Carlos Ariel Alzate Molina. Gustavo Alexander Gallego Álvarez. Gestión del Conocimiento 1

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1 Gestión del Conocimiento 1 Gestión del Conocimiento 1 Carlos Ariel Alzate Molina Alzate943@hotmail.com Gustavo Alexander Gallego Álvarez Alex6993@gmail.com 1 Artículo presentado para optar al título de Contador Publico, Facultad de Ciencias Empresariales, Universidad de San Buenaventura Seccional Medellín, Asesor Profesor Juan Guillermo Saldarriaga Rios.

2 Gestión del Conocimiento 2 Resumen Este documento tiene como fin principal acercar a los lectores a la definición de lo que se conoce como gestión del conocimiento o gerencia del conocimiento, un concepto que resulta desconocido para muchos pero que realmente está presente dentro del ambiente laboral diario. En principio se explora la definición del término conocimiento mediante la opinión de diferentes autores evidenciando la diversidad de pensamiento de cada uno de ellos para finalmente concluir que este es una capacidad del ser humano que se puede adquirir de diferentes maneras; posterior mente se hace una aproximación a lo que se conoce como gestión del conocimiento o gerencia del conocimiento citando las opiniones textuales de varios autores y de algunos líderes empresariales que aplican este tipo de procesos en las organizaciones que dirigen tales como: Macintosh, Ann, de "Position Paper on Knowledge Management", Artificial Intelligence Applications Institute, University of Adinburgh. O, Sir John Browne Steely, de la revista Harvard Business Review del año 1997; entre otros. Luego se concluye con una opinión del término después de analizar las diferentes apreciaciones de dichos autores. Finalmente nos centramos en un documento publicado por la universidad ICESI de la ciudad de Cali basado en una presentación del conferencista Diego Naranjo, el cual afirma que la Gestión del Conocimiento se debe basar en procesos y que existen unos factores claves los cuales son indispensables para llevar a cabo una adecuada gestión del mismo, estos son: Procesos, Estructura Organizacional, Gente, Sistemas de Reconocimiento, Sistemas de Información, Liderazgo y Cultura.

3 Gestión del Conocimiento 3 Palabras clave Conocimiento: es una capacidad humana personal que se puede adquirir a través de la experiencia vivida mediante la percepción de nuestros sentidos. Gestión del Conocimiento: es la disciplina que utilizan las personas, equipos y organizaciones enteras para crear colectivamente y de manera sistemática, compartir y aplicar conocimientos, logrando mejor sus objetivos. Estrategia: es el conjunto de acciones que se implementarán en un contexto determinado con el objetivo de lograr el fin propuesto. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Creatividad: es el proceso de presentar un problema a la mente con claridad (ya sea imaginándolo, visualizándolo, suponiéndolo, meditando, contemplando, etc.) y luego originar o inventar una idea, concepto, noción o esquema según líneas nuevas o no convencionales. Supone estudio y reflexión más que acción. Innovación: es un concepto que nos ayuda a entender y estudiar el proceso de introducción de novedades en los productos, los procesos productivos, la organización de la producción o de la comercialización.

4 Gestión del Conocimiento 4 Abstract This document is primarily aimed at bringing readers to the definition of what is known as knowledge management, a concept that is unfamiliar to many but it really is present in the daily work environment. In principle we explore the definition of knowledge by different authors view showing the diversity of thought of each of them to finally conclude that this is a human capacity that can be purchased in different ways; later mind becomes an approximation to what is known as knowledge management text citing the opinions of various authors and some business leaders to apply these processes in the organizations running such as: Macintosh, Ann, "Position Paper on Knowledge Management", Artificial Intelligence Applications Institute, University of Adinburgh. O, Sir John Browne Steely, of the Harvard Business Review in 1997, among others. Then we conclude with a review of the term after analyzing the different findings of these authors. Finally we focus on a document published by the University ICESI of Cali based on a presentation of the speaker Diego Naranjo, which states that knowledge management should be based on processes and that there are some key factors which are necessary to carry out proper management of it, these are: Processes, Organizational Structure, People, Recognition Systems, Information Systems, Leadership and Culture.

5 Gestión del Conocimiento 5 Keywords Knowledge: is a personal human capacity that can be acquired through the experience with the perception of our senses. Knowledge Management: is the discipline used by individuals, teams and entire organizations to collectively create and systematically, share and apply knowledge, achieving better targeted. Strategy: The set of actions to be implemented in a given context in order to achieve the intended purpose. Process: set of interrelated activities or interacting which transforms inputs into outputs. Creativity: is the process of presenting a problem with clarity of mind (whether imagining, visualizing, supposing, meditating, contemplating, etc...) And then create or invent an idea, concept, idea or scheme as new lines or conventional. It involves study and reflection rather than action. Innovation: is a concept that helps us to understand and study the process of introducing innovations in products, production processes and the organization of production or marketing.

6 Gestión del Conocimiento 6 Introducción La gestión del conocimiento es un tema que ha sido abordado por muchos en los últimos tiempos, este se ha convertido en un aspecto relevante en las organizaciones de hoy, pues contribuye a que sean mas competitivas y que a la vez mantengan en su interior los conocimientos generados por cada uno de sus colaboradores a través del tiempo. Dentro de este contexto, en el presente documento abordaremos el tema partiendo de la definición de conocimiento, el cual se debe entender de forma clara para abordar con precisión como se da su gestión; de acuerdo a la definición de Harlan Cleveland (1985) el conocimiento es la información organizada, interiorizada por uno, integrada con todo lo que se conoce, desde la experiencia, el estudio o la intuición y por lo tanto es útil para guiar la vida y el trabajo, mientras que para Alejandro Pavez (2000), este es las creencias cognitivas, confirmadas, experimentadas y contextuadas del conocedor sobre el objeto a conocer, las cuales estarán condicionadas por el entorno, y serán potenciadas y sistematizadas por las capacidades de dicho conocedor, las que establecen las bases para la acción objetiva y la generación de valor. Desde estos dos puntos de vista encontramos que el conocimiento se puede dar entonces de dos maneras : tacita y explicita, lo que implica básicamente que el primero es interiorizado por la persona y tiene carácter subjetivo, mientras que el segundo se da estructuradamente, esta documentado y es objetivo en la mayoría de los casos; pero si hablamos de la gestión del conocimiento en las organizaciones, lo ideal es que es estos dos tipos de conocimiento estén articulados entre si, es decir, que el tácito se vuelva explicito para que pueda ser documentado y utilizado para la innovación y desarrollo de nuevos procesos, productos y servicios. La gestión del conocimiento incluye un proceso de consecución del mismo utilizando diferentes métodos y que ayudan a materializarlos dentro de las organizaciones, tal como lo expresa Nonaka (2000) al decir La gestión de conocimiento organizacional debe entenderse como la capacidad orgánica para generar nuevos conocimientos, diseminarlos entre los miembros de una organización y materializarlos en productos, servicios y sistemas. Esta es la clave del proceso a través del cual las empresas innovan. Y no solo se mostrara esta definición si no la de otros autores u organizaciones tales como: Quintas, Paul; Lefrere, Paul; Jones, Geoff; Macintosh, Ann; Ron Young, CEO / CKO conocimiento Associates International; Sir John Browne Steely, BP,

7 Gestión del Conocimiento 7 Harvard Business Review, 1997; GlaxoSmithKline; West Midlands Observatorio Regional, Reino Unido; los cuales nos ayudaran a entender en un contexto global lo que significa realmente la gestión del conocimiento y como se puede utilizar para contribuir al mejoramiento continuo de los procesos en cualquier tipo de organización que la implemente. Además concluimos que la gestión del conocimiento esta relacionada con un nuevo concepto de conocimiento dentro de las organizaciones de hoy, es el llamado capital intelectual definido como la suma de todo lo que saben las personas de una determinada organización, lo que representa una ventaja competitiva en el medio en que desarrolla su actividad económica y que por lo tanto es intangible y difícil de medir. Es en síntesis el conocimiento que se puede convertir en ganancias para la empresa (Sullivan 1998).

8 Gestión del Conocimiento 8 Gestión o Gerencia del Conocimiento Para poder desarrollar el tema de Gestión del Conocimiento o Gerencia del Conocimiento es indispensable definir qué se entiende por el término de conocimiento, algunos autores lo definen como información organizada, interiorizada por uno, integrada con todo lo que se conoce, desde la experiencia, el estudio o la intuición y por lo tanto es útil para guiar la vida y el trabajo Harlan Cleveland (1985); otra definición es las creencias cognitivas, confirmadas, experimentadas y contextuadas del conocedor sobre el objeto a conocer, las cuales estarán condicionadas por el entorno, y serán potenciadas y sistematizadas por las capacidades de dicho conocedor, las que establecen las bases para la acción objetiva y la generación de valor Alejandro Pavez (2000). Podemos concluir que el conocimiento es una capacidad humana personal que se puede adquirir a través de la experiencia vivida mediante la percepción de nuestros sentidos; esta se divide en: conocimiento tácito y conocimiento explicito, el primero es todo el conocimiento que tiene las personas en la cabeza pero es difícil de explicar porque gran parte de él es subjetivo, para que este tipo de conocimiento pueda ser bien aprovechado por la organización se debe expresar de manera explícita, para que pueda ser comprendida por cualquier persona de la empresa, y el segundo es el conocimiento estructurado dentro de la empresa, es aquel que se encuentra expresado en algún medio y tiene un significado comprensible por cualquier persona. El conocimiento explicito se encuentra reflejado en los manuales de procedimientos o de funciones, etc. El conocimiento explicito es todo el saber aprendido y documentado para que pueda ser entendido por más personas. Una vez definido el término conocimiento pasamos a desarrollar el tema, iniciamos este con algunas definiciones de autores: "Gerencia del Conocimiento es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades." Quintas, Paul; Lefrere, Paul; Jones, Geoff, "Knowledge Management: a Strategic Agenda", Long Range Planning, Vol. 30, No. 3, pp. 385 a 391, 1997, Elsevier Science Ltd.

9 Gestión del Conocimiento 9 "La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales." Macintosh, Ann, "Position Paper on Knowledge Management", Artificial Intelligence Applications Institute, University of Adinburgh, Marzo, "Gestión del Conocimiento es la disciplina que utilizan las personas, equipos y organizaciones enteras para crear colectivamente y de manera sistemática, compartir y aplicar conocimientos, logrando mejor sus objetivos" Ron Young, CEO / CKO conocimiento Associates International "La mayoría de las actividades o tareas no son eventos únicos muchas veces se hacen de manera repetitiva: como la perforación de un pozo o llevar a cabo una transacción en una estación de servicio, por lo general hacemos las mismas actividades muchas veces; es por esto que nuestra filosofía es muy simple:.. Cada vez que hacemos algo nuevo, debemos hacerlo mejor que la última vez Sir John Browne Steely, BP, Harvard Business Review, "Las capacidades de las comunidades dentro de una organización capturar el conocimiento que es fundamental para ellos, constantemente mejorar y ponerlo a disposición de la manera más efectiva a aquellos que lo necesitan, por lo que se puede explotar de forma creativa para agregar valor como una parte normal de su trabajo GlaxoSmithKline. "La gestión del conocimiento proporcionará destacada colaboración y la asociación de trabajo. Con ello se garantizará que las regiones maximicen el valor de sus activos de información y conocimiento y que ayude a sus ciudadanos a usar su creatividad y habilidades mejor, dando lugar a una mayor eficacia y una mayor innovación". West Midlands Observatorio Regional, Reino Unido.

10 Gestión del Conocimiento 10 "Reconocemos que nuestro activo más importante son las personas y sus conocimientos. Entendemos que la gestión del conocimiento (KM) como el cultivo de un entorno en el que la gente está dispuesta a compartir, aprender y colaborar juntos conducen a una mejora". Mejoramiento de los Servicios de Cuidado de Asociación (PIEE) Podemos concluir de estas definiciones que la Gestión o Gerencia del Conocimiento es la estrategia que utilizan las organizaciones para lograr que esta permanezca en la organización y no en personas; es decir, que el saber hacer (know how) de la organización no recaiga en cabeza de personas sino de procesos, permitiendo que el capital intelectual de la organización aumente, logrando generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, y evitando que las personas sean indispensable en la organización, logrando minimizar sustancialmente el impacto negativo que se genera cuando un empleado no asiste a la organización por cualquier motivo. Para llevar a cabo la Gestión o Gerencia del Conocimiento en una organización es indispensable que esta trabaje por procesos, es decir que la responsabilidad de determinada tarea no recaiga en personas sino en procesos, Brooking Edvinsson, Steward y Euroforum, son autores que nos han suministrado factores claves de aplicación para la Gestión o Gerencia del Conocimiento en las organizaciones. Para desarrollar los factores claves de conocimientos nos apoyaremos en la investigación publicada por la Universidad ICESI, del conferencista Diego Naranjo, este conferencista nos

11 Gestión del Conocimiento 11 indica 7 factores claves que debe tener en cuenta las organizaciones para crear una adecuada cultura del conocimiento, estos factores son: 1. Procesos Las organizaciones deben procurar que sus actividades se encuentren en cabeza de procesos y no de personas, esto se hace a través de: Conectar gente con gente con conocimiento. Conectar gente con información. Facilitar conversión de información a conocimiento. Encapsular conocimiento para facilitar transferencia. Diseminar conocimiento. 2. Estructura organizacional Se debe procurar que la estructura organizacional de las instituciones no sea de manera vertical si no horizontal, esto se logra con: Equipos de trabajo Grupos de trabajo Comunidades de práctica 3. Gente Se debe concientizar a los empleados de la organización de la importancia que tienen estos en ella, debido a que son ellos los que conforman una organización, es por esto que es de vital importancia que estos interioricen esto. Adicionalmente se debe velar porque exista un adecuado relacionamiento interpersonal entre estos. La gestión de conocimiento con la gente se hace:

12 Gestión del Conocimiento 12 Demostrando que no se crea conocimiento sin gente. Con modelos de competencias implantados y utilizados para la gestión cotidiana. Con confianza (especialmente la percepción de qué gano si comparto mis conocimientos). Promoviendo el trabajo en equipo. Generando motivación hacia el conocimiento. 4. Sistema de Reconocimiento Se debe establecer una política clara de incentivos que motive a las personas a generar y compartir conocimientos. Esto se hace buscando estrategias que generen Gestión del Conocimiento con sistemas de reconocimiento, algunos de estos sistemas son: Que se reconozca contribución al conocimiento Reconocimiento de que conocimiento está ligado al ego Reconocimiento por: Nuevas o mejores competencias o conocimiento relevante. Asumir nuevos proyectos o responsabilidades Desarrollar colegas. Destacarse como experto en un tema o competencia (mejor práctica). 5. Sistemas de Información El éxito de la implementación de la Gestión de Conocimiento radica en poseer un excelente sistemas información, el cual les permita a las personas acceder a esta de una manera rápida y oportuna.

13 Gestión del Conocimiento 13 La Gestión del Conocimiento desde los sistemas de información se hace: Con el conocimiento capturado, compartido, creado. A través de la conversación. A través de relaciones estimulantes para la transferencia de conocimiento. 6. Liderazgo Es de suma importancia el compromiso de la alta gerencia en la implementación de la Gestión del Conocimiento, para esto es necesario que los líderes de la organización, contribuyan con: Convertirse en soporte a la gestión de conocimiento. Dar ejemplo. Generando un alto nivel de confianza en empleados. Teniendo la convicción de que conocimiento es apalancador de resultados. 7. Cultura Este el último factor clave y el más importante, debido a que la organización debe adoptar una cultura que trabaje día a día por fomentar la Gestión o Gerencia del Conocimiento en todos sus procesos y personas.

14 Gestión del Conocimiento 14 Conclusiones Es importante administrar los conocimientos generados dentro de las organizaciones para garantizar su permanencia dentro de las mismas por largos periodos de tiempo, lo que contribuye significativamente a que se genere valor agregado en el desarrollo de sus operaciones. Generar motivación dentro de los empleados ayuda a que estos compartan de una mejor manera sus conocimientos con los demás y a que día a día generen mas, los cuales sirven de base para crear nuevos procedimientos o mejorar los existentes. La gestión del conocimiento es de vital importancia para cualquier organización porque garantiza que todos los procesos se puedan llevar a cabo en el momento que sea necesario, aún si por cualquier razón, no se cuenta con el personal que normalmente los realiza. También es importante que exista una buena gestión del conocimiento porque, al darse a conocer los métodos y especificaciones de los procesos, se pueden implementar mejoras de acuerdo al aporte que cada empleado pueda brindar, ya sea por su conocimiento o por experiencias vividas en otras organizaciones. Otra ventaja de la gestión del conocimiento es que el aprendizaje de los métodos y características para los nuevos empleados se hace más ágilmente y de manera más organizada y no dependiendo del conocimiento exclusivo de algunos empleados que son los únicos que conocen el proceso. Una adecuada gestión del conocimiento facilita la innovación, porque siempre se contara con los procesos actualizados, lo que permite incluir cualquier modificación en el menor tiempo posible, aumentando la eficacia y efectividad de los mismos y contribuyendo a que el capital intelectual de las organizaciones se mantenga en constante crecimiento.

15 Gestión del Conocimiento 15 Referencias Mendoza, M. (2011). La gestión del conocimiento y el capital intelectual como base fundamental de las organizaciones inteligentes. Gestión y Sociedad, 4 (1), Arias, L., Portilla, L., Villa, C. (2007). Gestión del Conocimiento: el triunfo de los intangibles. Scientia et Technica, (35), Atehortua, L. (2006). La gerencia del conocimiento y las competencias. Revista Quid 2006, (7), Arango, M., Gil, H., Pérez, G. (2007). Aspectos prácticos de la gestión del conocimiento y la innovación aplicada a las empresas. Medellín, Colombia: Universidad Nacional de Colombia. Qué es la gestión del conocimiento? Cómo puede potenciar la toma de decisiones estratégicas y de gestión en una empresa? (2001). Recuperado el 12 de diciembre de 2011, de Introducción Conceptual a la Gestión del Conocimiento. (2011). Recuperado el 12 de diciembre de 2011, de Modulo V: como aplicar la gestión del conocimiento a la empresa. (2010). Recuperado el 12 de diciembre de 2011, de Definición de Gestión del Conocimiento (2005). Recuperado el 12 de diciembre de 2011, de ge-management-online.com/definition-of-knowledge-management.html La Gestión del Conocimiento en las Organizaciones. (2000). Recuperado el 12 de diciembre de 2011, de