando se solicita crear un código de material con el formato Generación de código COL-F048, se verifica en el listado Maestro de Códigos de Inventario el cual es controlado y mantenido por el Líder de Compras, Si este material no existe en el listado maestro se procede a hacer la creación del código, para lo cual se tiene encuentra el nombre del proveedor y la descripción especifica del material Casa Matriz: Se denomina al nombre del Proveedor o Fabricante Construcción del Código: C CAÑUELA ¾ X 1 MTS FOIL CONSECUTIVO ALFABETICO DEL NOMBRE DEL PROVEEDOR CALORCOL CONSECUTIVO POR ORDEN DE INGRESO AL SISTEMA DE CODIFICACION C CONCECUTIVO POR DESCRIPCION DEL PRODUCTO CAÑUELA ¾ X 1 MTS FOIL 2- Una vez ubicado, se procede a ubicar por orden consecutivo de la descripción de materiales del mismo CÓDIGO C C C C C DESCRIPCIÓN CAÑUELA ¾ X 1 POLIURETANO CAÑUELA 2 X 2 C FOIL POLIURETANO CAÑUELA 1/2 X 1 X 1LIENCILLO CAÑUELA ¾ X 1 MTS FOIL CAÑUELA 1 X 1 X 1 MTS LIENCILLO 3- Ubicados los materiales, se determina el material que este por debajo o por encima del nuevo producto en cuanto a las características técnicas. Para este caso esta por debajo del código C107007

13 HOJA 13 de 13 Nota: Los equipos y herramientas se codifican de la siguiente forma: XX-YYYYYYYYY Donde: XX: Primeras dos primeras letras iniciales del fabricante. YYYYYYY: Serial del equipo.