FOREST BPMS. Arquitectura Forest BPMS. Metodologia de implementación. Fase I Instalación

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1 FOREST BPMS Arquitectura Forest BPMS Metodologia de implementación Fase I Instalación

2 1. Instalación del sistema de información Forest en los servidores provistos por la entidad Entregable: Documento de Instalación El cual contiene toda la información e instrucciones de ubicación y arquitectura de la solución instalada Fase II Parametrización 1. Parametrización de tipos documentales, clases documentales, medios de envió, organigrama 2. Parametrización de usuarios (internos y externos) que participen en los procedimientos 3. Parametrización de trámites y términos 4. Parametrización de firmas digitalizadas para funcionarios autorizados. 5. Parametrización de ventanillas de radicación 6. Parametrización de los reportes básicos del sistema Entregable: Documento de Parametrización El cual contiene toda la información parametrizada desplegada directamente por el sistema Fase III Análisis y diseño A partir de procedimientos ya prediseñados que con nuestra experiencia en las diferentes implementaciones del sistema mejoramos continuamente y con la información que suministre la entidad en esta fase se realizará el diseño de los procedimientos Entregable: Documento de Modelado Entrega del Documento de Modelado para cada procedimiento, el cual contiene toda la información de la fase, documento que debe ser aprobado por la entidad para proceder a la fase de automatización sobre la plataforma FOREST

3 Fase IV Automatización 1. Diseño del modelo de datos de acuerdo con la información del Documento de Modelado aprobado 2. Diseño e implementación de plantillas de documentos de acuerdo con la información del Documento de Modelado aprobado 3. Diseño e implementación de las actividades, formas electrónicas, eventos y reglas de negocio de cada uno de los procedimientos de acuerdo al documento de Modelado Aprobado Entregable: Guía de Socialización Entrega del Documento Guía de Socialización para cada procedimiento, el cual contiene toda la información necesaria para ejecutar e instanciar los procedimientos ya sobre la plataforma FOREST Ejemplos de algunos diagramas prediseñados en la notación estándar BPMN 2.0, propuestos para la automatización de los procesos

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5 Fase V Pruebas 1. Definición del plan de pruebas, a partir de las Guías de Socialización 2. Ejecución en conjunto con los funcionario que designe la entidad del plan de pruebas de los procedimientos Entregables: Documento con el resultado de las pruebas y Guía de Socialización actualizada Entrega del Documento con el plan de pruebas ejecutado y sus resultados y la Guía de socialización con ajustes realizados a los procedimientos durante la fase de pruebas. Fase VI Capacitación Entregables: Relación de usuarios capacitados Entrega de un documento con la relación de los usuarios capacitados y el número de horas definidas con la entidad.

6 Fase VII paso a producción 1. Realizar las actividades necesarias para el paso al ambiente de producción de la plataforma Forest del procedimiento implementado Entregables: Relación del sistema Entrega de un documento desplegado por el sistema Forest del procedimiento en el ambiente de producción.

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8 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE FOREST BPMS INTEGRA TECNOLOGÍAS DE BPM 1, ECM 2, SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO- 9001:2000 ó NTC-GP-1000:2004, MECI 1000:2005, Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A LA OPERACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. 1 Diseño y modelado de procesos. Operación Electrónica de procesos. Gestión Documental. 2 Documentación ISO Integración GP-1000 Y MECI 1000 Versiones de documentos.. 3 Indicadores de gestión. Procesos de Auditoría Calidad. Todos los procesos... TODO EN EL MISMO SISTEMA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ES EL PROCESO. 1 BPM (Business Process Management) es la metodología empresarial tendiente a mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, monitorizar, analizar y mejorar de forma continua. 2 ECM (Enterprise Content Management)

9 COMPONENTES DE LA PLATAFORMA FOREST BPMS El sistema FOREST es una tecnología de software de gestión de procesos y documentos que administra y da soporte a los procesos de negocio. Permite gestionar TODOS los documentos que ingresen o se generen en cualquier organización pública o privada, mediante la implementación de procesos de negocio a partir del estándar BPMN 2.0, convirtiendo sus procesos en aplicaciones personalizadas integrando en uno solo sistema todos los componentes necesarios para administrar su negocio. COMPONENTES INTEGRADOS COMPONENTE DE RADICACIÓN:

10 Permite la parametrización de ventanillas de radicación para el ingreso de documentos físicos o electrónicos, generación del número único de identificación comúnmente denominado radicación, impresión de rótulos de radicación con código de barras entre otros. COMPONENTE DE DIGITALIZACIÓN: Permite la digitalización de todos los documentos físicos que se radican en el componente de Radicación, asociando mediante reconocimiento de código de barras las imágenes en formato multipagina PDF, a la radicación generada, cuanta entre otrs funcionalidades con reconocimiento de caracteres OCR. COMPONENTE DE INGRESO VIA WEB: Permite exponer en Internet trámites como Quejas y reclamos, Solicitud de Información etc, con o sin firma digital, trámites que son radicados en el sistema y gestionados en los procedimientos automatizados en el componente BPM. COMPONENTE BPM Y ECM (MÓDULO DE USUARIO FINAL WORKPLACE **) Este componente es el Core o componente principal de la plataforma Forest, Permite definir procedimientos en estándar BPMN 2.0, definir y asociar formularios electrónicos a las actividades del procedimiento, crear y desplegar documentos electrónicos o digitalizados en el componente de Digitalización, definir reglas de negocio, ejecutar las actividades definidas, diseñar y almacenar datos en micro modelos de datos, expone las actividades asignadas a los usuarios finales. Se compone de los siguientes módulos: Admin Formas Process Workplace User Config

11 COMPONENTE MECI: Permite parametrizar y exponer al usuario final, toda la definición del modelo estándar de control interno de la entidad, cuenta con los módulos necesarios para realizar el mantenimiento de la información ingresada. COMPONENTE SIG (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN) Permite parametrizar y exponer al usuario final, la definición completa del sistema integrado de gestión de Calidad, despliegue y administración del listado maestro de documentos, gestión de auditoría y no conformidades así como actualización de documentos a partir de la definición a la medida de los procedimientos en estándar BPMN 2.0 que la entidad desee implementar, para ser ejecutados en el componente BPM, módulo Workplace, permite la creación de plantillas en Microsoft Word, con marcas dinámicas que se completan a partir de los datos capturados en las formas electrónicas de los procesos y se exponen en las actividades para que el usuario final las use directamente en el sistema sin requerir el uso de copias controladas en físico COMPONENTE REPORTES: Permite desplegar todos los reportes propios prediseñados que incluye el sistema de información y permite crear, administrar y desplegar al usuario final, reportes a la medida de la entidad, cuenta con módulos de administración para asignar permisos carpetas entre otros. COMPONENTE TRD:

12 Permite configurar las series, sub series y disposición final, de acuerdo con la definición de las tablas de retención documental de la entidad, asociadas a dependencias o a procesos, apertura y administración de carpetas o expedientes virtuales, clasificación de todos los documentos, administración del traslado de documentos entre archivos de gestión y el archivo central entre otros. Metodología 1. Modelar procesos 2. Modelar los datos 3. Crear formas electrónicas 4. Crear reglas de negocio 5. Automatizar el proceso 6. Probar el proceso 7. Ejecutar el proceso 8. Monitorear el proceso 9. Mejorar el proceso CARACTERÍSTICAS Gestión de Procesos (BPM - Business Process Management). Modelación gráfica de procesos en el estándar BPMN. Automatización de procesos con reglas del negocio, modelo de datos y formas electrónicas. Diseño gráfico de Modelos de Datos (MMD) por proceso. FOREST Básica Definición y diseño gráfico de Formas Electrónicas y reglas del negocio básicas, asociadas a actividades. Definición de reglas avanzadas del negocio, validaciones y comportamientos. Integración natural con el manejador de contenido (Gestión Documental). Ejecución, gestión y mejoramiento de los procesos. Manejo de términos jurídicos y operativos de las actividades del proceso

13 Definición de responsables por proceso y actividades. Asignación de grupos de trabajo interdisciplinarios. Asignación de tiempos y responsables por actividad Manejo de foros por proceso Indicadores de desempeño de procesos Gestión de Documentos y Contenidos (ECM Enterprise Content Management) Número automático de registro de documentos (Número de Radicación) Registro de documentos físicos (Radicación) Registro de documentos electrónicos (Radicación) Reconoce documentos electrónicos con firma digital (Certificados Digitales, Ley 527 de 1999). Permite firmar documentos con firma digital (Certificados Digitales, Ley 527 de 1999). Reconoce firma digital en los documentos Uso de plantillas predefinidas en MS Word para la generación individual o masiva de documentos electrónicos. Incorporación de la firma escaneada a los documentos electrónicos generados por el usuario. Número automático para series documentales Manejo de clases y tipos documentales Manejo de asuntos ó trámites por proceso. Manejo de términos legales u operativos por documento. Componente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Tablas de Retención Documental (TRD) Requerimientos de documentación ISO-9001 Tablas de Retención Documental Reportes de documentos en trámite Reportes de documentos vencidos Reportes de documentos próximos a vencer Trámites vía Web con firma digital Servicios de Integración Autenticación de usuarios mediante el estándar LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Integración a Portales en Internet a través de Portlets y SSO (Single Sign-On). Notificación de eventos al correo electrónico mediante el estándar SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

14 Notificación de eventos al escritorio (FOREST Notify). Web Service de consulta de procesos y documentos (Sistemas externos). Web Service de registro de procesos y documentos (Sistemas externos). Componente de integración Forest Integrator MS Este componente se instala integrándose como un grupo más de opciones de Microsoft Word y permite al usuario final, guardar, radicar y firmar documentos en Forest BPMS directamente desde Microsoft Word. Forest está Basado en tecnología JAVA con interfaz WEB. Sistemas Operacionales (SO) de servidores: Windows 2003/2008 Server Linux, de diferentes distribuciones. Unix en general (AIX, HP-UX, Solaris). Sistemas Operacionales (SO) de usuarios finales: Windows XP/Vista/Windows 7 Linux, de diferentes distribuciones. Servidor de aplicaciones: En sistema FOREST es posible instalarlo en servidores de aplicaciones que soporten estándar de Java Runtime Environment (JRE).

15 Bases de datos soportadas: Oracle IBM Informix DB2 MS SQL Server Sybase PostgreSQL.

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