CÓDIGO: PD-P07 PROCESO: PROMOCIÓN DEL DESTINO VERSIÓN: 01 PROCEDIMIENTO: PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ FECHA:
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- Estefania Herrera Godoy
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1 OBJETIVO DEL Posicionar a Bogotá como destino turístico mediante acciones promocionales y de divulgación basadas en el comportamiento del mercado nacional e internacional para motivar y dinamizar los flujos turísticos hacia la ciudad ALCANCE DEL Inicia en el análisis de la situación de mercado turístico para Bogotá y finaliza en la evaluación de las acciones promocionales adelantadas. 2. GLOSARIO: AGENCIA DE PUBLICIDAD: empresa cuya función primordial es brindar servicios en el área de comunicaciones, principalmente en el campo de la publicidad. AGENCIA CREATIVA: agencia de publicidad que elabora un mensaje y la forma de persuadir al consumidor a comprar un producto. AGENCIA BTL: tipo de agencia de publicidad que adelanta actividades no convencionales para cautivar al cliente objetivo. ALTA TEMPORADA: Época del año de mayor afluencia turística; por lo general los precios de los servicios turísticos son más altos, para compensar las bajas temporadas. ATRACTIVOS TURÍSTICOS: son aquellos bienes tangibles e intangibles que posee un destino y que constituyen la principal atracción para un turista. AUTORIDAD DE TURISMO: es la entidad o dependencia gubernamental, del orden nacional o territorial, a la que compete fijar y ejecutar la política de turismo. BRIEF: Descripción detallada de los requisitos de la campaña, plan o pieza promocional que se solicita a la agencia creativa, central de medios o diseñador. CAMPAÑA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA: herramienta que pretende influir en el comportamiento de turistas actuales y potenciales generando una decisión de viaje hacia un destino específico. CENTRAL DE MEDIOS: empresas que brindan servicio especializado de análisis, planeación y contratación de medios. MERCADEO TURÍSTICO: Confluencia de la oferta y demanda turísticas. Conjunto de técnicas y acciones relativas a la transferencia y venta de servicios turísticos del productor al consumidor del producto turístico. MERCADO OBJETIVO: es un segmento seleccionado por la organización para atenderlo y al cual se deben dirigir todos los esfuerzos del marketing y la promoción. OFERTA TURÍSTICA: conjunto de bienes intangibles y tangibles y de servicios turísticos efectivamente ofrecidos al turista. POSICIONAMIENTO: desarrollo de un producto o destino turístico a través de un marketing mix, para ocupar un, para ocupar un lugar específico dentro del mercado objetivo.
2 PROMOCIÓN TURÍSTICA: producto de las acciones públicas y/o privadas para incrementar el flujo de visitantes e inversionistas en áreas de destino particularmente turísticas. PUBLICIDAD: actividades que permiten presentar un mensaje oral, escrito o visual con respecto de un producto o servicio (turístico) a través de medios masivos o alternativos de comunicación. La publicidad ( advertising ) es una herramienta del mercadeo, utilizada por todo tipo de organizaciones para dar a conocer un determinado mensaje relacionado con sus productos, servicios, ideas u otros, a un grupo objetivo. Es una forma de comunicación impersonal y de largo alcance, pagada por un patrocinador identificado para informar, persuadir o recordar a un grupo acerca de los servicios, ideas, productos u otros que promueve, con el fin de atraer a posibles usuarios, espectadores, compradores o seguidores. PIEZA PROMOCIONAL: Elemento que brinda información turística o que sirve como recordatorio del destino y se dirige a diferentes segmentos de la demanda. REUNION DE TRÁFICO: Reunión periódica para el seguimiento de actividades, particularmente de las agencias de publicidad o de estas con sus clientes o cuentas. TURISMO: actividad socioeconómica generada por el traslado temporal de personas, que por diversos motivos, llegan a un lugar de destino donde realizan actos particulares de consumo. TURISTA: persona que viaja a otro país o lugar distinto de donde reside por un periodo mínimo de una noche y no más de doce meses consecutivos y cuyo principal motivo de viaje es diferente al de realizar una actividad remunerada en el destino o residir en el mismo. 3. CONDICIONES GENERALES El desarrollo del procedimiento de promoción requiere contar con un recurso humano calificado en diferentes áreas relacionadas con el tema, como por ejemplo: personas con conocimiento y experiencia en administración, publicidad, diseño, comunicaciones y turismo. De igual manera, es indispensable contar con los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades, así como establecer estrategias que resulten en una metodología de trabajo que establezca los pasos a desarrollar para la ejecución del procedimiento.
3 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT MERCADEO COMUNICACIÓN CORPORATICA Acuerdos, Políticas, Plan de Desarrollo vigente, Decretos, Directrices, Plan de adquisiciones, Asesorías PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ Documento de plan de trabajo, Pauta publicitaria, Piezas promocionales, Informes de resultados, Plan de mejoramiento RED DE INFORMACION TURISTICA. COMUNICACIONES. PLANEACION CORPORATIVA (ALMACEN). 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto
4 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
5 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
6 6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Actividad No. 1: Solicitar y revisar la estrategia de mercadeo o el plan de mercadeo a fin establecer las acciones que se requieran para determinar una estrategia de promoción que permita un mayor impacto en la venta efectiva de Bogotá como destino turístico Esto implica establecer una estrategia y plan de trabajo con acciones puntuales, fecha de realización y el impacto esperado en las mismas, tales como activaciones, pauta en medios, ofertas especiales, etc. que puedan ser útiles tanto para el operador, agencia de viajes, mayorista como para la motivación del mismo turista. Actividad No. 2: 1. Se reparten responsabilidades en el equipo de acuerdo a cada tipo de acción 2. Se solicita a comunicaciones el diseño de las piezas de todo tipo que se requieren para incrementar el impacto de las acciones de mercadeo y que han sido establecidas en el plan de trabajo de promoción. 3. Se realizan las acciones establecidas en el plan de trabajo tales como: mensajes, ofertas, activaciones, pauta tradicional, free press, distribución de piezas promocionales, etc. 4. Se realiza seguimiento a la estrategia de promoción a través de reuniones de tráfico con el equipo de trabajo para revisar avances. 5. Se generan informes de las actividades realizadas para su análisis Actividad No. 3: Realizar seguimiento al desarrollo de cada una de las actividades realizadas para la promoción turística de la ciudad. ActividadNo.4: Cuando aplique se realizarán acciones correctivas, preventivas y de mejora para el procedimiento de promoción. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El procedimiento de Promoción Turística se basa en el Plan de Mercadeo Turístico definido por el IDT y debe responder a sus mercados y segmentos. Paralelamente debe estar coordinado con las directrices impartidas desde la Alcaldía Mayor en cuanto a conceptos e imagen institucional y a la vez con las decisiones que se toman en el marco de las mesas interinstitucionales de promoción y mercadeo para la ciudad.
7 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD 2. Ejecutar la estrategia de promoción y su plan de trabajo. PRODUCTO Y/O SERVICIO Deficiencia en la operación de la red de información turística en cualquiera de sus canales de información. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Formalidad: Alianzas necesarias para el funcionamiento de los Puntos de Información Turística Físicos y Virtuales de la Red de Información Turística. CORRECCIÓN Revisión permanente del estado actual de las alianzas que permiten el funcionamiento de la red de información. REGISTRO Evidencias (actas, correos, reuniones) Cumplimiento: Información permanente y actualizada a los turistas nacionales y extranjeros. Revisión de la existencia de material promocional y funcionamiento de aplicativos. Mails, Formatos diligenciados, actas. Idoneidad: Equipo responsable en la ejecución de la estrategia. Decisión: Reuniones periódicas con el equipo de trabajo para revisar avances. Definición de perfiles necesarios de acuerdo a la necesidad de la red de información. Realizar una revisión al cumplimiento a los compromisos adquiridos en las reuniones anteriores. Estudios previos. Actas de reuniones.
8 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS PD F13 PD F NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma 11. RECURSOS Instalaciones físicas del IDT. Sistema Integrado de Gestión SIG. Programa PIGA. Aplicativo de Gestión Documental CORDIS. Intranet del IDT. Sistema de Archivo fotográfico SAF.
9 MERCADEO TURÍSTICO DE BOGOTÁ CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Enrique Alvarado Subdirector de Promoción y Mercadeo Enrique Alvarado Subdirector de Promoción y Mercadeo Basilia Peña Vargas Líder Operativo Basilia Peña Vargas Líder Operativo Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Contratista Planeación y Sistemas Ing. Eduardo Navarro Téllez. Coordinador Planeación y Sistemas
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