PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES

Transcripción

1 Página: 1/12 1. Objetivo Estandarizar la metodología de trabajo, para cumplir con la normativa y los tiempos establecidos para realizar correctamente todas las actividades que se desarrollen en procesos que involucren créditos con seguro, correspondiente a seguros de vida, cesantía y desgravamen. 2. Alcance Oficinas, Departamento de Gestión de Capital. 3. Definiciones Seguro Desgravamen BanChile Full (1299) o Fallecimiento o Enfermedades graves o Invalidez o Hospitalización Básico (1080) Fallecimiento Natural o accidental. Seguro Vida BanChile (1300) Fallecimiento natural o Accidental Seguro Cesantía BCI Zenit 3 cuotas (max 14 UF) Siniestros seguro cesantía Corredora Errázuriz & Compañía, Corredora de 4. Descripción de Actividades N Actividad Responsable Descripción 1.- Gestiona Crédito Ejecutivo Comercial 2.- Soporte a crédito con seguros CPO El Ejecutivo gestiona un crédito comercial, el cual, lleva asociado su respectivo seguro. Brinda soporte para ejecución de crédito con seguro en los siguientes casos : Eliminación de pólizas o Error ingreso datos por ejecutivo. o Error sistema y no se pueda

2 Página: 2/12 imprimir póliza. Nuevos Perfiles. Error sistema de enlace con compañía. 2.- Cuadratura de cartera Analista de Desde Skynet se descarga la Planilla crédito con cursados durante el día anterior (D-1). Informes Informe de Colocaciones Créditos con seguro. Se actualiza agregando póliza de seguro la cual se extrae de la página web de la compañía de seguro correspondiente Zenit seguros BCI de cesantía Banchile seguro vida y des gravamen. Valida información con pólizas físicas enviadas por oficinas. UF N Producto Se guarda en forma diaria en disco compartido cartera cuadrada. Si la cartera no está cuadrada se gestiona la solución con el área correspondiente. (Ver anexo 1) Prepago del Crédito 3.- Gestiona Cobros por prepago Analista de seguros Descarga planilla de créditos cancelados desde Skynet con fecha del día anterior (D-1), Informe Informe colocaciones Creditos Cancelados. Valida y actualiza planillas (fecha termino, días no consumidos, % de comisión) Verifica en sistema Skynet con Rut de cada socio que no se encuentren en proceso de Defunción en trámite. Luego Nomina envía estas a corredora de seguros. 4.- Recibe planilla y procesan los pagos Corredora de seguros

3 Página: 3/12 Recibe planilla y procesa los pagos, para luego enviar mail nomina con notas de créditos emitidas a analista de seguros. (Dentro de 15 días). Recibe nomina con notas de crédito, las cuales van llegando durante el mes. Luego se arquea y ajusta planilla de prepago v/s la nómina de notas de crédito. 5.- Recibe y agrupa nomina Analista de Seguro Si existe una diferencia > a X, se devuelve nomina vía mail a corredora para que resuelva diferencia. Si existe una diferencia < a X, se ajustan los montos al valor de la corredora de seguros. Actualiza nomina nombre, Rut y oficina. Envía nomina a oficina correspondientes para que socios retire vale vista de prima no consumida en compañía correspondiente, el cual está disponible para su retiro 10 día hábiles. (Ver anexo 2) Renuncias por seguros 6.- Envió carta de renuncia Ejecutivo Envía carta de renuncia vía correo en formato PDF. 7.- Envía renuncia a compañía Analista de seguros Se adjunta renuncia mediante correo a compañías. 8.- Recibe planilla y procesan los pagos Corredora de seguros Recibe planilla y procesa los pagos, para luego enviar mail nomina con notas de créditos emitidas a analista de seguros. (Dentro de 15 días). 9.- Recibe y valida nómina. Analista de seguros Recibe nómina y Verificar que el número de la propuesta de la renuncia sea la

4 Página: 4/12 misma que se envió a la compañía. Método de revisión mediante el Microsoft Outlook (correo). Por Rut del socio busca la renuncia que se envió, este debe tener el mismo número de propuesta y fecha de cancelación que la compañía nos envía mediante la nómina de renuncias. Envía nomina a oficina correspondientes para que socios retire vale vista de prima no consumida en compañía correspondiente, el cual está disponible para su retiro 10 día hábiles. Cierre Final mes Prepagos y Renuncias 10.- Envía nomina a jefatura Analista de Luego entregar de forma física nomina notas de crédito a jefaturas para validación y firma Valida y firma nomina notas de crédito. Jefe de gestión de capital /Sub gerente de operaciones Valida y firma nomina notas de crédito Recibe nomina notas de créditos y envía Analista de seguros Recibe nómina de notas de crédito y en envía vía mail a contabilidad Recibe nómina y genera nota de crédito Contabilidad Recibe nómina y genera nota de crédito. Pago Seguro a compañía 14.- Información para pago a compañía seguros Corredora de seguros/analista de Corredora una vez al mes envía nomina vía mail de pago correspondiente al mes anterior a analista de seguros, este cruza con cartera cuadrada, luego adjunta nomina pago y devuelve mail con observaciones a corredora. Quien corrige y valida nomina retornándola vía mail Recibe y crea nóminas de seguros para pago. Analista de seguros Una vez que recibe la nómina final por parte de la corredora de seguros, la valida y crea lo siguiente Nómina de seguros de vida Nómina de seguros desgravamen

5 Página: 5/ Valida y firma nómina de seguros para pago. Jefe de Gestión de Capital/Sub gerente de Operaciones Nómina de seguros de gravamen full Nómina de seguros de cesantía Entrega nominas en forma física para validación y firmas. Valida y firma nómina de seguros para el pago Envía nomina para el pago Analista de seguro Envía nomina vía mail a contabilidad y tesorería. (Ver Anexo 3) 18.- Recibe nómina, Genera facturas y paga nóminas de seguros. Contabilidad /Tesorería Contabilidad recibe nómina y genera factura para el pago de comisiones, Luego tesorería paga nómina de seguros. Siniestros 19.- Siniestro Seguro Desgravamen Analista de Seguro Recibe solicitud de siniestro de parte de analista de operaciones. Luego solicita documentación a oficina para hacer efectivo siniestro. (Ver anexo 4) En Skynet con RUT de socio extrae cartera de saldos vigentes asociadas a seguros, enmarca saldo pendiente por cancelar. (Ver anexo 5) Envía mail analista de operaciones para que confirme defunción. Envía Ejecutivo compañía Banchile correo con documentación e informes extraídos desde Skynet Recepciona respuesta de Ejecutivo Banchile y enviar liquidación a contabilidad para validación que pago del seguro se haya realizado Siniestro Seguro Cesantía Analista de Seguro Recibe por parte de ejecutivos de formulario y documentación para hacer efectivo el seguro de cesantía. Envía documentación siniestro a compañía Errázuriz & Compañía.

6 Página: 6/12 El total de la liquidación será transferido directamente a Capual. 5. Áreas involucradas Gestión de Capital Contabilidad Corredora de Tesorería Operaciones 6. Anexos Anexo 1: Créditos con seguros.

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8 Página: 8/12 Anexo 2: Nomina Devolución Prepagos.

9 Página: 9/12 Nomina nota de crédito.

10 Página: 10/12 Anexo 3: Nomina a contabilidad Anexo 4: Documentos para siniestro seguro desgravamen

11 Página: 11/12 Anexo 5: Cartera Saldos Vigentes.

12 Página: 12/12 Control Documental Historia del Documento Nombre del Documento : PRO_SUBOP_CA_07. Creado por : Luis Poblete Romero. Jefe Gestión Capital. Responsable Modificar y : Jefe Gestión Capital. Actualizar este Documento Aprobado por : Subgerente de Operaciones. Fecha de creación : Fecha Última Modificación: : Mecanismos de Difusión. : Correo Comunicaciones/Publicación en Intranet. Almacenamiento. : Físico-Digital. Control de Versiones Versión Fecha de Vigencia Aprobación Puntos modificados Aprobada -- (*) La presente versión substituye completamente a todas las precedentes, de manera que éste sea el único documento válido de entre todos los de la serie. *** Fin del Documento ***