Objetivos de la actuación. Objetivo General: Evaluar los procedimientos establecidos, para la selección, contratación, ejecución
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- María Soledad Lagos Muñoz
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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL JOSÉ LEÓN TAPIA EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2011 Y 2012 Dirección de control. Administración Central y Otro Poder Área. Poder Popular Identificación. Consejo Comunal José León Tapia Tipo y denominación de la actuación. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La auditoría operativa, abarcó la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos, financieros y técnicos, establecidos por el Consejo Comunal José León Tapia para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, y los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad por la ejecución del Proyecto Sustitución de Techos de 25 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas, así como, los procedimientos establecidos por el Consejo Federal de Gobierno (CFG) para la aprobación del proyecto y otorgamiento de los recursos, correspondiente a los ejercicios económicos financieros 2011 y Objetivos de la actuación. Objetivo General: Evaluar los procedimientos establecidos, para la selección, contratación, ejecución
2 física y financiera, control, rendición de cuenta, así como los mecanismos implementados, para medir el impacto en la comunidad, del proyecto: Sustitución de Techos de 25 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas, ejecutado por el Consejo Comunal José León Tapia, durante los ejercicios económicos financieros 2011 y 2012, a fin de determinar la eficacia, eficiencia y economía de sus operaciones. Objetivos Específicos. Verificar los procedimientos establecidos por el Consejo Federal de Gobierno (CFG), para la aprobación del proyecto: Sustitución de Techos de 25 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas, presentado por el Consejo Comunal José León Tapia. Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal José León Tapia para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de contratación adoptada por el Consejo Comunal José León Tapia para llevar a cabo el proyecto. Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal José León Tapia para la ejecución del proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal José León Tapia, para la recepción y manejo de los recursos financieros transferidos por el Consejo Federal de Gobierno (CFG). Realizar la inspección al proyecto Sustitución de Techos de 25 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas, con el fin de comprobar que se haya ejecutado en los términos previstos en el proyecto y/o contrato. Corroborar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal José León Tapia, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal José León Tapia, para la Rendición de Cuentas del Proyecto: Sustitución de Techos de 25 Pag. 2
3 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal José León Tapia, a los fines de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Características Generales del Consejo Comunal evaluado El Consejo Comunal José León Tapia, fue adecuado en Taquilla Única del Poder Popular del municipio Barinas del estado Barinas en fecha , bajo el código de registro Nº y código de seguridad Nº , mediante Acta Modificatoria de los Estatutos Sociales de Consejo Comunal José León Tapia, inscrito en el Registro de Información Fiscal (RIF) bajo el Nº J Resultados de la Actuación Observaciones relevantes Se evidenció que el Consejo Federal de Gobierno (CFG), otorgó los recursos al Consejo Comunal José León Tapia, sin celebrar el Convenio de Financiamiento. En revisión a los expedientes del primer y segundo desembolso relacionado al proyecto Sustitución de Techos de 25 Unidades habitacionales, en la Cuatricentenaria, sector 15 de la parroquia El Carmen municipio Barinas estado Barinas, se evidenció que conforme al monto de las contrataciones debían aplicar la modalidad de consulta de precios. Se evidenció que el Consejo Comunal José León Tapia, no constituyó las garantías suficientes previo otorgamiento a las dos (2) empresas contratistas adjudicadas, específicamente la garantía de anticipos. En la revisión de los registros contables y a los soportes que justifican los gastos efectuados para la ejecución del proyecto, se constató un faltante en facturas y recibos para soportar un monto de tres mil doscientos cincuenta y cinco bolívares con ochenta y cinco céntimos (Bs ,85). En revisión a los soportes del segundo aporte entregado por el Consejo Federal de Gobierno, se constató la adquisición de materiales, equipos y gastos administrativos que no corresponden al objeto del proyecto, y los cuales fueron Pag. 3
4 utilizados sin haber sido aprobados mediante Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas ni previa autorización del ente que otorgó los recursos. Solo uno (01) de los voceros que manejaron los recursos financieros asignados al consejo comunal, pertenecía a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, tal como consta en la cláusula vigésima cuarta del Acta Modificatoria de los Estatutos Sociales del Consejo Comunal José León Tapia, de fecha Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, se concluye que la obra se ejecutó logrando la sustitución de techos asbesto por machihembrado y tejas de veintiún (21) viviendas unifamiliares, para mejorar la salud y la calidad de vidas de las familias beneficiadas; sin embargo, el Consejo Federal de Gobierno (CFG), otorgó los recursos al Consejo Comunal José León Tapia, sin celebrar previamente el Convenio de Financiamiento, y en la administración y ejecución de los recursos por parte del consejo comunal se observaron debilidades de control interno, aunado a la falta de vigilancia de la Unidad de Contraloría Social. Recomendaciones. El Consejo Federal de Gobierno previo al otorgamiento de aportes o transferencias, debe celebrar los respectivos convenios, contratos, negocios u otras operaciones, estableciendo, como mínimo: el destino de los recursos otorgados, la oportunidad, forma y autoridad ante la cual se informará sobre la utilización de dichos recursos, y la obligación de manejarlos mediante instrumentos financieros separados de aquéllos utilizados para el manejo de los recursos propios, que regulen el fiel cumplimiento del proyecto y se ejecuten en términos legales. Los voceros y voceras de la Comisión Comunal de Contrataciones del Consejo Comunal José León Tapia, deben aplicar en todas las contrataciones sobre las adquisiciones bienes, servicios y ejecución obras, las modalidades de selección de contratistas conforme al monto a contratar, con el fin de obtener precios justos y razonables. Pag. 4
5 Al momento de contratar, los responsables de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, antes de otorgar el anticipo están en la obligación de exigir las garantías requeridas, con la finalidad de salvaguardar los recursos destinados a la ejecución de los proyectos comunitarios. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, deben aprobar en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, todo lo relacionado con la ejecución, modificación y manejo de los recursos de los proyectos, con el fin de mantener informada a la comunidad y a las instancias involucradas en el desarrollo de los proyectos asignados a los consejos comunales y por consiguiente, evitar la ilegalidad en la utilización de los mismos. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal José León Tapia, deben resguardar los soportes y la documentación que respalden las erogaciones, así como, llevar los registros contables en los libros (diario, mayor e inventario) que demuestren los ingresos y pagos realizados en relación a la ejecución del proyecto, a efectos de determinar la disponibilidad bancaria que les permita conocer el saldo actual del proyecto, así como un registro y control de las transacciones efectuadas con los recursos recibidos a medida que se desarrolla el proyecto. Los voceros y voceras del Consejo Comunal José León Tapia, deben adecuar la clausula vigésima cuarta de los Estatutos de dicho consejo comunal, por cuanto los voceros autorizados para realizar los trámites ante la banca pública y privada deben ser integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, quienes son los responsables para llevar el control administrativo y financiero sobre la ejecución de los recursos asignados en los diferentes proyectos a ejecutar. Los voceros y voceras de la Unidad de Contraloría Social deben rendir cuenta pública anual de sus actuaciones, para que de esta manera la comunidad tenga conocimiento sobre los trabajos realizados, las actividades, recursos y administración de los fondos llevados por el consejo comunal. EH/GF/MO Pag. 5
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