the BPM process factory

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1 Presentación DocMining Resumida the BPM process factory Servicio automatizado end-to-end en Cloud Computing para la captura, catalogación, procesado, almacenamiento y recuperación semántica 3.0 de documentos Versión 02 Presentación DocMining Resumida 1

2 Contenido Gestión Documental Solución a los Retos Planteados Procesos Documentales Plataforma Tecnológica Aplicaciones Razones para el Éxito Ventajas para el Cliente DocMining = Todo en 1 Sumario Contacte con Nosotros Agradecimiento Versión 02 Presentación DocMining Resumida 2

3 Gestión Documental Situación Actual Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización. Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera. Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos. Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior. Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos. Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público. Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan. Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué. Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre. Versión 02 Presentación DocMining Resumida 3

4 Gestión Documental Consecuencia Frecuente Gestión Documental Caos! Versión 02 Presentación DocMining Resumida 4

5 Solución a los Retos Planteados DocMining, un servicio automatizado end-to-end de gestión integral automatizada de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing, y que integra siete tecnologías distintas en un solo entorno operativo, con unicidad de responsabilidad en el servicio y con una facturación mensual unificada: 1. CeN Acceso fácil a dispositivos y virtualización de redes. 2. Gidoc Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas. 3. proceedit - Procesos BPM y Conectores. 4. Ultimus - Plataforma BPMS. 5. Axional Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP). 6. SharePoint Repositorio Documental. 7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0. Versión 02 Presentación DocMining Resumida 5

6 Procesos Documentales Diagramas - Bloques Recepción Generación Captura Procedimientos Procesado BPM: Validación Aprobación Asignación Entrada DocMining Salida Registro Contabilización Transacciones Archivado Publicación Distribución Envío a Custodia Versión 02 Presentación DocMining Resumida 6

7 Procesos Documentales Diagramas - Gestión Documental Integral Fuente Área Social Captura Archivo Publicación Intranet y Extranet Portal Web Publicación Búsqueda Semántica Gestión Documental Ingreso Recuperación Semántica Red Corporativa Tratamiento Procesado Web 3.0 Ingreso de Documentos Escaneo y OCR Clasificación y Extracción Procesado BPM Integración con ERP s, SCM s, DMS, Distribución y Custodia Área Procedimental Catalogación Distribución Destino Versión 02 Presentación DocMining Resumida 7

8 Procesos Documentales Generales Cuadro de Tecnologías Tecnologías Implicadas Procesos CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional SharePoi nt gnoss Escaneado Fuente Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos Creación, Edición, Revisión y Aprobación Recuperación Semántica Captura de Documentos Tratamiento OCR, Clasificación, Extracción de Contenido y Validación Catalogación y Etiquetado Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables Archivo, Publicación y Distribución Versión 02 Presentación DocMining Resumida 8

9 Procesos Documentales Generales - Descripción Captura e Ingreso Extracción y Clasificación Procesado BPM Etiquetado y Catalogación Archivo y Custodia Recuperación Distribución Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso ( , correo, fax, ofimática, aplicación, disco, ) e ingreso del documento en un único punto Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, ) Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento. Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento. Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso. Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal Versión 02 Presentación DocMining Resumida 9

10 Procesos Documentales Ingreso - Captura Unificada + documentos adjuntos Ofimática Fax Conversión a Discos ficheros de voz / SMS Proceso de Ingreso Aplicación carta + documentos adjuntos Escaneado SharePoint, gnoss, Internet Web 3.0 Versión 02 Presentación DocMining Resumida 10

11 Procesos Documentales Catalogación y Búsqueda Catalogación Semántica MetaDatos Estructurados del Documento A 3 Búsqueda Semántica MetaDatos Estructurados del Documento B Proceso de Catalogación Proceso de Catalogación Relaciones Inferidas entre Documentos 11 Versión 02 Presentación DocMining Resumida

12 Procesos Documentales Flujo de Proceso Escaneado, OCR, Clasificación, Extracción y Prevalidación Procesado BPM para Validación, Aprobación y Asignación Procesado BPM Contabilización Automática en ERP Axional Procesado BPM Ingreso Automático en SharePoint y gnoss Conectores Procesos BPM Conectores Conectores Gidoc Ultimus Axional SharePoint & gnoss Facturas de Proveedores Escaneado Versión 02 Presentación DocMining Resumida 12

13 Procesos Documentales Estrategia Operacional Escaneo y Prevalidación Procesado BPM/BPO Custodia Física de Documentos Por el Cliente In-House Tareas de Proceso BPM In-House Kernel Normadat DocMining by proceedit ReCall IronMountain SubCon tratado OutSourcing Outaskingit by proceedit OutSourcing Versión 02 Presentación DocMining Resumida 13

14 Plataforma Tecnológica Diagrama Operacional Usuarios Procedimentales Usuarios Externos DocMining proceedit Comprobación Validación Asignación Edición Revisión Aprobación Distribución Custodia Recuperación Rastreo Captura Limpieza Escaneado Extracción Ingreso Deduplicación Normalización Catalogación Contabilización Archivo Recuperación Archivo Publicación Recuperación CeN Gidoc Ultimus Axional SharePoint & gnoss Linked Open Data Documentos en Discos del Cliente Usuarios Colaborativos Documentos en y correo Usuarios Transaccionales Versión 02 Presentación DocMining Resumida 14

15 Aplicaciones Ingreso, Validación, Aprobación, Asignación y Contabilización de Facturas de Proveedores. Ingreso, Validación, Aprobación, Asignación y Contabilización de Pedidos de Clientes. Ingreso, Validación y Análisis de Documentación de Contratistas. Ingreso y Validación de Documentos para Solicitudes de Crédito. Versión 02 Presentación DocMining Resumida 15

16 Razones para el Éxito 1 Rastreo y Captura Automatizada 2 Único Punto de Entrada 3 Catalogación Automática 4 Repositorio Unificado 5 Búsqueda Semántica 6 Único Punto de Distribución Versión 02 Presentación DocMining Resumida 16

17 Ventajas para el Cliente Ahorro Conocimiento Visibilidad Control Seguridad Flexibilidad Simplicidad Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas propios para el soporte de la gestión de los mismos. Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por excepción y trazar el proceso de cada documento. Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos niveles de seguridad de acceso y recuperación La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución, una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios Versión 02 Presentación DocMining Resumida 17

18 Todo en 1 Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada, Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales, Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates, Deduplicación, Directorio, Documentos, Document Mining, e-commerce, Entornos Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet, Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes, Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, Linked Open Data, Lobby Research, LOD, LOPDP, Márketing Semántico, Márketing On-line, Mensajería, Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS, Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS, Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta Online, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis,. DocMining Versión 02 Presentación DocMining Resumida 18

19 Sumario Automatización: DocMining es un servicio automatizado end-toend de gestión integral de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing. Integración: DocMining incorpora, integra y opera siete tecnologías de primer nivel, integradas bajo un solo entorno operativo, y servidas de forma unificada con un solo proveedor, sin complicaciones ni tecnológicas ni administrativas para la Organización Cliente. Alta Disponibilidad: Nuestro servicio DocMining permite un arranque prácticamente inmediato, una vez ajustado el mismo a las necesidades del Cliente, en alta disponibilidad, sin inversión y con una tarifa flexible en función del número y tipo de usuarios implicados, del número de documentos manejados, y de los procesos y servicios requeridos. Versión 02 Presentación DocMining Resumida 19

20 Contacte con Nosotros Estamos a su disposición en caso de que Usted desee más información o haya ya decidido co-desarrollar Procesos BPM, Conectores y/o Soluciones Verticales de Software en colaboración con nuestro Clúster Tecnológico Multinacional, o utilizar nuestro servicio Cloud Computing DocMining, o Usted quiera explorar cómo llegar a ser uno de nuestros socios: Región: Responsable: Cargo: Teléfono Fijo: Teléfono Móvil: Skype: Dirección Oficina: Norteamérica NA David Duran Rocha Gerente de Área +1 (305) david.duran.rocha david.duran@make-iteasy.us 1221 Brickell Avenue, suite 1540 Miami, FL, 33131, USA Latinoamérica LATAM Gustavo Arcostanzo Gerente de Área gustavo.arcostanzo1 gustavo.arcostanzo@pro ceedit.com Calle Sarmiento 349 Martínez, Argentina EMEA & APAC Josep M. Cos Director General jmcos.proceedit josep.cos@proceedit.com Calle Caponata 13, At. 4ª Barcelona (Spain) Versión 02 Presentación DocMining Resumida 20

21 Agradecimiento Gracias por su atención! Versión 02 Presentación DocMining Resumida 21