MANUAL DE ORGANIZACION DE LA DIRECCION DE PLANTA FISICA

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1 MANUAL DE ORGANIZACION DE LA DIRECCION DE PLANTA FISICA 1/9

2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA VICERECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCION DE PLANTA FISICA CONSEJO SUPERIOR CONSEJO TECNICO ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DEPARTAMENTO DE OBRAS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO 2/9

3 Consejo Superior Objetivo: Definir políticas y lineamientos a seguir para la ejecución de obras y mantenimiento de la planta física Universitaria, que respondan a las necesidades y prioridades de la Institución. 1. Formular políticas para el desarrollo de la planta física. 2. Aprobar las prioridades para la ejecución de obras y/o mantenimiento de la Planta Física institucional, anual o semestralmente. 3. Controlar y evaluar la gestión de la Dirección de Planta Física. 4. Gestionar recursos financieros ante Organismos Nacionales e Internacionales para mejorar la Planta Física de la Institución. Consejo Técnico Objetivo: Definir las estrategias a seguir por la Dirección de Planta Física, para la ejecución de proyectos de obra y/o mantenimiento, en función de las prioridades establecidas por el Consejo Superior. 1. Definir las estrategias para la ejecución de proyectos de obra y/o mantenimiento. 2. Coordinar la ejecución de los proyectos, de acuerdo con las estrategias que se hayan definido para ello. 3. Evaluar la ejecución de los proyectos en marcha. 4. Presentar informes de gestión al Consejo Superior en el momento en que le sean requeridos. 5. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los servicios. 3/9

4 Dirección de Planta Física Objetivo: Planificar, dirigir, supervisar, ejecutar y evaluar los proyectos, obras y mantenimientos requeridos para el desarrollo de la Planta Física Universitaria. 1. Asignar, dirigir y supervisar las actividades que le correspondan a cada una de las unidades adscritas a la Dirección, de acuerdo con los planes y programas previamente aprobados. 2. Evaluar junto con el personal responsable de cada una de las unidades adscritas a la Dirección, el desarrollo de los planes y programas de ejecución. 3. Organizar un registro documental y cartográfico a efecto de sistematizar la memoria universitaria en materia de Planta Física. 4. Proponer ante el Departamento de Bienes Nacionales la desincorporación de aquellos Bienes Muebles e Inmuebles que a su juicio deben salir del inventario. 5. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y propiciar el intercambio de información, para optimizar la prestación de los servicios y el mejoramiento de las actividades de la Institución. 6. Producir los informes que le sean requeridos por el Consejo Superior. 7. Evaluar y actualizar los planes de desarrollo físico de la Universidad, así como los proyectos que de ellos se deriven. 8. Elaborar los instrumentos metodológicos para la preparación, evaluación y control de los proyectos físicos necesarios que emanen de los planes de desarrollo de la Universidad. 9. Evaluar el uso de la Planta Física e informar las proposiciones y proyectos sobre nuevas estructuras físicas o modificaciones de las existentes. 10. Establecer criterios y procedimientos sobre inversiones de reposición de bienes inmuebles y mantenimiento de los mismos. 11. Asesorar en la elaboración de proyectos académicos(existentes y futuras carreras) y administrativos, que tengan relación con las inversiones de Planta Física que éstos requieran y de acuerdo con las prioridades establecidas por el Consejo Superior. 4/9

5 12. Elaborar y coordinar aquella parte del sistema de información relativa a la dotación y necesidad de recursos físicos de la Institución. 13. Elaborar y coordinar planes y programas presupuestarios de inversión de Planta Física y mantenimiento de las instalaciones de la Universidad. 14. Dirigir, supervisar y actualizar la ejecución del Plan de Desarrollo Físico de la U.C.L.A. 15. Preparar la documentación de proyectos y estudios técnicos, necesarios para la tramitación de los contratos de servicios. 16. Participar en programas especiales cuando le sea ordenado por el Consejo Superior. 17. Cualquiera otra función que le sea asignada por las autoridades correspondientes. Departamento de Proyectos Objetivo: Desarrollar los proyectos de arquitectura e ingeniería pautados en los planes de desarrollo, que permitan el adecuado soporte de todas las funciones de la institución. 1. Evaluar, actualizar y supervisar la ejecución de los planes de desarrollo de la universidad, así como los proyectos que de ellos se deriven. 2. Elaborar los instrumentos metodológicos para la preparación, evaluación y control de los proyectos físicos necesarios que emanen del Plan Maestro de desarrollo de la Universidad. 3. Establecer criterios y procedimientos sobre inversiones para reposición de bienes inmuebles. 4. Asesorar en la elaboración de proyectos académicos y administrativos, que tengan relación con las inversiones de planta física. 5. Preparar la contratación de los estudios necesarios y otras labores técnicas para el desarrollo de los mismos. 6. Participar en programas especiales cuando sea requerido y cualquier otra actividad que le sea asignado. 5/9

6 7. Evaluar el uso y administración de la Planta Física e informar las proposiciones y proyectos sobre nuevas estructuras físicas o modificaciones de las existentes. 8. Diseñar un sistema de información que permita controlar la dotación de recursos para la planta física, en función de las necesidades existentes. Departamento de Obras Objetivo: Contratar, ejecutar e inspeccionar las obras que le sean asignadas, así como asesorar a las unidades que lo requieran en el área de su competencia, con la finalidad de hacer cumplir las normas y reglamentos. 1. Coordinar técnica y administrativamente las obras contratadas de acuerdo con la programación de trabajo establecida por la Dirección, dando cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos. 2. Ejecutar las obras, que de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, le corresponden realizar. 3. Participar junto con la Dirección en el proceso de selección de contratistas (en los casos que se requiera ejecutar una obra por un ente externo) y dar las recomendaciones necesarias a objeto de optimizar el proceso. 4. Coordinar los procesos de contratación(licitaciones Generales, selectivas, etc), de acuerdo con la ley respectiva y con el plan operativo de la Dirección. 5. Inspeccionar las obras contratadas por la Dirección, velando por el cumplimiento de las cláusulas establecidas en los convenios. 6. Mantener todos los registros que permitan conocer el funcionamiento del Departamento y faciliten el control de las operaciones, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. 7. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los servicios y mejoramiento de las actividades de la institución. 8. Atender las solicitudes de asesoría de las unidades que lo requieran. 6/9

7 9. Producir los informes que le sean requeridos por la Dirección. Departamento de Mantenimiento Objetivo: Programar, ejecutar, controlar y evaluar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos electromecánicos e instalaciones de la institución, hasta un nivel económico razonable, de manera tal que se encuentren en condiciones operacionales cuando sean requeridos. 1. Planificar y ejecutar contrataciones de obras de mantenimiento, para la preservación correctiva y preventiva, en sistemas mecánicos, hidraulicos y eléctricos de la planta física de la institución. 2. Establecer los procedimientos y métodos para lograr los objetivos en el desarrollo de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos por la Dirección. 3. Optimizar el aprovechamiento de los recursos materiales, financieros, humanos y de tiempo disponibles, para la función mantenimiento. 4. Desarrollar nuevos y mejores procedimientos y normas de mantenimiento, a fin de mantenerse actualizados sobre nuevas técnicas, herramientas, materiales, piezas de repuestos y procedimientos de mantenimiento para satisfacer los requerimientos de la institución. 5. Realizar las actividades que le correspondan de acuerdo con la programación de trabajo establecida por la Dirección. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos por la Dirección. 7. Controlar y mantener en perfecto estado de conservación las herramientas y equipos de trabajo que le sean provistos por la Dirección, garantizando su operatividad y funcionamiento. 8. Organizar y desarrollar un sistema permanente de monitoreo del almacén, de piezas de repuestos, partes o recambio, materiales de mantenimiento necesarios para los equipos e instalaciones de la institución, manteniendo un stock permanente de repuestos y accesorios, que garanticen la operatividad de los equipos y la eficiencia en la prestación de los servicios. 7/9

8 9. Velar por el cumplimiento de las normativas en la entrega y uso de los equipos y dispositivos de seguridad industrial. 10. Adiestrar al personal de mantenimiento sobre los principios y normas de seguridad industrial. Alertarlos sobre los riesgos y peligros propios de las tareas que realiza. 11. Asesorar en el área de mantenimiento a las diferentes dependencias de la institución. 12. Mantener todos los registros que permitan conocer el funcionamiento del Departamento y faciliten el control de las operaciones. 13. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los servicios. 14. Producir informes que le sean requeridos por la Dirección. Departamento de Administración Objetivo: Controlar los recursos presupuestarios y financieros asignados a la Dirección de Planta Física y supervisar que la ejecución de los mismos se haga de manera eficiente y pertinente. 1. Preparar el plan operativo y el anteproyecto de presupuesto de la Dirección de Planta Física. 2. Administrar y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección. 3. Administrar el Fondo Rotatorio y Fondos Especiales que se aperturen para el funcionamiento de la Dirección de Planta Física. 4. Llevar un registro actualizado de las erogaciones de dinero por los diferentes conceptos. 5. Tramitar pagos Directos de los Convenios, Contratos y Ordenes de Servicio Externas e Internas. 6. Tramitar las retenciones de impuesto sobre la renta. 8/9

9 7. Mantener un registro actualizado de proveedores. 8. Programar, con los diferentes Departamentos de la Dirección, las necesidades de bienes y servicio, para la planificación posterior de las compras. 9. Efectuar las adquisiciones de bienes y servicios que se requieran para el optimo funcionamiento de la Dirección de Planta Física. 10. Efectuar los compromisos presupuestarios y mantener actualizada la disponibilidad. 11. Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades correspondientes. DISPOSICIONES Y MEDIDAS TRANSITORIAS a ser aplicadas con motivo de la creación de la Dirección de Planta Física 1. Trasladar al personal adscrito a la antigua unidad de Planta Física, a la a Dirección de Planta Física, a objeto de que cumplan las funciones que le corresponden a dicha Dirección, con el fin de que pueda efectuarse una mejor planificación, dirección y control de las actividades que le competen, según el Manual de Organización. 2. Organizar internamente la Dirección de Planta Física, ubicando a cada una de las personas en el departamento que le corresponda, según el cargo que posean y de acuerdo al perfil requerido. 3. Hacer los correspondientes ajustes en el presupuesto de la Universidad, a fin de que se integren los recursos, tanto de la unidad de Planta Física como de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, en un mismo presupuesto, que vendrían a formar el presupuesto de la nueva Dirección de Planta Física. 9/9

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