UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CASA CENTRAL

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1 UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CASA CENTRAL 1.-OBJETIVOS PRINCIPALES DEL SERVICIO Proporcionar una seguridad integral a la COMUNIDAD UNIVERSITARIA y sus bienes al igual que sus Visitas, en definitiva toda persona que se encuentre en los recintos o dependencias de esta Casa de Estudios Superiores, a través de una adecuada Vigilancia y aplicación de normas preventivas tendientes a neutralizar los riesgos existentes, tales como la perpetración de ciertos delitos, (robo, hurto, daños, etc.) y considerando además los potenciales riesgos en accidentes. 2.-ORDENES PARA CADA PUESTO Los Porteros de la UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA y los Guardias de GAMA SERVICE, deben desempeñar sus funciones de acuerdo a los requerimientos y enmarcado en las disposiciones legales que regulan las materias propias de la Seguridad Privada, contando para ello con capacitación adecuada donde además se destaca su presentación personal, actuar con criterio y sentido común, trato amable, cordial, detallado en el Perfil del Portero o Guardia USM, aprobado por la DGAF. 3.-UBICACIÓN DE LOS GUARDIAS DEL SERVICIO Los Porteros la UNIVERSIDAD y Guardias GAMA deben desempeñar según el siguiente detalle, tambien etablecido en la Directiva de Funcionamiento presentada al OS10 de la Prefectura de Carabineros Valparaíso. a) Portería Placeres, ubicada en Avda.: Los Placeres Nª 401, funciona los 365 días del año, las 24 horas del día 07:30 a 16:30 hrs. Portero USM 16:30 a 24:00 hrs. Guardia GAMA 24:00 a 07:30 hrs. Guardia GAMA. b) Portería San Luis, ubicada en Calle San Luis S/n, funciona de Lunes a Viernes de 07:30 hrs. a 15:30hrs. Es atendida por un Portero USM. c) Portería España, ubicada en Avenida España Nª 1680, funciona de Lunes a Viernes de 06:30 a 21:30 hrs. Después de ese horario permanece un Guardia en el lugar, para facilitar salida de personas Sábados de 06:30 a 15:00 hrs. Es atendida por Guardias GAMA SERVICE. d) Portería Valdés, ubicada en Calle Valdés s/n, funciona de Lunes a Viernes de 06:30 a 21:30 hrs.y Sábados de 06:30 a 14:30 hrs. Porteros USM de Lunes a Viernes de 07:30 a 16:00 hrs. Sábados de 07:30 a 14:30 hrs.

2 Guardias GAMA de Lunes a Viernes de 16:00 a 21:30 hrs. Lunes a Sabado de 06:30 A 08:00 hrs. e) Portería Diego Portales, ubicada en Avenida Los Placeres s/n, funciona de Lunes a Viernes de 07:30 a 14:00 hrs. Es atendida por Guardia GAMA SERVICE. f) Portería General Bari, ubicada en calle General Bari s/n, funciona de Lunes a Viernes de 06:30 a 20:30 hrs. Es atendida por Guardia GAMA g) Central de Alarmas y Monitores C.A.M., ubicada en el 1er. Piso del Edificio J Es atendida por Supervisores de la Universidad. 4.-OBLIGACIONES DE LOS GUARDIAS Y/O PORTEROS CONTROL DE INGRESO Y PERMANENCIA (aplicable a todas las Porterías) El ingreso al Campus esta reservado exclusivamente a los Profesores, Alumnos y Funcionarios de la Universidad Técnica Federico Santa Maria o a las personas que previamente hayan obtenido la(s) autorización(es) correspondiente. Los accesos al Campus cuentan con un sistema de Camaras Web de Vigilancia remota Control de Ingreso a los Recintos o Dependencias Universitarias Cuando por circunstancias diversas, la identidad de una persona no es reconocida por el Guardia de Seguridad como miembro de la Comunidad Universitaria, a requerimiento de éste, dicho funcionario o alumno tiene la obligación de identificarse para acreditar su calidad respectiva y así poder garantizar la seguridad del recinto Control de personas en horarios no académicos El Control hacia el interior del Campus, en horarios no Académicos, Lunes a Viernes, a partir de las 21:30 hrs., los Sábados a contar de las 13:30 hrs. Domingos, Festivos y Vacaciones es por Memoradun, enviado por el o los Departamentos. Si estos son mensuales, semestrales o permanentes, quedan registrados en Libro para este efecto. El control se realiza previa presentación de su carné o similar que lo acredite como tal. En el caso de la Salas de Estudios, solo muestra su Credencial de la USM o similar, quedando registrado en libro para este efecto (Fecha, Nombre, Rol USM o Rut, Hora entrada, Hora salida) Control al salir de los Recintos o Dependencias Universitarias. El servicio de vigilancia deberá ejercer un control visual de toda persona (en vehículos o a pie) que salga de las instalaciones Universitarias, incluyendo además al personal de las empresas contratistas cuando proceda Control de Personas a Cargo de Contratistas Se entenderá por Contratista a toda persona que efectúe funciones especiales o temporales, y que no pertenezcan a la Universidad. Existen dos clases de Contratistas

3 a) Permanentes: Corresponden a esta categoría los siguientes servicios a modo de ejemplo: Casino, Aseo, Transportes, Jardines y otros, siempre que realicen funciones permanentes. A dichos Trabajadores se le entrega una Credencial con sus datos personales, enumerada, con Codigo de Barra y Logotipo de la empresa a la que pertenece. b) Temporales: Corresponden a personas que realicen trabajos por un tiempo determinado: Ejemplo: Construccion, Mantencion y otros similares. Ambos se controlan mediante nominas de personas, constantemente actualizadas en el procedimiento llamado Control de Contratistas también requieren de autorización escrita para trabajos fuera de los horarios establecidos Al ingresar a los Recintos o Instalaciones Universitarias El Guardia solicitará la Cédula de Identidad, la cual se comparara con la lista entregada anteriormente por el Departamento o Unidad que corresponda. Verificado lo anterior, el Guardia entregará al Contratista Temporal una TARJETA DE CONTROL con la palabra CONTRATISTA y Codigo de Barra, el que quedara registrado en la base de datos implementada, posteriormente el Guardia le permitirá el ingreso. Se canjeara la TARJETA DE CONTROL por la Cédula de Identidad, después de verificar y constatar que no se canjeará una Cédula de Identidad equivocada Control de Visitas y Público en General en horario y/o día no hábil. Se entenderá por Visitas o Público a todas aquellas personas que deban ingresar al Campus por diversos motivos, y que no sean miembros de la Comunidad Universitaria, Trabajadores o Contratistas Control al ingresar al Campus Universitario en horario y/o día no hábil Al ser autorizado el ingreso, el Guardia solicitará la Cédula de Identidad, quedando registrado en el Libro de Ingreso de Personas y posteriormente permitirá su ingreso. El Guardia anotará en el LIBRO DE CONTROL DE PERSONAS, los antecedentes de la Visita Control al salir de la instalación en horario y/o día no hábil. Al salir las Visitas o Personas de la Instalación, se entregara la Cédula de Identidad de la Visita, después de verificar y constatar que no se canjeará una Cédula de Identidad equivocada, para lo cual el Guardia consultará a la Visita sus apellidos, lo que chequeará con la Cédula de Identidad antes de entregarla a su respectivo dueño. Se anotará la hora de salida en Libro de Control de Personas Control de Promotores, Vendedores y Otros El personal de Porterías y/o Guardias controlará el ingreso de todas estas personas, quedando absolutamente prohibido el ingreso de Vendedoras (es) o Promotores Comerciales de cualquier tipo. Los Promotores (as) de Administración de Fondos de Pensiones (AFP) y de las Instituciones de Salud (FONASA e ISAPRES), solo podrán ingresar al Campus a visitar a sus afiliados a contar de las 16:30 hrs., en adelante. En el horario restringido podran ingresar a entrevistarese con el Jefe de Remuneraciones y/o Jefa de Control del Personal.

4 El Ingreso al Campus de las Instituciones Financiaras, Bancarias, Compañias de Seguros,u otros, podran hacerlo debidamente autorizados. Al ser autorizado el ingreso, el Guardia solicitará la Cédula de Identidad del visitante y efectuará las anotaciones respectivas en el LIBRO DE CONTROL DE PERSONAS, al retirarse se efectuará el procedimiento correspondiente Control de Vendedores Ambulantes No se permitirá el ingreso de ningún vendedor ambulante al recinto Universitario sin la debida autorización Control de Vehiculos El Ingreso de Vehiculos particulares al Campus, esta permitido según circular VREA sin ulterior responsabilidad por parte de la Universidad Tecnica Federico Santa María y de Gama Service Ltda., en el evento de producirse algún tipo de siniestro y/o hecho delictual. a) Vehículos de funcionarios El ingreso esta Regulado de acuerdo a la Circular Informativa del de la VREA, permitiendose el estacionamiento de vehiculos particulares de los Funcionarios en el Sitio Bari, de Lunes a Viernes de 06:30 a 20:30 hrs. b) Vehiculos de Alumnos El ingreso esta permitido de Lunes a Viernes, a contar de las 18:00 hrs. hasta las 07:30 hrs., del dia siguiente, los dias Sabados, solo con restriccion cuando se realicen Conciertos en el Aula Magna. Domingos y festivos, sin restriccion. Los alumnos que asistan durante la noche a las Salas de Estudios, Laboratorios u otros, deberan retirar sus vehiculos a las 06:00 hrs. c) Vehiculos de Proveedores Los vehículos que transporten carga de entrega o salida durante el horario laboral, deberán portar al ingresar Factura, Guía de Despacho, Boleta u Orden de Salida firmada debidamente. Los datos personales y patente del movil quedaran registrada en documento diseñado para este efecto. La Zona de descarga es monitoreada por la CAM, para entregar informacion oportuna y asi no exista saturacion de vehiculos en el sector. d) Control de Vehículos de Emergencia El ingreso de los Vehículos de Emergencia (Ambulancias, Bomberos, Carabineros de Chile, Policia de Investigaciones), los autorizará el Encargado de Seguridad Institucional o en su defecto el Supervisor de Turno. 5.- CONTROL DE CORRESPONDENCIA La correspondencia sera recibida directamente en la Oficina de Correspondencia en horario administrativo de Lunes a Viernes entre las 08:00 a 17:00 hrs., fuera de ese horario solo se recibira correspondencia oficial de la Universidad y se hara cargo el Supervisor de turno.

5 6.- LIBROS DE CONTROL Para hacer más expedita y ordenada la información, se ha implementado el Servicio de Seguridad con los siguientes LIBROS y ARCHIVADORES de control: - Libro de Novedades de diferentes Porterias y C.A.M. - Libro de Objetos Perdidos - Libro de Ingreso de Materiales - Libro de Contratistas Temporales - Libro de Horas Extrordinarias - Libro de Instrucciones - Libro de Servicios Generales - Libro de Ingreso a Salas de Estudios - Libro de Autorizaciones Permanentes - Archivador de Memorandun Permanentes - Archivador de Listados de Objetos Perdidos - Archivador de Actividades de actividaes del dia - Archivador de Pedidos a Bodega - Archivador de Salida de personal y Salida de Materieles - Archivador de Planos de La Universidad - Archivador de memorandun de llaves y Empresas Externas. 7.- INSPECCION DE EDIFICIOS Y/O RONDAS POR EL CAMPUS Según horarios preestablecidos, se realizaran inspecciones de edificios del Campus y Rondas, según planilla de rondas para este efecto. o Planilla de Rondas de 07:30 hrs. a 15:30 hrs. o Planilla de Rondas de 16:00 hrs. a 24:00 hrs. o Planilla de Rondas de 24:00 hrs. a 03:00 hrs. Para las Novedades del Campus (oficinas con Puertas, Ventanas Abiertas o luces encendidas y otros) se confeccionan memorandun y estos son enviados a los diferentes Departamentos o Unidades. Para los Domingos y Festivos los edificios del Campus que permanecen cerrados, solo se abriran a solicitud de profesores o funcionarios y alumnos autorizados con Memorandun. Se dejará constancia escrita en el LIBRO DE NOVEDADES de toda la información sobre la ronda efectuada, señalando claramente la hora de inicio y término ENCENDIDO DE LUCES DEL CAMPUS Horario de Invierno 17:45 hrs., app. Horario de Verano 19:45 hrs., app. Las Luces estrategicas deberan quedar encendidas hasta el alba, las que seran apagadas por el Guardia de Ronda, según la estacion del año (Invierno o Verano). Las Luces de las Porteria España, San Luis, Valdes y Portales, deben de permanecer Encendidas, durante la noche por la CCTV y se apagaran al alba. Se debe de tener por parte de los Srs. Guardias un acabado conocimiento de los Interruptores del Tablero electrico del edificio M, antes de accionarlos.

6 9.- PAUTA DE ACTIVIDADES DIARIAS De Lunes a Viernes se recibe informacion diaria de eventos que desarrollan diferentes departamentos o unidades, esta es recopilada por el Sr. Encargado de Seguridad Institucional, y entregada al Supervisor del Turno Nocturno quien la transcribe a la Pauta de Actividades Diarias, la que es entregada antes de las 07:00 hrs., del dia siguiente para ser distribuido al Personal de la diferentes Porterias, Ronda y Estacionamiento Bari. Este documento se envia a traves de de al Sr. Encargado de Seguridad Institucional, al Jefe de Servicios del Campus y a Oficina de Informaciones DE LOS ACCIDENTADOS a) LOS ALUMNOS que se encuentren en esta situación, entre las 08:00 hrs. y 18:30 hrs., serán derivados al Policlínico Sansanito una vez realizado el chequeo medico, si lo amerita serán derivado a un Centro Asistencial Publico. Si ocurriera el accidente después de esta hora, se derivara a un Centro Asistencial Publico, y se confeccionara un memorandun dirigido al Departamento de Relaciones Estudiantiles, señalando la fecha, hora, lugar del accidente, Nombre, RUT, Rol USM y Teléfono de contacto si lo tuviese, se le informara al alumno que debe de retirar dentro de 48 hrs. el documento Relacionado con el Seguro Escolar en el Policlínico Sansanito. Los Alumnos (por ahora) en todo horario serán derivados al Hospital Van Buren en Valparaiso y Gustavo Frcke en Viña del Mar. b) LOS FUNCIONARIOS USM, que se encuentren en esta situación en horario de trabajo o en el trayecto de ida o regreso a sus domicilios, serán derivado a un Centro Asistencial según convenio (ACHS). De esto se informara por escrito al E.S.I. y al Departamento del Personal. c) LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS EXTERNAS, permanentes o temporales, serán derivadas a un Centro Asistencial o Mutual de Seguridad, según convenio. De esto se informara por escrito al Jefe de los Servicios del Campus y al Prevencionista de Riesgos. En caso que el accidente, ocurriera en dependencias o Laboratorio de algún Departamento debe solicitarse la ayuda al Citófono de Emergencia DETECCION DE ARTEFACTOS EXPLOSIVOS Cuando se detecta un artefacto explosivo en alguna dependencia de la Instalación o un elemento que merezca sospechas, no debera de moverse ni tocarlo. Las personas evacuarán el lugar y sitios adyacente. El personal de Guardias deberá asegurar el lugar donde se encuentra el elemento o paquete sospechoso, de tal manera de tener el lugar completamente evacuado y restringido. Se informará de inmediato al Encargado de Seguridad Institucional o Supervisor de Turno, para que estos evaluen si deben de llamar al Organismo de Seguridad Especializados (GOPE) PROCEDIMIENTO PARA ALARMA DE BOMBA Cuando se reciba un llamado telefónico anónimo indicando que ha sido colocado un artefacto explosivo en la Instalación, el Guardia informará de inmediato a las siguientes personas en orden de prioridad:

7 - Encargado de Seguridad - Supervisor de Turno El Encargado de Seguridad Institucional, para tal efecto arbitrará las medidas correspondientes para dar a conocer esta situación a los Organismos de Seguridad especializados, Carabineros de Chile. El Supervisor de Turno instruira a los Guardias como medida de seguridad, cerrarán las puertas de acceso al lugar indicado, no permitiendo el ingreso de personas a ésta. Si la situacion lo amerita, se pondrá en ejecución el plan de evacuación de los alumnos y funcionarios hasta un área de seguridad previamente establecida. Los Guardias no efectuarán ningún tipo de búsqueda o detección de artefactos explosivos, esperando la llegada del personal técnico especializado PROCEDIMIENTO DE CIERRE ( ACTIVACION SISTEMA ALARMA ) Y APERTURA ( DESACTIVACION SISTEMA DE ALARMA ) EN Objetivo Este procedimiento tiene por finalidad de delimitar responsabilidades en la protección y/o resguardo de los bienes de la Universidad Federico Santa María, al momento del retiro del último funcionario de esa Casa de Estudios Superiores. Mediante el cumplimiento de este protocolo, la Empresa de Seguridad queda a cargo y responsable de su protección, respondiendo frente a siniestros y/o actos delictuales, donde quede demostrado fehacientemente su grado de responsabilidad en la consecución de los mismos Desarrollo Procedimiento de Cierre de Instalaciones (Activar Sistema de Alarma): Este procedimiento se inicia al momento del retiro de la ultima persona que quede en los diferentes lugares donde exista este medio. Este se realiza en el lugar y en la Central de Monitoreos y Alarma C.A.M., una vez realizado el armado del sistema, se procedera a dejar constancia en la Bitácora del C.A.M., la hora, lugar y dia del armado del sistema Desarrollo Procedimiento de Apertura de Instalaciones (Desarmado del Sistema de Alarma): Este procedimiento se inicia entre las 06:30 hrs., y 07:00 hrs. o cuando lo soliciten en un fin de semana, festivo y/o vacaciones, personas debidamente autorizadas. El desarmado del sistema de alarmas, lo realiza el Supervisor de Turno, tanto en el lugar donde exista este sistema como en la C.A.M., dejando constancia en la bitácora la hora, lugar y dia del desarmado del sistema Las Claves del sistema de Alarmas. El manejo del cambio de Claves del Sistema de Alarmas, se realizara en forma mensual o cuando la situacion lo amerite, este procedimiento lo realizara un Supervisor designado por el Encargado de Seguridad Institucional.

8 14.0 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE LA INFORMACION ANTE UN HECHO DE IMPORTANCIA Y/O GRAVE. Este procedimiento se pone en acción, cuando el personal de servicio toma conocimiento de un hecho grave o de importancia y que a su juicio debe ser informado a las autoridades de la Universidad, para tal efecto, se debe dar cumplimiento al siguiente orden prioritario: Funcionarios de la Universidad. a. Supervisor de Turno b. Encargado de Seguridad Institucional 15.0 PROCEDIMIENTO PARA CON LA PRENSA, RADIO O T.V. No se permitirá el ingreso al Campus de reporteros de Prensa, Radio o T.V., salvo autorización verbal o escrita y firmada por la Rectoría o autoridad universitaria que corresponda TURNOS DEL PERSONAL Los turnos del personal que prestará servicio de Vigilancia y Control en la Universidad Tecnica Federico Santa Maria, serán rotativos de 45 horas semanales y sujeto a la legislación laboral vigente ASCENSORES Aplicable a Supervisores Personal deronda De Lunes a Viernes, antes de las 08:00 hrs., se inspeccionara el buen funcionamiento, caso contrario se informara a la UPI, Taller Electrico. En caso que estos sufran algun desperfecto, despues de las 17:00 hrs., se informara telefónicamente a la(s) empresa(s) Schindler o Grizzetti, para que estos envien un técnico, los cuales deberan dejar constancia de su visita en libro especialmente diseñado para estos casos y que se encuentra en oficina de Supervisores, ademas se informara por escrito a la UPI. Edificio A de Lunes a Viernes apertura 06:30 hrs., cierre 19:30 hrs. Dias Sabados, Domingos y Festivos, se abrira a expresa solicitud de alguna autoridad de la Universidad o en los dias antes mencionados, por algun evento en el Aula Magna. Edificio U de Lunes a Viernes apertura 07:30 hrs., cierre 21:00 hrs. Dias Sabados de 07:30 hrs., cierre 15:30 hrs. Edificio E, funciona todos los dias las 24 hrs.

9 VERSION NOVIEMBRE 2005 LULUTAMU RAMON ALBERTO ROJAS LAZO Encargado Seguridad Institucional