Uso de comandos en el procesador de textos

Transcripción

1 Uso de comandos en el procesador de textos por Leticia Pureco Reyes Al abrir el procesador de textos Open Office o Word puedes identificar el menú archivo, el cual en algunas versiones de Word se representa por el ícono. OPEN OFFICE Figura 1. Barra de menú Open Office (Apache, 2012). WORD 2010 Figura 2. Barra de menú Word 2010 (Microsoft, 2012). 1

2 WORD 2007 Figura 3. Barra de menú Word 2007 (Microsoft, 2007). En el menú archivo se pueden encontrar comandos que permiten realizar las siguientes acciones: Comando Acción Crear un nuevo documento. Abrir un documento existente. Guardar el documento actual. Imprimir. Cerrar la aplicación. Tabla 1. Comandos principales del menú archivo. Ahora bien, abre el procesador de textos y enseguida teclea el texto, tal como se muestra en la figura 4. Figura 4. Texto capturado en el procesador. Una vez escrita la información podrás empezar a aplicar los diferentes comandos con que cuenta el procesador. 2

3 A continuación revisa algunos de los principales comandos que puedes encontrar en los diferentes menús (o pestañas) de un procesador de textos y la manera en que se deben utilizar. Comandos para dar formato al texto En el menú Inicio de Microsoft Word se encuentran los comandos que te permitirán dar formato al texto, realizar ajustes en el párrafo y modificar los estilos. En la tabla 2, ve cada uno de esos comandos: Comando Acción Modificar el tipo de letra. Modificar el tamaño de letra. Colocar la letra en negrita. Colocar la letra en cursiva. Colocar la letra subrayada. Colocar la letra tachada Utilizar un resaltado (como un marcador de textos). Cambiar color de letra. Tabla 2. Comandos de formato. Para poder aplicar los comandos revisados en la tabla 2, primero deberás seleccionar el texto y posteriormente hacer clic sobre el comando que deseas utilizar. Mediante los estilos, se aplica un formato al texto de una forma más rápida, ya que éstos lo hacen de manera automática al seleccionarlo, tal como se muestra en la figura 5. 3

4 Figura 5. Comando Estilos (Microsoft, 2012). Como puedes darte cuenta los textos que aparecían en estilos tenían un color negro, pero es posible cambiar los colores o modificarlos, haciendo clic sobre la opción Cambiar estilos y enseguida se desplegará un menú donde puedes seleccionar la opción Conjunto de estilos y aparecerá un listado de los Estilos disponibles. Figura 6. Conjunto de estilos (Microsoft, 2012). En el caso de Open Office, los estilos se encuentran en el menú formato con el nombre de Estilos y formateo. Al escoger esa opción aparecerá una nueva ventana con el listado de los estilos y para aplicar un estilo a un texto se deberá seleccionar y posteriormente hacer doble clic sobre el estilo elegido. Una vez concluida con la parte del formato al texto, ahora es momento de revisar todos los elementos que puedes incluir en el documento, mediante el uso del menú Insertar. 4

5 Comandos para insertar elementos a un documento Para insertar elementos en un documento es necesario seleccionar la pestaña Insertar, la cual tiene el mismo nombre tanto en Word como en Open Office, aunque algunos comandos cambian de nombre entre un software y otro, por lo que en esta lectura se toma como base Microsoft Word. Además de las imágenes, algunos de los principales elementos que puedes insertar en un documento son: Un objeto puede ser algún elemento de otra aplicación, un archivo de sonido, un video o simplemente el texto de algún otro documento. Para insertar un video es necesario seleccionar el comando Objetos, posteriormente localizar en el listado el tipo que deseas insertar, buscar dónde se encuentra localizado el video y hacer doble clic para insertarlo. Un hipervínculo es un enlace a una página web, a un correo electrónico o bien a un punto específico del documento. Para crear un hipervínculo a una página web, debes seleccionar ese comando y colocar en la pantalla que aparece la dirección de la página que desea incorporar; por ejemplo Un marcador es una palabra del documento que es muy importante y que servirá como etiqueta para la creación de un hipervínculo. Para crear un marcador se debe seleccionar la palabra que se desea sea marcador, elegir el comando marcador y en la pantalla que aparece, colocar el nombre y posteriormente hacer clic en el botón Agregar. Ya que se tiene el marcador, puedes realizar el hipervínculo a ese elemento y para llevarlo a cabo, necesitas seleccionar la palabra que será el hipervínculo, hacer clic en el comando hipervínculo, en la opción lugar de ese documento y por último, escoger el nombre del marcador que aparece en la pantalla. Una tabla te permite organizar tu información haciendo uso de columnas y renglones. Para insertar una tabla a un documento, necesitas seleccionar la opción de tabla e ir marcando cada cuadrito de acuerdo al número de renglones y columnas que desees incorporar. Ya que tienes tu tabla será momento que agregar información, como se muestra en la tabla 3: 5

6 Nombre Dirección Teléfono. Monto María Pérez Paseo de las fresas Carla Márquez Paseo del tabachín Tabla 3. Colocar datos a una tabla. Ya que cuentas con la tabla elaborada podrás realizar modificaciones a su estructura,, por lo que debes seleccionarla y usar el menú Herramientas de tabla, el cual cuenta con dos pestañas Diseño y Presentación. En el caso de Open Office esos menús no aparecen, pero en su lugar puedes encontrar una ventana con opciones muy similares. Figura 7. Menú herramientas de tabla (Microsoft, 2012). En la pestaña de Diseño puedes modificar el formato de la tabla ingresando a la opción Estilo, donde podrás ver que existen varios modelos que puedes seleccionar con diferentes colores y líneas. En la pestaña Presentación podrás realizar cambios a la tabla, como por ejemplo: insertar una nueva columna, un nuevo renglón, borrar una columna o un renglón. Otros comandos que puedes aplicar sobre tu tabla son la combinación o división de celdas. La combinación te permitirá unir varias celdas para que sólo se vea una, mientras que la división te permitirá crear más celdas a partir de una. Así como puedes realizar cambios en la estructura de la tabla, también puedes hacer modificaciones sobre el texto que se tiene al interior. En este caso, uno de los comandos que permite organizar la información es el de Ordenar, para lo que necesitas marcar las celdas que deseas disponer, hacer clic sobre la opción Ordenar e indicar el tipo de orden a realizar, ya sea ascendente o descendente. Otra función que tienen las tablas es el uso de fórmulas, que puede ser una suma, resta, promedio, máximo o mínimo de un conjunto de números. Para ver un ejemplo de lo anterior, considerara que tienes la tabla que se muestra en la tabla 4. 6

7 Renglón 1 Renglón 2 Renglón 3 Columna A Columna B Columna C Columna D Producto Cantidad Precio unitario Costo Total Silla Refresco Sub total IVA Total Tabla 4. Presentación de productos. En la tabla 4, puedes observar que además de los datos se agregaron los elementos Renglón y Columna. Los renglones se identifican por un número mientras que las columnas lo hacen por una letra del alfabeto. Ahora bien si deseas utilizar una fórmula para obtener el costo que se pagará por las sillas deberás colocar el cursor en el espacio donde quieres que aparezca el resultado. Enseguida necesitas seleccionar la pestaña Presentación y hacer clic en la opción fórmula. Posteriormente podrás observar que aparece una ventana y en el espacio, debajo de donde dice Fórmula, borra lo que existe, coloca un signo = y escribe la columna y el renglón donde se localizan los datos para obtener el resultado deseado. Figura 8. Ventana fórmula (Microsoft, 2012). Para poder obtener el costo total de los refrescos, realiza el mismo proceso. Ya que tienes los dos costos podrás sacar el subtotal al hacer la suma del costo de la silla más la del refresco (d2+d3). Ya que tienes el subtotal, calculas el IVA multiplicando el subtotal por.15 Para obtener el total, debes de sumar el subtotal más el IVA (d4+d5). 7

8 Ya conociste algunos de los comandos que contiene el menú Insertar, pero es necesario que continúes navegando en el procesador de textos para que aprendas algunas otras herramientas. Comandos para revisar un documento Para conocer algunos comandos que te pueden apoyar en la revisión de tus documentos, selecciona el menú Revisar. Si cuentas con Open Office cada una de las herramientas que se revisarán en esta lectura, podrás encontrarlas en el menú Herramientas. El comando ortografía y gramática sirve para revisar los errores que tengas en tus documentos y brindarte algunas sugerencias para corregirlos. Para usarlo únicamente es necesario hacer clic en el ícono. Un comando estrechamente ligado al anterior es el definir idioma, el cual determina el idioma en que se estará revisando la ortografía y gramática del documento. Para utilizarlo basta con hacer clic en Definir idioma y seleccionar de la ventana que aparecerá el idioma que deseas usar. El comando de contar palabras renglones que tiene un documento., te permite conocer el número de palabras, caracteres, páginas y Una herramienta muy importante es el comando traducir ya que te permite incorporar una palabra y traducirla a varios idiomas; por ejemplo: inglés, alemán, ruso, por mencionar algunos. Para utilizar este comando haz clic en Traducir y enseguida aparecerá a la derecha de la pantalla una ventanita para colocar la palabra que se desea traducir. En este mismo menú, puedes encontrar el comando comparar, el cual sirve para determinar si dos documentos son iguales o tienen diferencias, también permite combinar varios documentos en uno solo. Para utilizar este comando, haz clic en Comparar y en ese momento se abrirá una pantalla para seleccionar los documentos a comparar. 8

9 El comando Proteger documento se utiliza para evitar que otras personas realicen modificaciones a tus textos. Para usar este comando selecciona Proteger documento, enseguida aparecerá un conjunto de opciones y necesitas elegir restringir formato y edición, posteriormente escoge la casilla Admitir solo este tipo de edición y selecciona la opción sólo lectura, luego haz clic en el botón Si aplicar protección. También es importante el menú Referencia, que en el caso de Open Office no existe, pero es posible acceder al comando de referencias mediante el menú Insertar. Este menú cuenta con comandos para facilitar al usuario la creación de citas, notas, índices e inclusive colocar las referencias de un documento utilizando algún estilo como por ejemplo el APA. Lo puedes utilizar en alguna investigación o documento que requiera el uso de esos elementos. Hasta aquí viste algunos comandos que te permiten revisar o realizar ajustes a tu documento, espero que este recorrido por el procesador de textos haya sido de tu agrado. Si tienes alguna duda, puedes consultar a tu asesor, quien con gusto puede apoyarte. Referencias Apache. (2012). Open Office 3.4.[Software de cómputo]. E.E.U.U.:Autor. Microsoft. (2010). Word [Software de cómputo]. E.E.U.U: Autor. 9