1. Creamos una nómina de tipo Especial desde Definición de nóminas.

Transcripción

1 4. ANEXOS NÓMINA DE ATRASOS. 1. Creamos una nómina de tipo Especial desde Definición de nóminas. 2. Comprobamos que tengamos creado un concepto Atrasos desde Convenios/Conceptos. Si no existe lo crearemos, asignándole modo de cálculo Normal y que intervenga en el cálculo de Base de Cotización a la Seguridad Social y Base del IRPF. 74

2 3. Introducimos una incidencia para el concepto de atrasos desde la opción Introducir incidencias por Concepto. Seleccionamos la nómina de Atrasos, el convenio que corresponda y el concepto de atrasos. En el campo Cotización especificamos el rango de meses a lo largo de los que se va a distribuir la cotización de la nómina de atrasos, a fin de que los TC S se generen correctamente. Después, en la cuadrícula inferior introducimos los empleados para los que vamos a generar la nómina y el importe total correspondiente en el campo Importe Total. Guardamos los datos que hemos introducido en esta ventana. 4. Generamos la Nómina de Atrasos. 75

3 5. Cambiamos el tipo de nómina de Especial a Atrasos a fin de que los TC S se generen correctamente (1 por cada mes del rango de fechas indicado en la incidencia). 6. Generar el fichero para el sistema RED. Nota: En aquellos casos en los que las cotizaciones cambien a mitad de año, la Seguridad Social normalmente exige 2 ficheros FAN: uno para el primer trimestre del año y otro para el segundo. Para hacer esto en GIA, debemos definir 2 nómina especiales. Una vez definidas, introduciremos a los trabajadores la mitad del importe de los atrasos que tengan que cobrar en todo el año, poniendo como periodo de cotización el primer semestre. Generamos las nóminas y procedemos a hacer de nuevo otra nómina del mismo modo pero con el segundo semestre. Una vez hechas ambas nóminas generaremos los 2 ficheros FAN correctamente. 4.2.NÓMINA CON FINIQUITO. En primer lugar, en la ventana del Convenio correspondiente comprobamos que está marcada la opción Finiquito. 76

4 Comprobamos también que exista un concepto con tipo de cálculo VAC (vacaciones) en el convenio que corresponda para recoger el importe de vacaciones no disfrutadas. A continuación, creamos una incidencia para el empleado con este concepto. Podemos indicar únicamente los días de vacaciones no disfrutadas, haciendo el 77

5 programa el cálculo automático del importe por día, o bien indicar además del número de días de vacaciones pendientes el importe de salario por día. Finalmente, generamos la nómina. En ella se incluirá un concepto de paga extra, por la parte que quedase pendiente de abonar de pagas y otro por el importe de vacaciones no disfrutadas. 78

6 4.3. NÓMINA CON RECAÍDA POR ENFERMEDAD. Se considera recaída si el trabajador cae nuevamente enfermo por la misma patología sin que hayan transcurrido 6 meses desde la primera baja. En estos casos se aplica desde el primer día de la baja el 75% a cargo de la Seguridad Social, y para que en GIA se haga este cálculo correctamente hay que seguir los siguientes pasos. 1. Registrar el periodo de baja como Enf/Acc Laboral (en este tipo de baja se cobra el 75% a cargo de la S.S. desde el primer día). 2. Generar la incidencia por baja. 79

7 3. Desde periodos de baja cambiar el tipo de baja a Enfermedad/Acc. No Laboral. 4. Consultar Incidencias por empleado y cambiar el concepto de Accidente al 75% por el concepto de Enfermedad al 75%, comprobando que los importes que ya se habían calculado no se modifican. 5. Generar la nómina. 6. Comprobar que tanto la nómina como los TC S son correctos. 80

8 4.4. NÓMINA EN SITUACIÓN DE PERMISO SIN SUELDO. Hay que distinguir dos casos en la cotización empresarial en situaciones de permiso sin sueldo: a) Funcionarios. En estos casos subsiste la obligación de mantener de alta al trabajador y cotizar por él. La Administración cotizará únicamente por la parte correspondiente a la cuota patronal por contingencias comunes, siendo la base de cotización la que correspondería de haber continuado en su prestación de servicios. b) Trabajadores por cuenta ajena. Se produce una suspensión del contrato de trabajo que exonera de las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar el trabajo, aunque se mantiene la obligación de cotizar por parte de la empresa. En estos casos, la empresa sólo viene obligada a cotizar por la aportación empresarial, que deberá comprender tanto la cotización por contingencias comunes como por contingencias profesionales. Para las contingencias comunes se tomará como base de cotización la mínima correspondiente en cada momento al grupo de la categoría profesional del trabajador, y para las contingencias profesionales la base de cotización estará sujeta a los topes mínimos establecidos. Para que GIA calcule correctamente las cuotas de cotización en situaciones de permiso sin sueldo, el procedimiento a aplicar es el siguiente. 1. Crear un concepto nuevo en el convenio que corresponda. Le asignamos el código 600 y en descripción Días de permiso sin sueldo. Establecemos la configuración que se muestra en la siguiente imagen: 81

9 2. No modificamos ningún dato en el contrato. 3. Introducir una incidencia por empleado con el concepto que acabamos de crear. Hay que indicar únicamente en el campo unidades los días de permiso sin sueldo que haya tenido el trabajador. Si es todo el mes pondremos 30 unidades. 82

10 4. Generamos la nómina. El concepto no va a aparecer en la nómina, y en caso de estar todo el mes de permiso sin sueldo la nómina tendrá importe 0, pues no cobrará nada. 5. En el TC2 los días de permiso sin sueldo aparecerán con clave 21, que indica que sólo se cotiza la parte empresarial por contingencias comunes. En el caso de funcionarios integrados, esta clave será la NÓMINA EN SITUACIÓN DE JUBILACIÓN PARCIAL. Lo primero que tenemos que hacer es asignarle al trabajador un nuevo contrato de jubilación parcial. En estos casos hay que tener en cuenta que el tipo de desempleo variará en función del contrato del que proceda el trabajador. Cuando el contrato de origen es de carácter indefinido, el tipo de desempleo al que deben cotizar es el mínimo (7.05% en 2010). Por el contrario, cuando el contrato de origen es de duración determinada a tiempo completo, el tipo de desempleo aplicable será el máximo (9.30% en 2010). Con el fin de generar correctamente los ficheros FAN y poder diferenciar las distintas situaciones que preceden a un contrato de jubilación parcial, hay que distinguir: a) Contratos indefinidos o de duración determinada que coticen al tipo mínimo, según la Orden de Cotización (I). Hay que comprobar que en el contrato el campo Duración de Contrato sea diferente de cero y que los porcentajes de desempleo de la empresa y el trabajador sean los correctos. 83

11 b) Contratos de duración determinada a tiempo completo que coticen al máximo (D). Hay que comprobar que el campo Duración de Contrato sea cero y que los porcentajes de desempleo de la empresa y el trabajador sean correctos. Una vez hayamos asignado al trabajador el contrato correcto tendremos que crear una nueva situación laboral desde Datos Auxiliares/ Datos Seguridad Social. En el campo % Cobro hay que introducir el porcentaje de la reducción, que también aparecerá en el TC. 84

12 Tendremos que modificar el contrato del trabajador en cuestión desde Personal/ Contratos, seleccionando la nueva situación laboral que acabamos de crear. Generamos la nómina, donde los conceptos aparecerán calculados en función del nuevo porcentaje de jornada que le corresponda, y finalmente consultamos los TC S para comprobar que se ha reflejado correctamente la nueva situación del trabajador NÓMINA CON DÍAS DE HUELGA. El descuento por huelga en la nómina afecta a los siguientes conceptos: - Salario base y Complementos. - Parte proporcional de pagas extra. - Días de descanso semanal en la parte proporcional a los días de huelga. No procederá descuento alguno de los días festivos anuales ni de las vacaciones. En el procedimiento a seguir en GIA es el siguiente. 1. Crear el concepto de huelga en el convenio correspondiente desde Datos Auxiliares/Convenios/Conceptos, marcando las opciones tal como se muestra a continuación. 85

13 Con el concepto así configurado se descontará en nómina la parte correspondiente a salario base, complementos y parte proporcional de las pagas extra. Además, las bases de cotización e IRPF se calcularán minoradas por el importe total del descuento de los días de huelga. 2. Crear otro concepto en el convenio para el descuento de la parte proporcional de los días de descanso semanal (sábado y domingo). 3. Generar la incidencia del empleado con los dos conceptos anteriores. Si la huelga, por ejemplo, es de un día, la incidencia se generaría de la siguiente forma: 86

14 4. Generar la nómina. El programa calculará automáticamente los descuentos del salario base y los complementos, de modo que sus importes aparecerán ya minorados en la columna devengos. Los conceptos de huelga tendrán importe 0, sin especificar su cuantía en la columna deducciones. Ejemplo de nómina sin huelga: 87

15 Misma nómina anterior con un día de huelga: Cálculo de Pagas extra. El programa calculará automáticamente el importe de la paga extra con el descuento correspondiente por la huelga. El porcentaje que se descontará en la nómina de paga por cada día de huelga será de 0,78. Por tanto, el porcentaje del importe devengado será del 99, CÁLCULO PAGA EXTRA DESCONTANDO DÍAS DE BAJA. Para calcular de forma automática los días de paga extra descontando los que el trabajador haya estado de baja, hay que marcar en los conceptos de baja que se descuente de la paga extra (Datos Auxiliares/Convenios/Conceptos de baja). 88

16 Otra opción es introducir una incidencia para el empleado con el concepto de paga extra, especificando en el campo unidades los días realmente trabajados NÓMINA DE EMPLEADOS QUE GOZAN DE AYUDA FAMILIAR. Primero creamos el concepto desde Convenios/Conceptos, con la configuración que se muestra en la siguiente imagen. 89

17 Creamos una nómina de tipo especial desde Definición de Nóminas. Introducimos una incidencia por concepto. No es relevante el intervalo de fechas para la cotización, pues el importe de la ayuda familiar no cotiza a la Seguridad Social, por lo que no se va a generar TC. Por último generamos la nómina. 90

18 4.9. NÓMINA EN SITUACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES. Se considera en esta situación a trabajadores que ejercen Cargo Público en el Ayuntamiento y no cobran un salario, pero sí se cotiza por ellos. El procedimiento para generar la nómina en estos casos es el siguiente: 1. Crear una nueva Situación Laboral desde Datos Seguridad Social/Situaciones Laborales. En la nueva situación hay que marcar la casilla de Cotización SS e introducir la Base de Contingencias Comunes y Laborales, ya que se cotiza por el total de la cuota patronal, y no solo por contingencias comunes. 2. Incluir en el contrato del empleado la nueva situación laboral. 91

19 3. Generar la nómina del trabajador. En el fichero FAN se mostrará el código de base 20 (Contingencias Comunes y AT/EP iguales, Cotización empresarial) EMPLEADOS SIN CONTRATO. Este tipo de contrato se puede utilizar para cargos como Concejales que no tienen contrato y no cotizan. Se les genera una nómina únicamente a efectos de IRPF, es decir para su inclusión en los modelos 110 y

20 Como no tienen que cotizar por ningún concepto, no deben ser incluidos en los Seguros Sociales, por lo que habrá que generarles la nómina de tipo Especial, que no genera TC S CUMPLIMIENTO DE PENAS DE TRABAJO EN BENEFICIO DE LA COMUNIDAD. Para estos trabajadores tendremos que crear una serie de elementos específicos. 1. Contrato Especial. Se configurará tal como se muestra en la siguiente imagen: Todos los porcentajes de cotización figurarán con importe 0 a excepción de los de IT e IMS que deberán tener especificados los que indique la Seguridad Social. 2. Cuenta de Cotización. Hay que solicitar a la Seguridad Social una cuenta de cotización específica e introducirla desde la opción correspondiente (Datos Auxiliares/Datos Empresa/Cuentas de Cotización). 3. Nuevo Convenio. Hay que crear un Convenio específico para estos trabajadores, aunque no debe contemplar ninguna circunstancia especial. Se pueden copiar los datos de cualquier otro Convenio. 93

21 4. Crear una Categoría específica. 5. En el Contrato del Trabajador hay que especificar los siguientes datos: Total de horas trabajadas al mes. Será el resultado de multiplicar el número de horas diarias por las jornadas reales trabajadas. Tipo de periodo: al mes. Tipo de retribución: por horas. Marcar Jornada Reducida. En Base de Contingencias Comunes indicamos: En Base de Contingencias Laborales habrá que indicar la equivalente a 30 días teniendo en cuenta las horas realmente trabajadas y el importe mínimo por hora establecido para su grupo de cotización. 94

22 Ejemplo: 8 jornadas x 5.5 h/jornada= 44 horas trabajadas. Importe mínimo por hora para su grupo de cotización= 4.22 /hora. 44 horas x 4.22 /hora= días X días X = (base de contingencias laborales de todo el mes) Por último generamos la nómina TRABAJO A TIEMPO PARCIAL O JORNADA REDUCIDA. En caso de reducción de jornada del trabajador, si no se cambia el código de contrato (de uno de tiempo completo a uno de tiempo parcial) ni ningún otro parámetro del resto de datos del trabajador, tendremos que modificar el contrato en vigor del trabajador desde Personal/Contratos. Marcamos la casilla de Jornada Reducida e indicamos el número de horas que va a realizar y en qué periodo, es decir rellenar los campos de Horas Trabajadas y Tipo Periodo. Por ejemplo, si la reducción es de un tercio de la jornada total (8 horas) pondremos en Horas Trabajadas: 5.33 y en Tipo de Periodo: al día. Los cálculos en la nómina se harán teniendo en cuenta un 33% de reducción. 95

23 En caso de tener definidos los conceptos salariales desde Conceptos por Empleado, comprobaremos si la nómina calcula la reducción de forma automática o si tendremos que modificar los importes de cada concepto manualmente CONFIGURACIÓN DE LAS PAGAS EXTRA. a) Paga extra prorrateada. En el contrato del trabajador indicamos en número de pagas 0. Creamos un concepto con nombre Paga Extra y tipo de cálculo NOR y lo configuramos igual que el salario base. b) Paga extra en meses concretos. Si queremos que se incluya en la nómina del mes, desde Convenios/paga extra/definición, en el campo desplegable Tipo Cálculo Paga seleccionamos la opción Calculada en la nómina del mes. Si queremos que se genere como nómina aparte tendremos que seleccionar en el desplegable Calculada en nómina aparte y además definir una nueva nómina de tipo Paga Extra CONFIGURACIÓN DEL CONCEPTO DE ANTIGÜEDAD. a) Si queremos que el programa lo calcule automáticamente. En el Convenio correspondiente introducimos en el campo Auto la opción adecuada (si nos posicionamos sobre el campo y pinchamos en F2 se muestra una ventana informativa con las opciones disponibles). Tenemos que indicar también el número de meses que se vaya a considerar como unidad de cálculo de la antigüedad (bienio, trienio ). Definimos en Convenios/Conceptos un concepto para la antigüedad que tenga tipo cálculo ANT. Introducir el concepto, bien desde Convenios/Categorías, o bien desde Conceptos de Empleados. Sólo tendremos que indicar el importe unitario, pues las unidades las calculará el programa de modo automático en función de la fecha de inicio del contrato. b) Si queremos introducir manualmente los datos para el cálculo de la antigüedad, únicamente tendremos que agregarle el concepto de antigüedad al trabajador, bien desde Convenios/Categorías, bien desde Conceptos por Empleado, e introducir las unidades y el importe por unidad que corresponda. 96

24 4.15. PRIORIDAD DE LAS PARTIDAS CONTABLES A LAS QUE SE ASOCIAN LOS CONCEPTOS DE NÓMINAS. Las partidas contables a las que se van a imputar los importes de los diferentes conceptos de nóminas se pueden especificar desde diferentes opciones dentro del programa: Convenios/Conceptos. Convenios/Categorías/Conceptos. Personal/Conceptos por Empleado. Personal/Contrato. Si la partida contable se introduce desde Conceptos por Convenio ésta será la que se utilice y que además se reflejará en los Conceptos por Empleado y, por tanto, aparecerá en su nómina. Pero si el Concepto por Convenio tiene una partida y en Concepto por Empleado se ha indicado otra diferente, tendrá prioridad la del Concepto por Empleado. En cuanto al Contrato, dispone de dos campos para especificar la partida contable: Cta. Contingencias Retribuciones Básicas: se introducirá la partida contable a la que queramos que se imputen todos los conceptos del empleado que se hayan definido como tipo de retribución BÁSICA. Cta. Contingencias Retribuciones Complementarias: se introducirá la partida contable donde se imputarán todos los conceptos del empleado que se hayan definido como tipo de retribución COMPLEMENTARIA. Si el trabajador no tiene definidas partidas contables en Conceptos por Convenio o Conceptos por Empleado y se introducen en el contrato, éstas serán las partidas que se tomarán para contabilidad, pero si ya tiene partidas especificadas en Conceptos por Convenio o por Empleado, éstas tendrán prioridad sobre las del contrato. 97