CATÁLOGO COLECTIVO. Manual para explotación de los datos estadísticos en AbsysNet. Edición diciembre 2014

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1 CATÁLOGO COLECTIVO Manual para explotación de los datos estadísticos en AbsysNet Edición diciembre Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

2 INDICACIONES PARA EXPLOTAR LOS DATOS ESTADÍSTICOS DE LA RED DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS DE CASTILLA-LA MANCHA. Resumen Conviene que todas las búsquedas relativas a un tema (socios, préstamos, fondos) se hagan el mismo día, ya que hay datos que pueden variar. 1. ESTADÍSTICAS DE SOCIOS: Socios: Aquellos que tienen tarjeta de usuario de la biblioteca o de alguno de sus servicios o secciones, bien para utilizar el servicio de préstamo o cualquier otro servicio. (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte) En nuestro Catálogo colectivo, están parametrizados los siguientes tipos de lector i : USUARIOS DEFINIDOS Equivalente ADT Adulto ADULTO CLB Club de lectura INSTITUCIÓN ENT Entidad INSTITUCIÓN EXT Exposición INSTITUCIÓN INF Infantil INFANTIL PIB Préstamo INSTITUCIÓN CLI interbibliotecario Club de lectura individual ADULTO o INFANTIL según año de nacimiento SNC Sancionado Los lectores sancionados se incluirán en su categoría correspondiente (ADT, INF) UIN Biblioteca propia NO CONTABILIZAN Las búsquedas se hacen en el Módulo: Lectores/ Gestión de lectores. En la parte Datos del Lector : Se debe seleccionar la biblioteca y/o sucursal a la que se refieran los datos si ésta no apareciera por defecto. La casilla debe Adulto debe estar azul (adultos + no adultos) Adulto 2 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

3 1.1. SOCIOS. ALTAS BAJAS Y TOTALES: Se cumplimenta el campo fecha, según busquemos altas o totales, como se especifica a continuación: SOCIOS-TOTALES: En el campo: Fecha alta se busca el periodo que nos interesa, en este caso para los socios totales del ejercicio 2013, la primera fecha se dejaría en blanco y en la segunda se pondría 31/12/2013. Es decir, todos los socios hasta el 31/12/2013. SOCIOS-ALTAS: En el campo: Fecha alta se busca el intervalo de referencia, en este caso para las altas del ejercicio 2013, se pondría en la primera fecha: 01/01/2013 y en la segunda: 31/12/2013. Es decir, todos los socios dados de alta en ese periodo. SOCIOS-BAJAS: Tal y como da la información el sistema no sirve para cumplimentar este dato, por ello se calcula de la siguiente forma: Bajas = Total Socios Año anterior + Altas socios del año en que se calculan datos Total socios del año en que se calculan datos año en curso Por ejemplo, Bajas de socios de 2014 = Total socios altas socios 2014 Total socios 2014 Una vez cumplimentados los campos para cada una de las búsquedas (ver a continuación) pulsamos validar Luego damos al botón Llegados a este punto existen dos posibilidades para sacar los datos: 1. Pulsamos y seleccionamos los informes: Informe nº94 sexo". "Estadísticas de lectores entidad (ENT+CLB+PIB+EXT) por 3 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

4 Informe nº95 "Estadísticas de lectores infantiles (INF+SNC+CLI) por sexo" que no tengan marcada la casilla de Adulto. Informe nº 96 "Estadísticas de lectores adultos (ADT+SNC+CLI)" que tengan marcada la casilla Adulto 2. Pulsamos la casilla y seleccionamos el informe nº 97 Estadísticas por tipo de lector y sexo En los formularios estadísticos se piden los datos de socios desagregados de: Adultos por sexo (ADT+CLI+SNC), Infantiles por sexo (INF+CLI+SNC) y Entidades (CLB+PIB+ENT+EXP). Se consideran usuarios adultos, los que cuentan con 14 años o más al final del periodo de referencia. Los usuarios sancionados, en el caso que haya, hay que asignarlos a sus tipos de lector correspondientes: ADT, INF, ENT; para ello se harán las mismas búsquedas que antes, pero seleccionando además en tipo de lector : SNC (sancionado), validaremos pulsaremos (en este caso) listados, y seleccionaremos el listado nº 94, Listado de lectores para exportar a Excel con fecha de nacimiento y códigos. Este listado está ordenado por fecha de nacimiento y sexo de los lectores, según el volumen de sancionados directamente en pantalla o abriéndolo en Excel se recontarán los que correspondan a cada tipo y se sumarán a los desgloses anteriores. Los resultados de ambos informes pueden no coincidir, según la calidad de los registros de lectores. 4 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

5 1.2. SOCIOS o PRESTATARIOS ACTIVOS Socio activo: " número de usuarios que han hecho uso del servicio de préstamo durante el año de referencia". (Ministerio de Educación, Cultura y Deportes) La búsqueda se debe hacer el primer día de enero laborable para la biblioteca en cuestión y a primera hora o antes de comenzar a realizar transacciones de préstamo, ya que son datos que se van actualizando/borrando según los usuarios hagan uso del servicio de préstamo (préstamo/devolución). En el campo: Último uso biblioteca se busca el intervalo que nos interesa, en este caso socios activos del ejercicio 2013, por tanto, en la primera fecha se pondría 01/01/2013 y en la segunda 31/12/2013 y ejecutaríamos la búsqueda. Posteriormente pulsamos validar, damos al botón y: Seleccionamos los informes 94, 95 y 96 o el informe 97 + el listado 94, según hemos visto para los socios. 2. REGISTROS EN EL CATÁLOGO: 2.1. REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS (noticias): Se contarán, excepto para los registros de analíticas, el número de registros bibliográficos que cuenten con ejemplares. Las búsquedas se hacen en el Módulo: Catálogo/pestaña: Búsqueda experta Hay que acotar la búsqueda a Nuestra biblioteca/sucursal1 + Sólo con ejemplares2 Hay dos formas de efectuar la consulta: Si hacemos la búsqueda a comienzos de enero, antes de introducir ningún registro en el catálogo: En Consultas y pulsamos Aceptar. Si ya hemos introducido registros en el catálogo conviene, además, acotar la búsqueda al periodo de referencia (en este caso hasta el año 2013): 5 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

6 (añomesdía). Es decir, todos los registros introducidos antes del 1 de enero de En este caso la búsqueda EJEMPLARES EN EL CATÁLOGO *En el caso de que todos los ejemplares de la biblioteca estén catalogados, esta cifra coincidirá con el total de fondos (punto ) Hay que ir al Módulo Catálogo/pestaña: Ejemplares, Seleccionar Nuestra biblioteca/sucursal Rellenar los siguientes campos: En el campo Situación del ejemplar, se selecciona: C, Circulación + A Precirculación+ I Inventario+ R Revisión Fecha de registro. Acotar el intervalo. Se dejaría la primera fecha del intervalo en blanco y en la segunda pondríamos 31/12/2013. Es decir, registros de ejemplares hasta el 31/12/2013. Si deseamos averiguar solo el número total de ejemplares, una vez cumplimentados los campos de búsqueda anteriores pulsamos el botón autocálculo: Botón autocálculo O validamos y sacamos el informe nº 9 de Estadística de ejemplares por situación del ejemplar 6 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

7 Si deseamos saber los ejemplares desglosados por localización, situación del ejemplar (circulación, pre-circulación, inventario, revisión,...) y tipo o soporte de ejemplar: Después de validar damos al botón Seleccionamos el informe nº 88 Estadísticas por biblioteca /sucursal /localización / situación del ejemplar / soporte o el nº 89 Estadísticas por biblioteca /sucursal /localización / situación del ejemplar / tipo. Según como se tenga parametrizado el fondo, será más cómodo tener hacer el recuento por soportes o por tipos de ejemplar. 3. FONDOS 3.1. FONDOS: ALTAS, BAJAS y TOTAL DE EJEMPLARES: o Hay que ir al Módulo Catálogo/pestaña: Ejemplares. o Acotar la búsqueda a Nuestra biblioteca/sucursal o Conviene hacer una única búsqueda a comienzos de enero, ya que los datos pueden variar. o Cumplimentar los campos de búsqueda para altas, bajas y totales, tal y como se especifica a continuación o Validar o Pulsar el botón y seleccionar el Seleccionamos el informe nº 88 Estadísticas por biblioteca /sucursal /localización / situación del ejemplar / soporte o el nº 89 Estadísticas por biblioteca /sucursal /localización / situación del ejemplar / tipo. 7 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

8 Los formularios estadísticos piden los documentos desglosados en: Documentos bibliográficos: Los soportes bibliográficos son: A A01 (cómic) A02 (Braille) A03 incunables B Mecanografiados Y los tipos de ejemplares bibliográficos: *En el caso de tener además de libros otros soportes en el tipo de ejemplar LPA Libro adulto LPI Libro infantil CLB Club de lectura *Soporte a, a01 PFA Préstamo fin de semana adulto *Soporte a, a01, a02 PFI Préstamo fin de semana infantil *Soporte a, a01, a02 NOP Material no prestable *Soporte a, a01, a02, a03, b KPA Kit de préstamo adulto *Soporte a, a01 KPI Kit de préstamo infantil *Soporte a, a01 CKA Componente de kit de préstamo *Soporte a, a01 adulto CKI Componente de kit de préstamo infantil *Soporte a, a01 Los soportes bibliográficos, a su vez, en el Censo se estructuran de la siguiente manera: Nombre de campo Fondo general de adultos Fondo local Fondo antiguo Manuscritos e incunables Total fondo bibliográfico adultos Fondo bibliográfico infantil y juvenil Ejemplares que recibe Ejemplares de Localizaciones con fondos de adultos y juveniles: Préstamo, Referencia, Comics, Clubes de lectura, componentes de Kit y Kits adulto con soportes a* Ejemplares de localizaciones con fondos de temática local Ejemplares de localizaciones con fondo antiguo Ejemplares de localizaciones con manuscritos e incunables SUMA ANTERIORES Ejemplares de localizaciones de fondos infantiles: Préstamo, Comics, Referencial, Componentes de Kit infantil y Kits con soporte a* 8 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

9 Documentos no bibliográficos: Los soportes no bibliográficos son: Campos Videos y DVD Videos Diapositivas Documentos sonoros Microformas Documentos cartográficos Documentos música impresa Documentos gráficos Otros materiales Documentos electrónicos Contenido J películas + K Vídeos + K01 VHS + K02 DVD vídeo + K03 Laserdisc + K04 Blu-ray disc E01 Diapositivas H grabación sonora + H01 Disco de vinilo + H02 Disco CD-DA + H03 Casete + H04 Cinta magnetofónica I Microforma + I01 Microfilm + I02 Microficha C Material cartográfico F Música impresa D Material Gráfico + D01 Cartel + D02 Postal + D03 Fotografías + D04 Dibujos grabados Z otros documentos L Recurso electrónico + L01 Disquete + L02 CD-Rom + L03 DVD-Rom Y los tipos de ejemplares no bibliográficos NOP Documentos no prestables *con los soportes anteriores VPA Vídeo adulto VPI Vídeo infantil CPA Recurso electrónico adulto CPI Recurso electrónico infantil KPA Kit de préstamo adulto *con los soportes anteriores KPI Kit de préstamo infantil *con los soportes anteriores CKA Componente de kit de préstamo adulto *con los soportes anteriores CKI Componente de kit de préstamo infantil *con los soportes anteriores AUP Material audiovisual Para cada tipo y desagregado se piden altas, bajas y totales: ALTAS (uds. incorporadas): es el conjunto de documentos que se han ido añadiendo a la colección durante el año de referencia ya sean procedentes de compra, donación, canje o de cualquier otra forma, desglosado por tipo de documento. Hay que buscar los ejemplares incorporados a la colección durante el ejercicio 2013, para ello se deben tener en cuenta los siguientes campos: o Fecha de registro = (intervalo) 01/01/2013 a: 31/12/2013 o Situación ejemplar = Todos (dejar el campo en blanco) 9 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

10 BAJAS: Número de bajas producidas: es el conjunto de documentos que ha dejado de pertenecer al fondo durante el periodo de referencia, por expurgo, pérdida, etc. Hay dos formas de calcularlo: TOTAL AÑO ANTERIOR + ALTAS AÑO EN CURSO TOTAL AÑO EN CURSO [en último extremo] O la más correcta, hacer una búsqueda de los documentos dados de baja en 2013, teniendo en cuenta los campos: o Situación ejemplar = Dejar en blanco. Del informe de ejemplares (88 ó 89) se deben tener en cuenta los ejemplares con situación=perdidos+expurgados o Cambio de situación = De: 01/01/2010 A: 31/12/ TOTAL de unidades: se debe recontar el número de documentos en la biblioteca a 31 de diciembre del año de referencia, desglosado por tipo de documento. o Situación ejemplar = Dejar en blanco. Del informe de ejemplares (88 ó 89) se deben tener en cuenta los ejemplares con situación=circulación+precirculación+inventario+revisión, por ello habrá que ir haciendo búsquedas sucesivas seleccionando cada una y sumarlas al final. o Fecha de registro = [en blanco] a: 31/12/2010 * Si no se pudiera hacer la búsqueda de estos datos a comienzos de enero, habría que añadir al resultado anterior los ejemplares que han pasado a Perdidos o Expurgados desde comienzos de este año hasta el día en que se realice la búsqueda: Cambio de situación: Perdidos + Expurgados: De: [01/01/2013] de explotación de los datos A: Fecha 4. PRÉSTAMOS: 4.1. Préstamos: La forma más rápida de hacer la consulta de préstamos, es ir al Módulo: Circulación/Consultas de préstamos/préstamos por lector y ejemplar 10 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

11 Al interesarnos solo los préstamos de los ejemplares de nuestra Biblioteca independientemente de a qué centro pertenezcan los lectores, haremos la siguiente búsqueda: Detalles del lector los dejamos en blanco Detalles del ejemplar debemos seleccionar nuestra biblioteca/sucursal. Detalles del préstamo: o marcar Activo+Histórico, la casilla debe ponerse azul. o en Fecha de préstamo hay que acotar el periodo de referencia, en este caso: 01/01/ /12/2013. o por último en tipo de préstamo, hay que seleccionar: Préstamo a domicilio. o Dar al botón y pulsar. Hay varios informes estadísticos, para este fín conviene que utilicéis:, allí podéis sacar los datos por tipo de lector/soporte o tipo de lector/tipo de ejemplar, en función del listado que seleccionéis. A la hora de desagregar los préstamos entre Adultos, infantil, Entidades; debéis tener en cuenta, exclusivamente el tipo de lector, independientemente del fondo al que pertenezca el material; por ejemplo si un lector adulto se lleva un libro infantil (LPI), se contabilizará como préstamo 11 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

12 bibliográfico en el apartado de adultos. Para los desagregados por tipo de lector (ADT, INF, ENT), tened en cuenta lo dicho en el apartado de socios Renovaciones: A los préstamos hay que añadir las renovaciones, éstas se sacan desde el Módulo Circulación/Consultas estadísticas/recuentos mensuales de préstamos (domicilio). También se pueden hacer todas las búsquedas de préstamos + renovaciones desde este módulo. Antes de introducir los términos de búsqueda, no olvidéis pulsar el botón ejecutar : Después introducir el nombre de nuestra Biblioteca y Sucursal. Año del ejercicio: 2013 En los campos: Tipo de ejemplar y Tipo de lector iremos combinando los diferentes tipos usados en cada biblioteca hasta hacer todas las búsquedas necesarias: ADT/LPI, ADT/LPA 12 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

13 Una vez realizadas las distintas consultas, se nos mostrará una tabla en la que aparecerán tanto los préstamos como las renovaciones realizadas en el intervalo del tiempo sobre el que preguntemos, desglosadas por meses y un total: 13 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet

14 Cumplimentaremos los datos sumando la cifra de préstamos más la de renovaciones, para cada uno de los desgloses solicitados en el formulario. i No se incluyen los tipos de lector pertenecientes a Biblioteca solidaria, al usarse en muy pocas bibliotecas 14 Manual para explotación de datos estadísticos en AbsyNet