NÓMINA Y CONTROL DE PERSONAL

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1 Es una herramienta de control de los procesos de personal y de las liquidaciones periódicas. Economiza tiempo en la Administración y control de personal, es estricto en los aspectos laborales, académicos, de salud, de vacaciones, de permisos y sanciones, de control de préstamos. Actualización permanente del programa, con base en las nuevas disposiciones legales y mejoras funcionales para mayor optimización. Sinergia de un número importante de usuarios. Produce los archivos planos para el PILA y los certificados de Ingresos y Retenciones y certificaciones laborales. Apoya al usuario a obtener la información requerida en el mínimo tiempo. Recomendada para cualquier tipo de empresa. Beneficios Es una herramienta para la toma oportuna de decisiones. Permite manejar la cantidad de empleados directos y de temporales o cooperativas en su empresa. Control de la planta de personal autorizada. Informa los vencimientos de los contratos de trabajo. Pueden conocer el valor de la nómina por departamento. El funcionario realiza sus labores con el apoyo del Sistema. Optimiza tiempo de trabajo de usuarios en digitación y consulta. Integración sencilla con otros módulos (txt, Excel, archivo plano, etc.) Garantía permanente del Sistema. Características Este Módulo es multiempresas. Múltiples tipos de Nómina. Parametrización de las prestaciones según la legislación laboral. Sistema de Seguridad sofisticado que garantiza que solo usuarios autorizados pueden ingresar al módulo correspondiente. Todos los listados se ven por pantalla. Liquidación de salarios fijos y/o variables. Maneja dotación de empleados. Descuentos por préstamos, cuotas del fondo, liquidaciones periódicas de nómina y novedades. Liquidaciones de cesantías, vacaciones, primas legales o extralegales, incapacidades, viáticos permanentes etc. Liquidación definitiva de prestaciones sociales en la terminación del contrato laboral.

2 Ley 50 El sistema se encuentra actualizado con los cambios previstos en la ley 50 de 1.991: salario integral, fondos de cesantías, contratos a término fijo. Ley 100 El sistema se encuentra actualizado con los cambios previstos en la ley 100 de 1.994: manejo de fondos de pensiones, etc. Ley 789 Incluye la reforma laboral de diciembre de 2002 Manejo de varias empresas El programa de nómina y control de personal le permite el manejo de varias empresas que son identificadas por el usuario y creadas por él. El número de empresas que puede manejar el sistema se determina en el momento de la adquisición del mismo. Sistema de seguridad Posee un sofisticado sistema de seguridad cuyas características son: acceso al programa sólo para usuarios que han sido previamente creados por el administrador. Cada usuario tiene asociada una clave secreta (no se muestra) y que puede modificar cuando desee. Se puede restringir (o permitir) el acceso a cualquier servicio u operación del sistema para cualquiera de los usuarios creados. Ciertas funciones están reservadas exclusivamente al administrador. Tipos de nómina El sistema maneja simultáneamente múltiples tipos de nómina que se definen mediante ciertos parámetros. Cada empleado se registra como perteneciente a uno de estos tipos. Parámetros de nómina Todos aquellos datos que son variables periódicamente, se ingresan al sistema mediante parámetros y son modificables por el usuario en cualquier momento. Entre los parámetros se encuentran el valor del salario mínimo, el valor del subsidio de transporte, los porcentajes de aportes al icbf, sena y caja de compensación familiar, etc. Conceptos de pagos y descuentos El sistema trae precreados cerca de 60 conceptos de pago o descuento, que son de común ocurrencia en el régimen laboral como son el sueldo, auxilio de transporte, cesantía, vacaciones, horas extras en todas sus modalidades, etc. El usuario puede crear conceptos a su conveniencia bien sea de pago o de descuento, asociando a cada uno de ellos, ciertos parámetros que van a definir su comportamiento al liquidar nómina. Entre ellos se destacan la definición de si intervienen para el cálculo en la liquidación de cesantías, primas, vacaciones, en qué período se paga o descuenta, si tiene factor de recargo, etc. Otra característica interesante es la posibilidad de definir que un concepto maneje "cuotas" con lo cual el sistema automáticamente las liquidará y calculará los saldos pendientes. (Por ejemplo préstamos).

3 Tabla de retención en la fuente El usuario ingresa al sistema la tabla de descuentos por retención en la fuente que anualmente emite la dirección de impuestos nacionales, para ser utilizada en la liquidación correspondiente. Ubicaciones y cargos El sistema permite crear códigos de ubicación (centros de costo o departamentos) que pueden tener hasta tres niveles diferentes cuando la empresa maneja varias regionales. Los cargos son de libre utilización por parte del usuario. Tablas de fondos Es posible crear todos los fondos para el registro de la seguridad social en pensiones, salud, riesgos profesionales, cajas de compensación, libranzas. Dotación de empleados El sistema permite el registro de una tabla de dotación. Se crean todos los tipos de elementos que corresponden a la dotación, desde uniformes, zapatos hasta un computador, celular o inclusive un vehículo Tabla de escolaridad Es posible crear una tabla de escolaridad que permita clasificar a los empleados de acuerdo a su nivel académico. Atributos de los empleados El usuario puede configurar diferentes atributos a un empleado, por ejemplo el tipo de sangre, estatura, peso, cualquier dato adicional que el usuario desee crear. Registro de empleados Cada empleado queda registrado en el sistema con abundantes datos que permiten hacer un efectivo control de personal. Lleva sus datos personales: de identificación, dirección, fecha de nacimiento, etc., Datos laborales: personas a cargo y beneficiarios del sistema de salud, préstamos, estudios y en general todo lo que puede referirse a su historia personal, laboral y académica. Entre la historia laboral se encuentran los acumulados por cada concepto, las promociones, aumentos de sueldo, traslados, historia de vacaciones completa, y la historia académica. En la hoja de vida se puede ingresar todo tipo de imágenes como la foto, los diplomas académicos y otros documentos como cartas de llamados de atención, el carné del servicio médico, la tarjeta profesional etc. con la posibilidad de diseñar el carné de la empresa. Préstamos Cada empleado puede tener n préstamos que el sistema confrontará automáticamente liquidando las cuotas hasta que cancele la totalidad del saldo. Las cuotas se pueden definir para ser canceladas en cuotas normales, descontables en determinados períodos o todos y en cuotas extraordinarias que se descuentan con la liquidación de la prima en julio y/o en diciembre.

4 Historia académica La aplicación cuenta con el módulo que permite llevar la historia académica de cada empleado, logrando registrar los estudios formales (primaria, bachillerato, universitarios) así como cursos de capacitación o entrenamiento. Novedades de nómina El sistema es altamente automático. En cada período de liquidación es necesario registrar las excepciones. Existen varios programas que permiten diferentes opciones para ingresar estas novedades haciendo de esta actividad tradicionalmente tediosa, una labor fácil y muy eficiente. El usuario puede ingresar novedades normales (horas extras, etc.), promociones, aumentos, traslados, vacaciones, viáticos permanentes, pagos y descuentos fijos (embargos de alimentos, cuotas sindicales, o aportes a fondos de empleados, por ejemplo), teniendo la opción de ingresarlos por cada empleado o un determinado concepto para varios empleados, o a todos los empleados de un cargo o de una ubicación, o de un turno, etc. así mismo se reportan las incapacidades, licencias remuneradas y no remuneradas, las sanciones disciplinarias. El sistema también maneja novedades que deban aplicarse con retroactividad. Historial de salud El sistema mantiene datos de todas las licencias por motivos de salud e incapacidades de las mismas. Historial disciplinario El programa guarda registro de todas las sanciones, llamadas de atención, etc. Liquidaciones La liquidación de nómina es un proceso automático que puede repetirse cuantas veces se desee. Se puede fraccionar la liquidación en varios lotes de empleados a discreción del usuario, lo cual puede ser interesante en empresas donde existan un número considerable de empleados (mil o más). El sistema liquida automáticamente sueldo, auxilio de transporte, viáticos permanentes, aportes al ISS, retención en la fuente, vacaciones, incapacidades, permisos remunerados y licencias no remuneradas, sanciones, horas extras de todas clases, recargo nocturno, y retroactividades. Así mismo liquida prima legal y extralegal, cesantías parciales e intereses de cesantías. Tiene la opción de calcular la retención en la fuente mediante la tabla de descuento descrita anteriormente o mediante el cálculo de un promedio según lo autoriza la dirección de impuestos nacionales. Para este último caso existe una opción que lo calcula automáticamente para todos los empleados a los que se ha indicado al crearlos. Si por cualquier razón un empleado tiene más descuentos que pagos en un período (negativo), el sistema automáticamente lo descuenta en el período siguiente. Terminación de contrato En cualquier momento se puede liquidar un empleado para terminación de contrato permitiendo hacer una "simulación", o sea que muestra los valores a pagar sin afectar nada. El proceso solicita el motivo (renuncia o despido) y si es despido pregunta la causa (justa, injusta o período de prueba) y el valor de una bonificación final. El sistema liquida automáticamente todos los conceptos (incluyendo cesantías, primas y vacaciones), la indemnización, si es procedente, etc.

5 Actualización de acumulados Una vez liquidada la nómina se procede a acumularla. El sistema controla automáticamente para evitar que se acumule doblemente o se liquide una nómina sin acumular la anterior, etc. Listados Existen abundantes reportes dentro del sistema permitiendo producir los comprobantes de pago, planillas, relaciones por cualquier concepto, listado de aportes, resumen de la liquidación, listado para el banco, acumulados, provisiones de cesantía, primas, etc., historia laboral, cumpleaños, períodos de prueba, historia de vacaciones, empleados en vacaciones, retirados, a término fijo, etc. Consultas por pantalla Así mismo existen abundantes consultas por pantalla que permiten disminuir notablemente el consumo de papel, en listados que muchas veces son para verificación de un dato particular que inmediatamente deja sin vigencia el listado y se constituye en un desperdicio. Autoliquidación Mediante el sistema se realiza la autoliquidación de aportes a pensión, salud, arp, seguridad social y cajas de compensación. Talento humano En este módulo el sistema permite llevar control de la capacitación a todo nivel, salud ocupacional, manejo de estadísticas de ausentismos, exámenes de ingresos, control de vacunas. Solución desarrollada en ambiente Windows: - Lenguaje de progamación: Visual Basic V6.0 - Programa para reportes: Crystal Reports V8.5 Base de datos que soporta una solución: - SQL Server 2000 o Superior - Oracle 10G - POSTGRESQL Requerimientos técnicos de equipos: - Sistema operativo en red: Windows 2003 Server o superior - Sistema operativo estación Windows 2000 Pro o Windows XP Pro - Procesador: Celeron o superior - Memoria RAM: 3 GB - Disco Duro Espacio: Con base de datos SQL Server: 30 GB Con base de datos Oracle 10G: 100 GB

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