MANUAL PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

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1 MANUAL PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ESTE MANUAL ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE PLAN SEGURO, S.A. DE C.V. COMPAÑÍA DE SEGUROS (PLAN SEGURO) NINGUNA PARTE DE ESTE DOCUMENTO PUEDE SER REPRODUCIDA O TRANSMITIDA, MEDIANTE NINGÚN SISTEMA O MEDIO ELECTRÓNICO O MECÁNICO (INCLUYENDO EL FOTOCOPIADO, LA GRABACIÓN O CUALQUIER SISTEMA DE RECUPERACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN), SIN EL CONSENTIMIENTO POR ESCRITO DE LA INSTITUCIÓN. 1

2 VERSIÓN Enero 2013 INDICE GLOSARIO DE TÉRMINOS... 3 POLÍTICA DE IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE... 8 Capítulo I. Política y Lineamientos para la Identificación del Cliente... 8 REGLA A. Aplicable para:... 8 REGLA B. Aplicable para:... 9 REGLA C. Aplicable para: Capítulo II. Política y Lineamientos de Conocimiento del Cliente A. Seguimiento de Operaciones B. Conocimiento del Perfil Transaccional del cliente C. Supuestos en que las Operaciones se Aparten del Perfil Transaccional D. Clasificación de clientes en Grados de Riesgo E. Identificación de posibles Operaciones Inusuales F. Agrupación de operaciones ANEXO I. IDENTIFICACIÓN PERSONAL II. COMPROBANTE DE DOMICILIO

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS I. Agente(s) de Seguros, a las personas físicas, que no están vinculadas con Plan Seguro por una relación de trabajo y personas morales que intervengan en la contratación de seguros mediante el intercambio de propuestas y aceptaciones, así como en el asesoramiento para celebrarlos, para conservarlos o modificarlos, según la mejor conveniencia de los contratantes y que cuenten con la autorización de la CNSF para ello; II. III. IV. Apoderado(s), a las personas morales, que sin ser Agentes de Seguros, puedan intervenir exclusivamente en la intermediación de contratos de adhesión conforme a los artículos 23 y 41 de la Ley, y cualquier otra que actúe como mandatario de las Aseguradoras; Aseguradora(s), tanto a la Institución de Seguros como a la Sociedad Mutualista de Seguros; Beneficiario(s), a la persona: - Designada por el asegurado para que, cuando se verifique la eventualidad prevista en el contrato de seguro, se le abone el dinero o se presten los servicios que constituyen el contenido de la obligación a cargo de Plan Seguro; - Que tenga el carácter de fideicomisario en un contrato de fideicomiso o en cualquier otro contrato que celebre, y - En cuyo favor se hagan estipulaciones en un contrato de mandato, comisión o en cualquier otro; V. Cliente(s), a la persona que tenga el carácter de: - Contratante o asegurado en un contrato o póliza de seguro y que está obligado a pagar una prima para que, al verificarse la eventualidad prevista en dichos documentos, Plan Seguro resarza el daño, pague una suma de dinero o preste los servicios que constituyen el contenido de la obligación a su cargo; - Fideicomitente en un contrato de fideicomiso; - Comitente en una comisión mercantil; - Mandante tratándose de un mandato, y - Obligada a pagar una contraprestación por los servicios que reciba de Plan Seguro, por virtud de un contrato distinto al seguro. VI. Las personas físicas que se encuentren sujetas al régimen fiscal aplicable a personas físicas con actividad empresarial, serán consideradas como personas 3

4 morales para efectos de lo establecido en las Disposiciones, salvo por lo que se refiere a la integración del expediente de éstas. VII. VIII. IX. Contrato(s), al contrato de seguro; al contrato de fideicomiso, a la comisión, al mandato, y cualquier otro que Plan Seguro celebre con sus Clientes; CNSF, a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas; Comité, al Comité de Comunicación y Control; X. Consorcio, al conjunto de personas morales vinculadas entre sí por una o más personas físicas que integrando un grupo de personas, tengan el Control de las primeras; XI. Control, a la capacidad de una persona o grupo de personas, a través de la propiedad de valores, por la celebración de un contrato o por cualquier otro acto jurídico, para: - Imponer, directa o indirectamente, decisiones en la asamblea general de accionistas o de socios o en el órgano de gobierno equivalente de una persona moral; - Nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o equivalentes de una persona moral; - Mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral, y - Dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de una persona moral. XII. XIII. Cuenta(s) Concentradora(s), a la cuenta bancaria o de depósito de dinero, que Plan Seguro abra a su favor en una institución de crédito, para recibir a través de dicha cuenta recursos de los Clientes; Disposiciones Generales o Disposiciones, aquellas a que se refiere el artículo 140 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, que establecen los procedimientos y medidas mínimas a observar para prevenir y detectar actos, omisiones u operaciones que puedan favorecer la comisión de los delitos previstos en los artículos 139, 148 Bis y 400 Bis del Código Penal Federal, así como los términos y modalidades conforme a los cuales las aseguradoras deben presentar reportes de operaciones que realicen sus clientes relativos a los supuestos de los artículos referidos del Código Penal Federal, así como el reporte de actos que se pueden ubicar en los supuestos de los artículos antes aludidos del Código Penal Federal, o reportar la contravención a las Disposiciones por empleados, directivos, consejeros y apoderados de las aseguradoras; así como los actos que los agentes de seguros deben ejecutar para el cumplimiento mismo de las Disposiciones. 4

5 XIV. XV. XVI. Firma Electrónica Avanzada, al certificado digital con el que deben contar las personas físicas y morales, conforme a lo dispuesto por el artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación; Grupo Empresarial, al conjunto de personas morales organizadas bajo esquemas de participación directa o indirecta del capital social, en las que una misma sociedad mantiene el Control de dichas personas morales. Asimismo, se considerará como grupo empresarial a los grupos financieros constituidos conforme a la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras; Ley, a la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros; XVII. Oficial de Cumplimiento, funcionario miembro del Comité que, debido la designación, desempeñara las funciones y obligaciones que se detallan en el capítulo correspondiente; XVIII. Operación(es), a las operaciones a que se refiere la Ley en el artículo 34, fracciones I, I Bis, III, IV, IX, X; XI, XI Bis y XIII, así como las análogas y conexas a las anteriores que autorice la Secretaría y en el artículo 81, fracciones I, III, VI y VII, así como las análogas y conexas a las anteriores que autorice la Secretaría; XIX. XX. XXI. Operación Inusual, a la Operación o conducta de un Cliente que no concuerde con los antecedentes o actividad conocida por Plan Seguro o declarada a ésta, o con el perfil transaccional inicial o habitual de dicho Cliente, en función al origen o destino de los recursos, así como al monto, frecuencia, tipo o naturaleza de la Operación de que se trate, sin que exista una justificación razonable para su realización, o aquella Operación que un Cliente realice o pretenda realizar con la Aseguradora en la que, por cualquier causa, se considere que los recursos correspondientes pudieran ubicarse en alguno de los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal; Operación Interna Preocupante, a la Operación o conducta de cualquiera de los directivos, funcionarios, empleados y Apoderados de Plan Seguro, que por sus características, pudiera contravenir, vulnerar o evadir la aplicación de lo dispuesto por la Ley o las presentes Disposiciones, o aquélla que, por cualquier otra causa, resulte dubitativa para la Aseguradora por considerar que pudiese favorecer o no alertar sobre la actualización de los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis ó 400 Bis del Código Penal Federal; Operación Relevante, a la Operación que se realice con los billetes y las monedas metálicas de curso legal en los Estados Unidos Mexicanos o en moneda de curso legal de cualquier otro país, así como con cheques de viajero y monedas acuñadas en platino, oro y plata, por un monto igual o superior al equivalente en moneda nacional a diez mil dólares de los Estados Unidos de América. 5

6 Para efectos del cálculo del importe de las Operaciones a su equivalente en moneda nacional, se considerará el tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana, que publique el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación, el día hábil bancario inmediato anterior a la fecha en que se realice la Operación; XXII. Persona Políticamente Expuesta, aquel individuo que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en un país extranjero o en territorio nacional, considerando entre otros, a los jefes de Estado o de gobierno, líderes políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales o funcionarios o miembros importantes de partidos políticos. Se asimilan a las Personas Políticamente Expuestas el cónyuge, la concubina, el concubinario y las personas con las que mantengan parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado ascendente, así como las personas morales con las que la Persona Políticamente Expuesta mantenga vínculos patrimoniales. Al respecto, se continuarán considerando Personas Políticamente Expuestas nacionales a aquellas personas que hubiesen sido catalogadas con tal carácter, durante el año siguiente a aquél en que hubiesen dejado su encargo. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que una persona deje de reunir las características requeridas para ser considerada como Persona Políticamente Expuesta Nacional, dentro del año inmediato anterior a aquél en que se inicie la nueva relación comercial con Plan Seguro, se catalogará como tal, durante el año siguiente a que se inicie la nueva relación. La SHCP dará a conocer a las aseguradoras de manera enunciativa, las listas de cargos públicos que serán considerados Personas Políticamente Expuestas Nacionales, y estas las pondrá a disposición de Plan Seguro. XXIII. Propietario Real, a la persona que no siendo el asegurado o beneficiario, por medio de otra o de cualquier acto o mecanismo, obtiene los beneficios derivados de una Operación y es quien, en última instancia, ejerce los derechos de uso, disfrute, aprovechamiento o disposición de los recursos, esto es, como el verdadero dueño de los recursos. El término Propietario Real también comprende a las personas que ejerzan el Control sobre una persona moral, así como, en su caso, a las personas que puedan instruir o determinar, para beneficio económico propio, los actos susceptibles de realizarse a través de fideicomisos, mandatos o comisiones; 6

7 XXIV. XXV. XXVI. Proveedor de Recursos, a aquella persona que, sin ser el asegurado en una Operación ejecutada en un contrato de seguro con componente de inversión, aporta los recursos para dicho fin (inversión) sin obtener los beneficios económicos derivados de esa Operación; Riesgo, a la probabilidad de que Plan Seguro pueda ser utilizada por los Clientes para realizar actos u Operaciones a través de los cuales pudiesen actualizarse los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal, y SHCP, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. De conformidad con la Tercera y Décima Cuarta de las Disposiciones de Carácter General a que se refiere el Artículo 140 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, con base a lo establecido en la Disposición Décima Quinta de las mismas, Plan Seguro expide la siguiente: 7

8 POLÍTICA DE IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Capítulo I. Política y Lineamientos para la Identificación del Cliente En cumplimiento de las Disposiciones, Plan Seguro, deberá integrar y conservar un expediente de identificación de cada uno de sus clientes, observando las siguientes reglas: REGLA A. Aplicable para: Operaciones de seguros con prima anual menor a dos mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en moneda de curso legal. 1. Previamente a la celebración de contratos de las operaciones antes señaladas, se deberá integrar el expediente de identificación de los Clientes con los siguientes datos, mismos que deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro, y formarán parte del expediente de identificación del cliente: - Apellido paterno, apellido materno, nombre(s). - Domicilio particular en su lugar de residencia conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal - Fecha de nacimiento Tratándose de Personas Morales, se deberá integrar el expediente de identificación de los Clientes con los siguientes datos, mismos que deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro, y formarán parte del expediente de identificación del cliente: - Denominación o razón social - Domicilio conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal - Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) 8

9 2. Se deberá observar que, antes de entregar recursos (mayores a 10 mil dls.) por cualquier concepto o a más tardar cuando los clientes se presenten a ejercer sus derechos, se complete la verificación de su identidad contra la presentación de la identificación oficial que exhiban los clientes para estos efectos y se hará constar en el expediente del cliente, el tipo de identificación y su número, así como el emisor, con la indicación de que los datos de la identificación fueron validados previamente. En el momento en el que Plan Seguro detecté que algún Cliente rebase los umbrales señalados por una o varias operaciones ejecutadas y vigentes, se deberá de integrar el expediente del cliente, según lo señalado en la Regla B o C, según corresponda, mismas que se describen a continuación. REGLA B. Aplicable para: Operaciones de seguro con componente de ahorro e inversión con prima anual menor a dos mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América. Operaciones de seguros de accidentes, enfermedad, daños, autos y vida, sin componentes de ahorro e inversión, con prima anual entre dos mil quinientos y siete mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América. 1. Previamente a la celebración de contratos de las operaciones antes señaladas, se deberán de recabar los siguientes datos, mismos que deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro, y que formarán parte del expediente de identificación del cliente; al efecto, bastará con que se verifique la identidad, a través de la presentación de la identificación oficial 1 que exhiba el cliente, asentándose sólo el tipo, número y emisor de la identificación. Tratándose de personas físicas: Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) Fecha de nacimiento País de nacimiento Nacionalidad Ocupación, profesión, actividad o giro del negocio Domicilio particular en su lugar de residencia conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política 1 Ver Anexo 1 9

10 que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono en que se puede localizar Correo electrónico, en su caso Constancia Única de Registro de Población y Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave), cuando se cuente con ellas Número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Tratándose de personas morales: Denominación o razón social Giro mercantil, actividad u objeto social Nacionalidad Clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) El número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Domicilio conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono de dicho domicilio Correo Electrónico, en su caso Fecha de Constitución Folio Mercantil Nombre (s) y apellidos paterno y materno, sin abreviaturas, del administrador o administradores, director, gerente general o apoderado que, con su firma, pueda (n) obligar a la persona moral para efectos de la celebración de la Operación de que se trate En caso de que algún cliente rebase los umbrales señalados por una o varias operaciones ejecutadas, en relación con la prima anual de un contrato de seguro determinado, se deberá de integrar en su totalidad el expediente del cliente, según lo señalado en la Regla C. Las reglas A y B como regímenes donde operan esquemas simplificados o reducidos, se aplicarán en tanto Plan Seguro cuente con: - Criterios o procedimientos para determinar las operaciones que por sus características sean consideradas como de Bajo Riesgo. - Criterios y procedimientos donde Plan Seguro considera medidas a adoptar por el número, tipo y monto de las operaciones, así como por contar con los medios para monitorear la transaccionalidad y poder ubicar el comportamiento realizado fuera del comportamiento transaccional esperado. 10

11 - La determinación de que, vía el Comité de Comunicación y Control o el Oficial de Cumplimiento, durante el último trimestre de cada año establezca si durante el siguiente ejercicio aplicarán las reglas A y B, considerando si hubiere al efecto observaciones de Auditoría Interna, Auditoría Externa o CNSF pendientes de solventar en cuanto a la integración del expediente. - Tratándose de operaciones celebradas por un medio distinto al presencial, cuente con medidas para mitigar el Alto Riesgo, como: El empleo de procedimientos eficaces de Identificación y Conocimiento del Cliente como los usados en esquemas presenciales. El contar con los medios para monitorear e identificar aquellas operaciones que salen del perfil transaccional inicial o habitual del Cliente y puedan ser susceptibles de generar el reporte correspondiente. REGLA C. Aplicable para: Operaciones de seguro con componente de ahorro e inversión con prima anual mayor a dos mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América. Operaciones de seguros de accidentes, enfermedad, daños, autos y vida sin componentes de ahorro e inversión, con prima anual mayor a siete mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América. 1. Previamente a la celebración de contratos, la identificación del cliente se llevará a cabo recabando los siguientes datos y documentos, tratándose de: 1.1. Personas Físicas de Nacionalidad Mexicana. Tratándose de Personas Físicas de Nacionalidad Mexicana, se deberán de recabar los siguientes datos, mismos que deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) Fecha de nacimiento País de nacimiento Nacionalidad Ocupación, profesión, actividad o giro del negocio Domicilio particular en su lugar de residencia conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación 11

12 política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono en que se puede localizar Correo electrónico, en su caso Constancia Única de Registro de Población y Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave), cuando se cuente con ellas Número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Asimismo, se deberán solicitar en original y se conservará una copia simple previamente cotejada de los siguientes documentos: Identificación personal Constancia de la Clave Única de Registro de Población y/o Cédula Fiscal, cuando cuente con ellas Comprobante de inscripción para la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Comprobante de domicilio Declaración Firmada en la que conste que dicha persona actúa a nombre y por cuenta propia o por cuenta de un tercero Con independencia de los datos y documentos que se recaben del cliente, al expediente deberán integrarse los mismos datos y documentos arriba señalados, respecto de las Personas Físicas de Nacionalidad Mexicana que tengan el carácter de: a) Propietario Real (cuando el cliente a declarado expresamente que actúa por cuenta de un tercero) b) Cónyuge o dependiente económico de nacionalidad mexicana, de algún cliente considerado como Persona Políticamente Expuesta Extranjera c) Beneficiarios, en el momento en el que se presenten a ejercer sus derechos. *Nota: Tratándose de personas físicas que tengan lugar de residencia en el extranjero y a la vez cuenten con domicilio en territorio nacional, en el cual pueda recibir correspondencia, se deberán asentar los datos de este último domicilio. **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro. 12

13 1.2. Personas Físicas de Nacionalidad Extranjera En el caso de Personas Físicas de Nacionalidad Extranjera en condiciones de estancia de residente temporal o permanente, en términos de la Ley de Migración 2, se deberán de recabar los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) Fecha de nacimiento País de nacimiento Nacionalidad Ocupación, profesión, actividad o giro del negocio al que se dedique el Cliente Domicilio particular en su lugar de residencia conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono en que se puede localizar Correo electrónico, en su caso Constancia Única de Registro de Población y Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave), cuando se cuente con ellas Número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Asimismo, se deberán solicitar en original y se conservará una copia previamente cotejada de los siguientes documentos: Identificación personal Constancia de la Clave Única de Registro de Población y/o Cédula de Identificación Fiscal, cuando cuente con ellas Comprobante de inscripción para la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Comprobante de domicilio Declaración Firmada en la que conste que dicha persona actúa a nombre y por cuenta propia o por cuenta de un tercero Documento que acredite su calidad migratoria (FM2 y FM3). 2 Tiene la calidad migratoria de INMIGRANTE: El extranjero que se interna legalmente en el país con el propósito de radicarse en él, en tanto adquiere la calidad de Inmigrado, por ejemplo, rentistas, inversionistas, profesionistas, entre otros. Tiene la calidad migratoria de INMIGRADO: El extranjero que adquiere derechos de residencia definitiva en el país. 13

14 Con independencia de los datos y documentos que se recaben del cliente, al expediente deberán integrarse los mismos datos y documentos arriba señalados, respecto de las Personas Físicas de Nacionalidad Extranjera, en condiciones de estancia de residente temporal o permanente, en términos de la Ley de Migración, que tengan el carácter de: a) Propietario Real (cuando el cliente a declarado expresamente que actúa por cuenta de un tercero) b) Cónyuge o dependiente económico, de algún cliente considerado como Persona Políticamente Expuesta Extranjera c) Beneficiarios de estas personas físicas de nacionalidad extranjera, en el momento en el que se presenten a ejercer sus derechos. *Nota: Tratándose de personas físicas que tengan lugar de residencia en el extranjero y a la vez cuenten con domicilio en territorio nacional, en el cual pueda recibir correspondencia, se deberán asentar los datos de este último domicilio. **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro En el caso de Personas Físicas de Nacionalidad Extranjera que declaren que NO se encuentran en territorio nacional en condiciones de estancia de residente temporal o permanente, en términos de la Ley de Migración 3, se deberán de recabar los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) Fecha de nacimiento País de nacimiento Nacionalidad Ocupación, profesión, actividad o giro del negocio al que se dedique el Cliente Domicilio particular en su lugar de residencia conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono en que se puede localizar Correo electrónico, en su caso Constancia Única de Registro de Población y Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave), cuando se cuente con ellas 3 Extranjeros sin propósito de radicar en territorio nacional; que no tengan domicilio particular en territorio nacional. Ejemplo: turistas 14

15 Número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella. Asimismo, se deberán solicitar en original y se conservará una copia previamente cotejada de los siguientes documentos: Pasaporte Documento que acredite su internación o legal estancia en el país (FMM) Documento que acredite domicilio en el lugar de residencia permanente Con independencia de los datos y documentos que se recaben del cliente, al expediente deberán integrarse los mismos datos y documentos arriba señalados, respecto de las Personas Físicas de Nacionalidad Extranjera, que tengan el carácter de: a) Propietario Real (cuando el cliente ha declarado expresamente que actúa por cuenta de un tercero). b) Cónyuge o dependiente económico, de algún cliente considerado como Persona Políticamente Expuesta Extranjera. c) Beneficiarios, en el momento en el que se presenten a ejercer sus derechos. *Nota: Tratándose de personas físicas que tengan lugar de residencia en el extranjero y a la vez cuenten con domicilio en territorio nacional, en el cual pueda recibir correspondencia, se deberán asentar los datos de este último domicilio. **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro Personas Morales de Nacionalidad Mexicana. Respecto a los clientes que sean Personas Morales de Nacionalidad Mexicana, se deberán de recabar los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Denominación o razón social Giro mercantil, actividad u objeto social Nacionalidad Clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) El número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella Domicilio conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal 15

16 Teléfono de dicho domicilio Correo Electrónico, en su caso Fecha de Constitución Folio Mercantil Nombre (s) y apellidos paterno y materno, sin abreviaturas, del administrador o administradores, director, gerente general o apoderado que, con su firma, pueda (n) obligar a la persona moral para efectos de la celebración de la Operación de que se trate Las Personas Morales de Nacionalidad Mexicana clasificadas como de alto riesgo, deberán presentar, además de lo anterior, datos de su: Estructura corporativa De los Principales accionistas: i) nombre, ii) nacionalidad; iii) porcentaje del capital que representa su participación en el capital social correspondiente. Asimismo, se deberán solicitar en original o copia certificada y se conservará una copia simple previamente cotejada de los siguientes documentos: Testimonio o copia certificada que acredite su legal existencia inscrito en el registro público que corresponda. En el caso de que la persona moral sea de reciente constitución, y en tal virtud, no se encuentre aún inscrita en el registro público, escrito firmado por persona legalmente facultada, en el que conste la obligación de llevar a cabo la inscripción respectiva y proporcionar, en su oportunidad, los datos correspondientes a la Aseguradora. Documento con el que se acredite el carácter de apoderado, en términos de la legislación aplicable. Cédula de Identificación Fiscal o Comprobante de inscripción para la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ella. Comprobante de domicilio. **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro. 16

17 1.4. Personas Morales de Nacionalidad Extranjera. Respecto a los clientes que sean Personas Morales de Nacionalidad Extranjera, se deberán de recabar los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Denominación o razón social Giro mercantil, actividad u objeto social Nacionalidad Clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) y/o número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ellas Domicilio conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono de dicho domicilio Correo Electrónico, en su caso Fecha de constitución De la persona moral de nacionalidad extranjera clasificada como de alto riesgo, deberá presentar, además de lo anterior, datos de su: Estructura corporativa De los Principales accionistas: i) nombre, ii) nacionalidad; iii) porcentaje del capital que representa su participación en el capital social correspondiente Asimismo, se deberán solicitar en original o copia certificada y se conservará una copia simple, previamente cotejada de los siguientes documentos: Documento que acredite fehacientemente su legal existencia, así información que permita conocer su estructura accionaria Comprobante de domicilio declarado como **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro. Los documentos públicos emitidos en el extranjero, deberán estar legalizados o apostillados (en caso de que el país que lo haya expedido sea parte de la Convención de la Haya); si el documento no está legalizado o apostillado será 17

18 responsabilidad de Plan Seguro cerciorarse de la autenticidad de la documentación Identificación Personas Morales de Régimen Simplificado. Este régimen será aplicable a sociedades, dependencias y entidades que se encuentran dentro del siguiente listado: - Sociedades Controladoras de Grupos Financieros - Sociedades de Inversión - Sociedades de Inversión Especializadas en Fondos para el Retiro - Sociedades Operadoras de Sociedades de Inversión - Sociedades Distribuidoras de Acciones de Sociedades de Inversión - Instituciones de Crédito - Casas de Bolsa - Casas de Cambio - Administradoras de Fondos para el Retiro - Instituciones de Seguros - Sociedades Mutualistas de Seguros - Instituciones de Fianzas - Almacenes Generales de Depósito - Arrendadoras Financieras - Sociedades cooperativas de Ahorro y Préstamo - Sociedades Financieras Populares - Sociedades Financieras de Objeto Limitado - Sociedades Financieras de Objeto Múltiple - Uniones de Crédito - Empresas de Factoraje Financiero - Sociedades Emisoras de Valores (Cuyos valores se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores) - Entidades Financieras del Exterior (Que se encuentren constituidas en países o territorios en los que se apliquen medidas para prevenir, detectar y combatir operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo y que estén supervisadas respecto del cumplimiento de tales medidas) - Dependencias y Entidades públicas federales, estatales y municipales - Bolsa de Valores - Empresas que administren mecanismos para facilitar las transacciones con valores - Contrapartes Centrales - Proveedores de Precios - Instituciones Calificadoras de Valores Para dicho Régimen Simplificado de Identificación, será necesario recabar los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: 18

19 Denominación o razón social Actividad u objeto social Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) El número de serie de la firma electrónica avanzada, cuando cuenten con ella. Domicilio conformado por: nombre de la calle, avenida o vía, debidamente especificada; número exterior y, en su caso, interior; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado y código postal Teléfono de dicho domicilio Correo electrónico Nombre completo sin abreviaturas del administrador o administradores, director, gerente general o apoderado, que con su firma pueda obligar a la sociedad, dependencia o entidad para efectos de celebrar la Operación de que se trate Estas sociedades, dependencias o entidades se les tendrán clasificadas al efecto como clientes de Bajo Riesgo. **Nota: Se podrá utilizar el expediente de identificación del cliente que se hubiere integrado, para todas las operaciones o contratos que se celebren con Plan Seguro Identificación de Apoderados En el caso de Apoderados de los clientes que vayan a actuar en nombre y por cuenta de éstos, se deberá solicitar e integrar una copia simple del documento (cotejada) en el expediente del cliente, incluso tratándose de clientes que tengan el carácter de Sociedades, Dependencias y Entidades, respecto de las cuales se puedan aplicar medidas simplificas de identificación, recabándose los siguientes documentos: Identificación personal El documento con el que se acredite el carácter de apoderado, en términos de la legislación aplicable al poderdante y la naturaleza del negocio. Por ejemplo: - Carta poder firmada ante dos testigos. - Copia certificada del testimonio o de la escritura constitutiva en la que consten las facultades conferidas al apoderado, con o sin datos de inscripción, según corresponda. - Tratándose de instituciones de crédito y casas de bolsa, constancia de nombramiento en términos del artículo 90 de la Ley de Instituciones de Crédito y 130 de la Ley del Mercado de Valores, respectivamente. - Tratándose de dependencias y entidades, copia certificada del nombramiento del servidor público que tenga facultades para contratar. 19

20 Estos documentos se integran al expediente del Cliente correspondiente 1.7. Identificación de Beneficiarios Tratándose de Beneficiarios, Plan Seguro podrá llevar a cabo la identificación de éstos en el momento en que sean nombrados o designados, para tales efectos, se deberán asentar en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro; los siguientes datos: Apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas. Domicilio particular conformado por nombre de la calle, avenida o vía de que se trate, debidamente especificada, número exterior y, en su caso, interior, colonia, ciudad o población, delegación o municipio, entidad federativa y código postal. Fecha de Nacimiento. Una vez que el Beneficiario se presente a ejercer su derecho ante Plan Seguro o se le entreguen recursos por cualquier concepto, se deberá completar e integrar el expediente correspondiente con los datos y documentos señalados en esta Política, conforme a lo previsto en la Regla A, B o C, según corresponda Identificación de operaciones contratadas a través de terceros Tratándose de operaciones contratadas para Fideicomisos que sean constituidos para cumplir con prestaciones laborales o de previsión social de carácter general, en los que se reciban aportaciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, del Distrito Federal o de alguna entidad federativa o municipio, o bien, de empresas, sus sindicatos o personas integrantes de ambos; Seguros colectivos, de grupo y de flotilla; Seguros que se ofrecen y contratan con clientes de instituciones de crédito y otras instituciones financieras; entre otras, a través de éstas, directamente en sus oficinas o por banca electrónica y Operaciones que se celebren a través de Agentes de Seguros; los expedientes de identificación de clientes podrán ser integrados y conservados por los terceros antes señalados. Para efectos de lo anterior, Plan Seguro convendrá con los terceros lo siguiente: a) La obligación para que en su sustitución integren y conserven el expediente de identificación de clientes. b) La obligación de mantener los expedientes a disposición para consulta de Plan Seguro o para que Plan Seguro se los presente a la Autoridad competente que lo requiera. c) Los mecanismos para que Plan Seguro pueda: 20

21 1. Verificar, de manera aleatoria, que los expedientes se encuentren integrados adecuadamente. 2. Conservar el expediente de identificación de aquellos trabajadores o personal, una vez que dejen de prestar sus servicios a terceros solicitantes o contratantes, así como cuando concluya la relación entre Plan Seguro y los terceros que en su sustitución integraron el expediente. En todo caso, Plan Seguro será responsable en todo momento de hacer cumplir las obligaciones que en materia de identificación del Cliente establecen las Disposiciones Mecanismo para llevar a cabo operaciones contratadas a través de terceros Cuando se trate de operaciones que sean contratadas a través de terceros, los expedientes de identificación podrán ser integrados o conservados por éste, siempre y cuando se observe el siguiente mecanismo: Plan Seguro, celebrará un contrato de prestación de servicios en el cual, entre otras cosas, se estipulará la obligación del prestador de servicios el cual llevará a cabo en sustitución de Plan Seguro la identificación de los clientes con los datos obligatorios que señalan las Disposiciones, observando lo siguiente: Solicitar y asentar en un expediente físico, electrónico o de audio los datos completos de identificación. Mantener la información a disposición de Plan Seguro para: i) consulta; ii) verificación aleatoria de la integración de los expedientes; iii) entrega oportuna por solicitud de autoridad y, cuando así proceda, iv) conservar los expedientes de identificación de aquellos trabajadores o personal, una vez que dejen de prestar sus servicios a terceros solicitantes o contratantes, así como cuando concluya la relación entre Plan Seguro y los terceros que en substitución de ella integraron el expediente. En caso de observar algún indicio que pudiera ubicarse en alguno de los supuesto previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal, deberá dar conocimiento inmediato a Plan Seguro. Las operaciones que están autorizadas para llevarse a cabo por el tercero prestador de servicios serán: Fideicomisos que sean constituidos para cumplir prestaciones laborales o de previsión social de carácter general, en los que se reciban aportaciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, del Distrito Federal o de alguna entidad federativa o municipal, o bien, de 21

22 empresas, sus sindicatos o personas integrantes de ambos; y respecto de los cuales se incluirá en el expediente una copia de su identificación oficial. Seguros colectivos, de grupo y de flotilla. Seguros que se ofrecen y contratan con clientes de instituciones de crédito y otras instituciones financieras, a través de éstas, directamente en sus oficinas o por banca electrónica. Operaciones que se celebren a través de Agentes de Seguros Identificación de operaciones celebradas a solicitud de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal. Respecto a Operaciones que se celebren a solicitud de dependencias o entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal en nombre de sus trabajadores, los expedientes de identificación de cada uno de los trabajadores podrán ser integrados únicamente con los datos de las identificaciones oficiales de éstos, según corresponda, y la copia de las identificaciones oficiales de cada uno de los trabajadores; y conservados por la dependencia o entidad solicitante, durante la vigencia de la relación laboral con el trabajador o servidor público de que se trate. De igual manera, Plan Seguro deberá convenir con la dependencia o entidad que se trate, la obligación de mantener dicho expediente a disposición de Plan Seguro y, para su consulta y para, en su caso, presentarlo ante la autoridad competente, cuando así se requiera Identificación de Proveedores de Recursos Cuando al momento de la contratación de un Seguro con Componente de Inversión, Plan Seguro identifique que los recursos no son del asegurado y no se aportan en virtud de una prestación laboral, se considerará que se trata de un Proveedor de Recursos, a quien se deberá de identificar recabando los siguientes datos, los cuales deberán quedar asentados en los formatos o sistemas y/o registros de Plan Seguro: Para Personas Físicas: Apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas Fecha de nacimiento. Nacionalidad. Domicilio particular conformado por nombre de la calle, avenida o vía de que se trate, debidamente especificada, número exterior y, en su caso, interior, colonia, ciudad o población, delegación o municipio, entidad federativa y código postal En su caso, clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) y/o Clave Única del Registro de Población o el número de identificación fiscal, en este último caso tratándose de extranjeros. 22

23 Número de serie de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuenten con ella. Para Personas Morales: Denominación o razón social Nacionalidad Clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) El número de serie del certificado digital de la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuenten con ella o número de identificación fiscal si se trata de extranjeros, y Domicilio conformado por nombre de la calle, avenida o vía de que se trate, debidamente especificada, número exterior y, en su caso, interior, colonia, ciudad o población, delegación o municipio, entidad federativa y código postal Cuando algún prospecto de cliente exhiba documentos de identificación con tachaduras o enmendaduras, se deberá recabar otro medio de identificación o, en su defecto, solicitar dos referencias bancarias o comerciales y dos referencias personales, que incluyan el teléfono, nombre y apellidos paterno y materno sin abreviaturas y domicilio. Las copias simples que se recaben de los documentos que deban integrarse a los expedientes, deberán ser cotejadas contra los documentos originales correspondientes y ser legibles. Cuando existan dudas de la veracidad de la Cédula de Identificación Fiscal o del número de serie de la Firma Electrónica Avanzada de los Clientes, Plan Seguro podrá verificar la autenticidad de los datos contenidos en las mismas, consultando los procedimientos que para tal efecto establezca la propia Secretaría. 23

24 1.11. REGLAS GENERALES. Se deberá utilizar el expediente de identificación del Cliente para todas las operaciones que éste tenga celebrado con Plan Seguro. Plan Seguro deberá conservar en forma separada los datos y documentos que formen parte del expediente de identificación del cliente, sin necesidad de integrarlos a un archivo físico único; previendo que la consulta de dichos datos y documentos pueda realizarse de manera oportuna. Las políticas de identificación previstas en este Capítulo I, deberán ser aplicadas también a los clientes que efectúen operaciones en cuentas concentradoras de las cuales Plan Seguro sea titular. Asimismo, cualquier entidad que conforme el Grupo Financiero, Plan Seguro podrá integrar y conservar el expediente del cliente, en tanto la entidad cuente con la autorización del cliente para aportar datos o documentos a las demás entidades que conforman el Grupo Financiera, con quienes se puede llegar o pretende establecer una relación comercial, para lo cual inclusive las entidades que conforman el Grupo, deberán tener suscrito el convenio a que alude la 9ª de las Disposiciones Generales. Documentación Oficial Cuando algún prospecto de cliente exhiba documentos de identificación con tachaduras o enmendaduras, se deberá recabar otro medio de identificación o, en su defecto, solicitar dos referencias bancarias o comerciales y dos referencias personales, que incluyan el teléfono, nombre y apellidos paterno y materno sin abreviaturas y domicilio. Las copias simples que se recaben de los documentos que deban integrarse a los expedientes, deberán ser cotejadas contra los documentos originales correspondientes y ser legibles. Cuando existan dudas de la veracidad de la Cédula de Identificación Fiscal o del número de serie de la Firma Electrónica Avanzada de los Clientes, Plan Seguro podrá verificar la autenticidad de los datos contenidos en las mismas, consultando los procedimientos que para tal efecto establezca la propia Secretaría. Expediente Se podrá utilizar el expediente de identificación del Cliente para todas las operaciones que éste tenga celebrado con Plan Seguro. 24

25 Plan Seguro podrá conservar en forma separada los datos y documentos que formen parte del expediente de identificación del cliente, sin necesidad de integrarlos a un archivo físico único; previendo que la consulta de dichos datos y documentos pueda realizarse de manera oportuna. Disp. 4, penúltimo párrafo. - Identificación de clientes que efectúen operaciones en cuentas concentradoras. Las políticas de identificación previstas en este Capítulo I, deberán ser aplicadas también a los clientes que efectúen operaciones en cuentas concentradoras de las cuales Plan Seguro sea titular. - Grupo Financiero Asimismo, cualquier entidad que conforme el Grupo Financiero, Plan Seguro podrá integrar y conservar el expediente del cliente, en tanto la entidad cuente con la autorización del cliente para aportar datos o documentos a las demás entidades que conforman el Grupo Financiera, con quienes se puede llegar o pretende establecer una relación comercial, para lo cual inclusive las entidades que conforman el Grupo, deberán tener suscrito el convenio a que alude la 9ª de las Disposiciones Generales. Disp Entrevista con el cliente De igual manera, previamente a la celebración de contratos se deberá celebrar una entrevista personal con el Cliente o su apoderado, de conformidad con lo establecido en la Regla C, a fin recabar los datos y documentos de identificación respectivos, previamente señalados en esta política; los resultados de dicha entrevista deberán quedar asentados de forma escrita o electrónica e integrarse al expediente de identificación del Cliente. Plan Seguro podrá suscribir convenios con terceros para llevar a cabo la entrevista personal con el cliente o su apoderado, cuando así sea necesario. Como regla general Plan Seguro no establecerá relaciones comerciales con clientes anónimos o bajo nombres ficticios. Capítulo II. Política y Lineamientos de Conocimiento del Cliente A. Seguimiento de Operaciones Plan Seguro, realizará el seguimiento de operaciones realizadas por sus clientes, a través de sus sistemas automatizados, a efecto de que se motive el análisis de las 25

26 operaciones y se coordinen las actividades de seguimiento o investigación que en su caso se precisen, para dar elementos para someter las mismas a consideración del Comité, el cual dictaminará y, en caso de que proceda, se realizará el reporte de Operación Inusual, o Interna Preocupante correspondiente. Dentro del seguimiento de operaciones, se incluye la operativa realizada por los clientes, incluso en cuentas concentradoras de las cuales Plan Seguro sea titular, y se utilicen para el pago de productos ofrecidos por la misma. Seguimiento de Operaciones ante dudas del comportamiento transaccional Cuando surjan dudas acerca del comportamiento transaccional del cliente, adicionalmente, se llevará a cabo un seguimiento o monitoreo de la o las operaciones que los clientes realicen, incluyendo las de cuentas concentradoras de las cuales Plan Seguro sea titular, a través de los sistemas para que Plan Seguro proceda a realizar el análisis de las operaciones en las que el comportamiento transaccional genere dudas y se hubieran detectado estas por sistema de alertas o cualquier otro medio y por las que se motive su análisis, para en su caso, someterlas a consideración del Comité con los resultados de dicho análisis, quien deberá dictaminar y, en el evento de que así proceda, ordenará el envío de reporte de Operación Inusual o Interna Preocupante correspondiente. Seguimiento de Operaciones ante dudas de datos y documentos aportados por el cliente Cuando surjan dudas acerca de la veracidad o autenticidad de los datos o documentos proporcionados por el cliente para efectos de su identificación, se motivará el seguimiento o monitoreo de la transaccionalidad histórica ejecutada, procurando verificar, en su caso, si la información simplemente cambió y si el cliente no avisó, en cuyo caso se procederá a actualizarla en los sistemas y/o registros de Plan Seguro, si no se puede verificar la información con el Cliente y existiera información que no concuerda con la realidad o existieran dudas, se deberá analizar la transaccionalidad histórica ejecutada del cliente y someterla a consideración del Comité, quien en su caso, la dictaminará y ordenará el reporte de Operación Inusual, si lo hubiera. B. Conocimiento del Perfil Transaccional del cliente Plan Seguro, utilizando la información que el cliente declare respecto del monto o montos máximos mensuales de operaciones que los propios clientes estiman realizar, así como analizando la transaccionalidad inicial del cliente, por lo menos los primeros seis meses de iniciada la relación comercial con éste, y posterior con el histórico de operaciones ejecutadas, podrá conocer y determinar el perfil transaccional inicial e histórico de cada uno de sus clientes. 26