SW SOFTWARE. FLUX: Software de Administración Comercial para Linux. Salvador Ramírez Flandes Ingeniero Civil Informático

Transcripción

1 SW SOFTWARE FLUX: Software de Administración Comercial para Linux Salvador Ramírez Flandes Ingeniero Civil Informático

2 Tabla de Contenidos Introducción 3 Ventajas de FLUX 4 Descripción de FLUX 7 Módulo de Bodega 7 Módulo de Venta 8 Módulo de Caja 9 Módulo de Finanzas 9 Módulo de Administración 10 Descripción de Linux 11 Introducción: El Desafío de la Empresa y Negocios de Hoy 11 Breve Descripción de Linux 13 El potencial de Linux 14 Usos de Linux en el mundo 15 Preguntas Frecuentes sobre Linux 17 Conclusión 19 2

3 Introducción En un mundo de información, el manejo adecuado y eficiente de esta puede ayudar de manera importante al éxito de una organización o empresa. Hoy en día usamos computadores para procesar información y prácticamente toda empresa actual dispone de al menos uno. Sin embargo, un computador por sí solo no sirve de mucho sin el software. El manejo de la información de una empresa se modelo a través del software que usamos, definido por los protocolos de flujo de información que modelan el funcionamiento de la organización. Esto quiere decir que, idealmente, cada empresa necesitaría un software dedicado, hecho para que se ajuste totalmente al modelamiento previamente mencionado. Actualmente existen variadas soluciones de software para la administración comercial, proceso que involucra (al menos) todas las etapas de venta y compra de productos y servicios. No obstante la mayoría de estas soluciones comprenden un sólo programa que maneja todas las etapas, lo cual está bien probablemente para muchas microempresas, pero no para la pequeña y mediana empresa en general. FLUX es un software desarrollado de forma modular, en donde se han separado en distintos programas las distintas etapas, lo que le da flexibilidad, y a su vez facilita mucho su adaptabilidad a un gran rango de empresas, logrando que la distancia entre el modelo de información de la empresa y el software sea mucho menor. Por otro lado FLUX está desarollado para el sistema Unix, Linux en particular, que es un sistema operativo de alto rendimiento y que actualmente posee capacidades gráficas de una moderna interfaz de usuario. En este documento se describe el funcionamiento de Flux y las ventajas de este software en comparación con los software actuales en el mercado. 3

4 Ventajas de FLUX Las ventajas más importantes de FLUX son las siguientes: FLUX trabaja con un sistema de gestión de base de datos (SGBD). Esta característica le da a FLUX alto rendimiento y la flexibilidad de instalar los módulos en cualquier computador dentro de una red. FLUX es modular. Esta división en módulos permite poder asignar labores específicas a los distintos empleados de la empresa y no dejar que lleven a cabo otras. FLUX trabaja sobre Linux. Este hecho le da a FLUX las características típicas de este sistema operativo: alto rendimiento, estabilidad y seguridad (en Linux practicamente no existen Virus como en Windows por ejemplo) A continuación presentamos estas características con más detalles. FLUX es un software que administra la información que fluye de todos los procesos involucrados en la compra y venta de productos en una empresa. Este software ha sido desarrollado para uso en el sistema operativo Linux, que es un sistema basado en Unix, que a su vez es un sistema de uso común en ambientes científicos por su flexibilidad, programabilidad y sobretodo por su alto rendimiento y robustez. La modularidad de FLUX se puede apreciar en el esquema siguiente: 4

5 FLUX Gerencia Comunicación de datos a través de un red local o Internet FLUX Administración FLUX Mesón de Venta FLUX Caja FLUX Finazas FLUX Bodega PROCESO DE VENTA PROCESO DE COMPRA En este esquema se muestran los distintos módulos de FLUX que pueden ejecutarse en cualquier computador que tenga conexión al servidor, esto ya sea a través de una red local o a través de una conexión Internet. Esto quiere decir que podemos utilizar cualquier módulo en cualquier lugar del mundo mientras tengamos una conexión y el servidor sea configurado para permitir estas conexiones remotas. FLUX es capaz de manejar clientes, proveedores, productos, stock, familias de productos, subfamilias de productos, bodegas, documentos tanto de compra como de venta, libros de compra y venta, pagos, créditos, locales, cajas, empleados, etc. Los módulos relacionados con la venta de productos son: Venta, Caja y Finanzas, mientras que los módulos relacionados con las compras son Bodega y Finanzas. El módulo de administración permite la configuración de las variables del sistema, así como la modificación e ingreso de los datos de clientes, productos, etc. Más adelante se dará una lista más completa de las funciones de cada módulo. 5

6 El servidor de base de datos que se aprecia en el esquema anterior es el programa que administra los datos y es independiente de los módulos de FLUX. El hecho de tener un proceso dedicado a la administración de los datos tiene las siguientes ventajas: 1. Flexibilidad. Un servicio de base de datos es un servicio dedicado el 100% del tiempo a la administración de datos y puede recibir muchos requerimientos simultáneos, para lo cual está optimizado. Esto permite servir a los distintos programas módulos desde cualquier computador conectado por la red, incluso si este computador cambia de posición física en el tiempo y no importando donde se encuentre, mientras mantenga una conexión a la red. 2. Alto rendimiento. Un servicio de base de datos se traduce en un proceso dedicado exclusivamente a ello, tal como se mencionó en el punto anterior, ahora si esto se complementa con un computador que sólo lleva a cabo esta labor entonces se obtiene un rendimiento óptimo, que hace posible que el sistema maneje grandes volúmenes de datos y de forma eficiente (rapidez en respuestas a búsquedas) y segura (sin datos corruptos e inconsistentes). 3. Seguridad. Un servicio de base de datos asegura datos consistentes y la no pérdida de ellos. Esto complementado con respaldos periódicos facilita que los datos siempre estén disponibles, seguros y consistentes. FLUX usa el sistema de base de datos PostgreSQL, que es un sistema de base de datos desarrollado en la Universidad de Berkeley, USA y que tiene más de 10 años de experiencia. Actualmente es un software libre (open source software) por lo que NO necesita pagar una licencia para su uso. 6

7 Descripción de FLUX El concepto que atraviesa todas las etapas de FLUX es el producto. FLUX está orientado a empresas de compra y venta de productos aunque también soporta la venta de servicios. FLUX soporta múltiples empresas, cada una con múltiples locales o bodegas. Cada local puede tener una o más cajas y uno o más puntos de ventas, todos los cuales pueden funcionar de manera simultánea. Además se pueden tener uno o puntos de Finazas, Administración y Gerencia y todos funcionando a la vez sin temor a inconsistencias. A continuación se describen las funciones de cada uno de los módulos que componen FLUX. Módulo de Bodega Los productos llegan a la empresa a través de compras (aunque también por devoluciones de ventas y traslados internos de productos) que se registran en el módulo bodega. Esta operación de ingresar compras incrementa el stock de los productos involucrados. Una compra se ingresa a través de su documento de compra, sea este una factura de compra o una guía de despacho de compra. Aparte de administrar los documentos de compras, el módulo bodega puede administrar proveedores y productos, además de consultar el stock de los distintos locales. También este módulo tiene a cargo los traslados de productos, que se pueden efectuar entre los distintos locales. Las facturas a ingresar pueden ser facturas de productos y facturas de guias. Las facturas de productos se refieren a compras que han por las cuales se ha emitido a la empresa una factura y esta compra involucra los productos asociados a la compra. Por otro lado las facturas de guias se 7

8 refieren a facturas que involucran anteriores compras por las cuales se han emitido guias de despacho de compra. Esto es útil cuando se hacen muchas compras a un mismo proveedor en un mismo mes y para ahorrar facturas al proveedor se emiten guias de despacho por cada compra individual y a fin de mes se emite una factura que involucra a todas las guias de despacho de las compras de todo el mes. En general todo lo que tenga que ver con las compras es llevado a cabo por este módulo de Bodega. Módulo de Venta Los productos salen de la empresa a través de ventas, que son administradas tanto por el módulo de venta (aunque también pueden salir a través de traslados de productos) como por el módulo de caja. En este módulo nacen las ventas al emitirse las notas de venta, que es una venta aún no confirmada pues no tiene asociado un documento contable de venta, como son las guias de despacho, boletas o facturas. En la nota de venta se deben especificar los productos de la venta con sus cantidad y descuentos, los posibles descuentos al neto de la venta, el cliente (que es opcional si el documento de venta es una boleta) y la forma de pago que puede ser efectivo, cheques, tarjeta de crédito o crédito 30, 60 o 90 dias. El módulo de venta además puede listar las notas de venta emitidas y modificarlas. Esto último es posible sólo para el vendedor que emitió la nota de venta. En general todo lo relativo a ventas se maneja en este módulo. Por ejemplo si se especifica un RUT de un cliente que no existe entonces se abre una ventana para ingresar al nuevo cliente al sistema. Se pueden listar los clientes y los productos pudiendo ver sus detalles. Finalmente se puede ver 8

9 el stock de los respectivos locales, operación que también es posible directamente desde la venta de nota de venta. Módulo de Caja En el módulo de Caja se procesan las notas de ventas emitidas en el módulo de Venta. El procesamiento de las notas de venta se realiza en caja para pagar la nota de venta y emitir el documento de venta. Tanto la forma de pago como el documento a emitir se especifican cuando se crea la nota de venta, es decir, en el módulo de Venta. Si se desea cambiar algún dato de la nota de venta entonces es preciso que se haga desde el módulo de venta para que el cliente vuelva al módulo de Caja. Hay que recordar que sólo el vendedor que ha emitido la nota de venta puede modificar sus notas de venta. Este módulo de Caja también puede listar las ventas llevadas a cabo, tanto por cliente, fechas, vendedor, etc. Además es posible ver información de los clientes ingresados en el sistema así como los pagos a créditos por pagar de cada uno de ellos. Es posible realizar informes de caja diarios, para revisar el dinero de las cajas y relacionarlos con sus respectivas ventas y/o egresos e ingresos de caja. Módulo de Finanzas El módulo de Finanzas está encargado de las notas de crédito y debito, además de la cobranza telefónica a los clientes. Para esto último este módulo puede listar los documentos por pagar de cada uno de los clientes. La flexibilidad del sistema de listados de documentos permite llevar a cabo listados con complejos filtros. En este módulo se imprimen los libros contables de compras y ventas. Para esto es posible imprimir los folios que luego son llevados al S.I.I. para ser 9

10 timbrados. Así después los libros de compra y venta son impresos en estos documentos válidos para el S.I.I. Además se pueden llevar a cabo operaciones como asignar un cliente a boleta que no tenía asignado uno. Esto puede es útil para llevar un mejor control de las ventas, además de permitir emitir notas de crédito al cliente por boletas, dado que una nota de crédito necesita tener esta información. Otra característica de este módulo es que puede listar clientes y ver sus detalles. Lo mismo para las ventas, notas de crédito, etc. También se pueden listar las compras llevadas a cabo e ingresadas desde el módulo de Bodega. Esto es útil para emitir notas de compra. Finalmente en este módulo se ingresan las boletas de honorarios, que pueden ser listadas posteriormente. Módulo de Administración El módulo de administración está encargado de la configuración de los parámetros de la empresa para su funcionamiento. En este módulo es posible crear clientes, proveedores, productos, locales, empleados, etc. Además aquí se puede configurar los formatos de impresión de los documentos de venta, tales como facturas, boletas, etc. Los respaldos de los datos y la carga de ellos son hechos por este módulo. Aquí también es posible calcular las comisiones por ventas y pagos para los empleados. 10

11 Descripción de Linux Introducción: El Desafío de la Empresa y Negocios de Hoy La realidad actual, cada día más interconectada, ofrece nuevas oportunidades a las empresas (de todo tipo) para llegar a sus consumidores, o clientes de productos y servicios. Sin embargo un mundo interconectado también presenta complejidades técnicas y desafíos para el negocio. En este ámbito, son comunes las siguientes preguntas: Seguridad. Cómo podemos proteger la información de nuestra empresa mientras clientes, socios y proveedores pueden estar interconectados con nosotros? Integración. En un mundo donde la información es una ventaja competitiva, cómo podemos integrar toda ella más efectivamente, especialmente cuando ésta se encuentra en diferentes sistemas de distinta naturaleza y/o distribuída a lo largo de múltiples aplicaciones y localizaciones? Administración. Cómo podemos administrar efectivamente un ambiente interconectado que incluye nuestros sistemas y complejas interacciones con los sistemas de nuestros socios, como también una mezcla de diferentes aplicaciones, plataformas y bases de datos que no fueron diseñadas para trabajar juntas? Flexibilidad. Cómo podemos mantener flexibilidad en un presente en donde la tecnología cambia tan rápidamente y por tanto nuestras decisiones hoy provoquen limitaciones y barreras mañana? Costos. Cómo podemos resolver todos los temas anteriores al menor costo posible? Hoy en día para desarrollar aplicaciones software se debe considerar seriamente la opción Linux, que es, actualmente, el único sistema operativo con el cual se pueden llevar a cabo todos los puntos mencionados anteriormente. Cualquier solución con Windows, por ejemplo, fallará al menos en el último punto, uno de los más importantes, los 11

12 costos. La razón efectividad/costo y la flexibilidad de Linux para integrar software hacen de este sistema una plataforma de trabajo ideal para la empresa actual. 12

13 Breve Descripción de Linux Linux es un sistema operativo muy robusto, potente y estable, aunque, como todo sistema operativo, tiene sus ventajas e inconvenientes. Aquí hay una lista de sus características generales: Es libre. Existen distribuciones por las cuales no se tiene que pagar por una licencia de uso. Esto a diferencia de Windows que es comercial y cerrado, y cada copia debe ser registradas y pagar por su uso. Es seguro. Linux se basa en Unix, que es un sistema operativo diseñado desde sus inicios como multitarea y multiusuario y con un sistema de permisos. Cada usuario dentro linux tiene permisos limitados por lo que la seguridad del quehacer de un usuario no compromete la seguridad del sistema en general. Esto quiere decir que no es facil propagar virus dentro Linux, lo que hace que los programadores que hacen virus no los hagan para este sistema operativo. Asi se podría decir que Linux es libre de virus, lo que lo hace más seguro que otros sistemas. Es estable. Quien haya usado un sistema como Windows por algunos años sabrá que este es un problema importante a la hora de evaluar un sistema operativo. En Linux es muy poco común que las aplicaciones terminen su ejecución de manera abrupta o inesperada, cosa que en ciertas versiones de Windows este comportamiento a veces es reiterado, sobretodo cuando ya se lleva usando el sistema por algún tiempo en donde de pronto las aplicaciones a veces se quedan pegadas sin siquiera un mensaje de error entendible. Los programas suelen ocupar menos espacio en disco duro, debido al extenso uso de librerías dinámicas. Tiene un sistema de archivos que se fragmenta muy poco, y que es muy rápido lo que contribuye a su buen rendimiento y a su estabilidad como sistema. Puede acceder a los datos de otros sistemas operativos. 13

14 Puede coexistir con otros sistemas operativos (mediante cargadores de arranque, P.ej: Lilo y Grub). Tiene mucha documentacion y foros de soporte y ayuda en Internet. Es un sistema diseñado desde el inicio como multiusuario y multitarea. Otra de sus características importantes es que es software libre, es decir, que el código fuente está disponible para el público para que lo modifique y mejore. Esto provoca que haya muchos programadores en el mundo que están desarrollando continuamente el sistema operativo y sus programas. El potencial de Linux El destacable potencial de Linux se ha hecho evidente para cualquier persona que ponga atención a las últimas noticias en tecnologías de información (TI). Muchos expertos y analistas del área concuerdan en que Linux representa el siguiente mayor quiebre de tecnología en la industria y muchas empresas están en vías de expandir su uso de Linux y tecnologías abiertas en ambientes críticos. En el año 2003, las ventas de servidores Linux crecieron en un 48%, mientras que las ventas de servidores Windows crecieron en un 11% solamente. Linux genera este tipo de interés dado que soluciona varios de los desafíos críticos que las empresas tienen hoy. Linux ofrece elección y flexibilidad que permite a los usuarios evitar dependencias de un solo vendedor de hardware o software. Linux también provee a sus usuarios con soluciones de bajo costo lo que permite invertir más en hardware por ejemplo. Finalmente su tecnología abierta permite agregar nuevos servicios y capacidades incluso al hardware antiguo en lugar de botarlo y reemplazarlo. 14

15 Usos de Linux en el mundo Linux es un sistema operativo basado en Unix, que es una familia de sistemas operativos de alto rendimiento que tiene más de 30 años de desarrollo y experiencia. Actualmente, en la mayoría de computadores de escritorio del mundo se usa alguna versión de Windows, sin embargo este no es el caso de los computadores servidores ni de los computadores utilizados para computación de alto rendimiento ya sea en el ambiente de la empresa como en el ambiente científico. A continuación exponemos algunos ejemplos de los usos actuales de Linux/Unix en el mundo. Todos estos ejemplos demuestran que cuando se trata de buen servicio y alto rendimiento, la solución actualmente no es Windows, sino Linux. Linux en Google. Todo el mundo conoce google, el buscador más popular que existe hoy en día. Cuántos requerimiento al día, o al minuto tendrá Google?. Para satisfacer a todos los usuarios del mundo google utiliza cluster o conglomerados de computadores y todos corriendo Linux. Además de esto, la mayoría de los empleados de google usa Linux en sus computadores de escritorio. Linux en IBM. Desde hace ya un par de años que IBM aporta al desarrollo de Linux. Este aporte es tanto económico como en desarrollo propiamente tal y hasta judicial, dado que últimamente ha estado en juicio con la empresa SCO que alega que Linux posee software licenciado por ellos. Aparte de esto, IBM tiene alrededor de funcionarios que trabajan con Linux en sus computadores de escritorio. The Weather Channel, el principal proveedor de información metereológica en USA, utiliza un software diseñado por Veritas y que corre en Linux, lo que ha llevado a que The Weather Channel haya aumentado en un 70% la utilización de hardware de almacenamiento 15

16 y que por esta razón haya disminuído el costo de sus servidores en un 90%. La administración pública de ciudad Munich, Alemania usará a partir del próximo año Linux en todos sus computadores, tanto servidores como PCs de escritorio de TODOS los funcionarios (desde alcande e incluyendo asesores y secretarias). A parte de esto no usarán más Microsoft Office sino OpenOffice. Este cambio involucra instalar Linux en más de computadores. Linux es el sistema operativo más usado en los servidores WWW, FTP y de NEWS en todo el mundo. El gobierno local en Vienna (Austria) decidió la migración a Linux de una serie de computadores de escritorio en la municipalidad de esta ciudad. Tal como en Munich (Alemania) la municipalidad de Viena (Austria) ha decidido cambiar su sistema operativo en sus computadores de escritorio desde Microsoft Windows 2000 a Linux, así como su suite Office a OpenOffice De sus computadores de escritorio, se han identificado que podrían ser migrados a OpenOffice, de los cuales migrarán a Linux. Esta medida llevará a disminuir considerablemente el dinero invertido por los departamentos del municipio, dado que los productos Microsoft son mucho más caros que sus contrapartes en Linux. La migración comenzó en Mayo y Junio del presente año La segunda ciudad mas grande Noruega, Bergen, ha decidido migrar los computadores de escritorio y servidores a Linux en todas sus escuelas, que suman alrededor de 100. Además se planea la migración de todos los servicios de salud a esta misma plataforma. Un ejemplo más de que Linux es una opción real en estos dias y que por seguridad, rendimiento y costo es la opción correcta. Hay que tomar en cuenta que la mayoría de estos cambios tenían plataforma Microsoft. El Ayuntamiento de Granada (España) eliminará a fin de 2005 los sistemas de IBM y Microsoft de su ordenador central y adoptará el sistema operativo de código libre Linux. "Esto conseguirá que las arcas municipales se ahorren alrededor de euros cada año, que es lo que tenemos que pagar a IBM por el uso de sus sistemas 16

17 operativos", afirma el concejal de Personal, responsable de informática, Jaime Sánchez Illescas. Preguntas Frecuentes sobre Linux 1.- Qué tipo de computador necesito? Prácticamente cualquier PC que usted pueda encontrar sirve para Linux. No obstante, además de los computadores PC-compatibles, es posible instalar Linux en otras arquitecturas (Solaris, Digital, OS/390, etc). En el caso de los PC, los requerimientos mínimos son: Un procesador Intel 386 o compatible 16 Megabytes de memoria RAM 800 Megabytes de disco duro Un dispositivo desde donde instalar: disquetera, unidad de CD, modem o bien tarjeta de red Prácticamente cualquier PC fabricado en los últimos 5 años puede cubrir estos requerimientos. Por supuesto, con un equipo mejor se obtienen mejores prestaciones. 2.- Es dificil de utilizar? En un sistema Linux correctamente configurado, hoy en dia, la mayor parte de los usuarios no distinguirán a Linux de otros sistemas populares como Windows o Macintosh, por lo que su facilidad de uso es comparable a estos últimos. 3.- No soy un experto. Podré instalarlo yo solo? Hasta hace un par de años, la instalación de Linux requería ciertos conocimientos sobre particiones de disco y configuración de hardware. Actualmente, hay distribuciones para expertos y distribuciones que se instalan prácticamente solas, si bien la tendencia es a facilitar la instalación a todos los tipos de usuarios. 17

18 4.- Puedo utilizar aplicaciones Windows en Linux? Las aplicaciones desarrolladas para Windows, Macintosh, etc no pueden ejecutarse directamente sobre Linux. Sin embargo esto se puede solucionar típicamente de dos formas: 1. Utilizar una emulación dentro de Linux, como Wine (Windows emulator) o una distribución comercial de este, como CrossOver Office. En este caso puede ejecutar la aplicación tal como lo haria en el sistema operativo emulado. 2. Utilizar programas alternativos que realicen la misma función. Suelen ser gratuítos y funcionan igual que las otras aplicaciones para Windows. Por ejemplo existe una suite Office libre para Linux, que se llama OpenOffice y que es compatible con Microsoft Office. 5.- Si Linux es gratuito cómo puedo conseguir soporte? Las empresas que distribuyen Linux le ofertan diversos tipos de contrato de soporte. En cualquier caso, si usted está leyendo estas páginas, ya conoce la potencia de Internet a la hora de conseguir información y aplicaciones. Hay multitud de sitios Internet donde solicitar ayuda. 18

19 Conclusión Muchas de las necesidades de la empresa moderna están relacionadas con la interconexión de servicios y con el acceso permanente a la información, sin importar donde uno se encuentre. Para satisfacer éstas necesidades las soluciones software pueden ser centralizadas o distribuidas tanto a nivel de los datos como de las aplicaciones. Flux es un software centralizado a nivel de los datos y distribuido a nivel de las aplicaciones que lo componen. Esto ofrece una flexibilidad importante que es necesaria para la adaptación a los distintos tipos de empresas. Además con la centralización de los datos es posible que todos los usuarios del sistema dispongan de actualizados en todo momento. Por otro lado Flux funciona sobre Linux, que es un sistema operativo con muchas ventajas sobre otros, como Windows. Por ejemplo en Linux prácticamente no existen virus ni vulnerabilidades importantes que comprometan la seguridad completa del sistema. Otra ventaja es el alto rendimiento que es capaz de desarrollar. Esto debido a su diseño interno basado en un kernel monolítico, optimizado para alto rendimiento. El licenciamiento de Linux también es una ventaja, dado que sus costos son mucho menores que los de Windows. Todas estas ventajas hacen de Flux una solución de alto rendimiento, flexible y de bajo costo. Una posible desventaja sería que actualmente Linux, aquí en nuestro país, aún no es muy utilizado en la empresa. Sin embargo los ejemplos internacionales nos enseñan que esta es una tendencia que pronto tendremos acá. 19

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