FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SAP Septiembre 7 de 2017

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Aurora Plaza Olivera
hace 6 años
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2 Aviso de confidencialidad La información contenida en este documento es propiedad intelectual de IT-NOVA S.A.S. Este documento contiene información confidencial perteneciente a IT-NOVA S.A.S., la cual constituye un secreto de industria y está siendo entregada bajo el entendimiento de que será manejada en la más estricta confidencialidad. La información no deberá ser revelada, duplicada o usada en su totalidad ni en parte para ningún propósito que no sea la evaluación de este material por parte de terceros. De ninguna manera la información descrita en este documento puede ser revelada a otras personas, sin la aprobación explicita por parte de los directivos de IT-NOVA S.A.S.

3 Agenda Quiénes somos? Facturación Electrónica en Colombia Opciones para adoptar la Facturación Electrónica Sistema de Facturación Electrónica Tiempo de implementación Soporte y continuidad Demostración en vivo Preguntas

procesos de negocio de nuestros clientes, orientándonos en su satisfacción a través de servicios de calidad para enfrentar y

4 Quiénes somos? Somos una empresa de servicios profesionales de consultoría enfocada en lograr que la tecnología apoye y potencialice los procesos de negocio de nuestros clientes, orientándonos en su satisfacción a través de servicios de calidad para enfrentar y resolver los retos a nivel operativo y estratégico de las organizaciones. México Colombia Respeto Innovación Honestidad Nuestros valores Servicio Integridad Calidad Responsabilidad Chile

5 Nuestro portafolio de servicios SAP

6 Nuestros servicios en BI y Analítica 01 Consultoría estratégica en BI y Analítica Establecer las necesidades de BI a partir de los objetivos estratégicos 02 Continuidad en BI y BA Análisis y diseño de las reglas del negocio Maduración y desarrollo de las estrategias de BI Gestión de datos Implementación de soluciones de BI Procesos ETL Diseño e implementación de bodegas de datos Big Data Gobernabilidad de datos Diseño de reportes, tableros y reportes de autoservicio Geo analítica 05 Analítica de negocio Definición e implementación de modelos predictivos Construcción de modelos analíticos avanzados, basados en estadística Respuestas a preguntas de negocio

7 Algunos de nuestros clientes

8 Facturación Electrónica en Colombia El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de El gobierno tiene proyectado implementar la Facturación Electrónica de forma obligatoria a partir del 2019 conforme a lo indicado en la ley 1819 de 2016 a partir de 1 de Enero de 2019 todos los obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica. Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y acuses de recibo. Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Los documentos electrónicos enviados a la DIAN deben contener una firma digital, el cual permitirá garantizar su integridad y autenticidad. Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa).

Opciones para adoptar la Facturación Electrónica Habilitación Software Propio El software propio se refiere a que el facturador electrónico puede habilitar su software de facturación para enviar la

9 Opciones para adoptar la Facturación Electrónica Habilitación Software Propio El software propio se refiere a que el facturador electrónico puede habilitar su software de facturación para enviar la información directamente a la DIAN cumpliendo con lo previsto en el Decreto De esta forma tiene la autonomía de todo el ciclo de facturación sin necesidad de tercerizar sus procesos. Proveedor Tecnológico PT El proveedor tecnológico PT es un tercero que mediante la figura de outsourcing realiza todo el proceso de facturación electrónica por la empresa, estará a cargo del envío de la facturación a la DIAN y de los demás requerimientos dispuestos por el Decreto

10 Sistema de Facturación Electrónica Nuestro sistema de Facturación Electrónica en SAP fue desarrollado por IT-NOVA para aplicar en cualquiera de los dos escenarios: Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de habilitación software propio, cumpliendo con todos los requerimientos exigidos por la DIAN. Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de proveedor de tecnología, y contar con una solución de gestión y control de envío y recepción de documentos en SAP.

Características del sistema Integración nativa con SAP ERP.

Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los errores

Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización.

11 Características del sistema Integración nativa con SAP ERP. Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica. Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los errores desde SAP. Portal de adquirientes web integrado con SAP (caso escenario habilitación software propio). Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización. Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje. $ Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de facturación (caso escenario habilitación software propio).

12 Proceso detallado Escenario: habilitación software propio

13 Proceso detallado Escenario: gestión y control de envío y recepción

14 Funcionalidades Monitor de facturación electrónica Nuestro sistema de facturación electrónica provee un monitor, el cual permite ver la información enviada a la DIAN y su estado. Adicionalmente, permite ver el log de errores y el documento XML enviado, para que el usuario de facturación electrónica pueda reprocesar los documentos rechazados.

15 Funcionalidades Portal de adquirientes El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en PHP para ser instalado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su adquiriente pueda consultar y validar la factura emitida mediante la siguiente funcionalidad: Validar factura (requisitos estatuto tributario) Visualizar el documento en PDF o en XML Rechazar la factura (error en valor o información)

16 Funcionalidades Portal de adquirientes Portal integrado con SAP para ser desplegado Onpremise o embebido en la extranet de la compañía.

Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente, la funcionalidad contempla

17 Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente, la funcionalidad contempla la descarga de las facturas en formato XML en un repositorio FTP provisto por el cliente y/o la disposición de un Web Service. Estas facturas serán posteriormente procesadas y llevadas a un monitor de recepción en SAP para su posterior procesamiento manual por parte de el cliente. Este repositorio esta desarrollado en ABAP y permitirá la captura del archivo XML de la factura emitida por el proveedor. Web Service Proveedor Carga de archivos por medio de un Web Service Servidor de archivos XML On premise Cliente Actualizar monitor de recepción y log Procesamiento manual de facturas según el procedimiento de la empresa

posible realizar el procesamiento de las facturas recibidas en

18 Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el proceso definido en cada organización:

19 Tiempo de implementación El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente:

20 Soporte y continuidad Contamos con diferentes opciones de soporte con el fin de atender los cambios emitidos por la DIAN: Soporte por demanda Bolsa de horas mensual / anual Soporte mensual/anual

21 Solicite una demostración en vivo

22 Contacto John Ferro Socio Director Móvil: / Skype: john_fecha john.ferro@it-nova.co Bogotá: Medellín: México: Chile:

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