MANUAL DE CAPTACIÓN. Modelo Genérico para Intermediario Financiero Rural: SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

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1 Modelo Genérico para Intermediario Financiero Rural: Proyecto: Cooperación Técnica ATN/ME-9118-ME Apoyo a Intermediarios Financieros Rurales México, Enero 2010

2 ÍNDICE DE CONTENIDO Página GLOSARIO DE ABREVIATURAS... 3 INTRODUCCIÓN... 4 Capítulo I: Políticas de Captación 1. OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO LEGAL ALCANCE ORIGEN Y APLICACIÓN DE LOS RECURSOS CALCE FINANCIERO DESCENTRALIZACIÓN MONEDA CUENTAHABIENTES ENCAJES DE LOS DEPÓSITOS PUBLICACIONES LÍMITES INDIVIDUALES Y GLOBALES DE LA CARTERA PASIVA (DIVERSIFICACIÓN DE PASIVOS) DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE UNA SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LOS CUENTAHABIENTES CONDICIONES PARA LA APERTURA CONDICIONES PARA RETIROS Y CANCELACIONES CLASIFICACIÓN DE TIPOS DE CUENTA SEGÚN FIRMANTES SECRETO BANCARIO CLASIFICACIÓN CONTABLE DE LOS AHORROS O CAPTACIÓN TRADICIONAL FRECUENCIAS DE PAGO DE INTERESES TASAS DE INTERÉS, GASTOS Y SEGUROS CUENTAS INACTIVAS REPORTES Y CONTROL POLÍTICAS PARTICULARES PARA PRODUCTOS DE AHORROS Capítulo II: Procedimientos de Captación 1. OBJETIVO PROMOCIÓN DE PRODUCTOS DE AHORRO APERTURA DE CUENTA DE AHORRO APERTURA DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO (DPF) DEPÓSITO/RETIRO EN CUENTA DE AHORRO CANCELACIÓN DE CUENTA DE AHORRO (DPF) Capítulo III: Reglamento de Captación por Producto 1. DEPÓSITO A LA VISTA DEPÓSITO RETIRABLES EN DÍAS PREESTABLECIDOS DEPÓSITO DE AHORRO DEPÓSITO A PLAZO FIJO DEPÓSITOS RETIRABLES CON PREVIO AVISO DEPÓSITOS EN CUENTA CORRIENTE ASOCIADOS A TARJETAS DE CRÉDITO EMISIÓN DE TARJETAS RECARGABLES Anexos ANEXO N 1: TABLA DE CUENTAS DE DEPÓSITO ANEXO N 2: DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LAS APERTURAS DE DEPÓSITOS Y CUENTAS DE AHORRO ANEXO N 3: GLOSARIO DE TÉRMINOS Vigencia: Actualización: Página 2 de 54

3 Glosario de Abreviaturas SOFIPO: CNBV: LACP: CUACP: LGISM: LGTOC: CCP: SHCP: CETES: CPP: UDIs: DPF: Sociedad Financiera Popular Comisión Nacional Bancaria y de Valores Ley de Ahorro y Crédito Popular Circular Única de Ahorro y Crédito Popular Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Costo de Captación a Plazo Secretaría de Hacienda y Crédito Público Certificados de la Tesorería de la Federación Costo Porcentual Promedio de Captación Las unidades de cuenta llamadas Unidades de Inversión Depósitos a Plazo Fijo Vigencia: Actualización: Página 3 de 54

4 INTRODUCCIÓN Considerando la importancia de contar con un Manual de Políticas, Procedimientos y Reglamento de Productos Pasivos que proporcione un marco de referencia para la administración de la cartera de captación y depósitos de la Sociedad Financiera Popular, se ha desarrollado el presente material conteniendo toda la normativa aplicable al ahorro: políticas generales, procedimientos de ahorro y reglamento de productos. El presente material se ha desarrollado respetando los siguientes factores: La visión, misión, filosofía, políticas, procedimientos, normas, estrategias, objetivos y/o reglamentos vigentes. Las estructuras organizacionales necesarias para el desarrollo de la actividad. El grado de autonomía y de coordinación requeridos para el adecuado desenvolvimiento de los productos. Los mecanismos de control que deberán ser utilizados. Los procesos de ahorro. El presente Manual de Captación norma las políticas, los procedimientos técnicos, de operaciones y legales, requisitos para captación con las que cuenta la Sociedad Financiera Popular, alcanzando su aplicación a todos los directivos, funcionarios y empleados de la Institución, que tengan participación y responsabilidad en las operaciones de captación sirviendo el presente marco, como una herramienta de trabajo que permita la implementación correcta y adecuada de las decisiones y directrices emanadas del Consejo de Administración. Para una mejor comprensión del documento, se divide en tres capítulos: Capítulo I: Políticas de Captación. Son principios generales aplicables a las operaciones pasivas que debemos ceñirnos a fin de disponer de una cartera que satisfaga los requisitos de seguridad, liquidez, riesgo y rentabilidad. Capítulo II: Procedimientos de Captación. Es la descripción de los pasos básicos que se deberán seguir para las operaciones pasivas, desde el inicio de la relación con el socio o cliente. La descripción de los pasos se realizar en forma correlativa y atendiendo a las diferentes etapas que se deberán seguir, tiempos invertidos y responsables de cada una de ellas. Capítulo III: Reglamento de Captación por Producto. Es la descripción detallada de los productos comercializados por la Sociedad Financiera Popular, conteniendo una definición del grupo meta para el cual está diseñado el producto, requisitos básicos para acceder al mismo, moneda en la cual podrá captar los fondos, montos, plazos, tasa de interés aplicada y tipo de capitalización disponibles. El presente Manual es aprobado en Sesión de Consejo de Administración y materializado por acto resolutivo de la Presidencia del Consejo de Administración. Será modificado o reestructurado cuando el Consejo de Administración fije una nueva política crediticia, cuando los Comités eleven nuevas propuestas o las normas legales establezcan un nuevo mecanismo de gestión de captación. En el Manual de Políticas se establecen los términos y condiciones aplicables en general a todos los productos de captación, cualquier excepción a las Políticas Generales, será expresamente indicada en el Reglamento de Captación de cada producto. Si alguna disposición indicada en los Reglamentos de Captación, no guardare consonancia con las indicadas en el Manual de Políticas, prevalecerá lo establecido en el Manual de Políticas. Vigencia: Actualización: Página 4 de 54

5 CAPÍTULO I: POLÍTICAS DE CAPTACIÓN Vigencia: Actualización: Página 5 de 54

6 1. Objetivos Generales El Manual de Políticas Generales de Captación es un instrumento esencial básico para la adecuada estandarización en los criterios utilizados para atender la demanda de servicios de operaciones pasivas (depósitos). De igual manera, se pretende comunicar la estructura organizacional, funciones, políticas y normas en vigencia, y que todos los funcionarios de la organización estén en conocimiento de las informaciones y documentación necesaria en el momento de tomar decisiones. El objetivo del presente Manual es establecer las normas y lineamientos correspondientes para la ejecución de las operaciones pasivas en sus diversos productos, que realicen las Sociedades Financieras Populares; instruir al personal sobre aspectos fundamentales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos y normas establecidas. Por ello considera también la necesidad de contar con un conjunto de normas escritas que regulen la captación de recursos, de tal forma que oriente a la empresa a la aplicación de los fondos recibidos de sus depositantes, inversionistas y accionistas, en operaciones sanas y líquidas y dirigidas a los segmentos meta. El Manual permite precisar las funciones y relaciones de cada persona involucrada en la atención de público demandante de servicios pasivos para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de trabajos y detectar omisiones. Al contar con una adecuada definición de responsabilidades, se puede lograr una correcta ejecución de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo. Con el Manual, se podrá contar con una política coherente, claramente explicitada y escrita que sea complemento de la planificación estratégica definida a través de metas, objetivos y presupuestos a fin de aumentar el valor del patrimonio en beneficio de todos los funcionarios, depositantes y accionistas de la Institución. Este documento constituye un elemento vital para todas las áreas involucradas en la decisión, en cada una de sus instancias, lo que no implica el sometimiento constante a disposiciones rígidas, sino todo lo contrario, la política se establecerá en sus factores básicos, pero será examinada constantemente a la luz de las cambiantes circunstancias. 2. Objetivos Específicos 2.1. Aplicar criterios homogéneos en la Sociedad Financiera Popular en la atención de la demanda de operaciones pasivas Establecer los lineamientos para ser aplicados por el personal de la Institución involucrado en los procesos de captación de recursos del público El Manual de Políticas, Procedimientos y los Reglamentos pormenorizados, facilitarán la estandarización en los procesos operativos y administrativos de los diversos productos de ahorro; así como también, el control de las gestiones de captación y el cumplimiento de las normas establecidas, para así poder introducir las acciones correctivas o de mejora continua Lograr la estandarización de los requisitos y condiciones de acceso para las personas físicas o morales a fin de lograr un trato inicial igualitario y no discriminatorio Promover la captación de recursos del público estableciendo mecanismos que faciliten los mismos Minimizar los riesgos en la administración de la cartera pasiva. Vigencia: Actualización: Página 6 de 54

7 2.7. Contar con una herramienta de orientación para dirigentes y trabajadores de tal manera que todos los involucrados en la atención del público, sean evaluados según los mismos criterios. Actuando de esta manera, se proporciona un marco de control para la Auditoría Mantener el equilibrio entre la captación de recursos del público y su colocación en el mercado de influencia de la Sociedad Financiera Popular, orientando la captación hacia el financiamiento de actividades productivas, desalentando la especulación y favoreciendo la inversión, producción, comercialización y consumo de bienes y servicios requeridos por el mercado Contribuir a la fijación de tasas de interés para las operaciones pasivas, que permitan obtener una tasa de rentabilidad positiva en términos reales considerando condiciones competitivas de mercado y las regulaciones que enmarcan el contexto legal de la Sociedad Financiera Popular Conocer a todos los solicitantes, las características de sus actividades económicas, del entorno comercial, laboral y personal en que se desenvuelven para poder atenderles adecuadamente en todas sus necesidades financieras. 3. Marco Legal Todas las disposiciones establecidas en el presente Manual de Políticas, Manual de Procedimientos y Reglamentos de Productos de Captaciones se han elaborado considerando los aspectos legales según: 3.1. Ley de Ahorro y Crédito Popular 3.2. Ley General de Sociedades Mercantiles Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito 3.4. Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros Ley del IVA Ley del IDE Ley del ISR Código Fiscal de la Federación Circular Única de Ahorro y Crédito Popular (CUACP) sus Anexos y modificaciones Disposiciones de Carácter General emitidas por la CNBV Código de Comercio Código Civil Federal y el de los Estados de la República donde la SOFIPO tenga operaciones Código de Procedimientos Civiles Federal y el de esos Estados Resoluciones aprobadas por el Consejo de Administración de la Sociedad Financiera Popular Acta Constitutiva de la Sociedad Financiera Popular. Vigencia: Actualización: Página 7 de 54

8 4. Alcance Las disposiciones de este Manual son aplicables a todas las operaciones pasivas que se captan y administran en la Sociedad Financiera Popular (Matriz, Sucursales, Agencias y Oficinas). 5. Origen y Aplicación de los Recursos 5.1. Del Origen Los recursos captados por la Sociedad Financiera Popular podrán ser de origen público como privado, nacional o internacional, de personas físicas o morales de empresas, fundaciones y otros que permita la legislación vigente. Las SOFIPO S únicamente podrán recibir depósitos de los Gobiernos Federal, Estatales o Municipales, ya sea a través de sus sectores central o paraestatal, cuando se ubiquen en los Niveles de Operaciones III y IV y obtengan autorización de la Comisión. Por razones de control y ordenamiento de la cartera pasiva y con la finalidad de contar con suficiente información para realizar el seguimiento y análisis de costos, las operaciones también se codificarán, según el tipo de producto, atendiendo a las características particulares de cada fondo De la Aplicación Los recursos serán colocados en el mercado, atendiendo a las reglamentaciones emanadas de los órganos regulatorios competentes, a la política de concesión de créditos de la Sociedad Financiera Popular y a las condiciones y parámetros establecidos por la Institución y relacionados al Calce Financiero. Con la captación obtenida, otorgar a sus Clientes, préstamos o créditos a plazo según el nivel de operación de la SOFIPO, contemplando lo establecido en la CUACP. Podrá invertir sus excedentes de efectivo, directamente o a través de reportos, en valores gubernamentales, Pagarés con Rendimiento Liquidable al Vencimiento, suscritos por instituciones de crédito y en sociedades de inversión cuyos activos objeto de inversión sean únicamente los valores antes mencionados. Para la adecuada colocación de los fondos, se considerarán también las condiciones de mercado, la oferta de la competencia, se analizarán las necesidades de los solicitantes y los criterios fundamentales de rentabilidad y sostenibilidad institucional. 6. Calce Financiero A los efectos de mantener un adecuado equilibrio entre las colocaciones y la captación de recursos, se llevará un control permanente del coeficiente de liquidez atendiendo a los plazos de otorgamiento y vencimientos de los depósitos. Vigencia: Actualización: Página 8 de 54

9 7. Descentralización Se adoptará una política de descentralización de decisiones en muchos de los procesos de captación de fondos del público como fijación de tasas pasivas por productos a ser ofertados, conforme a las disposiciones que para el efecto emita el Consejo de Administración de la Sociedad Financiera Popular, con la finalidad de imprimir la dinámica necesaria para la atención oportuna a sus cuentahabientes. En esta determinación, también se considera la importante cobertura geográfica que abarcará la Sociedad Financiera Popular en todo el país, la cual conlleva a descentralizar responsabilidades, a fin de actuar oportunamente. Para asegurar el éxito de esta descentralización, también se deberá reforzar el control en todos los procesos de captación de fondos del público. 8. Moneda 8.1. Moneda de Captación Se podrán captar recursos del público tanto en Pesos Mexicanos como en Dólares Americanos, adecuándose para el efecto, los procedimientos y reglamentos de captación necesarios. Cualquiera sea la moneda seleccionada por el cuentahabiente para el depósito, el cronograma de pagos de intereses se elaborará según las tablas de liquidación habilitadas de acuerdo al tipo de producto de ahorro seleccionado Moneda de Colocación Los fondos captados de los clientes de la Sociedad Financiera Popular se colocarán en el mercado preferentemente en moneda nacional 9. Cuentahabientes Podrán ser cuentahabientes de la Sociedad Financiera Popular, las personas físicas o morales, en forma individual, solidaria o mancomunada. Los requisitos básicos para la apertura de cuentas son: La edad de los solicitantes debe ser mínimo 18. Ser persona capaz legalmente para firmar convenios y contratos. Se realizarán aperturas de cuentas a menores de edad, con la representación de sus padres, apoderados o representantes legales, según el caso. Tener la aportación necesaria según reglamentación relacionada vigente. Solicitud de apertura de cuenta según el formato de la Sociedad Financiera Popular. Copia de los documentos de identidad vigente del cuentahabiente. Depósito del monto inicial requerido establecido por la Sociedad Financiera Popular (según tipo de producto de ahorro). Vigencia: Actualización: Página 9 de 54

10 10. Coeficiente de Liquidez de los Depósitos La Sociedad Financiera Popular establecerá los mecanismos más adecuados para mantener niveles de liquidez mínimos de sus operaciones pasivas. El encaje dependerá del producto crediticio y los plazos de celebración de los contratos respectivos. 11. Publicaciones Los Intermediarios Financieros Rurales publicaran información sobre el tarifario que se exhibirá en un lugar visible para el público en todas las oficinas, de acuerdo a las disposiciones legales sobre la materia. 12. Límites Individuales y Globales de la Cartera Pasiva (Diversificación de Pasivos) Se contempla el siguiente límite: Las SOFIPO S y los fondos de pensiones y jubilaciones que no tengan prohibido invertir en obligaciones, podrán adquirir, como máximo el diez por ciento del monto de la emisión de obligaciones de que se trate. Este límite será aplicable en su conjunto, a las entidades financieras integrantes de un mismo grupo financiero, así como a las filiales de entidades financieras, incluyendo a las propias SOFIPO S, que no formen parte de un grupo financiero. Art. 24 fracción IX inciso c de la CUACP. Diversificación de pasivos: Los recursos captados por la SOFIPO, provenientes de depósitos o préstamos otorgados por una sola persona o empresa no podrán representar más de una vez el capital neto de la SOFIPO. No les será aplicable este criterio a los pasivos contraídos con los fideicomisos públicos y fondos de fomentos nacionales e internacionales, con las instituciones de banca múltiple establecidas en el país, ni con las instituciones de banca de desarrollos nacionales o internacionales. Excepciones: La Comisión, a solicitud de la SOFIPO interesada, acompañada de la opinión de la Federación que ejerza sobre ella las facultades de supervisión auxiliar, podrá autorizar en casos excepcionales, operaciones específicas por montos superiores a los límites establecidos. 13. Documentos Básicos para la Formalización de una Solicitud Todos los funcionarios responsables de la captación de recursos del público, deberán cumplir con recabar como mínimo, los documentos básicos establecidos en el Anexo N 2 del presente Manual. Es obligación de los Promotores de Ahorro / Auxiliar de Ahorro, cumplir con estos requerimientos y es obligación de todo el personal del Área de Ahorros exigir el cumplimiento de la adecuada formalización. Los funcionarios de Auditoría Interna se encargarán de controlar el cumplimiento de esta política. 14. Actualización de Información sobre los Cuentahabientes Se estima necesario realizar la actualización de la información sobre los cuentahabientes por lo menos una vez cada año. Se deberán actualizar todos los documentos básicos para la Vigencia: Actualización: Página 10 de 54

11 formalización de los contratos, por cada renovación de depósito de apertura de cuenta (siempre y cuando cuente con plazo de vencimiento). Se podrá incrementar o disminuir la frecuencia de la actualización de algunos documentos, dependiendo del tipo de cuentahabiente, del tipo de producto o según lo establezca el Consejo de Administración. 15. Condiciones para la Apertura Registro y Formalización de la Apertura de Cuenta Al aperturar una cuenta de ahorros o un depósito a plazo, la Sociedad Financiera Popular inscribirá al titular o titulares de la misma en el Registro correspondiente, consignando toda la información necesaria para su identificación y manejo. Se puede emitir una Libreta de Ahorros o un Depósito a Plazo a nombre de menores de edad debiendo contar para el efecto con un Tutor o Representante Legal del Menor. Mientras el titular de la cuenta no comunique su cambio domiciliario, seguirá vigente para todos los efectos el que hubiere registrado en la SOFIPO Límites en el Monto de los Depósitos Las SOFIPO S podrán pactar libremente con sus cuentahabientes, mediante políticas de carácter general los montos y saldos mínimos a los cuales estén dispuestas a recibir y mantener estos depósitos. Observando lo dispuesto en el numeral 12 de este manual Diversificación de Pasivos. 16. Condiciones para Retiros y Cancelaciones Retiro de intereses Los depositantes o inversionistas podrán autorizar a terceros para hacer disposiciones de dinero, bastando para ello la autorización firmada en los registros especiales que lleve la SOFIPO. Las SOFIPO S podrán cargar a las cuentas de sus clientes, el importe de los pagos que realicen a proveedores de bienes o servicios autorizados por dichos clientes, siempre y cuando: a. Cuenten con la autorización del cliente de que se trate, o b. El Cliente autorice directamente al proveedor de bienes o servicios y éste a su vez instruya a la SOFIPO para realizar el cargo respectivo. En este caso, la autorización podrá quedar en poder del proveedor de los bienes o servicios. En el evento de que el cliente cuya cuenta hubiere sido cargada en términos del párrafo anterior, objete dicho cargo dentro de los noventa días naturales siguientes a la fecha en que éste se haya realizado, la SOFIPO respectiva deberá abonarle en la cuenta de que se trate, a más tardar el día hábil inmediato siguiente a aquél en que se efectúe la objeción, la totalidad de los cargos. Vigencia: Actualización: Página 11 de 54

12 Para efectos de cumplir con la obligación a que se refiere el párrafo anterior, la SOFIPO estará facultada para cargar a la cuenta que lleve al proveedor de los bienes o servicios, el importe correspondiente. Cuando la cuenta del proveedor de bienes o servicios la lleve una SOFIPO distinta, o una Institución de Crédito ésta deberá devolver a la SOFIPO en que tenga su cuenta el Socio o Cliente los recursos de que se trate, pudiendo cargar a la cuenta del proveedor de los bienes o servicios respectivos el importe de la reclamación. Para estos efectos, la SOFIPO y el proveedor deberán pactar los términos y condiciones que serán aplicables. Las SOFIPO S deberán pactar con los proveedores el procedimiento para efectuar los cargos a que se refiere el párrafo anterior, cuidando en todo momento que no causen daño a su patrimonio.. Las autorizaciones, instrucciones y comunicaciones a que se refiere este artículo podrán llevarse a cabo por escrito con firma autógrafa o a través de los medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología que previamente convengan las partes, debiendo contar las SOFIPO S con los registros, archivos u otros medios que les permitan presentar ante la autoridad competente, la fecha y demás características principales de las reclamaciones que, en su caso, presenten los usuarios Cancelación por Fallecimiento del Titular En caso de fallecimiento del titular de la cuenta de ahorros o depósito a plazo, éste sólo podrá ser cancelado por los herederos legales, los cuales deberán demostrar sus derechos mediante la documentación que para tal efecto solicite la institución. La documentación requerida es la siguiente: Acta de defunción del titular. Documento de identificación oficial vigente del heredero legal. Libreta de ahorros o depósito a plazo original. Declaratoria de herederos debidamente acreditada por la autoridad legal competente. La Gerencia podrá exonerar de la presentación de alguno de estos requisitos teniendo en consideración el monto de la libreta de ahorros o depósito a plazo. 17. Clasificación de Tipos de Cuenta según Firmantes Las cuentas de ahorro y de depósitos a plazo se abrirán a solicitud expresa del titular las cuales pueden ser emitidas a nombre de una o más personas y se clasifican en tres categorías: Individual: Cuentas con un titular. Mancomunada (Co titularidad y ): Requieren la intervención de todos los titulares que registren sus firmas para disponer de sus fondos. Las cuentas mancomunadas son cuentas colectivas en donde cada uno de los cotitulares tiene derecho para exigir a la Sociedad Financiera Popular únicamente el pago del monto que le corresponde de la operación y en caso de no establecerse expresamente dicho monto, la parte proporcional que resulte de dividir el monto total de la operación en tantas partes como cotitulares existen. Solidarias (Co titularidad y/o ): Es suficiente la intervención de uno de los titulares que tenga registrada su firma para disponer de los fondos. En las cuentas colectivas, cada uno de los cotitulares tiene derecho para exigir a la Sociedad Financiera Popular el Vigencia: Actualización: Página 12 de 54

13 pago del monto total de la operación en virtud de la cual resulte acreedor de dicha Institución. En caso de que un cotitular deje sin efecto la mancomunidad o la solidaridad, deberá solicitarlo y formalizarlo por escrito, teniendo en cuenta lo siguiente: a. Personas físicas. La Sociedad Financiera Popular cancelará la cuenta de ahorros o el depósito a plazo y abrirá una nueva cuenta, con los datos del nuevo titular. La Libreta de Ahorros o el Depósito a Plazo Original debidamente cancelado, debe adjuntarse en el archivo del movimiento diario como sustento de la operación. b. Personas morales. Las personas morales que solicitan el cambio de uno de los cotitulares, se solicitarán como mínimo los siguientes requisitos: Solicitud de cambio de firma. Acta de Sesión donde se eligió el nuevo titular, dicho documento debe estar debidamente legalizado por la autoridad competente, según disposición legal vigente sobre la materia. Documentos de Identificación Oficial Vigente de los Representantes Legales (original y copia). Luego se procederá a cancelar la Libreta de Ahorros o el Certificado de Depósito a Plazo Original y se extenderá una Nueva Libreta o Certificado con los nuevos titulares solidarios o mancomunados. Se deben adjuntar las cuentas canceladas en el archivo del movimiento diario. Para cambio de titular de una cuenta de ahorros o depósito a plazo individual a mancomunada y solidaria (o viceversa), deberá cancelarse la cuenta individual y abrir una nueva cuenta, con un nuevo número, para lo cual debe quedar en el archivo del movimiento diario la libreta de ahorros o el certificado a plazo de la cuenta individual debidamente cancelada. 18. Secreto de la Información La información y documentación relativa a las operaciones y servicios a que se refiere el artículo 36 de la Ley de ACP tendrá carácter confidencial, por lo que las Sociedades Financieras Popularesen protección del derecho a la privacidad de sus clientes que en este artículo se establece, en ningún caso podrán dar noticias o información de los depósitos, operaciones o servicios, sino al depositante, deudor, titular, beneficiario, a sus representantes legales o a quienes tengan otorgado poder para disponer de la cuenta o para intervenir en la operación o servicio. Como excepción a lo dispuesto por el párrafo anterior, las Sociedades Financieras Populares estarán obligadas a dar las noticias o información a que se refiere dicho párrafo, cuando lo solicite la autoridad judicial en virtud de providencia dictada en juicio en el que el titular o, en su caso, el depositante, deudor, titular o beneficiario sea parte o acusado. Para los efectos del presente párrafo, la autoridad judicial podrá formular su solicitud directamente a la Sociedad Financiera Popular con nivel de operaciones I a IV, o a través de la Comisión. Los empleados y funcionarios de las Sociedades Financieras Populares serán responsables, en los términos de las disposiciones aplicables, por violación del secreto que se establece y las sociedades estarán obligadas en caso de revelación indebida del secreto, a reparar los daños y perjuicios que se causen. Vigencia: Actualización: Página 13 de 54

14 Lo anterior, no afecta en forma alguna la obligación que tienen las Sociedades Financieras Populares de proporcionar a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores toda clase de información y documentos que, en ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, les solicite en relación con las operaciones que celebren y los servicios que presten. 19. Clasificación Contable de los Ahorros o Captación Tradicional Los fondos captados del público se contabilizarán atendiendo a las leyes, reglamentaciones y circulares vigentes emitidas por las autoridades regulatorias. Los registros se realizarán tomando como base el valor contractual de la obligación, reconociendo los intereses devengados directamente en los resultados del ejercicio como un gasto por intereses. Se presentarán en el Balance General, constituyendo el primer rubro dentro del pasivo de la Sociedad Financiera Popular, en el cual se clasificarán o desagregarán en los siguientes conceptos: Depósitos de Exigibilidad Inmediata Son captaciones del público de exigibilidad inmediata. Los depósitos de personas físicas o morales bajo las modalidades de cuentas de ahorro, y depósito en cuenta corriente, los mismos serán contabilizados como Depósitos de Exigibilidad Inmediata Depósitos a Plazo Son captaciones del público cuya exigibilidad no es inmediata. Los depósitos de personas físicas o morales bajo las modalidades: Depósito Retirables en Días Preestablecidos, Depósitos Retirables con Previo Aviso, serán contabilizados como Depósitos a Plazo. 20. Frecuencias de Pago de Intereses Las frecuencias de pago hacen relación a la periodicidad con la cual los cuentahabientes se les acreditan los intereses o reditúo por el depósito de capital en la SOFIPO. Las frecuencias de pago podrán ser: mensuales, bimensuales, a término, etc. 21. Tasas de Interés, Gastos y Seguros Tasa de Interés El interés es el alquiler o rédito que la unidad depositaria de fondos conviene pagar por un dinero tomado de la unidad oferente de fondos. En los depósitos con interés, las SOFIPO S podrán pactar libremente con su clientela las tasas de interés que devenguen los mismos, las cuales podrán ser distintas para diferentes tipos de cuentahabientes. Asimismo, podrán reservarse invariablemente el derecho de ajustar diariamente la tasa pactada. Las tasas se aplicarán sobre el promedio de saldos diarios del período en el cual hayan estado vigentes. Las SOFIPO S podrán pactar libremente la periodicidad de pago de los intereses. Vigencia: Actualización: Página 14 de 54

15 La tasa de interés aplicada a las operaciones pasivas, se rige según los precios vigentes en el mercado, pero encuadrados a lo normado por la CNBV y las leyes vigentes en la materia, aprobados por resolución de Consejo de Administración. La propuesta para la modificación del tarifario de operaciones pasivas, será presentada por el Director o Gerente General al Consejo de Administración, que deberá extender su aprobación para su aplicación, la propuesta deberá incluir: Las tasas de interés a ofrecer por los ahorros en función a la libre competencia en el sistema financiero. Los márgenes máximos autorizados a la Gerencia de Ahorro para tasas preferenciales. Excepcionalmente, y dentro de los márgenes autorizados por la Gerencia General, la Gerencia de Ahorros podrá autorizar tasas preferenciales a clientes especiales en función al monto de la apertura, saldo acumulado y/o plazo de vencimiento del Depósito a Plazo. Dicha Gerencia podrá delegar dicha facultad a personal jerárquico dentro de los márgenes autorizados. La Sociedad Financiera Popular se reserva el derecho de revisar el valor de la tasa de interés y/o los períodos de capitalización periódicamente o cuando lo considere necesario y modificarla teniendo en cuenta las leyes y disposiciones vigentes en la materia, sin mediar para ello aviso escrito. Sin embargo, dichas tasas de interés deben ser publicadas en un lugar visible en todas las sucursales que la Institución mantenga. El pago de intereses por los depósitos se realizará según normativa vigente de la Sociedad Financiera Popular y la CNBV Tipos de Tasas de Interés Las tasas de interés se expresarán según lo establecido por la Ley de Ahorro y Crédito Popular y circulares emitidas, que dispone, entre otros, que las Instituciones del sistema financiero pueden señalar libremente las tasas de interés, comisiones y gastos para sus operaciones activas y pasivas y servicios Tasa Anual Las tasas de interés se pactarán libremente, de manera uniforme y en igualdad de condiciones especificándose las mismas en los contratos suscritos con los cuentahabientes, según tipo de producto de ahorro y término de tasas anuales Tipos de Rendimientos Se dispondrán de capitalización de rendimientos mensuales, trimestrales, semestrales y anuales; calculándose los mismos por períodos vencidos y sobre promedio diarios. Los rendimientos, específico por tipo de producto de ahorro, se acreditarán en la cuenta del titular en función de lo establecido en el contrato suscrito con el cuentahabiente, las leyes y circulares vigentes relacionadas en la materia. Vigencia: Actualización: Página 15 de 54

16 21.5. Tipos de Contratos Los tipos de contratos de ahorro con que contará la Sociedad Financiera Popular estarán disponibles sólo para los tipos de ahorro que el Consejo de Administración estime conveniente. Los tipos de contratos de ahorro disponibles cumplen con la función de proporcionarles a los cuentahabientes diversas alternativas de disponibilidad de sus excedentes, la tasa de interés que devenguen, así como la periodicidad de pago de las mismas. También es un instrumento en donde se establecen las obligaciones y responsabilidades de las partes (Cuentahabiente de la Sociedad Financiera Popular) y que hacen a la administración de los fondos Estados de Cuenta Las SOFIPO S deberán proporcionar a los depositantes, con la periodicidad que libremente determinen, un estado de cuenta o su equivalente en el que aparezcan los movimientos efectuados en el período correspondiente, el promedio de saldos diarios de cada período de interés, el rendimiento correspondiente a cada período de interés en cantidad y porcentaje, así como, en su caso, las comisiones cargadas. Las SOFIPO S podrán pactar con los depositantes que los referidos estados de cuenta estén a su disposición en sus sucursales por un período determinado. La información será entregada o enviada en sobre cerrado, en salvaguarda del secreto bancario a que tiene derecho el titular o cotitulares Comisiones o Mantenimiento de Cuenta Se podrá cobrar comisiones por apertura, gastos de administración o mantenimiento de cuenta, los cuales constarán en los contratos y en función del tipo de producto pactado. El Consejo de Administración de las Sociedad Financiera Popular, decidirá sobre otros gastos y comisiones que sean necesarios cobrar al cuentahabiente, según el tipo de producto de ahorro y que serán especificados en el reglamento del producto de ahorro correspondiente. Estas comisiones y gastos serán modificados por Resolución del Consejo de Administración, cuando lo estime conveniente y siempre respetando las normas legales vigentes Seguros La Sociedad Financiera Popular podrá contratar pólizas de seguro para salvaguardar los intereses institucionales y de los cuentahabientes. Para los casos en los que se contraten pólizas de seguros, será responsabilidad del Gerente de Ahorros y/o Gerente de Sucursal constatar la constitución y vigencia de las pólizas de seguros durante la vigencia del contrato de depósito, según sea el caso. El costo del seguro se transfiere al cuentahabiente. 22. Cuentas Inactivas El principal y los intereses de los instrumentos de captación que no tengan fecha de vencimiento, o bien, que teniéndola se renueven de forma automática, así como las transferencias vencidas y no reclamadas, que al 31 de diciembre de cada año, no hayan tenido movimiento por depósitos o retiros durante los últimos diez años, contados a partir de Vigencia: Actualización: Página 16 de 54

17 dicha fecha, cuyo importe no sea superior al equivalente de doscientos días de salario mínimo general diario vigente en el Distrito Federal, prescribirán a favor del patrimonio de la beneficencia pública. En todo caso, la SOFIPO deberá dar previo aviso por escrito al cliente de que se trate, de manera fehaciente, en el domicilio que conste en el expediente respectivo, con ciento veinte días de antelación a la conclusión del plazo previsto por el párrafo anterior. Las SOFIPO S, estarán obligadas a notificar a la Comisión sobre el cumplimiento del presente enunciado dentro de los dos primeros meses de cada año. 23. Reportes y Control El personal de ahorro y/o Gerencia de Sucursal deberán reportar a la Gerencia de Ahorros, sobre la evolución de la cartera pasiva institucional así como elaborar estadísticas de evolución. 24. Políticas Particulares para Productos de Ahorros De acuerdo a las particularidades de cada producto de ahorro, se desarrollarán políticas especiales para algunos de ellos. Estas políticas específicas no alterarán lo contemplado en las Políticas Generales del Manual de Captación. Los casos no previstos en el presente Manual serán resueltos por la Gerencia de Ahorros en forma conjunta con el Director o Gerente General. Vigencia: Actualización: Página 17 de 54

18 CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTOS DE CAPTACIÓN Vigencia: Actualización: Página 18 de 54

19 1. Objetivo En este capítulo, se busca describir los pasos básicos que se deben seguir para la captación de recursos del público desde el inicio de la promoción de los productos ofertados por la Sociedad Financiera Popular. El orden de los pasos es correlativo y describen las actividades en forma generalizada. La simbología utilizada en diagramas se expone a continuación: θ Acción de control. Marca los puntos claves de control, identificando la acción dentro de una serie de actividades realizadas dentro de un procedimiento, los cuales son realizados para control y administración de riesgos. Inicio. Representa inicio o término. Indica el principio o fin del procedimiento, dentro del símbolo se anotará inicio o fin, según corresponda. Actividad. Las actividades que se desarrollan en el procedimiento se describen brevemente dentro del símbolo. En la parte inferior media, se anotará el número consecutivo de la actividad. Documento. Documento que entra y/o sale y que se genera o utiliza en el procedimiento. Decisión. Punto del procedimiento en donde se debe realizar una decisión entre dos opciones. Archivo permanente. Depósito de un documento o información dentro de un archivo por período indefinido. Conector de página. Conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el procedimiento. Conector. Conector o enlace, de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo. Vigencia: Actualización: Página 19 de 54

20 2. Promoción de Productos de Ahorro Responsable principal: Promotores de ahorro Responsables alternativos: Cualquier funcionario de la Sociedad Financiera Popular, especialmente los funcionarios del Área de Ahorros Procedimiento: Todos los funcionarios deben estar en condiciones de responder las consultas de las personas interesadas que llaman o se acercan a las sucursales de la Sociedad Financiera Popular. Esta premisa debería cumplirse para todos los productos y servicios ofrecidos por la Sociedad Financiera Popular Acciones de Promoción Todas las Sucursales de la Sociedad Financiera Popular deberán conocer la estrategia para la promoción y la captura de fondos del público. Las vías usuales de ingreso de los mismos son: 2.2. Publicidad Medios Masivos También es conocida como promoción pasiva, es la realizada a través de medios de alcance masivo de difusión, como son prensa escrita, radio, televisión, etc. Esta forma de promoción de productos de ahorro probablemente tenga mucha efectividad dependiendo de la imagen que tienen la Sociedad Financiera Popular en el mercado y el nivel de cobertura territorial. Como efecto de la promoción pasiva, los potenciales cuentahabientes se acercan a las sucursales de la Sociedad Financiera Popular donde se les informa de las características y requisitos de cada producto de ahorro ofertado por la Institución Referidos Metodología aplicada de promoción que consiste en contactar con personas que ya han operado en la SOFIPO y solicitar información sobre ahorrantes potenciales hablando con personas como fuentes de información: a. Jefes de Entidades gremiales. b. Cuentahabientes y/o Prestatarios de la Sociedad Financiera Popular. c. Personas que aparecen como referencias de los cuentahabientes y/o prestatarios actuales. Es recomendable tratar de establecer y mantener un contacto permanente con dichas personas, participando en eventos comerciales, sociales o deportivos, visitándoles, llamándoles por teléfono periódicamente, etc Promoción directa La promoción directa o activa es aquella que realiza directamente los Promotores de Ahorro y también, los Gerentes de Sucursales o personal Auxiliar de Ahorros visitando a los potenciales cuentahabientes en su lugar de desarrollo de la actividad generadora de ingresos. Vigencia: Actualización: Página 20 de 54

21 2.5. Cuentahabiente Potencial Todas las acciones de promoción tienen como finalidad, la detección de potenciales cuentahabientes con los cuales, la Sociedad Financiera Popular, podrá lograr el cumplimiento de metas de crecimiento de cartera pasiva Se Informa sobre Productos de Ahorro El personal de la Institución que ha logrado captar la atención del potencial cuentahabiente, informará al mismo sobre la gama de productos ofertados por la Institución y sus características. En este punto es importante recalcar, que para realizar una adecuada promoción de los productos y servicios que ofrece la Sociedad Financiera Popular, el personal deberá contar con elementos de trabajo básicos para realizar la labor, como son: volantes de promoción, tarjetas personales, conocimiento de toda la gama de productos que ofrece el área de Captación, de las tasas de interés pasivas con que trabaja la competencia y conocer cuáles son las principales instituciones competidoras en la zona, conocer los números telefónicos de la Sociedad Financiera Popular y de las sucursales donde trabajan, conocer la dirección de la sucursal, el nombre del Gerente, el nombre de la plana directiva, etc. El Promotor / Auxiliar de Ahorro debe manejar también el Manual de Ahorros de su Sociedad Financiera Popular para poder responder adecuadamente a los potenciales cuentahabientes ante eventuales planteamientos de tasas, consultas de procedimientos de apertura, documentación a ser presentada, etc Interés Expuesto las ventajas y beneficios de operar con la Sociedad Financiera Popular al potencial cuentahabiente, el mismo estará en condiciones de tomar la decisión de optar o no en depositar sus excedentes en la Institución Deseo no Satisfecho Si el potencial cuentahabiente no se muestra interesado en operar con la Sociedad Financiera Popular, el funcionario deberá intentar detectar las causas de esta reacción y desarrollar una estrategia adecuada, tratando de revertirla. Se sugiere preguntar directamente por qué no desea depositar sus excedentes en la Institución. Si no responde abiertamente, preguntar con las siguientes alternativas: a. El cuentahabiente ya opera con otra Institución. Interiorizarse de los beneficios con los que cuenta y ofrecer mejoras en los mismos: mayor cantidad de oficinas, mejores horarios de atención, mejores tasas de rendimiento, etc. b. El prestatario potencial tiene una mala imagen de la Sociedad Financiera Popular. Esto se podría dar por diferentes motivos, pudiendo algunos ser: - Campañas de desprestigio incentivadas por la competencia: Explicar que la misma es fomentada por entidades de la competencia y que no cuentan con un fundamento sólido. - Demoras en la atención: Explicar que ello se ha mejorado, que ahora los tiempos de atención y apertura se han mejorado (de preferencia informar los tiempos de demora Vigencia: Actualización: Página 21 de 54

22 en la atención para la apertura de cuentas de ahorro en función del tipo de producto de ahorro). - Un ex cuentahabiente ha mediado una mala impresión: Explicar el sistema se ha mejorado: más cajas de atención, informatización de la información, etc. - Por mala atención del personal de la Sociedad Financiera Popular: Preguntar al potencial cuentahabiente qué sucedió, el nombre de la persona que lo atendió y tomar nota de su crítica. Para aquellos casos en que corresponda, se deberá hablar con el funcionario, a fin de pulir su trato Analiza otro Ofrecimiento Si el potencial cuentahabiente tiene dudas con relación a la conveniencia o no de depositar sus excedentes en la Sociedad Financiera Popular, podría necesitar más tiempo para comparar los servicios ofertados con pares que operen en el mercado Promotor / Auxiliar de Ahorro, Agenda Nombre para Futuro Ofrecimiento Si el potencial cuentahabiente es elegible y muestra un interés relativo pero no desea operar con la Institución en ese momento, el Promotor / Auxiliar de Ahorro tomará nota en una agenda para un futuro contacto su nombre, dirección y producto de ahorro sobre el cual demostró mayor interés. Se recomienda igualmente, dejar tarjeta y mantener el contacto Se Informa Requisitos para Apertura de Cuenta El solicitante desea operar con la Sociedad Financiera Popular se deberá explicar los requisitos necesarios para la apertura de la cuenta, la documentación a ser presentada, los horarios de atención de las sucursales, persona con la que deberá contactar dentro de la sucursal. Deberá igualmente, tomar los datos preliminares del potencial cuentahabiente a fin de poder realizar el seguimiento correspondiente. Vigencia: Actualización: Página 22 de 54

23 Diagrama: INICIO ACCIONES DE PROMOCIÓN 1 PUBLICIDAD MEDIOS MASIVOS 2 REFERIDOS 3 PROMOCIÓN DIRECTA 4 CUENTAHABIENTE POTENCIAL 5 SE INFORMA SOBRE PRODUCTOS DE AHORRO 6 INTERES? 7 No DESEO NO SATISFECHO 8 ANALIZA OTRO OFRECIMIENTO 9 PROMOTOR/AUXILIAR DE AHORRO AGENDA NOMBRE PARA FUTURO OFRECIMIENTO 10 FIN Sí SE INFORMA REQUISITOS PARA APERTURA DE CUENTA 11 FIN Vigencia: Actualización: Página 23 de 54

24 3. Apertura de Cuenta de Ahorro Responsable principal: Auxiliar de Ahorro Responsables alternativos: Gerente de Sucursal Procedimiento: Como resultado de la promoción realizada por la Sociedad Financiera Popular, los potenciales cuentahabientes se apersonan a las oficinas de atención en donde serán recibidos por personal (Auxiliar de Ahorros) para su atención Se Informa sobre Productos de Ahorro, Requisitos para Apertura de Cuenta El Auxiliar de Ahorro procederá a la atención del potencial ahorrante, dando información sobre las bondades del producto de ahorro (intereses, beneficios, ventajas, forma de utilizar los documentos, contrato y otros) en forma clara, transparente precisa y aclarando consultas que pudiera tener con relación a los productos de ahorro ofertados por la Sociedad Financiera Popular. De igual manera, proporcionará la información de los requisitos a ser presentados para la apertura de la cuenta de ahorro o depósito como ser: documentación legal (específicos para persona física o moral), montos mínimos, saldos mínimos, etc. los cuales dependerán del tipo de producto de ahorro escogido y que se encuentran detallado en el Capítulo III del presente Manual Se Pacta Plazo, Interés y Modalidad del Ahorro El Auxiliar de Ahorro, una vez definido con el potencial cuentahabiente el tipo de producto de ahorro a ser aperturado, pactará el tiempo o plazo del depósito (si corresponde), la tasa de interés nominal a ser pagada y la modalidad de acreditación de los rendimientos Se Capturan Datos del Cuentahabiente El Auxiliar de Ahorro, una vez pactada todas las condiciones del producto de ahorro, procederá a la captura de los datos del cuentahabiente en el sistema informático, para lo cual solicitará la documentación oficial (específico para personas físicas o morales). Si el (los) Cuentahabiente (s) ya opera (n) con otro tipo de producto de ahorro, se verificará los datos existentes, a fin de actualizar la información de los mismos. Es preferible que el sistema informático de la institución permita la automatización de los procedimientos de carga, apertura y gestión de los productos pasivos Generación de Documentación del Producto de Ahorro El Auxiliar de Ahorro generará el número de cuentahabiente (o es generado por el sistema informático en forma automática), accediéndose a través del mismo a cualquier modalidad de apertura de depósito de ahorro según productos demandados por el ahorrador. De igual manera, generará la documentación legal correspondiente para la formalización dependiendo del tipo de producto seleccionado, debiendo imprimir entre otros los siguientes: Vigencia: Actualización: Página 24 de 54

25 a. Contrato de ahorro. El cual contendrá la información correspondiente al tipo de producto de ahorro, nombre del (los) titular (es), tasa de interés pactada, períodos de capitalización de los rendimientos y otros aspectos legales relacionados. b. Registro de firma del (los) titular (es). c. Libreta de Ahorro (si corresponde). En la cual constará entre otros, el nombre del (los) titular (es) de la cuenta y número de la cuenta de ahorro; y servirá para el registro de los depósitos y retiros efectuados por el (los) titular (es) de la cuenta. Adicionalmente, apoyará al (los) titular (es) en el llenado de la ficha de depósito con el monto inicial de apertura, al mismo tiempo que explicará al mismo el procedimiento que deberá realizar para los futuros depósitos, así como también retiros Se Registra Firma del Ahorrante (θ) El Auxiliar de Ahorro registrará las firma del (los) titular (es) en el formato correspondiente utilizado para el registro de firma, verificando que el mismo coincida con la documentación oficial presentada. El formato de registro de firma contendrá como mínimo la siguiente información: a. Número de cuenta de ahorro. b. Tipo de cuenta de ahorro: Individual, Mancomunada o Solidaria. c. Nombre (s) y Apellido (s) completos del (los) titular (es) conforme lo señalado en su documento de identificación. d. Número de cuentahabiente. Si el titular de la cuenta de ahorro o uno de los cotitulares sea una persona analfabeta, se procederá a registrar su huella digital. Al finalizar el registro de la (s) firma (s), el Auxiliar de Ahorro procederá a registrar su firma y sello como Visto Bueno Archivo de Documentación Original y Entrega de Copia al Ahorrista El Auxiliar de Ahorro procederá a archivar la documentación original del contrato respectivo, según productos de ahorro, y el registro de firma. Entregará al Ahorrador la copia del contrato, la libreta de ahorro (si corresponde al tipo de producto de ahorro) y la ficha de depósito Caja Depósito en Efectivo Con la ficha de depósito y la libreta de ahorro (si corresponde), el Cuentahabiente se acercará a la ventanilla de caja para realizar el correspondiente depósito inicial. Para los casos en que los montos a ser acreditados (o sumatoria de depósitos realizados en el mes) superen el máximo establecido en las disposiciones y reglamentaciones relacionadas a lavado de dinero, se procederá a emitir e informar el reporte correspondiente a las autoridades sobre procedencia de los fondos. Vigencia: Actualización: Página 25 de 54