PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTRO. Fecha de emisión: 16-May APLICACIÓN

Transcripción

1 No. 1 de 6 1. APLICACIÓN Este procedimiento establece como se debe identificar, acceder, clasificar, almacenar, conservar y disponer de los registros generados en el Sistema de Gestión de la Calidad SGC. Los registros deben ser legibles y su almacenamiento adecuado para garantizar su conservación, fácil ubicación y acceso, ya que estos son considerados evidencia, debido a que permiten establecer la trazabilidad no sólo de la implementación del sistema de la calidad, sino de los procesos de toda la Institución. Los jefes del proceso conjunto con el Comité de Archivo, son quienes definen los criterios de acceso, clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros que genere su dependencia, según la necesidad, al igual que la actualización de la actualización de las tablas de retención documental - TRD. El responsable de archivar los registros en cada dependencia debe asegurarse del buen estado de los mismos, evitando daños o deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo. Los registros que requieran un formato previo para su identificación deben ser solicitados a la oficina de la Calidad, de acuerdo a lo establecido dentro del procedimiento de control de documentos No. PR-SIC-001. Tanto para el control de los registros impresos como para los generados por las bases de datos, se diligencia el formato lista maestra de registros con todos los registros que se generen en las diferentes dependencias. Qué es un registro no conforme? Es cuando se visualiza un formato diligenciado que presente: casillas sin llenar, no se evidencia fecha o consecutivo cuando se requiere, no se consigna la firma, cuando hay borrones o tachaduras (sin firmas de validación), si se ha usado correctores líquidos o si han expirado Por qué elaborar tablas de retención documental? Permiten definir criterios para la transferencia de los documentos entre archivos. Facilita identificar la disposición final de los documentos, si se pueden eliminar, que tipo de criterio de selección se aplica o si se deben conservar permanentemente.

2 No. 2 de 6 Mejora situaciones como falta de espacio en los archivos. Permite mejorar el control, la conservación, el acceso y la disponibilidad de los documentos. Deben ser elaboradas por un auxiliar de archivo y el responsable del área, cada lista maestra de registros de las dependencias, se presentará para su aprobación al Comité de Archivo, el cual está conformado por un grupo interdisciplinario que validará el valor primario y secundario de la documentación. 2. OBJETIVO Definir la metodología para desarrollar las diferentes etapas involucradas en el control de los registros en la ECCI, para dar cumplimiento a lo requerido dentro del numeral de la norma NTC-ISO 9001: RESPONSABLE La oficina de Calidad es responsable en la definición, aprobación, seguimiento y actualización de las actividades que se desarrollan en este documento, apoyándose en el comité de archivo para la aprobación de los lineamientos y tablas de retención documental Procesos o Áreas Involucradas. Comité de archivo. Todos los procesos. 4. DOCUMENTOS CONTROLADOS ASOCIADOS Ley 594/2000 No. DE-LY-014 Decreto 4110/2004 No. DE-DC-034 Procedimiento de control de documentos. No. PR-SIC-001 Formato lista maestra de registros - TRD. No. FR-SIC-036 Formato de control de ubicación de archivos No. FR-SIC-038

3 No. 3 de 6 Formato de reporte de cambios de la TRD No. FR-SIC-039 Listado maestro de documentos. No. LMD GLOSARIO Almacenamiento: Lugar en donde se colocan los registros y la descripción de cómo se archivan. Ejemplo. (Archivero, Gavetas, Escritorios, etc.) Archivo: Conjunto de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad en razón de sus funciones o de la actividad que desempeñe. Otra definición dependencia o Institución que cuenta con el personal especializado y los medios para administrar adecuadamente el patrimonio documental de un ente productor. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación permanente (CP): Son todos aquellos que informan sobre los orígenes, estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor y que tiene valor testimonial. Control de registros: Uso y manejo de registros que evidencien la eficacia y eficiencia de la organización. Disposición: El destino que se le da al registro después de cumplir con el tiempo de retención. (Archivo histórico muerto o destrucción). Documento: información y su medio de transporte. Fuente: NTC ISO Eliminación (E): Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y técnico) y que no poseen valores secundarios (cultural, científico e histórico). Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una Institución u oficina.

4 No. 4 de 6 Listado maestro de registros - TRD: Son un listado de las series y tipos documentales generados por un organismo productor (dependencia). Es equivalente a una tabla de retención documental (TDR). Protección: Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo. (Carpetas, fólder, discos, cd s, cartapacios, etc.). Registro: documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Fuente: NTC ISO Serie documental: Es el grupo de documentos que tiene algo en común, es decir que comparten características homogéneas. Ejemplo: Historia laboral contiene: Hoja de vida, contratos, llamados de atención, permisos, etc... Sección: Subdivisión del fondo correspondiente a una dependencia administrativa de la estructura orgánica de una entidad. Integrada por las series documentales generadas en desarrollo de las funciones asignadas. Subsección: Documentos que testimonian el cumplimiento de funciones delegadas a grupos de trabajo formados dentro de la estructura orgánica que genera una sección. Puede haber tantas como la estructura jerárquica determine en forma descendente. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tiempo de retención: El tiempo que el registro permanece en el área para consulta antes de su disposición. Tipos documentales: Unidad documental simple que tiene carácter simple por si mismo ejemplo. Recibo de caja, liquidaciones, actas hojas de vida entre otros. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Fuente: NTC ISO:9000

5 No. 5 de 6 6. MÉTODO FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE INICIO 1. Solicitud de elaboración y actualización de un formato Documento PR-SIC Solicitar la elaboración o actualización de un formato especificando el procedimiento, instructivo o reglamento al cual está asociado; para ello siga los pasos establecidos dentro del procedimiento de control de documentos No. PR-SIC-001. Jefe de proceso o departamento. 2. Definir parámetros de registro FR-SIC Definir parámetros del registro para diligenciar las Tablas de retención documental -TRD No. FR-SIC-036 Proceso/Fondo. Subfondo Sección. Subsección. Serie. Subseries. Unidad Documental. Comité de Archivístico. 3. Presentar al Comité de Archivo el registro Documento 3. Presentar al Comité de Archivo las actualizaciones de registro para definir: Tiempo o de retención. Conservación. disposición final. Comité de Archivístico. 4. Actualizar TRD FR-SIC Actualizar las Tablas de retención documental -TRD No. FR-SIC-036, por las dependencias interesadas. Jefe de Gestión Documental. 5. Diligenciar el listado maestro de TRD Listado maestro 5. Diligenciar el Listado Maestro de Registros TRD especifico.. 6. Verificar tiempos y parámetros para archivar 6. Verificar tiempos de conservación, modo y frecuencia de tiempos de retención, parámetros para archivar y almacenar los registros y disposición.. Comité de Archivístico. Jefe de Gestión Documental. FIN

6 No. 6 de 6 7. REGISTROS DE CALIDAD Listas maestra de registros TRD debidamente diligenciadas. 8. CONTROL A FALLOS