NÓMINA INTERACTIVA. Manual de usuario. / Módulo Nómina Interactiva.

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1 0 NÓMINA INTERACTIVA

2 Indice INTRODUCCIÓN...3 INTERRELACIÓN CON OTROS MÓDULOS...5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA...6 ELEMENTOS DEL MENÚ PRINCIPAL...8 CAPÍTULO 1. PARÁMETROS Y ARCHIVOS TIPOS DE NÓMINA Alta de un Tipo de Nómina Baja de un Tipo de Nómina CONCEPTOS DE NÓMINA CAUSA DE BAJA Dar de Alta una Causa de Baja Dar de Baja una Causa de Baja VARIABLES DE NÓMINA SISTEMA DE ANTIGÜEDAD AGRUPACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA TRABAJADORES Dar de Alta un Trabajador AGRUPACIONES Dar de Alta una Nueva Agrupación Dar de Baja una Agrupación COLECCIONES Dar de Alta un Registro Dar de Baja una Colección CAPÍTULO 2. ADMINISTRACIÓN Y REGISTROS REGISTRO DE TRANSACCIONES DE NÓMINA INTERACTIVA TRANSACCIONES PENDIENTES ADMINISTRACIÓN DE TRANSACCIONES Cómo Realizar el Cierre de una Liquidación Dar de Alta a un Trabajador Cómo Trabajar con un Registro Generado Anteriormente Realice Cambios en la Fecha de Incidencia... 43

3 CAPÍTULO 3. PROCESOS CÁLCULO MASIVO DE LIQUIDACIONES (REAPERTURAS) DEPURACIÓN DE LIQUIDACIONES MONITOR DE PROCESO Cómo Eliminar un Registro REAPERTURA DE LIQUIDACIONES GENERACIÓN DE LA PÓLIZA CONTABLE CAPITULO 4. CONSULTAS CONSULTA DE LIQUIDACIONES CAPITULO 5. REPORTES DE NÓMINA IMPRESIÓN DE LIQUIDACIONES Lista Parámetros EXCEPCIONES Operaciones Título Fuentes Colores Ajuste de Columnas CIFRAS DE LIQUIDACIÓN PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES RESUMEN DE NÓMINA POR AGRUPACIÓN EMISIÓN DE LA PÓLIZA CONTABLE REPORTE DE LIQUIDACIONES

4 Introducción ADAM es un software de aplicación universal que cubre la información para la administración de los recursos de negocios de cualquier tipo de empresa. A través de ADAM/NI Nómina Interactiva, se definen a aquellos trabajadores que por la situación en la que se encuentran, requieren de una Liquidación. Por ello ADAM/NI permite al usuario registrar todo tipo de Liquidaciones a aplicar. Una característica de este módulo es que para realizar las Liquidaciones Nómina Interactiva toma datos contenidos en ADAM/NS Nómina para efectuar el cálculo adecuado y obtener el pago del trabajador, de ahí lo indispensable que es para Nómina Interactiva que Nómina se encuentre instalado pues sin él Nómina Interactiva no funcionaría. ADAM/NI también se encuentra relacionado con ADAM/KP Kárdex de Personal ya que éste cuenta con datos que son de gran ayuda para Nómina Interactiva para efectuar una Liquidación determinada, sin que sea necesario registrar en ADAM/NI los datos capturados en Kárdex de Personal. 3 El módulo ADAM/NI por ser un módulo pequeño, representa para el usuario una herramienta fácil de manejar, ya que cuenta con sesiones sencillas de operar para la administración de Liquidaciones y el registro de transacciones de éstas. Además, brinda la oportunidad de reabrir una transacción que haya sido aplicada permitiendo de esta manera realizar los cambios necesarios para llevar a cabo la liquidación y obtener los nuevos importes que se incluirán en la Póliza Contable al momento de emitirla. Las Variables y los Condicionadores serán indispensables para el cálculo de la Liquidación considerando aquellas Variables que se definieron en ADAM/NS para que el Sistema realice la sustitución de éstas últimas por las de ADAM/NI y con ello poder efectuar el pago adecuado al trabajador. De los reportes con que cuenta el módulo ADAM/NI destaca el de Nómina de Percepción y Deducción y el de Reporte de Excepciones, éste último puede ser solicitado de tal manera que sólo muestre información de aquellos conceptos que son aplicados únicamente a ciertos trabajadores. Para el manejo de transacciones, el módulo ADAM/NI permite definir si se tomará en cuenta a aquellas que fueron definidas como Automáticas, considerando la información contenida en otros módulos, siendo una ventaja más para el usuario al determinar el cálculo adecuado de cada Liquidación. En el tema de MANEJO DE LIQUIDACIONES le brinda un panorama general del Registro de Liquidaciones permitiendo calcular el importe de cada transacción para poder aplicarla. El usuario cuenta con la posibilidad de depurar la información con el objeto de tener mayor espacio en su disco duro para procesar la información de una manera más rápida y eficaz. Dentro del mismo Capítulo se describe el proceso de Reapertura, que será necesario en el caso de calcular nuevamente la Liquidación de un determinado trabajador dado de baja anteriormente, en el tema Cierre y Reapertura.

5 El módulo permite emitir una serie de reportes con la finalidad de obtener información diferente acerca de cada Liquidación, consulte el tema Reportes de este manual. El tema Interfases es el adecuado para describir la relación que existe entre Nómina Interactiva, Kardex de Personal y otros módulos ADAM. Dentro de la emisión de reportes se encuentra uno creado especialmente para obtener la Póliza Contable con las correspondientes cuentas afectadas, para ello se tendrá que realizar la Aplicación Contable de la(s) Liquidación(es) a considerar y obtener el importe total para proceder al pago del trabajador según el Tipo de Nómina Interactiva de que se trate. 4

6 Interrelación con Otros Módulos Figura 1 5

7 Elementos de la Pantalla Al abrir el módulo de Nómina Interactiva ADAM/NI, se localiza la pantalla principal, la cual está compuesta por los siguientes elementos: Figura 2 MENÚ DE CONTROL BARRA DE MENÚ TÍTULO DE LA VENTANA 6 BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MANEJADOR BARRA DE ESTADO

8 La presente ilustración (Figura 2), muestra la pantalla principal de ADAM/NI, a continuación se explicarán cada uno de sus componentes: MENÚ DE CONTROL: Permite mover, cambiar a otra aplicación, restaurar y cerrar la ventana. BARRA DE MENÚ: El manejo de los programas para ADAM/NI se da por menús en donde se encuentran los mandatos organizados por categorías. TÍTULO DE LA VENTANA El título indica el nombre de la compañía en la cual se encuentra trabajando el usuario. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MANEJADOR: Es aquella que se utiliza de forma total en el sistema ADAM V3.1. Los iconos de esta barra sólo se pueden activar de manera genérica con el mouse, realizan tareas específicas y cotidianas en forma rápida. BARRA DE ESTADO: La misión de esta barra consiste en mostrar al usuario la información referente al estado general del área de trabajo y está integrada por el botón de Inicio, el Status General, el CAPS, el NUM, la fecha y la hora. 7 Al dar un click en el botón de Inicio el menú principal del módulo. se pueden obtener todas las opciones que se encuentran en

9 Elementos del Menú Principal El Menú Principal de ADAM/NI se muestra a continuación: MENÚ DE CONTROL Figura 3. BARRA DE TÍTULO 8 CONTENIDO El cual se compone de los siguientes elementos, dentro de los cuales se originan las operaciones para el cálculo de las liquidaciones en ADAM.

10 CONTENIDO: PARÁMETROS Y ARCHIVOS ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO PROCESOS CONSULTAS REPORTES - Tipos de Nómina. - Conceptos de Nómina. - Causas de Baja. - Variables de Nómina. - Sistema de Antigüedad. - Registro de Transacciones de Nómina Interactiva. - Transacciones Pendientes. - Administración de Transacciones. - Cálculo Masivo de Liquidaciones. - Monitor de proceso. - Reapertura de Liquidaciones. - Generación de la Póliza Contable. - Consulta de Liquida ciones. - Impresión de Liquida ciones. - Excepciones. - Cifras de Liquida ciones. - Percepciones y Dedu cciones. 9 - Agrupaciones de Conceptos De Nómina. - Resumen de Nómina por Agrupación. - Trabajadores. - Agrupaciones - Emisión de la Póliza Contable. - Colecciones. - Reporte de Liquida ciones.

11 Capítulo 1. Parámetros y Archivos 1.1.Tipos de Nómina OBJETIVO Conformar los tipos de nómina en cuanto a la duración en tiempo para realizar el cálculo de nómina, en base al tipo de nómina registrado para cada trabajador. A través de esta sesión podrá dar de alta y de baja los tipos de nómina. Ejemplo: Nómina Catorcenal, Nómina quincenal, Nómina Mensual, etc. CONSIDERACIONES 10 Para insertar el Tipo de Nómina sólo acepta 2 caracteres numéricos o alfabéticos. Figura 1.1 Tipos de Nómina

12 1.1.1 Alta de un Tipo de Nómina 1. Para dar de alta un tipo de nómina dé un click en el icono Alta u oprima la tecla F6, creando así un registro en blanco donde usted podrá introducir el Tipo de Nómina, su Descripción y el Tipo de Manejo. 2. Después dé un click al icono Guardar acaba de introducir. u oprima la tecla F1 para que se guarde el registro que Baja de un Tipo de Nómina 1. Para dar de baja un registro selecciónelo y oprima el icono Baja o la tecla F7 y enseguida aparecerá un recuadro con un mensaje de confirmación, donde usted podrá confirmar si desea dar de baja ese registro Para renovar los datos dé un click en el icono de Renovar Datos este realiza una lectura a la base de datos actualizando la información que haya sido modificada; si no hay cambio alguno se volverán a presentar los datos, pero si se efectuó algún cambio al renovar los datos el sistema preguntará si se desean guardar dichos cambios. Figura 1.2 Guardar Cambios. Para actualizar una nómi na interactiva dé un click en el icono Trabajar Con y le desplegará la siguiente pantalla.

13 Figura 1.3 Actualización de Nómina Interactiva. 12

14 1.2 Conceptos de Nómina OBJETIVO Definir los conceptos necesarios para realizar los cálculos al elaborar la nómina. La función de esta forma se presenta en dos niveles para introducir los datos. El primero es un nivel corporativo, en donde se dan de alta los diferentes conceptos de nómina. Figura 1.4 Nivel Corporativo. 13 El segundo nivel es por compañía, esta información se define en nueve Tabs (ver figura 1.4.1): 1. Datos Generales 2. Condicionamiento 3. Agrupaciones 4. Relación Tipos Nómina 5. Política de Cálculo 6. Valores Omisión 7. Aplicación Contable 8. Conceptos Derivados 9. Relación Esquema de Captura

15 Figura Por Compañía. 14

16 1.3 Causa de Baja OBJETIVO Definir los diferentes motivos que dan como resultado el cese de prestación de servicios de los trabajadores. Ejemplo: A Abandono BR Bajo rendimiento F Faltas O Otros CONSIDERACIONES 15 Para escribir en la columna Causa, se aceptan dos caracteres alfanuméricos. En la columna correspondiente a descripción, se aceptan treinta caracteres Dar de Alta una Causa de Baja 1. Dé click al botón Alta o bien presione F6 y capture la clave y descripción en la fila creada. 2. Después dé click al icono Guardar u oprima la tecla F11 para conservar el registro introducido. 3. Presione el botón Renovar Datos u oprima F5 para actualizar los datos. Usted podrá modificar la descripción de un concepto ya registrado dando doble click sobre el campo deseado.

17 Dar de Baja una Causa de Baja 1. Si desea eliminar un registro, selecciónelo y presione el botón Baja, enseguida aparecerá un recuadro en donde despliega un mensaje de confirmación. 2. Oprima el botón Aceptar y presione el botón Renovar Datos o bien oprima la tecla F7 y aparecerá un recuadro en donde el sistema preguntará si desea guardar estos cambios. Figura 1.5 Guardar Cambios. 16

18 1.4 Variables de Nómina OBJETIVO Obtener todas las variables de nómina que se van a utilizar para la captura de las políticas de cálculo, en los parámetros generales de la nómina, en los datos del trabajador, en los sistemas de antigüedad, en los sistemas de horario y en algún otro módulo de ADAM que se encuentre instalado. En esta sesión lo más importante es que se pueden manipular los encabezados de las variables de acuerdo a las necesidades del usuario. CONSIDERACIONES La variable no debe ser mayor a diez caracteres numéricos, alfabéticos o alfanuméricos. Figura 1.6 Variables de Nómina. 17 Tipo de Variables de Nómina Dentro de este apartado seleccione la agrupación que desee utilizar en las columnas inferiores, serán desplegadas todas las variables utilizadas en la agrupación que eligió (Figura 1.6.1).

19 Figura Tipo de Variables de Nómina. Variable En esta columna se despliega el nombre de la variable usada para los cálculos de la nómina. Este dato no puede ser modificado desde esta forma. Descripción Concepto breve acerca de alguna clave o palabra que precisa a detalle su significado. 18 Título Superior e Inferior En estas columnas deberá capturar el membrete con el que se presentará la variable. En la columna Título Superior introduzca el que será el título principal y en la columna Título Inferior introduzca ya sea un subtítulo o el segundo renglón del título principal. Columna Corporativo Esta columna indica si la variable tiene una afectación completa a todas las Compañías. Este dato no puede modificarse desde esta forma.

20 1.5 Sistema de Antigüedad OBJETIVO Un sistema de antigüedad permite almacenar el registro de días de vacaciones, aguinaldo, prima vacacional, etc., con base en los rangos de años de antigüedad definidos por la empresa, con la finalidad de proporcionarle a los trabajadores con más tiempo algunos beneficios extras, por ejemplo: más días de vacaciones, más días de aguinaldo, etc., de acuerdo a los rangos establecidos. CONSIDERACIONES Para insertar un Sistema de Antigüedad el sistema acepta dos caracteres numéricos como máximo. Figura 1.7 Sistema de Antigüedad. 19 Sistema de Antigüedad

21 Sistemas de Antigüedad Colóquese en el registro del sistema que desea utilizar. Puede modificar, si así lo desea el nombre del sistema, capturándolo sobre el campo Descripción. En el recuadro inferior serán desplegadas todas las características del sistema indicado, las cuales podrá modificar si es necesario. Límite Inferior Indica el número mínimo de años que deberá tener un trabajador en la empresa para obtener las prestaciones indicadas en el registro. Este dato sólo puede introducirse cuando se registra un nuevo rango de años. Límite Superior Indica el número máximo de años que el trabajador deberá tener en la empresa para obtener las prestaciones indicadas en este registro. Este dato sólo puede capturarse al registrar un nuevo rango de antigüedad. Factor de Integración 20 En esta columna deberá capturar el factor de integración que afectará a los empleados que se encuentren en el rango de antigüedad indicado. En el caso de México aplica para el cálculo del Salario Integrado.

22 1.6 Agrupación de Conceptos de Nómina OBJETIVO Permite definir las agrupaciones de conceptos, que influyen en el cálculo de la nómina, tomando como base la naturaleza de cada elemento para su unión y aplicación. Las definiciones de agrupaciones son únicas para todas las clases de nómina. Ejemplos: Comisiones Pensión Alimenticia. Tiempo Extra. Las agrupaciones que inician su clave con la letra W son fijas y ya se encuentran definidas en el sistema, éstas se observan en la Lista de Agrupaciones de Conceptos de Nómina que se encuentra al finalizar esta sesión. Dentro de esta forma se dan de alta aquellas agrupaciones de conceptos de nómina que se utilizarán para calcular las políticas de nómina. CONSIDERACIONES 21 Para escribir en la columna agrupación, se aceptan tres caracteres. Figura 1.8 Agrupaciones de Conceptos de Nómina.

23 Agrupaciones de Conceptos Para ingresar una agrupación, dé click al icono Alta y capture la clave y descripción que la identificarán. A continuación, deberá determinar los conceptos y la relación que tendrán en las columnas inferiores de la forma. Si se coloca en el registro de una agrupación existente, las columnas inferiores mostrarán los conceptos relacionados con dicha agrupación. Selección de Conceptos Esta opción determina el tipo de conceptos que serán desplegados en la columna inferior. Figura Selección de Conceptos. 22 Suman: Despliega aquellos conceptos que se suman, sus días e importes a la agrupación indicada y están marcados con el signo (+). Restan: Muestra los conceptos que restan, sus días e importes a la agrupación con la que se está trabajando y se encuentran marcados con el signo (-). Todos: Despliega todos los conceptos de nómina sin importar el signo que contengan e incluye los conceptos que no se encuentran seleccionados.

24 1.7 Trabajadores OBJETIVO Esta sesión permite registrar y controlar todos los datos personales y de trabajo de todos los empleados que laboran dentro de la empresa. CONSIDERACIONES Esta opción corresponde al módulo ADAM RH, por lo que sólo podrá utilizarse si dicho módulo está instalado. Sólo se puede reinstalar un trabajador si éste se encuentra dentro de la lista de trabajadores. Figura 1.9 Trabajadores. 23 Selección de Empleados Seleccione una de las agrupaciones registradas en la nómina. Por medio de esta lista usted puede elegir qué tipo de trabajadores desea visualizar en la forma. Se presentan las siguientes opciones: Todos : Son presentados en pantalla todos los trabajadores del corporativo. Selectivo: Llama a la forma del filtro, para que usted pueda determinar de manera más precisa y completa el tipo de trabajadores que desea visualizar. Activos : Son presentados en pantalla únicamente los trabajadores que presentan un estado activo. Baja: Son presentados en pantalla aquellos trabajadores que tienen la situación de baja. Masculino: Son presentados todos los trabajadores varones. Femenino: Son presentadas las trabajadoras que laboran dentro de la empresa. Colecciones: Muestra todos los nombres de las colecciones relacionadas a la compañía. Agrupaciones: Presenta todas las agrupaciones y sus respectivos datos, relacionados a la compañía.

25 Dentro de la Forma Trabajadores, se encuentra una sección en blanco llamada Criterio Rápido en la que se permite la localización de datos de acuerdo a criterios o requisitos mediante la inserción de caracteres numéricos o alfabéticos que se desee encontrar. El resultado de la búsqueda proporcionará todos los datos relacionados que cuentan con los criterios indicados. Es importante mencionar que se hace diferencia entre letras mayúsculas y minúsculas, ya que la información a buscar debe ser igual a la que se encuentra almacenada en la base de datos. Figura Criterio Rápido Clave Nombre del Empleado Fecha Por medio de los recuadros en blanco que forman el criterio rápido, usted podrá realizar una búsqueda rápida en base a la clave de algún trabajador, el nombre o bien alguna fecha seleccionada. Después de la fecha tenemos un combobox con tres opciones que se explicarán a continuación. Todos: Se despliega un listado completo de todos los trabajadores registrados en la base de datos. Activos: Se despliega un listado de los trabajadores que tienen o presentan situación de activo. Baja: Se desplegará una lista con los trabajadores que han sido dados de baja Dar de Alta un Trabajador Dé click al icono Alta, enseguida aparece la Pantalla de alta del trabajador donde se deberán especificar los datos personales del nuevo trabajador. Figura Alta de un Trabajador.

26 1.8 Agrupaciones OBJETIVO Establecer una lista de todas las Agrupaciones que puedan existir dentro de la empresa, así como los datos que contienen cada una de ellas. Ejemplo: - Columna Agrupación Estado Civil Datos C S D O Casado Soltero Divorciado Otros - Columna Agrupación Pensión Alimenticia 25 Datos 001 No hay pensión alimenticia 002 Sí hay pensión alimenticia - Columna Agrupación Vales Datos 01 Vales de despensa Vales de gasolina Vales de comida La cabecera de las agrupaciones es corporativa; esto significa que puede ser compartida para todas las compañías dadas de alta y los datos se capturan por compañía. Para las agrupaciones de Trabajador, Puesto y Plaza se deben especificar cuáles trabajadores, puestos o plazas (respectivamente) pertenecen a cada agrupación. Las de tipo Fiscal solamente aparecen cuando el módulo de ADAM/FP Fiscal de personal está instalado y no se pueden relacionar trabajadores desde esta sesión.

27 Figura 1.10 Agrupaciones Todos Definición de Agrupaciones Dato de Agrupación Aplicación 26 A continuación se definirán los apartados de esta forma: Todos Si activa esta opción, serán desplegados en las columnas principales de la forma, todos los conceptos registrados aunque no se encuentren relacionados. De no elegir esta opción, serán desplegados sólo los conceptos que se encuentran relacionados. Definición de Agrupaciones En la presente sesión se muestran los diversos tipos de agrupaciones que presenta ADAM/NS. Si desea trabajar con alguna de ellas, sólo active el tipo de agrupación deseado y en la columna central de la forma, serán mostrados los datos que conforman dicha agrupación. Los tipos de Agrupación que presenta esta sesión son los siguientes: Todos Trabajador Puesto Plaza Fiscal

28 Aplicación En esta interfase tenemos como finalidad conocer las agrupaciones de la empresa, que pueden ser de 4 tipos: 1. Trabajadores 2. Puestos 3. Plazas 4. Fiscales Datos de Agrupación Aquí deberá definir los datos o subagrupaciones que conformarán la agrupación indicada. Si desea trabajar con un dato ya existente, sólo dé click al botón del extremo derecho del registro deseado Dar de Alta una Nueva Agrupación 1. Dé click al icono Alta o bien presione F6, capture la clave y descripción en la fila creada junto con el tipo de Agrupación Después dé click al botón Guardar u oprima F11 para conservar el registro introducido. 3. Presione el icono Renovar Datos u oprima la tecla F5 para actualizar los datos. Usted podrá modificar la descripción de una Institución previamente registrada dando doble click sobre el campo deseado Dar de Baja una Agrupación 1. Si desea eliminar un registro, selecciónelo y presione el botón Baja, enseguida aparecerá un recuadro donde se despliega un mensaje de confirmación. 2. Oprima el botón Aceptar y presione el botón Renovar Datos, o bien oprima la tecla F7 y aparecerá un recuadro en donde el sistema preguntará si desea guardar estos cambios.

29 1.9 Colecciones OBJETIVO Establecer una lista de todas las colecciones existen dentro de la empresa, así como indicar los trabajadores que están dentro de estas. Ejemplo: FA FC C Fondo de Ahorro Faltantes de Caja Comisiones A diferencia de las Agrupaciones, las Colecciones sólo son grupos de trabajadores, las Agrupaciones tienen datos de Agrupación y la Colección sólo tiene la opción si o no para relacionar al trabajador. CONSIDERACIONES Para dar de alta una Agrupación en la clave de identificación única, el sistema acepta diez caracteres. En lo que corresponde a Descripción se podrán ingresar hasta cuarenta caracteres. 28 En esta sesión se despliegan todas las Colecciones registradas en la nómina. Si desea trabajar con los datos de alguna Colección, presione el botón del extremo derecho de la colección deseada y será desplegada la forma Colección de Trabajadores. Figura 1.11 Colecciones.

30 Dar de Alta un Registro 1. Para ingresar una nueva colección, dé click al icono Alta y capture su clave y descripción. 2. Después dé click al icono Guardar u oprima la tecla F Finalmente presione el botón Renovar Datos para actualizar los registros. 4. A continuación dé click en Trabajadores para definir a los empleados de la colección Dar de Baja una Colección 1. Si desea eliminar un registro, selecciónelo y presione el botón Baja. 2. Enseguida aparecerá un recuadro donde se despliega un mensaje de confirmación. Oprima el botón Aceptar Presione el botón Renovar Datos, o bien oprima la tecla F7, aparecerá un recuadro en donde el sistema preguntará si desea guardar estos cambios. Figura Guardar Cambios.

31 Capítulo 2. Administración y Registros 2.1 Registro de Transacciones de Nómina Interactiva OBJETIVO Definir las relaciones y conceptos en las diferentes operaciones que pueden ser efectuadas para el cálculo y afectación de la nómina. CONSIDERACIONES Depende de cada empresa el ó los accesos que se tendrán a este módulo. En caso de que falten datos, dentro de la forma se mostrará la ventana de mensajes indicando el tipo de error. 30 Figura 2.1 Registro de Transacciones. Podrá definir nuevas transacciones que afecten el cálculo de la nómina o podrá eliminar transacciones que ya no vayan a ser consideradas dentro de la misma.

32 Descripción de la Forma a) En la lista desplegable deberá determinar la forma en que será presentado el módulo de transacciones. Las opciones son: a) Concepto Esta opción permite registrar solamente las transacciones efectuadas por un concepto de nómina determinado. b) Trabajador Al elegir esta opción se podrán registrar únicamente las transacciones que afectan al trabajador seleccionado. c) General Permite manejar el módulo sin determinar un concepto, trabajador o esquema de captura. d) Formato Libre Permite realizar los registros de las transacciones sin un formato definido. Cuadro de Parámetros 2. Tipo de Nómina. En este cuadro de Texto se capturará la clave, sí no la conoce dé un click en el botón Lista desplegará la forma Tipos de Nómina. Figura Tipo de Nómina y se 31.

33 Como se puede observar en la Forma anterior, se requiere definir el manejo que se le dará al Tipo de Nómina, para ello existen dos opciones: Periódica. Es utilizada para rangos de fechas, por ejemplo: Semanal, Quincenal, Mensual, etc. Este tipo será utilizado en el Módulo de Nóminas ADAM/NS. Interactiva. No considera un período específico, es válida para casos como Liquidaciones. En el caso del Módulo Nómina Interactiva el Tipo de Nómina que se manejará será Interactiva. Este manejo sólo se definirá al momento de estar efectuando la Alta, por lo tanto no admite cambio; en caso de requerir esta acción será necesario eliminar completamente el Tipo de Nómina y volverlo a registrar con el manejo adecuado. Al terminar el registro de un Tipo de Nómina Interactivo dé doble click en el registro o bien en el icono Trabajar Con y se desplegará la siguiente forma en la cual podrá relacionar el Tipo de Nómina con el Concepto Neto determinado (valor que permite el manejo de un concepto para el total a pagar). Figura Forma Actualización de Nómina Interactiva. 32

34 Cuadro Neto Concepto Neto Valor que permite el manejo de un concepto para el total a pagar, es decir, dónde se requiere guardar el neto a pagar por trabajador en cada nómina. Este concepto es una provisión y su manejo es opcional. La indicación de este concepto hace posible que el rubro se considere en la impresión del sobre de nómina. Neto Mínimo Cantidad que delimita la mínima percepción que puede recibir un trabajador después del cálculo total de percepciones y deducciones. Un ejemplo es: Neto Mínimo Percepciones Deducciones En el caso anterior las deducciones son mayores a las percepciones, por lo que el pago del trabajador es de , ya que el Neto Mínimo representa la cifra que otorga la empresa en casos como este. Los de diferencia son el resultado de sumar el neto Mínimo y el excedente de deducciones (100.00), la cifra obtenida se guarda en el sistema como una o varias transacciones excedentes, esto último aplica siempre y cuando el manejo de sobregiro sea por transacciones pendientes. 33 Redondeo Global. Cantidad que aumenta o disminuye el total de los conceptos calculados de acuerdo a la cifra obtenida, el total es menor a 49 resta, en caso de ser mayor a 50 suma. Un ejemplo es: Percepciones Deducciones Total a Pagar Redondeo Global = Cuadro de Parámetros Genera baja En dicho panel deberá precisar si se generará una baja definitiva para el o los trabajadores a los que aplique el Tipo de Nómina o simplemente se llevará a cabo la Liquidación sin generar baja. Permite Neto en Negativo Tendrá la opción de manejar números negativos en el importe neto, definiendo para ese importe un redondeo global para cerrar la cifra a números enteros. Fecha Base La fecha base es aquella que precisa el momento en que el trabajador deja de prestar sus servicios a la compañía. Los valores asignados a cada rubro pueden modificarse según la afectación que deba realizar la Liquidación del Tipo de Nómina elegido.

35 Causa de Baja Este cuadro de lista desplegable se habilitará cuando se elija la opción Genera Baja. En él seleccione la opción correspondiente a la causa de baja. Si esta opción es elegida el trabajador al cual se le genere la liquidación también se le generará una baja. Figura Causa de Baja. Al terminar de registrar el tipo de Nómina dé un click en el icono Guardar. Cuadro Vista Concepto Este cuadro de texto es activado cuando se selecciona el acceso por concepto. Capture la clave del concepto de nómina por el que se registrará la liquidación. 34 Trabajador Se activa cuando se ha seleccionado el acceso por trabajador. Capture en este cuadro de texto la clave del trabajador que será liquidado. Folio Clave numérica que identifica al proceso realizado. Este registro no es obligatorio ya que la clave se le asignará automáticamente. Cuadro baja Fecha Liquidación Día, mes y año en que el trabajador fue dado de baja de la empresa. Fecha Base Día, mes y año que serán tomados para efectuar los cálculos correspondientes a la liquidación del empleado. Causa de Baja Motivo por el cual el empleado deja de laborar en la empresa. Al terminar la captura de la forma Registro de Transacciones prima el icono Aceptar se desplegará la siguiente forma:, de esta manera

36 Figura Forma Concepto. A Para registrar un concepto o bien un trabajador dé un click en el icono Alta datos en el registro en blanco formado a continuación. y capture los siguientes 35 Esta columna cambiará dependiendo la opción que se haya elegido en la forma Registro de Transacciones, un ejemplo es, si se eligió la opción de conceptos, esta columna será nombrada trabajadores o bien si eligió la opción general aparecerán las columnas trabajador y concepto. Tiempo En esta columna se indica el tiempo de afectación de la incidencia. Este dato sirve para calcular el monto total generado por la incidencia indicada. Importe En esta columna se indica el monto correspondiente a la incidencia que se está registrando. Fecha Se refiere a la fecha que tendrá el registro de la incidencia. Referencia Es una pequeña clave que servirá como identificación de la transacción realizada. Factores En estas columnas deberá capturar el valor que tendrán los factores que afectan la incidencia indicada. Estas columnas variarán de acuerdo al número de factores que afecten al concepto indicado. Al finalizar guarde los cambios dando un click en el icono Guardar.

37 Descripción de los Iconos de la Forma Conceptos: Cambio de Trabajador Permite elegir un trabajador distinto al que se está utilizando. Al dar click al icono será desplegada la Forma Trabajadores para elegir el deseado. Este icono sólo aparece cuando se está trabajando por Esquema o Trabajador. Filtro Realiza una depuración de información de acuerdo a características que el usuario depuración se realiza en base a criterios tales como: clave, descripción, fecha, nombre, etc. le indica. La 36

38 2.2. Transacciones Pendientes OBJETIVO Definir las relaciones y conceptos en las diferentes operaciones que pueden ser efectuadas para el cálculo y afectación de la nómina. CONSIDERACIONES Depende de cada empresa el (los) Acceso(s) que se tendrá(n) a este módulo. En caso de que falten datos, dentro de la forma se mostrará la ventana de mensajes indicando el tipo de error. Esta forma sólo contiene datos que fueron obtenidos en la tabla Administración de Transacciones. En la presente forma capture los datos que permitirán determinar las transacciones que serán aplicadas en un periodo, las cuales fueron calculadas en el periodo pasado. Figura 2.2 Transacciones Pendientes. 37

39 Breve explicación de los iconos que contiene dicha forma: Este icono realiza las operaciones y procesos necesarios para efectuar el cálculo de la liquidación indicada. Incorpora al proceso de la liquidación datos generados en otros Módulos del sistema ADAM. Cambia la situación de la liquidación indicada a cerrada, impidiendo se efectúen más modificaciones. Este icono desplegará una nueva forma donde podrá consultar cuando fue dada de alta la liquidación. Dentro de la forma encontraremos una opción llamada liquidaciones que al ser desplegada muestra las siguientes opciones para que elija la más conveniente de acuerdo a sus necesidades: Abiertas: Indica que sólo serán mostradas en la tabla inferior aquellas liquidaciones que tiene estatus abierto y el sistema permite modificaciones. 38 Cerradas: Significa que sólo serán desplegadas las liquidaciones con estatus cerrado y que no pueden ser modificadas. Error: Despliega únicamente aquellas liquidaciones cuyo proceso generó algún error. Todas: Significa que serán desplegadas todas las liquidaciones sin importar si están abiertas, cerradas o terminaron en error.

40 2.3 Administración de Transacciones OBJETIVO Registrar las transacciones necesarias para la emisión y cálculo de las liquidaciones de la Nómina. CONSIDERACIONES Se deben generar las Transacciones Automáticas antes de generarse cualquier cálculo. Dentro de la forma Administración de Transacciones, no se podrán almacenar datos en las columnas Referencia y Situación. Sólo podrá elegir una opción en el recuadro Vista. Cabe mencionar que para registrar las Transacciones, cada dato que se procesará deberá estar abierto. Esta forma efectúa las transacciones necesarias para el cálculo de las liquidaciones de empleados y genera la tabla de Transacciones Pendientes, con lo que se realiza el reporte correspondiente. 39 Precisa cada trabajador a liquidar y el manejo de las transacciones relacionadas con el pago. Permite considerar operaciones registradas en otros módulos de ADAM. Admite el uso de variables y Condicionantes para cálculos especiales de la liquidación. Calcula el importe de la liquidación y realiza su aplicación contable. Figura 2.3 Administración de Liquidaciones.

41 Liquidaciones Elija en el cuadro de lista desplegable la opción conveniente a su necesidad: Abiertas. Indica que sólo serán mostradas en la tabla inferior aquellas liquidaciones que tienen estatus Abierto y permiten aún modificaciones. Cerradas. Significa que sólo serán desplegadas las liquidaciones con estatus cerrado y que ya no pueden ser modificadas. Error. Despliega únicamente aquellas liquidaciones cuyo proceso generó algún error. Todas. Significa que serán desplegadas todas las liquidaciones sin importar si están abiertas, cerradas o terminaron en error. Esta forma también efectúa las transacciones necesarias para el cálculo de las liquidaciones de empleados y genera la tabla de Transacciones Pendientes, con lo que se realiza el reporte correspondiente. Precisa cada trabajador a liquidar y el manejo de las transacciones relacionadas con el pago Permite considerar operaciones registradas en otros Módulos ADAM Admite el uso de variables y Condicionadores para cálculos especiales de la liquidación Calcula el importe de la liquidación y realiza su aplicación contable Cómo Realizar el Cierre de una Liquidación 1. Seleccione el empleado al cual se quiere cerrar la liquidación 2. De un click al icono Cerrar Liquidación. 3. Al terminar dé un click en el icono Renovar Datos Dar de Alta a un Trabajador 1. En la forma Administración de Liquidaciones dé un click en el icono Alta y se desplegará la forma de alta de liquidación (Figura 2.3.1).

42 Figura Alta de Liquidación. 41 Datos de Liquidación Tipo de Nómina Ingrese en el cuadro de texto la clave del tipo de nómina que será utilizada. De no conocer dicha clave dé click al botón Lista tipo deseado. y será desplegada la forma Tipos de Nómina en donde podrá seleccionar el Trabajador Clave única del trabajador por el que será generada la póliza contable. Capture la clave en el cuadro de texto o bien de un click en el botón Lista y en la forma de Trabajadores seleccione el deseado. Fecha de Liquidación Día, mes y año en que el trabajador fue dado de baja de la empresa.

43 Cuadro de Acumulados Mes a Acumular Indica el mes que se tomará para el cálculo de procesos de la liquidación. Año a Acumular Se refiere al año que indica el periodo que será calculado en la liquidación. Al terminar dé un click en el icono Aceptar, y enseguida aparecerá el siguiente mensaje. Figura Guardar Cambios Cómo Trabajar con un Registro Generado Anteriormente 1. Dé un click en el icono Trabajar Con, a continuación se desplegará la siguiente forma: Figura Administración de Liquidaciones.

44 Realice Cambios en la Fecha de Incidencia 1. Posicione el recuadro en cualquier concepto de la forma. 2. Dé un click en el icono de Cambiar Parámetros y se activará la siguiente forma. Figura Alta de Liquidaciones. 43 En el cuadro de datos de liquidación únicamente se podrá modificar la fecha de liquidación que tendrá el registro de la incidencia, mostrará detalladamente la clave del trabajador con el cual se está trabajando, así como la clave del tipo de nómina al cual se hace referencia. Al terminar dé un click en el botón de Aceptar Acepte o Cancele la operación según sea el caso. Figura Guardar Cambios. a continuación se desplegará un mensaje, en él, En la forma Administración de Liquidaciones dé un click en el icono Renovar Datos actualizará las fechas de incidencia. este icono

45 Generar Transacciones Derivadas Efectúa los cálculos de la liquidación referente a conceptos de nómina que, para obtener su resultado, dependen del cálculo previo de otros conceptos de nómina. Generar Transacciones Automáticas Efectúa los cálculos de la liquidación referente a los conceptos que no requieren afectación o manipulación directa del usuario. Generar Póliza Realiza los cálculos y procesos necesarios para efectuar la póliza contable de afectación de la liquidación correspondiente. Generar Todo Realiza los cálculos y procesos de nómina referentes a transacciones automáticas, transacciones pendientes y póliza contable. 44

46 Capítulo 3. Procesos 3.1. Cálculo Masivo de Liquidaciones (Reaperturas) OBJETIVO Realizar los correspondientes cálculos de la nómina para todos los trabajadores que hayan sido liquidados en el periodo elegido. CONSIDERACIONES Es obligatorio incluir a cada acción, es diferente y es progresivo, ya que es asignado para identificar los cálculos realizados. 45 Nota: Dentro de esta forma no se pueden ver los cálculos. Figura 3.1 Cálculo Masivo de Liquidaciones.

47 Tipo de Nómina Ingrese en el Cuadro de Texto la clave del tipo de nómina que será utilizada. De no conocer la clave dé un click en el icono lista desea. y será desplegada la forma Tipos de Nómina en donde podrá seleccionar la que Número de Liquidación Aquí se captura la clave de la liquidación por la que se generará la póliza contable. Fecha Liquidación En este apartado se indica el Día, Mes y Año, en la cual el trabajador fue dado de baja de la empresa. Mes a Acumular Indica el mes del año que se tomará para el cálculo de procesos de la liquidación. Fecha de Baja Día, Mes y Año en la que el empleado dejó de laborar en la empresa. Causa Baja Motivo por el cual el empleado dejó de laborar en la empresa. Calcula Póliza De la lista desplegable elija un registro contable, que será afectado con los cálculos que e realicen. 46 Generar Transacciones Automáticas Aquí se efectúan los cálculos de la liquidación referente a conceptos que no requieren afectación o manipulación directa del usuario. Generar Transacciones Derivadas Aquí se efectúan los cálculos de la liquidación referente a conceptos de nómina que, para obtener su resultado, dependen del cálculo previo de otros conceptos de nómina. Incluir Otros Módulos Incorpora al proceso de la liquidación datos generados en otros módulos del sistema ADAM. Generar Póliza Realiza los cálculos y procesos necesarios para efectuar la póliza contable de afectación de la liquidación correspondiente. Calcula Póliza De este ListBox elija el registro contable que será afectado con los cálculos que se realicen. Cuadro de Condicionamiento En este cuadro deberá indicar, las condiciones que delimitarán el cálculo de la liquidación correspondiente. Esto se realiza dando un click a los botones de selección que se encuentra del lado derecho.

48 Cuadro de Variables En este cuadro se debe de indicar el valor que tendrán las variables de nómina para la liquidación correspondiente. Para definirlos, sólo colóquese en el campo de la columna valor de la variable que desea definir y capture el valor con el que será calculada dicha variable. Una vez capturados los datos de las liquidaciones, dando un click en el botón Aceptar los procesos y operaciones necesarios para la afectación de la nómina., se efectuarán Una vez realizado todo esto se desplegará la forma Selección de Trabajadores en la cual seleccionará al trabajador al cual se le generará la liquidación correspondiente, únicamente dé un click en el cuadro de selección. Figura Selección de Trabajadores. 47 En la (Figura 3.1.1) dé un click en le icono Calcula Nómina número de folio que le fue asignado a la operación completa., el sistema desplegará una ventana con el

49 Figura Número de Folio. Al dar un click en el icono Incluir Pendientes, se desplegará la forma Transacciones Pendientes. Figura Transacciones Pendientes. 48

50 3.2 Depuración de Liquidaciones OBJETIVO Eliminar los registros de las liquidaciones efectuadas y respaldar la información de las mismas. CONSIDERACIONES Si la información no se respalda no se generan tablas. Figura 3.2 Depuración de Liquidaciones. 49 Para depurar la base de datos de dicha forma dé un click en el recuadro de selección del registro que desea eliminar y quedará relacionado de esta manera y a continuación dé un click en el icono Ejecutar y se desplegará el siguiente mensaje.

51 Figura Mensaje. Al terminar de esta operación dé un click en el icono Renovar Datos. 50

52 3.3 Monitor de Proceso OBJETIVO Esta sesión muestra una lista de las transacciones que son o fueron generadas dentro del proceso de Nómina. CONSIDERACIONES No se pueden dar de baja todos los conceptos que continúen en estado de espera. Sólo se pueden ver los procesos que realizó el usuario en particular y no de otros. Únicamente se permiten activar cálculos en estado de error. Sólo muestra las transacciones generadas con anterioridad. Sólo se pueden dar de baja los cálculos que son seleccionados. Figura 3.3 Monitoreo de Cálculo de la Nómina. 51 Tabla Monitoreo Cálculo de Nómina Aquí serán mostrados los procesos de cálculo y la situación en la que se realizaron. En caso de que se haya generado algún error, el detalle de éste será mostrado en la parte inferior. Colóquese en el registro deseado y elija alguna de las opciones indicadas en los iconos.

53 Error En el cuadro de texto será mostrada la causa que generó el error indicado en la tabla superior. En caso de haber cuadros de texto inferiores, éstos mostrarán el detalle del registro donde se presentó la falla. Usted deberá corregir dicho error para poder reactivar su cálculo. Una vez que haya hecho todas las correcciones necesarias, dé un click en el icono Reactivar Cálculo. Renovación Automática Si activa este cuadro de selección la tabla inferior mostrará automáticamente todos los cambios que se estén realizando durante el cálculo de la nómina, cambiando así constantemente de vista, en caso de no activarlo, la renovación de los datos deberá realizarlos manualmente cuando usted lo desee. Trabajador Clave del empleado en la cual ocurrió el error indicado en la parte superior. Concepto Clave numérica en que ocurrió el error indicado en la parte de nómina. Referencia Es una pequeña clave que servirá como identificación de la transacción realizada. 52 Secuencia Indica el número de proceso de la transacción en la que se presento el error Cómo Eliminar un Registro 1. Seleccione el registro que desea eliminar. 2. Dé un click en el icono de Baja y se desplegará el siguiente mensaje. Figura Mensaje.

54 3.4 Reapertura de Liquidaciones OBJETIVO Esta sesión nos permite reactivar el registro de alguna liquidación para reestructurar las transacciones que servirán para su cálculo. Una vez reabierta, podrá utilizar el módulo de Administración de Transacciones para modificar los datos de la liquidación que desee. CONSIDERACIONES Sólo serán mostradas en esta forma aquellas liquidaciones que se encuentren cerradas. Figura 3.4 Reapertura de Liquidaciones. 53 En la forma aparece un recuadro el cual contiene las siguientes opciones: Todos: Despliega en el spread inferior todos los conceptos, se encuentren o no relacionados con el dato con el que se está trabajando. Relacionados: Sólo muestra aquellos conceptos que tiene definido una relación con el dato con el que se está trabajando. Por Relacionar: Despliega en el spread los conceptos que no poseen relación con le dato utilizado.

55 Número de Trabajador Muestra la clave del trabajador al que se aplicará la incidencia indicada. Trabajador Aquí va el nombre del trabajador, apellido paterno, apellido materno y nombre. Número de Liquidación Clave que identifica la liquidación correspondiente. Tipo de Nómina Clave que identifica la nómina utilizada. Fecha Fecha que tendrá el registro de la incidencia. A continuación se explicarán los iconos de la forma de la figura 3.4 Seleccionar Todos Relaciona todos los datos que se encuentran en el Spread con el concepto con que se está trabajando. Cancela Selección Elimina la relación de todos los datos desplegados en un Spread y el concepto con que se está trabajando. 54 Ejecutar Realiza las operaciones y/o procedimientos requeridos por una tarea por medio de consultas o filtros. Filtro Realiza una depuración de información de acuerdo a características que el usuario le indica. La depuración se realiza en base a criterios tales como: Clave, Descripción., Fecha, Nombre, etc. Renovar Datos Realiza una lectura a la base de datos actualizando la información que se haya modificado, si no hay modificación se volverán a presentar nuevamente los datos; si se efectuó algún cambio al renovar los datos el sistema preguntara si se desea guardar los cambios realizados. Figura Guardar los Cambios. Ordenar Columna Este icono ordena todos los registros que se encuentren listados dentro de un Spread, comenzando por un orden numérico y continuando por un orden alfabético.

56 3.5 Generación de la Póliza Contable OBJETIVO Esta forma nos permite generar la póliza contable del año y mes a acumular y del periodo de tiempo correspondiente a la liquidación indicada. Figura 3.5 Póliza Contable. 55 Datos Generales Año a Acumular Se refiere al año que indica el periodo que será calculado en la liquidación. Mes a Acumular Indica el mes del año que se tomará para el cálculo de procesos de liquidación. Desde Fecha a partir de la cuál se consideran los registros para generar la póliza contable.

57 Hasta Fecha a parir de la cuál dejaran de considerarse los registros para generar la póliza contable. Tipo de Nómina Ingrese en este textbox la clave del Tipo de Nómina que será utilizada. En caso de no conocerla de un click en el botón lista deseada. y será desplegada la forma de tipo de nómina en donde podrá seleccionar la Trabajador Clave única del trabajador por el que será realizada la póliza contable. No. de Liquidación Clave numérica y única que identifica a la liquidación. Asiento Contable Clave del registro contable en donde se guardarán las afectaciones generadas por la creación de la póliza contable. 56

58 Capitulo 4. Consultas 4.1 Consulta de Liquidaciones OBJETIVO Esta sesión permite observar los datos de las liquidaciones que afectaron o afectarán un periodo de nómina, además podrá consultar los conceptos que serán afectados con los cálculos de las transacciones de la liquidación indicada. CONSIDERACIONES No podrá hacerse ninguna modificación de los datos presentados. Figura 4.1 Consulta de Liquidaciones. 57 Explicación Breve de la Forma: Al principio de la forma encontrará una lista desplegable, en la cual usted podrá seleccionar alguna de las opciones que contiene.

59 Abiertas Indica que sólo serán mostradas en la tabla inferior aquellas liquidaciones que tienen status Abierto y permiten todavía modificaciones. Cerradas Significa que sólo serán desplegadas las liquidaciones con status cerrado y que no pueden ser modificados. Error Despliega únicamente aquellas liquidaciones cuyo proceso generó algún error. Todas Significa que serán desplegadas todas las liquidaciones sin importar si están abiertas, cerradas o tienen algún error. A continuación una breve explicación de las columnas que contiene dicha forma : Tipo de Nómina Clave única que identifica la nómina utilizada. Número de Liquidación Es una clave que identifica la liquidación correspondiente. 58 Trabajador Muestra la clave del trabajador al cual se le aplicará la incidencia indicada. Nombre Aquí se ingresa el apellido paterno, materno y nombre del trabajador. Fecha Se refiere a la fecha que tendrá el registro de la incidencia. Neto a Pagar Monto que deberá ser pagada al trabajador una vez efectuados los cálculos correspondientes. Situación Esta columna indica si la liquidación ya se encuentra cerrada o todavía permanece abierta para modificaciones.

60 Capitulo 5. Reportes de Nómina 5.1 Impresión de Liquidaciones OBJETIVO En esta sesión podrá seleccionar la información que será presentada en el reporte y además podrá diseñar la presentación del mismo definiendo los datos requeridos en los tabs correspondientes. CONSIDERACIONES Ninguna Figura 5.1 Impresión de Liquidaciones. 59 Columna And/ Or CheckBox Definición de Condición Campos disponibles Condición Explicación breve de cada uno de los iconos que conforman la forma: Este icono borra el renglón dentro del spread en donde se encuentre colocado Este icono borra el renglón dentro del spread en donde se encuentre colocado

61 Este icono ingresa un registro en blanco en el spread para poder capturar un nuevo concepto disponible para el reporte deseado Este icono despliega una nueva forma de trabajo en donde podrá seleccionar alguno de los reportes ya generados. Este icono permite guardar el reporte generado, así como sus conceptos y condiciones. Al dar un click en el icono se desplegará la siguiente forma. Figura Reporteador. 60 Este icono elimina todas las operaciones y condiciones indicadas en el reporte actual, dejando en blanco para permitir una nueva captura de opciones de reporte. Breve explicación de la forma: Lista CheckBox Es un pequeño botón gris que permite seleccionar un dato. Pueden encontrarse agrupados, no siendo necesario, para seleccionarlo dé un click sobre el mismo, para desactivarlo realice la misma operación. Cuando este se encuentre seleccionado aparecerá una palomita color rojo que indica su selección. Definición de Condición Al dar click sobre alguno de los campos disponibles, aparecerá el frame mostrado en la parte inferior de la forma, el cual podrá definir las condiciones que regirán al campo indicado.