PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA MS SHAREPOINT DE AMVISA

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1 Nº Expediente: 11/2017 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA MS SHAREPOINT DE AMVISA CONTENIDO INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO... 1 ENTORNO ACTUAL ENTORNO OBJETIVO... 3 ENFOQUE DEL PROYECTO... 3 PLANIFICACIÓN GENERAL Y PRINCIPALES HITOS... 4 CONTENIDO DE LAS OFERTAS INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO. AMVISA, Aguas Municipales de Vitoria-Gasteiz S.A, dispone para el soporte de sus procesos internos de comunicación (Intranet) y Gestión Documental de la plataforma MS SharePoint en su versión Con el objetivo de mantener y mejorar los niveles de Productividad Seguridad Escalabilidad Servicios internos Disponibilidad derivados de la propia evolución del producto MS SharePoint, AMVISA plantea la necesidad de actualizar la versión del producto hasta MS SharePoint ENTORNO ACTUAL. AMVISA cuenta actualmente con un entorno MS SharePoint on-premise de producción, integrado en su propio dominio, compuesto por 3 servidores virtuales en plataforma vmware. La siguiente imagen recoge el esquema general: Actualización SharePoint Página 1

2 AMVISA no dispone actualmente de entorno de desarrollo o pruebas de su plataforma SharePoint. Sobre la plataforma estándar AMVISA tiene instalados y en uso una serie paquetes de software añadidos: Integración con Reporting Services de Microsoft Nintex WorkFlow 2010 TagsCloud3D_TagsCloud3D (RENIT.WebParts). Diversos Webparts de Bamboo Solutions : o List Search Simple Web Part o File Share Library o Bamboo Video Library o Password Change Web Part. o Password Expiration Reminder Adicionalmente se utilizan las Office Web Applications para la visualización y modificación de documentos MS Office desde el navegador. El servidor de aplicación SharePoint tiene instalado actualmente la funcionalidad de relay de correo SMTP, sobre IIS, que deberá mantener. La aplicación está instalada en castellano (Windows, SQL Server y SharePoint), pero la interfaz para los usuarios está disponible en 3 idiomas: castellano, euskera e inglés. Aparte de lo indicado anteriormente la aplicación se utiliza en base al Standard, no habiéndose desarrollado ninguna aplicación a medida ni personalizaciones de estilo. Actualización SharePoint Página 2

3 Únicamente una decena de páginas, aproximadamente, tienen alguna personalización en cuanto a la navegabilidad (barra derecha). El sistema solo cuenta con una aplicación Web y una única colección de sitios, con aproximadamente una decena de sitios y unas 60 listas y bibliotecas. En cuanto a la dimensión del sistema: 65 usuarios (Enterprise) 400GB de tamaño de la BD de contenido Todas las licencias utilizadas, tanto de Microsoft (Windows, SQL Server, SharePoint Server, SharePoint CAL), como las de Nintex y Bamboo tienen mantenimiento en vigor (SA en el caso de Microsoft). ENTORNO OBJETIVO. El objetivo del proyecto recogido en la presente licitación es actualizar las versiones de SharePoint a 2016 así como el software relacionado, como Windows, SQL Server (ambos servidores), Reporting Services, Nintex, Bamboo, de manera homogénea, para obtener un entorno funcionalmente equivalente al actual y con un número equivalente de servidores, pero con versiones actualizadas. El proyecto no tiene como objetivo añadir funcionalidad al sistema, más allá de hacer disponible la que ya por sí aportan las nuevas versiones de los productos implicados. En cualquier caso, es imprescindible garantizar la actual funcionalidad del sistema o proveer de funciones equivalentes que mantengan o reduzcan la complejidad del uso y administración de la plataforma. Así mismo los servidores con las versiones de software actualizados deben mantener los nombres y direcciones IP de los actuales servidores. En el entorno actualizado se debe revisar y optimizar para las nuevas versiones tanto la configuración de almacenamiento como los planes de mantenimiento automatizados (de SQL Server y SharePoint) para adecuarlos, y sacar el máximo provecho, a las características específicas de estas nuevas versiones. Las empresas licitantes deberán aportar un esquema similar al incluido en el punto anterior, en el que se indique la situación objetivo (servidores, versiones, ). ENFOQUE DEL PROYECTO. Aunque el planteamiento inicial es que el proceso de migración y pruebas se realice sobre la propia infraestructura de AMVISA, que aportara la infraestructura y licencias, se pretende que el proyecto sea llave en mano por parte del licitante, cuya aportación será la Asistencia Técnica para la migración. Actualización SharePoint Página 3

4 Se pretende que el licitante sea lo más autónomo posible, de manera que requiera de AMVISA el mínimo nivel de atención imprescindible, hasta el momento de la entrega inicial. AMVISA facilitará el acceso remoto al entorno de migración a la empresa adjudicataria, de manera que gran parte de los trabajos se puedan realizar en remoto. En cualquier caso, el licitante deberá acudir a las instalaciones de AMVISA cuando sea necesario para la realización de las tareas del proyecto, así como una vez por semana para la realización de reuniones de seguimiento del avance y planificación. El licitante deberá realizar los procesos de instalación del software necesario, migración de datos y pruebas individuales y de conjunto, resolución de incidencias, así como soporte y relación directa con los fabricantes y por último la puesta en producción del sistema. El licitante deberá indicar en la oferta técnica el planteamiento de la migración y el número de servidores que será necesario desplegar para el proceso de migración, así como cualquier otro recurso que a priori se pueda planificar que sea necesario proveer por parte de AMVISA. El licitante deberá planificar un par de días de formación técnica para el personal de AMVISA sobre las nuevas versiones del entorno, enfocado en los principales cambios. AMVISA facilitará la información necesaria al principio del proyecto, así como copias de las VMs actuales si son requeridas. Así mismo facilitará la obtención de las nuevas versiones de software y datos de contacto para el soporte de los fabricantes si fuera preciso. Así mismo facilitará la provisión de nuevas VM para el proceso de migración y copias de seguridad y recuperación cuando sean requeridas. También resolverá las dudas que se le planteen, que razonablemente estén en su ámbito de resolución. Hasta el momento de la entrega inicial (Hito 2) se tratará que la dedicación necesaria por parte de AMVISA sea lo menor posible. Una vez realizada la entrega inicial del producto (previamente probado por parte del adjudicatario), AMVISA realizará la validación del entorno y participará activamente en el proceso de puesta en producción. El licitante deberá especificar detalladamente el proceso de puesta en producción (corte de operaciones) indicando, si existe, el tiempo que el sistema no estará disponible para los usuarios. Se deberá intentar minimizar este tiempo. Una vez el sistema esté en producción, el licitante deberá proveer un periodo de soporte prioritario de 4 semanas para la resolución de dudas o incidentes que se puedan producir en el sistema. Durante este periodo el tiempo de respuesta por parte del adjudicatario deberá ser de 2 horas. PLANIFICACIÓN GENERAL Y PRINCIPALES HITOS Conforme al enfoque planteado en el punto anterior el proyecto tendrá un esquema general de planificación: Actualización SharePoint Página 4

5 HITOS Adjudicatario Entregable AMVISA Hito 1 Inicio del Hito 2 Entrega Inicial Proceso de firmas Reunión de Inicio de Instalación y configuración de software Procesos de migración Pruebas individuales e integradas Resolución de incidencias Contrato del Contrato de Confidencialidad Plan de Trabajo Actualizado Sistema de Pruebas migrado a la versión definitiva, probado y cargado con datos actualizados Documentación de instalación y migración Esquema descriptivo del entorno y versiones Documento de pruebas realizadas Copias del software instalado Proceso de firmas Reunión de Inicio de Facilitar toda la información y accesos necesarios al adjudicatario Despliegue de VMs Resolución de consultas Copias de seguridad y restauraciones Revisión del Entorno Corrección de Errores Hito 3 Aceptación definitiva Hito 4 Puesta en Producción Hito 5 Fin de Formación al personal técnico de AMVISA Corrección de errores detectados Preparación del entorno definitivo de producción Proceso final de migración Resolución de incidentes o consultas Relación de errores Sistema de pruebas sin errores y con toda la funcionalidad actual Entorno con las nuevas versiones y datos actualizados en producción Aceptación finalización del proyecto Pruebas del entorno Aceptación del sistema en las versiones definitivas Soporte al proceso de puesta en producción Coordinación con usuarios finales Actualización SharePoint Página 5

6 Adjunto se incluye un esquema descriptivo, con los principales hitos y duraciones: Actualización SharePoint Página 6

7 CONTENIDO DE LAS OFERTAS. Las ofertas presentadas deben incluir, como mínimo: Enfoque general del proyecto. Método utilizado en migración. Esquema objetivo de sistemas una vez concluida la migración (servidores / funciones / versiones). Plan de trabajo ajustado a los hitos indicados por AMVISA. Descripción y contenido de cada fase del proyecto y sus principales tareas. No se debe incluir en este apartado la planificación detallada, ni los plazos de ejecución, ni específicamente la duración planificada hasta el hito de entrega inicial, que se considera criterio de valoración cuantificable con fórmula matemática y deberá incluirse en el sobre A. Recursos necesarios en cada fase por parte de AMVISA. Equipo de trabajo asignado al proyecto y currículo de cada participante. Actualización SharePoint Página 7