CAPÍTULO I EL PROBLEMA. El problema, está compuesto por el planteamiento del problema,

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1 CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 5

2 6 CAPÍTULO I EL PROBLEMA El problema, está compuesto por el planteamiento del problema, formulación del problema, en la cual se presenta la problemática del estudio en investigación, los objetivos general y específicos que se persigue, la justificación y delimitación que tendrá la investigación. 1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Hoy, las empresas u organizaciones de cualquier índole en función de los avances tecnológicos requieren cada vez más apoyo en áreas como los sistemas con base en computadoras, que son sistemas electrónicos con capacidad para aceptar datos, procesarlos y almacenarlos según determinadas reglas e información las cuales aportan resultados útiles para los usuarios de las mismas. Estos equipos se han convertido en una herramienta básica para complementar aquellas actividades donde se realiza el quehacer cotidiano humano; y de significativa importancia para el control y agilización de los procesos que así lo requieran. En este orden de ideas, las empresas organizaciones tienden a optimizar y mejorar su rendimiento para hacerse competitivas, recurriendo con más frecuencia al uso de Sistemas de Información Automatizados que le

3 7 proporcione un mejor control y avance. Sin embargo, el impacto originado en una empresa u organización por la implantación y operación de un Sistema de Información Automatizado, puede ser positivo o negativo, y dependiendo de ello puede ocasionar, respectivamente, su aceptación o rechazo por parte de los usuarios o de la misma empresa como tal. Dicho impacto estará determinado por los siguientes aspectos: * El grado como el sistema de Información satisface los objetivos, necesidades y requerimientos de información que tiene la empresa. * Los atributos de calidad que el sistema posea: Confiabilidad, facilidad de uso, de mantenimiento, calidad de documentación y tiempos de respuesta. * Eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones, tales como costos, personal y tecnología. Partiendo de la definición del autor Senn (1992, p-20) un Sistema de Información es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y las líneas telefónicas, hasta los sistemas de cómputos que generan reportes periódicos para varios usuarios deben trabajar armónicamente tomando en cuenta los aspectos mencionados en cuanto al impacto de los sistemas de información, pues estos proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

4 8 Entiéndase por lo tanto que un sistema de información es el medio a través del cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros, todos los elementos del sistema enlazan sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo, y es necesario considerar la satisfacción de los objetivos, necesidades, los atributos y superar las restricciones del ambiente para lograr un impacto positivo en la organización. (Senn 1992) Según Montilva (1995, p.13), un sistema de información está caracterizado por ser: * Abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene. * Un sistema hombre-máquina, permite el uso de computadoras que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre. * Su entrada está constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituyen la función esencial del Sistema de Información para la toma de decisiones y solución de problemas; actividades vitales en cualquier tipo de organización y que permiten controlar y dirigir su existencia, operación y destino. Por ende, los Sistemas de Información Automatizados han logrado mejorar y desarrollar con eficiencia el mundo empresarial. En ese sentido, es importante resaltar, que la informática es una disciplina apoyada en las diversas técnicas relacionadas con el tratamiento lógico y automático

5 9 de la información y utiliza como herramienta principal las computadoras, las cuales conjuntamente con el software son los encargados de la captura y procesamiento de datos permitiendo la elaboración de sistemas de información. Por otra parte, dentro de las organizaciones, tanto a nivel nacional como internacional; los sistemas de información son desarrollados para realizar tareas de procesamiento y transacciones de datos que ayudan a las mismas a su mejor desarrollo y evolución dentro del área donde se desenvuelven como centro de operaciones. En la actualidad, en Venezuela existen algunas empresas que aún no poseen la ventaja que proporciona el uso y alcance de un Sistema de Información Automatizado, trayendo esto dificultades para tener actualizada la información necesaria para el desenvolvimiento de las mismas. Una de estas empresas es la Organización Denu, cuyo objetivo es proveer satisfacción al Cliente a través de Servicio y Atención al mismo. Al respecto, esta Organización desea Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que responda a las expectativas de procesamiento de información de sus empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo, tales como: * King Hotel, C.A., cuya actividad es la Hotelería de Segunda Clase. * Inmobiliaria Denu 4, C.A., la cual proporciona inmuebles para la Venta, Compra y Alquiler.

6 10 En el área administrativa, y para el cálculo de nómina del personal de la Organización Denu se presenta actualmente los siguientes contratiempos: * Pérdida de tiempo, debido a la misma condición de sus procesos manuales. * Extravío de Información registrada en Archivos; falta de registro de Ingreso y Egreso del Personal. * Duplicación de Datos Inválidos en fechas de Ingresos del Personal, Préstamos, entre otros. La problemática actual que se observa en la Organización Denu, en especial en sus dos (02) empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo, es la falta de organización y coordinación de sus procesos administrativos (Cálculo de Nómina, que implica Control y Cálculo de Asignaciones, Deducciones de Obligaciones Contractuales y/o legales, Ingreso y Egreso del Personal entre otros), los cuales no se llevan en forma ordenada, ya que los mismos se realizan manual o semiautomatizados ( utilizando software como Excel, Word ). Por otra parte, no cuentan con una información fluida, confiable y efectiva, actualizada, la cual afecta al subsistema administrativo y de nómina y lo que ello implica. Con el desarrollo de un Sistema de Información Automatizado se aspira corregir y optimizar el adecuado funcionamiento de los datos procesados, mediante la elaboración del Módulo de Base de Datos para el Control Administrativo y Cálculo de Nómina.

7 11 Para lograr esto y conocido el problema, la presente Investigación y la Organización Denu, consideran la necesidad de desarrollar un Sistema de Información Automatizado para la gestión administrativa en las dos (02) empresas adscritas a esta Organización; con la finalidad de Diseñar una estructura de datos que maneje en términos óptimos el Módulo Administrativo de los procesos de Ingresos y egresos del Personal, Asignaciones y Deducciones de Obligaciones Contractuales y Laborales (Intereses sobre Prestaciones, Vacaciones, Utilidades, IVSS, Adelanto sobre Prestaciones, Préstamos, Liquidación de Relación Laboral, entre otras) y el Módulo de Nómina Formulación del problema. Problema Los argumentos presentados con anterioridad conducen a la necesidad de formular el problema bajo las siguientes interrogantes: Qué sistema de información desarrollar para permitir la integración del control administrativo y cálculo de nómina del personal de la Organización Denu, para sus dos (02) empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo? Sistematización del Problema Cuáles instrumentos utilizar para analizar la situación actual del control administrativo y cálculo de nómina en la Organización Denu y

8 12 determinar así Cuáles son las necesidades de los usuarios y requerimientos de la empresa para la estructuración de la propuesta del sistema? Qué tipo de diseño lógico y físico, responden a las necesidades y requerimientos de la propuesta a desarrollarse? Cuáles son los lineamientos a seguir para la construcción del diseño? Qué tipo de evaluación debe efectuarse para verificar el correcto funcionamiento del Sistema en desarrollo? 2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN General. Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que permita la integración del control administrativo y cálculo de nómina del personal de la Organización Denu Específicos. Analizar la situación actual del control administrativo y cálculo de nómina en la Organización Denu. Determinar las necesidades de los usuarios y requerimientos de la empresa para la estructuración de la propuesta del Sistema. Diseñar lógica y físicamente el Sistema propuesto en base a los reque - rimientos y necesidades preestablecidos. Construir el Sistema en base a los lineamientos establecidos en la fase

9 13 de diseño. Evaluar el funcionamiento del Sistema mediante la realización de pruebas. 3.- JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. Los sistemas de información han sido diseñados para el procesamiento de grandes volúmenes de información que son generados en las diversas funciones administrativas de una empresa u organización en particular. Estos sistemas liberan del tedioso trabajo y la rutina a aquellas tareas o actividades que se realizan manualmente o semiautomatizados procurando una mayor exactitud en el manejo de la información. Los Sistemas de Información Automatizados aplicados en la Administración requiere para su funcionamiento de: las personas, software y hardware, que debe actuar de manera integrada para una adecuada operatividad del mismo. La Organización Denu con la utilización del Sistema de Información Automatizado logrará realizar los diversos procesos administrativos, como son: Control y Cálculo de Asignaciones y Deducciones de Obligaciones Contractuales del personal de las empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo, listados y cálculos de Nómina, reportes de préstamos, utilidades, vacaciones entre otras, de una forma más eficaz, rápida y confiable, debido a que actualmente estos procesos se realizan manual o semiautomatizados,

10 14 trayendo como consecuencia una serie de problemas como: Pérdida de tiempo, pérdida de información, duplicación de datos inválidos, entre otros. Entre los beneficios que brinda el sistema de información se tienen: * Mayor exactitud en la generación de reportes y estados de cuentas ( Préstamos del Personal ). * Permite el ahorro de tiempo, almacenamiento y búsqueda de información confiable y accesible. * Permite la actualización de cálculo de nómina (Intereses sobre prestaciones, Vacaciones, entre otras). * Reduce la carga de trabajo en los usuarios. * Generación de información clara, concisa, oportuna e integrada, minimizando de esta forma la duplicidad de información. * Seguridad de los datos. * Respaldo de la información. * Eliminación de la redundancia de datos. * Confiabilidad en la información sobre saldos y cuotas pendientes de préstamos del personal. En el caso de la Organización Denu, un sistema de información automatizado permitirá evolucionar en forma positiva a la empresa, así como la integración del control administrativo y el cálculo de la nómina del personal. El aporte que suministra la presente investigación es significativo para la ciencia de la informática, debido a que sirve como incentivo y fuente de

11 15 información a otros investigadores que dirijan su estudio a los sistemas de información, profundizando las diversas áreas de la información, aún cuando es conocido que cada empresa o usuario presentan siempre necesidades diferentes. 4.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. El sistema se diseñó aplicando las etapas de desarrollo de un sistema de información. El período de desarrollo del estudio fue de Once (11) meses comprendidos entre Septiembre de 2003 y Julio de 2004, ambas fechas inclusive. Se llevó a cabo en el Departamento de Administración de las empresas adscritas a la Organización Denu, ubicadas en la Ciudad y Municipio Autónomo de Maracaibo del Estado Zulia, específicamente en las empresas: King Hotel, C.A. ubicada en la Av. 4 Bella Vista con Calle 87 No , Parroquia Santa Lucia e Inmobiliaria Denu 4, C.A., ubicada en la Av. 4 Bella Vista con Esq., Calle 87 No , Parroquia Santa Lucia. El área de desarrollo de la investigación es Ingeniería en Informática, específicamente en el campo de Sistemas de Información.