ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

Transcripción

1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL AREAS DE APLICACIÓN: DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN DIRECCIÓN ACADÉMICA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN JEFATURA DE DIVISIÓN DE ESTUDIOS PROFESIONALES JEFATURAS DE CARRERA JEFATURA DE DESARROLLO ACADÉMICO JEFATURA DE CENTROS DE CÓMPUTO JEFATURA DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN JEFATURA DE SERVICIOS ESCOLARES JEFATURA DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN JEFATURA DE VINCULACIÓN Y EXTENSIÓN JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS JEFATURA DE RECURSOS MATERIALES Manual de s ITST

2 CONTROL DE REVISIONES: REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todo el procedimiento para la elaboración del programa operativo anual Portada Objetivo Alcance Políticas de Operación Definiciones Formatos y/o s Requeridos Documentos Generados Referencias Diagramas Anexos Se cambió el código. Se cambió el nombre de Capacitación por Departamento de Planeación, Evaluación y Capacitación. Se agregó el nombre de Jefaturas de Carrera. Se eliminó el nombre del proceso en el pié de página de todas las hojas del procedimiento. El recuadro del control de revisiones pasa a la siguiente hoja. Se hizo más concreto el objetivo. Se amplió el alcance. Se agregaron 7 políticas. Se agregó considerar el PNE para la elaboración del POA. Se cambió al área responsable de coordinar el seguimiento y evaluación del POA. Se incluyó el uso del Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale con acceso en las direcciones: ó Se agregó que el personal directivo dará seguimiento a las actividades programadas en cada una de sus áreas adscritas y vigilará que los responsables de proyectos realicen la captura en el software utilizado para tal efecto. Se agregó la definición del Anteproyecto del POA, así como el significado de las siglas: DITD e ITST. Se reestructuró todo el procedimiento. Se agregó la elaboración del Anteproyecto del POA, se incluyó el uso del Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale, incorporando la participación de la Recursos Materiales y Servicios y la Planeación, Evaluación y Capacitación. Se corrigió la numeración. Se agregó el Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del POA, en donde se incluyen los formatos utilizados, los cuales están incluidos en los documentos generados. En los documentos generados se agregó el Anteproyecto del POA, la Estructura Programática de Educación Superior, el Calendario Escolar, los Proyectos Faltantes de Capturar Metas Particulares y Metas Generales, el Seguimiento a los Proyectos del POA con Rezago en las Metas Particulares y Generales; y los Proyectos del POA por % de Avance al Periodo y Anual en las Metas Particulares y Generales. Se agregó el Manual del usuario del Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale y el Programa Operativo Anual Se modificó de acuerdo a los cambios generados en el procedimiento. Se eliminó la sección de anexos Página 2 de 10

3 REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 02 Políticas de Operación Definiciones Formatos y/o s Requeridos Documentos Generados Diagramas En la sección de políticas: Se modificó la política número 3, agregando que el Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale se alojará en la página principal del Sistema Integral de Información del Instituto, cuya dirección es: En las políticas 10 y 11, se cambió el nombre del Sistema para la Planeación, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale, por: Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. En la sección de definiciones: Se agregó que el Sistema Integral de Información es un medio informático para concentrar información relevante y datos estadísticos del Instituto, para facilitar su acceso y utilización por parte del personal de las diferentes áreas. En la actividad número 9, se agregó la capacitación al personal administrativo, para la elaboración del POA en el Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. En la actividad número 19, se eliminó que el personal directivo notifica a la Planeación, Evaluación y Capacitación cuando concluye la captura del seguimiento. En la actividad número 20, se cambió la verificación de la captura del seguimiento y evaluación de las actividades y metas del POA, el primer día hábil del mes, por el último día hábil del mes, a las17:00 hrs. Asimismo, se eliminó que se denega el acceso al Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale cuando sí procede y en el renglón de cuando no procede, se agregó dar el acceso correspondiente. En la actividad número 21, en caso de que no proceda, se agregó el establecimiento de 1 día hábil posterior a la notificación, como fecha límite para que el personal directivo realice las correcciones necesarias. En la actividad número 23, se agregó que el personal directivo realizará las correcciones requeridas a más tardar 1 día hábil posterior a la notificación. Asimismo, se cambió la frase: (pasa a la actividad No. 20), por la frase (Regresa a la actividad No. 21). Se agregó el Sistema Integral de Información, en el cual se encuentra alojado el Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Se agregó el documento de Análisis del Avance Anual y al Periodo de los Proyectos Institucionales. Se modificó el diagrama de flujo, de acuerdo a los cambios generados en el procedimiento. 03 Portada En las áreas de aplicación, se quitó la Desarrollo Académico. Por cambios en la estructura organizacional, se cambió el nombre del Director General Página 3 de 10

4 04 Áreas de Aplicación Por cambios en la estructura organizacional, se agregaron: la Subdirección de Finanzas, Centros de Cómputo y Desarrollo Académico. Asimismo, la Planeación, Evaluación y Capacitación, cambió de nombre a Evaluación 05 Responsable de Políticas Documentos Generados Referencias Áreas de Aplicación Responsable de Objetivo Alcance Políticas Definiciones procedimiento Diagrama de flujo Cambió el nombre del Responsable del. En la política 02 se agregó a la asesoría, la frase: capacitar en caso necesario. En la Política 03 se modifica la dirección de intranet a Se modifica el texto de la actividad No 17: Una vez autorizado, fotocopia, engargola y envía el Programa Operativo Anual del Instituto al personal directivo, por: Una vez autorizado envía por correo electrónico el Programa Operativo Anual del Instituto al personal directivo. Se eliminó la Agenda de Actividades. Se cambió el POA 2008 por el POA. Cambia el nombre del procedimiento: Elaboración del Anteproyecto del Programa Operativo Anual. Cambia el Código: SP- PPOA-1. Por cambios en la estructura organizacional, se agregaron: Dirección de Vinculación, Subdirección de Investigación y Posgrado y Subdirección de Planeación. Cambió el nombre del Responsable del. Se hizo más concreto el objetivo. Cambia el alcance, ahora se establece bajo un enfoque de Elaboración del Anteproyecto del Programa Operativo Anual. Cambian todas las políticas, ahora se establecen bajo un enfoque de elaboración únicamente del Anteproyecto del Programa Operativo Anual. Se eliminan definiciones tales como POA, DITD, SII. Cambia el termino PID por PIID. PIID es el Programa Institucional de Innovación y Desarrollo. Cambia todo el procedimiento, ahora se establecen bajo un enfoque de la elaboración únicamente del Anteproyecto del Programa Operativo Anual. Se elimina un formato de requerimiento, así como los documentos generados. Aumenta una referencia con código. Cambia el diagrama de flujo, inicia con Dirección General con el enfoque de la Elaboración del APOA Página 4 de 10

5 06 07 procedimiento Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo Se incluye la actividad de seguimiento, evaluación e informe del POA Cambia el diagrama de flujo se incluye la actividad de seguimiento, evaluación e informe del POA Se cambia al Responsable del se asigna al Lic. Luis García Duarte Jefe del Departamento de Evaluación. Se modifica el área responsable Subdirección de Planeación por la Evaluación en las actividades 2, 5 y 10 del procedimiento así mismo se hicieron las modificaciones correspondientes en el diagrama de flujo Página 5 de 10

6 OBJETIVO: Establecer lineamientos para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA) con el propósito de ajustar el Anteproyecto del Programa Operativo Anual (APOA), de acuerdo a la disponibilidad de los recursos financieros asignados. ALCANCE: Este documento aplica a todas las instituciones que integran el sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica en la elaboración y evaluación del Programa Operativo Anual así como en todos los departamentos de la Institución que elaboren algún proyecto en la misma. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El Programa Operativo Anual se deriva del Anteproyecto del Programa Operativo Anual conforme al gasto directo autorizado. El ejercer el presupuesto sin la autorización del Programa Operativo Anual implica el incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. LINEAMIENTOS: La dirección del instituto, será responsable de cumplir las disposiciones en materia presupuestaria contenidas en el Presupuesto de Egresos y las que emitan las Secretarías de Hacienda y de la Función Pública, en el ámbito de sus respectivas competencias. Dar estricto cumplimiento a los lineamientos de racionalidad y austeridad presupuestaria. El 80% del presupuesto se destinará para las metas académicas, conforme a la oportunidad de mejora y a la clasificación del Instituto Tecnológico. Las metas administrativas de apoyo a las metas académicas no rebasarán el 20% del total del presupuesto. En el Capítulo 1000 únicamente se podrá ejercer la partida 1308 Compensación por servicios eventuales exclusivamente a través de ingresos propios. Se anexará oficio con la relación de conceptos presupuestados enteramente justificados, atendiendo la normatividad vigente. La partida deberá ejercerse única y exclusivamente en los procesos clave: Formación Profesional, Investigación y Estudios de Posgrado, Desarrollo Profesional, Vinculación Institucional y Difusión Cultural y Promoción Deportiva. Página 6 de 10

7 Para ejercer la partida 3409 Patentes, regalías y otros en lo que respecta a la adquisición de software exclusivamente a través de ingresos propios, se deberá anexar el oficio de autorización emitido por la Dirección de Telecomunicaciones de la DGEST presentado en el Anteproyecto del POA, para el caso de que el monto sea superior, se deberá solicitar nuevamente autorización. Actualizar la captación de Ingresos Propios. Se remitirá el Programa Operativo Anual conforme al calendario de entrega de información establecido por la DGEST. Se emitirá informes a la H. Junta Directiva cuando se haya autorizado el POA así como los proyectos conformados. DEFINICIONES: Anteproyecto del Programa Operativo Anual (APOA). Documento que integra los proyectos a realizarse en el Instituto durante el periodo de un año, especificando metas generales a alcanzar y presupuesto requerido. Programa Operativo Anual (POA). Documento que integra los proyectos a realizarse en el Instituto durante el periodo de un año, especificando en cada uno de ellos, el diagnóstico actual, los indicadores, las actividades a realizar, los objetivos y las metas generales y particulares a alcanzar, así como el presupuesto requerido. ITST. Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE NO ACTIVIDAD Dirección General Evaluación Recursos Materiales Convoca a los Responsables de las Áreas a reuniones para iniciar con el Proyecto del Programa Operativo Anual Solicita el Proyecto del Programa Operativo Anual de cada una de las áreas del ITST El Departamento de Recursos Materiales registra el catálogo de productos y servicios en el sistema del Programa Operativo Anual del Instituto Elabora la matriz de responsabilidades además del establecimiento de las fechas de actividades relevantes Página 7 de 10

8 Evaluación Evaluación Áreas del Instituto Evaluación Subdirección de Planeación Dirección General Evaluación Áreas del Instituto Evaluación (mencionadas en la Agenda Institucional) Capacita al personal para la Elaboración del POA y captura en el Sistema Elaboran el POA de sus actividades o proyectos. 6.2 Capturan el POA en el sistema a través de un diagnóstico, calendarización de actividades y metas, así como montos económicos autorizados Revisa la congruencia y pertinencia del POA con el APOA Si procede integra el POA del Instituto (pasa a la actividad No. 8) No procede. Realiza las observaciones necesarias a los proyectos y los envía a corrección (pasa a la actividad No. 6) Analiza el POA del ITST Si procede pasa a la actividad No No procede. Realiza las observaciones necesarias a los proyectos y los envía a corrección (pasa a la actividad No. 7) Presenta el POA del ITST ante la H. Junta Directiva Difunde el POA del ITST Reciben POA para su ejercicio Realiza mensualmente el seguimiento y evaluación del POA Informa resultados. FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS: CÓDIGO DOCUMENTOS GENERADOS: CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO Sistema para la Elaboración del APOA. Sistema para la Elaboración del POA. NOMBRE DEL DOCUMENTO Anteproyecto del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale Proyecto del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale Página 8 de 10

9 REFERENCIAS: CÓDIGO SPE-PPOA-2 DESCRIPCIÓN Manual del usuario del Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Programa Operativo Anual. Manual del Sistema para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Programa Operativo Anual del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Página 9 de 10

10 DIAGRAMA DE FLUJO: Responsable del procedimiento Director General Lic. Luis García Duarte Ricardo Bárcenas Rivas Página 10 de 10