Siete consejos para la administración de proyectos

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1 Whitepaper Siete consejos para la administración de proyectos Administre proyectos dentro de una fuerza laboral fragmentada 1. Comienze por el final 2. Empiece a colaborar 3. Sea ágil 4. Actualice. Participe 5. Adopte el estilo Kanban 6. Acceda en cualquier momento, en cualquier lugar 7. Deje de administrar, comienze a hacer

2 Siete consejos: Cómo administrar proyectos dentro de una fuerza laboral fragmentada Es acaso una sorpresa que la presión en el lugar de trabajo moderno se haya convertido en un problema para la salud en algunos mercados? Solo vea a lo que se enfrenta hoy: proyectos orientados a los resultados con fechas de entrega límitadas muy estrictas, mentalidad de trabajo de las 24 horas del día los siete días de la semana, así como presupuestos restringidos. No nos sorprende que los gerentes y los equipos están bajo mucha tensión. Con más y más proyectos a gran escala que involucran a una gran cantidad de equipos, varios países y distintas zonas horarias, las herramientas de administración alojadas en la nube se están transformando en herramientas esenciales para asignar tareas y recursos de manera eficaz. Para aprovechar las ventajas que pueden ofrecer estas herramientas, les presentamos los consejos principales y las mejores prácticas que pueden ayudar a los gerentes estresados a impulsar los exitos en una fuerza laboral fragmentada. 1. Comenzar por el final La mala planificación deriva en la asignación ineficaz de tiempo y recursos que, efectivamente, puede arruinar un proyecto antes de que comience. Para asegurar el éxito en la administración de proyectos, establezca un objetivo final y trabaje desde ese punto en sentido inverso. Haga que los gerentes definan los acontecimientos clave en un cronograma, de modo tal que ellos puedan ver cómo van avanzando hacia un objetivo definido. Existen herramientas y técnicas que ofrecen tanto a los gerentes como a sus equipos plena visibilidad del plan completo y permiten que todos los interesados agreguen sus opiniones y prioridades durante el periodo de vida del proyecto. Ahora imagine cuánto más eficaz será este plan si se aloja en línea en la nube donde todos los integrantes puedan tener acceso al plan desde los teléfonos inteligentes o tablets PC.

3 Adoptar la colaboración ayudará a combinar la experiencia sólida con el talento nuevo e innovador. 2. Conseguir la colaboración Las brechas generacionales y de conocimientos que existen entre equipos y personas pueden ocasionar que las tareas clave de un proyecto se completen con diferentes niveles de calidad. La clave es la colaboración. Adoptar la colaboración ayudará a combinar la experiencia sólida con el talento nuevo e innovador. Esto les dará la oportunidad de desarrollar nuevas ideas y procesos que impulsarán la eficiencia y el éxito en el proyecto. Para obtener este resultado, los gerentes de proyecto necesitan introducir la colaboración en todas las etapas de un proyecto. Un núcleo de planificación y administración accesible y centralizado ofrece plena visibilidad de las tareas actuales y venideras para ayudar a que los distintos equipos con conocimientos variados trabajen en colaboración más estrecha. 3. Ser ágil El estado de los proyectos cambia continuamente. Por lo tanto, debe adoptar un enfoque ágil para la administración de proyectos. En todo momento, sea flexible y mejore sus planes a medida que avanza. Existen numerosas herramientas disponibles que lo ayudarán a lograrlo y la tecnología es una gran facilitadora. Sin embargo, no olvide que se trata fundamentalmente de un cambio más bien cultural.

4 El uso de los tableros Kanban ofrece una visión clara lo que hace cada persona o equipo. 4. Actualizar. Participar Mantener actualizado al equipo con respecto al estado del proyecto normalmente comprendería enviar muchos mensajes de correo electrónico a distintos equipos para informarles el estado de las tareas relevantes para sus funciones. O tratar de comunicarse con todos ellos por teléfono. O incluso tratar de congregarlos a todos en juntas periódicas. Es difícil. Toma demasiado tiempo y es estresante para los gerentes de proyectos. Las herramientas de administración alojadas en la nube con un firme enfoque social facilitan la comunicación entre empleados, participantes y otras partes interesadas. Las distintas personas y equipos pueden actualizar y discutir de forma óptima las tareas en las que están trabajando con todos los integrantes del proyecto, aunque estén en distintos continentes. Esto reducirá el tiempo que los gerentes de proyectos le dedican a la administración. Además, esto animará a las personas a estar más comprometidas con el proyecto ya que podrán mantenerse informados de su avance general en todo momento. 5. Adoptar el estilo Kanban Las largas listas de obligaciones y tareas clave pueden ser difíciles de asimilar, lo que podría causar confusión con respecto a qué tarea se asigna a qué equipo. Presentar los acontecimientos clave de un proyecto de un modo muy visual hace que la información sea mucho más fácil de procesar y entender a un simple vistazo. El uso de los tableros Kanban, originalmente adoptadas por Toyota, puede ofrecer una visión general muy clara del flujo de trabajo del proyecto e indicar en qué está trabajando cada persona o equipo. La eficacia de estos tableros puede aumentar aún más si se alojan en línea, permitiendo que todos los involucrados vean dónde se requiere asistencia o recursos adicionales.

5 6. Acceso en cualquier momento, en ualquier lugar La movilidad en los negocios es una tendencia clave ya que muchas personas tienen acceso a servidores y descargan documentos de forma remota cuando están fuera de la oficina o viajando de un destino a otro. Integrar el acceso remoto a los sistemas de administración de proyectos hace que sea más fácil para los equipos llevar a cabo sus tareas. Esto también los ayudará a aumentar la eficacia de las comunicaciones entre equipos que están en distintos países ya que las actualizaciones y los comentarios se registran al instante en un tablero virtual de acciones del proyecto, por lo tanto, ya no es necesario basarse en la comunicación por correo electrónico. Si se aprovecha el potencial de la tecnología en la nube junto con las mejores prácticas, los gerentes pueden obtener resultados que superan las expectativas. 7. Dejar de administrar, comenzar a hacer Con la cultura del trabajo plenamente transparente y abierta, se puede reducir la necesidad de tener juntas para comunicarse entre ustedes. Usted asegura que su administración esté respaldada por herramientas de colaboración que permitan tener una perspectiva general del estado del proyecto y cuenta con herramientas que agilizan la organización del equipo de forma autónoma y con capacidad para asignar prioridades. A partir de este momento, podrá monitorear la planificación detallada, en lugar de participar en ella, y liberará tiempo para concentrarse en trazar una conducta de proyecto positiva a medida que dirige al equipo hacia el objetivo final.

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