Junio de Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario

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1 Junio de 2013 Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario

2 Avisos legales Copyright de la documentación y del software Copyright by ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, EE.UU. Todos los derechos reservados. Impreso en los Estados Unidos de América. El contenido de esta publicación no se puede reproducir o transmitir en ningún formato y a través de ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, para ninguna finalidad sin el previo consentimiento escrito de ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. se reserva el derecho de realizar modificaciones sin previo aviso en las especificaciones y el material aquí contenido y no será responsable de ningún daño (incluidos los derivados) provocado por el material presentado, incluyendo (pero sin limitarse a) errores tipográficos, aritméticos o de enumeración. Marcas comerciales ShoreTel, ShoreTel (y su logotipo), Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreGear, ShorePhone y ShoreWare son marcas comerciales registradas de ShoreTel, Inc. en los Estados Unidos y en otros países. El logotipo de ShoreTel es una marca comercial de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. Patentes El teléfono ShoreTel IP 420 está cubierto por las patentes que se enumeran en Información sobre la versión Guía de usuario del teléfono ShoreTel IP 420 Número de referencia del documento: Versión: TUI_IP420_1_5/5/14 Fecha: 05. de mayo de 2014 Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California EE.UU (fax) Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 2

3 Índice Antes de empezar Acerca de este manual Organización Convenciones Documentos relacionados Capítulo 1 Primeros pasos Descripción general del teléfono ShoreTel IP Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Ajuste del contraste de la pantalla Conexión y asignación de la extensión a su teléfono Funcionamiento del teléfono Realizar llamadas Contestar llamadas Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Silenciar una llamada Guía de los iconos de estado Uso del directorio Comprobar el historial de llamadas Interacción con las llamadas Activar y desactivar llamadas en espera Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Contestar llamadas adicionales Aarcar y recuperar llamadas Configuración de las opciones de usuario Capítulo 2 Uso de las funciones avanzadas Realizar una llamada de conferencia Uso del interfono Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono Busca Captura del servicio nocturno Cambio del estado de un grupo de búsqueda Supervisión silenciosa de una llamada Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 1

4 Índice Coach silencioso en una llamada Intervenir en una llamada Capítulo 3 Uso del correo de voz Conexión al correo de voz Conexión al correo de voz desde su teléfono Conexión al correo de voz desde otra extensión Conexión al correo de voz desde un teléfono externo Interactuar con mensajes nuevos Uso de las teclas de acceso directo Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes Reenviar un mensaje Responder a un mensaje Escuchar mensajes guardados Enviar mensajes desde el correo de voz Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes Uso de las funciones del buzón de correo Grabación de su nombre Grabación de un saludo personal Definición de su contraseña Asignación de una extensión a un teléfono Cambiar el modo de manejo de llamadas Activar o desactivar la información descriptiva Escuchar mensajes borrados Eliminar mensajes borrados Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook Activar o desactivar un perfil de notificación Cambiar el estado de Workgroup Agent Activar o desactivar el desvío Find Me Capítulo 4 Solución de problemas Problemas y soluciones Visualización de la información del teléfono Reiniciar el teléfono Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 2

5 Antes de empezar Las siguientes secciones proporcionan una descripción general del manual: Acerca de este manual... 4 Organización... 4 Convenciones... 4 Documentos relacionados... 4 Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 3

6 0 Antes de empezar Acerca de este manual Acerca de este manual Este manual está dirigido a todos aquellos que utilicen el teléfono ShoreTel IP 420. Describe las funciones del teléfono y cómo utilizar el dispositivo. Organización Este documento está dividido en los siguientes capítulos: El Capítulo 1, Primeros pasos en la página 5, proporciona una descripción general del teléfono y describe cómo configurarlo y usarlo para las tareas más habituales. El Capítulo 2, Uso de las funciones avanzadas en la página 19, describe cómo usar el teléfono para realizar tareas avanzadas, como personalizar el teléfono, hacer llamadas con varios participantes o utilizar funciones que requieren combinaciones de teclas especiales. El Capítulo 3, Uso del correo de voz en la página 25, describe cómo utilizar el sistema de correo de voz para escuchar mensajes y realizar otras tareas relacionadas con el buzón de correo de voz. El Capítulo 4, Solución de problemas en la página 37, proporciona información sobre las opciones de los destinatarios en el teléfono. Convenciones En la redacción de este documento se han usado las siguientes convenciones tipográficas: Fuente Negrita Azul Descripción Teclas pulsadas en el teléfono Referencias cruzadas e hipervínculos. Haga clic en el texto azul para acceder a la sección indicada. Todos los capítulos tienen una lista con vínculos a las secciones en la primera página. Nota: Las entradas del índice también son vínculos, pero no son de color azul. Documentos relacionados También están disponibles los siguientes documentos: La Guía rápida de instalación describe los puertos de la parte posterior del teléfono y cómo ajustar el ángulo de inclinación del teléfono cuando se usa sobre un escritorio. El documento Instalación para montaje en pared describe cómo montar el teléfono en una pared. El documento Referencia rápida contiene accesos directos para realizar tareas habituales con el teléfono. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 4

7 CAPÍTULO Primeros pasos 1. En este capítulo se presenta el teléfono ShoreTel IP 420. Contiene la siguiente información: Descripción general del teléfono ShoreTel IP Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono... 7 Ajuste del contraste de la pantalla... 7 Conexión y asignación de la extensión a su teléfono... 8 Funcionamiento del teléfono... 9 Realizar llamadas... 9 Contestar llamadas Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Silenciar una llamada Guía de los iconos de estado Uso del directorio Comprobar el historial de llamadas Interacción con las llamadas Activar y desactivar llamadas en espera Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Contestar llamadas adicionales Aarcar y recuperar llamadas Configuración de las opciones de usuario Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 5

8 1 Primeros pasos Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420 Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420 Le damos la bienvenida a su teléfono IP de ShoreTel. La Figura 1 muestra una descripción general de los componentes del teléfono IP420. Teléfono con reposadedos Altavoz Emite sonido de alta calidad Pantalla Teclas de navegación y botón de selección Selecciona las opciones en la interfaz. Indicador LED La luz intermitente avisa al usuario de la existencia de llamadas entrantes y mensajes de voz no escuchados. Botones de apariencia de línea Indican llamadas activas,entrantes o en espera Teclas de función Llevan a cabo funciones básicas de telefonía (transferir, conferencia, directorio, historial, correo de voz, retener) Teclado de marcación Teclas de control de audio Los botones de volumen controlan el volumen del teléfono, del auricular, del altavoz y del timbre. Los botones del auricular, de silencio y del altavoz se iluminan cuando las funciones están activas. Micrófono Figura 1: Componentes del teléfono ShoreTel IP 420 Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 6

9 1 Primeros pasos Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Puerto de teléfono Puerto de PC Puerto de auricular Puerto de red Figura 2: Puertos traseros del teléfono IP 420 Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Si los reflejos le impiden ver bien la pantalla del teléfono, puede ajustar el ángulo de inclinación de la base situado en la parte posterior. Encontrará instrucciones detalladas en la Guía rápida de instalación del teléfono. Ajuste del contraste de la pantalla 1. Con el teléfono colgado, pulse el botón y manténgalo presionado. El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. 2. Pulse la tecla de navegación o para aumentar o reducir el contraste. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 7

10 1 Primeros pasos Conexión y asignación de la extensión a su teléfono Conexión y asignación de la extensión a su teléfono Si el teléfono muestra su nombre, el administrador de ShoreTel ya le habrá asignado personalmente su teléfono y no será preciso añadir la extensión. No obstante, sí es necesario conectarse para cambiar la contraseña y grabar su nombre, tal y como se describe en los pasos 1-6 más abajo. Si el teléfono muestra Disponible y puede ver la fecha y la hora, deberá usar este procedimiento para conectarse y asignarle su extensión al teléfono. Mientras el teléfono no esté asignado, puede hacer llamadas internas marcando un número o usando el directorio, pero no puede recibir llamadas y probablemente tampoco hacer llamadas externas. Para recibir llamadas y poder hacer llamadas externas, deberá conectarse y asignarle su extensión al teléfono. Una vez conectado, el teléfono mostrará su nombre, el número de su extensión y la fecha y la hora. En este estado, el teléfono puede recibir llamadas y puede comprobar si hay nuevos mensajes. Con los permisos adecuados (asignados por su administrador de ShoreTel), puede conectarse a cualquier teléfono IP de ShoreTel del sistema ShoreTel para asignarle su extensión al teléfono. Consulte la sección Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono en la página 22 para obtener más información. Para conectarse y asignarle su extensión al teléfono: 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Marque el número de extensión que le ha sido asignado por el administrador del sistema. 3. Introduzca una de las siguientes contraseñas: Si el administrador del sistema le ha facilitado una contraseña, introdúzcala y pulse #. Si el administrador del sistema no le ha facilitado ninguna contraseña, introduzca la contraseña predeterminada 1234 seguida de #. 4. Si el sistema se lo pide, introduzca una nueva contraseña seguida de #. Sugerencia Pregunte al administrador del sistema qué longitud mínima debe tener la contraseña. 5. Si el sistema se lo pide, para confirmar su nueva contraseña vuelva a introducirla y pulse #. 6. Cuando el sistema se lo pida, grabe su nombre y pulse #; a continuación, elija una de las opciones siguientes: Para aceptar la grabación, pulse #. Para revisar la grabación, pulse 1. Para volver a grabar su nombre, pulse 2. Para cancelar la grabación, pulse *. 7. Para asignarle su extensión al teléfono, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 8

11 1 Primeros pasos Funcionamiento del teléfono 8. Pulse Pulse 1. Ahora su extensión está asignada al teléfono y el teléfono muestra su nombre y su extensión. Funcionamiento del teléfono En esta sección se ofrece una descripción general de las siguientes tareas básicas del teléfono: Realizar llamadas Contestar llamadas Enviar de una llamada entrante al correo de voz Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Silenciar una llamada Contestar llamadas en espera Realizar llamadas Para realizar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular. Uso del teléfono para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada, descuelgue el teléfono y marque un número de teléfono. 2. Para finalizar la llamada, cuelgue el teléfono. Uso del altavoz para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el altavoz, pulse el botón y marque un número de teléfono. El LED del botón se ilumina en verde y se marca la llamada. 2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón. El botón se apagará. Uso del auricular para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el auricular, lleve a cabo una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, pulse el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, descuelgue el teléfono con el auricular. El LED del botón se ilumina en verde y se marca la llamada. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 9

12 1 Primeros pasos Contestar llamadas 2. Para finalizar la llamada, realice una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, vuelva a pulsar el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, ponga el auricular en la posición de colgado. El botón se apagará. Contestar llamadas Cuando se recibe una llamada, el teléfono emite un tono de timbre, se ilumina un botón de apariencia de línea verde intermitente o se ilumina un indicador rojo en la esquina superior derecha del teléfono. Si la información está disponible, el nombre y el número de teléfono de la persona que llama aparece en la pantalla. Para contestar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular. Según haya configurado la preferencia de descolgado automático en ShoreTel Communicator o según su administrador haya configurado esta opción en ShoreTel Director, también podrá contestar una llamada desde el altavoz o el auricular siguiendo uno de estos métodos: Pulsando un botón de apariencia de línea verde intermitente. Si la llamada se muestra en la pantalla, pulse el botón de selección de las teclas de navegación. Si recibe más de una llamada entrante cuando tiene ya dos llamadas activas, entrantes o en espera, la pantalla mostrará una flecha para indicar que hay más llamadas. Utilice las teclas de navegación para desplazarse por las llamadas y ver la información del ID de llamada de cada una. Pulse el botón de selección de las teclas de navegación para contestar la llamada que se muestra en la pantalla. Uso del teléfono para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, descuelgue el teléfono cuando suene. 2. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono. Uso del altavoz para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón. Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el altavoz, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. El LED del botón se ilumina en verde. 2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón. El botón se apagará. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 10

13 1 Primeros pasos Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Uso del auricular para contestar una llamada Si piensa usar un auricular para contestar las llamadas, utilice ShoreTel Communicator para designar su auricular inalámbrico o con cable habitual como preferencia predeterminada de descolgado automático. 1. Para contestar una llamada con el auricular, lleve a cabo una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, pulse el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, descuelgue el teléfono con el auricular. Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el auricular, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.) El LED del botón se ilumina en verde. 2. Para finalizar la llamada, realice una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, vuelva a pulsar el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, ponga el auricular en la posición de colgado. El botón se apagará. Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Para ajustar el volumen del teléfono, utilice los botones. Ajuste el volumen del timbre del teléfono con el teléfono colgado. Ajuste el volumen de escucha del teléfonocon el teléfono descolgado. Ajuste el volumen del altavoz con el LED del botón iluminado Ajuste el volumen de escucha del auricular con el LED del botón iluminado. Nota Si utiliza un auricular inalámbrico y experimenta alguno de los siguientes problemas de audio, deberá ajustar el auricular según las instrucciones del fabricante: No se escucha tono de marcado. El volumen no es suficientemente alto. Se escucha un zumbido o silbido. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 11

14 1 Primeros pasos Silenciar una llamada Silenciar una llamada Para silenciar una llamada e impedir que su interlocutor pueda oírle, pulse el botón. El LED del botón se ilumina cuando el modo de silencio está activado. To anular el silencio de una llamada para que el interlocutor pueda oírle, vuelva a pulsar. El botón no se ilumina cuando el modo de silencio está desactivado. Guía de los iconos de estado El teléfono ShoreTel IP 420 muestra iconos para indicar el estado del teléfono y las llamadas recibidas o realizadas. Estos iconos se muestran en la Tabla 1. Icono Tabla 1: Iconos de estado Descripción Llamada entrante fuera de pantalla (en pantalla principal) Indicador de mensaje de correo de voz (en pantalla principal) Llamada segura (en pantalla principal) Workgroup Agent - Conectado (en pantalla principal) Workgroup Agent - Desconectado (en pantalla principal) Workgroup Agent - Resumen (en pantalla principal) Llamada perdida (en pantalla principal y en el historial) Llamada entrante (en el historial) Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 12

15 1 Primeros pasos Uso del directorio Icono Descripción Tabla 1: Iconos de estado Llamada saliente (en el historial) Llamada transferida (en el historial) Uso del directorio Puede utilizar el directorio para buscar y marcar rápidamente la extensión de una persona. 1. Pulse el botón Directorio. Sugerencia Para cerrar el directorio, pulse el botón Directorio. 2. Para localizar el nombre de la persona a la que quiera llamar puede usar uno de estos métodos: Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del directorio hasta llegar al nombre de la persona a la que quiera llamar. Marque los números correspondientes a las primeras letras del nombre o apellido de la persona y desplácese por la lista filtrada que aparece hasta llegar al nombre de la persona a la que quiera llamar. Sugerencias También es posible buscar por nombre y apellido al mismo tiempo. Después de introducir los dos o tres primeros dígitos del nombre o apellido, pulse # y marque los dos primeros dígitos del otro nombre (o apellido). Por ejemplo, para buscar la entrada de Steve Williams o William Stephens, marque 78#94. Para borrar el filtro y volver a la lista del directorio completo, vaya hasta la entrada Borrar filtro situada al principio de la lista y pulse el botón de selección de las teclas de navegación. Si marca dígitos erróneos sin querer, puede mostrar rápidamente la opción Borrar filtro introduciendo varios dígitos adicionales. (Si el sistema no encuentra ninguna coincidencia para los dígitos introducidos, solo se visualizará la opción Borrar filtro en la pantalla del teléfono.) Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 13

16 1 Primeros pasos Comprobar el historial de llamadas 3. Con el nombre de la persona resaltado, puede marcar el número de dicha persona siguiendo uno de estos métodos: Pulsando el botón de selección de las teclas de navegación. Pulsando un botón de apariencia de línea. Descolgando el teléfono. Pulsando el botón del altavoz. Pulsando el botón del auricular. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.) Comprobar el historial de llamadas El visor del historial muestra las llamadas entrantes y salientes recientes (la llamada más reciente se muestra en primer lugar). Cada entrada del historial muestra el nombre o el número de la persona que llama (si está disponible), así como la fecha y la hora de la llamada. Si no hay información disponible para el ID de llamada de un número concreto, el teléfono muestra Desconocido. Para ver la lista de las llamadas realizadas, recibidas y perdidas: 1. Pulse el botón Historial. Sugerencia Para cerrar el visor del historial, pulse el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista y revisar las llamadas realizadas, recibidas o perdidas. Para realizar una llamada desde el visor del historial: 1. Pulse el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del historial hasta llegar al nombre de la persona a la que quiera llamar. 3. Con el nombre de la persona a la que quiere llamar seleccionado, elija una de las opciones siguientes para marcar la llamada: Pulse el botón de selección de las teclas de navegación. Pulse un botón de apariencia de línea. Descuelgue el teléfono. Pulse el botón del altavoz. Pulse el botón del auricular. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.) Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 14

17 1 Primeros pasos Interacción con las llamadas Interacción con las llamadas En esta sección se describen los siguientes métodos posibles para interactuar con las llamadas: Activar y desactivar llamadas en espera Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Contestar llamadas adicionales Aparcar y recuperar llamadas Activar y desactivar llamadas en espera Para poner una llamada en espera: En una llamada activa, realice una de las siguientes acciones: Pulse el botón Retener. Pulse el botón de apariencia de línea verde para la llamada activa. El botón de apariencia de línea de la llamada en espera parpadeará en verde. Para recuperar una llamada: 1. Recorra la lista de llamadas en espera con las teclas de navegación y hasta que se muestre la llamada que desea recuperar. 2. Realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón Retener. Pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. La llamada se recupera y el botón de apariencia de línea asociado a la llamada se ilumina en verde de forma permanente. Si el teléfono está colgado y hay una llamada en espera, sonará un timbre recordatorio transcurridos 10 segundos y, después, a intervalos de un minuto mientras la llamada siga en espera. Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Esté o no usando el teléfono, puede enviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número de teléfono sin tener que contestarla. Para enviar una llamada entrante al correo de voz: Con la llamada entrante en la pantalla, realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón Correo de voz. Pulse #. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 15

18 1 Primeros pasos Transferir una llamada Para transferir una llamada entrante a otro número sin tener que contestarla: 1. Cuando suene el teléfono, pulse el botón Transferir. 2. Teclee el número al que quiera transferir la llamada. La llamada se transferirá al número designado. Transferir una llamada Puede transferir una llamada de dos formas distintas: Una transferencia ciega permite transferir la llamada sin que la otra persona la conteste. Una transferencia con consulta permite hablar primero con la otra persona antes de realizar la transferencia. Para llevar a cabo una transferencia ciega: 1. Con la llamada activa, pulse el botón Transferir. 2. Marque el número al que quiera transferir la llamada. Sugerencia Si quiere cancelar la transferencia, recupere la llamada original. 3. Realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón Transferir. Cuelgue el teléfono. La llamada se transferirá al número designado. Para llevar a cabo una transferencia con consulta: 1. Con la llamada activa, pulse el botón Transferir. 2. Marque el número al que quiera transferir la llamada. Sugerencia Si quiere cancelar la transferencia antes de que la otra persona conteste la llamada, recupere la llamada original. 3. Cuando la otra persona conteste la llamada, realice una de las acciones siguientes: Para finalizar la transferencia, siga uno de estos métodos: Pulse el botón Transferir. Utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Terminar transf y, a continuación, pulse el botón de selección. La llamada será transferida. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 16

19 1 Primeros pasos Contestar llamadas adicionales Para cancelar la transferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Cancelar y, a continuación, pulse el botón de selección. La transferencia se cancelará y la llamada original permanecerá conectada. Contestar llamadas adicionales Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel), puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo. Si recibe una llamada entrante mientras está ocupado con otra llamada, escuchará un pitido en la llamada, los botones de apariencia de línea parpadearán en verde y el teléfono mostrará la información de ID de llamada de la llamada entrante en la pantalla. Si hay tres o más llamadas, aparecerá una flecha hacia abajo en la pantalla para indicar que existen más llamadas entrantes, activas o en espera fuera de la pantalla. Cuando finaliza una llamada visualizada en la pantalla, otra llamada asciende una posición para ocupar el botón de apariencia de línea correspondiente. Puede interactuar con las llamadas del modo siguiente: Para contestar una llamada entrante y poner la llamada activa en espera, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. Si tiene varias llamadas entrantes, activas o en espera, utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista y localizar la llamada que quiera contestar o recuperar. Con la llamada en la pantalla, realice una de las acciones siguientes: Para contestar la llamada, pulse el botón de selección de las teclas de navegación. Para poner la llamada en espera o para recuperarla, pulse el botón Retener. Aarcar y recuperar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión. 1. Con la llamada activa, pulse el botón Retener para poner la llamada en espera. 2. Marque *11 seguido del número de extensión en el que quiera aparcar la llamada. Para recuperar la llamada de otra dispositivo, marque *12 seguido del número de extensión. Nota Si no se contesta la llamada en el teléfono aparcado transcurrido un determinado tiempo (configurado por el administrador de ShoreTel), la llamada regresa a la extensión original. El valor predeterminado es 60 segundos. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 17

20 1 Primeros pasos Configuración de las opciones de usuario Configuración de las opciones de usuario Es posible cambiar opciones como el modo de manejo de llamadas o el tono del timbre desde ShoreTel Communicator. Para obtener más información, consulte la documentación de ShoreTel Communicator. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 18

21 CAPÍTULO Uso de las funciones 2. avanzadas En este capítulo se incluyen instrucciones para usar las funciones avanzadas del teléfono ShoreTel IP 420. Contiene la siguiente información: Realizar una llamada de conferencia Uso del interfono Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono Captura del servicio nocturno Cambio del estado de un grupo de búsqueda Supervisión silenciosa de una llamada Coach silencioso en una llamada Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 19

22 2 Uso de las funciones avanzadas Realizar una llamada de conferencia Realizar una llamada de conferencia Una llamada de conferencia implica la conexión de más de dos participantes en una llamada. El número de participantes que pueden reunirse en una conferencia con el botón Conferencia depende de la configuración del sistema. Póngase en contacto con el administrador de ShoreTel para saber más sobre las funciones de conferencia del sistema. Para realizar una llamada de conferencia: 1. Marque la extensión de la primera persona a la que quiera incluir en la llamada de conferencia y consulte con la persona pertinente. 2. Pulse el botón Conferencia. La llamada se pone en espera. Sugerencia Si quiere cancelar la conferencia en este punto, pulse el botón Retener para recuperar la llamada original. 3. En la ventana de marcación, marque la extensión de la siguiente persona a la que quiera incluir en la llamada de conferencia. 4. Realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón Conferencia para iniciar la conferencia en cuanto la persona conteste la llamada. Espere a que la persona conteste la llamada, consulte con la persona si es necesario y, después, continúe con el siguiente paso. 5. Realice una de las acciones siguientes: Para continuar con la conferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Terminar conf. y, a continuación, pulse el botón de selección. Habrá establecido una conferencia con tres participantes. El teléfono muestra el número de los otros participantes incluidos en la llamada de conferencia. Para cancelar la conferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Cancelar y, a continuación, pulse el botón de selección. La conferencia se cancelará y la llamada original permanecerá conectada. 6. Repita los pasos 1-5 para cada persona adicional a la que quiera incluir en la llamada de conferencia. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 20

23 2 Uso de las funciones avanzadas Uso del interfono Uso del interfono La función Interfono permite conectar con otra persona sin tener que esperar a que conteste el teléfono. Para usar esta función, ambos usuarios deben usar teléfonos IP de ShoreTel y disponer de los permisos necesarios. Para usar el interfono y ponerse en contacto con otra persona: 1. Descuelgue el teléfono. 2. Marque * 15 seguido del número de extensión de la persona con la que quiera ponerse en contacto. Nota Si la persona está ocupada con una llamada cuando se pone en contacto con ella a través del interfono, la llamada se tratará como una llamada entrante normal. Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío Puede definir uno de los cinco modos de manejo de llamadas en su extensión. Estos modos de manejo de llamadas se pueden configurar con opciones No molestar para desviar las llamadas entrantes a otro número o enviarlas al correo de voz. También es posible grabar un saludo personal diferente para cada modo de manejo de llamadas. Para configurar las opciones de los distintos modos de llamada, utilice ShoreTel Communicator. A continuación enumeramos los modos de manejo de llamadas: El modo Estándar (predeterminado) permite contestar todas las llamadas entrantes. En una reunión Fuera de oficina Ausencia prolongada Pesonalizado Puede cambiar el modo de manejo de llamadas activo desde ShoreTel Communicator o con el sistema de correo de voz. Para cambiar el modo de manejo de llamadas activo con el sistema de correo de voz: 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Introduzca su contraseña seguida de #. 3. Pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 21

24 2 Uso de las funciones avanzadas Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono 4. Pulse 2 y, a continuación, siga las indicaciones. Si ha seleccionado el modo de manejo de llamadas No molestar, el teléfono mostrará NM. Sugerencia Cuando se conecte al correo de voz, el sistema le notificará si hay algún otro modo de manejo de llamadas activado, además del modo Estándar. Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel), puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Esta función resulta útil si va a usar el despacho y el teléfono de otra persona de forma temporal. También puede usar ShoreTel Communicator para anular la asignación de una extensión. Para cambiar la asignación de extensiones de un teléfono: 1. Pulse el botón Correo de voz en el teléfono de destino. 2. Introduzca su contraseña seguida de #. 3. Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse Pulse 3 para volver a asignar su extensión y, después, realice una de las acciones siguientes. Pulse 1 para asignar la extensión. Pulse 2 para anular la asignación de la extensión de modo que el teléfono vuelva a la extensión que tenía asignada originalmente. Nota Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión original del usuario se desviarán al destino que el usuario haya definido como modo de manejo de llamadas activo. Busca Si su teléfono y otros teléfonos de la empresa están configurados con la opción de busca, puede grabar un mensaje que se escuchará en un altavoz conectado (normalmente un sistema de megafonía). Para usar la función de busca, el administrador de ShoreTel debe darle acceso. Para usar la función de busca: 1. Marque el número que le haya proporcionado el administrador de ShoreTel y espere el tono de confirmación. Seguidamente, hable por el teléfono. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 22

25 2 Uso de las funciones avanzadas Captura del servicio nocturno 2. Cuelgue cuando haya terminado. Nota Si oye un tono de error al intentar utilizar esta función, es posible que no esté configurada en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios para usar la función de busca. Póngase en contacto con el administrador de ShoreTel para solicitar asistencia. Captura del servicio nocturno El servicio nocturno permite desviar las llamadas a una extensión que suena en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral si la persona que llama necesita hablar con alguna persona de la empresa. Si quiere usar la función de servicio nocturno, debe estar configurada en su empresa y el administrador de ShoreTel debe autorizarle para poder acceder. Para capturar el servicio nocturno: Cuando oiga el timbre del teléfono en el altavoz de megafonía, marque *14 para contestar la llamada. Nota Si oye un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que el servicio no esté configurado en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios para contestar la llamada. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener ayuda. Cambio del estado de un grupo de búsqueda Los grupos de búsqueda permiten ofrecer una llamada a un conjunto de extensiones de usuario y se pueden configurar para que todas las extensiones del grupo de búsqueda suenen al mismo tiempo o de una en una. Con los permisos adecuados, es posible alternar el estado de todo el grupo de búsqueda entre ocupado y no ocupado (y viceversa). Esta función resulta especialmente útil cuando los miembros del grupo de búsqueda están en una reunión o fuera de la oficina. Para alternar el estado de un grupo de búsqueda: Marque *18 y, a continuación, la extensión asociada al grupo de búsqueda. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 23

26 2 Uso de las funciones avanzadas Supervisión silenciosa de una llamada Supervisión silenciosa de una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel), es posible escuchar una llamada sin ser escuchado. Para activar la supervisión silenciosa en una llamada: Marque *17 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa. Se incorporará a la llamada existente sin que ningún participante pueda escucharle. Coach silencioso en una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel), puede escuchar y asesorar a una persona sin que el interlocutor externo pueda oírlo. Para asesorar en una llamada: Marque *22 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa. Se incorporará a la llamada existente y podrá escuchar y hablar sin ser oído por el participante externo. Intervenir en una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel), puede unirse a una llamada en curso ( intervenir ) como participante de conferencia. Para intervenir en una llamada: Marque *16 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 24

27 CAPÍTULO Uso del correo de voz 3. En este capítulo se incluye información sobre el uso del sistema de correo de voz. Contiene la siguiente información: Conexión al correo de voz Conexión al correo de voz desde su teléfono Conexión al correo de voz desde otra extensión Conexión al correo de voz desde un teléfono externo Interactuar con mensajes nuevos Uso de las teclas de acceso directo Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes Reenviar un mensaje Responder a un mensaje Escuchar mensajes guardados Enviar mensajes desde el correo de voz Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes Uso de las funciones del buzón de correo Grabación de su nombre Grabación de un saludo personal Definición de su contraseña Asignación de una extensión a un teléfono Cambiar el modo de manejo de llamadas Activar o desactivar la información descriptiva Escuchar mensajes borrados Eliminar mensajes borrados Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 25

28 3 Uso del correo de voz Escuchar mensajes borrados Eliminar mensajes borrados Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook Activar o desactivar un perfil de notificación Cambiar el estado de Workgroup Agent Activar o desactivar el desvío Find Me Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 26

29 3 Uso del correo de voz Conexión al correo de voz Conexión al correo de voz Un icono de correo de voz y un indicador rojo intermitente situado en la esquina superior derecha del teléfono indican que tiene mensajes no escuchados. Para escuchar sus mensajes debe conectarse al sistema de correo de voz. También es posible conectarse al sistema de correo de voz desde otra extensión o desde un teléfono externo. Conexión al correo de voz desde su teléfono 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #. Conexión al correo de voz desde otra extensión Puede conectarse al sistema de correo de voz desde otra extensión del sistema ShoreTel, ya sea desde un teléfono IP o uno analógico. 1. Realice una de las acciones siguientes: Pulse # con el teléfono sin descolgar, inactivo o descolgado con tono de marcado. Pulse # con el teléfono descolgado con tono de marcado. Pulse el botón Correo de voz. 2. Cuando el sistema se lo pida, pulse # y, a continuación, marque su extensión. Nota Si está usando un teléfono en estado Disponible o Anónimo, no es necesario pulsar # para introducir la extensión. 3. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #. Conexión al correo de voz desde un teléfono externo 1. Marque el número de acceso al correo de voz que le ha facilitado el administrador de ShoreTel. 2. Cuando el sistema se lo pida, pulse # y, a continuación, marque su extensión. 3. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #. Interactuar con mensajes nuevos En esta sección se describen accesos directos y tareas comunes para gestionar los mensajes en el sistema de correo de voz. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 27

30 3 Uso del correo de voz Uso de las teclas de acceso directo Uso de las teclas de acceso directo Puede pulsar las teclas siguientes mientras escucha los mensajes: Para escuchar la información descriptiva (hora y fecha de envío, nombre de usuario) de un mensaje, pulse 6. Para retroceder varios segundos en el mensaje, pulse 7. Para poner el mensaje en pausa, pulse 8. Para avanzar varios segundos en el mensaje, pulse 9. Para continuar con el siguiente mensaje, pulse #. Para oír opciones adicionales, pulse 0. Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse Mientras escucha cada mensaje, puede hacer lo siguiente: Para volver a reproducir un mensaje, pulse 1. Para guardar un mensaje, pulse 2. Para borrar un mensaje, pulse 3. Reenviar un mensaje 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse Cuando haya escuchado el mensaje que quiere reenviar, pulse Grabe una breve introducción y después realice una de las acciones siguientes: Si está satisfecho con la breve introducción, pulse #. Para revisar la breve introducción, pulse 1. Si quiere volver a grabar la breve introducción, pulse 2. Para cancelar la grabación, pulse *. Sugerencia Tras enviar un mensaje, puede pulsar 1 para marcarlo como urgente. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 28

31 3 Uso del correo de voz Responder a un mensaje Responder a un mensaje 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse Cuando haya escuchado el mensaje al que quiere responder, pulse Elija una de estas opciones: Para responder con un mensaje de voz, pulse 1. Para responder con una llamada, pulse 8. Para responder a todos con un mensaje de voz, pulse 3. Para volver al menú anterior, pulse *. Escuchar mensajes guardados 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 3. Para interactuar con los mensajes guardados, pulse una de las opciones (salvo la opción 2) descritas en la sección Interactuar con mensajes nuevos en la página 27. Enviar mensajes desde el correo de voz 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse Grabe el mensaje y seleccione una de las opciones siguientes: Para cancelar la grabación del mensaje, pulse *. Para terminar la grabación, pulse #. Para revisar el mensaje, pulse 1. Para volver a grabar el mensaje, pulse Si está satisfecho con la grabación, pulse # para finalizarla. 5. Cuando el sistema se lo pida, introduzca la extensión del destinatario. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 29

32 3 Uso del correo de voz Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes 6. Para elegir opciones adicionales de destinatarios, pulse 0 y seleccione cualquiera de las opciones siguientes: Para buscar un destinatario por nombre en el directorio, pulse 1. Para enviar a una lista de distribución personal, pulse 2. Para difundir el mensaje a todas las extensiones, pulse 3. Para cancelar las opciones de destinatarios, pulse *. 7. Una vez seleccionados los destinatarios del mensaje, elija una de las opciones siguientes: Para marcar o desmarcar un mensaje como urgente, pulse 1. Para solicitar una confirmación de recepción, pulse 4. Para enviar el mensaje, pulse #. Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes Si el destinatario de la llamada no contesta y no ha activado la opción de desvío automático de llamadas, puede dejar un mensaje cuando el sistema se lo indique. 1. Elija una de las opciones siguientes cuando oiga el saludo del buzón de correo: Para omitir el saludo y dejar un mensaje directamente, pulse #. Para transferir la llamada a un asistente, pulse 0. Para devolver la llamada a la operadora automática, pulse 9. Para desviar la llamada al destino Find Me del destinatario (un número opcional al que se pueden desviar las llamadas), pulse 1. Si no hay ningún destino Find Me activado, el sistema reproduce un tono e inmediatamente después graba su mensaje. 2. Cuando haya grabado el mensaje, elija una de las opciones siguientes: Cuelgue para enviar el mensaje. Para acceder a las opciones del mensaje, pulse # y seleccione una de las siguientes opciones: Para enviar el mensaje, pulse #. Para cancelar el mensaje, pulse *. Para revisar el mensaje, pulse 1. Para volver a grabar el mensaje, pulse 2. Para marcar o desmarcar el mensaje como urgente, pulse 3. Para marcar o desmarcar el mensaje como privado, pulse 4. Para transferir a la operadora automática, pulse 9. Para transferir al asistente, pulse 0. Para volver a grabar el mensaje, pulse *. Para enviar el mensaje y transferir a un asistente, pulse 0. Para enviar el mensaje y transferir a la operadora automática, pulse 9. Para enviar el mensaje y desviarlo al destino Find Me del destinatario (si está activo), pulse 1. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 30

33 3 Uso del correo de voz Uso de las funciones del buzón de correo Uso de las funciones del buzón de correo Desde el menú secundario de opciones del buzón de correo del sistema de correo de voz, puede: grabar su nombre grabar un saludo personal definir su contraseña asignar una extensión a un teléfono cambiar el modo de manejo de llamadas activar o desactivar la información descriptiva escuchar mensajes borrados eliminar mensajes borrados activar o desactivar el manejo de llamadas automático de Outlook activar o desactivar la entrega de correo electrónico cambiar el estado del agente activar o desactivar el desvío Find Me Grabación de su nombre 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse Grabe su nombre y, a continuación, pulse #. 5. Elija una de las opciones siguientes: Para aceptar la grabación de su nombre, pulse #. Para revisar la grabación de su nombre, pulse 1. Para volver a grabar su nombre, pulse 2. Para borrar esta grabación, pulse 3. Para cancelar, pulse *. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 31

34 3 Uso del correo de voz Grabación de un saludo personal Grabación de un saludo personal 1. Conéctese al correo de voz. 2. Pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 1 para grabar un saludo personal. Nota El saludo personal quedará asociado al modo de manejo de llamadas activo. 4. Grabe el saludo personal para el modo activo cuando escuche el tono y pulse #. A continuación, seleccione una de estas opciones: Para aceptar el saludo personal, pulse #. Para revisar el saludo personal, pulse 1. Para volver a grabar el saludo personal, pulse 2. Para cancelar la grabación, pulse *. Definición de su contraseña 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse Introduzca la nueva contraseña y pulse #. 5. Realice una de las acciones siguientes: Para confirmar la nueva contraseña, introduzca la nueva contraseña otra vez y, a continuación, pulse #. Para cancelar la nueva contraseña, pulse *. Asignación de una extensión a un teléfono Si dispone de los permisos necesarios, puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema a través del sistema de correo de voz. Para obtener más información, consulte Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono en la página 22. Teléfono ShoreTel IP 420 Guía de usuario 32