Preguntas Frecuentes acerca de los Comprobantes Fiscales Digitales

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1 Con el fin de aclarar las dudas de nuestros Clientes, sobre el tema de la factura electrónica, nos dimos a la tarea de investigar y estudiar Algunas de las preguntas hechas por nuestros Clientes y otras que juzgamos de interés. Para nuestros Clientes y futuros Clientes, obligatoria en el La mayoría de las respuestas están basadas en información que existe de 2004 al 2010 del SAT, esperando que mediante artículos transitorios se vaya transitando. Existen Empresas que ya han comenzado a expedir comprobantes fiscales digitales, mejor conocidos como facturas electrónicas, la cual también puede ser expedida de forma impresa, aunque sin la necesidad de que el papel donde se imprime sea un formato preimpreso en imprenta autorizada. Con nuestro sistema voy a poder hacer la Factura Electrónica? R. Sí, con la versión que liberamos ya tiene la tecnología para poder hacerlo. Qué es un Comprobante fiscal digital? Un Comprobante Fiscal Digital (CFD) de acuerdo a las disposiciones fiscales, es el documento digital que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles. Qué es una Factura Electrónica? La Factura Electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) con validez fiscal, que utiliza los estándares definidos por el SAT (RMF Anexo 20 de septiembre 1, 2004) en cuanto a forma y contenido Es obligatoria la Factura Electrónica? Adoptar el esquema de facturación electrónica en el ámbito fiscal es completamente opcional al 2009, obligatoria el 1 de Enero Beneficios de la Factura Electrónica: Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel Mayor seguridad Se puede determinar la veracidad de estas facturas rápidamente utilizando los servicios en línea del SAT. Agiliza la interacción entre clientes y proveedores aprovechando el intercambio electrónico de facturas. Incremento en productividad: Reducción de tiempos en procesos administrativos. 1

2 Rapidez y seguridad en el intercambio de información. Mejor servicio al cliente. Mejora la precisión de la información. Agiliza la interacción cliente - proveedor aprovechando el intercambio electrónico de facturas Ahorro en costos administrativos y de oficina: Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos. Mejor utilización de espacios físicos. Evita recaptura de la información. Reducción de tiempos de edición y remisión. Reducción en tiempos operativos. Ciclo de resurtido y facturación. Generación de facturas. Quiénes pueden emitir Factura Electrónica? Podrán optar por emitir factura electrónica: Personas físicas y las personas morales que deseen optimizar, agilizar y automatizar su proceso de facturación. Personas físicas y las personas morales que tengan certificado de firma electrónica avanzada vigente. Personas físicas y las personas morales que lleven su contabilidad en sistemas electrónicos. (Fundamento legal: Artículo 29 noveno párrafo del CFF) Qué es SICOFI? El Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI) es una aplicación del SAT que cuenta con un Módulo del Emisor de Comprobantes Fiscales, mismo que se encarga de asignar folios y recibir reportes mensuales de Facturas Electrónicas emitidas vía Web Qué es el SOLCEDI? La aplicación de Solicitud del Certificado Digital (SOLCEDI) es utilizada para que el Contribuyente (Persona Moral o Física) pueda generar un archivo de requerimiento, con el cual realizará el proceso para obtener un Certificado Digital que ocupará en sus movimientos de tipo fiscal Qué es la IES? La infraestructura extendida de seguridad, es un sistema diseñado y administrado por Banco de México, con el propósito de fortalecer la seguridad de la información que se transmite tanto en los sistemas de pago como entre el sistema financiero mexicano y el instituto central. La IES esta basada en el uso de firmas electrónicas mediante la aplicación 2

3 de algoritmos criptográficos para garantizar la confidencialidad e integridad de la información que se transmite, y a su vez, acreditar la identidad del remitente Cuál es el fundamento legal para la Factura Electrónica? Código Fiscal de la Federación Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para Se deben conservar las Facturas Electrónicas? Sí; los contribuyentes deberán conservar y registrar en su contabilidad los comprobantes fiscales digitales que emitan. El registro en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales. Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación. (Fundamento Legal: Artículo 29 fracción IV del Código Fiscal de la Federación) Cuánto tiempo se conserva una Factura Electrónica? La ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las Facturas Electrónicas por un periodo mínimo de 5 años en el formato original (XML) ó en papel en el caso de los receptores que reciban el comprobante impreso Es válida legal y fiscalmente la Factura Electrónica? Si, tiene la misma validez fiscal y legal que una factura en papel siempre y cuando cuenten con un sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes. Seguirán siendo válidos las facturas y otros comprobantes fiscales en papel? Sí, tanto las facturas como los otros comprobantes fiscales tradicionales o en papel van a seguir conviviendo con los digitales. Ambos cuentan con la misma validez para efectos fiscales. Es importante señalar que los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales, no podrán emitir otro tipo de comprobantes fiscales, salvo los que determine el Servicio de Administración Tributaria. La propuesta del ejecutivo es que se pueden usar hasta que termine la vigencia. Cómo funcionan las Facturas Electrónicas? La Factura Electrónica es un método de facturación que utiliza tecnología digital para generar y resguardar este tipo comprobantes fiscales digitales. Cada factura que se emite cuenta con un sello digital, así como un folio que indica el número de la transacción. Las Facturas Electrónicas pueden ser enviadas y guardadas utilizando medios electrónicos. Los contribuyentes que opten por emitir Facturas Electrónicas, deberán enviar un reporte 3

4 mensual al SAT que contenga la información de todas las facturas que emitieron a sus clientes. A su vez, los clientes podrán verificar la validez del comprobante recibido, ingresando a este portal en la sección de Validación de Certificados Digitales. Qué pasará con las ventas a público en general? Para los efectos de lo señalado en la fracción IV del artículo 29-A, se tendrá por cumplida dicha obligación en los casos de comprobantes fiscales digitales globales que amparen una o más operaciones efectuadas con público en general, cuando en el mismo se consigne el RFC genérico XAXX En qué consiste la solicitud de folios? La solicitud de folios consiste en proporcionar al contribuyente folios válidos para usarlos en su proceso de facturación electrónica. Para solicitar dichos folios, deberá ingresar a la página Web del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI). Una vez dentro del portal, deberá realizar lo siguiente: Ingrese su RFC, Seleccione su serie y rango de folios, Indique la ruta o localización del certificado de Tu (Firma Electrónica Avanzada), indique la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a dicho certificado de Tu Al terminar dicho proceso, usted contará con uno o varios rangos de folios asignados por el SAT. Puedo emitir Facturas Electrónicas y facturas tradicionales paralelamente? El SAT definirá un plazo para mantener un esquema hibrido (electrónico y en papel) y deberán cumplir los requisitos señalados en el párrafo del DOF agosto31, 2004 Qué tratamiento se les dará a las notas de crédito, es decir, se puede usar el esquema de comprobante digital para las notas de crédito? Si, el CFD no solo es Factura Electrónica, sino notas de crédito, notas de debito, recibo de arrendamiento, recibo de honorarios, donativos y carta porte por lo que cualquiera de estos documentos tendrá el mismo tratamiento técnico. Qué es el juego de llaves? Archivos necesarios para la generación y validación de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). El juego de llaves esta conformado por una llave privada (*.key) la cual NO debe ser revelada a nadie ya que con ella se genera la FIEL o sello digital, y la llave pública contenida dentro del certificado digital que valida la FIEL. Cómo se expresa una Factura Electrónica? Hasta el momento en formato XML definido por el SAT para datos fiscales y para datos comerciales (códigos de barras, no de pedido, no. de proveedores, etc.) podrá realizarse 4

5 dentro del XML en la addenda. AMECE recomienda estandarizar esta información para su fácil manipulación. Qué datos deberá contener mi Factura Electrónica impresa? Las impresiones de los comprobantes fiscales digitales deberán cumplir con los requisitos señalados en la fracciones I, II, III, IV, VI y VII del artículo 29-A del Código (nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal, RFC de quien los expida, folio, Lugar y fecha de expedición, RFC de la persona a favor de quien se expida, Valor unitario, importe total, monto de los impuestos, Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación), También deberán cumplir con los requisitos establecidos en las reglas de operación (La cadena original con la que se generó el sello digital, Sello digital, Número de serie del Certificado de sello digital, Número de referencia bancaria y/o número de cheque con el que se efectúe el pago, la leyenda Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital, se deberá incluir la serie en su caso, Unidad de medida) Existe alguna empresa certificada por el SAT para proveer soluciones de Factura Electrónica? Actualmente existen varias empresas autorizadas por el SAT, las cuales pueden generar y procesar fuera del domicilio fiscal del quien lo contrate, los comprobantes para efectos fiscales por medios electrónicos y de manera 100% digital, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del domicilio mencionado. El Servicio de Administración Tributaria no tiene la facultad de revisar a las empresas cuya actividad sea la creación y venta de software relacionado a la Facturación Electrónica siempre y cuando la generación y procesamiento de los comprobantes este en el domicilio fiscal de quien contrate o compre dicha solución. AMECE A.C., atendiendo a la solicitud de sus asociados y con todo el conocimiento adquirido a lo largo de los años, inicio en enero del 2005 con una revisión de soluciones a las aplicaciones desarrolladas por las empresas de tecnología aliadas a AMECE observando el cumplimiento de los 9 puntos obligatorios requeridos por el SAT así como el cumplimiento de los estándares de AMECE para aspectos comerciales de la factura. Cuáles son los requisitos técnicos para generar y entregar sus propias Facturas Electrónicas? La forma de expresar un comprobante fiscal digital, este deberá contemplar además de las reglas básicas de XML y conformarse al esquema publicado en el DOF, la siguiente forma: El XML se debe construir sin caracteres en blanco, tabuladores o retornos de carro entre los elementos que lo conforman. Dichos caracteres restringidos si podrán ser utilizados dentro de los valores de los atributos que conforman el comprobante fiscal digital. Conozca los requisitos técnicos para generar y entregar Facturas Electrónicas descargando aquí el Anexo 5

6 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para También puede descargar por separado el archivo comprobantes.xsd que se encuentra dentro del anexo anteriormente descrito. Dónde puedo poner los datos comerciales de la factura (códigos de barras, descuentos, no. de proveedores, etc.)? Dentro del esquema definido por el SAT existe una etiqueta llamada que permite incluir todo tipo de información. Para efectos de optimización y automatización, AMECE recomienda estandarizar la información comercial ya sea a través de EDIFACT o el esquema XML basado en el estándar EAN.UCC (GCI). Cómo aplico el esquema XML publicado en el anexo 20 de las reglas de operación publicadas en el DOF (1 septiembre 2004)? Una vez formado un comprobante fiscal digital, este debe ser procesado por un parser validado que pueda cotejar el comprobante contra el esquema. El resultado es positivo o negativo. En el caso de un valor negativo, quiere decir que un elemento dentro del CFD está mal formado, o bien que algún dato requerido no fue proporcionado. Dependiendo del parser (encargado del parseo de un texto.) utilizado será el nivel de información recibida acerca del error. En caso de un resultado positivo quiere decir que todos los datos requeridos fueron proporcionados y que están en el formato indicado. Cómo se expresa el reporte mensual? En un archivo delimitado por tabuladores y en una secuencia de datos específica como: RFC del cliente al que se le facturó, serie, folio, num. Aprobación, Monto de la operación, monto del impuesto y estado del componente (cancelado/ vigente). Ver el anexo 20 del DOF 1 septiembre 2004 en su rubro A. Cómo se genera la FIEL o sello digital? Para la generación de sellos digitales se utiliza criptografía de clave pública aplicada a una cadena original. Los pasos para generarlos son: - Generar cadena Original en formato UTF-8 - Generar la función hash (resumen ó digestión) a partir de la cadena original utilizando el algoritmo MD5 (función de un solo sentido tal que para cualquier entrada produce una salida compleja de 16 bytes denominada "digestión".) - Encriptar la función hash utilizando el algoritmo RSAPrivateEncrypt y la llave privada del emisor. Para desencriptar se utiliza el algoritmo RSAPublicDecrypt y la llave publica del emisor. - Convertir La encripción a base 64. Para mayor especificación dirigirse al anexo 20 del DOF 1 septiembre, En su rubro D. Qué es la cadena original? Se entiende como cadena original, a la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del comprobante fiscal digital, establecida en el Rubro C Estándar de 6

7 comprobante fiscal digital extensible de este anexo. Siguiendo para ello las reglas y la secuencia especificadas en el Anexo 20 del DOF 1 septiembre, 2004 en su rubro D. Puedo hacer facturas electrónicas para todos mis clientes al mismo tiempo? R. Sí, cuando una empresa decide entregar factura electrónica a todos sus clientes éstos no la pueden repudiar por ningún motivo ya que es un comprobante fiscal válido ante el SAT. En caso de tener varias sucursales, se tendrán varios certificados de sellos digitales para cada una? R. Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos (Fundamento legal: Artículo 29, fracción I, párrafo tercero del Código Fiscal de la Federación). Me puedo saltar folios con la factura electrónica? R. No se puede, es necesario terminar un folio para continuar con el siguiente. A qué se refieren con la palabra addenda? R. La addenda es el formato especial de factura electrónica que te solicita tu cliente o socio comercial, así como los requerimientos que marca el SAT y cumpliendo con la addenda homologada por AMECE. La factura electrónica tiene caducidad? R. No, lo único que tiene caducidad es el Sello Digital, éste se debe renovar cada dos años. Puedo hacer factura electrónica y factura en papel al mismo tiempo? R. Si eres una empresa dictaminada sí puedes hacer de las dos formas (híbrida), si no eres una empresa dictaminada debes optar por una sola modalidad ya sea en papel o electrónica. Esto solo 2004 al 2009, se contempla generalizar todas las Empresas la obligación de expedir facturas electrónicas a partir del 1 de julio Cómo le informo al SAT que voy a iniciar con la factura electrónica? R. Al SAT no le tienes que mandar ningún comunicado, porque cuando solicitas los folios electrónicos (en la página del SAT, SICOFI), para ellos ya estás haciendo factura electrónica, y si no eres una empresa dictaminada ya no podrás hacer factura en papel. En el momento que solicito mis folios electrónicos al SAT, deberé seguir con mi consecutivo que llevo en papel? 7

8 R. No, cuando se inicia con la factura electrónica se solicita una Serie nueva si así lo deseas, el rango de folios inicia desde el número 1 y, posteriormente, ya se lleva el consecutivo electrónico. Cómo genero mi reporte mensual para el SAT? R. El sistema lo genera de forma automática, tienes que exportar el reporte mensual del sistema a una carpeta y de ahí lo subes a la página del SAT en el SICOFI. Si facturo en papel y de forma electrónica tengo que mandar dos reportes mensuales? R. Sí, se deben mandar los dos reportes al SAT en la aplicación SICOFI. Y que sucede con las facturas impresas que actualmente se tienen? En la propuesta de reforma, el Ejecutivo Federal propone una disposición transitoria que establezca que los comprobantes fiscales impresos por los terceros autorizados vigentes, y que reúnan los requisitos del código de mérito, podrán seguir siendo utilizados hasta agotar su vigencia. Cuánto tiempo tengo para mandar mi reporte mensual? R. Todo el mes siguiente, por ejemplo, si terminas en junio tienes todo el mes de julio para mandar el reporte. Cómo cancelo una factura? R. Ingresas al menú de cancelar CFDs y da clic en la opción Cancelar Factura. Qué requisitos debo cumplir para implementar la factura electrónica? Que tu Contador te acompañe a tu cita con el SAT y te ayude con toda la tramitología. Lo que se necesita es: Contar con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada (FEA) vigente. Contar con un determinado rango de folios asignados por el SAT. Contar con uno o más certificados de Sello Digital. Tener una contabilidad simultánea. ( Cuando se realiza la emisión de comprobantes fiscales digitales (en sistema propios o con terceros autorizados) en un lugar distinto al del domicilio fiscal, se tiene un plazo de 24 HORAS para realizar la afectación en la contabilidad." ) Envío de reporte mensual. (Fundamento legal: Artículo 29, noveno párrafo del Código Fiscal de la Federación). Cómo puedo hacer la factura electrónica? 8

9 Ahorita existen tres maneras y una prometida por el SAT: 1.- Existen Empresas autorizadas para hacer facturas electrónicas por medio de Internet. El costo promedio por factura es de Pesos. 2.- Que la Empresa tenga sus propios Programadores. 3.- Un Programa administrativo que cumpla con las reglas del SAT. 4.- El ejecutivo en su propuesta de la factura electrónica, tener a la disposición de los contribuyentes por Internet un programa gratuito. Por nuestra parte, contamos con toda la tecnología y cumplimos con las reglas del SAT, para poder darles el servicio, mucho antes de que se cumpla la fecha que el SAT anuncio el 1 de Julio

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