Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2016

Transcripción

1 Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2016

2 I Presentación Con fundamento en los artículos 40 y 48 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; artículos 1, 3, 6, 20 fracción I, II, III, VII, VIII y IX, 21 fracción III y V, 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; artículos 2 y 3 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; numerales fracción III y 8.12 de la Circular Uno 2015 "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal" se elabora el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del para el ejercicio 2016 y su Calendario de Ejecución. Página 1 de 12

3 II. Actividades El presente Programa se integra por diversos proyectos, objetivos, estrategias y actividades para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley de Archivos del Distrito Federal, tal como lo establecen sus artículos 41 y 42, los mismos están desglosados a manera de cronograma en el anexo I. Calendario de Ejecución de Trabajos del Programa de Desarrollo Archivístico del Instituto de Vivienda del Distrito Federal En el ejercicio se plantea trabajar en los siguientes: A. Proyecto de acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica Actualización del Cuadro de Clasificación Archivística De acuerdo con la definición señalada en el artículo 4 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, y numeral 18 del Reglamento del COTECIAD del Instituto, el Cuadro General de Clasificación Archivística es el Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. Derivado de los trabajos realizados en el ejercicio 2015, se propone continuar en el ejercicio 2016 con la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto. Página 2 de 12

4 B. Proyecto de Capacitación, especialización y desarrollo profesional Para el ejercicio 2016 se pretende la impartición de un curso y dos talleres; el curso se llevará a cabo en función del presupuesto asignado a la institución en materia de capacitación así como de la respectiva aprobación por parte del Órgano de Gobierno del Programa Anual de Capacitación Invi (PAC 2016); los dos talleres, por ser materia de especialización serán impartidos por personal del Instituto, los períodos de impartición estarán sujetos al PAC 2016, no obstante se propondrán impartir en los meses de agosto, septiembre y octubre. 1. Curso de Conservación preventiva y conservación de archivos 2. Taller Cómo formar un expediente? 3. Taller para la elaboración del Catalogo de Disposición Documental Página 3 de 12

5 Tema del curso o taller Dirigido a Objetivo Duración Curso de Conservación preventiva y conservación de archivos Enlaces y Responsables de Archivo A todo el personal técnico operativo y de estructura que trabaje directamente en los archivos del Instituto. Que los participantes conozcan, o en su caso refuercen, el conjunto de medidas y técnicas aplicadas de forma directa sobre los expedientes, o sobre las instalaciones, imprescindibles para afrontar los daños reales o potenciales que puedan sufrir los archivos, para reducir los factores ambientales (cargas de polvo y contaminantes) que dañen el patrimonio documental del Instituto. 20 horas Taller Cómo formar un expediente? Taller para la elaboración del Catalogo de Disposición Documental A todo el personal técnico operativo y de estructura que genere expedientes, y/o que trabaje directamente en los archivos del Instituto. Responsables y Enlaces de Archivo Conocer y utilizar los conceptos básicos de la archivística, identificar correctamente las tres edades del documento, conceptos para poder realizar expedientación, acomodo, expurgo y descripción de expedientes y series documentales. Aportar al participante los elementos conceptuales y normativos que le permitan la elaboración del Catalogo de Disposición Documental a partir de las funciones sustantivas y adjetivas de su área de adscripción. 10 horas 10 horas Página 4 de 12

6 C. Proyecto de incorporación de Tecnologías de Información en el campo de los archivos, para la conservación y preservación de la información archivística 1. Respaldo de la información de los archivos institucionales Desde la implementación del Sistema Institucional de Archivos, cada uno de los archivos (Trámite, Concentración, Mejoramiento de Vivienda, Cierre de Fondos, Títulos Valor, y Recursos Humanos), conserva la información en bases de datos en sus respectivas áreas de adscripción, no obstante es importante señalar que esta información constituye el quehacer e historia institucional de 16 años de vida, lo que hace necesario el respaldo de esta información. La información que corresponde a los Archivos Central de Trámite Canela 660, y de Concentración se ha incorporado en el Servidor Institucional, las acciones a seguir para el ejercicio 2016, son: Coordinación con los Archivos del Sistema y calendarización para la generación de los respaldos. 2. Renovación de vales de préstamo o devolución de Expedientes Uno de los objetivos generales del archivo es Garantizar que los expedientes que obran en resguardo del Archivo Central de Tr{mite Canela y de Concentración Coyol, sean localizados con prontitud y eficacia para realizar el préstamo de expedientes a Página 5 de 12

7 los solicitantes mediante la suscripción del vale correspondiente, para llevar a cabo este objetivo se ha implementado un seguimiento de préstamos y devoluciones. El plazo de consulta de los expedientes en préstamo no debe exceder de los 30 días hábiles el cual podrá ser prorrogado mediante la renovación del Vale de Préstamo de Expedientes correspondiente. Del año 2010 al 2014 se tenía un rezago de 5,484 expedientes que no había cumplido con esta condición, por lo cual en el año 2015, se establecieron acciones para que las diversas unidades administrativas de la Entidad en coordinación con la Subdirección de Archivo Institucional regularizaran tal situación, lo anterior, permite que para el ejercicio 2016 se emprenda la siguiente acción: Regularización de 2,038 expedientes en préstamo pendientes de devolución. 3,446 Expedientes regularizados en 2015, corresponden al 62.87% del universo original. Estado de Expedientes en proceso de Renovación de Vales de Préstamos y Devoluciones Ejercicio 2015 Ejercicio 2016 Cabe señalar que el rezago abatido en el constituyó un 62.87% del universo total. Al inicio del ejercicio 2016, el seguimiento de préstamos y devoluciones se mantiene al corriente. 2,038 Expedientes por atender en el 2016 Página 6 de 12

8 D. Proyecto de acciones de difusión, divulgación y fomento de la cultura institucional en materia archivística 1. Actualización de Información en materia de Archivo en la Intranet. Revisión coordinada entre la y los Responsables de Archivo, de la información difundida en la Intranet y su actualización permanente, no obstante de que se señala el mes de junio para realizar la actualización. 2. Fomento de la Cultura del Reciclaje Actividad de fomento a la cultura del reciclaje de papel, desde una perspectiva archivística, y en coadyuvancia a las actividades de protección al medio ambiente, solicitando a la Oficialía Mayor del Distrito Federal el retiro del papel producto del espurgo de los archivos de oficina, como parte de las actividades que den cumplimiento al numeral 8.7 de la Circular Uno Página 7 de 12

9 E. Proyecto de acciones preventivas, de conservación y mantenimiento 1. Conservación y Mantenimiento Se plantean trabajos de conservación y mantenimiento en el Archivo Central de Tramite Canela 660, y al de Concentración El Coyol, teniendo como meta bimestral la aplicación de 80 horas en dichos trabajos para cada archivo, destacando las actividades de verificación de etiquetas y códigos identificadores que se encuentren bien pegados, cambio de cajas cuando se encuentren deterioradas o rotas y, aspirado de documentos por la acumulación de polvo dentro de los volúmenes. 2. Visita a las instalaciones de los archivos institucionales. Con el objeto de generar las acciones que permitan el cumplimiento del artículo 20 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Subdirección Institucional de Archivo, realizará visitas trimestrales a las instalaciones de cada uno de los Archivos del Sistema Institucional, mismas que se ejecutarán de manera coordinada con cada Responsable de Archivo. Página 8 de 12

10 F. Proyecto de operación y funcionamiento cotidiano del Archivo Central de Tramite Canela 660, y de Concentración El Coyol 1. Préstamo Continuar con el préstamo de expedientes solicitados por las áreas que tienen sus fondos documentales en dichos archivos, así como su devolución, de igual manera mantener actualizados los archivos electrónicos de cada uno de los fondos, en virtud de que forman parte de los informes que se presentan a las sesiones del COTECIAD. 2. Inventario de la Serie Expediente Único Continuar con el inventario de la Serie de Expediente Único en el formato de vigencia documental, actualmente está conformada de 692 volúmenes (todas cuentan con inventario somero, sin embargo debido a que las áreas que han remitido documentos para integrar esta serie, solicitan información acerca de documentación específica). Se denomina Expediente Único a aquel que es el resultado de la integración de cada una de las partes del proceso del crédito que se trabaja en las diferentes áreas operativas para el Programa de Vivienda en Conjunto. Éste, se compone por cada uno de los Página 9 de 12

11 documentos que como requisitos se establecen las Reglas de Operación y Políticas de Administración Crediticia y Financiera del Invi, para las distintas fases de aprobación de un crédito; y la serie documental corresponde a la. 3. Transferencias Documentales El Sistema Institucional de Archivos del Invi D.F., cuenta con un Archivo de Trámite (que se encuentra físicamente en el inmueble sede), y uno de Concentración, y los documentos que se generan son transferidos a éstos de acuerdo con su edad debidamente inventariados. En el ejercicio 2016, las Transferencias se llevarán a cabo siguiendo el Calendario autorizado por el COTECIAD en su 32ª. Sesión Ordinaria, mediante acuerdo número ACUERDO COTECIAD INVI 32 ORD. 0162, siendo el siguiente: Calendario de Traslados y Transferencias 2016 Mes Canela 660 El Coyol Febrero Abril Junio Agosto Octubre Diciembre Página 10 de 12

12 G. Actividades especificas en los archivos del Sistema Institucional Las actividades programadas por los Responsables de Archivo del Sistema Institucional, se encuentran en el Calendario de Ejecución. Las actividades de fumigación de los archivos y capacitación del personal del Sistema, se ajustarán a los Calendarios institucionales que se emitan. Página 11 de 12

13 Anexo I Calendario de Ejecución de Trabajos del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del 2016 Página 12 de 12