Guía de administración Revisión D. SaaS Archiving

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1 Guía de administración Revisión D SaaS Archiving

2 COPYRIGHT Copyright 2014 McAfee, Inc. Queda prohibida la copia sin autorización previa. ATRIBUCIONES DE MARCAS COMERCIALES McAfee, el logotipo de McAfee, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, epolicy Orchestrator, McAfee epo, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan y WaveSecure son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de McAfee, Inc. o de sus empresas filiales en EE. UU. y otros países. Los demás nombres y marcas pueden ser reclamados como propiedad de otros. Los nombres y las descripciones del producto y las funciones están sujetos a cambios sin previo aviso. Visite mcafee.com para obtener información sobre los productos y las funciones más recientes. INFORMACIÓN DE LICENCIA Acuerdo de licencia AVISO A TODOS LOS USUARIOS: LEA DETENIDAMENTE EL ACUERDO LEGAL CORRESPONDIENTE A LA LICENCIA QUE HA ADQUIRIDO, QUE ESTIPULA LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL USO DEL SOFTWARE CON LICENCIA. SI NO SABE QUÉ TIPO DE LICENCIA HA ADQUIRIDO, CONSULTE LOS DOCUMENTOS DE VENTA Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA CONCESIÓN DE LA LICENCIA O CON LA ORDEN DE COMPRA QUE ACOMPAÑAN AL PAQUETE DE SOFTWARE, O QUE HAYA RECIBIDO POR SEPARADO COMO PARTE DE LA COMPRA (POR EJEMPLO, UN MANUAL, UN ARCHIVO DEL CD DEL PRODUCTO O UN ARCHIVO DISPONIBLE EN EL SITIO WEB DESDE EL QUE DESCARGÓ EL PAQUETE DE SOFTWARE). SI NO ACEPTA TODOS LOS TÉRMINOS DESCRITOS EN EL ACUERDO, NO INSTALE EL SOFTWARE. SI PROCEDE, PUEDE DEVOLVER EL PRODUCTO A MCAFEE O AL LUGAR DONDE LO ADQUIRIÓ CON EL FIN DE OBTENER SU REEMBOLSO ÍNTEGRO. 2 SaaS Archiving Guía de administración

3 Contenido Prefacio 5 Acerca de esta guía Destinatarios Convenciones Contenido de esta guía Búsqueda de documentación relacionada con el servicio McAfee SaaS Archiving 7 2 Administración del archivo de correo electrónico 9 Información y recursos de configuración Configuración de Archiving 11 Autorización de cambios en la configuración de archivos Configuración del archivo por primera vez Adición de la primera dirección de correo electrónico de un aprobador Cambio de la configuración de almacenamiento Creación y administración de orígenes de correo 15 Configuración de la conectividad del origen de correo Configuración de alertas de origen de correo Ampliación o sustitución de un servidor de correo Archivado de mensajes históricos 21 Uso de varios orígenes de correo histórico para mejorar el rendimiento de la importación Configuración de un servidor de correo para archivar mensajes históricos Configuración de un origen de correo histórico Archivado de mensajes históricos que tienen distintos tipos de formatos Búsqueda en el archivo 25 Cómo mejorar los resultados de las búsquedas Cómo evitar palabras irrelevantes Utilización de la búsqueda simple Localización de mensajes de correo electrónico mediante la búsqueda simple Utilización de la búsqueda avanzada Localización de mensajes de correo electrónico mediante la búsqueda avanzada Reglas para búsquedas en varios idiomas Reglas para caracteres especiales en una búsqueda de encabezado Utilización de la búsqueda de ID de archivo Localización de mensajes de correo electrónico mediante Búsqueda de ID de archivo Visualización de un mensaje de correo electrónico archivado Visualización de un mensaje Almacenamiento de búsquedas para su reutilización Almacenamiento de una búsqueda Ejecución de una búsqueda guardada SaaS Archiving Guía de administración 3

4 Contenido Exportación de mensajes Directrices sobre archivos ZIP Visualización de archivos.eml Exportación de mensajes Purga de mensajes 43 Purga de mensajes Detalles de la función de responsable de conformidad de archivo Configuración de la conservación de grupos 45 Creación de grupos y adición de conservación de grupos Restaurar la longitud de la conservación de archivos global para un grupo Administración de la retención legal 47 Cómo funciona la retención legal Activación y desactivación de la retención legal global Activación de la retención legal global Desactivación de la retención legal global Adición y eliminación de retenciones legales específicas del usuario Adición de una nueva retención legal específica del usuario Actualización de una retención legal específica del usuario Eliminación de una retención legal específica del usuario Generación de informes 51 Ejecución de un informe Cómo filtrar un informe Visualización de detalles de informe Descarga de un informe Descarga del complemento de archivo Preguntas frecuentes Solución de problemas 59 Solución de errores de conectividad Mensajes de error habituales Problemas con el buzón del diario de Exchange Server Problemas con los orígenes de correo histórico Una limitación conocida de Exchange Server 2003 afecta a los datos históricos Convenciones de la interfaz de usuario 67 Índice 69 4 SaaS Archiving Guía de administración

5 Prefacio Esta guía proporciona la información que necesita para configurar, utilizar y mantener el servicio McAfee SaaS. Contenido Acerca de esta guía Búsqueda de documentación relacionada con el servicio McAfee SaaS Acerca de esta guía Esta información describe a quién va dirigida la guía, las convenciones tipográficas y los iconos utilizados, así como el modo en que está organizada la información en la guía. Destinatarios La documentación de McAfee SaaS se investiga y se redacta meticulosamente para el público al que va destinada. La información de esta guía va dirigida principalmente a: Administradores: personas que configuran y administran funciones concretas de un servicio. Convenciones En esta guía se utilizan los siguientes iconos y convenciones tipográficas. Título de libro o énfasis Negrita Entrada del usuario o ruta de acceso Código Interfaz de usuario Azul hipertexto Título de un libro, capítulo o tema; introducción de un nuevo término; énfasis. Texto enfatizado. Comandos y otros textos que escribe el usuario; ruta de acceso a una carpeta o un programa. Muestra de código. Palabras de la interfaz de usuario como, por ejemplo, nombres de opciones, menús, botones y cuadros de diálogo. Vínculo activo a un tema o a un sitio web. Nota: información adicional como, por ejemplo, un método alternativo de acceso a una opción. Consejo: sugerencias y recomendaciones. Importante/Atención: consejos importantes para proteger el equipo, la instalación del software, la red, la empresa o los datos. SaaS Archiving Guía de administración 5

6 Prefacio Búsqueda de documentación relacionada con el servicio McAfee SaaS Contenido de esta guía Esta guía está organizada para ayudarle en la búsqueda de la información que necesita. Está dividida en dos partes funcionales diseñadas para ayudarle a cumplir sus objetivos a la hora de utilizar el servicio McAfee SaaS. A su vez, cada una de las partes se divide en capítulos que agrupan la información relevante por funciones y tareas asociadas para que, de este modo, pueda dirigirse directamente al tema que necesita para lograr sus objetivos. Búsqueda de documentación relacionada con el servicio McAfee SaaS McAfee proporciona la información que necesita durante cada fase de la implementación del servicio, desde la instalación hasta el uso diario y la solución de problemas. Una vez lanzada una actualización de servicio, la información se agrega al sitio de soporte técnico de McAfee SaaS and Web Security. Procedimiento 1 Vaya a la página de soporte técnico de McAfee SaaS and Web Security support.mcafeesaas.com/. 2 En Base de datos de conocimientos, haga clic en Materiales de referencia. 3 En Materiales de referencia, desplácese para acceder a la información que necesite: Mejoras de servicio y notas de versión Material de formación Guías de referencia de servicios 6 SaaS Archiving Guía de administración

7 1 1 Archiving Archiving es un servicio basado en la nube que archiva automáticamente su correo electrónico en una ubicación centralizada segura. Asimismo, Archiving le permite realizar búsquedas en el correo electrónico archivado para que pueda localizar y recuperar rápidamente sus mensajes cuando los necesite. Figura 1-1 Arquitectura de Archiving SaaS Archiving Guía de administración 7

8 1 Archiving 8 SaaS Archiving Guía de administración

9 2 Administración del archivo de correo electrónico Los administradores de clientes son los responsables de la configuración de usuarios y servidores de correo, así como de administrar los orígenes de correo en Control Console. Información y recursos de configuración Los administradores de clientes deben consultar toda la documentación pertinente antes de ejecutar cualquier tarea en Control Console. Tabla 2-1 Lista de comprobación de documentos de configuración Documento Archiving Archiving Service Activation Guide (Guía de activación del servicio Archiving) Account Management Administrator Guide (Guía del administrador de Administración de cuentas) Objetivo Ofrece una descripción general del proceso de configuración y activación. Asimismo, incluye información de acceso y conectividad específica para clientes. Detalla las tareas necesarias para configurar usuarios y la Control Console como requisitos previos para configurar Archiving. Revise la siguiente información: Managing Domains (Administración de dominios) Managing Users and Other Administrators (Administración de usuarios y otros administradores) Archiving Quick Setup Guide for Microsoft Exchange Server (Guía de instalación rápida de Archiving para Microsoft Exchange Server) Proporciona información importante sobre la configuración de los servidores de correo electrónico como paso previo a la configuración de la conectividad del correo en Archiving. Seleccione la guía adecuada para su servidor: Exchange Server 2000 Exchange Server 2010 Exchange Server 2003 Exchange Server 2013 Exchange Server 2007 SaaS Archiving Guía de administración 9

10 2 Administración del archivo de correo electrónico Información y recursos de configuración 10 SaaS Archiving Guía de administración

11 3 Configuración 3 de Archiving Para empezar a utilizar el servicio Archiving, debe completar el proceso de configuración necesario. Este proceso incluye seleccionar las opciones de Ubicación de almacenamiento de datos, Duración de retención de archivo y Purga selectiva. También es necesario que agregue al menos un aprobador de cambios de archivo. Contenido Autorización de cambios en la configuración de archivos Configuración del archivo por primera vez Adición de la primera dirección de correo electrónico de un aprobador Cambio de la configuración de almacenamiento Autorización de cambios en la configuración de archivos Un aprobador de cambios de archivo es cualquier persona autorizada por el administrador para revisar y aprobar o rechazar los cambios realizados en la configuración de Almacenamiento de Archiving. Administración de la Aprobación de cambio Los administradores de clientes y sus superiores administran la lista de aprobación de direcciones de correo electrónico mediante la sección Aprobación de cambio de la ficha Almacenamiento. Los administradores pueden agregar y eliminar las direcciones de correo electrónico como estimen oportuno. El número máximo de aprobadores es 10. Cada dirección nueva debe haber sido verificada como válida antes de poder aprobarla y autorizarla como aprobador nuevo. Una vez agregado el primer aprobador, todos los cambios posteriores a la lista de direcciones de correo electrónico deben ser aprobados por un aprobador de cambios de archivo ya existente. Proceso de aprobación El proceso de aprobación suele incluir estos pasos. 1 Un administrador realiza un cambio en la configuración de la conservación global, de la purga selectiva o de la lista de aprobadores de cambios de archivo. 2 Se envía una notificación por correo electrónico a cada aprobador de cambios de archivo solicitándoles que aprueben o rechacen el cambio. 3 Un aprobador de cambios de archivo responde a ese correo electrónico confirmando la aprobación o el rechazo del cambio. Solo hace falta una respuesta. SaaS Archiving Guía de administración 11

12 3 Configuración de Archiving Configuración del archivo por primera vez 4 Todos los aprobadores de cambios de archivo son informados por correo electrónico sobre la decisión tomada en esa primera respuesta. 5 Si el cambio se aprueba, se incluye en el informe Configuración de almacenamiento. Configuración del archivo por primera vez Si es la primera vez que utiliza Archiving, debe completar el proceso de configuración para poder empezar a archivar los mensajes. Antes de empezar Para realizar el proceso de configuración, es imprescindible ser un administrador de clientes o superior. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione la ficha Archiving. El sistema le redirigirá automáticamente a la ficha Instalación Almacenamiento. 2 Seleccione la Ubicación de almacenamiento de datos que prefiera. 3 Seleccione la Duración de retención de archivo. 4 Si es necesario, active Purga selectiva. 5 Haga clic en Guardar. Un mensaje confirma la selección realizada. En este momento, la Ubicación de almacenamiento de datos se guarda pero no se bloquea. Puede continuar realizando cambios en este valor hasta que los orígenes de correo estén activos. Después de eso, el valor queda establecido de forma permanente. 6 Haga clic en Aceptar. El sistema le redirigirá automáticamente a la ficha Orígenes de correo. Desde ahí ya puede: Agregar usuarios conforme a las instrucciones de Administración de cuentas. Agregar y activar los orígenes de correo. Agregar como mínimo un aprobador de cambios de archivo en Aprobación de cambio. Adición de la primera dirección de correo electrónico de un aprobador Debe agregar como mínimo la dirección de correo electrónico de un aprobador de cambios de archivo a la sección Aprobación de cambio de la ventana. Como administrador, puede comenzar agregando su 12 SaaS Archiving Guía de administración

13 Configuración de Archiving Cambio de la configuración de almacenamiento 3 propia dirección de correo electrónico. Tras agregar una dirección de correo electrónico, las restantes opciones de la ficha Almacenamiento se activan y se pueden realizar cambios adicionales. Antes de empezar Debe ser administrador de clientes o superior para agregar la dirección de correo electrónico de un aprobador. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Seleccione Archiving Instalación Almacenamiento. 2 Desplácese hasta Aprobación de cambio, introduzca una dirección de correo electrónico válida en el campo Dirección de correo electrónico del aprobador y haga clic en Agregar. 3 Haga clic en Guardar. La página verifica su solicitud y el sistema envía un correo electrónico a la dirección que ha introducido. 4 Ejecute su cliente de correo electrónico y abra el mensaje que ha recibido de Archiving. 5 Haga clic en el vínculo Validar. El sistema le redirigirá a una nueva página web que verifica que ha agregado el correo electrónico como aprobador. 6 Vuelva a Archiving. Es posible que tenga que volver a iniciar la sesión para actualizar la página, o bien hacer clic en la ficha Archiving. 7 Seleccione Archiving Instalación Almacenamiento para ver los cambios. Todas las opciones están activas y su dirección de correo electrónico se actualiza en la lista Aprobación de cambio con el estado Verificado. Cambio de la configuración de almacenamiento Una vez finalizado el proceso de configuración, puede regresar a la configuración de almacenamiento en cualquier momento para realizar cambios adicionales. Antes de empezar Debe completar la configuración inicial y agregar al menos un aprobador de cambios de archivo antes de realizar cualquier otro cambio en la configuración de almacenamiento. SaaS Archiving Guía de administración 13

14 3 Configuración de Archiving Cambio de la configuración de almacenamiento Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Instalación Almacenamiento. 2 Cambie la configuración según sea necesario. Seleccione una nueva Ubicación de almacenamiento de datos. La Ubicación de almacenamiento de datos es editable siempre y cuando aún no se haya activado un origen de correo. Seleccione una nueva Duración de retención de archivo. Active o desactive Purga selectiva. Agregue o elimine un aprobador de cambios de archivo en Aprobación de cambio. Asegúrese de comunicar a los demás usuarios que los va a agregar al sistema y que recibirán un correo electrónico de verificación. 3 Haga clic en Guardar. El cambio no se aplicará hasta que se guarde. El valor que haya cambiado permanece bloqueado hasta que un aprobador de cambios de archivo lo apruebe o lo rechace. Los nuevos aprobadores de cambios de archivo deben verificar su dirección de correo electrónico para que se los pueda aprobar o rechazar. Es necesario actualizar la página o volver a iniciar sesión para ver los cambios de estado. 14 SaaS Archiving Guía de administración

15 4 Creación 4 y administración de orígenes de correo La adición y el mantenimiento de orígenes de correo permite que Archiving recupere los mensajes de correo electrónico de los servidores de correo electrónico y los almacene en el archivo. En Archiving, un origen de correo es equivalente a un buzón del diario en un servidor de correo electrónico. La función de registro en diario de Microsoft Exchange registra una copia, o diario, de todos los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos procesados por Exchange Server. El registro en diario garantiza que se capturan y archivan los destinatarios con copia oculta (CCO) y de las listas de distribución. Exchange Server envía esta copia del correo electrónico a un buzón dedicado, el buzón de destinatarios de diario, que también reside en Exchange Server. A continuación, el servicio recupera el correo electrónico de este buzón de destinatarios de diario y lo archiva. Cada base de datos de Exchange puede tener su propio buzón del diario. Es posible tener más de un buzón del diario en un único servidor, así como varios servidores en el entorno. Una vez que se activa, Archiving sondea cada origen de correo cada 15 minutos para comprobar si hay mensajes disponibles. Los nuevos mensajes se extraen a archivos redundantes situados fuera de sus instalaciones. La administración de orígenes de correo implica crear y mantener orígenes de correo para orígenes tanto activos como históricos. Contenido Configuración de la conectividad del origen de correo Configuración de alertas de origen de correo Ampliación o sustitución de un servidor de correo Configuración de la conectividad del origen de correo Para que la comunicación entre Archiving y el servidor de correo sea posible, es necesario agregar un origen de correo y configurar sus opciones de conexión. Los orígenes de correo son precisos tanto para buzones del diario activos como para mensajes históricos. Antes de empezar Siga estas directrices: Es imprescindible ser administrador de clientes para configurar o modificar un origen de correo. Asegúrese de haber configurado correctamente el buzón en el servidor de correo. Aprovisione los usuarios en Administración de cuentas antes de agregar y activar el primer origen de correo. SaaS Archiving Guía de administración 15

16 4 Creación y administración de orígenes de correo Configuración de la conectividad del origen de correo Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Instalación Orígenes de correo. 2 Haga clic en Nuevo. Si se trata del primer origen de correo, aparecerá un mensaje. Cree los usuarios en Administración de cuentas antes de configurar los orígenes de correo. Haga clic en Aceptar para continuar, o bien en Cancelar si aún no ha configurado los usuarios. Figura 4-1 Ventana Nuevo origen de correo 3 Configure las opciones de Conexión. Esta opciones permiten que Archiving se comunique con el servidor de correo. 4 Seleccione si es necesaria la validación de una autoridad de certificación. 5 Seleccione si el origen de correo se va a utilizar para mensajes históricos. Es preciso disponer de almacenamiento adicional para mensajes históricos si se desea seleccionar esta opción. 6 Seleccione si se debe activar o no el nuevo origen de correo. Observe que el botón Guardar queda inactivo. 7 Seleccione si el origen de correo utilizará un periodo en silencio. El periodo en silencio debe ser de al menos 30 minutos, y no debe superar las 10 horas. 8 Pruebe la conexión con el servidor de correo si es necesario. El botón Guardar se activa. 16 SaaS Archiving Guía de administración

17 Creación y administración de orígenes de correo Configuración de alertas de origen de correo 4 9 Guarde el origen de correo: Para guardar un origen de correo inactivo, debe rellenar los campos Nombre de servidor, Puerto y Nombre de usuario del buzón. Para guardar un origen de correo activo, debe rellenar todos los campos, seleccionar Activa, hacer clic en Probar conectividad, y el resultado de esta última operación debe ser correcto. a b Verifique las selecciones que haya realizado. Haga clic en Guardar. Se cierra la ventana Nuevo origen de correo. El origen de correo ya está configurado para transferir mensajes de correo electrónico del servidor de correo al archivo. Configuración de alertas de origen de correo La configuración de alertas de origen de correo permite recibir notificaciones automáticamente cuando se producen problemas con la conectividad, la autenticación, la ingestión o la cola de diario del origen de correo. Antes de empezar Es imprescindible ser administrador de clientes para configurar o modificar un origen de correo. Rellene y guarde toda la configuración de origen de correo requerida en la ficha Conexión antes de configurar las alertas. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. SaaS Archiving Guía de administración 17

18 4 Creación y administración de orígenes de correo Ampliación o sustitución de un servidor de correo Procedimiento 1 Abra un origen de correo y haga clic en la ficha Alertas. Figura 4-2 Ficha Alertas de la ventana Orígenes de correo 2 Rellene el formulario y haga clic en Guardar. Ampliación o sustitución de un servidor de correo Amplíe la versión de Exchange Server del servidor de correo o sustituya un servidor de correo existente al tiempo que garantiza que todo el correo se archiva correctamente. Antes de empezar Necesitará disponer de la capacidad de realizar tareas en el servidor de correo y de modificar los orígenes de correo en Control Console. Procedimiento 1 Elimine la capacidad de enviar correo con destino al servidor o desde él. 2 Supervise el buzón del diario hasta que Archiving haya recogido y eliminado todo el correo. 3 Abra Control Console y anule la selección de la opción Activa de cada origen de correo que apunte actualmente al antiguo servidor. Así se impedirá que Archiving intente importar correo electrónico de los buzones del diario durante la ampliación. 18 SaaS Archiving Guía de administración

19 Creación y administración de orígenes de correo Ampliación o sustitución de un servidor de correo 4 4 Lleve a cabo la ampliación y asegúrese de que no se pueda entregar ningún mensaje de correo electrónico con destino al servidor o desde él hasta que se haya activado el registro en diario. 5 Deje que el correo electrónico fluya hasta el servidor una vez que la ampliación haya finalizado y el registro en diario esté activado. 6 Abra Control Console y edite los orígenes de correo para que utilicen la dirección y el formato de correo correctos del nuevo servidor. 7 Active, pruebe y guarde cada origen de correo. a Seleccione Activa. b c Haga clic en Probar conectividad para verificar que Archiving puede conectarse con el servidor. Haga clic en Guardar. 8 Supervise los buzones del diario para asegurarse de que el correo se esté importando correctamente. El origen de correo se sondeará en busca de nuevos mensajes aproximadamente durante los 15 minutos posteriores a su activación. SaaS Archiving Guía de administración 19

20 4 Creación y administración de orígenes de correo Ampliación o sustitución de un servidor de correo 20 SaaS Archiving Guía de administración

21 5 Archivado 5 de mensajes históricos El proceso de origen de correo puede utilizarse también para el almacenamiento de datos históricos. No obstante, existen importantes diferencias entre ambos procesos. El almacenamiento de mensajes históricos puede utilizarse para: Mensajes de correo electrónico que se guardaron antes de activar Archiving. Mensajes de correo electrónico que hayan sido guardados fuera del proceso de registro en diario de Exchange. Mensajes de correo electrónico que hayan sido guardados en archivos.pst. Mensajes de correo electrónico que residan aún en Exchange Server. Qué hace que el almacenamiento de datos históricos sea diferente? Los mensajes históricos se archivan con carácter indefinido, mientras que los mensajes de correo electrónico estándar se almacenan en función del periodo de conservación. El número total de mensajes históricos presentes en el archivo está limitado por el espacio de almacenamiento que haya adquirido mediante el contrato de servicio. Proceso de archivado de mensajes históricos Cuando el origen de correo histórico está activo, el sistema ingiere todos los mensajes que se hayan movido al buzón histórico del servidor de correo. A medida que los mensajes se mueven al archivo, estos se eliminan del buzón. Este proceso continúa hasta que el buzón se vacía o hasta que el almacenamiento histórico se llena. Archiving desactiva automáticamente el origen de correo histórico cuando se alcanza el límite del espacio de almacenamiento de datos históricos. Para continuar, adquiera más espacio de almacenamiento y vuelva a activar el origen de correo histórico. Supervisión del archivado histórico Archiving utiliza la función de alertas de Origen de correo para notificarle automáticamente que se ha terminado o que se ha utilizado por completo el espacio de almacenamiento disponible. Para recibir notificaciones sobre el estado del espacio de almacenamiento histórico, active las alertas. Asimismo, puede hacer lo siguiente: Comprobar el buzón histórico del servidor de correo para ver si aún hay mensajes a la espera de ser archivados. Consulte la ficha Descripción general y compruebe si el origen de correo está activado. Consulte la ficha Descripción general y compruebe el valor del campo Uso de almacenamiento de datos históricos. Contenido Uso de varios orígenes de correo histórico para mejorar el rendimiento de la importación SaaS Archiving Guía de administración 21

22 5 Archivado de mensajes históricos Uso de varios orígenes de correo histórico para mejorar el rendimiento de la importación Configuración de un servidor de correo para archivar mensajes históricos Configuración de un origen de correo histórico Archivado de mensajes históricos que tienen distintos tipos de formatos Uso de varios orígenes de correo histórico para mejorar el rendimiento de la importación El tiempo necesario para importar correo histórico depende de los recursos disponibles del servidor de correo electrónico y de la conexión a Internet. Al crear más de un origen de correo histórico, puede reducir el tiempo que lleva completar la importación de un gran volumen de datos históricos. Tenga en cuenta estos consejos para mejorar el rendimiento de la importación de datos históricos: Para las importaciones de un tamaño superior a varios centenares de GB, considere ubicar temporalmente los datos históricos en un servidor dedicado temporal. Esta estrategia le permite dedicar la máxima cantidad de IO del servidor o del disco, al mismo tiempo que se reduce el impacto en el entorno de producción. Considere crear varias bandejas de entrada en el servidor temporal, cada una de las cuales con una cantidad fija de datos históricos, con un origen de correo histórico independiente para cada una. Los clientes pueden validar que su ancho de banda y su infraestructura "de ruta crítica" carecen de engorrosos cuellos de botella. Configuración de un servidor de correo para archivar mensajes históricos Cree un buzón histórico designado en el servidor de correo como requisito previo para archivar mensajes históricos. Antes de empezar Siga estas directrices: Todos los mensajes históricos deben tener el mismo formato. Si dispone de una combinación de mensajes con registro de sobres en diario y sin registro en diario, es posible que tenga problemas de archivado o de resultados de búsqueda no esperados en Archiving. El buzón histórico del servidor no puede ser un buzón del diario. El buzón histórico no puede pertenecer a un usuario activo, ya que todos sus mensajes se eliminarán una vez archivados. No reenvíe ni envíe mensajes al buzón histórico. Al reenviar o enviar mensajes se modifica la información de remitente/destinatario, así como otros metadatos de los mensajes. Para conservar una copia de los mensajes históricos, además de la versión archivada, debe copiar dichos mensajes en una ubicación externa al buzón de mensajes históricos. 22 SaaS Archiving Guía de administración

23 Archivado de mensajes históricos Configuración de un origen de correo histórico 5 Procedimiento 1 Cree un buzón para correo electrónico histórico en el servidor de correo. 2 Copie los mensajes que desee archivar en el buzón histórico. Estos mensajes pueden proceder de buzones de usuario o de archivos.pst de usuario. Una vez copiados todos los mensajes, podrá iniciar sesión en Archiving y crear un nuevo origen de correo histórico. Configuración de un origen de correo histórico Configure un origen de correo para archivar los mensajes históricos. Antes de empezar Asegúrese de haber configurado correctamente el buzón en el servidor de correo para archivar mensajes históricos. Siga estas recomendaciones al crear un origen de correo histórico: Utilice el tipo Formato de mensaje correspondiente a la versión de Exchange que haya registrado en diario los mensajes en un principio. En caso contrario, seleccione Genérico. Seleccione siempre Histórico. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Instalación Orígenes de correo y haga clic en Nuevo. Aparece la ventana Nuevo origen de correo. 2 Rellene el formulario y haga clic en Guardar. Archivado de mensajes históricos que tienen distintos tipos de formatos A la hora de archivar mensajes históricos, todos deben ser del mismo tipo. Si se mezclan mensajes de formatos diferentes, sepárelos y archívelos en los orígenes de correo correspondientes. Antes de empezar Revise la información de administración de servidores de correo y configuración de orígenes de correo. Procedimiento 1 Cree un buzón histórico independiente en los servidores de correo para cada tipo de formato. 2 Coloque los mensajes en los correspondientes buzones históricos de los servidores de correo. 3 Cree un origen de correo en Archiving que apunte al primero de los buzones históricos. 4 Defina el tipo de formato de mensaje apropiado. SaaS Archiving Guía de administración 23

24 5 Archivado de mensajes históricos Archivado de mensajes históricos que tienen distintos tipos de formatos 5 Active el origen de correo y archive todos los mensajes en el buzón asociado. 6 Repita estos pasos con cada uno de los formatos de mensaje restantes. 24 SaaS Archiving Guía de administración

25 6 Búsqueda 6 en el archivo La creación de búsquedas le permite encontrar, ver y exportar mensajes de correo electrónico que actualmente están almacenados en el archivo. Para crear una búsqueda, escriba lo que sepa sobre el mensaje (o mensajes) en los campos de los criterios y haga clic en Buscar. Contenido Cómo mejorar los resultados de las búsquedas Cómo evitar palabras irrelevantes Utilización de la búsqueda simple Utilización de la búsqueda avanzada Utilización de la búsqueda de ID de archivo Visualización de un mensaje de correo electrónico archivado Almacenamiento de búsquedas para su reutilización Exportación de mensajes Cómo mejorar los resultados de las búsquedas Puede mejorar los resultados de las búsquedas siguiendo unas sencillas directrices y prácticas recomendadas. Utilice la combinación correcta de términos de búsqueda y funciones de filtrado para localizar rápidamente los correos electrónicos que necesite. Reglas de búsqueda básicas Rellene al menos un campo de búsqueda para comenzar una nueva búsqueda. Cuantos más campos rellene, más específica será su búsqueda y, por tanto, más reducido será el número de resultados. Los campos de búsqueda no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Buscar Informes de Ventas es lo mismo que buscar informes de ventas. Seleccione con cuidado los términos de búsqueda. Utilice palabras o expresiones que sean exclusivas de los mensajes que desee encontrar. Evite el uso de palabras o expresiones habituales, tales como un, uno y el. Más reglas para búsquedas complejas La mayoría de los caracteres especiales (como +-&!><) se interpretan como texto simple cuando se utilizan dentro de una palabra o expresión. Otros caracteres especiales (como #), se ignoran. Se puede utilizar el asterisco final (*) y el signo de interrogación de cierre (?) para realizar búsquedas con caracteres comodín. El asterisco busca uno o varios caracteres. El signo de interrogación busca un único carácter. SaaS Archiving Guía de administración 25

26 6 Búsqueda en el archivo Cómo mejorar los resultados de las búsquedas Se pueden buscar direcciones de correo electrónico utilizando toda la dirección, solo el dominio o cualquier parte de la dirección. Seleccione Expresión, Cualquier palabra o Todas las palabras para determinar el modo en que desea que la búsqueda interprete el texto que introduzca. Directrices sobre caracteres especiales No utilice caracteres especiales solos. Algunos caracteres especiales sí están permitidos y pueden interpretarse como texto simple cuando se incluyen como parte de una cadena alfanumérica. Los caracteres especiales que aparecen al principio o al final de una cadena suelen ignorarse. Tabla 6-1 Caracteres especiales interpretados como texto simple Carácter especial Nombre + Signo más - Guión & Plica! Signo de exclamación de cierre ) Paréntesis de cierre ( Paréntesis de apertura { Llave de apertura } Llave de cierre [ Corchete de apertura ] Corchete de cierre ^ " Comillas ~ Tilde Et Acento circunflejo : Dos puntos Búsquedas con caracteres comodín Las búsquedas en el archivo admiten dos tipos de caracteres comodín: el asterisco (*) y el signo de interrogación de cierre (?), cuando se colocan dentro de una cadena o al final de ella. No se puede colocar un carácter comodín al principio de una cadena de texto. Se recomienda evitar colocar un carácter comodín demasiado cerca de un término de búsqueda, o con muy pocos caracteres. Por ejemplo, si se busca caballo*, obtendrá resultados mejores y más rápidos que si se busca c* o c*s. Los caracteres comodín no se pueden utilizar en una búsqueda por expresión. La combinación de caracteres comodín con otros caracteres especiales puede dar lugar a resultados de búsqueda faltos de coherencia. Por ejemplo, la búsqueda de.doc* y doc* ofrece resultados distintos. Ejemplos con el asterisco (*) como carácter comodín El asterisco (*) busca uno o más caracteres. 26 SaaS Archiving Guía de administración

27 Búsqueda en el archivo Cómo mejorar los resultados de las búsquedas 6 Tabla 6-2 Ejemplos con el asterisco (*) como carácter comodín Término de búsqueda greg* gre* gr*o *gre Devuelve... greg, gregs, gregg, gregory, gregorian grego, gregos, gregorio, gregario, gregoriano grey, greña, gremio grado, grano, grito, grumo No está permitido Ejemplos con el signo de interrogación de cierre (?) como carácter comodín El signo de interrogación de cierre (?) busca un único carácter. Tabla 6-3 Ejemplos con el signo de interrogación de cierre (?) como carácter comodín Término de búsqueda greg? gregari? gra?o gr??o?gre Devuelve... gregs, gregg gregario, gregaria grano, grado grito, grano, graso No está permitido Direcciones de correo electrónico Los campos De y Destinatario le permiten buscar direcciones de correo electrónico en los campos Para y De del encabezado de mensaje. Puede buscar una dirección de correo electrónico completa como John.Smith@example.com, solo la parte local (John.Smith) o solo el dominio (example.com). Asimismo, puede realizar búsquedas en la parte local y el dominio con fragmentos de cada parte como, por ejemplo, John, Smith, example o com. Utilice las diferentes opciones de búsqueda de forma estratégica para ampliar o restringir los resultados de la búsqueda. Utilice la dirección completa para limitar los resultados a una dirección específica. Utilice la parte local para buscar todos los mensajes asociados a un nombre o una cuenta de usuario en particular. Utilice la parte de dominio para buscar todos los mensajes asociados a un dominio en particular. Utilice solo las partes de una dirección para ampliar la búsqueda y encontrar todas las direcciones asociadas a uno o más términos. Puede buscar en una dirección de correo electrónico cualquier parte o término que haya debido a un cambio en el tipo de texto o entre mayúsculas y minúsculas. Texto separado por un carácter especial. Cambio entre mayúsculas y minúsculas. Cambio entre caracteres alfabéticos y numéricos. Puede utilizar caracteres comodines con términos de búsqueda en una dirección de correo electrónico. SaaS Archiving Guía de administración 27

28 6 Búsqueda en el archivo Cómo mejorar los resultados de las búsquedas No puede realizar búsquedas con combinaciones de términos de búsqueda que no constituyen una dirección, un dominio o una parte local por completo. Tabla 6-4 Búsquedas para la dirección de correo electrónico JohnH.Smith7@sub.example.com Partes de búsqueda de la dirección de correo electrónico... Dirección de correo electrónico completa Términos de búsqueda válidos... JohnH.Smith7@sub.example.com Términos de búsqueda no válidos... JohnH.Smith7@sub.example Smith7@sub.example.com Parte local JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Dominio sub.example.com sub example com sub.example example.com En algunos casos, aparece un nombre de pantalla con la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, John Smith <admin@example.com>. Aquí, una búsqueda del nombre John o el apellido Smith devuelve mensajes asociados con John Smith y la dirección de correo electrónico admin@example.com. 28 SaaS Archiving Guía de administración

29 Búsqueda en el archivo Cómo mejorar los resultados de las búsquedas 6 Ejemplos de búsquedas de direcciones de correo electrónico Tabla 6-5 Ejemplos de búsquedas de direcciones de correo electrónico Término de búsqueda greg greg smith Devuelve... Greg Barrios <greg@empresa.co m> Gregorio Sánchez <greg.sanchez@otr a.com> Greg Sánchez <gsanchez@prueba.com> Greg Jiménez <greg99@prueba.c om> Greg Barrios <greg@empresa.co m> Gregory Smith <greg@other.com> Greg Sánchez <gsanchez@prueba.com> Greg Jiménez <greg99@prueba.c om> GregJiménez <gj99@especial.co m> José Sánchez <greg111@especia l.com> GregJiménez <gj99@especial.co m> José Sánchez <greg111@especia l.com> José Jiménez <jose.jimenez@gre g.com> José Jiménez <jose.jimenez@gre g.com> José Sánchez <jsanchez99@prue ba.com> Juan Sánchez <jsanchez@empres a.com> FernandoS <fernando_sanche z@otra.com> José Barrios <j.barrios@sanche z.com> company.com sub.company.com Greg Barrios <greg@empresa.com> Juan Sánchez <jsanchez@empresa.com> Greg Brown <greg@sub.company.com> John Smith <jsmith@sub.company.com> SaaS Archiving Guía de administración 29

30 6 Búsqueda en el archivo Cómo mejorar los resultados de las búsquedas Tabla 6-5 Ejemplos de búsquedas de direcciones de correo electrónico (continuación) Término de búsqueda Devuelve... Greg Barrios Tom Jones gr* GregJiménez m> Greta Cabanas José Sánchez l.com> Roberto Grey a.com> José Jiménez g.com> Hermano Guillermo oriano.com> Búsqueda por expresión, cualquier palabra o todas las palabras La búsqueda del archivo le permite buscar palabras o expresiones concretas en un mensaje de correo electrónico. Asimismo, puede aplicar reglas a algunos campos de texto con objeto de filtrar los resultados. Cuando se introducen varios términos de búsqueda en un campo de texto, puede hacer que se entiendan como una expresión exacta, términos individuales o un grupo de términos. Evite el uso de palabras habituales, tales como un, uno o el en las búsquedas. La búsqueda suele ignorar las palabras habituales. En su lugar, utilice palabras y expresiones concretas de los mensajes de correo electrónico que desee ver o descargar. Búsqueda por expresión: busca los mensajes de correo electrónico que contengan la expresión exacta con el orden de palabras exacto. Búsqueda por cualquier palabra: busca los mensajes de correo electrónico que contengan una o más palabras, sin tener en cuenta su orden. Búsqueda por todas las palabras: busca los mensajes de correo electrónico que contengan todas las palabras en cualquier orden. No se pueden utilizar caracteres comodín en una búsqueda por expresión. Ejemplos de búsquedas por expresión, cualquier palabra o todas las palabras La búsqueda de las palabras correo fénix devolverá diferentes conjuntos de resultados según cómo se apliquen las reglas. 30 SaaS Archiving Guía de administración

31 Búsqueda en el archivo Cómo evitar palabras irrelevantes 6 Tabla 6-6 Búsqueda por expresión, cualquier palabra o todas las palabras de correo fénix Regla Devuelve el texto... Pero no... Expresión correo fénix martes información correo fénix corre o trans porte fénix corre o denv er corre o para fénix corre o trans porte trans porte denv er Cualquier palabra correo fénix martes correo denver transporte denver informa ción correo fénix correo para fénix correo transpo rte fénix correo transpo rte Todas las palabras correo fénix martes información correo fénix correo transporte fénix correo para fénix correo denver transporte denver correo transporte Cómo evitar palabras irrelevantes Las palabras irrelevantes son palabras habituales que el sistema ignora cuando se hace una búsqueda porque no es probable que devuelvan resultados exclusivos. Cuando se introduce una búsqueda, deben utilizarse palabras y expresiones específicas de los mensajes de correo electrónico que desea buscar y evitar palabras y expresiones genéricas o muy utilizadas. Archiving admite varios idiomas y cuenta con una lista de palabras irrelevantes para cada uno de ellos. SaaS Archiving Guía de administración 31

32 6 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda simple Utilización de la búsqueda simple Las opciones de la búsqueda simple permiten a los usuarios buscar rápidamente mensajes de correo electrónico en el archivo. Es posible buscar en función de uno o varios criterios, tales como el remitente o el destinatario del mensaje de correo electrónico, cuándo se envió el mensaje o palabras o expresiones incluidas en él. Localización de mensajes de correo electrónico mediante la búsqueda simple Utilice el formulario de búsqueda para encontrar correos electrónicos a partir de una dirección de correo electrónico, un intervalo de fechas o texto. Siga estas directrices: Rellene un campo para encontrar mensajes que coincidan con un solo valor. Rellene varios campos para encontrar mensajes que coincidan con todos los valores. Combine campos adicionales con una búsqueda Texto del mensaje para filtrar los resultados de una búsqueda por Expresión, Cualquier palabra o Todas las palabras. No se pueden utilizar caracteres comodín si se selecciona Expresión. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Mensajes archivados. La búsqueda se muestra de forma predeterminada. 2 Rellene uno o varios de los siguientes campos: De Destinatario Intervalo de fechas Texto del mensaje 3 Haga clic en Buscar. Los mensajes de correo electrónico que coincidan con los criterios de su búsqueda aparecerán en el panel Resultados. Ejemplos de búsquedas Los siguientes ejemplos comparan los resultados de dos búsquedas similares, una de ellas utilizando Expresión y la otra utilizando Cualquier palabra, en una búsqueda por Texto del mensaje. 32 SaaS Archiving Guía de administración

33 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda simple 6 Tabla 6-7 Ejemplos de búsquedas Criterios Devuelve... No Destinatario: jose@dominio.com Intervalo de fechas: 01/07/2009 al 01/11/2009 Texto del mensaje con Expresión: correo fénix Correo enviado a José entre julio y octubre de 2009 que contiene la expresión correo fénix. Correo enviado a José en junio de 2009 que contiene la expresión correo fénix. Correo enviado a José en agosto de 2009 que contiene la expresión correo para fénix. Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene la expresión correo fénix. Destinatario: jose@dominio.com Intervalo de fechas: 01/07/2009 al 01/11/2009 Texto del mensaje con Cualquier palabra: correo fénix Destinatario: jose@dominio.com Intervalo de fechas: 01/07/2009 al 01/11/2009 Texto del mensaje con Todas las palabras: correo fénix Correo enviado a José entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras fénix o correo, incluidas: correo fénix viaje a fénix correo denver Correo enviado a José entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras fénix y correo en la línea de asunto, incluidas: correo fénix correo a oficina fénix correo sobre software fénix Correo enviado a José en junio de 2009 que contiene las palabras fénix o correo, incluidas: correo fénix, viaje a fénix, correo denver. Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras fénix o correo, incluidas: correo fénix, viaje a fénix, correo denver. Correo enviado a José en junio de 2009 que contiene tanto fénix como correo en la línea de asunto, incluidas: correo fénix y correo a oficina fénix. Correo enviado a José entre julio y octubre de 2009 que contiene solo una de las palabras fénix o correo en la línea de asunto, incluidas: convención fénix, viaje a fénix, correo denver. Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene las dos palabras en la línea de asunto, incluidas correo fénix, correo a oficina fénix y correo sobre software fénix. Correo enviado a José entre julio y octubre de 2009 que contiene la palabra fénix en la línea de asunto y correo en el cuerpo del mensaje. SaaS Archiving Guía de administración 33

34 6 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda avanzada Utilización de la búsqueda avanzada Las opciones de búsqueda avanzada permiten a los administradores de clientes definir criterios de búsqueda para un conjunto más amplio de elementos de los mensajes archivados que los permitidos por la búsqueda simple. Así, es posible mayor precisión en las búsquedas. Mediante estas opciones se pueden buscar mensajes por lo siguiente: Encabezado de mensaje Línea de asunto Cuerpo del mensaje Cuerpo de los datos adjuntos Asimismo, se puede buscar en los metadatos de los mensajes para obtener información sobre: Nombres de los datos adjuntos Tamaños de los mensajes Localización de mensajes de correo electrónico mediante la búsqueda avanzada Utilice las opciones de búsqueda avanzada para crear búsquedas más complejas y restringir los términos de búsqueda. Siga estas directrices: Aplique Expresión, Cualquier palabra y Todas las palabras para especificar las reglas de coincidencia de cada uno de los campos de contenido: Encabezado, Asunto, Cuerpo, Contenido del adjunto. Aplique Todos o Cualquiera para definir las reglas de los cuatro campos en una búsqueda de contenido. La combinación de Todos con una búsqueda de Expresión es la más restrictiva. La combinación de Cualquiera con Cualquier palabra es la menos restrictiva. Los caracteres comodín no se pueden utilizar en una búsqueda por Expresión. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Mensajes archivados. 2 Seleccione Búsqueda avanzada en el panel Criterios. 3 Rellene cualquiera de los siguientes campos para buscar por dirección de correo electrónico o fecha: De Destinatario Intervalo de fechas 34 SaaS Archiving Guía de administración

35 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda avanzada 6 4 Rellene cualquiera de los campos de mensaje, incluyendo Encabezado, Asunto, Cuerpo o Contenido del adjunto para buscar el contenido de los mensajes. a Seleccione Todos o Cualquiera para restringir los términos de búsqueda en relación unos con otros. b c Introduzca las palabras de búsqueda en cada campo conforme a sus necesidades. Seleccione Expresión, Cualquier palabra o Todas las palabras para restringir cada uno de los criterios de búsqueda. 5 Introduzca un Nombre del adjunto para encontrar mensajes con un determinado archivo adjunto. 6 Seleccione la opción Tamaño de mensaje (KB) y escriba el valor o intervalo de tamaño en KB. 7 Haga clic en Buscar. Los mensajes de correo electrónico que coincidan con los criterios de su búsqueda aparecerán en el panel Resultados. Ejemplos de búsqueda avanzada Los siguientes ejemplos comparan los resultados de cuatro búsquedas similares, utilizando Todos y Cualquiera, por una parte, y Expresión y Cualquier palabra, por otra, en una búsqueda de contenido. Estos ejemplos demuestran cómo las distintas combinaciones crean búsquedas más o menos restrictivas. Tabla 6-8 Ejemplos de búsquedas Criterios Coincidencia: Todos Asunto con Expresión: correo fénix Cuerpo con Expresión: totales de ventas Coincidencia: Todos Asunto con Cualquier palabra: correo fénix Cuerpo con Expresión: totales de ventas Coincidencia: Cualquiera Asunto con Expresión: correo fénix Cuerpo con Expresión: totales de ventas Coincidencia: Cualquiera Asunto con Cualquier palabra: correo fénix Cuerpo con Expresión: totales de ventas Devuelve correo que incluye... correo fénix en la línea de asunto. y totales de ventas en el texto del cuerpo. Cualquier combinación de fénix y correo en la línea de asunto: correo fénix transporte fénix correo denver y totales de ventas en el texto del cuerpo. correo fénix en la línea de asunto. o totales de ventas en el texto del cuerpo. Cualquier combinación de fénix y correo en la línea de asunto: correo fénix transporte fénix correo denver o totales de ventas en el texto del cuerpo. SaaS Archiving Guía de administración 35

36 6 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda avanzada Reglas para búsquedas en varios idiomas La búsqueda avanzada le permite realizar búsquedas en asunto, cuerpo, contenido de los datos adjuntos y nombres de los datos adjuntos mediante palabras y expresiones en varios idiomas. Esta función no es aplicable a la búsqueda de encabezados. Estas búsquedas solo pueden realizarse en inglés. Reglas para caracteres especiales en una búsqueda de encabezado El encabezado de mensaje de correo electrónico incluye una gran cantidad de información que se puede buscar. No obstante, existen ciertas restricciones al utilizar caracteres especiales en los términos de búsqueda. Siga estas recomendaciones al realizar búsquedas en los campos Encabezado o Texto del mensaje: No es posible buscar un carácter especial por sí mismo. Se puede buscar texto que incluya caracteres especiales cuando sean parte de una cadena alfanumérica. Si se incluye el punto (.) y la arroba (@) en un término de búsqueda, se interpretan como un espacio en blanco. La mayor parte de los caracteres especiales son ignorados si se escriben al principio o al final de una cadena. La búsqueda de encabezado no admite búsquedas en varios idiomas. Tabla 6-9 Caracteres especiales Carácter especial Nombre Principio de cadena Final de cadena ( Paréntesis de apertura Se ignora { Llave de apertura Se ignora [ Corchete de apertura Se ignora < Signo mayor que Se ignora " Comillas Se ignoran Se ignoran # Almohadilla, hash Se ignora Se ignora ) Paréntesis de cierre Se ignora } Llave de cierre Se ignora ] Corchete de cierre Se ignora : Dos puntos Se ignoran > Signo menor que Se ignora, Coma Se ignora ; Punto y coma Se ignora. Punto Se ignora 36 SaaS Archiving Guía de administración

37 Búsqueda en el archivo Utilización de la búsqueda de ID de archivo 6 Utilización de la búsqueda de ID de archivo Es posible buscar un mensaje concreto utilizando su ID de archivo exclusivo. Esta clase de búsqueda resulta de utilidad cuando hay muchos mensajes con características similares y el resto de opciones de búsqueda devuelven demasiados resultados. Archiving asigna a cada mensaje de correo electrónico que archiva un ID de archivo exclusivo. Esta es la forma más fácil de encontrar y recuperar un mensaje concreto. Localización de mensajes de correo electrónico mediante Búsqueda de ID de archivo Utilice la opción Búsqueda de ID de archivo para encontrar un determinado mensaje de correo electrónico mediante su ID exclusivo. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Seleccione Archiving Mensajes archivados. 2 Seleccione Búsqueda de ID de archivo en el panel Criterios. 3 Introduzca un ID. 4 Haga clic en Buscar. El mensaje de correo electrónico que coincida con su búsqueda aparecerá en el panel Resultados. Visualización de un mensaje de correo electrónico archivado Puede abrir y ver cualquier mensaje de correo electrónico que esté almacenado en el archivo directamente desde el panel de resultados de búsqueda. Tanto la vista previa del mensaje como la ventana del mensaje le permiten ver su contenido, los encabezados de mensaje, los datos adjuntos asociados con el mensaje y la información específica del archivo, incluidos su ID y fecha de caducidad. Visualización de un mensaje Abra y vea los mensajes de correo electrónico para leer su contenido, recuperar datos adjuntos y revisar la información de encabezado y los metadatos. Antes de empezar Primero debe ejecutar una búsqueda y luego ordenar los resultados para encontrar el correo electrónico que desea ver. Abra el mensaje desde el panel Resultados mediante uno de los siguientes procedimientos: Haga doble clic en el mensaje para verlo en la ventana Mensaje. Seleccione una opción del menú Vista previa para abrir el mensaje en el panel Mensaje. Si ha seleccionado Vista previa, el mensaje se muestra en el panel Mensaje. En caso contrario, el mensaje se abre en otra ventana. SaaS Archiving Guía de administración 37

38 6 Búsqueda en el archivo Almacenamiento de búsquedas para su reutilización Almacenamiento de búsquedas para su reutilización Las búsquedas que se realizan periódicamente en el archivo pueden guardarse para volver a utilizarlas posteriormente. Los criterios de búsqueda se guardan con el nombre que se les dé y pueden utilizarse para generar nuevos resultados cuando se produzcan actualizaciones del archivo. Almacenamiento de una búsqueda Utilice la opción Guardar para almacenar los criterios de búsqueda. Antes de empezar Debe saber cómo ejecutar búsquedas en el panel Criterios. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Ejecute una búsqueda en el panel Criterios de Mensajes archivados. 2 Haga clic en Guardar. Aparece la ventana Guardar búsqueda. 3 Introduzca un nombre en el campo Nombre de búsqueda. El nombre del archivo debe contener entre 1 y 60 caracteres. 4 Haga clic en Guardar. Un mensaje confirma que se ha guardado la búsqueda. Puede acceder a las búsquedas guardadas en la ficha Búsquedas guardadas. Ejecución de una búsqueda guardada Utilice las búsquedas guardadas para reutilizar los criterios de búsqueda almacenados previamente. Antes de empezar Deberá haber guardado búsquedas previamente en la ficha Mensajes archivados. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Mensajes archivados Búsquedas guardadas. La ficha Búsquedas guardadas muestra la lista de búsquedas guardadas previamente. 2 En la lista, realice una de las acciones siguientes: Haga doble clic en el nombre de la búsqueda que desee ejecutar. Seleccione la casilla de verificación de la búsqueda y, a continuación, haga clic en Editar. Los criterios de búsqueda aparecen en una nueva ficha que lleva el nombre de la búsqueda. 3 Revise los criterios de búsqueda guardados y realice los cambios necesarios. 4 Haga clic en Buscar. Los mensajes devueltos por la búsqueda aparecen en el panel Resultados. 38 SaaS Archiving Guía de administración

39 Búsqueda en el archivo Exportación de mensajes 6 Desde aquí puede ejecutar otras búsquedas guardadas, guardar los cambios que realice o guardar la búsqueda con un nuevo nombre. Exportación de mensajes Puede descargar uno o varios de los mensajes que se encuentren tras una búsqueda y verlos en un cliente de correo electrónico. Los mensajes se exportan comprimidos en un archivo.zip. Los mensajes se pueden exportar desde el panel Resultados o desde la vista Mensaje. Directrices sobre archivos ZIP Las reglas aplicables al archivo.zip que se descarga al exportar los mensajes determinan el tamaño total del archivo, los mensajes de correo electrónico incluidos, la denominación de los archivos de correo electrónico y el formato de los mensajes de correo electrónico. El tamaño total del archivo que se descarga no puede ser superior a 2 GB. Si el tamaño del conjunto de resultados es mayor, debe restringir los criterios de búsqueda y limitar los resultados. Al proceder a la descarga, el sistema vuelve a ejecutar la búsqueda original. Por ello, el conjunto de mensajes incluidos en el archivo ZIP puede diferir de los resultados iniciales debido a los cambios en el archivo. Los mensajes se almacenan como archivos.eml. Cada nombre de archivo coincide con el ID de archivo exclusivo del mensaje. El formato de cada correo electrónico varía según la función de usuario: La función de usuario recibe el mensaje original. La función de administrador de clientes recibe tanto el registro de sobres en el diario como el mensaje original, que se incluye como datos adjuntos. Para extraer los archivos de correo electrónico es necesaria una utilidad de compresión de archivos.zip. Visualización de archivos.eml Los archivos de correo electrónico que descarga utilizan el formato de archivo.eml y requieren un cliente de correo electrónico compatible. McAfee recomienda Microsoft Outlook Express o una versión reciente de Microsoft Outlook. SaaS Archiving Guía de administración 39

40 6 Búsqueda en el archivo Exportación de mensajes Tabla 6-10 Clientes de correo electrónico para la visualización de archivos.eml Sistema operativo Sugerencias de clientes de correo electrónico Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 con KB Para obtener más información, vaya a Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird Exportación de mensajes Puede descargar mensajes de correo electrónico del archivo y verlos en su cliente de correo electrónico. Esta opción está disponible tanto en el panel de resultados (para varios mensajes) como en la vista de mensaje (para mensajes individuales). Antes de empezar Necesitará los siguientes elementos: Una utilidad de compresión de archivos ZIP para extraer los mensajes de correo electrónico una vez que se hayan descargado. Un cliente de correo electrónico que pueda visualizar archivos.eml. 40 SaaS Archiving Guía de administración

41 Búsqueda en el archivo Exportación de mensajes 6 Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Ejecute una búsqueda en el panel Criterios. 2 Realice una de las siguientes acciones para seleccionar los mensajes que desee descargar. Opción Exportar todo desde el panel Resultados Definición Haga clic en Exportar Exportar todo para descargar todos los resultados de la búsqueda. Exportar selección desde el panel Resultados Exportar desde la vista Mensaje Haga clic en la casilla de verificación correspondiente a cada mensaje y después en Exportar Exportar selección para descargar los resultados de búsqueda seleccionados. Haga doble clic en el mensaje, o bien selecciónelo y haga clic en Vista previa. A continuación, haga clic en Exportar para descargar ese mensaje. Aparecerá un cuadro de diálogo en el navegador. 3 Siga las instrucciones del navegador para abrir o guardar el archivo. El archivo se guarda en su sistema local. 4 Localice el archivo y ábralo mediante la utilidad de compresión de archivos ZIP. Se muestra el archivo ZIP y su contenido. 5 Extraiga los mensajes del archivo ZIP y guárdelos en una carpeta. Los mensajes individuales quedarán almacenados en su sistema local. A partir de este momento puede abrir y ver los mensajes en su cliente de correo electrónico. SaaS Archiving Guía de administración 41

42 6 Búsqueda en el archivo Exportación de mensajes 42 SaaS Archiving Guía de administración

43 7 7 Purga de mensajes Un responsable de conformidad de archivo puede eliminar uno o varios mensajes del archivo, incluidos los mensajes históricos. Esta capacidad garantiza que su empresa cumple con las leyes de privacidad locales. Contenido Purga de mensajes Detalles de la función de responsable de conformidad de archivo Purga de mensajes En tanto que responsable de conformidad de archivo, puede eliminar mensajes del archivo mediante las opciones de Purgar del panel de resultados de búsqueda de Mensajes archivados. Antes de empezar El administrador de clientes debe haberle asignado la función de responsable de conformidad de archivo. Debe desactivar la Retención legal. El menú Purgar está inactivo cuando Retención legal está activada. Limite las búsquedas a menos de mensajes. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Archiving Mensajes archivados. La búsqueda se muestra de forma predeterminada. 2 Ejecute una búsqueda en el panel Criterios. SaaS Archiving Guía de administración 43

44 7 Purga de mensajes Detalles de la función de responsable de conformidad de archivo 3 Realice una de las siguientes acciones para seleccionar los mensajes que eliminar: Para... Purgar todo Haga lo siguiente... Seleccione Purgar Purgar todo para eliminar todos los mensajes de los resultados de búsqueda. Purgar selección Seleccione la casilla de verificación correspondiente a cada mensaje y haga clic en Purgar Purgar selección para eliminar los resultados de búsqueda seleccionados. Aparecerá un cuadro de diálogo en el navegador. 4 Revise el mensaje, haga clic en Aceptar para verificar que desea continuar. Los mensajes se ponen en cola para su eliminación y el menú Purgar queda temporalmente inactivo. El proceso de purga tarda 15 minutos en finalizar. Transcurrido ese tiempo, los mensajes que haya seleccionado para purgar no aparecerán en los resultados de búsqueda y el menú Purgar se activará. Aparecerá un mensaje que le avisará de que el proceso de purga ha finalizado. Detalles de la función de responsable de conformidad de archivo La función de responsable de conformidad de archivo es una función específica asignada a un usuario expresamente para que realice la purga de mensajes del archivo. Los usuarios con esta función son responsables de garantizar que su empresa cumple con las leyes de privacidad locales. Siga estas directrices: Debe ser asignada a un usuario por un administrador de clientes. Es la única función de usuario que puede acceder y utilizar la función de purga selectiva. No puede administrar orígenes de correo. Puede acceder a todas las demás capacidades del administrador de clientes en Archiving. Los responsables de conformidad de archivo solo pueden usar el complemento de archivo en su propia cuenta de correo electrónico. Lo mismo ocurre con los administradores de clientes y todas las demás funciones de usuario. 44 SaaS Archiving Guía de administración

45 8 Configuración 8 de la conservación de grupos Es posible crear y aplicar reglas de conservación a grupos de usuarios específicos de Archiving. De este modo, dispondrá de medios granulares para satisfacer sus requisitos de conformidad que van más allá de las reglas predeterminadas establecidas de conservación global. Figura 8-1 Ficha Archiving de la ventana Editar grupo Los grupos se gestionan en la ficha Administración de cuentas. Los nuevos grupos deben crearse en la Administración de cuentas específica para la conservación de grupos, en lugar de reutilizar los grupos existentes. Cuando un usuario sea miembro de más de un grupo, se le aplicará el periodo de conservación más largo. Los cambios efectuados en la conservación de grupos deben pasar por el mismo proceso de aprobación que el que se utiliza para configurar el almacenamiento en Archiving. Debe tener la función de administrador de soporte técnico, de grupos, de clientes o de partners para poder realizar cambios. Los grupos con periodos de conservación activos no se pueden cambiar ni eliminar con el proceso de Directory Integration. Contenido Creación de grupos y adición de conservación de grupos Restaurar la longitud de la conservación de archivos global para un grupo SaaS Archiving Guía de administración 45

46 8 Configuración de la conservación de grupos Creación de grupos y adición de conservación de grupos Creación de grupos y adición de conservación de grupos Utilice la función Grupos de Administración de cuentas para crear reglas de conservación de grupos de usuarios en Archiving. Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. 1 Seleccione Administración de cuentas Grupos. 2 Haga clic en Nuevo para abrir la ventana Nuevo grupo. 3 Escriba un Nombre de grupo y haga clic en Guardar. 4 Seleccione el nombre de grupo y haga clic en Editar para abrir la ventana Editar grupo. 5 Seleccione Miembros y agregue usuarios al grupo. 6 Haga clic en Aplicar. 7 Seleccione Archiving y seleccione la duración de la conservación. 8 Haga clic en Aplicar. La nueva duración de la conservación se aplicará a todos los miembros del grupo. Restaurar la longitud de la conservación de archivos global para un grupo Cuando sea necesario, elimine la longitud de la conservación de grupo personalizada y restaure el valor global. Esta opción puede ser útil cuando la conservación de grupo, o el propio grupo, ya no es necesaria. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Seleccione Administración de cuentas Grupos. 2 Resalte el grupo que desea modificar y haga clic en Editar. 3 En la ventana Editar grupo, seleccione Archiving. 4 En la lista desplegable Conservación, seleccione el valor de conservación global. 5 Haga clic en Aplicar. 46 SaaS Archiving Guía de administración

47 9 Administración 9 de la retención legal Si se habilita la retención legal para todos los mensajes del archivo, se evita que los mensajes se eliminen del sistema cuando alcancen su fecha de caducidad. Contenido Cómo funciona la retención legal Activación y desactivación de la retención legal global Adición y eliminación de retenciones legales específicas del usuario Cómo funciona la retención legal Si se establece la retención legal en el archivo, se conservan todos los mensajes de correo electrónico mientras la retención esté habilitada. En Archiving, los mensajes de correo electrónico normalmente se almacenan en el archivo hasta que llega su fecha de caducidad, momento en el cual se eliminan con carácter permanente. La cantidad de tiempo que se almacena un mensaje antes de caducar viene definida por la duración de la conservación del archivo, en Administración de cuentas, y este periodo se aplica a los mensajes de todos los clientes. Si selecciona la opción Activar retención legal global o aplica la retención legal a determinados usuarios, puede omitir este proceso y conservar los mensajes, incluidos los caducados, por tiempo indefinido. Esto puede resultar especialmente útil para empresas o grandes organizaciones que necesiten asegurarse de que cumplen fielmente la normativa referente a la conservación de sus comunicaciones de correo electrónico por razones legales. A la inversa, al eliminar la retención legal se restaura el proceso normal de purga en función de todas las fechas de caducidad previas. Esto significa que todos los mensajes caducados, incluidos aquellos que hayan caducado mientras estaba vigente la retención legal, se eliminarán automáticamente durante el siguiente proceso de purga. Para obtener más información sobre cómo establecer la duración de la conservación de archivos, consulte la Ayuda de Administración de cuentas. Activación y desactivación de la retención legal global Puede aplicar una retención legal a todos los usuarios si activa la retención legal global. Contenido Activación de la retención legal global Desactivación de la retención legal global SaaS Archiving Guía de administración 47

48 9 Administración de la retención legal Adición y eliminación de retenciones legales específicas del usuario Activación de la retención legal global Aplique una retención legal a todos los usuarios del archivo. Si el proceso de purga se encuentra en ejecución, al activar la retención legal global solo se guardarán los mensajes que aún no hayan caducado. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Seleccione Archiving Instalación Retención legal. 2 En Retención legal global, seleccione Activar retención legal global. Aparecerá el mensaje de alerta de la Retención legal. 3 Haga clic en Sí para confirmar el cambio. La retención legal global queda activada. Los mensajes caducados no serán eliminados del archivo. Desactivación de la retención legal global Elimine la retención legal global para que se vuelvan a aplicar la caducidad y eliminación normales de los mensajes. Los mensajes que se eliminen no se podrán restaurar. Para ver las definiciones de las opciones, haga clic en Ayuda en la interfaz. Procedimiento 1 Haga clic en Archiving Instalación Retención legal. 2 En Retención legal global, anule la selección de Activar retención legal global. Aparecerá el mensaje de alerta de la retención legal. 3 Haga clic en Sí para confirmar el cambio. La Retención legal global quedará desactivada. Los mensajes caducados permanecerán en el archivo hasta el siguiente ciclo de eliminación. Adición y eliminación de retenciones legales específicas del usuario Además de la retención legal global que se les aplica a todos los usuarios, también puede crear retenciones legales específicas del usuario que se apliquen únicamente a los usuarios que seleccione. Debe evitar crear retenciones legales específicas del usuario que se apliquen a nuevos usuarios que tengan ya un gran número de mensajes de correo electrónico. Al sistema puede llevarle varios días identificar todos los mensajes de correo electrónico del usuario, y entre tanto es posible que algunos mensajes se vean sujetos a la caducidad y eliminación normales. Si va a aplicar una retención legal específica del usuario a uno o varios nuevos usuarios, considere la conveniencia de lo siguiente: Activar la Retención legal global para impedir que caduquen los mensajes de ningún usuario. Utilizar Directory Integration para sincronizar las cuentas de usuario. 48 SaaS Archiving Guía de administración