ANALITICA Y PRESUPUESTARIA

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1 ANALITICA Y PRESUPUESTARIA

2 TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Distribución y soporte: María Tubau, 4,3º Madrid Tel.: Fax: Castillejos, Barcelona Tel.: Fax: Fernando Pérez de Traba, Culleredo (A Coruña) Tel. y Fax Información comercial: Web: Mail: sigrid@prosoft.es La información contenida en este documento podría cambiar sin previo aviso. No se garantiza su corrección ni su idoneidad para ningún propósito. Este documento no puede ser reproducido ni transmitido, ni total ni parcialmente, por ningún medio y para ningún propósito, sin la autorización expresa de los propietarios del Copyright. Los nombres de los productos mencionados en este documento, han sido utilizados con el único propósito de su identificación y pueden ser marcas comerciales de sus respectivas compañías. Undécima Edición. Abril 2009.

3 Índice INTRODUCCIÓN... 5 CONFIGURACIÓN DE LOS PARÁMETROS GENERALES... 7 INTRODUCCIÓN... 7 ANALÍTICA Y CENTROS DE COSTE... 8 CENTROS DE COSTE DEFINICIÓN PROPIEDADES GENERAL DATOS OBRA NIVELES DE CUENTAS ÁRBOL DE CUENTAS PRESUPUESTOS REPARTO DE COSTES CONSULTAS CENTROS DE COSTE MODELO IMPUTACIÓN ANALÍTICA ANALÍTICA EN DOCUMENTOS ASIENTO FINANCIERO DESGLOSE ANALÍTICO ASIENTO ANALÍTICO REPARTOS ANALÍTICOS PROCESOS DE REPARTO ANALÍTICO INFORMES INCORPORADOS... 41

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5 Introducción La contabilidad analítica o de costes es un sistema de información que permite la valoración de los bienes y servicios derivados de la actividad productiva de la empresa, que es relevante y oportuna para la planificación y control exigidos y cumple, para ello, los principios contables generalmente admitidos. Es uno de los instrumentos - que en unión de otras técnicas - facilita la disponibilidad de información para la toma de decisiones, por parte de los directivos de la institución o empresa, de cara a la planificación estratégica y el control empresarial de la gestión, los presupuestos y la ejecución. La contabilidad presupuestaria, dentro de la contabilidad analítica, permite definir unos presupuestos para los gastos/ingresos futuros y controlar las desviaciones que puedan producirse a lo largo del tiempo. El control presupuestario puede definirse a nivel de cuenta analítica y/o grupo analítico y/o partida presupuestaria (conjunto de varias cuentas analíticas) a definir por el usuario. Introducción / 5

6 6 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

7 Configuración de los Parámetros Generales Introducción Antes de trabajar con la contabilidad analítica y presupuestaria, es necesario establecer los Parámetros Generales correspondientes a la Analítica y Centros de coste para adecuar el funcionamiento de la aplicación a la forma de trabajar de la empresa. Se abre la ventana de Parámetros de la empresa al seleccionar Parámetros Generales en el menú Empresa. Para abrir esta ventana se requieren permisos para administrar la aplicación y haber seleccionado previamente el Modo administrador en el menú Herramientas. En esta ventana se establecen datos de defecto que se utilizarán en otras ventanas al crear nuevos registros, evitando así el tener que teclear información que se repite: datos fiscales de la empresa, como su Razón Social, C.I.F., dirección; datos que determinan el comportamiento de la aplicación y datos relativos al sistema de seguridad de la misma. Si se ha configurado la base de datos como multiempresa, los parámetros se establecerán para cada una de ellas. En tal caso, en el título de la ventana aparece el Configuración de los Parámetros Generales / 7

8 número de la empresa de trabajo, su código y su descripción. Para consultar o editar los datos de otra empresa, hay que seleccionar dicha empresa como empresa de trabajo en la ventana principal. Analítica y centros de coste Opciones de contabilización analítica Trabajar con ANALÍTICA SENCILLA: El modo de Contabilidad Analítica Sencilla consiste en asignar los importes de los apuntes de las cuentas financieras a diferentes centros de coste. De esta forma se podrá conocer cómo se reparte su saldo entre los diferentes centros de coste. Los centros de coste pueden estar referidos a líneas de producto, delegaciones, departamentos, etc. Normalmente su uso se limita a cuentas de gastos e ingresos, pero también sería conveniente emplearlo para otro tipo de cuentas, cómo por ejemplo cuentas de IVA, para obtener una información más detallada de sus movimientos. En definitiva, en este modo de trabajo, la imputación no se efectúa a cuentas analíticas, sino a centros de coste. La información del centro de coste aparecerá en el apunte financiero, así como en la columna Centro del Mayor de la cuenta. Permitir también desglosar por cuentas analíticas del centro de coste (Analítica sencilla): de esta forma se permite llevar analítica sencilla (centros de coste sin estructura) al mismo tiempo que analítica con desglose (centros de coste con estructura). El desglose se podrá realizar entre las cuentas de un mismo centro de coste, en ningún caso entre distintos centros de coste. Trabajar con ANALÍTICA DIRECTA: modo especial que consiste en asociar las cuentas analíticas con las cuentas financieras de modo que, al introducir una cuenta financiera en las líneas de los documentos de gestión, se establece automáticamente la cuenta analítica asociada en las líneas de detalle. Hay dos posibilidades: Utilizar las mismas cuentas analíticas que en la financiera (mismos códigos de cuentas): el código de las cuenta analíticas es la concatenación del código del centro de coste+cuenta financiera. Para ello, la estructura del árbol analítico de 8 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

9 los centros de coste ha de ser igual al desarrollo de las cuentas financieras de gastos e ingresos (grupos 6 y 7). Utilizar definición de correspondencia entre cuentas: En ese caso, se ilumina el botón Editar correspondencia entre cuentas... Pinchando ese botón se abre la ventana de correspondencia entre las cuentas financieras y las cuentas analíticas. Opciones generales de analítica Código del centro de coste analítico modelo (opcional): es el código de centro de coste que se utilizará como valor por defecto (en el caso de tener activado el conmutador Cuentas analíticas virtuales) como centro de coste modelo (plantilla) al crear nuevos centros de coste. Este dato no es determinante, ya que en la ventana de propiedades del centro de coste puede especificarse otro centro de coste modelo. Tamaño (dígitos) para centros de coste (opcional): determina el tamaño para el código de los centros de coste creados en la aplicación. Si se establece un valor en este parámetro, la aplicación forzará a que todos los centros de coste estén codificados según el número de dígitos aquí establecidos. Esto optimiza el proceso de nivelación de cuentas, ejecutándose de forma mucha más rápida que en el caso de códigos de centros de coste de longitud variable. Cuentas analíticas virtuales (se utilizan las del centro de coste modelo): este parámetro determina si los centros de coste compartirán un mismo plan de cuentas o no. Si se activa este parámetro, los centros de coste dependientes tendrán el mismo plan analítico que el centro de coste modelo, de forma que al añadir o eliminar una cuenta en el centro modelo, quedará añadida o eliminada automáticamente en los centros dependientes, es decir, el plan de cuentas del centro modelo y de sus centros dependientes será idéntico. Si no está activado, cada centro de coste tendrá su propio plan de cuentas asociado, independiente del plan del resto de los centros de coste, pudiendo determinarse para ellos un centro de coste modelo. Esto facilita la actualización de los planes analíticos de los centros de coste, ya que si se tiene que añadir una cuenta a los centros de coste, basta con crear la nueva cuenta en el centro modelo y seleccionar, en la ventana de propiedades del centro de coste modelo, el botón Comprobar estructura de centros dependientes, para que se copie la nueva cuenta a sus centros dependientes (que lo tienen como modelo). Los centros dependientes podrán incorporar en su plan cuentas que no figuran en el centro modelo. Configuración de los Parámetros Generales / 9

10 Selección de centros de coste: permitir seleccionar/imputar a centros de coste modelo: Si esta opción está desmarcada, en la ventana de selección de centros de coste no aparecerán los centros marcados como Es centro de coste modelo, por lo que no se le podrán imputar costes/ingresos por error. Si se activa, estos centros aparecerán en la ventana de selección. Opciones de contabilidad presupuestaria para CUENTAS ANALÍTICAS Modo de trabajo en contabilidad presupuestaria: los presupuestos pueden llevarse a cabo de dos formas: por cuentas, grupos y/o por partidas presupuestarias. Por cuentas significa que se introducirán los presupuestos directamente para cada cuenta, de forma que las desviaciones se calcularán comparando el saldo de la cuenta en el periodo con el presupuesto establecido para el mismo periodo. Por grupos significa que se podrá asociar un presupuesto por cada grupo analítico, de forma que las desviaciones se calcularán comparando el saldo del grupo analítico en el periodo con el presupuesto establecido para el mismo periodo. Por partidas significa que se crearán partidas presupuestarias en la tabla auxiliar Presupuestaria: partidas. A continuación se asociarán cuentas a dichas partidas. Los presupuestos se introducirán para las partidas presupuestarias en cada periodo, calculando la desviación por comparación de la suma de saldos del periodo de las cuentas pertenecientes a la partida y el presupuesto establecido para ésta. También se puede establecer un presupuesto por cuentas y grupos o por partidas y cuentas indistintamente. Periodicidad presupuestaria: determina los periodos para los que se establecerán los presupuestos. Si selecciona, por ejemplo, periodicidad trimestral, se establecerán cuatro presupuestos a lo largo del ejercicio; si es cuatrimestral se establecerán tres, etc., calculando las desviaciones por comparación del saldo de la cuenta o cuentas de una partida presupuestaria en dicho periodo. Procesos de reparto de costes analíticos A la hora de repartir los gastos de un centro de coste a otros, como en el caso del reparto de los gastos generales a las obras o a los distintos departamentos de una empresa, existen dos posibilidades: Proceso basado en carpetas de estructura y archivos de definición "calculo.txt": se utiliza el fichero "calculo.txt", parametrizado a tal efecto según los criterios de cada empresa por el departamento de programación o por el implantador. Proceso basado en centros de coste intermedios y porcentaje de reparto fijo: se utiliza el nuevo proceso, basado en la configuración de cada centro de coste intermedio, que puede tener múltiples repartos, y que puede ser parametrizado por el usuario. Opciones de visualización Mostrar saldo de grupos de cuentas y del centro de coste en pantalla principal: al activar esta opción aparecen, en correspondencia de cada centro de coste, los campos Debe, Haber y Saldo en la pantalla principal. Centro de coste: Mostrar datos de Obra en ficha [Modo compatibilidad SI- GRID1]: Presenta una serie de fechas relativas a las obras (Fecha de inicio, de finalización, etc.) en la Pestaña General de la ficha del centro de coste. 10 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

11 Centros de coste Definición Los centros de coste pueden definirse como lugares contables de acumulación de costes. Se puede asignar un centro de coste a cada actividad o área de la organización que requiera un estudio analítico de costes e ingresos detallado, a fin de facilitar la medición de los recursos utilizados y los resultados económicos obtenidos. Puede representar a un departamento de la empresa, a un proyecto concreto o a su estructura. En el caso de empresas constructoras, un claro ejemplo de centro de coste es una obra. Los centros de coste en Sigrid son un tipo de Concepto de la aplicación, que sólo está disponible si se adquiere el módulo de analítica y presupuestaria. Una novedad en esta versión es la posibilidad de establecer, activando el check Proceso de reparto basado en centros de costes intermedios en Parámetros Generales de la empresa, dos tipos distintos de centro de coste: el intermedio y el final. El centro de coste intermedio recibe costes que repartirá a los centros de coste finales. Tendrá como ingreso la contrapartida de los costes que reparte. Centros de coste / 11

12 El centro de coste final o dependiente recibe costes e ingresos inherentes a su propia actividad y el reparto de costes provenientes de los centros de coste intermedios. Los centros de coste se crean, al igual que el resto de Conceptos, en el diálogo Concepto nuevo especificando un código y una descripción para el centro de coste. Una vez creado se accede a la ventana de propiedades del centro de coste. A diferencia del resto de los conceptos, para poder acceder a la ventana de propiedades, hay que pinchar dos veces sobre el icono del concepto centro de coste. Cada centro de coste tendrá asociado un plan de cuentas analíticas. Este plan de cuentas, al igual que en el caso de las cuentas financieras, tendrá una estructura de niveles, de forma que cada nivel corresponde con un número de dígitos para el código de cuenta. Las cuentas analíticas se codifican anteponiendo el código de centro de coste al de la cuenta, por ejemplo las cuentas pertenecientes al centro de coste cuyo código es DM han de codificarse como DM.001, DM.002, etc... Sigrid permite la utilización de Cuentas analíticas virtuales, de forma que varios centros de coste comparten un mismo plan de cuentas, lo que supone que manteniendo un único plan de cuentas quedarán actualizados automáticamente todos los centros de coste que lo comparten. En este caso, el código de centro de coste que se antepone al código de cuenta analítica, será el código del centro de coste modelo, pero la cuenta estará disponible para todos los centros de coste dependientes del modelo. También es posible utilizar en Sigrid el Modo de trabajo con delegaciones y obras, y el modo con delegaciones y centros de coste, que se establecen igualmente en los parámetros de la empresa. Este modo permite que cualquier Concepto quede asociado a un centro de coste, pudiendo determinar a que centro de coste pertenece un asiento contable o una factura. En el modo de trabajo con delegaciones y obras, un centro de coste cuyo código coincide en sus primeros caracteres con un código de delegación creado en las tablas auxiliares, se considerará como perteneciente a dicha delegación, pudiendo almacenar en cada Concepto la delegación origen, la delegación destino, y el centro de coste u obra de trabajo. Los informes de esta nueva versión permiten filtrar por delegación y obra (centro de coste, existiendo informes específicos ordenados y totalizados según esta información. La imputación de ingresos y gastos a los centros de coste, supone la creación de apuntes asociados a sus cuentas analíticas, y puede llevarse a cabo mediante: Contabilización de facturas, albaranes, partes de trabajo, hojas de gasto, partes de consumo, etc. Desglose analítico de apuntes contables. Creación de asientos analíticos puros. Procesos de reparto. como se explicará en el apartado correspondiente a la imputación analítica. Asignando a los documentos que lo requieran: facturas, albaranes, hojas de gastos, partes de trabajo, etc., un centro y cuenta analítica, al contabilizar el documento se crearán automáticamente los correspondientes apuntes analíticos. En la ventana principal los centros de coste se comportan como carpetas contenedoras del plan contable que tienen asociado, al hacer doble clic sobre un centro de coste, se mostrarán las cuentas de nivel 1 asociadas a dicho centro de coste. 12 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

13 Las cuenta analíticas y grupos analíticos, igual que las financieras, se comportan en la ventana principal como carpetas contenedoras de las cuentas de siguiente nivel cuyo código comienza igual que el suyo propio. Propiedades General Identificación Tipo de centro de coste: permite clasificar el centro de coste como de Estructura, Obra/proyecto, Recurso, Promoción o Unidad de venta. No existe ficha asociada! Pulse aquí para crear una nueva ficha y asociarla: Pinchando sobre la línea se crea un nuevo concepto relacionado con el tipo de centro de coste elegido. Sirve por ejemplo para crear el concepto Obra/Proyecto y enlazarlo con ese centro de coste. Es centro de coste modelo: se activa este check si el centro de coste es modelo. Los centros de coste cuyo check esté activado no aparecerán en las listas de selección. Es centro de coste intermedio: si se ha activado en Parámetros Generales la opción Proceso basado en centros de coste intermedios, aparecerá este check marcado por defecto. Aparece, además, otra pestaña: Reparto de costes. Fechas La fecha de inicio de obra y la fecha prevista de finalización determinarán los ejercicios que se mostrarán al editar los presupuestos. Si no se especifican se considerará el primer y último ejercicio contable establecidos en los parámetros Centros de coste / 13

14 de la empresa para delimitar los periodos presupuestarios. La fecha de finalización real es un dato informativo. Fecha de bloqueo: Fecha a partir de la cual se pueden hacer imputaciones al centro de coste Fecha de cierre: Fecha a partir de la cual no se pueden hacer imputaciones al centro de coste. Datos comerciales (módulos de gestión y delegaciones y obras) Agente comercial: Agente comercial que lleva la obra Delegación: Delegación a la que pertenece la obra Estructura de reparto y consolidación Parametrización para la consolidación de centros de coste y repartos analíticos Cuentas analíticas por defecto Cuenta por defecto para gastos (compras): cuenta analítica, por defecto, que se grabará en las líneas de los documentos de compra al introducir cualquier cuenta financiera del grupo 6. Cuenta por defecto para ingresos (ventas): cuenta analítica, por defecto, que se grabará en las líneas de los documentos de venta al introducir cualquier cuenta financiera del grupo 7. Cuentas financieras por defecto para tesorería Cuenta por defecto de Banco: Cuenta financiera de banco (572, ) que se reflejará - por defecto - en los cobros y pagos que se generen en las facturas imputadas a ese centro de coste. Cuenta por defecto de Caja: Cuenta de financiera de caja (570) que se reflejará - por defecto - en los cobros y pagos que se generen desde las facturas imputadas a ese centro de coste. Datos Obra Esta pestaña aparece si se ha activado el check Centro de coste: mostrar datos de Obra en ficha (modo compatibilidad Sigrid1), ya que en la versión 1 de Sigrid no existía el concepto obra; de esta forma quién tuviera datos en esos campos, al migrar de versión, puede seguir viéndolos. 14 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

15 Cliente de la obra: cliente de la obra/proyecto. Introduciendo una máscara de búsqueda, se abre la lista de selección del concepto Cliente. Oferta comercial de la obra: oferta presentada al cliente. Introduciendo una máscara de búsqueda, se abre la lista de selección del concepto Oferta de venta. Responsable de la obra: Responsable comercial de la obra. Introduciendo una máscara de búsqueda, se abre la lista de selección del concepto Agente comercial. Responsable técnico de la obra: Responsable técnico de la obra. Introduciendo una máscara de búsqueda, se abre la lista de selección del concepto Agente comercial. Almacén de la obra: Almacén relativo a la obra. Introduciendo una máscara de búsqueda, se abre la lista de selección del concepto Almacén. Incremento sobre el precio de compra (K) en porcentaje: porcentaje de incremento del precio de compra a repercutir en la venta. Aplicar coeficiente al pasar de albarán de compra a venta: al marcar este check se aplica el coeficiente K sobre los precios de compra al pasar albaranes de compra a albaranes de venta. Hay que activar este check también en la ficha del cliente. Número de la seguridad social de la obra: Número de la seguridad social de la obra. Referencia proveedor: Referencia para los proveedores (campo informativo). Referencia obra: Referencia de la obra (campo informativo). Ratios Expresión ratio para compras, Expresión ratio para ventas y Ratio modificado: campos meramente informativos en Sigrid 2. Se utilizaban en Sigrid 1, actualmente no son operativos. Niveles de Cuentas Al igual que en los parámetros de la empresa se determina una estructura de niveles para el plan general contable, cada centro de coste puede tener definida su propia estructura de niveles de cuentas. Además, puesto que en muchos casos existirán varios centros de coste pero todos ellos tienen el mismo plan de cuentas Centros de coste / 15

16 asociados, puede crearse un centro de coste modelo, lo que permite hacer el mantenimiento de cuentas en este centro modelo y replicarlo al resto de los centros en el momento en que se creen. Si se establece en los parámetros de la empresa el conmutador Cuentas analíticas virtuales y se especifica un centro de coste modelo para el centro actual, no existirá un plan de cuentas específico asociado al centro, sino que compartirá el definido para el centro modelo. En este caso, la estructura de niveles del centro no será editable, pues ha de ser igual a la de su modelo. Tanto si se utilizan cuentas virtuales como si no, podrán crearse tantos centros de coste modelos como se necesiten. Si se utilizan cuentas virtuales, para crear un centro modelo simplemente hay que dejar en blanco el campo Centro de coste modelo, con lo que se habilitarán los campos correspondientes a los niveles de cuentas. Centro de coste modelo (plantilla): establece un centro de coste modelo desde el cual se realizará el mantenimiento del plan de cuentas de sus centros dependientes (que lo tienen como modelo). Se puede suministrar en este campo una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección. Una vez establecido un código para el centro modelo, se abre el diálogo de confirmación: Se va a establecer un nuevo centro modelo. Se copiarán los niveles de cuentas del centro modelo Desea continuar? Al confirmar se copia la estructura de niveles del centro modelo al centro actual, sin embargo no se copiarán las cuentas, únicamente se establecerán los campos correspondientes a la estructura de niveles, haciendo coincidir el número de dígitos de cada nivel con los del centro modelo. 16 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

17 Si el centro de coste especificado tiene a su vez un centro de coste modelo, se abre el diálogo: El Centro de coste ya tiene modelo, y se tomará como modelo el modelo del éste, mostrándose su código y descripción. Copiar estructura de niveles y cuentas desde centro modelo: este botón estará activado si se especifica un centro de coste modelo, y si además no se ha activado, en los parámetros de la empresa, el conmutador Cuentas analíticas virtuales. Asegura que el centro actual tenga la misma estructura de niveles que su modelo, y que existan para él todas las cuentas del centro modelo. Se crearán, si no existen, los grupos y las cuentas del modelo en el centro actual. El centro actual podría tener además otras cuentas distintas de las del modelo. Comprobar estructura de centros dependientes (que lo tienen como modelo): este botón únicamente está habilitado en el caso de que el centro de coste que se consulta sea centro modelo de otros centros de coste, y además no se haya establecido el conmutador Cuentas analíticas virtuales en los parámetros de la empresa. En tal caso, al pulsar el botón, se comprueba que los centros dependientes (que tienen a este como modelo) coincidan en su estructura de cuentas y que todas las cuentas del modelo existan en los centros dependientes. Si no es así se crearán las nuevas cuentas que se hayan podido añadir al modelo. Resulta de gran utilidad cuando es necesario añadir una nueva cuenta en varios centros de coste, pues basta con añadirla en el centro modelo y hacer esta comprobación para que se añada en los centros dependientes. Chequear y nivelar centro de coste: comprueba la existencia de toda la estructura de niveles de cuentas, si no existe un grupo de cuentas y existe una cuenta auxiliar, se creará el correspondiente grupo de cuentas. No estará habilitado si no se ha activado el Modo administrador en el menú Herramientas, y tampoco lo estará si se estableció el conmutador Cuentas analíticas virtuales y se ha especificado un centro modelo. Árbol de cuentas Permite consultar el plan de cuentas asociado al centro de coste y los saldos a origen de cada una de las cuentas. Muestra el acumulado al debe y haber de cada cuenta de todos los apuntes analíticos registrados, así como el saldo (debe menos haber), es decir, se trata de un balance analítico de sumas y saldos del centro de coste. Centros de coste / 17

18 Pulsando este botón se puede seleccionar el número de niveles visibles en el árbol. Seleccionando el primer nivel, el árbol queda totalmente replegado y, seleccionando el nivel auxiliar, queda completamente expandido. Al hacer clic sobre este botón, se abre el diálogo de filtros por fechas y/o asientos, en donde se puede indicar el rango de fechas de los asientos a visualizar y los códigos de asientos a incluir o excluir. Se pueden especificar varios, separados por comas, y se pueden utilizar comodines. Con este botón se abre el diálogo mediante el cual se puede seleccionar el modo de visualización de las cuentas: No ver cuentas sin movimientos, No ver cuentas con saldo CERO o Ver todas las cuentas. Con los botones Crea grupo y Crea cuenta, se pueden crear nuevos Conceptos de estos tipos y la aplicación creará automáticamente los grupos de nivel superior necesarios. Si se ha hecho alguna modificación en las cuentas o en los grupos desde una ventana distinta de la del árbol y ésta se encontraba abierta, será necesario pulsar el botón Actualizar el árbol para visualizar los cambios. Se pueden exportar los datos de la ventana, pinchando el icono de Excel en la esquina superior derecha de las cabeceras. 18 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

19 Al hacer doble clic sobre una línea de la lista, o pulsar el botón Ver ficha de cuenta, se abre la ventana de propiedades de la cuenta. Presupuestos En esta pestaña se consultan y se editan los presupuestos para cada una de las cuentas analíticas de nivel auxiliar. El botón que se encuentra en la cabecera permite seleccionar el periodo para el que se realiza la consulta de saldos y presupuestos; al pulsarlo se despliega un menú en el que se mostrará el Total del ejercicio de trabajo (el seleccionado en ventana principal) y los periodos dentro del ejercicio. Los periodos dependen de la periodicidad presupuestaria establecida en los parámetros de la empresa: mes, trimestre, cuatrimestre, semestre, año. Al seleccionar un periodo parcial, se añade a la lista presupuestaria la línea de edición, pudiendo editar directamente el presupuesto de dicho periodo en esta pestaña. Los botones con una flecha a la izquierda y a la derecha permiten pasar al periodo anterior o siguiente. En la lista se muestran las cuentas analíticas auxiliares asociadas al centro de coste, si dichas cuentas se han asignado a partidas presupuestarias concretas, cada partida aparece como una carpeta contenedora de las cuentas que tiene asignadas, en caso contrario las cuantas se muestran en la carpeta predeterminada: Cuentas NO asignadas a partidas presupuestarias. Este sistema facilita la consulta, ya que las carpetas pueden contraerse o expandirse haciendo clic en el signo - o + que aparece a la izquierda del icono de carpeta. Las partidas presupuestarias se crean en las tablas auxiliares, y las cuentas se asocian a dichas partidas mediante el botón Asignar partida presupuestaria. Al pulsar el botón se abre el diálogo Selección partidas presupuestarias, en el que puede suministrarse una máscara de búsqueda, por ejemplo *, para abrir la lista de selección de partidas presupuestarias. Una vez especificado un código de partida presupuestaria, la cuenta analítica auxiliar queda asociada a la Centros de coste / 19

20 partida, apareciendo la partida como una carpeta contenedora de las cuentas. También puede asignarse una cuenta a una partida presupuestaria en la pestaña presupuestos de la ventana de propiedades de la cuenta. Los presupuestos pueden editarse para cada cuenta o para la partida presupuestaria, según lo establecido en los parámetros de la empresa para el parámetro Modo de trabajo en contabilidad presupuestaria. Si se estableció el modo de trabajo por partidas presupuestarias, al intentar editar en la línea de edición el presupuesto para una cuenta, se abre el diálogo de aviso: No se puede introducir un valor en una cuenta. Se ha establecido el modo presupuestario por partidas. Consulte lo parámetros generales de la empresa o la ayuda. Y viceversa, si se establece el Modo de trabajo en contabilidad presupuestaria por cuentas, no se podrán editar presupuestos para las partidas presupuestarias. El botón Actualizar árbol lee los datos de la base de datos y actualiza la pantalla con los datos leídos, tiene especial utilidad en entornos multiusuario en los que durante la consulta existen otros usuarios creando apuntes e incluso cuentas. Al hacer doble clic sobre una cuenta en la lista, o pulsar el botón Ver ficha de cuenta, se abre la ventana de propiedades de la cuenta. Los presupuestos pueden editarse, según se ha comentado en la línea de edición de la lista, pero es más sencillo, y la visión presupuestaria es más completa, si se utiliza el diálogo detalles del presupuesto, que se abre al pulsar el botón correspondiente de la barra de botones. Detalles del presupuesto Los ejercicios contables para los que se establece el presupuesto dependen de las fechas de inicio y finalización prevista establecidos en los datos generales del centro de coste. Si no existen se toman los ejercicios inicial y final de los parámetros de la empresa. 20 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

21 Cada línea de la lista corresponde a un periodo, estos periodos dependen de la periodicidad presupuestaria establecida en los parámetros de la empresa. El diálogo está sincronizado con la lista de presupuestos de la ventana de propiedades del centro de coste, esto es, al pulsar los botones siguiente o anterior, quedará seleccionada la siguiente o anterior cuenta o partida de la lista de presupuestos. Si todas las columnas están visibles, en cada línea se muestra: el presupuesto establecido para el periodo, el presupuesto modificado o presupuesto 2, el saldo de la cuenta para el periodo, debe del periodo, haber del periodo, saldo del periodo, porcentaje de desviación del presupuesto inicial, porcentaje de desviación del presupuesto modificado. El dato F. Pago, determina los días de demora para el cobro o pago real, si se trata por ejemplo de un gasto de personal correspondiente a Enero, que se hace efectivo en Febrero, se especificará 30 días, este dato se utilizará en informes y consultas. Repartir presupuesto total en periodos: este botón, facilita la edición del presupuesto en el caso de que quiera repartirse igualitariamente un importe total en los distintos periodos presupuestarios de un ejercicio. Al pulsarlo se abre el diálogo: El ejercicio de reparto es el seleccionado en el diálogo detalles del presupuesto, si se ha seleccionado un único periodo, el presupuesto se repartirá a todos los periodos del ejercicio, pero puede seleccionarse más de un periodo, y en tal caso el importe se repartirá únicamente en los periodos seleccionados, de forma que el texto del diálogo dice: se repartirá en la SELECCIÓN, en lugar de se repartirá en el ejercicio seleccionado. Una vez indicada la cantidad total a repartir se pulsará el botón Presupuesto o Pres. Modificado, según quiera hacerse el reparto en uno u otro presupuesto. El botón Especificar Forma de Pago a selección, determina los días de demora para el cobro o pago real, si se trata por ejemplo de un gasto de personal correspondiente a Enero, que se hace efectivo en Febrero, se especificará 30 días; este dato se utilizará en informes y consultas. Reparto de Costes Esta pestaña aparece si se han activado los check Proceso de reparto basado en centros de costes intermedios en Parámetros Generales y Es centro de coste intermedio (reparte costes) en la pestaña General del centro de coste. Aquí se configuran los repartos de los costes de los centros de coste intermedios a los centros dependientes o finales, indicando los centros finales receptores del reparto y los criterios para realizar ese reparto. Centros de coste / 21

22 Seleccione reparto: se pueden establecer varios repartos para un mismo centro de coste, con diferentes criterios. Añadir nuevo reparto: se pulsa este botón para crear un reparto. Se abre una ventana para introducir el nombre del mismo. Eliminar reparto actual: borra el reparto seleccionado. Se abre un mensaje de confirmación. 22 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

23 Nombre del reparto: Nombre que se le ha dado al reparto seleccionado. Desactivar reparto: Al activar este check se desactiva el reparto seleccionado. Cuentas a repartir, todas las que tengan saldo: Si se marca este radio, se repartirán - a los centros de coste establecidos - todas las cuentas analíticas que tengan saldo. Cuentas a repartir, cuentas específicas (se deben indicar): Si se marca este radio, sólo se repartirán - a los centros de coste establecidos - los saldos de las cuentas indicadas en el campo que sigue (por ejemplo sólo los saldos de las cuentas de gasto) Repartir en función de porcentajes fijos: Si se marca este radio, el reparto se efectuará en función de unos porcentajes fijos, que se indicarán más abajo, en Centros de coste dependientes. Repartir de forma proporcional en función de cuentas (se deben indicar): Si se marca este radio, el reparto se efectuará de forma proporcional en función de las cuentas indicadas en el campo que sigue (por ejemplo en función del saldo de las cuentas de ingreso de los centros de coste dependientes). Cuenta analítica de contrapartida para centro intermedio: En este campo se indica la cuenta analítica de contrapartida del reparto del centro intermedio; si el campo se deja en blanco, se saldarán las cuentas cuyo saldo se ha repartido, con el mismo importe al haber de la cuenta. Se digitará el código de la cuenta sin el prefijo del centro de coste. Cuenta analítica de centro de coste dependiente: En este campo se indica la cuenta analítica destino de los centros de coste dependientes a la que se repercute el reparto; si el campo se deja en blanco, el destino será la misma cuenta del centro de coste intermedio (es ese caso, la estructura del centro de coste intermedio debe ser igual a la estructura del centro dependiente). Se digitará el código de la cuenta sin el prefijo del centro de coste. Centros de coste dependientes (a los que reparte gastos) Centro: Código del centro de coste final o dependiente. Digitando un asterisco en este campo, se abre la ventana de selección de los centros de coste. Nombre centro: Nombre del centro de coste final o dependiente. Porcentaje: Porcentaje del reparto. Cuenta de gastos: Cuenta analítica de gasto o máscara de cuentas de gasto del centro intermedio que se reparten (si no se han indicado en alguno de los campos superiores). Cuenta contrapartida: Cuenta analítica de contrapartida del reparto del centro intermedio (si no se ha indicado en el campo superior). Centros de coste / 23

24 Cuenta destino: Cuenta analítica destino del centro dependiente a la que se imputará el reparto (si no se ha indicado en el campo superior). Pulsando este botón aparece la ventana de selección de los centros de coste dependientes a escoger para el reparto. Pulsando este botón se elimina el centro de coste dependiente seleccionado. coste dependientes. Este botón permite cambiar el orden de los centros de Este botón abre el centro de coste seleccionado. Observaciones/Comentario del reparto: Campo de texto libre para comentarios concernientes al reparto. En las siguientes pantallas se muestra un ejemplo de configuración de reparto de un centro de coste intermedio: las cuentas a repartir son todas las que empiezan con el código G* (máscara de las cuentas de gastos) que se repartirán proporcionalmente en función de los ingresos de los centros dependientes (obras). El centro de coste intermedio tiene la cuenta I0104 como contrapartida del reparto y los centros de coste finales tienen la cuenta CIX01 a la que se imputará el reparto. 24 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

25 Centros de coste / 25

26 Consultas En esta pestaña se encuentran las consultas disponibles del concepto actual. Centros de coste Modelo Es recomendable crear uno o varios centros de coste modelo; la estructura de cuentas de estos centros se mantendrá actualizada y el resto de los centros utilizarán esta estructura, bien por utilizar cuentas analíticas virtuales, o simplemente utilizando las herramientas de copia de cuentas desde el modelo, que se explican a continuación. En los parámetros de la empresa, en el apartado correspondiente a Analítica, puede especificar el código de un centro modelo, lo que facilitará la utilización de la lista de selección de cuentas analíticas en determinados puntos de la aplicación, ya que sólo se mostrarán las del modelo. Puede utilizarse, en distintos puntos de la aplicación, una cuenta del centro modelo, que se resolverá en su momento asignando el centro que corresponda. Por ejemplo, al codificar los Tipos de gastos que se utilizarán en las Hojas de gastos, se indicará una cuenta analítica del centro modelo, esta cuenta se resolverá en la creación de la línea de la Hoja de gastos, sustituyendo el centro modelo por el correspondiente de la línea. Otro caso es la codificación de las cuentas analíticas para los Tipos de horas que se utilizarán en los Partes de trabajo, se especificará como cuenta por defecto para cada Tipo de hora una cuenta del centro modelo, cuando el Tipo de hora se asocia a un Recurso concreto, que tiene un centro de coste por defecto, el centro de coste modelo se reemplazará por el centro del Recurso. 26 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

27 Imputación analítica Los costes o los ingresos se pueden imputar a los centros de coste de varias formas: Como consecuencia de la contabilización de facturas, albaranes, partes de trabajo, hojas de gasto, partes de consumo, etc. Introduciendo los datos analíticos en un asiento financiero que no viene de la contabilización de documentos. Creando un asiento analítico puro (no interviene en la contabilidad financiera). Por procesos de reparto. La imputación puede efectuarse a una o varias cuentas analíticas del mismo centro de coste o a distintos centros de coste, utilizando el desglose analítico como se verá más adelante. Imputación analítica / 27

28 Analítica en documentos En los documentos, la analítica se puede introducir en la cabecera o en cada línea del mismo. En el primer caso, al introducir el centro de coste y la cuenta analítica en la cabecera del documento, éstos se replicarán en cada línea al rellenarla. Si los importes de las líneas del documento se imputan al mismo centro de coste pero a diferentes cuentas analíticas, se introducirá el centro de coste en la cabecera - para que se replique en cada línea - y las cuentas analíticas en cada línea del documento. Si el importe de las líneas va a centros de coste diferentes, no se introducirá el centro de coste en la cabecera sino en cada línea, junto con la cuenta analítica correspondiente. En el caso de que el importe de una línea se reparta entre distintas cuentas analíticas del mismo centro de coste o entre centros de coste diferentes, se utilizará el desglose analítico, como se explica más adelante. Para que la analítica quede imputada hay que contabilizar el documento. Asiento financiero Para introducir la analítica en un asiento financiero que no viene de la contabilización de documentos, como por ejemplo en un asiento de nómina, se marca la línea que contiene la cuenta del grupo 6 o 7 y se pincha en el botón situado en el pie de la ventana del asiento contable. Se abre la ventana de desglose analítico, donde se introducirán el centro de coste y la cuenta analítica de imputación del gasto. 28 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

29 Desglose analítico La ventana Desglose Analítico se abre al pulsar el botón Analítica de la barra de botones de Asiento contable, ahora bien, la línea de edición de esta ventana no aparecerá a no ser que el apunte contable seleccionado corresponda a una cuenta contable de los grupos especificados en los parámetros de la empresa como Grupo/s de cuenta/s para desglose analítico. Es decir, si en parámetros de la empresa se ha especificado 6, 7 en el campo Grupo/s de cuenta/s para desglose analítico, únicamente los apuntes contables a cuentas de los grupos 6 y 7 podrán desglosarse analíticamente. En la cabecera de la ventana figura el icono correspondiente al tipo de Concepto asiento contable, pero en este caso no es posible desplegar el menú concepto actual, ya que no se trata de una ventana de propiedades de Concepto, sino una ventana auxiliar para editar los apuntes analíticos. Los apuntes analíticos no son un tipo de Concepto, sino información asociada a un asiento contable a través del apunte contable que se desglosa. Los apuntes analíticos pueden quedar asociados a un asiento contable o a un asiento analítico, dependiendo de que se creen en la ventana desglose analítico o en la ventana asiento analítico. Así, cuando se consultan los apuntes analíticos en la lista de conceptos de la ventana principal, estos podrán ir precedidos del icono de tipo de Concepto asiento contable u asiento analítico. En el primer caso, al hacer doble clic sobre el apunte analítico se abrirá la ventana de propiedades de asiento contable, mientras que en el segundo se abrirá la ventana asiento analítico. Junto al icono de asiento contable aparece el código y descripción de la cuenta, y a la derecha el importe del apunte contable seguido de las letras D o H para indi- Imputación analítica / 29

30 car si el importe se cargó o se abonó en la cuenta financiera. A continuación se indica el descuadre existente entre el apunte contable y el o los apuntes analíticos, entre paréntesis aparece el importe del descuadre, y más a la derecha una A seguida de uno de los símbolos indicadores que se explican en el tema Asiento contable. Los apuntes analíticos se editarán en la lista tal como en otras listas de la aplicación. Un apunte analítico se caracteriza por: Descripción: descripción con un máximo de 128 caracteres que suele corresponder con la descripción del apunte contable que se desglosa. Centro de coste: el centro de coste, que puede especificarse abriendo la lista de selección de centros de coste, tanto en el campo correspondiente al código como en el de su descripción. Cuenta: cuanta analítica, tanto para el código de cuenta como para el título puede abrir la lista de selección de cuenta analítica, si ya se ha especificado un centro de coste para la línea, únicamente podrá seleccionar entre las cuentas pertenecientes a dicho centro. Importe: puede introducir directamente el importe del apunte o un porcentaje del importe total del apunte contable, esta segunda forma facilita la entrada de datos en el caso de realizar un reparto entre varios centros o cuentas. Si el importe estaba cargado en la cuenta contable del apunte financiero, quedará cargado en la cuenta analítica, si se trataba de un abono quedará abonado en la cuenta analítica. Texto: es un texto extenso, de uso interno para la empresa, explicativo del apunte. Puede añadirse un nuevo apunte colocándose en la línea en blanco que hay al final de la lista o utilizando el botón Nuevo de la barra de botones, y puede eliminarse colocándose sobre el apunte a eliminar y pulsando la tecla Supr o pulsando el botón Elimina de la barra de botones. La ventana está sincronizada con la ventana asiento contable, de forma que los botones Siguiente y Anterior de su barra de botones se desplazan al siguiente o anterior apunte del asiento contable. Al cerrar la ventana asiento contable se cerrará la ventana desglose analítico. Los botones Importa y Exporta de la barra de botones se utilizan para leer y grabar asientos modelos, exactamente igual que con la barra de botones de asientos contables. Los asientos modelos se archivan en la carpeta Asientos, con el nombre suministrado por el usuario y la extensión asa. Cada apunte se define por una línea del archivo, con la misma sintaxis que en los asientos contables modelo (archivos.asi). La única diferencia es que el apunte de desglose analítico almacena el porcentaje de reparto respecto al apunte financiero, en lugar del debe y haber del apunte. Asiento analítico Los asientos analíticos son un tipo de Concepto de la aplicación, se crean seleccionando Nuevo en el menú Concepto o con el botón Nuevo de la ventana de propiedades del asiento analítico. Al igual que el asiento contable, el asiento analítico es una lista de apuntes analíticos agrupados bajo una fecha, un código y una descripción. 30 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

31 La cabecera de la ventana, como en todas las ventanas de propiedades de Conceptos, muestra el icono del tipo de Concepto que permite desplegar el menú concepto actual y a continuación, los datos del asiento: fecha, código y descripción. En la lista se editan los apuntes analíticos: Descripción: concepto o justificación del apunte, texto de 128 caracteres como máximo. Centro: código de centro de coste, puede suministrarse una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección de centros de coste. Centro descripción: al establecer un código de centro de coste, su descripción se completa automáticamente, y viceversa, puede igualmente abrir la lista de selección suministrando una máscara de búsqueda para la descripción del centro de coste, una vez establecido se completará automáticamente el código. Cuenta: es el código de la cuenta analítica, se puede suministrar una máscara de búsqueda, comprobando que la lista de selección depende de que se suministre con anterioridad un centro de coste o no. Si se ha especificado un centro de coste, la lista de selección muestra únicamente las cuentas correspondiente al centro de coste establecido; en caso contrario, se mostrarán todas las cuentas analíticas y, al seleccionar una de ellas, se completarán automáticamente los datos correspondientes al centro de coste, haciéndola coincidir con los del centro de coste al que pertenece la cuenta seleccionada. Título: si se suministra un código de cuenta analítica se rellenará automáticamente su título pero, como es habitual, puede desplegarse la lista de selección suministrando una máscara de búsqueda para el título. Al hacer doble clic sobre un apunte, se abrirá la ventana correspondiente a la cuenta analítica, facilitando la consulta del estado de dicha cuenta. Y viceversa, cuando en el extracto de una cuenta analítica se hace doble clic sobre un apunte, se abre la ventana asiento analítico mostrando el asiento correspondiente al apunte. Repartos analíticos Ver apartado Procesos de Reparto analítico. Imputación analítica / 31

32 32 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

33 Procesos de Reparto Analítico Para repartir periódicamente los costes analíticos de un centro de coste a otros, como por ejemplo los gastos generales a las obras o a los distintos departamentos de una empresa, Sigrid dispone de un proceso automático al que se accede desde el menú Herramientas Procesos Procesos de reparto Proceso de reparto analítico de costes. Procesos de Reparto Analítico / 33

34 Dependiendo de cómo se haya parametrizado la opción de reparto en Parámetros Generales, apartado Analítica y Centros de coste, la ventana del proceso presentará campos diferentes: PROCESO BASADO EN CARPETAS DE ESTRUCTURA Y AR- CHIVO CALCULO.TXT Este proceso se basa en ejecutar el archivo externo "calculo.txt", ubicado en el raíz de Sigrid, previamente configurado según los requerimientos de cada empresa, y en una estructura de carpetas para cada reparto. Antes de lanzar el proceso de reparto, hay que crear una carpeta - con el mismo código que el centro de coste padre (a repartir) - dentro de la que colgarán (ver Organizar los conceptos en el Manual Sigrid Core) el centro de coste padre y los centros de coste receptores del reparto, como se muestra en las siguientes pantallas: 34 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso

35 Una vez organizada la estructura de reparto, se lanza el proceso como explicado anteriormente. Se abrirá la ventana del reparto y se pinchará el botón Aceptar después de rellenar sus campos como sigue: Carpeta raíz para estructura de reparto: Código de la carpeta de donde cuelgan el centro de coste padre y los centros receptores del reparto. Archivo externo de definición de reparto: Por defecto es el archivo calculo.txt. Fecha desde (incluida): Fecha a partir de la cual el proceso leerá los apuntes de las cuentas a repartir. Fecha hasta (incluida): Fecha hasta la cual el proceso leerá los apuntes de las cuentas a repartir. Una vez finalizado el reparto, aparece una ventana de aviso y se genera, en la carpeta temporal del usuario que ha lanzado el proceso, el archivo reparto.log, que registra los repartos y las eventuales incidencias. Se puede abrir el archivo pinchando el botón Ver avisos en la ventana de finalización del proceso, o localizarlo posteriormente en la carpeta temporal del usuario. Procesos de Reparto Analítico / 35

36 El proceso genera un asiento analítico - cuyo código es RC (reparto costes) seguido del año con 4 dígitos, del mes con 2 dígitos, una barra y el código del centro de coste padre - que reparte a los centros de coste dependientes los gastos generales del periodo elegido y crea - en este ejemplo - un apunte al Haber en el centro de coste padre. 36 \Analítica y Presupuestaria. Guía de uso