Visit Connect Guía del usuario completa R3.17

Transcripción

1 Visit Connect Guía del usuario completa R3.17

2 Contents 1. Bienvenido a Visit Connect... 3 Aplicación de escaneado... 3 Escáneres de códigos de barras Inicio Aplicación de escaneado para dispositivos móviles... 5 Descarga... 5 Inicio de sesión (activación de una licencia)... 5 Recopilación de un contacto de ventas... 6 Información sobre contactos de ventas... 7 Preguntas... 7 Notas... 8 Explorar y exportar contactos de venta... 9 Ajustes... 9 Especificaciones de la aplicación de escaneado Disponibilidad de la funcionalidad de la aplicación de escaneado Escáneres de códigos de barras Impresión de la hoja de preguntas personalizadas Recogida del escáner Escaneado de contactos de ventas Preguntas Datos Portal Web Acceso Qué puede hacer? Gestión de su cuenta Establecimiento de objetivos Preguntas Licencias Hojas de preguntas y respuestas de muestra Archivo de descarga de contactos de ventas Placas y códigos de barras Preguntas adicionales

3 1. Bienvenido a Visit Connect Visit Connect le proporciona el control total sobre sus procesos de gestión de contactos de venta en eventos. El paquete Visit Connect está formado por distintos elementos. Puede escoger lo que desee utilizar para satisfacer mejor sus necesidades. Aplicación de escaneado La aplicación de escaneado le permite escanear las placas de los visitantes, recuperar los datos de contacto, añadir notas, fotos y memorandos, registrar respuestas a preguntas y mucho más. Puede utilizar la aplicación con un dispositivo tablet o teléfono, ios 6.0 o Android 2.3 o superior, puede escanear tanto con conexión a Internet como sin conexión e incluso enviar correos electrónicos a los contactos de venta directamente desde cada dispositivo en una hoja de cálculo de Excel. Los datos se mantendrán en su dispositivo y se sincronizarán con el portal web, donde se guardará toda la información sobre contactos de venta. Escáneres de códigos de barras El más tradicional de nuestros métodos de cotejo de contactos de venta, el escáner de códigos de barras, le permite escanear las placas de los visitantes y registrar respuestas a unas preguntas preestablecidas mediante un código de barras. Las preguntas pueden ser estándares o personalizadas configuradas en el portal web (véase el Apartado 5: Portal web). Los escáneres se deben recoger al inicio de cada evento y devolverse en el mostrador de Visit Connect para poder descargarse los contactos de venta al portal y tener acceso a ellos. Los escáneres de códigos de barras se deben solicitar con antelación al evento para garantizar la disponibilidad. Portal Web El portal web permite una gestión y visión completa de todos los contactos de venta escaneados por todas las licencias adquiridas, tanto en la aplicación de escaneado como en los escáneres de códigos de barras. El portal le permite definir preguntas y respuestas personalizadas tanto para la aplicación como para los escáneres de códigos de barras, ver, editar y descargarse todos los contactos de ventas escaneados por todas las aplicaciones de escaneado y escáneres de códigos de barras, imprimir fichas de respuestas para utilizarlas con los escáneres, fijar objetivos y analizar el progreso, enviar licencias de compra por correo electrónico al usuario final y controlar el funcionamiento de la aplicación para usuarios individuales. 3

4 2. Inicio Cuando se realiza un pedido a Visit Connect, se envía un mensaje de correo electrónico a la dirección especificada en el pedido, con información la siguiente información. Licencias de aplicaciones de escaneado en forma de códigos QR. Hay que escanear el código QR en la aplicación de escaneado (que se puede descargar de App Store/Play Store; buscar por: N200 Visit Connect) para activarlo. Para escanear la licencia, es importante utilizar únicamente el dispositivo móvil destinado a escanear a los visitantes. Se activa al escanear la licencia y, una vez activada, no puede utilizarse en otro dispositivo móvil. Los pedidos de escáneres de códigos de barras se confirmarán por correo electrónico. Los escáneres existentes estarán disponibles en el punto de recogida el primer día del evento, salvo que se indique otra cosa. El acceso al portal web se incluye automáticamente en cada pedido. Las instrucciones para acceder al portal se describen en el correo electrónico. El uso del portal web no es obligatorio si se utiliza la aplicación de escaneado, sin embargo, existen varias funciones avanzadas que están disponibles con una licencia. Si utiliza escáneres de códigos de barras, tendrá que acceder al portal web para poder descargarse sus contactos de ventas. 4

5 3. Aplicación de escaneado para dispositivos móviles Si ha realizado un pedido de aplicaciones de escaneado, la recopilación de contactos de venta tiene lugar a través de una aplicación en su teléfono o tablet. Además de recopilar la información sobre contactos de venta, también puede registrar respuestas a las preguntas estándar o personalizadas que haya establecido en el portal web. Los datos que recopile se actualizan continuamente en la base de datos central siempre que haya disponible una conexión a Internet y haya activado una licencia. Descarga Descárguese la aplicación N200 Visit Connect en Play Store o App Store. Son compatibles los sistemas ios 6.0 y Android 2.3 y superior. Su dispositivo debe disponer de una cámara adecuada y debe autorizar los permisos solicitados cuando utilice la aplicación por primera vez. Puede que algunas funciones no estén disponibles en su dispositivo. Véase el Apartado 3: Especificaciones de la aplicación de escaneado para obtener más información. Debe tener en cuenta que algunas funcionalidades dependen de la conexión a Internet y de la activación de la licencia. Véase el Apartado 3: Disponibilidad de las funcionalidades de la aplicación de escaneado para obtener más información. Inicio de sesión (activación de una licencia) Existen varias formas de iniciar sesión. Activación de una licencia impresa Toque el icono de escaneado Escanee la licencia Si no puede escanear la licencia debido a que su dispositivo no cuenta con una cámara compatible, por ejemplo, puede introducir el código de la licencia de forma manual Escanear la licencia para activarla También puede activar la licencia introduciendo el código de forma manual Si no ha adquirido la licencia aún, o no la tiene a mano, acceda directamente a Recopilar contacto de venta 5

6 Activación de una licencia desde el correo electrónico En el dispositivo que desee utilizar para el escaneado, toque el botón Activate licence en el correo Si aún no ha descargado la aplicación, se le solicitará que lo haga La aplicación se abre y se activa Puede encontrar la versión de la aplicación en la sección de configuración de la aplicación Recopilación de un contacto de ventas Puede recopilar un contacto escaneando la placa del visitante o introduciendo manualmente el código en su placa. Toque el icono de escaneado en la esquina superior derecha de la pantalla Seleccione si desea Scan el código QR o introducir manualmente la referencia única Active el flash para escanear en condiciones de poca luz* Seleccione para escanear un código QR* Seleccione para introducir un código manualmente La aplicación escanea para detectar un código QR Código de 3 x 5 dígitos que se debe introducir manualmente si el escaneado no está disponible. La información de este código solo estará disponible con conexión a Internet Escaneado de una placa Véase el Apartado 8: Placas y códigos de barras para ver una placa de prueba que puede escanear. *Si su dispositivo no admite una funcionalidad en concreto, no se mostrará la opción. Visit Connect es compatible con IOS 6.1 y Android 2.3 y superior 6

7 Información sobre contactos de ventas Una vez escaneado, tendrá acceso a los datos del contacto de ventas. Añadir fotografía de perfil Añadir a sus contactos Enviar un correo electrónico (con conexión a Internet) Datos de contactos de ventas recopilados Aunque trabaje sin conexión, tendrá disponibles algunos datos (nombre, primera letra del apellido y país). En cuanto se conecte a Internet, todos los datos se sincronizarán siempre y cuando haya activado una licencia. Preguntas Puede crear sus propias preguntas, véase el Apartado 5: Portal web, Preguntas personalizadas o utilice las preguntas estándar proporcionadas, véase el Apartado 6: Hoja de preguntas estándar de ejemplo para registrar las respuestas a las preguntas. Toque Questions Seleccione las respuestas Haga clic en Next para acceder a las preguntas siguientes Si no crea ninguna pregunta personalizada, tendrá disponibles las preguntas estándar. 7

8 Notas Puede añadir notas a un contacto de ventas. Resulta útil para anotar su conversación, tomar una foto (o gráfico) o añadir un breve memorando de voz. Para añadir una nota Toque Notes Seleccione el tipo de nota que desee añadir: memorando de texto, memorando de voz o fotografía Introduzca la nota y guarde el memorando Están disponibles todas las notas previamente añadidas Elimine los adjuntos arrastrándolos hacia la izquierda Añada una nota de texto Pulse REC para empezar a grabar Añada una foto existente o nueva Añada un memorando de voz Añada una fotografía 8

9 Explorar y exportar contactos de venta Una vez que haya recopilado un contacto de ventas, aparecerá en la lista de vista general de contactos de venta. Puede exportarlos como libro de trabajo de Excel o por correo electrónico. Exportar contactos de venta por correo electrónico Explorar contactos de ventas Exportar contactos de ventas Ajustes Se puede personalizar el compartimento de la aplicación según sus preferencias. Ajustes 9

10 Especificaciones de la aplicación de escaneado El dispositivo móvil utilizado para el escaneado debe admitir la siguiente funcionalidad. Si no es así, el rendimiento y el comportamiento de la aplicación podrían verse afectados. Debe aceptar los permisos solicitados cuando utilice la aplicación por primera vez, de lo contrario, algunas opciones no funcionarán correctamente. Funcionalidad Cámara trasera Acceso a Internet Enfoque automático Flash Vibración Micrófono Se verá afectada si no está disponible No se pueden escanear placas de visitantes. Los contactos de ventas se pueden seguir recopilando manualmente introduciendo el código en la placa. No se puede utilizar la aplicación Sin el enfoque automático, el escaneado de placas es más difícil, pero no imposible. Se necesita un pulso firme. En condiciones de poca luz, el escaneado de placas puede resultar más difícil. Sin flash, puede que no sea posible proporcionar la suficiente visibilidad a la placa para escanearla. Se puede introducir el código de la placa manualmente. El dispositivo no vibrará al escanear la placa. No es posible registrar una nota de memorando de vez para un contacto de ventas. 10

11 Disponibilidad de la funcionalidad de la aplicación de escaneado. La conectividad a Internet durante un evento puede ser poco fiable. La aplicación Visit Connect está diseñada para permitir la máxima funcionalidad posible para estar disponible también sin conexión. La siguiente tabla proporciona una descripción general de las distintas funcionalidades y su disponibilidad cuando se trabaja fuera de línea o sin activar la licencia. Funcionalidad En línea Sin conexión Inicio de sesión/activación de una licencia Exportar contactos de venta por correo electrónico - * - Escanear placas de visitantes Añadir notas Añadir imágenes Recuperar preguntas personalizadas del portal - Registrar respuestas a preguntas Ver datos personales limitados del contacto de ventas Ver todos los datos de contacto del contacto de ventas Añadir contactos de ventas a sus contactos Enviar correo electrónico a un contacto de ventas - * * * - * Solo disponible si se ha activado una licencia para un evento 11

12 4. Escáneres de códigos de barras Los contactos de ventas se pueden recopilar a través de escáneres de códigos de barras. Además de recopilar la información sobre contactos de ventas, también puede registrar respuestas a las preguntas estándar o personalizadas que haya establecido en el portal web. Una vez que devuelva el escáner, los datos recopilados se cargan al portal web donde podrá verlos, editarlos y exportarlos. Impresión de la hoja de preguntas personalizadas Si ha creado preguntas personalizadas en el portal web, debe imprimirlas y llevarlas consigo. Véase el Apartado 5: Portal web para obtener más información. Recogida del escáner Salvo que se indique otra cosa, los escáneres de códigos de barras solicitados previamente estarán disponibles en el mostrador de Visit Connect el primer día del evento, junto con las hojas de respuestas para las de preguntas estándar en caso de que no haya creado sus propias preguntas personalizadas. Escaneado de contactos de ventas Pulse el botón y escanee el código de barras. El escaneado correcto se indicará mediante un pitido agudo y una luz verde. Véase el Apartado 8: Placas y códigos de barras para ver una placas de prueba que puede escanear. Preguntas Para registrar las respuestas del contacto de ventas a las preguntas: Escanee el código de barras de la placa del visitante Escanee el código de barras de la pregunta (tanto de su hoja de preguntas personalizadas, véase el Apartado 5: Portal web, como de la hoja de preguntas estándar) Escanee las respuestas correspondientes Una vez que haya terminado con un contacto de ventas, escanee la del siguiente visitante Escanee siempre la placa del visitante antes de empezar a escanear las preguntas y respuestas, de lo contrario, las respuestas se registrarán con el anterior visitante que haya escaneado. 12

13 Datos Para obtener sus datos, debe devolver los escáneres de códigos de barras al mostrador de Visit Connect. Los datos se descargarán y podrá verlos, editarlos y exportarlos desde el portal web. Véase el Apartado 5: Portal web para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo. 13

14 5. Portal Web Puede utilizar el portal web para personalizar su experiencia, gestionar el cotejo de sus contactos de ventas y acceder a estos después del evento. Aquellos que utilicen los escáneres de códigos de barras, solo se pueden acceder a esta información a través del portal web. Acceso Su correo electrónico de confirmación de pedido incluye una URL con el enlace al portal web. Puede crear una nueva cuenta por evento o, si ya ha utilizado Visit Connect previamente, puede vincular todos los eventos a una cuenta. Si usted o alguien de su empresa ya ha creado una cuenta, puede que se le solicite utilizar esa cuenta. Si intenta crear otra cuenta, se le solicitará que ajuste el nombre de su empresa porque ya tendremos una cuenta a dicho nombre. Puede hacerlo utilizando los datos de inicio de sesión creados previamente. La URL para inicios de sesión subsiguientes es: Qué puede hacer? Existen muchas formas de personalizar su configuración. Puede: Fijar objetivos sobre cuántos contactos de ventas desea recopilar. Comparar su rendimiento real con los objetivos. Crear preguntas y respuestas personalizadas. Puede acceder a ellas a través de la aplicación de escaneado o imprimir una hoja de respuestas si utiliza el escáner de códigos de barras. Enviar licencias puede enviar licencias de la aplicación de escaneado por correo electrónico. Añadir usuarios añadir otros usuarios para el portal web. Gestión de su cuenta Desde el menú principal, puede acceder a: Inicio aquí puede ver el recorrido de la aplicación Visit Connect, ver las estadísticas de recopilación de contactos de venta y los eventos para los que tiene licencia. Mis eventos aquí dispone de una lista de eventos. Gestionar expositor aquí puede cambiar el nombre de su empresa. Gestión de su cuenta 14

15 Establecimiento de objetivos Puede establecer objetivos para el número de contactos de venta que deba recopilar por día de evento. Para establecer objetivos: Haga clic en Fijar objetivos Seleccione una fecha Introduzca cifras en Objetivo de rendimiento, Rendimiento moderado y Rendimiento mínimo Haga clic en Guardar Introduzca el objetivo de número de contactos de ventas que desee recopilar cada día Establecimiento de objetivos Durante la exposición y después de esta, puede comprobar el progreso haciendo clic en Ver estadísticas. Haga clic para actualizar la pantalla. Ver estadísticas 15

16 Preguntas Existen dos tipos de preguntas: las estándar y las personalizadas. Preguntas personalizadas preguntas que crea usted mismo junto con las posibles respuestas que desea registrar. Preguntas estándar existen cuatro preguntas estándar, cada una con diez respuestas. Si utiliza escáneres, puede redactar sus posibles preguntas en la hoja de forma que sepa lo que significa cada respuesta. Preguntas personalizadas Para crear preguntas personalizadas: Seleccione Gestionar preguntas Haga clic en Añadir pregunta Introduzca su pregunta Seleccione el estado Seleccione el tipo de respuesta Texto libre brinda al contacto de ventas la oportunidad de proporcionar una respuesta. Debe tener en cuenta que este tipo de respuestas solo es posible con la aplicación de escaneado y no con los escáneres de códigos de barras Opción única muestra botones de radio, entre los que solo se puede seleccionar uno Opción múltiple muestra casillas de verificación, entre las que se puede seleccionar más de una Lista desplegable muestra una lista al hacer clic en ella y solo permite una selección Introduzca sus respuestas Haga clic en Guardar Si utiliza escáneres de códigos de barras, haga clic en Descargar PDF de códigos de barras para imprimir la hoja que debe llevarse consigo. Véase el Apartado 6: Hojas de preguntas y respuestas de muestra De forma predeterminada, está Habilitado para el evento seleccionado Haga clic aquí para permitir al usuario que introduzca la respuesta (solo en el caso de la aplicación de escaneado) Haga clic aquí para borrar una respuesta Haga clic en las flechas para cambiar el orden de la organización 16

17 Las preguntas personalizadas están disponibles en todos sus eventos, el estado habilitado o deshabilitado se aplica al evento en el que haya iniciado sesión en ese momento. Preguntas estándar Existen cuatro preguntas estándar, cada una de las cuales con diez posibles respuestas: Empleado Producto Seguimiento Sus propias preguntas Si utiliza la aplicación de escaneado y solo desea utilizar las preguntas estándar, no tiene que crear ninguna pregunta personalizada. En la aplicación, aparecerán las preguntas. Si está utilizando escáneres de códigos de barras, debe imprimir la hoja de preguntas estándar, haga clic en Descargar PDF de códigos de barras para imprimirla. Véase el Apartado 6: Hojas de preguntas y respuestas de muestra. Licencias Las licencias de escáneres que haya solicitado se pueden ver en el portal en Gestionar licencias de escáneres. Las licencias de la aplicación de escaneado deben activarse en la aplicación para permitir el acceso completo para un evento. En el portal, puede enviar por correo electrónico una licencia a la persona que vaya a utilizarla o imprimirla para poder activarse en un dispositivo móvil. Estos campos están vacíos hasta que exista información para mostrar en ellos En la lista aparecen los tipos de licencia para escáneres de códigos de barras y la aplicación de escaneado Seleccione este botón para enviar las licencias a Imprimir licencias (no asignadas) 17

18 También puede ver y editar licencias individuales Este nombre aparecerá en la lista de Explorar Una vez activada la licencia, ya no puede imprimirla ni enviarla por Licencia Para enviar una licencia Seleccione su opción. Puede cambiarla en cualquier t Imprimir licencias (no asignadas) Seleccione una licencia Introduzca un nombre Introduzca una dirección de correo electrónico Haga clic en Enviar licencia por correo Seleccione si el usuario de la licencia está autorizado a enviar por correo contactos de venta en la aplicación de escaneado Haga clic en Guardar 18

19 6. Hojas de preguntas y respuestas de muestra Si está utilizando escáneres de códigos de barras para recopilar sus contactos de ventas, necesitará escanear las respuestas a las preguntas que desee de la hoja de respuestas. Las preguntas estándar tienen diez respuestas cada una. Esta hoja se puede recoger junto con el escáner. La hoja de preguntas personalizadas incluye las preguntas establecidas en el portal web. Debe imprimir esta hoja antes del evento. Hoja de preguntas personalizadas de muestra Hoja de preguntas estándar de muestra 19

20 7. Archivo de descarga de contactos de ventas Puede descargar los contactos de ventas tanto de la aplicación de escaneado (contactos de ventas recopilados en ese dispositivo) como a través del portal web (descargar todos los contactos de venta recopilados por todas sus licencias para un evento). La información se incluye en el libro de trabajo de Excel que contiene los siguientes campos de forma estándar. Debe tener en cuenta que esta información solo está disponible si se ha recopilado durante el proceso de registro. Además, si registra respuestas a preguntas, también se incluirán junto con los enlaces a cualquier adjunto como, por ejemplo, notas de texto, memorandos de voz o imágenes. Nombre de campo Time Gender Title Initials First Name Last Name prefix Last Name Job Function Department Company Address 1/2/3 House number Postal Code City State/County Country Descripción Fecha y hora en que se escaneó el contacto de ventas. La zona horaria es Tiempo Universal Coordinado (UTC) Sexo del contacto de ventas. Los valores posibles son "varón" o "mujer" Tratamiento del contacto de ventas Iniciales del contacto de ventas Nombre del contacto de ventas Prefijo del apellido del contacto de ventas Apellido del contacto de ventas Función laboral del contacto de ventas Departamento del contacto de ventas Empresa del contacto de ventas Líneas 1,2 y 3 de la dirección del contacto de ventas Número de vivienda del contacto de ventas (si se hubiera recopilado por separado) Código postal del contacto de ventas Ciudad del contacto de ventas Estado/Provincia del contacto de ventas País del contacto de ventas 20

21 Phone 1 Phone 2 Fax Website COC VAT number Badge UR Lead code Stage Type Scanned by Notes Language Número de teléfono del contacto de ventas Número de teléfono (adicional) del contacto de ventas Número de fax del contacto de ventas Dirección de correo electrónico del contacto de ventas Página web de la empresa del contacto de ventas Número de cámara de comercio de la empresa del contacto de ventas Número fiscal (IVA) registrado de la empresa del contacto de ventas Referencia única que aparece en la placa de visitante del contacto de ventas Identificador único para cada contacto de ventas recopilado Fase en la que se ha registrado el contacto de ventas. Al escanear por primera vez, se establece en "Nuevo". Las fases se pueden editar en el portal web Tipo de registro del contacto de ventas Persona que escaneó el contacto de ventas Los contactos de ventas escaneados por una aplicación de escaneado muestran el nombre introducido en la aplicación. Los contactos de ventas escaneados por un escáner de códigos de barras muestran un identificador en el escáner de códigos de barras Enlaces a todas las notas realizadas Idioma del contacto de ventas Todas las preguntas de perfil planteadas durante el registro aparecerán después de estos campos junto con las respuestas proporcionadas por el contacto de ventas 21

22 8. Placas y códigos de barras Esto es una placa de prueba. Puede escanearla con la aplicación de escaneado (no con el escáner de códigos de barras). Los datos del contacto de ventas se pueden ver en la aplicación de escaneado. Aplicación de escaneado: Recoja un contacto de ventas escaneando el código QR Escaneado: Si está recopilando contactos de venta mediante un escáner de códigos de barras, escanee este código de barras antes de empezar a escanear sus respuestas en su hoja PDF Aplicación de escaneado: Puede recoger un contacto de ventas introduciendo el código de referencia único 9. Preguntas adicionales Si tiene alguna otra pregunta, póngase en contacto con nuestra oficina británica u holandesa: N200 Reino Unido T.: Correo electrónico: visitconnect@n200.com N200 Holanda T.: Web: 22