Guía de usuario de ShoreTel Connect para Chrome 28 de marzo de 2017

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1 de 28 de marzo de 2017 Este documento contiene información relativa a la instalación, administración y uso de la extensión de. Descripción general... 2 Instalación de... 2 Inicio de sesión en... 2 Restablecimiento de la contraseña... 3 Cambiar el idioma... 3 Acceso a las cuentas personales y de empresa de Google... 4 Búsqueda de información de contactos... 4 Realizar una llamada... 5 Contestar una llamada entrante... 5 Visualización de los modos de manejo de llamadas... 6 Realizar llamadas con marcación web... 6 Añadir ShoreTel Bridge a una cita de Google Calendar... 7 Edición de la invitación a la reunión... 8 Unirse a ShoreTel Bridge... 9 Pagina 1 de 9

2 Descripción general es una extensión de navegador que permite integrar comunicaciones unificadas entre ShoreTel Connect y Google Suite. Esta extensión de navegador se integra con Google Suite de Google Cloud y actúa como cliente web para usuarios que no tengan el cliente ShoreTel Connect instalado en el sistema. permite a los clientes de ShoreTel Connect LOCALES y en la NUBE usar el sistema de telefonía de ShoreTel en combinación con la plataforma Google Suite. Instalación de solo es compatible con el navegador Google Chrome. 1. Abra una ventana del navegador Google Chrome. 2. Vaya al sitio de Chrome Web Store y busque ShoreTel Connect. 3. Haga clic en el botón + AÑADIR A CHROME. 4. En el diálogo que aparece, haga clic en Añadir extensión para añadir la extensión a la barra de direcciones. Inicio de sesión en Los usuarios con licencia básica, estándar o avanzada pueden utilizar la extensión de ShoreTel Connect para Chrome. Los usuarios no deben utilizar la extensión de en modo de incógnito. Si un usuario desea conectarse a varias cuentas en Chrome, primero debe hacerlo en su cuenta de empresa de Google Suite y después en su cuenta personal. 1. Haga clic en en la barra de extensiones de Chrome. 2. Introduzca sus credenciales de usuario. El nombre de usuario de ShoreTel y la dirección de correo electrónico de Google Suite deben coincidir para poder conectarse correctamente. Pagina 2 de 9

3 3. Haga clic en Mostrar avanzadas e introduzca la dirección del servidor en el campo que aparece. Póngase en contacto con su administrador para obtener información sobre el servidor. 4. Seleccione la opción Recordarme si quiere que Chrome guarde sus credenciales de conexión. 5. Haga clic en Conexión. 6. Si es la primera vez que se conecta, haga clic en Iniciar sesión en Google > Conectar con Google > Permitir para conectar la cuenta de ShoreTel con su cuenta de G Suite. Esto permitirá al sistema buscar sus contactos de Google en la extensión de ShoreTel. 7. Para desconectarse: a. Haga clic en. b. Haga clic en Desconexión. Si se desactiva la autorización de Google, puede hacer clic en Volver a conectar cuenta para volver a conectarse a su cuenta de Google. Restablecimiento de la contraseña Puede restablecer la contraseña de cuando reciba una notificación sobre su caducidad. 1. Escriba la nueva contraseña. 2. Vuelva a escribir la contraseña. 3. Haga clic en Definir nueva contraseña y conectarse. Cambiar el idioma De forma predeterminada, la extensión de se visualiza en el mismo idioma que el sistema operativo instalado. Los idiomas admitidos son inglés (EE.UU.), francés, alemán, español y sueco. Pagina 3 de 9

4 Para cambiar el idioma de la extensión: En Windows, configure Chrome y su cuenta de Google con el mismo idioma. Para obtener más información sobre cómo cambiar el idioma de Chrome y de la cuenta de Google, consulte el sitio web de Google. En Macintosh, cambie el idioma del sistema operativo y, a continuación, abra la extensión. Para obtener más información sobre cómo cambiar el idioma del sistema operativo, consulte el sitio web de Apple. Acceso a las cuentas personales y de empresa de Google Puede acceder a su cuenta personal y de empresa de Google al mismo tiempo en varias pestañas del navegador mientras utiliza la extensión de. Para acceder a su cuenta personal y de empresa, debe añadir sus contactos personales a la cuenta de empresa de Google Suite. Para acceder a la extensión de cuando su cuenta personal y de empresa de Google están abiertas al mismo tiempo: 1. Primero inicie sesión en su cuenta de empresa de Google Suite. 2. Abra la extensión de y conéctese. 3. Inicie sesión en su cuenta personal de Google. Búsqueda de información de contactos Para que la extensión de pueda buscar contactos de Google, el administrador debe añadir la aplicación de contactos al dominio de G Suite. Para añadir la aplicación de contactos, el administrador debe hacer lo siguiente: 1. Ir a la página de inicio del administrador > Apps (Aplicaciones) > G Suite. 2. Añadir la aplicación Contactos. Para buscar los detalles de los contactos, escriba el nombre, el apellido, el nombre de empresa, el número de teléfono o la dirección de correo del contacto en la barra de búsqueda. La búsqueda solo devolverá resultados de los contactos de ShoreTel. Si quiere buscar contactos en su cuenta personal o de empresa de Google, debe iniciar sesión en Google. La extensión de elimina los caracteres de formato de los teléfonos (espacios, tabulaciones, paréntesis, el signo más, menos y los puntos) de los contactos de Google y lleva a cabo una búsqueda en los contactos de la cuenta personal y de empresa de Google comparando el número de teléfono introducido por los usuarios. Pagina 4 de 9

5 Los contactos de ShoreTel se visualizan junto a su estado de disponibilidad. Es preciso tener una cuenta de empresa de Google para poder sincronizar todos los contactos en la extensión de. Para poder buscar contactos de Google en la extensión de, los contactos deben tener asignado un nombre y un número de contacto. Para cerrar los resultados de la búsqueda, pulse la tecla ESC. Realizar una llamada 1. Introduzca los detalles del contacto en la barra de búsqueda para encontrar el contacto. 2. Para realizar una llamada desde los resultados de la búsqueda, lleve a cabo una de estas acciones: Haga clic en el número de teléfono o extensión. Vaya al contacto que desee y pulse la tecla Enter para marcar el primer número que aparezca asociado a dicho contacto. Escriba el número en la barra de búsqueda y pulse la tecla Enter o haga clic en. 3. Haga clic en el icono Poner llamada en espera para poner en espera la llamada activa. 4. Haga clic en para finalizar la llamada. Contestar una llamada entrante La extensión muestra una notificación en la esquina inferior derecha cuando se recibe una llamada entrante. Para contestar una llamada entrante, realice una de las acciones siguientes: Haga clic en la notificación para contestar una llamada entrante o haga clic en Enviar al correo de voz en la notificación para enviar directamente la llamada al correo de voz. Si la extensión de está visible, haga clic en el icono del teléfono verde para contestar la llamada o haga clic en Enviar al correo de voz para enviar directamente la llamada al correo de voz. Pagina 5 de 9

6 Visualización de los modos de manejo de llamadas Los modos de manejo de llamadas muestran el estado de disponibilidad de un usuario. El modo de manejo de llamadas debe estar sincronizado con el cliente ShoreTel Connect. Se muestra un indicador de estado en el avatar del usuario y aparece un mensaje de estado debajo del nombre de usuario. Los modos de manejo de llamadas son: Disponible En una reunión No molestar Fuera de la oficina Vacaciones Personalizado Realizar llamadas con marcación web Web Dialer permite marcar números de teléfono que aparecen en una página web con un solo clic. Debe estar conectado a la extensión de para poder realizar llamadas con Web Dialer. Cuando se instala la extensión de, ShoreTel Connect Web Dialer se desactiva y todas las llamadas de Web Dialer se realizan a través de la extensión de. Si ha desactivado la extensión de, al volver a activarla debe actualizar la página web para que se visualicen los iconos de Web Dialer. El icono de ShoreTel Web Dialer aparece junto a los números de teléfono de todos los países solo si se muestran en formato oficial internacional. No obstante, en el caso de Australia, Francia, Alemania, Nueva Zelanda, España, Suecia, Reino Unido y EE.UU., el icono se muestra incluso en los números locales. Es posible que vea varios iconos de ShoreTel Web Dialer si: Están activadas las opciones Clickable Numbers (Números en los que se puede hacer clic) y Selectable Numbers (Números que se pueden seleccionar) de la extensión de Google Voice. Están activadas otras extensiones de Web Dialer. Solución: desactive las opciones Clickable Numbers y Selectable Numbers de la extensión de Google Voice y de todas las demás extensiones de Web Dialer. Pagina 6 de 9

7 Para realizar una llamada a través de Web Dialer, lleve a cabo una de estas acciones: Haga clic en junto al número de teléfono. Seleccione el número de teléfono, haga clic con el botón derecho y después en Llamar <número de teléfono>. Recibirá una notificación de Chrome si no ha iniciado sesión en la extensión de ShoreTel Connect para Chrome o si se ha perdido la conexión. Error El usuario no está conectado a la extensión Conexión perdida Tabla 1: Mensaje de error Mensaje de la notificación No se puede realizar la llamada porque no ha iniciado sesión en la extensión de. No se puede realizar la llamada porque no hay conexión con el sistema de ShoreTel. Inténtelo de nuevo más tarde. Añadir ShoreTel Bridge a una cita de Google Calendar Es preciso tener una cuenta de empresa de Google para poder añadir ShoreTel Bridge a una conferencia programada. 1. Abra Google Calendar. 2. En la esquina superior izquierda, haga clic en Create (Crear) para crear una nueva invitación de reunión. 3. Si quiere crear una reunión periódica, seleccione la casilla de verificación Repeat (Repetir). En el campo Repeats (Repetición), seleccione la frecuencia con la que quiere repetir el evento. ShoreTel Conference Bridge permite repetir las reuniones con periodicidad diaria, semanal, quincenal y mensual. Si desea configurar una periodicidad quincenal, seleccione la opción semanal y especifique 2 en el campo Repeat every (Repetir cada). En el campo Repeat every (Repetir cada), haga lo siguiente: Si desea reuniones con periodicidad diaria, semanal y mensual, seleccione 1. Para reuniones con periodicidad quincenal, seleccione 2. Pagina 7 de 9

8 En el campo Repeat on (Repetir el), seleccione el día que desee para activar la periodicidad mensual. En el campo Repeat by (Repetir antes del), seleccione el día del mes o de la semana que desee para activar la periodicidad mensual. En el campo Starts on (Fecha de inicio), seleccione el día de inicio. En el campo Ends (Fecha de fin), seleccione el día de finalización. Si crea una periodicidad de reunión con opciones que no sean las anteriormente mencionadas, la extensión de mostrará un mensaje de error para informarle de que los detalles de ShoreTel Conference Bridge no se han añadido a la cita. La extensión solo creará la cita del calendario de Google. Seguidamente, podrá modificar las opciones de periodicidad de la reunión. 4. Si quiere crear la reunión para todo el día, seleccione la casilla de verificación All day (Todo el día). 5. En el campo Event title (Título del evento), introduzca un título para la reunión. 6. Seleccione la fecha y la hora. 7. En la pestaña Event details (Detalles del evento), seleccione la casilla de verificación Add Link (Añadir vínculo) par añadir los detalles de ShoreTel Bridge. La información de acceso de Conference Bridge se añade automáticamente en el campo Description (Descripción). Si ya existe información en el campo de descripción, se añaden los detalles de acceso al final. 8. Seleccione la casilla de verificación Modify Event (Modificar evento) para que los participantes puedan hacer cambios en la invitación a la reunión en el calendario de Google. Los participantes no pueden modificar los detalles de ShoreTel Conference Bridge. 9. Haga clic en Save (Guardar) para crear un evento. Se añadirá la información detallada del evento del calendario de Google en ShoreTel Conference Bridge. Esto incluye el título del evento, la fecha, la hora, la periodicidad y la lista de asistentes. Edición de la invitación a la reunión Es posible editar o eliminar la invitación a la reunión antes de que dé comienzo. 1. En la página de la reunión del calendario de Google, seleccione la reunión. 2. Haga clic en Edit event (Editar evento). Se abrirá la página de la reunión. Pagina 8 de 9

9 3. Lleve a cabo los cambios necesarios en la invitación a la reunión y haga clic en Save (Guardar). Si hace algún cambio en el cliente ShoreTel Connect, la cita del calendario de Google no se actualizará. Si hace cambios en la pestaña Event Details (Detalles del evento), los cambios no se actualizarán en la cita. Unirse a ShoreTel Bridge Si ha añadido ShoreTel Conference Bridge a una cita del calendario de Google, los participantes recibirán notificaciones de la próxima reunión. Los participantes pueden ver la invitación a la reunión y marcar para unirse a una conferencia. Para unirse a una reunión desde la notificación: 1. En el área de notificaciones, haga clic en Marcación para recibir una llamada entrante en su extensión. 2. Conteste la llamada y pulse 1 para unirse a la conferencia. Para unirse a una conferencia desde la página de la reunión en el calendario de Google: 1. En la página de la reunión del calendario de Google, seleccione el evento. 2. Para marcar, realice una de las acciones siguientes: Seleccione Llamar a mi teléfono principal y haga clic en el botón verde de llamada. Esta acción transferirá la llamada de conferencia del evento del calendario de Google al teléfono principal configurado con la extensión. Seleccione Llamarme en e introduzca el número de teléfono; haga clic en el botón verde de llamada para recibir una llamada en el número introducido. 3. Haga clic en la dirección URL para unirse a la conferencia web. Pagina 9 de 9