2. Enfoque y alcance de los trabajos a desarrollar

Transcripción

1 Gestión de Nóminas, Seguros Sociales, IRPF y Contratación Pliego de condiciones técnicas.

2 Contenido 1. Introducción Enfoque y alcance de los trabajos a desarrollar Entorno Técnico Metodología de trabajo Operativa Módulos de la Aplicación Gestión de personal Gestión de Plazas y Puestos Gestión de plazas Gestión de puestos Elaboración del presupuesto Apertura y mantenimiento del expediente personal Gestión Presupuestaria de los contratos (IPG) Gestión de nombramientos y contratos Gestión de Nóminas, Seguros Sociales e IRPF Generación de nóminas Gestión de incidencias de nómina Otros cálculos de la nómina Atrasos IRPF Bolsas de productividad Plan de pensiones Tramitación, gestión y control de anticipos y préstamos Explotación de datos Enlace contable Otras comunicaciones con entidades externas Control económico de Gastos de Personal, elaboración del presupuesto y seguimientos de coste Otras características Migración Formación Implantación Plazos de ejecución Garantías y Mantenimiento Documentación... 23

3 1. Introducción El objeto del presente pliego es establecer las Prescripciones Técnicas por las que se regirá la contratación, mediante concurso público, de los servicios de desarrollo, pruebas e implantación, bajo la dirección del Área de Innovación y Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huelva, de un sistema informático para la gestión Contratación del personal (tanto con relación funcionarial como laboral) y la gestión y administración de las Nóminas (Recibos de salarios, Seguros Sociales, IRPF y planes de pensiones) para el Área de Recursos Humanos de la misma. El objetivo que se persigue con este Sistema es dotar al Área de Recursos Humanos de una serie de herramientas de gestión que se integre de forma uniforme y coherente con el Sistema de Recursos Humanos actual y que al mismo tiempo sean lo suficientemente abiertas como para poder adaptarse a futuros desarrollos del mismo. 1

4 2. Enfoque y alcance de los trabajos a desarrollar Se requiere la prestación de servicios profesionales para acometer el desarrollo o implantación de un sistema que cubra los módulos de Contratación, Nómina, Seguros Sociales, IRPF y dentro de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos. En lo que no quede suficientemente detallado, especificado o explicitado en este pliego, todos los aspectos relativos a la definición detallada, especificaciones de requisitos funcionales, gestión y de las tareas a realizar, así como el seguimiento de la correcta realización de las mismas, serán marcados e indicados a la empresa adjudicataria por parte del Área de Innovación y Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huelva a través de las personas que se designen para ello. A continuación se presenta a grandes rasgos el esquema del funcionamiento deseado para la aplicación que se propone. 2

5 3. Entorno Técnico Para la implantación de este sistema se proponen dos entornos técnicos posibles: 1. Entorno web. Este entorno de trabajo es el preferido. El sistema debería funcionar de forma integrada dentro de la Intranet Corporativa de la Excma. Diputación de Huelva, con lo que se consiguen las siguientes ventajas: Integración completa y funcional de sistemas y plataformas bajo una interfaz Web única e intuitiva. Facilidad de manejo y distribución de la información corporativa. Automatización de procedimientos administrativos y eliminación de tareas burocráticas. Seguridad de los datos, que residen en un servidor único y fiable y además se transmiten por la red de forma cifrada y no falsificable. Seguridad en cuanto al acceso a los contenidos. No se necesita software adicional. El acceso a la Intranet se basa en certificados digitales, lo cual nos asegura que sólo el propietario de un certificado tiene acceso a los datos que puede manejar esa persona. La información viaja cifrada y sólo el destinatario correcto puede descifrarla. Además, existe un sistema de autorizaciones por medio del cual se definen una serie de perfiles de usuario. Cada usuario podría ver contenidos distintos, dependiendo del Departamento al que pertenezca y de los contenidos a los que se le haya dado permiso de acceso, por lo tanto no todos los trabajadores tendrían las mismas opciones en la zona de menú. Como ventaja adicional, las autorizaciones se gestionarían de forma unificada con el resto de la Intranet. 2. Aplicación independiente. En caso de implantarse el sistema por medio de una aplicación independiente, se deberán proporcionar los medios técnicos necesarios para poder interconectarla con el Sistema de Gestión de Recursos Humanos. Para ello se proponen tres métodos, en orden de preferencia descendiente: Por medio de un WebService que exponga las funcionalidades necesarias para controlar la aplicación desde el resto de módulos. Por medio de un API que permita elaborar conectores que llamen a las funcionalidades necesarias. Proporcionando un modelo de datos abierto y perfectamente documentado, incluyendo vistas y procedimientos almacenados para realizar las consultas y modificaciones que sean necesarias. En cualquiera de los dos supuestos, los datos podrán ir almacenados en cualquiera de los siguientes Sistemas de Gestión de Bases de Datos, en orden de preferencia descendiente: PostgreSQL. 3

6 Oracle. MS SQL-Server. 4

7 4. Metodología de trabajo Los trabajos se podrán realizar a distancia desde las dependencias de la empresa adjudicataria o bien en las propias dependencias de la Diputación. En todo caso, el lugar de trabajo podrá variar a lo largo del desarrollo del proyecto en base a las necesidades concretas de cada momento. Se establecerán una serie de reuniones técnicas de coordinación para revisar el progreso del proyecto con una periodicidad inicial semanal, pudiendo aumentarse progresivamente en función de las necesidades del proyecto. Estas reuniones se llevarán a cabo en las dependencias de la Diputación y en ellas intervendrán personal de la empresa adjudicataria así como de las áreas de Innovación, Nuevas Tecnologías y de Recursos Humanos y cualquier otra área que a la que pudiera afectar dicho proyecto. 5

8 5. Operativa La operativa de la aplicación ha de ser sencilla e intuitiva, con menús y opciones claras para el usuario y de acceso rápido y, preferentemente, configurable en función del tipo de instalación y/o usuario considerado. También deben incorporar ayudas en línea que faciliten el trabajo con la aplicación sin necesidad de recordar o memorizar procedimientos. Debe existir una permeabilidad total de los productos objeto de la contratación con las herramientas ofimáticas más utilizadas (tratamiento de textos, hoja de cálculo, bases de datos,...) a los efectos de prever la personalización de la información. Además, la impresión de informes, documentos o listados debe realizarse en un contexto visual moderno, que permita al usuario su consulta antes de imprimirlos y admita la posibilidad de imprimir únicamente determinadas páginas del mismo. Facilitará el aprovechamiento de toda la potencia de las impresoras de tecnología láser y de inyección de tinta, y la personalización de los formatos de forma rápida y sencilla. Como mejora, sería deseable que el sistema posea capacidad para la emisión de informes de gestión y cuadros gráficos y contables, como herramientas de soporte a la toma de decisiones, con la posibilidad de definir múltiples criterios de filtro y selección. Los procesos de consulta y búsqueda de información, así como los códigos asociados a determinados campos, han de realizarse de una manera fácil, sencilla e intuitiva y que no implique una navegación tediosa a través del aplicativo. Los distintos subsistemas del aplicativo deben formar parte de un único sistema de información por lo que no es aceptable la existencia entre ellos de redundancias ni incoherencias de la información. 6

9 6. Módulos de la Aplicación El sistema cuyas funcionalidades se detallan en este documento contemplará al menos los tres siguientes módulos, aunque debe ser posible en un futuro ampliarlo a una gestión integral de recursos humanos, y que deberán estar completamente enlazados e interactuando al mismo tiempo uno sobre el otro: Gestión de personal. Nóminas, Seguros Sociales e IRPF. Control económico de Los gastos de personal, incluyéndose la elaboración del presupuesto y la obtención de simulaciones de costes. Los módulos deberán permitir la gestión de los convenios colectivos y de los empleados de la Diputación Provincial cualquiera que sea su régimen jurídico (funcionarios de carrera, funcionarios interinos en todas sus modalidades, personal eventual, personal laboral fijo y temporal, etc.). Deberá contener todos aquellos informes obligatorios por ley como aquellos que a juicio de la Diputación Provincial se consideren de interés para la buena gestión. Adicionalmente, existirá un Sistema de Gestión de Recursos Humanos que acudirá a este sistema para cubrir las funcionalidades propuestas, de modo que haya una interconexión entre ambos que sea transparente para el usuario y evite la repetición de datos a lo largo de distintas aplicaciones Gestión de personal Las funcionalidades contempladas para este módulo son las siguientes: Gestión de Plazas y Puestos Este módulo deberá posibilitar una gestión de las plazas y de los puestos tendente a lograr una mayor racionalización de los recursos humanos existentes, así como la adaptación a las nuevas necesidades, ya detectadas, que pudieran surgir en el futuro Gestión de plazas Para la elaboración del presupuesto, la aplicación deberá permitir realizar las altas, modificaciones o amortizaciones de las plazas, necesarias para la formalización de la plantilla de personal (que deberá ser realizada de acuerdo con el modelo oficial pertinente), informando, a su vez, todos los datos correspondientes a cada una de ellas (código y denominación, relación laboral, grupo de adscripción, forma de ingreso, turno, escala, subescala, clase, categoría, año de creación, modificación, fecha y motivo de amortización, empleado titular 7

10 y/u ocupante, reservas, OPE a la que pertenece, en su caso, y cualquier otro dato que pudiera tener incidencia económica o administrativa). Al mismo tiempo, será necesario generar toda la documentación requerida, informes, comunicaciones a los diferentes interesados en el procedimiento, entre ellos, Intervención, representantes de los trabajadores, grupos políticos, administración estatal y autonómica. Para facilitar la gestión y el conocimiento de la situación actual de la plantilla y de las necesidades futuras se generarán los oportunos informes y listados obtenidos a través de la introducción de diversos criterios. Por último, también será imprescindible mantener un histórico de plazas, respetando el que ya existe en la actualidad Gestión de puestos Paralelamente a la formalización de la plantilla, elaborará la Relación de Puestos de Trabajo de acuerdo con el modelo oficial pertinente, de forma análoga a las plazas, permitiéndose igualmente llevar a cabo altas, modificaciones o amortizaciones de los puestos, informando, a su vez, todos los datos correspondientes a cada una de ellos (código y denominación, relación laboral, unidad y proyecto, grupo de adscripción, nivel de complemento de destino, complemento específico, ubicación, titulación requerida, tipo de provisión, dotación económica, partida, año de creación, modificación, fecha y motivo de amortización, empleado titular, ocupante y/o financiado, reservas, y cualquier otro dato que pudiera tener incidencia económica o administrativa). También generará toda la documentación requerida, informes, comunicaciones a los diferentes interesados en el procedimiento, entre ellos, Intervención, representantes de los trabajadores, grupos políticos, administración estatal y autonómica. Se generarán los oportunos informes y listados obtenidos a través de la introducción de diversos criterios. Por último, mantendrá un histórico de puestos, respetando el que ya existe en la actualidad Elaboración del presupuesto La aplicación generará, anualmente, un presupuesto del capítulo I, que será obtenido a partir de: Los datos de carácter económico, informados en cada puesto y plaza. Los datos de carácter económico del propio trabajador: grupo de la plaza que ocupa, antigüedad, grado personal, reducción de jornada, bajas maternales, incidencias económicas. Las previsiones de contratación para el año. Las partidas informadas manualmente. Hasta su aprobación definitiva, el presupuesto podrá ser modificado y guardado en diferentes versiones. Cada una de ellas deberá tener asociada una versión de la Relación de Puestos de Trabajo, de la Plantilla y datos personales. Una vez aprobado, el presupuesto podrá ser modificado a lo largo del año, por las modificaciones de créditos y la incorporación de los remanentes, conservando, 8

11 para su gestión y explotación una copia del aprobado originalmente, así como de cada una de sus modificaciones, de forma que pueda ser consultado, al igual que su RPT asociada, a una determinada fecha. Los datos del presupuesto deberán poder ser consultados, al menos, por: orgánica, económica, puesto y/o partida Apertura y mantenimiento del expediente personal El expediente comprenderá, gestionará y recogerá los datos, tanto personales (que permita la inclusión de la foto del empleado y otros datos adicionales entre los que se incluyan estado civil, hijos y ascendientes, discapacidades, seguridad social o muface, etc.) como de todo el conjunto de documentos que incorporan los actos de la vida administrativa del personal de la Diputación Provincial (nombramientos, contrataciones, tomas de posesión, certificaciones, informes, cambios de situaciones administrativas, ceses, reingresos, excedencias, comisiones de servicios tanto internas como externas, jubilaciones e incapacidades, permutas, traslados, servicios previos, etc.)., existiendo una funcionalidad de mantenimiento para cada uno de ellos. La aplicación debe incorporar el tratamiento del cálculo de la antigüedad, de conformidad con lo establecido en la Ley de la Función Pública, reconocimiento de trienios y servicios previos. Control de vencimiento de trienios e informe y comunicación de los mismos. Deberá incorporar cualquier acto administrativo no comprendido bajo los epígrafes expuestos del cual interese su reflejo en el expediente personal. Tiene que contemplar los datos relativos a la gestión de plazas y puestos de trabajo, quedando reflejado en el histórico los cambios realizados. De la plaza debe contener al menos los datos de código y denominación de plaza, número de orden, escala, subescala, clase, categoría y grupo, forma de ingreso, sistema de selección, tipo de personal, situación de la plaza, clasificación orgánica (por áreas, servicios, unidades y programas). Se mantendrá un histórico de plazas. Del puesto debe contener al menos los datos de código y denominación del puesto, las características económicas del mismo (grupo o grupos de adscripción, nivel de complemento de destino y complemento específico, recogiéndose las peculiaridades de la valoración por puntos vigente en la Diputación Provincial, horario flexible, quebranto de moneda, prolongación de jornada ) así como los datos asociados a la plaza. Permitirá gestionar los diferentes estados del puesto: puesto titular, puesto ocupado y puesto del que se financia. Así mismo, permitirá crear y gestionar tantos puestos individuales como puestos múltiples. Se mantendrá un histórico de puestos. La consulta de un expediente personal debe permitir ver la situación actual y enlazar, retrocediendo en el tiempo, con los registros anteriores del mismo empleado. Deberá permitirse consultar el expediente por el titular con firma electrónica, así como pedir certificación de los datos que se contienen y copias cotejadas de los documentos que forman parte. 9

12 6.1.3 Gestión Presupuestaria de los contratos (IPG) Deberá permitir realizar la propuesta de gastos, y las fases A y D presupuestaria de todo el movimiento de personal (contrataciones, modificaciones de puestos, adscripciones temporales, trabajos de superior categoría, etc.) calculando la valoración económica de la contratación en función de la duración del contrato o situación administrativa, el saldo de la consignación presupuestaria en ese momento y su conexión con contabilidad. Se generarán los correspondientes informes previos a la contratación, permitiéndose también su tratamiento a través de la intranet corporativa Gestión de nombramientos y contratos Debe permitir tanto la formalización del alta, modificaciones y baja: De los diferentes contratos de trabajo para el personal laboral (temporal, eventual, interinidad, alta dirección, etc.). De las tomas de posesión y nombramientos del personal funcionario de acuerdo con la legislación vigente del Estatuto Básico del Empleado Público, y las tomas de posesión de otro personal (eventuales y políticos). De los trabajos de superior categoría, mediante la comparación de los dos puestos relacionados. De los cambios de las situaciones administrativas. De las prórrogas de los contratos. Se formalizará al mismo tiempo los decretos y documentación correspondientes, las comunicaciones a los diferentes interesados en el procedimiento, entre los que se encuentra la comunicación a Seguridad Social por el sistema RED y, en su caso, comunicación al SAE por medio del sistema Contrat@. Tramitación de altas/bajas del personal contratado con la S. Social (WINSUITE) y envío a Intervención y Tesorería. Debe dar la posibilidad de modificar por parte de Diputación los modelos oficiales de contratación, así como incorporar plantillas o modelos nuevos. La gestión de las contrataciones producirá avisos de terminaciones de contratos, prorrogas y otras situaciones con la antelación suficiente para la tramitación de dichas modificaciones o ceses en los plazos que marque la legislación vigente, pudiendo ser configurable en tiempo y modo por la Diputación Provincial de Huelva. 10

13 6.2. Gestión de Nóminas, Seguros Sociales e IRPF Este módulo abarca la tramitación y gestión de todos los expedientes, actos y documentos que integran el sistema retributivo y de seguridad social del personal de la Diputación Provincial, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Condiciones de Trabajo de la Diputación Provincial de Huelva, la plantilla y RPT aprobadas por el Pleno de esta Institución, así como la legislación vigente para los empleados públicos. Debe contemplar la posibilidad de mantener varias empresas, varios convenios colectivos y varias estructuras salariales dentro de cada una Generación de nóminas El proceso contemplará la posibilidad de generar la nómina de los diferentes colectivos (funcionarios, de laborales, eventuales y políticos), así como mantener el histórico de nóminas y fechas de convenio. Se obtendrán los siguientes: Nóminas mensuales de acuerdo con las especificaciones que más abajo se expondrá. Nóminas de pagas extras. Nóminas complementarias. Nóminas de atrasos. Nóminas de finiquitos. Simulaciones de nóminas. En cuanto a las nóminas ordinarias del mes, el calendario de la Diputación consiste en una remesa de nóminas del personal fijo antes de fin del mes en curso y una remesa de contratados a primeros del mes siguiente. Se debe soportar la regularización de las nóminas generadas antes de la finalización del mes. Ha de contemplar nóminas que refundan las distintas situaciones administrativas por las que pase el trabajador durante el mismo mes. Permitirá llevará el control de días no disfrutados de vacaciones para los finiquitos, así como una interfaz con el módulo de absentismo del Sistema de Gestión de Recursos Humanos que permita relacionar conceptos de nómina con bolsas de incidencias. El cálculo de las retribuciones se realizará en función de: La RPT, las plazas, los datos personales y de la situación administrativa, así como las categorías profesionales para determinado personal contratado. Las situaciones especiales como pluriempleo, pluriactividad, trabajadores a tiempo parcial, reducciones de jornada, etc. La gestión de incidencias. 11

14 El cálculo de las deducciones: IRPF, Seguridad social, Plan de Pensiones, anticipos reintegrables, etc. Debe contemplar la posibilidad de la generación de nóminas previas simuladas en bloque o individuales. Permitirá la actualización automática de los conceptos salariales por las subidas salariales anuales y de convenio. Emisión de listados de comprobación y posibilidad de diseño y generación de nuestros propios informes y listados por parte del personal encargado de confeccionar la nómina. Aplicación presupuestaria (por empleado, puesto y orgánica) de la nómina, de los costes de Seguridad Social a cargo de la empresa y demás documentos de pago, así como gestión de la fiscalización previa, con estudios comparativos del mes anterior. Obtención de listados de transferencias bancarias en soporte informático y gestión de las deducciones con sus interesados. Confección de los boletines de cotización a la seguridad social, los modelos TC y creación de los ficheros FAN para tratamiento por el sistema RED. Enlace contable de la aplicación presupuestaria con la contabilidad (SicalWin) Gestión de incidencias de nómina La incidencia es cualquier acontecimiento especial de los incluidos en el Reglamento de Condiciones de Trabajo o en la normativa vigente que influya en el cálculo de la nómina. A titulo meramente orientativo se incluye dentro de este apartado las altas, bajas, excedencias, servicios extraordinarios, comisiones de servicios, altas y bajas IT, maternidad. Esta incidencia puede referirse tanto a la ausencia como a la presencia extraordinaria. Permitirá tratar: Vacaciones, permisos, maternidad, paternidad, licencias sin sueldo, sanciones disciplinarias, reingresos en servicio activo, cambio de situaciones administrativas, reconocimiento de grado personal, reconocimiento de servicios previos, incapacidad permanente, suspensión del contrato, etc. Control del módulo de prolongación horaria y de turnos. Gestión de dietas y locomoción. Anticipos de nóminas, retenciones judiciales, otras deducciones: cuotas sindicales, de asociaciones, etc. Tramitación de partes de accidentes de Trabajo a través del sistema DELT@. El sistema estará conectado con la aplicación de Salud laboral para compartir dichos datos. Posibilidad de introducir y gestionar las incidencias de nómina mensuales atacando directamente al modelo de datos o por medio de algún tipo de WebService o API. Por ejemplo: horas extras y gratificaciones, dietas y kilometraje Enlace con la aplicación de absentismo en función de cumplimiento de horario, vacaciones, asuntos propios y gestión de ayudas sociales. 12

15 6.2.3 Otros cálculos de la nómina Atrasos Permitirá calcular nóminas de períodos anteriores mediante la generación de nóminas de atrasos, por aplicación de subidas salariales de convenios colectivos u otros motivos y confección de los correspondientes boletines de cotización a la seguridad social a través del sistema RED IRPF El cálculo de la deducción por IRPF permitirá no solo aplicar el algoritmo, sino estimar las retribuciones previsibles hasta final de año. Confección y trasmisión vía telemática de los modelos 110, 111 y 190. Emisión de los certificados anuales de IRPF Bolsas de productividad Gestión de bolsas de productividad de devengo anual parametrizables, tales como las actuales bolsas de mayo y octubre, según lo establecido en el Reglamento de Condiciones de Trabajo Plan de pensiones Gestión del Plan del Pensiones, imputación de Seguro de Vida y retribuciones en especie, acorde con el Reglamento de la Diputación Provincial de Huelva y del reglamento del Plan. Dicha gestión ha de permitir la imputación en nómina, parametrizable, así como la transmisión a la entidad bancaria y la confección y tramitación por medios telemáticos del modelo Tramitación, gestión y control de anticipos y préstamos Explotación de datos La aplicación incorporará un generador de informes y listados con capacidad de exportación de datos y configurable por el usuario. La exportación debe poder realizarse, al menos, en los formatos Excel, PDF y XML. Permitirá consultar el histórico de contratos, nóminas, seguridad social y cualquier otra variable contenida en el sistema y posibilidad de generar duplicado de nóminas, seguros sociales y cualquier otro documento de carácter obligatorio. Inicialmente, deberán venir definidos los siguientes informes y listados: Propuestas de gastos. Decretos como reconocimientos antigüedad, gratificaciones extraordinarias, permisos sin sueldo, excedencias, concesión de anticipos 13

16 Acumulados por persona, mes y concepto. Trabajadores con cierto concepto en nómina. Certificados de haberes Bases de cotización para cálculo de simulaciones de jubilación. Encuestas del INE. Certificados de empresa de trabajadores que finalizan contrato, de maternidad, paternidad, jubilación, y otros certificados oficiales. Recibo de nómina. Deberá ser personalizable por el usuario. Se valorará la existencia de otros informes previamente definidos Enlace contable El sistema deberá realizar un enlace de la nómina con la aplicación de contabilidad, específicamente con la aplicación Sicalwin. Este enlace se realizará preferiblemente por medio del WebService del que se dispone en el Área de Innovación y Nuevas Tecnologías. El sistema contemplará la aplicación presupuestaria de la nómina, compatible con la aplicación Sicalwin, verificando el saldo de las partidas contables previo al envío a Contabilidad Otras comunicaciones con entidades externas El sistema contemplará la comunicación con entidades externas por medio del envío de ficheros o API de interconexión: Con la agencia Tributaria: Se permitirá emitir lo modelos 190, 345 y 111. Como consecuencia del 190 se sacarán los certificados de retenciones individualizados con una nota al pie con las cuotas sindicales si las hubiera. Con Muface. Con la Seguridad social: ficheros de afiliación, cotización, altas y bajas a través del sistema RED. Fichero Q34 del Consejo Superior Bancario. Con la entidad bancaria que gestiona el plan de pensiones y el seguro de vida. 14

17 6.3. Control económico de Gastos de Personal, elaboración del presupuesto y seguimientos de coste. Proporcionará los informes de control de gestión económica de los gastos de personal, a través del enlace con contabilidad y el control de los puestos de la RPT. El aplicativo debe permitir contabilizar por cada línea de la nómina un asiento contable en el que le asigne la partida y el puesto y lo coordine con el presupuesto. La coordinación con el presupuesto definitivo tendrá por finalidad el cálculo del saldo presupuestario y permitirá simular los costes hasta fin de año al objeto de conocer la situación final prevista de los gastos de personal. Permitirá realizar múltiples simulaciones en relación con los posibles cambios en las valoraciones económicas de los puestos de trabajo y otras alteraciones ficticias, añadiendo, suprimiendo o modificando puestos. Permitirá elaborar el anteproyecto de presupuesto de personal, de acuerdo con lo previsto en el apartado , en base a las relaciones de puestos de trabajo, las plazas, el personal empleado y las previsiones de contratación a lo largo del año, teniendo en cuenta las partidas presupuestarias de contabilidad y el organigrama Provincial Otras características Además de las funcionalidades previamente indicadas, la aplicación debe cumplir las siguientes características: Ha de ser multiempresa, multiconvenio (p.e. el convenio de la construcción ) y multipatronal. Se permitirá agrupar los conceptos en familias. Ha de cumplir la LOPD. La codificación de empleados es de al menos cinco dígitos. El último de ellos es de control. La codificación de puestos es al menos de nueve dígitos. La codificación de plazas es al menos de siete dígitos. La codificación de centros de trabajo es al menos de cinco dígitos. Los tres primeros para la unidad y los dos siguientes para el proyecto dentro de la unidad. Las indexaciones de datos se realizarán por los códigos anteriores. Las tablas de conceptos retributivos, RPT, Plantilla, Categorías Profesionales. Es necesario mantener un histórico accesible de las mencionadas tablas. 15

18 7. Migración El nuevo sistema debe incorporar, mediante los procesos correspondientes, los datos existentes en las aplicaciones actuales de nóminas y seguros sociales, operativas en el entorno NATURAL-ADABAS y aquellas otras desarrolladas por la Diputación. Inicialmente esta migración deberá incluir todos los aspectos relativos al subsistema de contratación, nóminas y gestión de personal necesarios para la puesta en explotación del mismo. Según lo expuesto anteriormente, correrá a cargo del adjudicatario el proceso de migración reseñado, de forma que las firmas concurrentes deberán aportar en sus ofertas los trabajos y las herramientas necesarias a ese fin, la manera en que va a llevarse a cabo el proceso y el tiempo estimado para su ejecución. En cualquier caso, el proceso de migración estará respaldado en todo momento por el personal técnico de Diputación de Huelva que se considere necesario para dichas labores, que incluirán la aportación de modelos de datos de las aplicaciones actuales así como la generación de los ficheros de cargas que se necesiten. 16

19 8. Formación Las firmas participantes en el Concurso deberán contemplar en sus propuestas las actividades de formación, sobre la utilización de los recursos ofertados, que se hallan incluidas en el precio de sus ofertas. Este Plan de formación deberá abarcar todos los aspectos del proyecto y, dentro de cada uno, los diferentes niveles de formación según sus perfiles. En concreto, se deberán contemplar, para el uso correcto de la aplicación, las figuras de gestor y usuario. El lugar de impartición de los cursos será preferentemente la sede de la Diputación de Huelva. La formación deberá ser completa y exhaustiva, y en el plan de formación se explicitará, de forma detallada, lo siguiente: Número, tipo y duración de cada actividad formativa. Perfiles tipo para cada actividad formativa. Curriculum del formador, programa de contenidos y materiales para la formación Lugar en el cual esta formación sería impartida. Cuanta información se estime de interés para la mejor evaluación del programa. En cuanto al calendario del programa de formación, se considera necesario que los cursos sean impartidos antes de la implantación definitiva de los sistemas. 17

20 9. Implantación El proceso de implantación del aplicativo se llevará a cabo de modo coordinado, atendiendo a los criterios de parametrización y al establecimiento de las funcionalidades, de conformidad con las especificaciones del personal técnico de la Diputación. Sobre las fases del proceso de implantación, las firmas deberán presentar un plan detallado indicando los recursos humanos, jornadas de trabajo y materiales que el proveedor destinará al proyecto. 18

21 10. Plazos de ejecución Se pretende que el aplicativo se encuentre en producción antes del comienzo del año Además, deberá tenerse en cuenta que la Diputación de Huelva desea establecer un periodo de prueba en el que la nueva aplicación que se contrata y el aplicativo actual funcionen en paralelo. Este periodo de prueba se establecerá de mutuo acuerdo entre Diputación y proveedor y servirá para validar la correcta operatividad del nuevo producto. La fase de prueba deberá finalizar, con resultado positivo, antes del comienzo del mencionado año Tentativamente se establece el siguiente calendario para la ejecución del proyecto: Octubre: Instalación del producto y parametrización de la base de datos y aplicación. Noviembre: Emisión en paralelo de la nómina correspondiente a Octubre que incluye la paga de productividad. Diciembre: Emisión en paralelo de las nóminas de Noviembre (que incluye la ayuda de estudios), Extra y Diciembre. Con posterioridad a esta fecha, y tras la entrada en explotación del subsistema de Nómina, se abordarán los aspectos que hayan quedado pendientes relativos al módulo de contrataciones y control económico. En todo caso la instalación finalizará en el primer trimestre el año

22 11. Garantías y Mantenimiento El proveedor asume el compromiso de garantizar, durante el período que se especifique, y que en ningún caso será inferior a un año desde la firma del Acta de Recepción del producto, el buen funcionamiento de la aplicación ofertada con incorporación dentro de estos conceptos de las mejoras que se introduzcan en los programas, y de modo obligatorio y en plazo de aquellas que respondan a normativas legales de obligado cumplimiento. Finalizado el período de garantía anterior los compromisos expuestos se establecerán mediante el oportuno contrato de mantenimiento. Las compañías ofertantes deberán reflejar en sus propuestas, de forma explícita, las condiciones de garantía y mantenimiento con referencia a: tiempos de respuesta frente a problemas funcionales, metodología para la resolución de problemas puntuales con presencia en la entidad local solicitante, formas de atención al cliente (telefónica, módem, presencial, etc...), lugar desde el cual se prestan estos servicios, etc... Asimismo, las ofertas deberán especificar el coste de los servicios de mantenimiento una vez concluido el período de garantía y su fórmula de revisión anual. El importe del contrato de mantenimiento, que se facturará anualmente, no superará el 15% del precio del producto objeto de dicho contrato, IVA incluido. El incremento anual posterior no podrá superar el Índice de Precios al Consumo publicado por el Instituto Nacional de Estadística para el periodo Diciembre-Noviembre del ejercicio anterior al del objeto del contrato de mantenimiento. La empresa estará obligada a ofrecer este servicio de mantenimiento sobre la aplicación adquirida durante al menos 5 años. 20

23 12. Documentación Las empresas concurrentes presentarán, además de la documentación requerida en el Pliego de Cláusulas Administrativas, la siguiente documentación técnica: Requisitos mínimos de adecuación de la aplicación en cuanto a: servidores, puestos de trabajo, comunicaciones, etc... Aspectos tecnológicos de la implantación. Plan de implantación del proyecto. Propuesta de calendario de ejecución del proyecto. Condiciones de mantenimiento y garantía. Forma y coste de posteriores adaptaciones y mantenimiento del producto, una vez finalizado el período de garantía. Documentación exhaustiva en castellano de la aplicación, a todos los niveles: Manuales de usuario y documentación técnica informática. Cualquier otra información que consideren de interés. 21