Caracterización del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

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1 Página 1 de 9 OBJETIVO DEL PROCESO Adquirir los bienes, insumos, materiales y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades propias en los diferentes procesos de nuestra Universidad. Inicia Recepción de la Solicitud del Bien y/o Servicio ALCANCE Termina Mejora Continua RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Desarrollo Política de Calidad Elaboración del Plan Operativo Plan Operativo Estado Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos) P Plan de Bajas Inventario Elaboración de Plan de Compras Líder del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Proyección del Plan de bajas Proyección del inventario de Recurso Físico y Apoyo Logístico Adquisición de bienes y servicios Manual de Calidad Plan de Compras Sistema Integrado de FAC-23 Planificación, control y Seguimiento al Sistema de de la Calidad Identificación de necesidades Solicitud de Recursos del Talento Humano

2 Página 2 de 9 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan Operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Plan de bajas aprobado Ejecución del plan operativo Ejecución Plan de bajas aprobado Inventario Informes de avance del Plan Operativo Plan Operativo ejecutado Plan de bajas ejecutado Todos los procesos Inventario aprobado Solicitudes y requerimientos Estudio de conveniencia Constancia de cumplimiento H Selección de proveedores Registro de proveedores Aprobación y/o desaprobación de cotización. Trámite de la Compra Líder del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Inventario actualizado Proveedores seleccionados Listado de proveedores Presupuestal y de Pagos Todos los procesos

3 Página 3 de 9 Verificación del ingreso de los bienes y/o prestación del Servicio. Legalización de la orden de compra y/o prestación del servicio. Registro de comprobante de entrada de elementos a almacén, comprobante de salida de almacén, Acta de Recibo de Bienes y Servicios(actas inicio, parciales o finales de entrega) Verificación del requerimiento de Bienes y Servicios y del estudio de conveniencia Informe de Evaluación de proveedores Todos los procesos Solicitudes y requerimientos Estudio de conveniencia Registro de la orden de compra y de prestación de servicios Nacionalización de bienes importados. Entrega del bien y/o prestación del servicio. Respuesta de solicitudes (aprobadas) Copia de entrega del archivo plano Orden de Compra- Venta aprobada Orden de prestación de servicios aprobada Presupuestal y Contable Todos los procesos Aseguramiento de Bienes. Verificación del pago de salud y pensión Archivo para pago de ordenes de prestación de servicio Evaluación de proveedores Pólizas de seguros contra todo riesgo (bienes de consumo no se aseguran)

4 Página 4 de 9 Presupuestal y de Pagos Recursos asignados H Tramite de ordenes de compra-venta para pago Trámite de contratos para pago. Proyección de ordenes de compra-venta para pago Proyección de de contratos para pago Asesoría jurídica Asesoría jurídica del Talento Humano Infraestructura y Logística Documental Elaboración y revisión ordenes de compraventa Elaboración y revisión contratos Personal administrativo asignado Recursos físico y tecnológicos adecuados y asignados Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del. Directrices de la documentación Plan de Auditorias Internas V Modificaciones y elaboración final de la orden como del contrato Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Elaboración de documentación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Análisis de informes de Auditorias Legalización del contrato Informes Documentos aprobados para validación Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Presupuestal y Contable Adquisición de Bienes y servicios (Alta Dirección) Documental EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Grupo de Riesgos actualizados y Control Interno Mejoramiento controlados Control Interno

5 Página 5 de 9 Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) Instrumentos de seguimiento y medición del proceso Seguimiento y control de los riesgos Identificados y valorados Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas. Elaboración de los planes de mejoramiento Plan de mejoramiento elaborado EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los procesos A Toma de acciones correctivas Toma de acciones preventivas Grupo de Mejoramiento Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora Control Interno Control Interno CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Planes operativos Mediante la Revisión del contenido del plan Operativo para la vigencia Líder de Adquisición de Bienes y servicios Tres veces al año FDE-02 Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos

6 Página 6 de 9 PAD-01 Compras Requerimientos GAD-02 Diligenciamiento del Formato de Requerimientos Permanente FAD-02 Requerimiento de Bienes y Servicios Controles en las actividades Permanente FAD-22 Orden de Prestación de Servicios FAD-26 Control del Bien y/o Prestación del Servicio Ordenes de compraventa PAD-01 Compras FAD-06 Orden de Compra - Venta Controles a las salidas Entrega de los bienes y servicios PAD-01 Compras permanente FAD-09 Comprobante de Entrada de Elementos a Almacén FAD-10 Comprobante de Salida de Almacén FAD-11 Acta de Recibo de Bienes y Servicios

7 Página 7 de 9 RECURSOS TALENTO HUMANO Líder del proceso Asistente de Contratación Técnico Administrativo Auxiliar de Contratación Auxiliar de Almacén Técnico de Contratación INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Planta Física Equipos de Oficina TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, spark, entre otros)

8 Página 8 de 9 REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público 7.4, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5 Ley 30 de1992, 28 diciembre de 1992, El Congreso de Colombia. Ley 734 de 2002, 5 de Febrero de Congreso de Colombia Ley 174 de 1.994, 22 de diciembre, Congreso de Colombia. Ley 594 de Julio 14 de 2000, Congreso de Colombia. Acuerdo 002, 12 de Enero de 2007, Consejo Superior de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 065, 10 de Agosto de Consejo Superior de la Universidad de Pamplona. Resolución 024, 13 de enero 2003, Rector Universidad de Pamplona. Resolución 1221, 19 de Septiembre de Rector Universidad de Pamplona. NTC ISO NTCGP 1000:2009 Resolución 1273, 22 de Octubre de Rector Universidad de Pamplona. Resolución 1956, 5 de Diciembre de Rector Universidad de Pamplona. Resolución 0009, 18 de Febrero de Consejo Nacional de Estupefacientes. Resolución 0007, 1 de Diciembre de Consejo Nacional de Estupefacientes. Resolución 0001, 30 de Enero de Consejo Nacional de Estupefacientes. Resolución 0012, 30 de Mayo de Consejo Nacional de Estupefacientes. Resolución 453, 5 de Abril Rector Universidad de Pamplona. Resolución 453 de Abril 5 de 1999, Rector Universidad de Pamplona Decreto 624 de 1989, 30 de Marzo, El Presidente de la República. Decreto 1280 de 1.994, 22 de junio, Gobierno Nacional Decreto 2685 de 1999, 28 de Diciembre, El Presidente de la República.

9 Página 9 de 9 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos FORMATOS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Construccion de una Cultura de Planeacion