MÓDULO DE BANCOS. Versión: Última modificación: Enero 2013

Transcripción

1 MÓDULO DE BANCOS Versión: Última modificación: Enero 2013

2 INTRODUCCIÓN El módulo de bancos permite la administración de todos los ingresos, egresos a las cuentas bancarias. MANTENIMIENTO BANCOS Permite la administración de los bancos con los que tiene relación la empresa Banco: Permite seleccionar el banco, o definir el código cuando se esta creando uno nuevo Descripción: La descripción del banco 2

3 CUENTAS BANCARIAS Permite definir las cuentas bancarias con las que cuenta la empresa s Código: Permite seleccionar el código asignado a la cuenta bancaria. Cuenta: El número de la cuenta bancaria asignado por el banco. Descripción: Descripción que le da el usuario a la cuenta bancaria. Banco: El código del banco al cual pertenece la cuenta bancaria. Tipo: EL tipo de cuenta bancaria, esta puede ser Corriente o de Ahorro Fecha de apertura: La fecha de apertura de la cuenta bancaria. Formato: Permite seleccionar el formato que se usa para la impresión de cheques. AL presionar sobre el botón de opciones se muestra la siguiente pantalla. (Estos son archivos cargados por el administrador del sistema) 3

4 Siguiente cheque: El siguiente número de cheque que se asigna, cuando estos se generan desde el módulo de cheques. Moneda: El código de la moneda de la cuenta bancaria. Cta. Contable: La cuenta contable que se le asigna a la cuenta bancaria. Última conciliación: Fecha de último corte de conciliación de la cuenta bancaria. Esta fecha se actualiza automáticamente cuando se realiza un corte de conciliación. CONCEPTOS Define los conceptos con los cuales se trabaja en el módulo de Bancos. Se muestra la siguiente pantalla: Concepto: El código del concepto que le asigna el usuario. Descripción: Descripción que se le asigna al concepto. Tipo: El tipo de concepto, este puede ser cargo (sale dinero de la cuenta) o abono (ingresa dinero a la cuenta bancaria). Cta. Contable: La cuenta contable que se le asigna al concepto. 4

5 ORIGENES DE MOVIMIENTOS Permite establecer el origen de los movimientos bancarios Origen: EL código que el usuario le da al origen del movimiento. Descripción: La descripción del movimiento bancario. 5

6 MONEDAS Permite dar mantenimiento a las monedas con las cuales trabaja la empresa Moneda: El código de la moneda que le asigna el sistema. Descripción: La descripción de la moneda Símbolo: EL símbolo que se usa para distinguir la moneda. PROCESOS Define los procesos que se ejecutan sobre el módulo de bancos EMISIÓN DE CHEQUES En esta pantalla se permite la administración de los cheques sobre las cuentas bancarias. Cuenta Bancaria: La cuenta bancaria sobre la que se desea trabajar, también se puede seleccionar la cuenta (Todas). 6

7 Estado: Permite definir el estado en que se encuentran los cheques, las opciones que se permiten son las siguientes: - Todos: Muestra todos los cheques Girado: Muestra solo cheques en estado de girado: Cobrado: Muestra solo los cheques cobrados Anulado: Muestra solo los cheques anulados Protestado: Muestra solo los cheques protestados Rango de fecha: Permite establecer el rango de fechas en el cual se muestran los cheques. Detalle: Muestra todas las opciones que se pueden aplican sobre un cheque seleccionado. Creando un nuevo cheque Para crear un nuevo cheque, presione sobre el botón. Como editar un cheque Para editar un cheque, presione sobre el botón Solo se permite la edición de un cheque que esta en estado de Girado, se muestra la misma pantalla que la mostrada en la creación del cheque, pero con los datos del cheque se desea editar. 7

8 Como eliminar un cheque Para eliminar un cheque, se presiona sobre el botón Restricciones: No se permite eliminar un cheque, cuando su movimiento bancario ya ha sido conciliado Como protestar un cheque Para protestar un cheque, presione sobre el botón Restricciones: Únicamente se permite protestar un cheque cuando este está en estado de Girado Como cobrar un cheque Permite marcar un cheque como cobrado. Como anular un cheque Para anular un cheque, presione sobre botón Restricciones: Solo se permite anular un cheque, cuando este esta en estado de Girado 8

9 Como imprimir un cheque Si el usuario desea imprimir el cheque, se presiona el botón MOVIMIENTOS BANCARIOS A CUENTAS Permite crear, visualizar, editar o eliminar los movimientos bancarios sobre cada una de las cuentas. Se muestra la siguiente pantalla Cuenta: Permite seleccionar la cuenta bancaria sobre la cual se desea revisar los movimientos, Se permite la selección de todas las cuentas Estado: Permite seleccionar el estado de los movimientos bancarios - Todos: Todos los estados de los movimientos bancarios Conciliados: Solo movimientos que ya se han conciliado Transito: Solo movimientos en transito, generalmente aplica a cheques que no han sido cobrados aun. Procesados: Solo movimientos procesados. Todos los movimientos cargados desde el administrador de movimientos bancarios tienen inicialmente este estado. Rango de fecha: Permite seleccionar el rango de fechas que se desea visualizar los movimientos. Movimientos bloqueados Un movimiento bancario se encuentra bloqueado, cuando este proviene de otro módulo del sistema, se muestra el icono en la parte derecha de la pantalla de Administración 9

10 Creando un nuevo movimiento bancario Para crear un nuevo movimiento bancario, presione sobre el botón Editando un movimiento bancario: Para editar un movimiento bancario, presione sobre el botón. Solo se permite la edición de un movimiento bancario mientras este no haya sido conciliado, o este no este bloqueado. Eliminando un movimiento bancario Para eliminar un movimiento bancario, presione sobre el botón Restricciones: - No se permite eliminar movimiento de sistema o bloqueados No se permite eliminar movimientos conciliados Consultando un movimiento bancario. Si desea consultar los datos de un movimiento bancario, presione sobre el botón, se muestra la pantalla del movimiento bancario, con todos los campos bloqueados 10

11 CONCILIACIÓN El proceso de conciliación permite conciliar los movimientos de una cuenta bancaria. Se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: Permite seleccionar la cuenta bancaria sobre la cual se van a conciliar los movimientosultimo corte: Muestra la fecha de último corte. Rango de fechas: Permite seleccionar el rango de fechas sobre el cual se va a realizar la consulta. Mostrar movimientos: Permite filtrar los movimientos por estado. Saldo inicial: El saldo inicial de la cuenta bancaria desde el último corte Cuadro resumen: Permite visualizar el resumen de las transacciones sobre la cuenta bancaria son los filtros seleccionados Detalle: Muestra los procesos que se pueden realizar sobre los movimientos bancarios Como visualizar un movimiento Para visualizar un movimiento, presione sobre el botón. Como conciliar un movimiento: Para conciliar un movimiento, seleccione los movimientos y presione sobre el botón Restricciones: - Solo se puede conciliar un movimiento que tiene fecha de cargo / abono 11

12 Como desconciliar un movimiento bancario. Para des conciliar un movimiento bancario, presione sobre el botón Como editar la información de cobro de un movimiento bancario Para editar a información de cobro de un movimiento bancario, presione sobre el botón, se muestra la siguiente pantalla. CORTE DE CONCILIACIÓN El corte de conciliación le permite cerrar un periodo bancario. Después que realiza un corte de conciliación no podrá volver a editar movimientos en las fechas cerradas. Se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: La cuenta bancaria de la cual se quiere realizar el corte. Último corte: La fecha que se realizó el último corte. Fecha de corte: La fecha a la cual se quiere realizar el nuevo corte. 12

13 IMPORTAR TRANSACCIONES Permite importar los abonos realizados tanto en las compras, ventas y pasarlos al módulo de bancos Se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: Cuenta bancaria de la cual se desean buscar movimientos. Estado: Permite la selección de los registros: - Todos: Todos los registros Registros ya importados: Registros que ya fueron importados Registros pendientes: Registros que aun no han sido importados. Transacción: Permite seleccionar si se desea importar los registros de ventas o de compras Rango de fechas: Permite seleccionar el rango de fecha en el cual se van a buscar los registros. Buscar: Una vez seleccionados los parámetros se procede a buscar los registros presionando este botón Detalle: Permite seleccionar todos o ningún registro, presionando sobre la opción: Importando los registros al módulo de bancos Una vez que se ha seleccionado los registros que se desea importar, se presiona el botón, se muestra la siguiente pantalla: 13

14 Concepto: Concepto sobre el cual se van a importar los registros seleccionados. El usuario puede ingresar las observaciones que crea convenientes al proceso de importación. Después del proceso de importación en la pantalla principal se muestra la información correspondiente a cada registro El sistema muestra el resumen de la importación de movimientos, aparte en la columna de resultado, puede ver si algún registro tuvo un error en la importación- CONTABILIZAR MOVIMIENTOS 14

15 Cuenta: Cuenta bancaria de la cual se desean buscar movimientos. Estado: Permite la selección de los registros contabilizados o no contabilizados Fecha: Desde que se realiza un registro hasta cuando lo termina Consultando contabilizar movimientos. Si desea consultar los datos de la contabilización de un movimiento, presione sobre el botón. REPORTES Permite al usuario generar los reportes que le permitirán realizar las validaciones correspondientes. REPORTE DE CHEQUES Se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: Permite seleccionar la cuenta bancaria, se permite la selección de todas las cuentas Concepto: Permite seleccionar el concepto sobre el cual se esta realizando el movimiento de cheques, se permite la selección de todos los conceptos Tomar fecha de: Permite seleccionar si el rango de fechas es para la fecha de emisión del cheque o para la fecha de cobro Desde: Fecha desde la cual se desea generar el reporte Hasta: Fecha hasta la cual se desea generar el reporte Estado: Permite seleccionar el estado de los cheques a mostrar: los estados permitidos son 15

16 - Todos los estados Girado Cobrado Anulado Protestado Mostrar solo cheques que han sido impresos: AL marcar esta opción solo se muestran cheques que se han impreso Beneficiario: Permite seleccionar el beneficiario sobre el cual se emitió el cheque, se puede dejar el campo en blanco, indicando que se desean todos los beneficiarios. Al presionar sobre el botón aceptar se muestra el siguiente reporte. Se seleccionan todas las cuentas, el reporte muestra los registros agrupados por cada cuenta. 16

17 REPORTE DE MOVIMIENTOS BANCARIOS Permite extraer el reporte de los movimientos bancarios sobre la/las cuentas bancarias. Se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: Permite seleccionar la cuenta bancaria, se permite la selección de todas las cuentas Concepto: Permite seleccionar el concepto sobre el cual se cargo el movimiento, se permite la selección de todos los conceptos Tomar fecha de: Indica si se toma la fecha de Emisión o la de cobro para mostrar el reporte Desde: Fecha desde la cual se muestran los registros Hasta: Fecha hasta la cual se muestran los registros Estado: Los estados permitidos son: - Todos los estados Transito Procesados Conciliados Origen: Permite seleccionar el origen que tuvieron los registros, se permite la selección de todos los orígenes Al presionar sobre el botón aceptar se muestra el siguiente reporte 17

18 Si se selecciona todas las cuentas, el reporte muestra agrupados los movimientos de cada cuenta bancaria. REPORTE DE CONCILIACION Permite generar el reporte de conciliación de una cuenta bancaria. Se muestra la siguiente pantalla: 18

19 Rango de fechas: Permite seleccionar el rango de fechas para mostrar los registros Cuenta: Permite seleccionar la cuenta bancaria Al presionar sobre el botón aceptar se muestra el siguiente reporte 19

20 Restricciones: - Al realizar un corte de conciliación este reporte ya no quedará para visualizar ni imprimir 20