El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG) Subsecretaría de la Función Pública

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Cristina Villalobos Soto
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1 El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG) Subsecretaría de la Función Pública Febrero, 2012

2 Conceptos básicos PMG Resultados al ciudadano Objetivos PMG + Calidad + Efectividad - Costos Estrategia PMG: Diagnósticos de los procesos Indicadores de calidad Indicadores de efectividad Indicadores de costo PMG PIMG A Estrategia B C Ejecución D Institucional de Proyectos Planeación de la mejora Aseguramiento de resultados E Aprendizaje Institucional Operación en el ámbito Institucional Categorías de proyectos

3 Sistema de Administración del PMG El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública. El sistema permite de manera automática: Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto). Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG. Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora. Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.). Administración de información a través de un tablero de control. Documentación de casos de éxito.

Proyectos de mejora Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías. 7. ATENCIÓN CIUDADANA INTEGRAL EN UNA OFICINA 3% 8.

Plantilla Re-emisión normativa 15% 1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 4% 2.1. REGULACIÓN BASE CERO ADMINISTRATIVA. 16% 2. REGULACIÓN BASE CERO EN NORMAS 2% 4.

4 Proyectos de mejora Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías. 7. ATENCIÓN CIUDADANA INTEGRAL EN UNA OFICINA 3% 8. PROCESOS Y TRÁMITES 100% EN LÍNEA 3% 6. USO DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 26% 9. REINGENIERÍA 2% 10. Proyectos interinstitucionales 2% 0. Plantilla Re-emisión normativa 15% 1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 4% 2.1. REGULACIÓN BASE CERO ADMINISTRATIVA. 16% 2. REGULACIÓN BASE CERO EN NORMAS 2% 4. MEJORA DE PROCESOS, TRÁMITES Y SERVICIOS 20% 5. INCORPORACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Y MEJORA DE ESTÁNDARES 6% 3. REGULACIÓN BASE CERO EN TRÁMITES Y SERVICIOS 1% 1371 Proyectos registrados en el SAPMG

5 Esquema de seguimiento de proyectos Proyectos Actualización de las actividades Actividades % Reporte de Metas e Indicadores Avances Indicador Logros y Metas Si la actualización impacta uno o varios indicadores del proyecto Análisis de la Información

6 SAPMG A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto. Proyectos por cuadrante Tablero de control de indicadores Avance global de proyectos Supervisión y control en línea Semáforos de avance de actividades Cronograma de avances de proyectos Reportes

7 SAPMG

8 Ciclo de vida de los proyectos 8 Iniciativa Proyecto 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2.Indicadores de proyecto. 3.Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Seguimiento de proyecto: Etapa Actividad Resultados de Actividad Indicadores Informe de Cierre Aseguramiento de la mejora Lecciones aprendidas 4.Gráfico.

9 Ciclo de vida de los proyectos Incorporación de personal involucrado en los proyectos Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos especializados

10 INICIATIVAS DE PROYECTO Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación

11 Datos generales de los proyectos

12 Indicadores de proyecto Indicadores de proyecto 44 indicadores en total

13 Indicadores de proyecto seleccionados

14 Categoría de proyecto

15 Análisis de costo

16 Factibilidad

17 Gráfica de impacto y facilidad de ejecución

18 Plan de trabajo Fase II. Registro de proyectos Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad Se registra el responsable de ejecutar cada actividad

19 Plan de trabajo Fase II. Registro de proyectos

20 Avance de proyectos Se registra la terminación de cada actividad Se documentan resultados de cada actividad El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto Fase III

21 Indicadores 21 El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta). 1. Fecha. 2. Actividad. 3. Indicador del Proyecto. 4. Línea Base. 5. Descripción línea base. 6. Meta. 7. Descripción meta.

22 Avance de proyectos 22 Estatus de actividad. Sistema de semaforeo Estatus de la actividad En tiempo verde Retrasada rojo Información incompleta gris Información completa con retraso naranja 1: Capturar el resultado de la actividad. Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad.

aspectos relevantes Comparación planeado - real Productos del proyecto, beneficios,

23 Cierre de proyectos Cierre. El cierre documenta los resultados finales del proyecto Cualitativos - resumen de aspectos relevantes Comparación planeado - real Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, program a de trabajo, costo. Cuantitativos indicadores del proyecto El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados

24 Aseguramiento de la mejora Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto

25 Lecciones aprendidas Lecciones aprendidas

26 Reportes y Tablero de Control SAPMG

27 Reportes

28 Reportes

29 Tablero de control

30 Tablero de control

31 Tablero de control

32 Avance de proyectos

33 GRACIAS!!

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