PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES Y PERSONAL TÉCNICO DE APOYO SISTEMA FOMS PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PLENA

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1 ANEXO 3 ZA PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES Y PERSONAL TÉCNICO DE APOYO SISTEMA FOMS PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PLENA A. ORIGINAR UN CONTRATO NUEVO 1. El proyecto ingresará al sistema y Contratos, Añadir Contrato. 2. Se llega así a la pantalla que permite seleccionar el consultor a contratar. a) Si es un consultor que ya ha tenido contratos con el PNUD, se lo puede buscar por apellido o por No. de CUIT en Seleccionando Consultor. b) Si es un consultor nuevo, se debe ingresar en Para registrar nuevo código el No. de CUIT, Apellido y Nombre. 1

2 c) Si es un consultor extranjero sin número de CUIT- se debe solicitar a la oficina del PNUD su ingreso a la base, proporcionando para ello el número de pasaporte. Luego el proyecto podrá ingresar los demás datos y el contrato correspondiente. Seleccionar Añadir registro. si existe si es nuevo 3. Una vez seleccionado el consultor, aparecerá la pantalla de Solicitud de Contratación donde se deben completar los datos según corresponda al tipo de contrato elegido. Para un contrato de locación de servicios o de locación de obra se deberá ingresar obligatoriamente: fecha de inicio y fin del contrato, dedicación, nivel de escala salarial, línea y sublínea presupuestaria, actividad del proyecto relacionada con el contrato y opcionalmente la referencia a alguna nota interna del proyecto que origina la contratación. El proyecto deberá mantener actualizados estos datos. Una vez completados los datos, seleccionar Registre Contratación. 2

3 Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escala salarial, el sistema originará automáticamente los compromisos. 4. Aparecerá la siguiente pantalla (Pantalla Inicial) con los datos ingresados: 5. Ingresar los datos bancarios y personales en el sector de la pantalla Información del Consultor/Empresa y luego seleccionar Actualiza Datos: 3

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5 6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco, Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o Cuenta Corriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vez actualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones: NOTA: Puede ocurrir que en la pantalla inicial aparezca el mensaje Advertencia: Cuenta Bancaria incorrecta. Esto se debe a que faltan datos de la cuenta bancaria. Volver a la anterior pantalla y completar. 7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (la primera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que el mismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos (pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar el currículum vitae correspondiente. 5

6 8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionando examinar y al final adjuntar) 9. Una vez anexado volverá a la pantalla anterior y aparecerá un botón rojo indicando que el CV fue adjuntado: 10. Los términos de referencia, la solicitud de contratación y el texto del contrato (contrato, declaración jurada, calendario de pagos) se ingresan en la siguiente sección de la pantalla inicial. En el sector Documentos de la pantalla inicial, bajo Título para Nuevo Documento ingresar el nombre del documento (ej: Términos de Referencia, Informe, etc.) Luego tildar en el cuadrado correspondiente y seleccionar Añadir. Para ello es necesario que dispongan de los Términos de Referencia en archivo magnético (procesador de texto, planilla de excel, formatos.pdf, etc.) mientras que el texto del contrato y la solicitud de contratación serán generados automáticamente por el sistema. La Solicitud de Contratación deberá ser impresa y firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador. Dicha solicitud deberá ser archivada por el proyecto junto con toda la documentación correspondiente a la contratación del consultor a fin de que la misma esté disponible para la auditoría. 6

7 11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla donde deberá presionar Reemplace anexo: 12. Aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá adjuntar el documento. Una vez seleccionado, presionar Adjuntar 13. Para adjuntar el contrato de servicio línea 17 ó 13 o el contrato de locación de obra, seleccionar la opción Registra Documento Usando Formatos del Sistema de la pantalla inicial y seleccionar el formato del contrato NEX PLENA correspondiente. 7

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9 14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a la pantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja. 15. Una vez anexados estos documentos, se habilitará el botón Aprueba el que permitirá al Coordinador del Proyecto dar curso al contrato. Simultáneamente el oficial de Cooperación del MRECIC será informado de la existencia de esta solicitud. Cabe destacar que una vez que los Proyectos hayan incorporado todos sus contratos vigentes en el sistema FOMS, ya no será necesario enviar al PNUD los listados mensuales de personal contratado, como se venía haciendo hasta ahora. Se mantiene sin embargo el requerimiento de envío trimestral al PNUD de subcontratos y listado correspondiente a los mismos, hasta tanto esta figura se incorpore al FOMS. 16. Una vez aprobado, se habilitará el botón Registra Firma de Contrato, el cual deberá ser seleccionado. El contrato deberá ser impreso para su firma: Se reitera a los Proyectos tener en cuenta que, de acuerdo con las normas vigentes, no es posible realizar contrataciones retroactivas. 9

10 17. Si la Cancillería tuviera algún comentario o aclaración, lo podrá hacer enviando un mensaje de manera que el mismo quede adosado al pedido de contratación. Desde la pantalla inicial en el sector Mensajes tipear el texto y seleccionar Envía mensaje. 18. Las contrataciones de los Coordinadores Generales de los Proyectos deberán ser autorizados previamente por la Cancillería. Por tal motivo, se solicita a los Proyectos que soliciten desde el módulo de mensajes del FOMS la autorización pertinente al Oficial de Cooperación que corresponda a ese Proyecto. El Oficial de Cooperación deberá contestar desde ese mismo lugar a fin de que la autorización quede adosada al cuerpo del contrato y pueda ser visualizada en los posteriores pasos hasta su aprobación definitiva. 19. Asimismo, para aquellas situaciones especiales que requieran una autorización previa de la Cancillería, ésta se deberá solicitar en forma similar a lo indicado en el párrafo anterior. 20. Para habilitar los pagos condicionados, los proyectos deberán adjuntar a través del sistema el informe correspondiente, ingresando, en el sector Documentos de la pantalla inicial, tipear en Título para Nuevo Documento la palabra informe, tildar el casillero Informe y luego seleccionar Añadir. (Seguir los mismos pasos que en el punto 9.) Luego aparecerá agregado el informe en el sector Documentos. A los fines de auditoría, los Proyectos deberán conservar la documentación que respalde las liberaciones de pago. 10

11 B. ENMIENDAS 21. Se pueden registrar distintos tipos de enmiendas: por extensión, por cambio de honorarios, por cambio de Términos de Referencia, etc. Se deberán eliminar todos los compromisos pendientes sólo en el caso de cambio de honorarios o cambio de línea presupuestaria. Se deberá modificar la fecha del nuevo contrato/enmienda desde la pantalla inicial, seleccionando el ícono Update y Actualiza. 11

12 22. Luego el Proyecto deberá realizar la enmienda de la siguiente manera: en el sector Calendario de Pagos de la pantalla inicial, identificar la enmienda con un número o letra e ingresar las fechas de inicio finalización de la enmienda. Presionar la opción Registre compromisos. 23. Una vez registrados los compromisos, aparecerá nuevamente el botón de Aprueba, el cual deberá ser seleccionado para solicitar la enmienda. Se debe agregar la enmienda correspondiente y los nuevos Términos de Referencia en el sector de documentos. (ver paso 10.) C. RESCISION DE CONTRATOS 24. Para rescindir un contrato el Proyecto deberá eliminar los compromisos a rescindir. En el sector de Calendario de Pagos tildar las fechas correspondientes al período a rescindir y presionar Del. 12

13 25. Luego en la pantalla inicial, seleccionar el ícono Update. 26. En la pantalla Actualiza Contrato, modificar la fecha de finalización del contrato y presionar Actualiza. 27. Aparecerá la pantalla inicial con la opción Solicita Rescisión de Contrato, la cual deberá ser seleccionada para enviar el pedido al 13

14 Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones del Capitulo 3 de este Manual. 28. En caso de dudas, rogamos enviar mensaje a la siguiente dirección: contratos@undp.org.ar 14