INVESTIGADORES SOAT Y ACCIDENTES PERSONALES

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA JURIDICA Y DE INDEMNIZACIONES GERENCIA DE INDEMNIZACIONES PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION PRIVADA No INVESTIGADORES SOAT Y ACCIDENTES PERSONALES SEPTIEMBRE DE

2 GASTOS DE SINIESTRO CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objeto: LA PREVISORA S.A. requiere contratar una persona jurídica que preste sus servicios profesionales y especializados en labores de verificación e investigación a los casos presentados como accidentes que afecten Pólizas de SOAT y Accidentes Personales (incluye todos los amparos) emitidas por la Compañía, estableciendo las circunstancias de tiempo, modo y lugar del siniestro y constatando de manera contundente y soportada la veracidad de los hechos. 1.2 Lugar, fecha y hora de apertura y cierre de la Licitación: El proceso se abrirá a las 5:30 p.m. del 14 de septiembre de 2011 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4 de Bogotá D.C. y se cerrará a las 3:00 p.m.1 del 21 de septiembre de 2011 en la Sala de Juntas No. 3 del primer piso de LA PREVISORA S.A. ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C. 1.3 Financiación y Presupuesto Oficial: La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de LA PREVISORA S.A., y el presupuesto estimado para este contrato es la suma de CUATRO MIL TRESCIENTOS SETENTA Y SEIS MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA MIL SEISCIENTOS SESENTA Y UN PESOS 88/00 MCTE. ($4,376,440,661.88) incluido IVA. Este presupuesto está discriminado de la siguiente forma: TOTAL $ oo $ $ $ Para cumplir el compromiso que se adquiera, la Subgerencia de Presupuesto de LA PREVISORA S.A. expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No del 19 de agosto de 2011 y su correspondiente aprobación de vigencias futuras. 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio y está establecida en la página web de PREVISORA S.A. Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana". 2

3 La propuesta que exceda el presupuesto oficial será rechazada. 1.4 Forma de Pago del Contrato: LA PREVISORA S.A. pagará el valor de los servicios prestados en la modalidad de mes vencido, de acuerdo con las visitas realizadas a las IPSs asignadas dentro del esquema de control establecido en el Anexo N 2; los casos asignados finalizados; las investigaciones especiales; y el incentivo generado por los casos no cubiertos, teniendo en cuenta la suma de los valores definidos a continuación: Visita a IPSs en control periódico por Departamento. El pago se hará de acuerdo con el cumplimiento del esquema de visitas definido en este contrato y será proporcional al número de visitas realizadas frente a las definidas en esta licitación. Si el número de visitas realizadas por IPS es mayor al definido no se pagará en exceso a lo pactado en el contrato. El valor máximo a pagar por visita será de $ (incluye IVA). o Si el contratista incumple tres veces sucesivas en el número de visitas asignadas a una IPS se dará aplicación a la tabla de correctivos definida en el Anexo N 3. Investigación de casos asignados y finalizados por cualquier amparo, en un departamento con control periódico, pero atendidos en IPSs diferentes a las definidas en el control. El valor máximo a pagar será de $ (Incluye IVA). o Para departamentos en control periódico no se pagarán los casos de muerte y/o gastos funerarios. o Si el caso asignado corresponde a un beneficiario que fue atendido en alguna de las IPSs en control y requiere investigación por cualquier amparo no se cancelará ningún valor. Investigación de casos asignados y finalizados por cualquier amparo, en un departamento sin control. El valor máximo a pagar será de $ (Incluye IVA). Investigaciones especiales finalizadas. El valor máximo a pagar será de $3,112,406 (Incluye IVA). o Excepcionalmente, se podrá autorizar una suma mayor al valor de pago establecido, teniendo en cuenta factores como la ubicación de la plaza, el tiempo de estadía, la complejidad de los hechos investigados, el número de investigadores requeridos, entre otros, situación que será evaluada por la Gerencia de Indemnizaciones. 3

4 Incentivo por Casos No Cubiertos. Este valor se liquidará de acuerdo con en el número de casos no cubiertos por las pólizas de SOAT y AP que el contratista haya presentado debidamente soportados durante el mes. Para validar dicha información la Subgerencia de Indemnizaciones Soat emitirá la certificación del número de casos no cubiertos por disuasión, verificación, investigación y asignación de caso. El valor fijo a pagar por caso no cubierto es de $ (incluye IVA). La suma total del incentivo del mes por casos no cubiertos, no podrá superar los CINCO MILLONES DE PESOS ($ ) NOTA: El reconocimiento del incentivo por casos no cubiertos que se encuentren efectivamente soportados, según lo definido en el numeral 4.2 ESPECIFICACIONES TECNICAS, estará sujeto a la certificación que emita la Subgerencia de Indemnizaciones Soat, en cuanto a la suficiencia, idoneidad de la pruebas presentadas. El valor de las tarifas señaladas en la cotización, se incrementarán una vez ejecutado el primer año de plazo del contrato en un porcentaje igual al IPC tomando como base el certificado emitido por el DANE para el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2011 y el 31 de octubre de Las facturas se pagarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su presentación; dichos pagos estarán sujetos a la presentación de los informes de gestión y administrativo del mes, previa certificación de cumplimiento expedida por quien ejerce el control de ejecución del contrato. Para efectos de realizar el desembolso, el Contratista deberá presentar con cada factura una certificación del revisor fiscal donde acredite el cumplimiento oportuno de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA- y en donde conste encontrarse a paz y salvo a la fecha de entrega de la factura de venta y los últimos seis mes; de no tener la firma la obligación legal de tener Revisor Fiscal, ésta deberá venir suscrita por el Representante Legal. Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de Si la factura no es acompañada por los informes de gestión y administrativo de acuerdo con los términos mencionados en los numerales y , no empezará a contar el tiempo, hasta tanto no se aporten. Dicha demora no generará al contratista el derecho al pago de interés o de compensación monetaria alguna. 1.5 Plazo de Ejecución del Contrato: 4

5 El término máximo de ejecución del contrato será hasta el 31 de agosto de 2013 y se contará a partir de la suscripción acta de inicio, previa aprobación de las garantías. 1.6 Régimen Jurídico Aplicable: El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civiles y comerciales que le sean pertinentes. 1.7 Convocatoria Veedurías Ciudadanas: LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.8 Publicidad Consulta: LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del Pliego de Condiciones que sirve de base a este proceso, desde el 14 de septiembre de a las 5:30 p.m fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: Si LA PREVISORA S.A. estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen, o si requiere insertar modificaciones al Pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Jurídica y de Indemnizaciones de LA PREVISORA S.A. 1.9 Recepción de Observaciones y/o Aclaraciones: LA PREVISORA S.A. recibirá las preguntas sobre aclaraciones en los correos electrónicos: maritza.ayure@previsora.gov.co; cecilia.rodriguez@previsora.gov.co. desde el 14 de septiembre de y hasta el 16 de septiembre de hasta la 5:00 pm 2. Las preguntas deben enviarse sin excepción a los correos citados. 2 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de PREVISORA S.A.Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 5

6 Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban y se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno. Sin embargo, si alguno de los posibles oferentes requiriera copia de los mismos, podrá obtenerla previa consignación del monto de las fotocopias, en la Subgerencia de Caja de LA PREVISORA S.A., ubicada en la calle 57 No Piso 1º Plazo de la Licitación Privada y Entrega de Propuestas: Por plazo de la licitación debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha desde la cual se pueden presentar propuestas, esto es, desde el 14 de septiembre de 2011 a las 5:30 p.m. y hasta el 21 de septiembre de 2011 a las 3:00 p.m. (fecha de cierre de la licitación) Término para Retiro de Propuestas Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas Cierre de la Licitación Privada Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la licitación. El sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, si no una vez el Comité Evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones. La apertura de las propuestas así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior, se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas, así: 1) Número y fecha del proceso 2) Número de folios 3) Nombre de los oferentes 3 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de PREVISORA S.A.Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 6

7 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado. Dicho sobre solo se abrirá una vez el Comité Evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes, y una vez calificados y cumplidos los aspectos técnicos) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta 1.13 Evaluación Procedimiento LA PREVISORA S.A. efectuará la evaluación conforme al Pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 21 al 28 de septiembre del año En dicho período LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones, siempre que el requisito o condición objeto de aclaraciones haga parte de los requisitos habilitantes y no de los obligatorios. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas Reserva durante el Proceso de Evaluación: La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de estos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La calificación será publicada el 29 de septiembre de Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito hasta el 30 de septiembre de 2011 a las 3:00 p.m., dirigidas a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle Chapinero, Piso 4º. o a los correos electrónicos: maritza.ayure@previsora.gov.co; cecilia.rodriguez@previsora.gov.co. Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de: selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página Web Selección del Contratista: La selección del contratista se hará mediante Acta, la cual será publicada el 4 de octubre de 2.011, en la página Web: 7

8 Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida Cronograma de la Licitación Privada No ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al Pliego de Condiciones. Cierre de la contratación Termino para evaluación y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas. PLAZO 14 de septiembre de a las 5:30 p.m. Del 14 al 16 de septiembre de hasta la 5:00 p.m. El 21 de septiembre de a las 3:00 p.m. Del 21 al 28 de septiembre de Publicación de evaluación 29 de septiembre de Recibo de observaciones a las evaluaciones Hasta el 30 de septiembre de a las 3:00 pm Selección del contratista El 4 de octubre de Firma del contrato y perfeccionamiento A cargo de la Vicepresidencia Jurídica y de Indemnizaciones 2.1 Presentación de las Propuestas CAPITULO II. DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser entregadas a máquina o en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo al numeral 2.3 del presente Pliego de Condiciones, de idéntico contenido y valor, redactadas en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.12 (Cierre de la Licitación), en la urna ubicada en la Sala de Juntas No. 3 del primer piso de La Previsora S.A. ubicada en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 21 de septiembre de a las 3:00 p.m. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. 8

9 No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 Identificación de la Propuesta Cada paquete, deberá presentarse con el siguiente rótulo: LA PREVISORA S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS Licitación Privada No Original/copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas). Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente. Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias prima el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones, o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 Forma de Presentación y Calificación La propuesta será recepcionada de la siguiente manera: Primer Sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: Requisitos Habilitantes (Original y dos copias). Especificaciones Obligatorias (Original y una copia). Aspectos Calificables (Original) Las propuestas parciales serán rechazadas Correspondencia: La correspondencia relacionada con este proceso, deberá ser remitida a los correos electrónicos: maritza.ayure@previsora.gov.co; cecilia.rodriguez@previsora.gov.co. indicando en el asunto: Licitación Privada No

10 2.5 Vigencia de la Propuesta: La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente licitación. 3.1 CAPACIDAD JURIDICA Participantes: CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección los participantes deberán ser, personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto del contrato, legalmente constituidas en Colombia, nacionales, individualmente, o consorcios, o uniones temporales o en cualquiera otra modalidad de asociación que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, en el pliego de Condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica Presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de Presentación de la Oferta: Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de Presentación de la Propuesta, la cual deberá ser firmada por el proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá venir suscrita por el representante legal o apoderado designado. En este caso debe aportar el documento donde conste legalmente lo siguiente: 10

11 Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que firma la carta de presentación de la propuesta tiene facultades para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y Representación Legal: Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a) Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la licitación, en el que conste que el oferente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b) Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al código de comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c) Acreditar que el objeto social principal de la sociedad y/o establecimiento de comercio se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere Paz y Salvo por concepto de Aportes Parafiscales El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral y parafiscal de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. 11

12 Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARP de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la República El proponente debe aportar el certificado expedido por la Contraloría General de la República, correspondiente al último periodo registrado del boletín de responsables fiscales y donde conste la no inclusión en el mismo, tanto de la persona jurídica como de su representante legal. Cuando no se allegue el certificado o el mismo no corresponda a la última fecha de actualización del boletín, se solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. El proponente deberá allegar el documento o hará las aclaraciones que le sean solicitadas dentro del término establecido por LA PREVISORA S.A. para tal fin, so pena de rechazo Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación El proponente debe aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación con una fecha de expedición no superior a un (1) mes calendario anterior a la fecha del cierre de la presente licitación, en donde conste que no está incurso en causales de inhabilidad ni sanciones por este concepto, tanto de la persona jurídica como de su representante legal. Cuando no se allegue el certificado o la fecha de expedición no se encuentre dentro de la requerida se solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. El proponente deberá allegar el documento o hará las aclaraciones que le sean solicitadas dentro del término establecido por LA PREVISORA S.A. para tal fin, so pena de rechazo Garantía de Seriedad de la Propuesta El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta expedida a favor de LA PREVISORA S.A. por un banco o una compañía de seguros 12

13 legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de como mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima expedido por el banco o la compañía de seguros Propuestas Conjuntas Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o en Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o de la Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Licitación Privada No ) El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. 13

14 La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2010, con sus notas aclaratorias, firmados por lo menos por el Representante Legal y por el Contador Público y/o Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de la tarjeta profesional del contador y certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y Revisor Fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando La Previsora S.A. en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como Estados Financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por La Previsora S.A. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de diciembre de 2010: Índice de Liquidez (Activo Corriente / Pasivo Corriente) : Mayor o igual a 1 Capital de Trabajo (Activo Corriente Pasivo Corriente): Mayor o igual al 30% del presupuesto oficial de la presente contratación. Nivel de endeudamiento ((Pasivo Total /Activo Total)*100): Menor o igual al 70%. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada una de las empresas participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de 14

15 participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3 CAPACIDAD TECNICA Organización El proponente deberá suministrar todo el recurso humano requerido para el cabal cumplimiento del contrato. Asimismo, el contratista deberá contratar el personal idóneo y necesario para la atención y ejecución del objeto, obligaciones y obtención de resultados de este contrato. Los perfiles del recurso humano serán verificados y necesariamente deberán ofrecerse, porque en caso contrario la oferta será rechazada Perfiles Requeridos del Recurso Humano A continuación se presentan los perfiles mínimos del personal que se requiere para el desarrollo del contrato Gerente de Proyecto (1) El gerente debe ser profesional en Administración de Empresas, Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial Coordinadores Técnicos Operativos (4 Personas) Deben ser profesionales en una de las siguientes áreas: Ingeniería de Procesos, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o Economía. La firma deberá contar con un Coordinador por cada una de las zonas descritas a continuación: ZONA ORINOQUIA Y CENTRO ANDINA CARIBE DEPTO ARAUCA, BOGOTA, BOYACA, CASANARE CUNDINAMARCA, META ANTIOQUIA, CAQUETA, HUILA, PUTUMAYO, QUINDIO, TOLIMA ATLANTICO, BOLIVAR, CORDOBA, LA GUAJIRA, NTE. SANTANDER, SAN ANDRES, SANTANDER, SUCRE CALDAS, CAUCA, CHOCO, NARIÑO, QUINDIO, RISARALDA, VALLE 15

16 Técnicos Investigadores (46 Personas) El contratista deberá contar con los técnicos investigadores necesarios para la atención del objeto a contratar y ofrecer el recurso en las zonas Amazonía y Orinoquia, Andina, Pacifica y Caribe de acuerdo con la siguiente estructura: ZONA DEPARTAMENTO IPS VISITAS Verificadores de Campo ARAUCA BOGOTA BOYACA CASANARE ORINOQUIA Y CUNDINAMARCA CENTRO META PUTUMAYO TOTAL ANTIOQUIA CALDAS CAQUETA ANDINA HUILA QUINDIO RISARALDA TOLIMA TOTAL ATLANTICO BOLIVAR CORDOBA CARIBE LA GUAJIRA NTE.SANTANDER SANTANDER SUCRE TOTAL CAUCA CHOCO NARIÑO VALLE BUENAVENTURA TOTAL TOTAL GENERAL Para la evaluación de los técnicos investigadores, los proponentes deberán anexar como mínimo las hojas de vida de (9) nueve técnicos investigadores verificadores y de trece (13) técnicos investigadores de campo. Las cuales deberán indicar a que zona y departamento pertenecen. Las demás hojas de vida deberán ser entregadas por el contratista durante las tres primeras semanas de ejecución del contrato para que sean aprobadas por LA PREVISORA S.A. antes de iniciar el segundo mes de operación Técnicos Investigadores de Verificación (17 Personas) Los técnicos investigadores de verificación por zona, podrán ser profesionales en medicina, enfermería, trabajo social, psicología, derecho, carreras administrativas, 16

17 auxiliares de enfermería, técnico auxiliar o tecnólogo titulados en: Investigación Criminal, judicial o forense También se aceptan personas que hayan sido miembros o hayan trabajado en las Fuerzas Públicas: Ejército, Fuerza Aérea, Armada y Policía Nacional; o entidades como el DAS, Fiscalía General de la Nación, entre otras, que certifiquen cursos en investigación judicial, criminalística o forense por estas entidades y con una experiencia en investigación de mínimo dos años. Del 100% del recurso humano de los técnicos investigadores de verificación, mínimo el 70% deberá cumplir con cualquiera de los perfiles solicitados Técnicos Investigadores de Campo (29 personas) Los técnicos investigadores de campo por zona, podrán ser técnicos auxiliares o tecnólogos titulados en: Investigación Criminal, judicial o forense. También se aceptan personas que hayan sido miembros o hayan trabajado en las Fuerzas Públicas: Ejército, Fuerza Aérea, Armada y Policía Nacional; o entidades como el DAS, Fiscalía General de la Nación, entre otras, que certifiquen cursos en investigación judicial, criminalística o forense por estas entidades y con una experiencia en investigación de mínimo dos años. Del 100% del recurso humano de los técnicos investigadores de campo, mínimo el 70% deberá cumplir con los perfiles solicitados. Para la acreditación de los requisitos de todos los perfiles se deberá adjuntar: hoja de vida, certificaciones educativas y tarjeta profesional en caso de que la carrera lo requiera, e indicar el departamento en el que se prestará el servicio Experiencia Experiencia del Proponente Los proponentes deberán presentar máximo cinco (5) certificaciones que sumen por lo menos cuatro (4) años de experiencia en investigación de reclamaciones de siniestros de seguros, o manejo de investigaciones judiciales, o investigaciones de reclamos en salud. Deberá acreditar contratos o investigaciones realizadas cuyas cuantías sumadas sean iguales o mayores a $2.188 millones de pesos, especificando el valor del contrato o de las investigaciones realizadas en letras y números. Si el contrato está actualmente en ejecución, deberá certificarse que el mismo ha sido ejecutado en un porcentaje no inferior al 80% del plazo al momento de presentar la oferta. 17

18 Para certificar contratos, se debe especificar el objeto, su cuantía, las fechas de inicio y terminación o la fecha de inicio y vigencia y la calificación de las obligaciones contractuales contraídas (contrato cumplido o contrato incumplido). La certificación debe estar suscrita por el representante legal de la entidad que recibe o recibió el servicio, el interventor del contrato, o el director de recursos humanos, o quien haga sus veces. No debe tener tachones ni enmendaduras y debe hallarse expedida en papelería de la entidad contratante. Para que la certificación sea válida, debe cumplir con los siguientes requisitos de forma: Al pie de la firma indicar claramente: Nombre completo de quien firma Cargo Empresa Teléfono de contacto Dirección de correo electrónico Ciudad En caso de que el proponente adjunte un número mayor de certificaciones a las solicitadas, se tomarán de forma consecutiva ascendente de acuerdo al número de folio de la propuesta presentada. Las demás no se tendrán en cuenta. Si alguna(s) de la certificación(es) no cumple(n) con los requerimientos establecidos, se podrán pedir aclaración(es) sobre esta(s), que deberá(n) subsanarse dentro del tiempo límite concedido para la(s) misma(s). En todo caso, si el proponente se presenta en unión temporal o consorcio, las firmas que lo conforman deben acreditar y certificar la experiencia en el objeto del contrato. En caso de presentación conjunta de propuestas (Unión Temporal y/o Consorcio) se tendrá en cuenta para el cumplimiento de este requisito, que uno de sus integrantes acredite como mínimo el 60% de la experiencia exigida y el otro integrante deberá acreditar el 40% restante, del 100% dela experiencia requerida Experiencia del Recurso Humano Las certificaciones para acreditar la experiencia del recurso humano (Gerente de proyecto, Coordinadores técnico-operativos, Técnicos investigadores) deben incluir la siguiente información: Haber sido emitida en papel membreteado por la empresa que certifica. 18

19 Indicar el objeto del contrato. Detallar las funciones desarrolladas en el contrato Indicar la fecha de inicio y terminación del contrato. Tener el nombre, cargo y teléfono de contacto de la persona que la firma. Las certificaciones pueden ser corregidas, siempre que ello no implique mejoramiento de la propuesta Gerente de Proyecto Para que el profesional propuesto para este cargo cumpla con la experiencia, debe anexar certificaciones que acrediten como mínimo tres (3) años de ejercicio profesional contados a partir de la fecha de graduación, relacionada con las funciones objeto de este contrato Coordinador Técnico-Operativo Para que los profesionales propuestos para este cargo cumplan con la experiencia, deben anexar certificaciones que acrediten como mínimo dos (2) años de ejercicio profesional contados a partir de la fecha de graduación en control, supervisión y gestión en operaciones; en logística, procesos o gestión de calidad; o en control o supervisión de investigaciones Técnicos investigadores La experiencia requerida para los técnicos investigadores se evaluará teniendo en cuenta el tipo de labor que desempeña en el proceso así: Técnicos Investigadores Verificadores El proponente deberá anexar certificaciones que acrediten que el recurso humano cumple con lo siguiente: El recurso que cumple el perfil enunciado en el numeral deberá acreditar como mínimo un (1) año de experiencia en investigaciones de siniestros o (2) años en investigaciones afines con el objeto de la presente licitación. El recurso que no cuente con el perfil del numeral deberá acreditar como mínimo tres (3) años de experiencia en investigaciones de siniestros o en investigaciones afines con el objeto de la presente licitación Técnicos Investigadores de Campo El contratista deberá anexar certificaciones que acrediten: 19

20 El recurso que cumple el perfil enunciado en el numeral deberá acreditar como mínimo un (1) año de experiencia en investigaciones de siniestros o (2) años en investigaciones afines con el objeto de la presente licitación. El recurso que no cuente con el perfil del numeral deberá acreditar como mínimo tres (3) años de experiencia en investigaciones de siniestros o en investigaciones afines con el objeto de la presente licitación. NOTA: El proponente deberá diligenciar en su totalidad los datos establecidos en el anexo No. 9 del presente Pliego de Condiciones. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4.1 OBLIGACIONES GENERALES El contratista debe garantizar que los resultados de las investigaciones sean concordantes con las normas, políticas y procedimientos que a futuro sean expedidas por los entes reguladores, de vigilancia y control (Superintendencia Financiera, Ministerio de Protección Social, Superintendencia de Salud, entre otras) que afecten las indemnizaciones de los seguros de accidentes personales o de SOAT. A partir del acta de aprobación de garantías el contratista deberá atender los casos a investigar en IPSs y los casos asignados por la Subgerencia Nacional de Indemnizaciones SOAT. El contratista debe desarrollar e implementar los indicadores, rendir informes periódicos y cualquier otro tipo de información que se requiera durante la ejecución del contrato, utilizando la información capturada en su sistema de información, cumpliendo con los términos definidos para tal fin en el numeral 4.8 INFORMES Asimismo, debe cumplir con las visitas establecidas en el Anexo N. 2, verificar e investigar los casos en las IPS y los remitidos por LA PREVISORA S.A. sin limitar su cantidad. En caso de presentarse algún detrimento patrimonial como resultado de la ejecución del contrato y su desarrollo, tales como casos investigados aprobados de forma errónea o casos objetados equivocadamente, entrega de información tardía que no permita realizar la objeción, o valores de multas o sanciones impuestas a La PREVISORA S.A. S.A. Compañía de Seguros, que pueda imputarse al contratista, este deberá asumir el costo de dicho detrimento. 20

21 El contratista será responsable de los perjuicios que ocasione a LA PREVISORA S.A. por causas imputables a él, en el desarrollo y ejecución del contrato. Igualmente, asumirá los valores de los intereses moratorios y otras sanciones, de las reclamaciones de SOAT y Accidentes Personales, si por su culpa LA PREVISORA S.A. incumple con los términos consagrados en el artículo 1080 del Código de Comercio en concordancia con el 1053 del Código de Comercio, el Decreto 3990 de 2007 o norma que la modifique o reemplace y demás normas concordantes, por la entrega de informes de investigación por fuera del tiempo establecido en esta licitación. La Compañía dispondrá en caso de ser necesario, de un espacio físico, equivalente a un puesto de trabajo en las Sucursales, previo análisis de la disponibilidad del mismo; los aspectos de equipo de cómputo, licencias y toda la infraestructura administrativa estarán a cargo del oferente. Adicionalmente, deberá entregar con la propuesta los planes de contingencia administrativos, operativos, de comunicaciones e informática respectivos y de continuidad de negocio, los cuales una vez adjudicado el contrato podrán ser revisados y ajustados por las partes, pero deben siempre garantizar la prestación del servicio. Por otra parte, el contratista se acogerá y adaptará a los procesos definidos para la recepción y la entrega de la documentación de los expedientes de siniestros y los informes de investigación que La Previsora S.A. disponga para ello. 4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS A continuación se presentan las especificaciones técnicas mínimas que debe cumplir el oferente: El contratista debe garantizar el cumplimiento a la programación de visitas definida para cada departamento y para cada IPS acorde con lo definido en el Anexo N 2. Llevar un censo diario de los casos que afectan pólizas de Soat y Accidentes Personales que ingresan a las IPSs designadas por LA PREVISORA S.A. y reportarlo diariamente a la Gerencia de Indemnizaciones y auditoria médica presencial de acuerdo con lo definido para cada zona. El contratista deberá realizar la labor de verificación, diagnóstico, delimitación e investigación de los casos que afecten las Pólizas de SOAT y accidentes personales emitidas por LA PREVISORA S.A. (casos que ingresen a las IPSs designadas por LA PREVISORA S.A. y los casos asignados directamente por la LA PREVISORA S.A. para todos los amparos), lo que implica una revisión sistemática, planeada, objetiva, participativa, flexible, confidencial y permanente de cada uno de los casos, así como de las condiciones del contrato de Seguro y 21

22 en especial de la normatividad vigente que regula el Seguro SOAT y AP, la cual debe ser realizada por el personal con los perfiles solicitados e idóneos, ejecutando las obligaciones de la presente licitación y el contrato suscrito. Reorientación de pacientes a los diferentes planes de beneficios con que cuentan el sistema de seguridad social, según el origen real de los casos. Verificación, delimitación e investigación de campo, de los involucrados en los hechos. Verificación, validación e investigación completa de los casos asignados para los diferentes amparos de las pólizas de accidentes de tránsito y accidentes personales. Verificación de la autenticidad y concordancia de la información suministrada, como la póliza, la documentación aportada por los pacientes, testigos, ocupantes, beneficiarios, estamentos de vigilancia y control del estado, o cualquier otra fuente, durante el desarrollo de la labor investigativa. Esta documentación puede comprender denuncias del siniestro, declaraciones juramentadas, certificaciones de accidente o de procesos adelantados por homicidios culposos en accidente de tránsito, registros civiles de defunción matrimonio o nacimiento y demás que puedan ser parte de la carga probatoria del siniestro. Verificar si el afectado está inscrito en el sistema de seguridad social y evaluar de acuerdo a los hechos el plan de beneficios al que debe acceder el paciente que ingrese a las IPSs asignadas por LA PREVISORA S.A. a cargo de pólizas de accidentes de tránsito o accidentes personales. Es obligación del oferente reenfocar a los usuarios al plan de beneficios que realmente debe utilizar y dejar constancia y soporte en el informe. Verificación de la existencia y afectación de pólizas exequiales, al igual que la existencia de afiliación a una administradora de fondos de pensiones al momento de la muerte de beneficiarios de SOAT y AP (Esta verificación se deberá realizar para los casos de muerte y gastos funerarios). Capturar la información resultado de su labor en los instrumentos o formatos de trabajo concordantes con su sistema de información y/o software requeridos para el desarrollo de la investigación y construcción de indicadores e informes que permitan el control, seguimiento y retroalimentación oportuna a la Gerencia de Indemnizaciones, Subgerencia de Indemnizaciones de Soat y a la auditoria médica presencial. Interaccionar de manera dinámica con el contratista de auditoría médica para realizar labores conjuntas que contribuyan a mejorar el resultado y ampliar la cobertura del modelo. Ampliar el alcance de las investigaciones para complementar la actividad de la auditoria médica presencial en cuanto a la verificación y constatación de la prestación de los servicios médicos en IPSs. Analizar la información de los hallazgos y soportes de las investigaciones y generar las conclusiones y recomendaciones a que haya lugar. Definir si el caso investigado está en cobertura o no, de acuerdo con las conclusiones y los soportes. 22

23 Entregar el informe de resultado de la investigación en medio magnético y físicamente con los soportes (documentos, testimonios, fotografías, etc.) para que La PREVISORA S.A. proceda a la definición de la reclamación. Ingresar en el sistema de información o software del contratista cada uno de los casos investigados con su conclusión. Garantizar la custodia de la información recibida de las IPSs, pacientes, testigos, ocupantes, beneficiarios, Auditoria Médica, área de indemnizaciones, estamentos de vigilancia y control del estado, o cualquier otra fuente durante el desarrollo de la labor de investigación, al igual que el manejo de los documentos físicos soporte de las investigaciones, garantizar el adecuado flujo de los mismos y no permitir su extravío. Dar soporte técnico, jurídico y administrativo para el análisis de normas vigentes y futuras que afecten el proceso de indemnizaciones del ramo de SOAT y Accidentes personales (seguros de personas). Determinar si la póliza que se pretende afectar, corresponde realmente al vehículo y a la expedida por la compañía. Verificar que no exista suplantación de usuarios de la póliza de accidentes personales. El contratista deberá investigar todos los casos asignados a nivel nacional (todos los departamentos) de los diferentes amparos de las pólizas de accidente de tránsito y accidentes personales. En las investigaciones asignadas por muerte se incluyen los gastos funerarios. En las investigaciones asignadas por gastos médicos o riesgos biológicos se incluyen los gastos de transporte. Los informes del resultado de las investigaciones realizadas en IPSs y los correspondientes a casos asignados deberán ser entregados en físico, escaneados y en medio magnético. Ingresar en el sistema de información o software de LA PREVISORA S.A. cada uno de los casos investigados que pueden ser objetados de acuerdo con los soportes de la investigación cada vez que entregue el reporte a la sucursal. La información sobre el manejo del sistema de LA PREVISORA S.A. se le entregará al proponente adjudicado y la capacitación estará a cargo de LA PREVISORA S.A. Ingresar en el sistema de información de LA PREVISORA S.A. la información de los casos investigados tan pronto como esté a disposición la aplicación. El contratista debe llevar el control de los casos asignados y de los casos de IPSs con fechas de entrega y de devolución. Garantizar y optimizar la logística operacional, mediante procedimientos que aseguren la administración, control y oportunidad de la gestión del proceso y la optimización de herramientas tecnológicas. Estos procedimientos deberán ser entregados en un plazo no mayor a 60 días contados a partir de la aprobación de garantías y podrán ser modificados por mutuo acuerdo entre las dos partes (Contratista LA PREVISORA S.A.). 23

24 El contratista debe tipificar en su sistema de información las causales de no cobertura de los casos investigados. Esta lista de causales debe ser entregada por el proponente al inicio de las actividades Esquema de Control Periódico de Visitas dn IPSs El contratista deberá presentar este esquema teniendo en cuenta lo siguiente: Cumplir con la programación de visitas establecida en el Anexo N. 2, tabla de las IPSs que deben tener control por departamento y por zona. Hacen parte integral del esquema de control periódico las visitas a IPSs ofertadas en el numeral Control periódico de visitas en IPSs. Contar con los recursos necesarios que le permitan cumplir con el esquema de control de visitas en las IPSs de lunes a sábado, entre las 6 A.M. y las 10 P.M, de acuerdo con el número de visitas que esté definido para cada IPS, según la frecuencia, Anexo N. 2 Por esta razón, debe definir el mecanismo de control que le permita evidenciar la forma con la cual se controlará el cumplimiento del número de visitas a realizar por IPS y presentarla en la propuesta. La metodología de control deberá ser aprobada por la Gerencia de Indemnizaciones. Se define como visita en IPS la presencia del investigador verificador o de campo según el caso, en la IPS asignada con el fin de que realice las siguientes actividades: Reconocimiento de pacientes que afecten pólizas de PREVISORA S.A. (Soat y AP) en el momento de la visita, que se encuentren en la IPS o que hayan sido atendidos en el día en la IPS. Verificación, diagnóstico y delimitación de los casos que sean conocidos en el momento de la visita. Definición de la cobertura de los casos con los elementos de juicio disponibles en el momento de la visita. Direccionamiento de los casos para la investigación de campo cuando según los hallazgos se evidencie la necesidad o cuando no haya sido posible su definición con la visita a la IPS. Recorrido en la zona de urgencias de la IPS con el fin de evidenciar el movimiento que tiene la IPS relacionado con la atención de víctimas de accidentes de tránsito o de accidentes personales. El esquema de control periódico deberá contar con dos actividades primordiales: Labor de verificación y diagnostico en IPS por departamento, zona y Labor de Investigación en Campo. 24

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