Ministerio de Salud Pública Carta Circular No. 05/2014. Economía y Servicios

Transcripción

1 Ministerio de Salud Pública Carta Circular No. 05/2014 Economía y Servicios Economía Asunto: Medidas para fortalecer el Control Interno en el Pago de Salarios por las entidades del Sistema Nacional de Salud. A: Directores, Rectores y Decanos del SNS. Compañeros(as): Las entidades del SNS se encuentran enfrascadas en las tareas necesarias para aplicar el aumento de salarios aprobado por la Dirección del país en reconocimiento a la labor que desempeñan los trabajadores del sector. Esta decisión incrementa sustancialmente el importe de dinero a pagar a cada trabajador y por consiguiente en las Nómina, razón suficiente para renovar y fortalecer las medidas de Control Interno en las tareas del Registro de Asistencia, Confección de la Nómina, Manipulación del Dinero Efectivo y Pago. Atendiendo a las principales violaciones que, según los resultados de las acciones de Control, se cometen en estas áreas, tipificadas en: Irregularidades en la manipulación de las tarjetas y otros registros de asistencia. Errores en el pase de la asistencia y puntualidad a la Prenómina. Omisión de las Bajas e introducción de personas o nombres falsos en la Prenómina y en la Nómina. Alteración de más en los importes a pagar a los trabajadores en los subtotales y totales de las Nóminas. Confección de los Cheques por importes superiores al del total de las Nóminas. Apropiación del salario no cobrado por el trabajador.

2 Página No. 2 En correspondencia con ésta realidad y en aras de reducir al mínimo posible la ocurrencia de errores, manifestaciones de corrupción y hechos delictivos con la consecuente apropiación ilícita de dinero en esta actividad, la Dirección del Minsap ha considerado pertinente pronunciarse por el fortalecimiento del las medidas de Control Interno vigentes y la implementación de nuevas acciones, como son: 1. Colocar en los Murales de las Secciones Sindicales correspondientes, la relación de trabajadores que causaron Altas y Bajas en la Nómina. 2. Presentar al Comité de Contratación y/o de Compras, la Nómina acompañada de los documentos primarios, para control y supervisión por muestreo. 3. Retomar, con prioridad para la dirección, las Medidas de Seguridad para proteger el dinero efectivo. 4. Por los jefes de Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo, confirmar con evidencia escrita, que los trabajadores y días a pagar que se relacionan en las Nóminas son los correctos. Para el logro de este propósito recabamos de su esfuerzo mancomunado con el equipo de dirección que usted dirige en el cumplimiento, con mayor rigor, de las tareas y acciones de control que se organizan por Áreas en el de la presente. La Habana, 28 de mayo de 2014 Año 56 de la Revolución Lic. Luis Danilo Tolosa Escalona Director de Economía Vto. Bueno: MsC. Luis Fernando Navarro Martínez Viceministro Registrado por Dpto. Sistemas y Métodos

3 Página No. 3 REVISIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA EL PAGO DE SALARIOS POR LAS ENTIDADES DEL SNS. FORTALECIMIENTO DE LAS ACCIONES DE CONTROL. La confección y el pago de la Nómina están regulados por los Subsistemas de Nómina y de Caja y Banco y en los Manuales de Normas y Procedimiento correspondientes. La inexistencia de un documento único que contenga las principales acciones del proceso, incorporación de personal nuevo en las áreas de trabajo involucradas y el aumento del riesgo por el incremento salarial, motivan la emisión de la presente. El resumen normativo se presenta atendiendo a la responsabilidad de cada área de trabajo y persona y los pasos que se deben cumplir en cada etapa del proceso. Aspectos Generales Se considera conveniente adicionar las acciones de control siguientes: 1. Colocar en los Murales de las secciones sindicales correspondientes, la relación de trabajadores que causaron Altas y Bajas en la Nómina. 2. Presentar al Comité de Contratación y/o de Compras, la Nómina acompañada de los documentos primarios, para control y supervisión por muestreo. 3. Retomar, con prioridad para la dirección, las Medidas de Seguridad para proteger el dinero efectivo. 4. Por los jefes de Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo, confirmar con evidencia escrita, que los trabajadores y días a pagar que se relacionan en las Nóminas son los correctos. CONFECCIÓN DE LA NÓMINA POR EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Base de Cálculo del Salario a Pagar. 190,6 horas para los trabajadores cuya forma de pago es salario mensual (Resolución No. 27 del 2006 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social)

4 Página No Emitir el modelo SC Movimiento de Nómina por los nombramientos por alta, modificaciones de salario, de cargo o de área de trabajo y baja que se produzcan, para reportarlo al Área de Contabilidad al objeto de confeccionar la Nómina. 2. Emitir el modelo SC Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios por esos conceptos para reportarlo al Área de Contabilidad al objeto de confeccionar la Nómina. 3. Mensualmente confeccionar, con nombres y apellidos, la relación de trabajadores que causaron Altas y Bajas en la Nómina de salarios, organizada por Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centro de Costo. Colocarla en el Mural de la Sección Sindical correspondiente. Del Control de Asistencia 4. Habilitar el modelo SC Control de Asistencia (tarjeta u hoja) con la firma y el cuño del jefe de Recursos Humanos. 5. Emitir un modelo SC Control de Asistencia, ya sea tarjeta u hoja de firma, por cada uno de los trabajadores inscritos en la Plantilla, con el nombre y el No. de identificación. 6. Dotar al Área del Tarjetero de las condiciones mínimas de seguridad y accesibilidad para cumplir su objetivo. 7. Organizar el tarjetero por: a) El número consecutivo asignado a cada trabajador o tarjeta o. b) Departamento, Áreas de Responsabilidad o Centro de Costo y dentro de éste ordenado por el número de cada trabajador. 8. Asignar a un trabajador del Área de Recursos Humanos la custodia del Tarjetero así como la responsabilidad de anotar, según ocurra, el horario de entrada y salida y las incidencias de los trabajadores. 9. Diariamente o con otra frecuencia no mayor de una semana, computar las incidencias del Control de Asistencia (tarjeta u hoja de papel) y anotarlas en el modelo habilitado como Resumen de Ausencias e Impuntualidades o directamente en el modelo SC Prenómina según lo tengan organizado.

5 Página. No. 5 Confección de la Prenómina 10. Emitir el modelo Prenómina para reportar las ausencias e impuntualidades al Área de Contabilidad al objeto de confeccionar la Nómina. 11. Organizar la Prenómina por: a) El número consecutivo asignado a cada trabajador o. b) Dpto. o Áreas de Responsabilidad y dentro de éste ordenado por número del trabajador. 12. Al cierre del período de pago, si tienen establecido el Resumen de Ausencias e Impuntualidades, totalizar las mismas por concepto y anotarlas en la Prenómina; si éste no procede, cerrar la Prenómina. 13. Antes de las firmas comprobar por muestreo que: La información que se reporta en la Prenómina es coincidente con las incidencias reportadas en el Control de Asistencia y la Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios. Los días o semanas y porcientos para el pago de subsidios y licencias por maternidad son los establecidos en la legislación. 14. Firma de la Prenómina por las personas que: la confecciona, revisa y por el jefe de Recursos Humanos, como constancia de la aprobación. 15. Entregar la Prenómina firmada por los ejecutores al Área de Contabilidad. POR EL ÁREA DE CONTABILIDAD Confección de la Nómina 1. Separar las funciones entre la persona que confecciona la nómina, la que emite el instrumento de pago y la que la contabiliza. 2. Conciliar los Movimiento de Nómina y la Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios con la información de la Prenómina. 3. Confeccionar el modelo SC-4-06 Nómina a partir de las incidencias reportadas en la Prenómina.

6 Página. No Terminada la confección de la Nómina y previo al pago de ésta, establecer un Acto Conciliatorio, por el método más conveniente, al objeto de que los jefes de Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo confirmen la veracidad de las Altas, Bajas y Ausencias que se anotaron en la misma. Evidencia escrita del Acto Conciliatorio: a) Cuando la Nómina se confecciona por Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo, certifica mediante la firma al margen derecho de cada hoja, b) Cuando la Nómina se confecciona por el consecutivo u otro orden, mediante certificación escrita de las Altas, Bajas, Ausencias y cantidad de trabajadores. 5. Antes de las firmas comprobar por muestreo que la información que se reporta en la Nómina es coincidente: También que: Con la información reportada en los Movimiento de Nómina y la Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios. Las incidencias reportadas en la Prenómina. Evidencia escrita del Acto Conciliatorio. Los cálculos para determinar el descuento de los tiempos dejados de trabajar por el trabajador, a los efectos del pago de los salarios, son correctos. Los cálculos para determinar los importes a pagar por concepto de Subsidios y Licencias por Maternidad son correctos. La suma de los subtotales de cada hoja individual y de todas las hojas son correctos y coinciden con el total a pagar, 6. Terminada la confección y comprobación de la Nómina, entregarla al jefe de Recursos Humanos para revisión, dejando evidencia mediante su firma. 7. Por el total a pagar emitir el instrumento de pago. 8. Mantener el control numérico de la Nómina: Numeración consecutiva de las Nóminas. Numeración consecutiva de las hojas. Numeración consecutiva de los trabajadores. Importe de cada hoja o Departamento, Área de Responsabilidad o Centro de Costo, según la organización que se adopte. Importe total de la Nómina.

7 Página No Mantener el Control de Firmas: Firma del trabajador(a) que confecciona la Nómina. Firma del Jefe del Área de Contabilidad como revisado. Firma del Jefe del Área de personal como revisado. Firma de aprobada por el Jefe del Área a la que se subordina el Área de Contabilidad y/o el Jefe Máximo de la entidad. 10. En el momento que la dirección lo considere oportuno, presentar al Comité de Contratación y/o de Compras, para ejercer acciones de control y supervisión al menos por muestreo: La Prenómina, la Nómina y los expedientes con los Movimientos de Nóminas, Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios y la(s) evidencias escritas del Acto Conciliatorio; acompañados de: La relación de trabajadores que causaron Altas y Bajas en la Nómina, organizada por Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo y el nombre y apellidos de los mismos, emitida por el Área de Recursos Humanos. El Resumen de la Nómina por Departamentos, Áreas de Responsabilidad o Centros de Costo con la cantidad de trabajadores y el importe pagado. emitida por el Área de Contabilidad. Cuando el pago se realiza por Tarjeta Magnética acompañar la Nómina con el informe resumen y la relación de carné de identidad de los trabajadores y el importe individual y total acreditado a las tarjetas o la cuenta de los trabajadores, emitidas por el banco. La Tabla Estadística indicada en el presente Anexo, emitida y actualizada por el Área de Contabilidad. DEL PAGO DE LAS NÓMINAS A LOS TRABAJADORES 1. En la entrega de la Nómina y el cheque al Cajero(a), revisar: Nóminas cumplimentadas en todos los espacios y el importe del cheque coincida con el importe total. No recibirá los documentos de pago con enmiendas, tachaduras o borrones. 2. Anotar en la Nómina el número del cheque de extracción del efectivo. 3. Cumplir Medidas de Seguridad para proteger el dinero efectivo

8 Página No En la distribución del Pago a Terceros: - Entrega a las personas autorizadas. - Nóminas acompañadas de los sobres con el efectivo. - Mediante escrito firmado por las partes. - Relación de los documentos y cantidad de sobres. 5. Las Nóminas pagadas y firmadas y los registros primarios, deben permanecer en el Área de Contabilidad dispuestas a verificación por cualquier trabajador de la unidad en presencia de un trabajador del Área. 6. Cuando el pago se realiza por Tarjeta Magnética acompañar la Nómina con el informe resumen de la acreditación y la relación de números del carné de identidad de los trabajadores, números de tarjeta magnética y el importe individual y total, acreditados a las tarjetas o la cuenta de los trabajadores, emitidos por el banco. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA PROTEGER EL DINERO EFECTIVO 1. Garantizar el máximo de seguridad en el local donde se guarda el dinero en efectivo: - Enrrejado de las puertas, ventanas y accesos de ventilación del exterior y/o del aire acondicionado central. - Seguridad en el techo y/o falso techo. - En todos los casos disponer de caja de seguridad. 2. En la preparación del pago y realizar la extracción del dinero del banco es de máxima prioridad para el Director, Rector o Decano: Asignar un transporte al cajero (a). Acompañar de dos custodios, del cuerpo de Seguridad y Protección o miembros del Consejo de Dirección. Las entidades con importantes volúmenes de dinero efectivo gestionar los servicios de Trasval para el traslado del mismo. Realizar la extracción del efectivo como máximo con tres días de antelación. Utilizar el tiempo mínimo necesario para preparar el pago: organizar, ensobrar, etc. Concluida la preparación del pago, pagar en el tiempo mínimo necesario, como máximo tres días. Extracción de lunes a miércoles, evitando la tenencia de importantes sumas de dinero los fines de semana.

9 Página. No. 9 Por el tiempo que el dinero permanezca en la caja de la entidad por motivo de la preparación del pago u otra causa, reforzar la guardia del centro y colocar de forma permanente dos custodios en la entrada de la caja, sean del cuerpo de Seguridad y Protección o miembros del Consejo de Dirección. Previo al pago cuadrar el dinero extraído. 3. En el proceso del pago: Ante la duda solicitar Carné de Identidad. Las firmas de los beneficiarios deben estar en tinta o bolígrafo. Restringir al máximo los Pagos por Orden. Comprobar identidad y firma del trabajador. Previo a la entrega del dinero exigir la firma en el espacio Recibido de cada trabajador o persona autorizada por éste a efectuar el cobro, mediante documento acreditativo. Anotar el número del Reintegro y fecha de éste en el espacio Recibido de cada salario indebido o no reclamado. En los sistemas de pago por tarjetas magnéticas, conciliar con la Nómina el documento de acreditación emitido por el banco donde relaciona los números de Carné de Identidad de los trabajadores, números de tarjeta magnética y el importe individual y total, acreditados a las tarjetas o la cuentas de los trabajadores, emitidas por el banco. Las extracciones para pagos de salarios reintegrados y reclamados deben ser controladas y aprobadas previamente por el Jefe del Área de Contabilidad. Mantener Al Día los Submayores de Vacaciones y el cuadre de la suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente así como el Registro de Salarios y Tiempo de Servicios.

10 Página. No. 10 AÑO NÓMINA GENERAL TRABAJADORES NÓMINA SUBSIDIOS. NÓMINA VACAC. IMPORTE PAGO MESES PROMEDIO MENSUAL AÑO ANTERIOR CANTIDAD ALTAS TRAB. CANTIDAD BAJAS TRAB TOTAL TRABAJAD IMPORTE NÓMINA CANTIDAD TRABAJ IMPORTE CANTIDAD TRABAJAD IMPORTE TOTAL NÓMINAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTALES DEL AÑO PROMEDIO MENSUAL AÑO QUE TERMINA