SGNTJ. Desarrollo LexNet. Manual de Usuario LexNet: Administrador Colegio Procuradores. Público. SGNTJ - Desarrollo LexNet APROBADO POR: SGNTJ

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1 SGNTJ Desarrollo LexNet Manual de Usuario LexNet: Administrador Colegio Procuradores Público ELABORADO POR: Desarrollo LexNet REVISADO POR: Desarrollo LexNet APROBADO POR: SGNTJ Fecha: Fecha: Fecha: Público Pág. 1 de 65

2 FICHA DEL DOCUMENTO AUTOR: Desarrollo LexNet RESPONSABLE: PROYECTO: LexNet LUGAR DE REALIZACIÓN: SGNTJ NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual de usuario Administrador Colegio Procuradores CÓDIGO: Palabras Clave del documento: Lexnet, Manual de Usuario Público Pág. 2 de 65

3 CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Descripción del cambio /12/2010 Versión Inicial /03/2011 Actualización de interfaz usuario /03/2012 Actualización manual /05/2012 Actualización de manual con funcionalidades mejoradas: modificación nº colegiado /05/2012 Actualización de manual con funcionalidades mejoradas: gestión de avisos /06/2012 Actualización de manual con funcionalidades mejoradas: búsqueda de usuarios siendo obligatorio introducir dni o rol /11/2012 Actualización de manual con funcionalidades mejoradas /04/2013 Actualización manual: formato y cambios realizados a interfaz de usuario /09/2013 Actualización manual: cambios realizados a interfaz de usuario. Solicitud de alta y configuración /05/2014 Actualización manual: aclaración respecto a la nueva funcionalidad de traslado de copias sin presentación en sede judicial, apartado Traslado de copias Añadida sección para la información de avisos críticos por SMS. Modificado el apartado de Solicitud de alta. Modificada la ventana de Configuración -> Datos personales. Añadida sección general para avisos del sistema. Público Pág. 3 de 65

4 ÍNDICE 1. Introducción y Objeto Normativa aplicable Glosario Manual Acceso a LexNet Solicitud de alta de usuario Zonas de la pantalla Configuración del Colegio Periodo de caducidad de las notificaciones Reparto a otros Colegios Reparto automático Gestión de notificaciones Notificaciones recibidas Traslados de copias recibidas Carpetas personales del Administrador del Colegio Administración de usuarios Aceptación de alta de usuarios con certificado Registro manual de usuarios sin certificado por parte del Administrador Gestión de usuarios Avisos Creación de avisos Gestión de avisos Información de avisos críticos por SMS Auditoría de mensajes de procuradores colegiados Funcionalidades Generales de LexNet Solicitud de alta de usuario Selección de rol Selección de buzón Búsqueda de mensajes Administración de carpetas del buzón Mover mensajes entre carpetas Comprimir y descargar mensajes Imprimir mensajes Configuración Avisos Público Pág. 4 de 65

5 1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO En este documento se describen las principales acciones que el usuario tipo Administrador del Colegio de Procuradores puede ejecutar en el sistema de comunicación telemática LexNet. Las acciones fundamentales de este usuario son las que siguen: Configuración de los parámetros que rigen el comportamiento del Colegio y sus Delegaciones Reparto de Notificaciones Asunción de notificaciones Gestión de las Solicitudes de Alta de nuevos usuarios Gestión de los Usuarios Gestión de los Avisos a sus colegiados Realización de Auditorías 2. NORMATIVA APLICABLE RD 84/2007, de 26 de enero, sobre Implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. 3. GLOSARIO ACRÖNIMO /TÉRMINO SGP Sistema de Gestión Procesal DESCRIPCION Tabla 1. Glosario Público Pág. 5 de 65

6 4. MANUAL 4.1. Acceso a LexNet El acceso a LexNet requiere que el usuario se haya registrado previamente, para lo cual se ha habilitado un proceso de Solicitud de alta que se detalla posteriormente en este documento. Para acceder a LexNet, el usuario debe introducir su tarjeta criptográfica en el lector de tarjetas conectado a su ordenador. Figura 1. Lector de tarjetas y tarjeta de LexNet A continuación debe teclear en su navegador la dirección de LexNet e introducir el PIN de su tarjeta cuando el sistema se lo requiera. Figura 2. Selección de certificado e introducción de código PIN En caso de usuarios nuevos que todavía no estén registrados en el sistema, se les mostrará una pantalla de Solicitud de alta. (Ver apartado) Solicitud de alta de usuario En caso de usuarios registrados y aceptados en el sistema, se les mostrará la pantalla de inicio de LexNET Solicitud de alta de usuario Cuando el usuario accede al sistema éste extrae del certificado digital del usuario una serie de datos que permiten su identificación. Si el usuario se encuentra ya registrado, se le presenta a su página principal. En caso de no haber accedido con anterioridad automáticamente se inicia un proceso de registro de dicho usuario en el sistema, tal y como se muestra en la siguiente figura (nota: pese a los datos mostrados en las figuras, el proceso de alta es análogo para cualquier tipo de usuario). Público Pág. 6 de 65

7 Figura 3. Formulario genérico de solicitud de alta LexNet presenta un formulario en el que se solicitan los siguientes datos: Rol: función que el usuario desempeña en LexNet. Se seleccionará de una lista desplegable que contiene los roles definidos en el sistema dirección de correo a la que se remite una notificación que indique que la solicitud de alta ha sido aprobada o rechazado Comunidad: Comunidad Autónoma en la que el usuario se haya colegiado Provincia: Provincia en la que el usuario se haya colegiado Una vez que el usuario ha seleccionado su rol (Administrador del Colegio de Procuradores, en este caso) se solicitarán adicionalmente los datos que figuran a continuación: Figura 4. Solicitud de alta de Procurador Entidad: Colegio de Procuradores administrado Avisos críticos por SMS: Marcando esta casilla, el usuario solicita ser informado por SMS de los avisos con importancia crítica emitidos en el sistema que le afecten directamente por su Público Pág. 7 de 65

8 ámbito de aplicación (por ejemplo, porque el aviso crítico afecte al ámbito territorial, rol o entidad a la que pertenece el rol administrador) Número de teléfono: Número de teléfono que recibirá el aviso por SMS. Este campo se activará sólo cuando el usuario haya marcado la casilla Avisos críticos por SMS. El usuario pulsará el botón Paso siguiente>> y el sistema le presentará un resumen de los datos que definirán al usuario. Figura 5. Resumen datos de solicitud de alta Si el usuario considera correctos los datos introducidos pulsará Enviar Solicitud de Alta>>, o Modificar en caso de requerirse la modificación de alguno. Tras realizarse el envío de la solicitud de alta, el sistema indicará al usuario la correcta realización de dicha tarea. Figura 6. Resultado del registro de la solicitud de alta por parte del usuario IMPORTANTE: Para que el usuario pueda acceder a LexNet se requiere que la solicitud que se ha realizado sea verificada y aprobada por un Administrador de procuradores del Colegio. Si no está dado de alta ningún Administrador de procuradores en el Colegio, será necesario que el usuario se ponga en contacto con el CAU de la SGNTJ con el fin de que su solicitud de alta sea aceptada Zonas de la pantalla Una vez autenticado el usuario, se presentará la pantalla principal de Lexnet. Dicha pantalla está organizada en 3 áreas fundamentales: Area superior: a su vez se puede dividir en dos subzonas: Público Pág. 8 de 65

9 o Zona izquierda: En esta zona se ubica el anagrama y los elementos gráficos identificadores. También se encuentra un elemento que permite la navegación por la aplicación, la Miga de Pan que nos permite el acceso a opciones anteriores siempre que se vean reflejadas en dicha ruta. o Zona derecha: acoge el Menú de Acciones Generales que son Configuración: Selección del Idioma de la Interfaz, Datos Personales del Usuario (Nombre y Apellidos que se emplearán sólo en la visualización) y Establecimiento del Buzón por Defecto del usuario. Consulta de Avisos. Ayuda: Presenta una ventana de documentación sensible al contexto que permita al usuario la correcta operación de la aplicación. Desconexión: Cierre ordenado de la sesión. En esta zona también se ubica una zona en la que se muestra la identidad del usuario y el rol con el que ha accedido a la aplicación. En caso de que el usuario ostente más de un rol podrá escoger el rol con el que va a operar y en caso de tener acceso a más de un buzón, le aparecerá la opción de selección de buzón. Figura 7. Selección del rol del usuario Zona superior central. En esta zona se ubica el menú de acciones disponible para el usuario al margen de las derivadas de su actuación sobre las carpetas. Figura 8. Menú de Acciones Area central izquierda: En esta zona se presentan las carpetas sobre las que el usuario puede actuar. Está siempre activa. En la zona inferior se encuentran unos botones que facilitan la Gestión de Carpetas y la Búsqueda de Mensajes. Area central: En esta zona se visualizan los mensajes y se actúa sobre ellos. Público Pág. 9 de 65

10 Figura 9. Configuración de la Interfaz de Usuario Comenzaremos por describir las acciones que LexNet permite al Administrador del Colegio de Procuradores partiendo de la gestión que éste realiza de los mensajes que son recibidos en sus Carpetas Configuración del Colegio El Administrador del Colegio de Procuradores será el responsable de la configuración de parámetros que rigen el comportamiento del Colegio de Procuradores y las Delegaciones dependientes de éste. Para ello, se accederá al menú Colegio desde el que se podrán configurar las opciones que se detallan en los siguientes apartados Figura 10. Configuración de parámetros del Colegio de Procuradores Periodo de caducidad de las notificaciones El menú de configuración del Colegio permite configurar la caducidad de los mensajes recibidos (notificaciones y traslados de copias) El parámetro Caducidad mensajes (horas) especificará el número de horas máximo para la recogida de una notificación por parte del Procurador. Superado este plazo, la notificación se visualizará en rojo, indicándose así que ésta ha superado su caducidad. Público Pág. 10 de 65

11 El parámetro Caducidad traslados (horas) especificará el número de horas máximo para la recogida de un traslado de copias por parte del Procurador. Superado este plazo, el traslado de copias se visualizará en rojo, indicándose así que éste ha superado su caducidad Reparto a otros Colegios El parámetro Notificación a no colegiados 1 tiene su origen en la aplicación de la conocida como Ley Omnibus (Ley 25/2009). Rige el comportamiento del colegio y sus delegaciones en relación a las notificaciones recibidas que estén dirigidas a procuradores colegiados en otros colegios distintos al colegio que se está configurando. El Colegio de Procuradores podrá decidir dos opciones de reparto de las notificaciones dirigidas procuradores colegiados en otros Colegios: Opción Reparto directo al destinatario con asunción por este Colegio : en este caso, cuando se produzca el reparto de estas notificaciones por parte del Colegio, éstas serán repartidas directamente a los procuradores destinatarios. Opción Reparto al Colegio del destinatario : en este caso, cuando se produzca el reparto de estas notificaciones por parte del Colegio, el Colegio reenviará estas notificaciones a los Colegios de los procuradores destinatarios. Por tanto, serán esos segundos Colegios los encargados de repartir las notificaciones a sus procuradores y, en su caso, asumirlas Reparto automático El parámetro Reparto Automático indicará si las notificaciones que lleguen al buzón del Colegio y de sus delegaciones serán repartidas de forma automática sin necesidad de que el Administrador del Colegio seleccione dichas notificaciones y las reparta. Por tanto, los valores posibles serán: a) Reparto automático = sí. Implicará que se realizará automáticamente un reparto de las notificaciones depositadas en el buzón del Colegio o delegación en el buzón de los Procuradores destinatarios. En el caso de haber configurado Reparto al Colegio del destinatario en el parámetro Notificación a no colegiados, las notificaciones dirigidas a procuradores colegiados en otros Colegios, serían reenviadas de forma automática a sus Colegios correspondientes. 1 No colegiados: se refiere a colegiados en otros Colegios de Procuradores. Público Pág. 11 de 65

12 b) Reparto automático = no. Implicará que se requerirá un reparto manual por parte del Administrador del Colegio/delegación quien tendrá que seleccionar las notificaciones y pulsar el botón correspondiente para repartirlas o reenviarlas a su Colegio correspondiente, en el caso de haber configurado Reparto al Colegio del destinatario en el parámetro Notificación a no colegiados. Para proceder a la modificación de la configuración del modo de reparto, pasando de reparto manual a reparto automático se requerirá que todas las notificaciones recibidas en la bandeja del colegio y de las delegaciones dependientes se hayan repartido. En caso contrario el sistema emitirá un mensaje indicando dicha circunstancia de no reparto previo total de mensajes Gestión de notificaciones La estructura de carpetas presente en el buzón del Colegio obedece al criterio de origen del mensaje. Los Colegios de Procuradores recibirán las Notificaciones procedentes de los Órganos Judiciales o reenviadas por otros Colegios en la carpeta Notificaciones recibidas. También pueden recibir escritos de otros Procuradores en cuyo caso éstos se recibirán en la carpeta Traslados de copias Notificaciones recibidas Esta pantalla inicial mostrará una vista de las notificaciones recibidas. Se mostrará información como la que sigue: el Estado de la notificación (leída o no), el Remitente, el Destinatario, la identificación del Colegio al que pertenece el destinatario de la notificación, el Asunto de la notificación el Número y Año del procedimiento, el Tipo del Procedimiento la Fecha/Hora de Envío. Público Pág. 12 de 65

13 Consultar una notificación Las acciones que el Administrador podrá realizar sobre la notificación serán: Consulta de la notificación, pulsando sobre el enlace activo en el asunto de la notificación Reparto de la notificación En caso de consulta, el sistema abrirá la notificación mostrará los detalles de la misma y documentos adjuntos. Figura 11. Vista de notificación Las acciones disponibles sobre los mensajes son el reparto de la notificación (esta acción se detallará a continuación), su impresión o su descarga. Una vez revisada la notificación el Administrador podrá Repartir la notificación al Procurador destinatario, proceder a su impresión o descargarla a efectos de su gestión manual. Público Pág. 13 de 65

14 Repartir notificaciones (reparto manual) En el caso de que el Colegio haya sigo configurado con reparto manual (Reparto automático = no), el administrador del Colegio/delegación deberá proceder a repartir las notificaciones recibidas. Para ello, el administrador seleccionará una o varias notificaciones y pulsará a continuación el botón Repartir. Figura 12. Lista de notificaciones recibidas: reparto de notificaciones seleccionadas Las notificaciones repartidas a los procuradores del Colegio, se moverán de la carpeta Notificaciones recibidas a la carpeta Notificaciones repartidas a procuradores. En el caso de las notificaciones dirigidas a procuradores de otros Colegios, dichas notificaciones se moverán a la carpeta Notificaciones repartidas a procuradores si el Colegio tiene configurado el Reparto directo al destinatario con asunción por este Colegio en la opción de Notificación a no colegiados, o se moverán a la carpeta Notificaciones repartidas a Colegio destinatario si el Colegio tiene configurado el Reparto directo al destinatario con asunción por este Colegio en la opción de Notificación a no colegiados. Figura 13. Notificaciones repartidas desde un Colegio de origen a un Colegio destinatario Una vez, pulsado el botón Repartir, LexNet informará de las notificaciones repartidas a los procuradores destinatarios o bien reenviadas a sus Colegios correspondientes. Público Pág. 14 de 65

15 Figura 14. Lista de notificaciones repartidas a Procuradores Asumir notificaciones Cuando el Administrador del Colegio estime oportuno podrá Asumir una notificación. Para ello, el administrador seleccionará una o varias notificaciones y pulsará el botón Asumir Figura 15. Asumir Notificación por parte del Colegio de Procuradores El sistema trasladará la notificación asumida de la carpeta Notificaciones repartidas a procuradores a la carpeta Asumidas por mi Colegio. Público Pág. 15 de 65

16 Figura 16. Vista de Notificaciones asumidas por el Colegio El procurador recoge una notificación Cuando una notificación repartida a un procurador es recogida por éste, la notificación es trasladada automáticamente desde la carpeta Notificaciones repartidas a procuradores a la carpeta Recogidas por procurador. Figura 17. Notificaciones recogidas por Procurador Traslados de copias recibidas La funcionalidad de traslado de copias entre Procuradores conlleva la entrega al Colegio del Procurador destinatario de una copia del escrito y que éste esté disponible para el Procurador inmediatamente sin necesidad de realizar su reparto por parte del Colegio. Público Pág. 16 de 65

17 Figura 18. Lista de traslados de copias recibidos Tras habilitar la opción del traslado previo al escrito sin presentación telemática en órgano destino, el listado de traslados de copias recibidos no tendrá el órgano destinatario informado. Figura 19. Lista de traslados de copias recibidos sin presentación en Sede Judicial Las acciones disponibles en esta carpeta, previa selección de los traslados a los que se aplicará la acción, son la descarga para la gestión manual y la posibilidad de mover los traslados a la carpeta personal de elección del Administrador. En los traslados de copias, se mostrará el estado de aceptación/rechazo del escrito asociado por parte del órgano destino. Esta información se mostrará tanto en el propio icono de leído/no leído: Figura 20 Iconos para traslados de escritos aceptados/rechazados Público Pág. 17 de 65

18 como en el propio mensaje, al abrirlo: Figura 21 Información del estado de presentación del escrito asociado al traslado recibido La aplicación de la Ley Omnibus permite la realización de traslados de copias entre Procuradores de distintos colegios. En el caso de que el Colegio tenga configurada la opción Reparto a colegio destinatario en el parámetro Notificación a no colegiados, los traslados dirigidos a procuradores no colegiados en este Colegio se reenviarán automáticamente al Colegio del procurados destinatario, pasando a la carpeta Traslados de copias/reenviados a Colegio destinatario Como ya se ha explicado con anterioridad, la aplicación de la Ley Omnibus habilita al Procurador a desarrollar su actividad en ámbitos distintos a los de la adscripción geográfica de su Colegio. Para contemplar el caso de los traslados de copias entre Procuradores de distintos colegios se ha habilitado una carpeta para registrar aquellos traslados de copias que son reenviados a los Colegios de los Procuradores destinatarios desde el Colegio de Origen. Figura 22. Lista de traslados de copias reenviados desde el Colegio de Origen al Colegio destinatario (Ley Omnibus) Asumir un traslado Si el Administrador decide Asumir alguno de los traslados de copias que han llegado al Colegio, deberá seleccionarlos y pulsar el botón de Asumir. Una vez asumidos por el Colegio de Procuradores los traslados de copias seleccionados, éstos pasarán a la carpeta Asumidos por mi colegio, Público Pág. 18 de 65

19 Figura 23. Lista de traslados de copias recibidos y asumidos por el Colegio de Procuradores Las acciones disponibles en esta carpeta son Descargar y Mover a la carpeta personal de elección del usuario El procurador recoge el traslado Cuando el Procurador del Colegio de referencia recoge el escrito del que se ha hecho traslado de copias, el Colegio de Procuradores tiene noticia de dicha acción porque dicho traslado de copias pasa de la carpeta Traslados de copias a la carpeta de Traslados de copias/recogidos por procurador. Figura 24. Lista de traslados de copias recogidos por el Procurador Público Pág. 19 de 65

20 Carpetas personales del Administrador del Colegio El Administrador del Colegio de Procuradores, como todos los usuarios de LexNet, cuenta con una carpeta Personal en la que manualmente podrá gestionar mensajes provenientes de otras carpetas en las que esté habilitada la acción Mover a, pues el sistema nunca moverá mensaje alguno a dicha carpeta. La carpeta Personal permite la creación de subcarpetas, lo cual facilita la organización de los mensajes que se muevan a dicho destino. Figura 25. Gestión de Carpetas. Carpeta personal La creación de subcarpetas se realiza mediante la funcionalidad de Administración de Carpetas que se detalla más adelante. Figura 26. Administración de carpetas Las acciones disponibles en la carpeta Personal son la descarga del mensaje y el movimiento de mensajes, cuyo destino será o bien una subcarpeta de la carpeta Personal o bien su ubicación original (desde la que se movió originalmente el mensaje a la carpeta Personal en la que se encuentra). Público Pág. 20 de 65

21 Figura 27. Carpeta personal. Mensajes y acciones sobre ellos 4.4. Administración de usuarios El Administrador del Colegio de Procuradores es el responsable de la Administración de los usuarios de LexNet de su colegio. Las labores que dicha administración implica son: Aprobación y/o Rechazo de las solicitudes de alta en LexNet de colegiados y otros Administradores del mismo Colegio. Desactivación y/o reactivación de las cuentas de usuario en LexNet. Gestión de los roles que los usuarios de LexNet desempeñan. Esta gestión permite añadir o retirar roles a los usuarios. Modificación de datos de colegiado (nº colegiado) de los procuradores de su Colegio El registro de Procuradores sin certificado digital como usuarios de LexNet. Para acceder a esta funcionalidad hay dos vías: mediante el menú desplegable que se activa al situar el cursor del ratón sobre la opción Usuarios de la pantalla principal tras pulsar la opción Usuarios de esta misma pantalla. Público Pág. 21 de 65

22 Figura 28. Menú para la administración de usuarios Aceptación de alta de usuarios con certificado Solicitud de alta por parte del usuario Cuando el usuario accede a LexNet por primera vez, no está registrado en el sistema, por lo que se produce su solicitud de alta como usuario LexNet. Dicha solicitud de alta es gestionada por el Administrador del Colegio de Procuradores Tratamiento de la solicitud de alta por parte del Administrador del Colegio Cuando el Administrador del Colegio de Procuradores accede a LexNet puede gestionar las solicitudes de alta pendientes de tramitación en el menú de Usuarios. Al seleccionar la opción Solicitudes de alta LexNet presenta al Administrador del Colegio una lista con las solicitudes de alta pendientes de tramitar en la que se detallan los siguientes datos de los solicitantes: Apellidos Nombre DNI Correo electrónico Rol solicitado por el usuario: o Procurador, o Administrador de Delegación del Colegio de Procuradores, o Administrador del Colegio de Procuradores Código de profesional, nº de colegiado (en el caso de procuradores). Territorio: ubicación de la entidad donde se solicita el alta Entidad: entidad donde se solicita el alta Fecha de solicitud de alta Público Pág. 22 de 65

23 Figura 29. Lista de solicitudes de alta pendientes de tramitar por el Administrador del Colegio El Administrador de procuradores podrá filtrar por rol las solicitudes de alta, indicando al sistema que se muestran Todas las solicitudes o sólo las de un determinado rol. El sistema también permite la selección múltiple de solicitudes, estando disponible la selección de todas las solicitudes, o la cancelación de la selección que se hubiera realizado anteriormente (mediante Seleccionar Todos/ Ninguno). Una vez que el Administrador haya seleccionado las solicitudes a tramitar, se realizará la acción pertinente, esto es, se procederá a Aceptar o Rechazar la solicitud de alta a) Aceptación de la solicitud de alta del usuario En caso de que el Administrador procediera a la aceptación de la solicitud de alta, el sistema presentará al Administrador una lista de las solicitudes a procesar y solicitará la confirmación de la acción a realizar. Figura 30. Confirmación al Administrador del Colegio de la aceptación de la solicitud de alta Mediante el botón <<Volver el Administrador podrá retroceder a la lista de solicitudes de alta pendientes de tramitación, y reiniciar el proceso. Si el Administrador del Colegio de Procuradores Público Pág. 23 de 65

24 procediera a aceptar la solicitud de alta, se procederá inmediatamente al registro del usuario, habilitándose su acceso. El sistema indicará que la solicitud de alta ha sido procesada correctamente. Figura 31. Mensaje de confirmación al Administrador del Colegio del alta producida En este mensaje se habilita el acceso a la funcionalidad de Gestión de usuarios registrados en la que se pueden realizar búsquedas que permitan al Administrador del Colegio verificar el correcto registro del usuario. Esta funcionalidad será explicada con mayor detalle en un apartado posterior. IMPORTANTE: Los juzgados pueden comunicarse con los procuradores vía correo postal o bien telemáticamente a través del sistema Lexnet. En las aplicaciones de gestión procesal utilizadas en los órganos judiciales, es necesario configurar el canal de comunicación correcto para cada profesional, por este motivo, cuando un procurador se da de alta en el sistema Lexnet, se debe informar a los juzgados de dicho cambio. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias transferidas, deberán coordinarse con el departamento de informática de su Comunidad para asegurarse de que los juzgados disponen de información actualizada respecto a los procuradores dados de alta en el sistema Lexnet. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias NO transferidas, deberán ponerse en contacto con el CAU de la SGNTJ para solicitar que se comunique a los juzgados correspondientes las altas de procuradores que se hayan producido en el sistema Lexnet. Para realizar esta petición se enviará un correo a la dirección indicando en el asunto Informar juzgados - ALTA LEXNET y adjuntando el formulario siguiente una vez completados los datos requeridos: Formulario El CAU se pondrá en contacto con el Administrador del Colegio para confirmar que se han llevado a cabo los cambios requeridos en el sistema de gestión procesal de los juzgados correspondientes. b) Rechazo de la solicitud de alta del usuario Si, por el contrario, el Administrador procediera al rechazo de la solicitud de alta, el sistema presentará al Administrador una lista de las solicitudes a procesar y solicitará la confirmación de la acción a realizar. Público Pág. 24 de 65

25 Figura 32. Confirmación al Administrador del Colegio del rechazo de la solicitud de alta Tras su rechazo por parte del Administrador del Colegio de Procuradores el sistema indicará que la acción de rechazo ha sido realizada correctamente. Figura 33. Mensaje de confirmación del rechazo producido Registro manual de usuarios sin certificado por parte del Administrador El Administrador del Colegio de Procuradores puede proceder a realizar el registro de sus colegiados que aún no cuenten con el certificado digital que los identifique. Para poder proceder a su registro, el Administrador deberá recabar del colegiado los siguientes datos: Nombre Primer Apellido Segundo Apellido NIF/NIE Número de colegiado Dirección de correo electrónico Público Pág. 25 de 65

26 Figura 34. Registro de usuarios sin certificado. Captura de datos del usuario por parte del Administrador Una vez introducidos los datos (aquellos vienen marcados con un asterisco, son obligatorios), el Administrador del Colegio de Procuradores pulsará el botón Continuar>>. El sistema presentará una pantalla con los datos introducidos y solicitará bien sea la confirmación del registro mediant el botón Finalizar Registro>> o la modificación de los datos erróneos mediante botón <<Modificar. Figura 35. Registro de usuarios sin certificado. Confirmación de datos introducidos Tras realizarse el registro del usuario, el sistema emitirá un mensaje indicando que dicha acción de registro se ha realizado adecuadamente. Público Pág. 26 de 65

27 Figura 36. Registro de colegiado. Confirmación al Administrador de alta producida del usuario. Este mensaje nos facilita un acceso al menú de Gestión de usuarios registrados para la verificación del resultado de la operación. IMPORTANTE: Los juzgados pueden comunicarse con los procuradores vía correo postal o bien telemáticamente a través del sistema Lexnet. En las aplicaciones de gestión procesal utilizadas en los órganos judiciales, es necesario configurar el canal de comunicación correcto para cada profesional, por este motivo, una vez registrado el procurador en el sistema Lexnet, se debe informar a los juzgados de dicho cambio. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias transferidas, deberán coordinarse con el departamento de informática de su Comunidad para asegurarse de que los juzgados disponen de información actualizada respecto a los procuradores registrados en el sistema Lexnet. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias NO transferidas, deberán ponerse en contacto con el CAU de la SGNTJ para solicitar que se comunique a los juzgados correspondientes los procuradores que hayan sido registrados en el sistema Lexnet. Para realizar esta petición se enviará un correo a la dirección indicando en el asunto Informar juzgados - ALTA LEXNET y adjuntando el formulario siguiente una vez completados los datos requeridos: Formulario El CAU se pondrá en contacto con el Administrador del Colegio para confirmar que se han llevado a cabo los cambios requeridos en el sistema de gestión procesal de los juzgados correspondientes. Público Pág. 27 de 65

28 Gestión de usuarios El menú de Gestión de Usuarios permite al Administrador del Colegio de Procuradores realizar sobre sus colegiados las funciones siguientes: Modificar el estado de la cuenta del usuario (Desactivación/Reactivación) Gestionar los roles asignados a un usuario Procurador/Administrador de Delegación del Colegio de Procuradores. Administrador del Colegio de Procuradores. Modificar el nº de colegiado de los procuradores Figura 37. Menú de Gestión de Usuarios Desactivación/reactivación de cuentas de los usuarios El Administrador del Colegio de Procuradores podrá Desactivar cuentas de usuario y Reactivarlas según estime oportuno. a) Selección de usuarios Para la selección de usuraos se ha preparado un formulario de búsqueda, consistente con el sistema general de búsquedas en LexNet y que, partiendo de seleccionar el nombre y apellidos, DNI o rol de los usuarios buscados, permita recuperar una lista de usuarios que cumplan con los requisitos de búsqueda. El Administrador del Colegio de Procuradores deberá consignar obligatoriamente el rol del usuario objeto de búsqueda o su dni. Público Pág. 28 de 65

29 Figura 38. Desactivar o activar usuarios. Búsqueda de usuario Una vez especificados los criterios se búsqueda, si el Administrador considera que se ha cometido algún error en la consigna de éstos podrá devolver el formulario a su estado inicial (sin datos de búsqueda) mediante el botón Limpiar campos, en caso de que la especificación de los criterios de búsqueda fuera correcta se procederá a realizar la búsqueda en sí misma mediante la pulsación del botón Buscar usuario. Público Pág. 29 de 65

30 Figura 39. Desactivar o activar usuarios. Selección de usuarios. b) Desactivación/reactivación de la cuenta de usuarios Tanto se trate de la desactivación como de la reactivación de la cuenta del usuario, el sistema solicitará la confirmación de la acción a realizar. Público Pág. 30 de 65

31 Figura 40. Desactivar o activar cuentas de usuarios. Confirmación de la acción por parte del Administrador Una vez confirmada la acción el sistema emitirá un mensaje indicándonos que la acción se ha realizado de forma correcta. Figura 41. Desactivar o activar usuarios. Mensaje informativo del resultado de la acción IMPORTANTE: En las aplicaciones de gestión procesal utilizadas en los órganos judiciales, es necesario configurar correctamente las vías de comunicación con los profesionales involucrados en los procedimientos, por este motivo, si se realiza una desactivación definitiva de un procurador en el sistema Lexnet (ejemplo: jubilación), se debe informar a los juzgados de dicho cambio. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias transferidas, deberán coordinarse con el departamento de informática de su Comunidad para asegurarse de que los juzgados disponen de información actualizada respecto a los procuradores desactivados de forma definitiva en el sistema Lexnet. Los Administradores Lexnet de Colegios que pertenezcan a Comunidades con competencias NO transferidas, deberán ponerse en contacto con el CAU de la SGNTJ para solicitar que se comunique a los Público Pág. 31 de 65

32 juzgados correspondientes las desactivaciones definitivas de procuradores que se hayan producido en el sistema Lexnet. Para realizar esta petición se enviará un correo a la dirección indicando en el asunto Informar juzgados - BAJA LEXNET y adjuntando el formulario siguiente una vez completados los datos requeridos: Formulario El CAU se pondrá en contacto con el Administrador del Colegio para confirmar que se han llevado a cabo los cambios requeridos en el sistema de gestión procesal de los juzgados correspondientes Gestionar roles de los colegiados El Administrador del Colegio de Procuradores podrá añadir y revocar roles a sus colegiados a través de esta opción de menú. Esta funcionalidad permitirá por ejemplo al Administrador asignar a otro Procurador el rol de Administrador del propio Colegio en caso de necesitar un sustituto temporalmente. También permitirá asignar el rol de Administrador de Delegación a otros Procuradores del mismo Colegio. a) Selección de usuarios Se ha preparado un formulario de búsqueda, consistente con el sistema general de búsquedas en LexNet y que, partiendo de seleccionar el Nombre del Procurador, o su DNI, permita recuperar una lista de usuarios que cumplan con los requisitos de búsqueda. El Administrador del Colegio de Procuradores deberá consignar obligatoriamente el Rol del usuario objeto de búsqueda (Procurador, Administrador de Delegación del Colegio de Procuradores o Administrador del Colegio de Procuradores) o su DNI. Figura 42. Gestionar roles. Búsqueda del Procurador por parte del Administrador Público Pág. 32 de 65

33 Tras cumplimentar los datos necesarios para la identificación del Procurador se pulsará el botón Buscar usuario para ejecutar la búsqueda o bien el botón Limpiar campos en caso de querer reiniciar el proceso de introducción de los criterios de búsqueda. En el caso de que la búsqueda nos devolviera una lista de Procuradores, deberemos seleccionar el Procurador sobre el que se vaya a realizar la gestión de roles. Figura 43. Gestionar roles. Selección del Procurador Se procederá a seleccionar el Procurador y una vez efectuado se pulsará el botón para la acción que se deseee realizar: Eliminar roles actuales: eliminación de roles de un usuario Añadir nuevos roles: adición de roles a un usuario. b) Eliminar roles actuales En el caso de que se desee eliminar algún rol al usuario seleccionado, se deberá pulsar el botón Eliminar roles actuales, tras lo cual se nos presentará una relación de los roles que el usuario seleccionado desempeña en LexNet. Público Pág. 33 de 65

34 Figura 44. Gestionar roles. Selección del rol a eliminar A continuación se procederá a seleccionar el rol a eliminar y se pulsará el botón Eliminar roles actuales. El sistema indicará que la operación de eliminar el rol se ha realizado de forma correcta. Figura 45. Gestionar roles. Confirmación de eliminación de rol Si para verificar la correcta realización de la eliminación del rol se repitiera la operación a efectos de obtener la lista de roles que el Procurador desempeña, obtendríamos lo siguiente. Figura 46. Gestionar roles. Verificar roles del Procurador c) Añadir nuevos roles Si por el contrario se pretendiera añadir algún rol nuevo a un usuario (Administrador de Delegación del Colegio o Administrador del Colegio), en la pantalla de selección del Procurador se debería pulsar la opción Añadir nuevos roles. Al pulsar el botón Añadir nuevos roles, el sistema presentará un formulario para recabar los datos del nuevo rol a asignar: Rol que se va a asignar (se asignará en el Colegio al que pertenece el administrador) Público Pág. 34 de 65

35 Delegación (sólo en el caso de haber seleccionado Administrado de Delegación de Procuradores en el campo Rol) Figura 47. Gestionar roles. Añadir roles por parte del procurador Una vez cumplimentado el formulario, se pulsará el botón Añadir nuevos roles para que esta acción se lleve a cabo. El sistema nos informará inmediatamente de la correcta ejecución de la actualización. Figura 48. Gestionar roles. Confirmación de adición de rol Modificación de nº de colegiado El Administrador de Procuradores podrá modificar el nº de colegiado de sus procuradores. A continuación se muestran los pasos que se deben dar a través del menú de Modificar nº colegiado. El proceso de modificación se realiza en dos fases. En primer lugar es necesario seleccionar un usuario de la lista de procuradores activos en su Colegio y pulsar sobre la opción Modificar. Público Pág. 35 de 65

36 Figura 23. Modificar nº colegiado. Selección del usuario A continuación se muestra un formulario en el que se introducirá el nuevo nº de colegiado del usuario. Para completar el proceso es necesario pulsar de nuevo sobre el botón Modificar. Figura 24. Modificar nº colegiado. Formulario de nuevo nº de colegiado En el caso de que el nº de colegiado introducido coincidiera con el de otro usuario del mismo Colegio, el sistema mostrará un mensaje de error que imposibilitará la modificación. Figura 49 Modificar datos profesionales. Mensaje de error Una vez pulsado el botón Modificar, el sistema mostrará una pantalla de confirmación de la correcta modificación del nº de colegiado del usuario. Público Pág. 36 de 65

37 Figura 25. Modificar datos profesionales. Confirmación de modificación 4.5. Avisos El menú de Avisos permite al Administrador del Colegio realizar comunicados a sus colegiados, a otros administradores del Colegio o a administradores de delegaciones dependientes. En concreto, este menú posibilita realizar dos tipos de acciones: Crear nuevos avisos (Creación) Gestionar avisos creados previamente (Gestión) Figura 50 Menú de Avisos Creación de avisos El administrador de procuradores podrá publicar nuevos avisos en LexNet a través del menú Creación de avisos. Este menú dará acceso a un formulario de creación del aviso que se cumplimentará siguiendo un conjunto de pasos. a) Rellenar datos principales del aviso En primer lugar, el administrador cumplimentará los datos principales del aviso que desea publicar. Los datos obligatorios que deberá rellenar son: texto del aviso, fechas de inicio y fin de publicación del aviso y nivel importancia. Los avisos con nivel de importancia Crítico serán los que se muestren en la pantalla de inicio a los usuarios destinatarios. Público Pág. 37 de 65

38 Figura 51 Creación de avisos. Datos principales Una vez rellenos los datos principales del aviso, el usuario administrador debe pulsar sobre el botón Paso siguiente para continuar con el proceso de creación el Aviso. b) Ámbito de publicación del aviso A través del segundo paso de creación del aviso, el administrador de procuradores podrá indicar el ámbito donde el aviso será visible, pudiendo decidir los roles (procuradores, administradores del Colegio y/o administradores de Delegaciones dependientes) que visualizarán el aviso El formulario dispondrá de dos secciones. Una sección inferior desde donde podrán añadirse roles (procurador, administrador de Procuradores, administrador de Delegación) que será las que podrán visualizar el aviso, y una sección superior donde se mostrarán los roles añadidos. Figura 52 Creación de avisos. Formulario para añadir ámbitos de visibilidad Público Pág. 38 de 65

39 A medida que el administrador vaya realizando selecciones de roles a través de la sección inferior y pulsando el botón Añadir, el rol añadido aparecerá en la sección superior denominada Listado de roles/territorios/entidades donde se visualizará. Figura 53 Creación de avisos. Añadir roles de visualización En caso de haberse confundido, el administrador podrá eliminar cualquier rol añadido a la sección superior, pulsando sobre el icono en forma de papelera situado al lado de cada uno de ellos. Figura 54 Creación de avisos. Eliminar territorios/roles/entidades añadidos Una vez el administrador haya añadido al aviso todos los roles deseados que serán los que lo visualizarán (y que figurarán por tanto en la sección superior), pulsará el botón Paso siguiente. c) Resumen Público Pág. 39 de 65

40 A continuación, el sistema mostrará un resumen de los datos introducidos por el usuario para el nuevo aviso que va a publicar. En el caso de que el usuario administrador detecte algún dato erróneo en la pantalla de resumen, podrá volver a cualquier de las pantallas anteriores antes de publicar el aviso. Para ello, el usuario administrador pulsará el enlace Modificar situado al lado de cada sección de resumen o bien el botón Paso anterior. Figura 55 Creación de avisos. Resumen del aviso Una vez revisados los datos con los que publicará el nuevo aviso, el usuario administrador debe pulsar Publicar aviso. El sistema mostrará un mensaje de confirmación de su correcta publicación. Figura 56 Creación de avisos. Mensaje de confirmación Gestión de avisos El Administrador de entidad al acceder a este menú obtendrá, en caso de existir alguno, una lista de los datos principales de todos los avisos vigentes o futuros, creados previamente en su ámbito de administración y que, por tanto, podrá ser gestionados. El listado mostrará la información principal del aviso: el texto principal del aviso, las fechas entre las cuales se visualizará el aviso, su nivel de importancia, el ámbito de visibilidad del aviso, si se trata de un aviso de parada del sistema y su vigencia. La vigencia de un aviso podrá tener tres valores: Público Pág. 40 de 65

41 Caducado: indicará que el aviso no es visible en ese momento, es decir, la fecha de Fin del aviso es anterior a la actual. Actual: indicará que el aviso es visible en ese momento, es decir que la fecha actual se encuentra entre las fechas de Inicio y Fin del aviso Próximo: indicará que el aviso será visible en el futuro, es decir, que la fecha de Inicio del aviso es posterior a la actual. Figura 57 Gestión de Avisos. Lista de avisos definidos El sistema mostrará por defecto aquellos avisos vigentes (se encuentran visibles en ese momento) o futuros (serán visibles en el futuro). Sin embargo, el administrador dispondrá de un desplegable en la parte superior que le permitirá mostrar avisos previos caducados. En el caso de que se desee eliminar uno o varios avisos, el usuario administrador debe seleccionar, del listado de avisos disponibles, aquellos a eliminar y pulsar sobre la opción Eliminar aviso. Figura 58 Gestión de Avisos. Eliminar avisos El sistema mostrará una pantalla confirmando la eliminación del aviso/s seleccionado/s. Público Pág. 41 de 65

42 Figura 28. Gestión de avisos. Confirmación de la eliminación de avisos Si, por el contrario, el usuario administrador desea modificar un aviso, deberá pulsar sobre el enlace disponible en el propio texto del aviso. Figura 59 Gestión de avisos. Acceso a un aviso para modificación Una vez que se accede a un aviso, el administrador dispondrá de dos menús que le permitirán modificar los datos principales y ámbito de visibilidad del aviso de forma equivalente a cómo lo realizó a través de los dos pasos de creación de avisos. Figura 60 Gestión de avisos. Menús de modificación del aviso a) Modificación de datos principales Público Pág. 42 de 65

43 A través del menú Datos principales, el administrador podrá modificar el texto del aviso, el periodo de visibilidad (fechas de Inicio y Fin) y el nivel de importancia del mismo. Figura 61 Modificación de datos principales. Al finalizar las modificaciones deseadas sobre los datos principales del aviso, el administrador pulsará el botón Modificar datos principales. La modificación se hará efectiva en ese mismo momento, mostrando un mensaje de confirmación. Figura 62 Modificación de datos principales. Mensaje de confirmación b) Modificación de ámbito de visibilidad En caso de que el administrador desee modificar los roles para los cuales sea visible el aviso, pulsará el menú Ámbito de visibilidad Público Pág. 43 de 65

44 Figura 63 Modificación de ámbito de visibilidad. El funcionamiento del formulario para modificación del ámbito de visibilidad del aviso es equivalente al formulario utilizado en la creación del mismo. Dispone de dos secciones, una sección superior donde se muestran el listado de roles para los que es visible el aviso y un sección inferior desde donde se pueden añadir nuevos roles que lo visualizarán. Una vez realizadas las modificaciones deseadas en el ámbito de visibilidad del aviso, el administrador pulsará el botón Modificar. El sistema mostrará un mensaje de confirmación de la modificación realizada Información de avisos críticos por SMS Los avisos de importancia crítica se enviarán vía SMS a los usuarios que tengan un perfil administrador, siempre y cuando el ámbito de visibilidad del aviso les afecte directamente. Los usuarios recibirán un único SMS cuando: - Hayan seleccionado la opción Avisos por SMS y añadido su número de teléfono móvil en su ventana de configuración - El aviso crítico sea creado - El aviso crítico sea modificado De manera adicional a las anteriores, se emitirá un SMS adicional el día anterior a una fecha prevista de parada del sistema, cuando el aviso crítico informe de esta eventualidad Auditoría de mensajes de procuradores colegiados El Administrador del Colegio de Procuradores podrá realizar la auditoría de los mensajes enviados o recibidos por sus colegiados, sin menoscabo de que pueda solicitarlos a la SGNTJ (Subdirección General de Nuevas Tecnologías) del Ministerio de Justicia. Público Pág. 44 de 65

45 La funcionalidad de Auditoría de mensajes permite al Administrador del Colegio de Procuradores la búsqueda de un mensaje a partir de varios criterios (que pueden ser combinados) tales como: Tipo de mensaje: notificación, escrito, demanda, o acuse Tipo de procedimiento Número de procedimiento Fecha. Para realizar la búsqueda se podrá establecer un rango de fechas (fecha de inicio del rango y fecha de fin del rango) no superior a 1 mes 2 o bien podrá definirse una fecha exacta (por defecto tomará la fecha del día de búsqueda). Se tomará como referencia la fecha de envío del mensaje. Identificador de Lexnet. El código único que se asigna a todos los mensajes en LexNet. Tipo de remitente: Procurador y Órgano Judicial. Tipo de destinatario: Procurador y Órgano Judicial. Figura 64. Auditoría de mensajes: búsqueda de mensajes Una vez establecidos los criterios de búsqueda se pulsará el botón Buscar para ejecutar la búsqueda de los mensajes que cumplan con dichas restricciones. 2 Restricción para no saturar el sistema. Público Pág. 45 de 65

46 Figura 65. Auditoría de mensajes. Selección de mensaje Una vez seleccionado el mensaje a auditar se podrá consultar el contenido del mismo pulsando sobre el Asunto del mensaje o bien generar un informe de auditoría. Público Pág. 46 de 65

47 Figura 66. Auditoría de mensajes: visualización del mensaje de auditoría. En caso de que el mensaje consultado (notificación, escrito, traslado) tenga una fecha de envío anterior a la fecha actual en un período de tiempo superior a 30 días, no será posible consultar los ficheros adjuntos. Si se desea obtener un informe impreso, se deberá pulsar la opción Generar informe desde la propia visualización o en la lista de mensajes. Esta acción generará un documento en formato pdf que podrá ser guardado e impreso. Público Pág. 47 de 65

48 Figura 67. Auditoría de mensajes. Informe 4.7. Funcionalidades Generales de LexNet Solicitud de alta de usuario Cuando el usuario accede al sistema éste extrae del certificado digital del usuario una serie de datos que permiten su identificación. Si el usuario se encuentra ya registrado, se le presenta a su página principal, en caso de no haber accedido con anterioridad automáticamente se inicia un proceso de registro de dicho usuario en el sistema, tal y como se muestra en la siguiente figura (nota: pese a los datos mostrados en las figuras, el proceso de alta es análogo para cualquier tipo de usuario). Figura 68. Formulario genérico de solicitud de alta LexNet presenta un formulario en el que se solicitan los siguientes datos: Rol: Definirá la función que el usuario desempeña en LexNet. Se seleccionará de una lista desplegable que contiene los roles definidos en el sistema Es la dirección de correo a la que se remite una notificación que indicará el momento en que la solicitud de alta ha sido aprobada (y el usuario podrá acceder al sistema) o rechazado Público Pág. 48 de 65

49 Comunidad: Se seleccionará la Comunidad Autónoma en la que el usuario se haya colegiado Provincia: Se seleccionará la Provincia en la que el usuario se haya colegiado Una vez que el usuario ha seleccionado su rol se solicitarán adicionalmente: Entidad: Colegio o Entidad a la que pertenece el usuario Nº de colegiado: Número de colegiado (en aquellos casos en los que aplique) Figura 69. Solicitud de alta En caso de que el usuario haya solicitado un rol con perfil administrador, se mostrarán varios campos adicionales: Figura 70. Solicitud de alta para usuario administrador Los campos adicionales para administradores son: Avisos críticos por SMS: Marcando esta casilla, el usuario solicita ser informado por SMS de los avisos con importancia crítica emitidos en el sistema que le afecten directamente por su ámbito de aplicación (por ejemplo, porque el aviso crítico afecte al ámbito territorial, rol o entidad a la que pertenece el rol administrador) Número de teléfono: Número de teléfono que recibirá el aviso por SMS. Este campo se activará sólo cuando el usuario haya marcado la casilla Avisos críticos por SMS. El usuario pulsará el botón Paso siguiente>> y el sistema le presentará un resumen de los datos que definirán al usuario Público Pág. 49 de 65

50 Figura 71. Resumen datos de solicitud de alta Si el usuario considera correctos los datos introducidos pulsará Enviar Solicitud de Alta>>, o Modificar en caso de requerirse la modificación de alguno. Tras realizarse el envío de la solicitud de alta, el sistema indicará al usuario la correcta realización de dicha tarea. Figura 72. Resultado del registro de la solicitud de alta Para que el usuario pueda acceder a LexNet se requiere que la solicitud que se ha realizado sea verificada y aprobada por el Administrador correspondiente a la Entidad o Colegio a la que pertenece el usuario. En el momento que la solicitud de alta sea aceptada, se remitirá un al usuario, a la dirección indicada en la solicitud de alta, confirmando la posibilidad desde ese momento de acceso a LexNET. Figura 73 confirmación de aceptación de alta Selección de rol Aquellos usuarios que tengan más de un rol, entrarán por defecto al sistema con el primer rol con el que se dieron de alta. Si desean trabajar en LexNet con otro rol, deberán desplegar el listado de roles que tienen disponible en cualquier pantalla de LexNet en la parte superior derecha y, a continuación, pulsar Público Pág. 50 de 65

51 el botón Aceptar que hay junto al desplegable. Aquellos usuarios que sólo dispongan de un rol, no observarán el menú de selección de rol. En el texto que se encuentra sobre la lista de roles, se puede consultar el rol activo del usuario en cada momento así como la entidad del usuario. Figura 74. Selección de rol en LexNet Por ejemplo, en la Figura 74, se observa el nombre del usuario (Luis Alcántarar) así como el rol con el que está trabajando actualmente (Abogado del Comunidad de Madrid). Bajo estos datos, se observa el desplegable con los posibles roles con los que puede trabajar el usuario en LexNet (Abogado de Comunidad y Administrador de la Abogacía de la Comunidad) Selección de buzón Aquellos usuarios que, con uno o varios de sus roles, puedan acceder a más de un buzón, podrán seleccionar el buzón sobre el que quieran trabajar desplegando el menú de selección de buzón que se puede encontrar bajo el menú de opciones superior. Una vez seleccionado el buzón sobre el que se desea trabajar es necesario hacer clic en el botón Aceptar contiguo al listado de buzones. Si el usuario no tuviera acceso a más de un buzón, no podría acceder a este menú para realizar la selección. Figura 75. Selección de buzón del usuario en LexNet Es importante destacar que esta función sólo estará disponible para aquellos usuarios a los que se les haya permitido el acceso a varios buzones Búsqueda de mensajes A la hora de realizar una búsqueda de mensajes es necesario tener en cuenta las características de visibilidad de mensajes en LexNet: a) los mensajes normales (notificaciones) serán visibles en los buzones durante 30 días y podrán ser buscados y localizados durante esos 30 días en los que son visibles Público Pág. 51 de 65

52 b) los acuses de recibo serán visibles en los buzones durante 60 días y podrán ser buscados y localizados sin restricción temporal ya que no se borran del sistema. Como excepción, todos los mensajes generados en LexNet durante el mes de Agosto serán visibles durante 60 días y, análogamente, podrán ser buscados y localizados durante los 60 días que son visibles excepto, claro está, los acuses de recibo que podrán ser buscados y localizados sin restricción temporal. Teniendo en cuenta la limitación comentada, la búsqueda de mensajes en LexNet permite especificar las condiciones que con las que localizar un mensaje de cualquier tipo en el sistema. Para acceder al formulario de búsqueda se debe seleccionar la opción correspondiente en la pantalla inicial. Figura 76. Acceso a la búsqueda de mensajes en LexNet El sistema muestra el formulario de búsqueda donde se deben introducir los datos requeridos. Es obligatorio introducir las condiciones obligatorias de búsqueda. Figura 77. Formulario de búsqueda de mensajes en LexNet Una vez introducidos los datos de la búsqueda se pulsa Buscar y el sistema muestra una pantalla en la que aparece un listado con los mensajes que cumplen las condiciones especificadas en el formulario. Público Pág. 52 de 65

53 Figura 78. Resultados de la búsqueda de mensajes en LexNet Nota: para evitar posibles problemas de saturación del sistema, se ha limitado la ventana temporal de las búsquedas a un máximo 30 días. Esto es, si el usuario introduce una ventana temporal de búsqueda superior a 30 días el sistema, automáticamente, la reduce a los 30 días posteriores a la fecha de inicio de la búsqueda Administración de carpetas del buzón LexNet permite gestionar las carpetas del buzón de forma que el usuario pueda crear las carpetas personales que desee para facilitar su trabajo. Para acceder al menú de gestión de carpetas es necesario hacer clic sobre la opción correspondiente en el menú de la izquierda de la pantalla inicial. Figura 79. Acceso a la administración de carpetas en LexNet El sistema muestra la pantalla de administración de carpetas. Figura 80. Menú de administración de carpetas en LexNet Público Pág. 53 de 65

54 Crear una subcarpeta Desde la pantalla de administración de carpetas, es necesario hacer clic sobre la opción Crear. El sistema muestra la pantalla de creación de subcarpetas. Esta pantalla presenta un desplegable con las carpetas del buzón bajo las cuales se permite crear una subcarpeta. Figura 81. Menú de creación de subcarpetas en LexNet Tras seleccionar la carpeta bajo la cual se desea crear la subcarpeta e introducir el nombre, es necesario hacer clic en Crear subcarpeta. El sistema muestra una pantalla de confirmación de la correcta creación de la subcarpeta. Además, se puede observar en el listado de carpetas del buzón que se ha creado la nueva subcarpeta. Figura 82. Confirmación de la creación de subcarpetas en LexNet Renombrar una subcarpeta Para renombrar una carpeta es necesario acceder a la opción Renombrar en la pantalla de administración de carpetas. El sistema mostrará una pantalla con un desplegable para la selección de la subcarpeta cuyo nombre se desea modificar así como un cuadro de texto donde se puede introducir el nuevo nombre. Público Pág. 54 de 65

55 Figura 83. Menú de renombrado de subcarpetas en LexNet A continuación se hace clic en el botón Cambiar nombre y el sistema muestra una pantalla de confirmación de modificación del nombre. Figura 84. Confirmación del renombrado de subcarpetas en LexNet Borrar una subcarpeta Para borrar una subcarpeta, en el menú de administración de carpetas es necesario hacer clic en Borrar. El sistema muestra una pantalla para la selección de la subcarpeta a borrar. Público Pág. 55 de 65

56 Figura 85. Menú de borrado de subcarpetas en LexNet Tras seleccionar la carpeta a borrar y pulsar sobre Borrar el sistema muestra una pantalla de confirmación del borrado de la carpeta. Figura 86. Confirmación del borrado de subcarpetas Mover mensajes entre carpetas El sistema permitirá que el usuario mueva mensajes entre carpetas. No obstante, el movimiento de mensajes no es libre, es decir, está sujeto a ciertas restricciones aplicadas, en especial, a las carpetas origen (desde las que se pueden mover mensajes) y las carpetas destino (a las que se pueden mover mensajes) Mover mensajes: Restricciones en las carpetas de origen En concreto, el sistema permitirá mover mensajes desde la carpeta personal, las subcarpetas personales y desde aquellas carpetas de sistema (las que están creadas por defecto en LexNet) desde las cuales se haya habilitado la funcionalidad de movimiento de mensajes Mover mensajes: Restricciones en las carpetas de destino LexNet permite mover mensajes a cualquier subcarpeta creada bajo la carpeta en la que se encuentre el mensaje así como a la carpeta personal y cualquier subcarpeta creada bajo ésta. Figura 87 Mover mensajes. Restricciones en las carpetas de destino Público Pág. 56 de 65

57 Un mensaje movido desde su carpeta original, podrá moverse a otra carpeta personal o devolverlo a su Carpeta Origen, esto es la última carpeta del sistema LexNet (no personal) en la que estuvo el mensaje. Figura 88 Mover mensajes. Movimiento a carpeta origen Mover mensajes: Restricciones de movimiento para mensajes de distinto tipo Es importante indicar que el sistema permite que, tanto en la carpeta personal como en las subcarpetas personales creadas bajo la carpeta personal, se almacenen y mezclen mensajes de distinta naturaleza, es decir, mensajes provenientes de distintas carpetas de sistema como acuses de recibo, mensajes cancelados por el SGP, mensajes tramitados por el SGP, etc. Sin embargo, si se seleccionan mensajes de varios tipos, el sistema sólo dará opción a moverlos a la carpeta personal o a carpetas bajo la carpeta personal, es decir, no permitirá moverlos a ninguna carpeta de sistema (ni a ninguna subcarpeta creada bajo una carpeta de sistema) al no poder determinar LexNet un único destino ya que cada mensaje, en función de su tipo, tendrá una carpeta de sistema origen diferente. En cualquier caso, el sistema será el encargado de mostrar automáticamente la opción de mover desde aquellas carpetas desde las que está permitido mover mensajes y, en el desplegable que observará el usuario, el sistema calculará los posibles destinos sin que el usuario deba preocuparse por ello Mover mensajes: Operativa del movimiento de mensajes Para realizar el movimiento de uno o varios mensajes de una carpeta a otra, basta con seleccionar el o los mensajes y, en la parte inferior del listado de mensajes, seleccionar la carpeta destino. Una vez seleccionada, se hace clic sobre el botón Mover que se encuentra a continuación del desplegable. Público Pág. 57 de 65

58 Figura 89. Mover mensajes desde el listado de mensajes La acción de mover se puede realizar desde la vista de un mensaje abierto, seleccionando la carpeta destino en la parte inferior de la página. Figura 90. Mover mensajes desde la vista del mensaje abierto Una vez movidos los mensajes, el sistema informa al usuario de que el movimiento de los mensajes seleccionados se ha realizado correctamente. Figura 91. Mover mensajes. Mensaje de confirmación Es importante recordar que los mensajes, independientemente de que sean movidos entre carpetas del buzón, dejarán de ser visibles transcurridos treinta días y, en el caso de acuses de recibo, transcurridos sesenta días Comprimir y descargar mensajes LexNet permite que el usuario seleccione uno o varios mensajes del listado de mensajes y solicite su descarga. Para ello, LexNet incluye en un mismo archivo comprimido un fichero pdf con los datos del mensaje por cada uno de los mensajes así como los archivos principales y anexos de cada uno de los mensajes. Seguidamente le da la opción al usuario de abrir o guardar dicho fichero. Público Pág. 58 de 65

59 Figura 92. Descargar mensajes desde el listado de mensajes Si posteriormente se abre el fichero, se observan los archivos correspondientes a los mensajes incluidos en el archivo comprimido. Figura 93. Contenido del fichero comprimido con los archivos de los mensajes Esta opción está implementada, de la misma manera que la opción de mover, desde la vista de un mensaje abierto. En este caso, el fichero comprimido contendrá únicamente los ficheros correspondientes al mensaje abierto. Público Pág. 59 de 65

60 Figura 94. Comprimir y descargar desde la vista de un mensaje abierto Imprimir mensajes LexNet permite que el usuario imprima un mensaje. Para ello, el usuario debe acceder al interior de un mensaje y, desde esa vista, accionar el botón Imprimir. Esta acción se traduce en que LexNet le presentará los datos del mensaje en un archivo pdf. Una vez abierto el fichero pdf, el usuario podrá imprimirlo en papel. Público Pág. 60 de 65

61 Figura 95. Abrir archivo pdf para imprimir un mensaje desde la vista de un mensaje abierto Configuración El sistema permite que el usuario configure el aspecto visual de LexNet en ciertos aspectos. En concreto se permite configurar: el nombre que aparece en la pantalla inicial los idiomas en los que se desea ver la aplicación el buzón con el que quiere acceder por defecto a LexNet Para acceder al menú de configuración es necesario hacer clic sobre la opción correspondiente en la parte superior derecha de cualquier pantalla de LexNet. Figura 96. Acceso al menú de Configuración de LexNet El sistema muestra el menú de configuración, mostrando por defecto el menú de datos personales. Público Pág. 61 de 65

62 Figura 97. Pantalla de configuración por defecto en LexNet Datos personales Para modificar la visualización de los datos personales del usuario es necesario acceder al menú de configuración y hacer clic sobre Datos personales. El sistema muestra los datos personales del usuario y le permite modificarlos. Es necesario tener en cuenta que la modificación de estos datos es sólo a efectos de visualización en la aplicación ya que no se modifican ni los datos de la tarjeta criptográfica que contiene su certificado digital ni los datos que serán visibles al resto de usuarios del sistema. Figura 98. Configuración de datos personales en LexNet Tras modificar alguno de los datos personales, se hace clic en Guardar Cambios y el sistema muestra una pantalla de confirmación de modificación de la vista de los datos personales. Figura 99. Confirmación de la correcta modificación de los datos personales en LexNet Se puede observar que, sobre el listado de roles, aparece el nombre del usuario modificado. En caso de que el usuario disponga de algún rol con perfil administrador (aunque no sea el rol activo), la ventana de Datos Personales mostrará varios campos adicionales: Público Pág. 62 de 65

63 Figura 100. Campos adicionales de datos personales para un usuario con un rol administrador Los campos adicionales para administradores son: Avisos críticos por SMS: Marcando esta casilla, el usuario solicita ser informado por SMS de los avisos con importancia crítica emitidos en el sistema que le afecten directamente por su ámbito de aplicación (por ejemplo, porque el aviso crítico afecte al ámbito territorial, rol o entidad a la que pertenece el rol administrador) Número de teléfono: Número de teléfono que recibirá el aviso por SMS. Este campo se activará sólo cuando el usuario haya marcado la casilla Avisos críticos por SMS. Estos campos adicionales se mostrarán para todos los roles del usuario, siempre que éste disponga de algún rol con perfil de administrador (aunque no sea ese el rol activo) Idiomas Para modificar el idioma en el que se desea visualizar LexNet, se debe acceder al menú de Idiomas dentro del menú de Configuración. El sistema muestra una pantalla en la que se informa del idioma actualmente seleccionado y un desplegable para la selección del idioma. Figura 101. Configuración de idioma en LexNet A continuación el sistema muestra una página de confirmación de selección del idioma y, a partir de ese momento, el usuario visualizará la interfaz web de LexNet en el idioma seleccionado Buzón por defecto Para modificar el buzón al que se desea acceder por defecto en LexNet, es necesario hacer clic en la opción Buzones del menú de Configuración. El sistema mostrará una página en la que informa del Público Pág. 63 de 65

64 buzón seleccionado para acceder por defecto a la aplicación y un desplegable con la lista de buzones disponibles para el usuario ordenados por rol. Figura 102. Configuración de buzón por defecto en LexNet Tras seleccionar el buzón al que se desea acceder y pulsar en Guardar el sistema informará de la correcta selección del buzón por defecto. Figura 103. Confirmación de buzón por defecto en LexNet Avisos En el caso de que haya avisos críticos en el sistema cuyo ámbito de visibilidad afecte al usuario (por ejemplo, porque el aviso crítico afecte al ámbito territorial, rol o entidad a la que pertenece el usuario) se mostrará una ventana emergente cuando el usuario inicie sesión en LexNET: Público Pág. 64 de 65

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