MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE SOLICITUD DE USUARIOS

Transcripción

1 Contraloría General de la República GERENCIA DE ESTUDIOS Y GESTIÓN PÚBLICA Manual de usuario: INFOBRAS Entidades Versión: 1.0 MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE SOLICITUD DE USUARIOS MAYO 2015

2 INDICE GENERAL 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Definiciones Abreviaturas PASOS PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE USUARIO LÍDER PASOS PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE ENTIDAD PASOS PARA SOLICITAR LA CREACION DE USUARIOS PASOS PARA SOLICITAR LA DESACTIVACION DE USUARIOS

3 MANUAL DE USUARIO 1. INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la descripción detallada de las funciones del Sistema de Información de Obras Públicas INFOBRAS, como documento de orientación y consulta para el correcto uso del módulo de solicitud de creación de usuarios destinado para el uso de las entidades que soliciten el ingreso al Sistema de Información de Obras Públicas (INFOBRAS). 2. OBJETIVO El propósito de este documento es facilitar a los funcionarios solicitantes y al usuario líder, el detalle de los pasos a seguir para solicitar la creación de usuario líder, solicitar creación de la entidad, solicitar la creación de usuarios y solicitar la desactivación de usuarios. 3. ALCANCE El Manual de Usuario del Sistema de Información de Obras Públicas INFOBRAS, está dirigido a los funcionarios solicitantes y usuarios líderes de cada entidad pública, para iniciar la solicitud de creación de usuarios en el Sistema de Información de Obras Públicas (INFOBRAS). El manual de usuario cubre la descripción de las siguientes funciones: Solicitud de creación de usuario líder Solicitud de creación de entidad Solicitud de creación de usuarios INFOBRAS Solicitud de desactivación de usuarios INFOBRAS 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1 Definiciones - Código INFOBRAS: Es el código único que genera automáticamente el sistema INFOBRAS, cuando la entidad registra la obra pública. - Entidad: Nombre de la institución que está ejecutando la obra, puede ser municipalidad, gobierno regional, entre otros. - Sistema INFOBRAS: Sistema de información de obras públicas, en el cual se registran las obras públicas y sus respectivos avances físicos presupuestales para un mejor seguimiento y control. 3

4 - Usuarios : Son las personas que utilizan el sistema INFOBRAS, a quienes se les asigna un Rol de Usuario, con los permisos que se detallan a continuación: ROL DE USUARIO DESCRIPCIÓN Registrador Visualizador Permite lo siguiente: - Registrar y editar la Ficha Datos Generales de la Obra Permite visualizar a modo de consulta, la información registrada de las obras públicas de la entidad. Líder Permite lo siguiente: Solicita la creación de usuarios INFOBRAS Solicita la desactivación de usuarios INFOBRAS 4.2 Abreviaturas - CGR : Contraloría General de la República. - INFOBRAS : Sistema de Información de Obras Públicas. 5. PASOS PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE USUARIO LÍDER 5.1. Ingresar al portal web del INFOBRAS ( Dar click en el botón Ingresar como muestra la siguiente imagen: 4

5 5.3. Luego de dar click en el botón ingresar, aparecerá una ventana emergente en la cual se le dará click en el texto en azul como muestra la siguiente imagen: 5.4. Luego de dar click en Solicitud de creación de usuario líder, nos direccionará a un formulario con las siguientes características: En el formulario Solicitud de creación de usuario líder encontraremos Información general En esta sección podemos encontrar información relacionada al uso correcto del formulario, como también podemos descargar el Modelo de usuario, preguntas frecuentes y Manual de usuario. Formulario de solicitud de creación En esta sección encontramos los campos para poder llenar para completar el formulario como también el adjunto del oficio de solicitud de creación de usuario 5

6 5.5. Dar click en la sección Formulario de solicitud de creación 5.6. Luego de dar click en la sección Formulario de solicitud de creación nos mostrará el siguiente formulario con las siguientes partes: Datos de la entidad En esta área seleccionaremos la entidad a la cual pertenecemos, si no encontramos la entidad, se deberá solicitar la creación de entidad la cual la vemos en el apartado número 6. Datos de funcionario solicitante En esta área se ingresará los datos del funcionario solicitante, se realizará la búsqueda de los datos con el # de D.N.I. y la fecha de inscripción del D.N.I. Datos de usuario Líder En esta área se ingresará los datos del usuario líder, se realizará la búsqueda de los datos con el # de D.N.I. y la fecha de inscripción del D.N.I. Oficio de solicitud de creación de usuarios Para completar la solicitud de creación de usuario líder, se tendrá que adjuntar el oficio de solicitud de creación de usuario digitalizado para su respectiva verificación Seleccionar una entidad Para seleccionar una entidad deberá hacer click en el botón el cual se encuentra en el área de datos de la entidad, luego de realizar click aparecerá una ventana emergente la cual tendrá la lista de entidades registradas en el sistema. 6

7 5.8. Para realizar la búsqueda de la entidad se debe escribir en número de R.U.C. de la entidad en el cuadro de búsqueda el cual se muestra en la siguiente imagen: Luego de realizar la búsqueda de la entidad y encontrarla con éxito se deberá hacer click en el botón, luego de realizar click, tanto como en nombre de la entidad y el R.U.C. estarán en la parte superior del formulario, como se muestra en la siguiente imagen: 5.9. Luego se debe ingresar los datos del funcionario solicitante, para realizar esto, se debe ingresar el número de D.N.I y la fecha de inscripción del D.N.I. para realizar la búsqueda de los datos personales, para realizar la búsqueda se deberá dar click en el botón como se muestra en la siguiente imagen: 7

8 5.10. Al realizar la verificación de los datos ingresados se mostrará los nombres y apellidos del funcionario solicitante, como se muestra en la siguiente imagen: Luego terminar el llenado de los datos completando la información como teléfono, correo electrónico y cargo en la entidad Luego se debe ingresar los datos del usuario líder, para realizar esto, se debe ingresar el número de D.N.I y la fecha de inscripción del D.N.I. para realizar la búsqueda de los datos personales, para realizar la búsqueda se deberá dar click en el botón como se muestra en la siguiente imagen: Al realizar la verificación de los datos ingresados se mostrará los nombres y apellidos del usuario líder, como se muestra en la siguiente imagen: Luego terminar el llenado de los datos completando la información como teléfono y correo electrónico Luego se deberá ingresar el oficio de solicitud de creación de usuario líder, el modelo de la solicitud se encuentra en la sección Información general Dar click en el botón seleccionar y proceder a adjuntar el oficio indicado 8

9 5.14. Para finalizar con la solicitud, se deberá verificar los datos ingresados en el formulario, si encuentra campos que tienen datos incorrectos proceder a cambiarlos, si desea limpiar por completo todos los campos dar click en el botón datos ingresados, dar click en el botón si en caso se encuentra conforme con los para enviar la solicitud Si la solicitud ha sido enviada con éxito tendrá el siguiente mensaje de confirmación en la parte inferior del formulario y será enviado un correo de confirmación al correo electrónico del funcionario solicitante con el número de ticket de atención, luego de la atención recibirá un correo de confirmación de creación de usuario líder. 9

10 6. PASOS PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE ENTIDAD Si en caso la entidad no se encontrará en la lista de entidades, el funcionario solicitante deberá solicitar la creación de la entidad, para esto deberá seguir los siguientes pasos: 6.1. Ingresar al portal web del INFOBRAS ( Dar click en el botón Ingresar como muestra la siguiente imagen: 6.3. Luego de dar click en el botón ingresar, aparecerá una ventana emergente en la cual se le dará click en el texto en azul como muestra la siguiente imagen: 10

11 6.4. Luego de dar click en Solicitud de creación de usuario líder, nos direccionará a un formulario con las siguientes características: En el formulario Solicitud de creación de usuario líder encontraremos Información general En esta sección podemos encontrar información relacionada al uso correcto del formulario, como también podemos descargar el Modelo de usuario, preguntas frecuentes y Manual de usuario. Formulario de solicitud de creación En esta sección encontramos los campos para poder llenar para completar el formulario como también el adjunto del oficio de solicitud de creación de usuario 6.5. Dar click en la sección Formulario de solicitud de creación 11

12 6.6. Luego de dar click en la sección Formulario de solicitud de creación nos mostrará el siguiente formulario con las siguientes partes: Datos de la entidad En esta área seleccionaremos la entidad a la cual pertenecemos, si no encontramos la entidad. Datos de funcionario solicitante En esta área se ingresará los datos del funcionario solicitante, se realizará la búsqueda de los datos con el # de D.N.I. y la fecha de inscripción del D.N.I. Datos de usuario Líder En esta área se ingresará los datos del usuario líder, se realizará la búsqueda de los datos con el # de D.N.I. y la fecha de inscripción del D.N.I. Oficio de solicitud de creación de usuarios Para completar la solicitud de creación de usuario líder, se tendrá que adjuntar el oficio de solicitud de creación de usuario digitalizado para su respectiva verificación. 12

13 6.7. Dar click en el botón, al realizar esta acción nos dirigirá a una ventana emergente con las siguientes características: Datos de la entidad En esta área tendremos que ingresar los datos de la entidad tales como Nombre de la entidad tutelar o rectora, Siglas, Ubicación geográfica, dirección y teléfono, también tendremos que adjuntar el documento de creación de la entidad e ingresar la fecha de emisión y publicación de dicho documento. Datos del titular de la entidad En esta área se ingresará los datos del titular de la entidad, datos como D.N.I., Nombres, Apellidos y cargo en la entidad. Datos del personal de contacto En esta área se ingresará los datos del personal de contacto, datos como D.N.I., Nombres, Apellidos, correo electrónico y teléfono Para realizar la solicitud de creación de entidad se deberá llena los campos en el área de datos de entidad, luego adjuntar el documento de creación de la entidad como se muestra en la siguiente imagen: 13

14 6.9. Luego de realizar el llenado de los campos en el área de Datos de la entidad proceder con el llenado de datos del titular de la entidad y los datos personal de contacto Para finalizar con la solicitud, se deberá verificar los datos ingresados en el formulario, si encuentra campos que tienen datos incorrectos proceder a cambiarlos, si desea limpiar por completo todos los campos dar click en el botón datos ingresados, dar click en el botón si en caso se encuentra conforme con los para enviar la solicitud Si la solicitud ha sido enviada con éxito tendrá el siguiente mensaje de confirmación en la parte inferior del formulario y será enviado un correo de confirmación al correo electrónico del personal de contacto con el número de ticket de atención, tendrá que recibir un correo de confirmación de atención para que pueda solicitar la creación del usuario líder. 14

15 7. PASOS PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE USUARIOS INFOBRAS Luego de recibir la confirmación de creación de usuario lider, este usuario puede ingresar al sistema INFOBRAS y tener la funcion de solicitar la creación de usuarios INFOBRAS Ingresar al portal web del INFOBRAS ( Dar click en el botón Ingresar como muestra la siguiente imagen: 7.3. Luego de dar click en el botón ingresar, aparecerá una ventana emergente en la cual se tendrá que ingresar el usuario y la contraseña asignados al usuario líder para luego dar click en el botón Ingresar 7.4 Luego de ingresar correctamente al portal INFOBRAS, ingresaremos al menu de presentación y seleccionaremos en el menu la opcion Administrador, luego encontraremos módulo de solitudes y dentro del mismo la opcion Creacion y/o desactivación de usuarios, hacer click en Creacion y/o desactivación de usuarios 15

16 7.5. Luego de realizar click, nos direccionara a un formulario con las siguientes caracteristicas. Datos de la solicitud En esta sección encontramos los tipos de solicitud que puede realizar el usuario líder como creación de usuarios o desactivación de usuarios Creación de usuarios El usuario líder puede solicitar un numero de 10 personas por solicitud y deberá ingresar los datos de forma obligatoria. Desactivación de usuarios Se mostrará una lista de usuarios ligados a la entidad los cuales se encuentran activos en la fecha, se podrá solicitar la desactivación de los usuarios dandole click la check que se encuentra en la parte izquierda del recuadro, cabe indicar que si la entidad es nueva no encontrará usuarios asignados a ella. 16

17 7.6. para solicitar la creación de usuarios INFOBRAS el usuario deberá ingresar los datos principales del personal asignado como D.N.I. y la fecha de inscripción del D.N.I. y luego de esto deberá realizar click en el botón siguiente imagen: para realizar la busqueda de los datos como se muestra en la 7.7. Al realizar la verificación de los datos ingresados se mostrará los nombres y apellidos del usuario designado, como se muestra en la siguiente imagen: Luego terminar el llenado de los datos completando la información como teléfono, correo electrónico y por ultimo seleccionar el tipo de rol a designar, para finalizar, dar click en el botón, luego de realizado este procedimiento se podrá visualizar al usuario designado 7.8. Para finalizar la solicitud, se deberá dar click en el botón luego de realizado este procedimiento, aparecerá una ventana emergente de confirmación de envío, inmediatamente el usuario líder recibirá un correo de confirmación con el numero de ticket, 17

18 8. PASOS PARA SOLICITAR LA DESACTIVACIÓN DE USUARIO Luego de recibir la confirmación de creación de usuario lider, este usuario puede ingresar al sistema INFOBRAS y tener la funcion de solicitar la desactivación de usuarios INFOBRAS Ingresar al portal web del INFOBRAS ( Dar click en el botón Ingresar como muestra la siguiente imagen: 18

19 8.3. Luego de dar click en el botón ingresar, aparecerá una ventana emergente en la cual se tendrá que ingresar el usuario y la contraseña asignados al usuario líder para luego dar click en el botón Ingresar 8.4 Luego de ingresar correctamente al portal INFOBRAS, ingresaremos al menu de presentación y seleccionaremos en el menu la opcion Administrador, luego encontraremos módulo de solitudes y dentro del mismo la opcion Creacion y/o desactivación de usuarios, hacer click en Creacion y/o desactivación de usuarios 19

20 8.5. Luego de realizar click, nos direccionara a un formulario con las siguientes caracteristicas. Datos de la solicitud En esta sección encontramos los tipos de solicitud que puede realizar el usuario líder como creación de usuarios o desactivación de usuarios Creación de usuarios El usuario líder puede solicitar un numero de 10 personas por solicitud y deberá ingresar los datos de forma obligatoria. Desactivación de usuarios Se mostrará una lista de usuarios ligados a la entidad los cuales se encuentran activos en la fecha, se podrá solicitar la desactivación de los usuarios dandole click la check que se encuentra en la parte izquierda del recuadro, cabe indicar que si la entidad es nueva no encontrará usuarios asignados a ella para solicitar la desactivación de usuarios INFOBRAS deberá dar click en el combo Tipo de solicitud y podrá ver la opción DESACTIVACIÓN DE USUARIOS INFOBRAS como puede observar en la siguiente imagen: 20

21 Luego de realizar click en el texto DESACTIVACIÓN DE USUARIOS INFOBRAS se mostrará la lista de usuarios activos de la entidad como se muestra en la siguiente imagen: Para seleccionar a los usuarios a desactivar hacer click en la casilla quedará seleccionado cuando se marque de esta manera se mostrarán a los usuarios por el Rol asignado Luego de seleccionar los usuarios a desactivar, se deberá hacer click en el botón, para confirmar el envío de la solicitud como se muestra la siguiente imagen: 21

22 8.8. luego de hacer click en Aceptar, se confirmará el envio como se muestra en la siguiente imagen: El usuario líder recibirá por correo electronico una confirmacion de inicio de atención con el n de ticket y el tipo de solicitud realizada 22