Cálculo de nómina quincenal en paquete especializado

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1 Objetivo Dar a conocer el uso del Sistema Aspel-NOI, para automatizar el cálculo de la nómina. Introducción NOI-Windows 3.52 es un programa de cómputo que facilita y agiliza las operaciones de los cálculos de la nómina, calcula los impuestos de los trabajadores y de la empresa, genera reportes y recibos, realiza enlaces con bancos, calcula automáticamente las aportaciones al SAR y el reporte de utilidades, entre muchas otras operaciones. Lo primero que debes hacer crea una carpeta en mis documentos, entra al programa de NOI, se activa una ventana de abrir empresa se selecciona la empresa en la cual vas a trabajar, pulsa la tecla F8 para poder acceder al sistema, la siguiente ventana que nos muestra el sistema es de cambio de directorio y fecha, en este caso vamos a elegir la carpeta que creaste en mis documentos que será tu carpeta de trabajo, cuando entras por primera vez al programa tú debes teclear la fecha de la primera nómina y luego pulsa Aceptar. Instalación de la Base de Datos Al entrar al sistema sale una ventana que nos menciona que no ha sido instalada la base de datos hay que pulsar el botón SI para que se lleve a cabo la instalación las ventanas siguientes vamos activar el botón SI hasta que termine la instalación, si en ese momento no instalas dicha base, al entrar al programa debes hacerlo activando el Menú Utilerías Control de archivos; damos clic en el botón Instal. Autom

2 Captura de tablas: ISPT y subsidio al empleo. Menú Archivos Tablas del sistema. Las tablas del sistema se utilizan para especificar valores que se tomarán en cuenta en el cálculo de las nóminas. Contienen una lista con las diferentes tablas para Cálculo, Salario y Vacaciones. Al seleccionar esta opción se despliega el Catálogo con todas las tablas disponibles. En esta opción también podrás crear tus propias tablas que se adapten a tus necesidades. Tipos de tablas: CÁLCULO ISR mes Subsidio al empleo Es importante verificar que los datos de las tablas de cálculo sean los correctos porque estas cantidades se aplicarán en cada nómina y afectan directamente a las percepciones y Deducciones de los trabajadores. Captura de tabla de vacaciones La Tabla de Vacaciones contiene los días de disfrute y los días de prima vacacional que corresponden a cada año de trabajo.

3 Captura de tabla de Salario diario Integrado. La opción de Salario Integrado contiene las tablas donde se especifican los días de prima vacacional y los días de aguinaldo que corresponden al trabajador dependiendo de su antigüedad, datos que son necesarios para el cálculo del SDI (Salario Diario Integrado). Puedes definir tantas tablas de SDI como requieras, y podrás asignar a cada trabajador una tabla con los datos que le correspondan según su puesto, categoría, departamento, etc. Parámetros del sistema. Una vez instalada la base de datos realizaremos la configuración de parámetros del sistema, estas opciones afectan el funcionamiento general del sistema. Menú Configuración Parámetros del Sistema. Son los parámetros de operación que repercuten directamente en el funcionamiento general del sistema y, por ende, en los resultados obtenidos al elaborar la nómina de tu empresa. Los parámetros del sistema que puedes consultar estan en las carpetas o pestañas de: Generales Percepciones y Deducciones Bases fiscales Carpeta o pestaña de "Generales" Redondeo a pesos Redondea todas las cantidades capturadas. Al activar este parámetro puedes ocasionar errores o diferencias de aproximación. No redondea las cantidades capturadas.

4 Manejo de puestos Cuando realices el alta de un trabajador, el sistema forzará la captura de la clave del puesto para continuar capturando y automáticamente te sugerirá el salario que asignaste al puesto al darlo de alta; podrás modificar el salario si así lo requieres. No considera el manejo de puestos. Manejo de Departamentos Cuando des de alta a un trabajador, el sistema pedirá la clave del departamento para continuar con la captura de información. No considera el manejo de departamentos. Clave secuencial para trabajadores Los trabajadores se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Se puede anotar la clave de manera manual, a criterio de la empresa. Clave secuencial para puestos Los puestos se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Se puede anotar la clave del puesto en forma manual, a criterio de la empresa. Clave secuencial para departamentos Los departamentos se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Se puede anotar la clave de manera manual, a criterio de la empresa. Captura días de disfrute y prima vacacional Al estar realizando un movimiento de vacaciones a un trabajador, el sistema permitirá dividir los días de disfrute y los pagos de prima. El sistema asignará el total de días y pagos que hayas establecido en la tabla de vacaciones.

5 Orden del nombre del trabajador (Seleccionar alguno de los dos formatos) Nombre y Apellidos: Marco Aurelio Gutiérrez Cota. Apellidos y nombre: Gutiérrez Cota Marco Aurelio. Límite de horas extras por semana Para el cálculo del impuesto de horas extras debes señalar hasta cuántas horas se consideran como dobles; para ello, el sistema requiere que le indiques un límite diario y un límite semanal. En el caso del límite diario puedes establecer un número de horas, mientras que para el límite semanal puedes indicar un número de horas o un número de días con horas extras. Mediante este parámetro se le indica al sistema si el tope semanal que deseas manejar es en base a número de horas o a número de días: El tope semanal será en base al número de horas extras que indiques. El tope semanal será en base al número de días que indiques. Inicia en / lunes, martes, etc. Permite la captura de horas extra a partir del día que indiques en este campo. Caracteres compatibles con ASPEL-NOI DOS Reconoce los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra ñ, etc). de la información generada en la versión DOS y los hace compatibles con esta versión. No reconoce los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra ñ, etc). de la información generada en la versión DOS. Directorio de trabajo Debes anotar en este renglón la ruta de la cual tomará el sistema la información de la empresa que estás trabajando. El directorio en este caso será la carpeta en la cual instalaste la base de datos.

6 Carpeta o pestaña de "Percepciones y Deducciones" En estos apartados deberás indicar las claves de las percepciones y deducciones que utilizará tu empresa. El sistema da por omisión las siguientes percepciones y deducciones: también puedes agregar las que no se encuentren dentro del catálogo de percepciones y deducciones y que tu empresa utiliza, en el Menú Archivos percepciones y deducciones y posteriormente activando el botón de la barra de herramientas de agregar. PERCEPCIONES P003: Hrs. Extras dobles P005: Hrs. Extras triples P010: Prima vacacional P009: Vacaciones P004: Aguinaldo P103: Indemnización P104: Prima de antigüedad P100: Ingresos por retiro P101: Ingresos por retiro exentos P102: ISR de ingresos por retiro DEDUCCIONES D091: 2% adicional SAR D092: 5% adicional INFONAVIT D093: FONACOT D099: Crédito al salario D094: Crédito INFONAVIT D110: C.S. Aplicado Debido a que el sistema maneja estas claves internamente es indispensable que no las modifiques. Si no has dado de alta estas claves en el Catálogo Percepciones y Deducciones, dirígete a este lugar para hacerlo. Carpeta o pestaña de "Bases fiscales" Con la finalidad de proporcionar mayores elementos de control de tu nómina, se agrega el concepto de Bases fiscales, que son acumulados que el sistema utiliza para el cálculo de aspectos tales como ISR, Salario diario integrado y otros. Puedes definir en qué monto, cada una de las percepciones de tu nómina gravará o integrarán a cada una de las bases fiscales de una percepción. Debes seleccionar la base fiscal que deseas relacionar con la percepción. El sistema cuenta con nueve Bases fiscales, de las cuales las primeras cinco ya están definidas en forma estándar, las cuatro restantes pueden ser utilizadas a criterio. El catálogo de Bases fiscales se localiza en Configuración Parámetros del sistema Bases fiscales.

7 Parámetros de la nómina Los parámetros de la nómina que puedes consultar son las carpetas o pestañas de: Generales Cuotas del IMSS Retención IMSS Carpeta o pestaña de "Generales" En Generales tenemos: Para entrar a esta opción activar el menú Configuración á Parámetros de la nómina. 1.- CÁLCULO DE LA NÓMINA Número de la nómina Es un número consecutivo de la nómina en el año y que el sistema numera automáticamente cada principio de año, se recomienda que después del corte anual la nómina inicie en 1. Días de pago Representa el intervalo de días para efectuar los pagos de salarios. Con estos parámetros se define si la nómina es quincenal, semanal. El sistema acepta números con decimales y propone el ; que se obtiene de dividir los 365 días del año entre 12 meses y este resultado a su vez entre 2, otra forma es 365 días del año entre 24 que son las quincenas, en caso de ser quincenal la nómina que es más común. Para nómina semanal propone 7.60 que se obtiene de dividir la nómina quincenal entre 2 pagos ( /2=7.60)

8 Primer día Es a partir de que día se paga la nómina, si es inicio de mes será 1/Enero/2008, si es la segunda quincena inicia en 16/Enero/2008. Días por año Aquí se escribe los 365 días del año, esté dato se utiliza en el cálculo de ISR, solamente en año bisiesto se cambia a 366 días. Días de la semana Se utiliza para establecer la proporción en caso de ocurrir en una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y defines 6 días, se le descontará 1 1/6 días. Si defines 5 días 1 2/5 días de descuento. En el recibo de pago aparecerá descontado su día así como la parte proporcional del séptimo día que le corresponde. El descuento de la parte proporcional del séptimo día se encuentra determinado por el tipo de falta que le apliques al trabajador. En la opción Tipos de faltas del menú archivos en caso de que establezca que no se calcule el séptimo día, entonces una falta exactamente equivale a 1. Tipo de cálculo Existen tres tipos de cálculo de impuestos que el sistema puede manejar. Mensual: Se utiliza para dar cumplimiento al Art. 113 de la LISR, con esté tipo de cálculo los ingresos gravables se mensualizan y se aplican a las tablas Mensuales, cálculo del impuesto. Cálculo ajustado: En este caso, el sistema calcula el impuesto tomando en cuenta los ingresos gravables de todo el mes y los impuestos que ha retenido hasta el momento y, en caso de que exista, salda la diferencia que se ha acumulado en el último periodo.

9 Cálculo anual: Se usa para dar cumplimiento al Art. 177 LISR, mediante el cual se saldan diferencias entre la cantidad de los impuestos retenidos y el monto que debería haber pagado un trabajador, en este caso el cálculo es anual. Factor de subsidio Derogado según reformas fiscales Salario mínimo En este campo se escribe el salario mínimo de la zona económica o estado de la República donde se encuentra la empresa. Salario mínimo D.F. Es la cantidad establecida para el Distrito federal como salario mínimo. 2.- TABLAS DEL SISTEMA Las tablas del sistema se utilizan para especificar valores que se tomarán en cuenta en el cálculo de las nóminas. Contienen una lista con las diferentes tablas para Cálculo, Salario y Vacaciones. Debes de seleccionar para cada uno de los campos de la lista de tablas que capturaste e indicar cual vas a utilizar para cada rubro las de tipo cálculo, salario y vacaciones. Después de que hayas realizado la modificación de la información activa el botón para guardar los cambios realizados. No puedes modificar la Clave ni el Tipo de tabla, porque esta puede tener procesos asignados o estar referenciada por algunos cálculos. Nómina especial Se toma en cuenta las percepciones y deducciones que se encuentran definidas como ordinarias; es decir, que sean definidas como especiales en el catálogo de Percepciones y Deducciones. Se usa para establecer que, en una nómina, se pagan conceptos extraordinarios como el aguinaldo o la participación de las utilidades a los trabajadores.

10 Carpeta o pestaña de "Cuotas del IMSS" Ya que la ley del Seguro Social cambió a partir del 1 de Julio de 1997, el sistema ya no requiere los datos del cálculo del primero y segundo semestre de 1997; ahora sólo necesitas definir en esta nueva carpeta los porcentajes que se van a aplicar a los cálculos de la nómina. En la carpeta se visualizan los topes que se aplicarán a cada base de cotización. En la columna de Tope (SF) se encuentran los números de salarios mínimos del Distrito Federal que el IMSS indica como tope; en la columna de % Patrón se encuentra el porcentaje que se le corresponde aportar a la empresa por cada concepto. En la columna de % Obrero se muestran los porcentajes que se aplicarán a los cálculos del IMSS de los trabajadores. Los conceptos que no se encuentran disponibles en la columna de % Obrero los cubre totalmente el patrón. NOTA: El sistema tiene predefinidos los porcentajes de cada concepto. Es necesario que indiques el porcentaje de Riesgo de trabajo de tu empresa; verifica también que el resto de los datos sean los vigentes de acuerdo al año que labores. Carpeta o pestaña de "Retenciones IMSS" Estos parámetros determinan la forma de cálculo del SDI (salario diario integrado), el monto que se debe validar para retener o no la cuota del IMSS al trabajador y la forma en que se deben considerar las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad: Forma de cálculo del SDI: SDI actualizado manualmente: Se usará el SDI capturando en el catálogo de trabajadores, el cuál no será actualizado en ningún caso por el sistema. SDI con salario variable del mes anterior: Se usará el SDI que el sistema calcula con base en las percepciones fijas del periodo de nómina que se paga y las percepciones variables del bimestre o mes anterior.

11 SDI con salario variable de la nómina actual: Se usará el SD que el sistema utiliza las percepciones fijas y variables que correspondan al periodo de nómina que se paga. Validar para retención IMSS El salario Diario: Se valida que el sueldo del trabajador sea mayor al salario mínimo. De ser menor no se le retendrá nada por concepto de IMSS. El total de percepciones: Se valida que el total de percepciones que está obteniendo el trabajador en la nómina sea mayor al salario mínimo, de ser menor no se le retendrá nada por cuotas IMSS. Días a considerar para la parte variable SDI Acumulado de días trabajados: Se utiliza el cálculo del SDI el acumulado de días trabajados del mes anterior Días calendario IMSS: Se utiliza el cálculo del SDI considerando el número de días naturales trabajados, definidos en el calendario IMSS Descuenta faltas ausentismo para enfermedad y maternidad: Determina si al momento de realizar el cálculo de la retención del trabajador se descontarán las faltas por ausentismo en el rubro de enfermedad y maternidad. Una vez que has terminado de configurar parámetros del sistema y de la nómina se prosigue a capturar a los trabajadores. NOTA: Los porcentajes correspondientes a las aportaciones de SAR e INFONAVIT, deben capturarse para ambas opciones y las claves de las deducciones correspondientes a las aportaciones adicionales de SAR e INFONAVIT.

12 Alta de Puestos Menú Archivos Puestos pulsar el botón agregar, en la siguiente ventana se dan de alta los puestos. Los puestos se asignan durante el alta del trabajador. Para poder utilizar esta opción, en la instalación debe estar marcar la casilla que autorizaba este manejo, tal y como sucede con la clave secuencial. Si requieres modificar este parámetro puedes hacerlo en Parámetros del sistema. Clave y descripción del puesto de tu empresa. Salario diario considerado para el puesto. Salario máximo diario para el mismo. Alta de trabajadores Menú Archivos Trabajadores Catálogo de Trabajadores Desde la barra de herramientas con el botón En Catálogo tiene la finalidad de almacenar la información de los trabajadores de tu empresa. En el puedes realizar una serie de tareas como son: Dar de alta a los trabajadores Cambiar los datos de cada uno de ellos Realizar consultas sobre sus datos y acumulados. Alta de movimientos Horas extras Consulta de recibos Registrar una Percepción/ Deducción a varios trabajadores. Así mismo, puedes emitir reportes y realizar el incremento de salario.

13 Agrega trabajadores Menú Archivos Trabajadores Catalogo de trabajadores ó Menú Edición Agregar ó Alt+Insert. En el Catálogo de trabajadores, oprimir el botón Esta opción permite dar de alta a un trabajador dentro del catálogo, ya que de este se tomarán datos para el cálculo de la nómina. En caso que el trabajador esté dado de baja podrás reingresarlo desde el Menú Edición, opción Reingresos. Modifica trabajadores Menú Archivos Trabajadores Catálogo de trabajadores ó Menú Edición Modificar ó Alt + BackSpace. Desde el Catálogo de trabajadores, oprimir el botón Utiliza esta opción para realizar cambios a los datos básicos de los trabajadores. Puedes efectuar los cambios de salario, pero es tu responsabilidad actualizar el historial de los mismos para evitar errores en los datos, por ejemplo, en la liquidación del IMSS. Para este tipo de cambios es mejor que utilices la opción de Incrementos de salarios, mediante la cual las actualizaciones de los datos se realizan automáticamente. Campos de este proceso Los campos que requiere este proceso son los mismos que muestra la ventana de Agregar trabajadores, con todos los datos del trabajador elegido; debes seleccionar la carpeta en donde está la información que deseas cambiar y modificarla. Elimina trabajadores Menú Archivos Trabajadores Catálogo de trabajadores ó Menú Edición Eliminar ó Alt+Supr. Desde el Catálogo de trabajadores, oprimir el botón Esta opción permite dar de baja a los trabajadores de la nómina. Cuando das de baja a un trabajador, éste no

14 desaparece del Catálogo; el sistema le asigna el status de Baja y no afectará a los movimientos de la nómina como el cálculo de impuestos. Los datos de los trabajadores son eliminados definitivamente cuando realizas el Corte anual, ya que la información se utiliza en algunos reportes como el del IMSS. En caso de que por error hayas dado de baja a un trabajador y lo quieras volver a dar de alta, dirígete a: Menú Edición Opción Reingresos. Los campos que requiere este proceso son los mismos que muestra la ventana de Agregar trabajadores, con todos los datos del trabajador elegido; todos los datos son informativos, por lo que no los podrás modificar a excepción de la Fecha de baja. Aquí debes anotar la fecha en que quieres dar de baja al trabajador. Reingreso de trabajadores Menú Edición Reingresos. Desde el Catálogo de Trabajadores, oprime el botón A través de esta opción se indica que un trabajador dado de baja vuelve a ingresar a la empresa. Para ejecutar este proceso se debe realizar lo siguiente: 1. Ubicar en el Catálogo de trabajadores al empleado dado de baja que se desea volver a activar en la nómina. 2. Accesar a esta opción, al hacerlo, se despliega una ventana similar a la de alta de trabajadores, con los datos de la persona seleccionada y status Reingreso. 3. Indicar en la carpeta Datos Generales la fecha de reingreso del trabajador. (Observar que se conserva la fecha con la que se le dio de alta anteriormente. 4. En la carpeta de Salario, capturar el salario diario y salario diario integrado con el que se vuelve a recontratar al trabajador. 5. De ser necesario, actualizar el resto de datos del trabajador (forma de pago, domicilio, etc.)

15 Al aceptar los datos, el sistema pregunta si deseas realizar el corte de acumulados del trabajador. Si contestas afirmativamente, todos los acumulados del trabajador (ingresos gravables, días trabajados, faltas, bases fiscales, percepciones y deducciones), se reinicializarán en cero. Por el contrario, al contestar negativamente, sus acumulados quedarán intactos, incrementándose con los nuevos montos que se generen a partir de que se registre el reingreso. Los reportes que el sistema presenta para el pago de las cuotas obrero / patronales del IMSS así como los avisos y enlaces con el Instituto consideran este nuevo status para su tratamiento adecuado. En el corte anual sólo se eliminarán trabajadores que en el periodo de trabajo estén dados de baja (su Status es el de Baja) y cuya fecha de baja sea anterior a la fecha de corte indicada para este proceso, de tal manera que se brinda la oportunidad de conservar a los trabajadores que, a pesar de tener el Status de Baja en dicho periodo, tengan la posibilidad de ser recontratados. Consulta de recibos de nómina Menú Consultas Recibos. Desde la barra de herramientas, en el Catálogo de trabajadores oprime el botón Esta opción te permite visualizar los recibos de nómina que se entregarán a los trabajadores. En estos recibos se encuentra la cantidad que el trabajador percibirá y las retenciones ordenadas por concepto avanza o retrocede a los siguientes registros con las teclas correspondientes. Cuando no tengas abierto el catálogo de Trabajadores, al acceder esta opción, el sistema te pedirá la Clave del trabajador.

16 Bibliografía Manual del sistema. Información General Título: Cálculo de nómina quincenal en paquete especializado Nivel: Licenciatura Disciplina: Contabilidad Población destinataria: Estudiantes de las licenciaturas a distancia y semiescolarizada. Institución: DGIE - BUAP Fecha de elaboración: Octubre 2008 Expertos en contenido: Profra. Elionaí Solís Rojas, Profra. Rosalía Cristina Ramírez Macip. Implemento para OAs: Araceli Gisela García Luna Implementación: Dirección General de Innovación Educativa - BUAP Créditos Experto en contenido: Mtra. Araceli Gisela García Luna Diseñador instruccional: Mtra. Guadalupe Sánchez Espinoza, Mtro. Erick Ibarra Diseñador gráfico: Lic. Paola Galeazzi Zanella, Alma Angélica Ponce Gallegos Programador: Lic. Ma. del Rayo Soto Reynoso.

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