OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE:
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- María del Carmen Maldonado Salazar
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1 Fecha aprobación: Página 1 14 OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE: Gestionar los procesos admisión estudiantes s el ingreso hasta la graduación, garantizando el uso disposición los sistemas informativos a nivel interno externo. Des la inscripción, admisión, matricula, registro académico control la información l usuario hasta su graduación. INDICADORES: Eficacia / Operativos (Número aspirantes admitidos en el periodo académico / total inscritos) * 100. Cobertura matriculados en primer curso/ Total Matriculados. (# certificados entregados oportunamente / # certificados solicitados) * 100 Eficiencia Número historias académicas actualizadas/ Total historias existentes. Efectividad/Impacto Porcentaje incremento en el rendimiento en Pruebas Censales. Número estudiantes graduados/ Total matriculados*100. Este documento impreso se consira copia no controlada
2 Fecha aprobación: Página 2 14 PVA Proceso direccionamiento planeación institucional Proceso direccionamiento planeación institucional Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento Evaluación Planes Acción DP-PR-02 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento Evaluación los Mapas Riesgo. P P Elaborar el plan acción l proceso acuerdo con el plan estratégico los lineamientos institucionales Establecer el mapa riesgos l proceso acuerdo con los lineamientos institucionales. Plan acción l proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01 Mapa riesgos l proceso en el formato DP-FO-02 Proceso direccionamient o planeación institucional Proceso direccionamient o planeación institucional Este documento impreso se consira copia no controlada
3 Fecha aprobación: Página 3 14 PVA Direccionamiento planeación Institucional, Ministerio Educación Nacional. Normatividad vigente Lineamientos Institucionales, lineamientos C.N.A. P Formular estrategias políticas en materia admisión estudiantes. Lír l proceso P.E.I: Políticas lineamientos para la admisión estudiantes. Comunidad Comunidad general en Ministerio Educación Nacional. Alta Dirección Gestión Gestión Requisitos Le e Institucionales Calendario Académico Listado Docentes Activos P P Establecer los criterios admisión aspirantes a la Institución. Planear el proceso Admisión Matricula para cada convocatoria AR-PO-01 Políticas Materia Admisión Estudiantes AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción, Admisión Aspirantes Técnicas En De De Y De Tecnologías AR-FO-23 Logística Proceso Admisión AR-PT-01 Protocolo Prueba Admisión Música AR-PT-02 Comunidad Comunidad académica Este documento impreso se consira copia no controlada
4 Fecha aprobación: Página 4 14 PVA Calidad mejoramiento continuo Tesorería Aspirantes Técnica Tecnología Software Académico Psicóloga encargada prueba psicotécnica Requisitos norma Preinscripción en la página Web Recibo Caja por concepto Pago Formulario Documentación Requerida para oja Vida Listado estudiantes inscritos programa por P Establecer los procesos para la administración el control la propiedad l cliente. Inscribir Aspirantes. Nuevos Realizar el proceso Admisión Lír Procesos Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas AR-PR-03 Administración Control ojas Vida los Estudiantes Programación l Examen Admisión Formulario Inscripción Listado Aspirantes por programas GD-FO-16 Formato Asistencia AR-FO-02 Prueba Comunidad académica Aspirante Docentes encargados apoar proceso admisiones Psicóloga encargada el Este documento impreso se consira copia no controlada
5 Fecha aprobación: Página 5 14 PVA Decanos cada programa Admisión Tipo I AR-FO-06 Prueba Admisión Tipo II orarios Atención a prueba psicotécnica prueba psicotécnica Aspirante Psicóloga encargada prueba psicotécnica Decanos cada programa Estudiante Tesorería Lír Software Académico Resultado las pruebas Admisión Recibo pago por concepto matricula Listado estudiantes matriculados por programas por grupo Consolidar resultados, publicación admitidos Formalizar la matrícula Entregar Usuarios contraseñas para el ingreso estudiantes nuevos al software académico Tabulación General las tres pruebas. AR-FO-03 Lista Admitidos Comprobante Matricula Sticker en carné Usuario contraseña Consejo Académico Estudiante Estudiante Este documento impreso se consira copia no controlada
6 Fecha aprobación: Página 6 14 PVA Estudiante Solicitud adición cancelación unidas formación Solicitud Cancelación l semestre Recibo Caja Solicitud l Certificado Académico Elaborar informe matriculas Realizar proceso cancelación materia Realizar proceso cancelación semestre Realizar Certificados Académicos Auxiliar Informe Matricula Listados AR-FO-15 Solicitud Cancelación asignaturas Cancelación Semestre Certificados Académicos o MEN Rectoría Vicerrectoría Decanos Vicerrectoría Administrativa financiera Estudiante, Este documento impreso se consira copia no controlada
7 Fecha aprobación: Página 7 14 PVA Oficina Prácticas Virtualidad Listado estudiantes aspirantes para realizar las prácticas. Entregar información que proporciona la plataforma sobre los estudiantes que matricularon práctica profesional. Listados estudiantes que cumplen los requisitos para la realización la práctica profesional. Oficina Prácticas virtualidad Proceso Gestión ICFES Comunicaciones Cronograma requisitos Inscripción matricula a las pruebas SABER-PRO Listado estudiantes que cumplen con los requisitos para presentar las pruebas SABER-PRO Difusión en páginas web cronograma requisitos para la presentación las pruebas SABER-PRO Preinscribir en la plataforma ICFES, los programas académicos que tienen estudiantes que cumplen requisitos para presentar la prueba censal. Comunicaciones Cronogramas Requisitos Constancia preinscripción Instructivo pago Oficina Comunicaciones, Vicerrectoría Estudiante Este documento impreso se consira copia no controlada
8 Fecha aprobación: Página 8 14 PVA Estudiante Recibo Pago Inscribir Estudiantes en plataforma ICFES para la PRUEBA SABER PRO Citación a la prueba Estudiante Decanos Bibliotecólogo Vicerrector Administrativo Financiero Vicerrectora Coordinador practicas Secretaria Formato Paz Salvo Recibo pago recho grados *Teniendo en cuenta las fechas registradas en el calendario académico, recibir documentación completa con los requisitos grado. *Realizar informe ojas Vida estudiantes aptos para graduación. Listado Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación AR-FO-22 Listado Graduandos Secretaria Este documento impreso se consira copia no controlada
9 Fecha aprobación: Página 9 14 PVA Proceso direccionamiento planeación institucional Plan acción l proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01 V acer seguimiento trimestral a las actividas e indicadores establecidos en el plan acción l proceso Informe gestión l proceso. Seguimiento monitoreo en el formato DP-FO-01 Proceso Direccionamient o Planeación Institucional Proceso direccionamiento planeación institucional Mapa riesgos l proceso en el formato DP- FO-02 V acer seguimiento al menos trimestral al mapa riesgos l proceso, acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación. DP-FO-02 Mapa riesgos con seguimiento Proceso direccionamient o planeación institucional Listado Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación V Verificar con la lista chequeo los documentos la hoja vida. Lista Chequeo Verificación ojas Vida Secretaria Este documento impreso se consira copia no controlada
10 Fecha aprobación: Página PVA Proceso evaluación control Resultados auditorías internas externas Plan mejoramiento EC-FO-08 Proceso evaluación control Informe gestión proceso Seguimiento monitoreo l A Intificar e implementar acciones correctivas preventivas l proceso Proceso Mapa riesgos con seguimiento MC-FO-01 Formato Acciones Correctivas, preventivas mejora Proceso calidad mejoramiento continuo Este documento impreso se consira copia no controlada
11 Fecha aprobación: Página LEY Constitución Política Colombia 1991: Articulo 69 LEYES: Le Educación Superior. Le organiza el servicio público la educación superior en las modalidas formación técnica profesional tecnológica. Le calificado los programas Educación Superior DECRETOS: Decreto 1767 junio Decreto 4968 Diciembre Decreto RESOLUCIONES: Resolución 1780 marzo ACUERDOS: REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO MECI 2.3 Componente Planes Mejoramiento 3. Información Comunicación NTCGP 1000:2009 ISO 9001: Revisión los requisitos l servicio Comunicación con el cliente Propiedad l cliente Seguimiento medición los procesos Acciones correctivas Acciones preventivas DE LA INSTITUCIÓN Acuerdos l Consejo Directivo Resoluciones Rectorales Decisiones l Consejo Académico Este documento impreso se consira copia no controlada
12 Fecha aprobación: Página LEY Acuerdo Apreciación Condiciones iniciales acreditación programas académicos. Acuerdo Lineamientos para acreditación Institucional. REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO MECI NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008 DE LA INSTITUCIÓN LINEAMIENTOS Lineamientos para la Acreditación programas Pregrado-Consejo Nacional Acreditación CNA Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional Guía CNA tercera edición. RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Este documento impreso se consira copia no controlada
13 Fecha aprobación: Página Sistema información Archivo para el almacenamiento las historias académicas los estudiantes Mobiliario computador PROCEDIMIENTOS AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción Admisión Aspirantes Técnicas Tecnologías AR-PR-02 Asesoría Matrícula AR-PR-03 Administración Control ojas Vida los Estudiantes AR-PR-05 Grados POLÍTICAS AR-PO-01 Políticas en Materia Admisión Estudiantes INSTRUCTIVOS AR-IN-01 Instructivo Ingreso al Software Académico para Estudiantes PROTOCOLOS AR-PT-01 Protocolo Prueba Admisión Música AR-PT-02 Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas REGISTROS ASOCIADOS AL PROCESO FORMATOS AR-FO-02 Prueba Admisión Tipo I AR-FO-03 Lista Admitidos AR-FO-04 Encuesta Satisfacción Servicio e Información al Cliente AR-FO-05 Control Certificados Estudio AR-FO-06 Prueba Admisión Tipo II AR-FO-08 Asesorías Matriculas AR-FO-09 oja Control istorial Académico AR-FO-12 Intificación Carpetas ojas Vida AR-FO-13 Solicitud Reingreso AR-FO-15 Solicitud Cancelación Asignaturas o Cancelación Semestre AR-FO-17 Paz Salvo para Graduando AR-FO-19 Control Venta Formulario Este documento impreso se consira copia no controlada
14 Fecha aprobación: Página AR-FO-20 oja Respuestas Prueba Admisión Tipo I AR-FO-21 oja Respuestas Prueba Admisión Tipo II AR-FO-22 Listado Graduandos AR-FO-23 Logística Proceso Admisión REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 3 Objetivo Se ajusta el objetivo para dar incluir todas las actividas que realiza el proceso. Redacción ajuste Se ajustan las actividas l proceso, actualizando las formas l entradas, proveedores, registro. salidas registros. Este documento impreso se consira copia no controlada
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