Diplomado en Comunicación y Marketing

Transcripción

1 Diplomado en Comunicación y Marketing

2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Empresa SAA Gerencia General Producción Ventas Finanzas LIC. GABY MALPARTIDA S. 2

3 Tema No. I Papel de la Estructura Administrativa en el funcionamiento de las Organizaciones

4 Definición e importancia Organización Funciones básicas de la administración para distribuir las actividades de una empresa. 4

5 - Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo PETER DRUCKER. 5

6 - Organización -Es el grupo de actividades necesarias para alcanzar los objetivos asignados a cada grupo con un gerente con autoridad suficiente para supervisar y proveerles de coordinación vertical y horizontal en la estructura empresaria KOONZ, O DONNELL Y WEIHRICH. 6

7 La palabra Organización puede emplearse con 2 significados diferentes: - Como Entidad Social. - Como Función Administrativa. 7

8 Organización como una Entidad Social: conjunto de personas, recursos, bienes, valores, ideas y sistemas, que interactuando entre sí y con otros muchos elementos del medio, persiguen objetivos fijados por su Dirección. EJ 8

9 ORGANIZACIÓN COMO UNA ENTIDAD SOCIAL 9

10 Organización como una Función del proceso adm. 10

11 Es un proceso administrativo, metódico, y sistémico, por el cual se define la estructura, las relaciones internas y se asignan los recursos que la empresa necesitara para el desarrollo de las actividades planificadas. 11

12 Objetivos del proceso de Organización: 1. Establecer los Departamentos o Áreas funcionales especializadas de La empresa. 2. Definir jerarquías, las que Determinan el grado de autoridad y responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa. 12

13 3. Definir qué labor debe desempeñar cada miembro de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos. 13

14 Etapas de la función de Organización 14

15 1. Qué? Detallar: todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas, se establecen las tareas y adquirir los recursos, materiales, tecnologías. 15

16 2. Cómo? Dividir la carga: El trabajo no es realizado todo por una sola persona se divide entre los miembros de la Organización. 16

17 3. Quiénes? Combinar el trabajo: los miembros de la organización en forma lógica y eficiente. Agrupar a las personas cuyas tareas guardan relación entre sí. 17

18 4. Relaciones? Establecer un mecanismo de coordinar el trabajo de los miembros que permita unir esfuerzos y alcanzar las metas en forma conjunta. 18

19 Qué entendemos por una Organización formal y una Organización informal? 19

20 Organización Formal. Se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros. 20

21 Organización formal Basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la Organización planeada; la que está en el papel.

22 Organización formal Aprobada por la Dirección y comunicada a todos a través de Manuales de la Organización, de Descripción de puestos, de Organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la Organización formalmente oficializada.

23 Organización Informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas. 23

24 Caso práctico Ricardo Menéndez es el encargado del Dpto. de Administración y Contabilidad de la Fundación VITA VITAE, dedicada a la atención de ancianos. Ricardo, acaba de cerrar las cuentas anuales y se las ha entregado a la Directora Financiera para que las supervise antes de cerrarlas definitivamente. Paloma Salgado está contratada como auxiliar de clínica en 24

25 Caso practico la misma empresa citada. Paloma necesita un día libre para acudir al Notario a firmar la escritura de su casa y pide al jefe de Recursos Humanos permiso para faltar tres horas una mañana. Indica si las relaciones que se exponen son propias de la Organización formal o informal de la empresa. 25

26 Caso practico Describe el tipo de relación que vez en las siguientes figuras. 26

27 Caso practico Describe el tipo de relación que vez en las siguientes figuras. 27

28 ORGANIGRAMA GENERAL Organización Formal 28

29 Principios de la Organización 1. División del Trabajo especialidad. 2. Unidad de dirección. 3. Unidad de Mando. 4. Autoridad y responsabilidad. 5. Centralización y descentralización. 6. Jerarquización -Tramo de control o Cadena de Mando. 7. Coordinación del Trabajo.

30 División del trabajo Consiste en descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas, este principio se empezó a utilizar a la llegada de la revolución industrial. 30

31 División del trabajo 31

32 La Especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la Organización. 32

33 Al trabajar con la Especialización disminuye el costo de producción y aumenta la eficiencia. 33

34 UNIDAD DE MANDO Cada funcionario dentro de la organización debe tener un único jefe de quien recibe órdenes y a quién rinde cuenta. 34

35 Autoridad y Responsabilidad Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que sean obedecidas. 35

36 La Autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

37 Centralización y descentralización Se refiere al nivel jerárquico en que se toman las decisiones. 37

38 En algunas organizaciones la toma de decisiones está altamente centralizada, los problemas fluyen hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide qué acción tomar. En otros casos la toma de decisiones está descentralizada; la autoridad se dispersa hacia abajo dentro de la jerarquía. 38

39 Podemos señalar que el grado de centralización o descentralización varia de acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma Organización existen Departamentos con diferentes grados de centralización. 39

40 Premisas básicas que condicionan el grado de centralización en una organización 40

41 Centralización: La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los diferentes puestos conforme desciende en la escala jerárquica. La autoridad no se delega de manera integral en paquetes de todo o nada. Por muy formal que sea la delegación de autoridad, sus límites están sujetos a la interpretación personal. 41

42 Departamentalización y centralización Mientras más grande sea la tendencia a crear Dpos. o áreas que necesiten funcionar interrelacionados en su laborar diaria y en sus decisiones a corto, mediano y largo plazo, mayor será la necesidad de coordinarlos desde la parte alta de la jerarquía y por tanto, mayor será la tendencia a la centralización. 42

43 Pirámide jerárquica y toma de decisiones Centralización Descentralización Nivel estratégico Nivel táctico Nivel operativo 43

44 Tramo de Control o Administrativo Número de subordinados que dependen directamente de un Gerente. Debe hacer una Línea de Autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daben ser ejecutadas: es la CADENA ESCALAR O PRINCIPIO ESCALAR. 44

45 Cadena de mando Línea de toma de decisiones. Especifica quien depende de quien en la organización. 45

46 Tramo de Control Cadena de Mando 46

47 Longitud del tramo de control Circunstancias: La coordinación de las tareas realizadas en la organización es uno de los aspectos clave del diseño organizacional. Un tramo de control, está en función del número de subordinados que dependen de un gerente, administrador, supervisor. 47

48 Longitud del tramo de control Además tenemos que considerar para estos efectos: El tamaño de la organización. La tecnología. La especialización. Las actividades empresariales. Las políticas generales. 48

49 Tramos Amplios Ventajas: Los superiores se ven obligados a delegar. Se debe establecer políticas claras. Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados. 49

50 Tramos Amplios Desventajas: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Riesgo de pérdida de control para el superior. 50

51 Tramos Estrechos Ventajas: Estrecha supervisión. Estricto control. Rápida comunicación entre subordinados y superiores. 51

52 Tramos Estrechos Desventajas: Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados. Muchos niveles administrativos. 52

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54 Sincronización de recursos y esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y cumplimiento de los objetivos. La comunicación es fundamental para una coordinación efectiva. 54

55 Coordinación Proceso de integrar los Objetivos y actividades De Unidades Independientes de una organización, a fin de conseguir eficientemente las metas organizacionales. 55

56 Sin la coordinación los individuos y departamentos empezarían a buscar sus intereses particulares, a menudo a costa de las metas de otros departamentos. 56

57 La comunicación es la clave para una buena coordinación. La coordinación depende directamente de la adquisición, trasmisión y procesamiento de información. 57