UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 5 A02 ACTAS A02.02 Actas de Calificación Definitiva P 0 X Documentos de carácter permanente A02.08 Actas de Comité de Admisiones 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 5 Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 5 Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) H01 HISTORIAS ACADEMICAS H01.01 Historias Académicas de Estudiantes P 0 X Documentos de carácter permanente Formato de hoja de vida Fotocopia del diploma de bachiller y el acta de grado Fotocopia del título de pregrado (estudiantes de posgrado) Fotocopia de la cédula de ciudadanía/tarjeta de identidad Fotocopia de la libreta militar Formulario de inscripción

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 5 Certificados de matrículas Certificados de notas semestrales Formato de registro de decisiones de los Consejos de Escuela, de Facultad, Académico o Superior Actos Administrativos de distinciones y/o sanciones I01 INFORMES I01.03 Informes al Consejo Académico 2 0 X Se elimina porque la información queda en los actos administrativos I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato P03 PLANES

5 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO Pág. 5 de: 5 P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.28 Programas y Contenidos Académicos 3 7 X X R01 REGISTROS R01.15 Registro de Estudiantes de Educación no Formal 2 5 X X Listado R01.16 Registro de Inscritos y Admitidos 2 5 X X Listado