L experiència del projecte e-factura a la UPC

Transcripción

1 L experiència del projecte e-factura a la UPC I JORNADES ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA A LA UPC 20 de Maig de 2010 UNIVERSITAT POLITÈCNICA DE CATALUNYA

2 Índex 1. El projecte: plantejament i resultats El punt de partida Primer pas Eix Organitzatiu Eix Normatiu Eix Tecnològic Projecte recepció d e-factures de proveïdor: noves transaccions a SAP 2. : primer proveïdor pilot d e-factura amb la UPC El projecte d emissió d efactures a Acord e-factura UPC- La visió de l emissor 3. L ACUP: coordinació amb la resta d Universitats Públiques Catalanes Grup de treball Factura Electrònica Compartim experiències Temes en curs

3 1. El projecte: plantejament i resultats

4 El punt de partida 2008 Identificació del projecte dins l àmbit de projectes de Gestió Econòmica de la UPC Marc del projecte e-administració Pla UPC10. EIX 3, El model de gestió: Qualitat dels Serveis Universitaris Objectius Millorar l eficiència de la Gestió Econòmica Identificar i simplificar els processos de facturació Estalvi de costos Acompliment de la Normativa

5 Primer pas Digitalització certificada? e-factura? L experiència del projecte e-factura a la UPC Factura escanejada? Pdf signat? Factura digital? Estudi conceptual de l e-factura Conceptes: factura electrònica, digitalització certificada, signatura digital,... Interpretació de la normativa Circuit teòric d emissió d e-factures Circuit teòric de recepció d e-factures Característiques del projecte d e-factura Eix normatiu Eix organitzatiu No es un projecte tecnològic!! Plantejament del projecte amb 3 eixos: Eix tecnològic

6 Eix Organitzatiu L experiència del projecte e-factura a la UPC Eix normatiu Eix organitzatiu Eix tecnològic Definició dels Actors implicats en el projecte, constitució d un grup de treball: Servei d Economia CTT Coordinació del projecte amb l OAE: Eines de l e-administració Aspectes normatius Coordinació del projecte amb l ACUP: Associació Catalana d Universitats Públiques.

7 Eix Organitzatiu L experiència del projecte e-factura a la UPC Eix normatiu Eix organitzatiu 1. ANÀLISI DE LA SITUACIÓ ACTUAL Revisió dels processos d emissió i recepció d efactura de la UPC Segmentació de clients i proveïdors. Eix tecnològic 2. DISSENY DE LA SITUACIÓ FUTURA Elaboració dels nous processos d emissió i recepció de factura electrònica de la UPC Identificació de tasques i responsabilitats Acord amb proveïdors i clients Definició del roadmap del projecte 2009 Projecte recepció e-factures de proveïdor 2010 Projecte e-comanda Proveïdor pilot: 2011 Projecte emissió e-factures a client

8 Eix Normatiu L experiència del projecte e-factura a la UPC Eix normatiu Eix organitzatiu Garantir l acompliment de la normativa Eix tecnològic Revisió de la normativa interna a la UPC Conveni amb l AOC per a l utilització efact. Serveis que utilitzarem: Recepció d e-factures de proveïdor Validació de format Validació de signatura Selecció del format: facturae (Standard de l agència tributària i el Ministeri d Indústria, Turisme i comerç). Recomanacions de l ACUP

9 Eix Tecnològic L experiència del projecte e-factura a la UPC Eix normatiu Eix organitzatiu Entorns tecnològics implicats: Eix tecnològic Plataforma de recepció d e-factures de l AOC Canal de recepció per a totes les AAPP Catalanes Validació del format (validació sintàctica) Validació de la signatura Sistema de gestió econòmic i financer de la UPC Validació de les dades de la e-factura (validació semàntica): nif, nro. D, import,... Confrontació amb el document D Generació de la OP preliminar Autorització de la e-factura Comptabilització de la OP Gestor documental de la UPC Emmagatzemament digital de les e-factures Gestió documental de les e-factures

10 Projecte Recepció d e-factures de proveïdor: noves transaccions a SAP Gestió de les e-factures (centre gestor) Confrontació individual de les e-factures amb el document D associat Acceptació:Crear la OP preliminar amb proposta de dades del document D Rebuig:indicar el motiu de rebuig Retorn de l estat al proveïdor (acceptació/rebuig)

11 Projecte Recepció d e-factures de proveïdor: noves transaccions a SAP Log/històric de les e-factures Visualització de les e-factures errònies. Motius de rebuig: Proveïdor inexistent a SAP Inexistència d acord de factura electrònica amb el proveïdor Número de referència (document D) inexistent Import factura superior a l import del document D Número de factura del proveïdor ja comptabilitzada a SAP Data d emissió anterior a la data del document D Rebuig de l e-factura per part del centre gestor Altres... Cerca de e-factures: número de factura de proveïdor, ordre de pagament, data de recepció de l e-factura Detall

12 Projecte Recepció d e-factures de proveïdor: noves transaccions a SAP Visualització de l e-factura: nous annexes a l ordre de pagament Factura maca en format PDF Factura electrònica (format facturae)

13 Projecte Recepció d efactures de proveïdor: noves transaccions a SAP Acord d e-factura amb client Registre dels clients que tenen acord d e-factura amb la UPC

14 2. : primer proveïdor pilot d e-factura amb la UPC

15 El projecte d emissió d e-factures a Volum aprox. de 600 factures/any L experiència del projecte e-factura a la UPC ha adaptat el seu sistema d Informació econòmic-financer(navision Financials) per a l emissió de la factura electrònica: 1. Migració de la versió de Navision 2. Nous camps: acord d e-factura amb el client, número de comanda del proveïdor Tasques per a l emissió de la e-factura: 1. Generació d e-factura: conversió de la factura, formato a format facturae 2. Signatura: mitjançant un certificat de factura electrònica d 3. Càrrega a e.fact 4. Emmagatzemament de les e-factures enviades 5. Recepció de la confirmació/rebuig per part de la UPC

16 El projecte d emissió d e-factures a L experiència del projecte e-factura a la UPC e-factura signada (amb format facturae) Emmagatzemament i enviament a e.fact Descàrrega de les e-factures validades (format i signatura) Retorn de l estat de la e-factura

17 Acord e-factura UPC- Objecte de l acord Formats acceptats Canal de transmissió Incentius (ex. canvi de les condicions de pagament) Obligatorietat de l ús de la efactura Excepcions Poden coexistir les e-factures amb la facturació en paper

18 La visió de l emissor L experiència del projecte e-factura a la UPC Pel emissor, l adaptació a la solució efact condiciona el plantejament del projecte Administració pública: integració amb efact Sector privat: altres formats? Facturae té molts camps a tractar (més de 600), cal identificar i acordar amb el proveïdor els camps a utilitzar. Cal unificar els formats entre emissor i receptor: atenció a les versions!

19 3. L ACUP: coordinació amb la resta d Universitats públiques catalanes

20 Grup de treball Factura electrònica L experiència del projecte e-factura a la UPC Objectius de l ACUP: Coordinació d iniciatives comunes o conjuntes en la implantació de la e-administració a les Universitats catalanes. Establir relacions amb els organismes que actualment ofereixen eines i serveis per facilitar la implantació de la e-administració, molt especialment amb el consorci AOC. Coordinació en les actuacions amb les administracions que poden aportar recursos econòmics a les Universitats Catalanes per tal d implantar la e-administració. Grup de treball factura electrònica: Reunions bimensuals Representats de totes les universitats Funcionals Tècnics

21 Compartim experiències Processos interns de gestió de l e-factura Plantejament dels projectes d integració de les e-factures amb els ERPs: aspectes tècnics Mateixes problemàtiques: Recepció centralitzada de les e-factures i identificació de la unitat destinatària. Cerca de proveïdors capacitats per a l enviament d efactures Procés d adhesió al servei e.fact de l AOC

22 Temes en curs Accions per a promoure l e-factura: ABC de proveïdors: catàleg de proveïdors comuns Accions per a convidar als proveïdors a utilitzar l e-factura: Jornada de difusió de l e-factura als principals proveïdors (juny 2010) Aclariment d alguns aspectes legals relatius a la normativa d e-factura Sol licituds de millora realitzades a l AOC: Millora de la solució tècnica d interoperabilitat amb l e.fact Entorn de proves de la plataforma e.fact

23 Dubtes, comentaris,...

24 Gràcies xato, ja m enviaràs la factura electrònica... Moltes gràcies per la vostra atenció Manoli.cano@upcnet.es