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1 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de 7 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión /Gestión de Bienes y Servicios 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: 6. CONTENIDO: Recopilar las necesidades de insumos, servicios y obras en las diferentes dependencias de la Universidad del Cauca, para garantizar el cumplimiento de la misión institucional. Inicia desde la determinación de necesidades por parte de las dependencias académicas y administrativas hasta la elaboración del Socialización del Plan Decreto 1082 de 2015 por medio del cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública. Acuerdo 051 de artículo 76, estatuto financiero de la Universidad del Cauca. Acuerdo 064 de 2008, Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca. No. Descripción de la Actividad Cargo Responsable Punto de Control 1 Elabora circular informativa donde se establecen el cronograma para la elaboración del Plan Anual de Circular 2 Presentan necesidades en adquisición de servicios como contratación de personas jurídicas y/o naturales por la prestación de servicios como: mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, servicios públicos, arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, seguros, servicio de aseo, entre otros, mediante correo electrónico. A la Oficina de Planeación Dependencias institucionales y facultades N.A. 2 Presenta de proyecto de presupuesto 3 Envía los topes y cuadro, basado el proyecto de presupuesto a las diferentes dependencias de los rubros como son: Adquisición de servicios como contratación de personas jurídicas y/o naturales por la prestación de servicios como: mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Proyecto de presupuesto Correo electrónico

2 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 2 de 7 servicios públicos, arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, seguros, servicio de aseo, entre otros, mediante correo electrónico. 4 Diligencia formato PA-GA FOR-13 Plan de 5 Consolida la información para presentar el proyecto de Plan Anual de 6 Revisa que los rubros presupuestales programados a los bienes y servicios correspondan a la afectación del gasto, en caso de ser necesario realizar los ajustes correspondientes en los rubros presupuestales programados. 7 Presenta el Proyecto de Plan Anual de 8 Revisa y aprueba el Plan Anual de 9 Define la modalidad de contratación asociada a cada descripción del Plan Anual de Dependencias institucionales y facultades Formato PA-GA FOR-13 Plan anual de diligenciado PA-GA FOR-13 Plan anual de consolidado PE-GE-2.2- FOR-6 Acta general para actividades universitarias y PA-GA FOR-13 Plan anual de consolidado Proyecto Plan Anual de Plan de aprobado PA-GA

3 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 3 de 7 y la fecha estimada de inicio del proceso de selección, registrados. 10 Elabora y envía a la Rectoría para su aprobación 11 Aprueba y firma 12 Envía y se adjunta el plan PA-GA FOR-13 Plan anual de al Centro de Comunicaciones para su publicación mediante correo electrónico institucional. 13 Realiza el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de 14 Presenta propuesta de modificación 15 Aprueba modificaciones 16 Elabora y envía de modificación para su aprobación 17 Aprueba y firma - Oficina de Contratación Rector Rector FOR-13 Plan anual de consolidado ajustado para aprobación y firma aprobada y firmada firmada con el Plan Anual de subido a la página de la Universidad. Informe de seguimiento Propuesta de modificación Plan Modificado firmada

4 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 4 de 7 7. FORMATOS: PE-GE-2.2-FOR-6 Acta general para actividades universitarias 8.ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PA-GA FOR-13 Plan anual de SRF: Sistema de recursos físicos. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN: No CÓDIGO MODIFICACIONES PA-GA-5-PR-17 Creación de procedimientos 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del flujograma Anexo B: Diagrama de flujo

5 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 5 de 7 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: REVISIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: APROBACIÓN Nombre: Responsable de Gestión de Calidad Cargo: Director Rector Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

6 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 6 de 7 Anexo A: Convenciones del flujograma SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

7 Gestión Código: PA-GA-5-PR-17 Versión: 0 Fecha de Actualización: Página 7 de 7 Anexo B: Diagrama de flujo Diagrama de flujo en construcción