Manejo de la Aplicación...3. Visual Conta...5. Creación del Plan Contable...6. Contabilización de asientos...8. Bienes de inversión...

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1 Indice Manejo de la Aplicación...3 Visual Conta...5 Creación del Plan Contable...6 Contabilización de asientos...8 Bienes de inversión...10 Contabilidad Analítica...12 Informes...14 Diseños contables...15 Impresos...16 Procesos especiales...18 Cierre...18 Visual Nómina...19 Tablas...20 Convenios...21 Trabajadores...22 Contratos...23 Incidencias...23 Cálculos de nóminas...23 Contabilización de nóminas...24 Cálculos de TC s...24 Sistema red...24

2 Pactos...24 Atrasos...24 Visual Eos...26 Primeros Pasos...26 Clientes/Proveedores...28 Bienes de inversión...29 Facturas...30 Informes...31 Modelos

3 Tutorial-Visual Asesorñas Manejo de la Aplicación Las aplicaciones Golden para Windows, están diseñadas en un entorno gráfico. Maneje fácilmente la aplicación con las teclas de función, el teclado o el ratón. Uso del teclado ALT: Acceder al menú general ALT + : Despliega la lista ordenando por código ALT + Mayúsculas + : Despliega la lista ordenado por título Tabulador: avanza de campo Tabulador + : retrocede de campo Tecla de Cambio + : muestra los datos ordenados por la descripción Doble-Clic: Situado en un campo, permite acceder al mantenimiento del Ventana: ordene las ventanas abiertas en cascada, mosaico horizontal o vertical En los menús encontrará una letra subrayada. Pulse la tecla ALT + Letra subrayada, accederemos a esa opción del menú ALT + TAB: nos permite cambiar de una aplicación abierta a otra Manejo del Ratón Desplegar el menú con el ratón: Muestra los datos ordenados por códigos desde el primero Si previamente escribe parte del código, la relación aparece a partir del código especificado Desplegar el menú con el ratón + : Muestra los datos ordenados por título, descripción Si previamente hemos escrito parte del título aparece a partir del nombre especificado 3

4 Teclas de función Las teclas de función le facilitarán en muchos casos el uso de Visual Conta. F1 F2 ALT+F2 F3 F4 ALT + F4 CTRL + F4 F5 F6 Ayuda en línea Permite cambiar del modo edición al modo sobrescribir Copia el concepto del apunte anterior Sitúa el cursor en el campo de búsqueda Despliega la lista del campo en el cual estamos situados Para salir de la aplicación Cierra la ventana activa En la ventana de asientos, cuadra en el apunte actual, modificando el importe que tuviese En la ventana de asientos, cuadra en un apunte nuevo En Asientos Predefinidos, permite parase en ese campo CTRL + F6 F7 F8 F9 Permite cambiar de una ventana a otra Dentro de la ventana de asientos, muestra la ventana de divisas En la ventana de asientos, muestra el desglose analítico En el campo CIF/NIF calcula la letra del NIF En facturas emitidas, dentro del campo nº de factura, muestra el siguiente número de la factura Situado en el campo cuenta muestra el extracto En el campo código de barras, calcula el dígito de control F10 F11 F12 Accede al menú principal Cambiar de una carpeta a otra dentro de la misma ventana En la ventana de asientos, cancela vencimientos 4

5 Visual Conta Sencilla gestión de la contabilidad y fiscalidad de su empresa. Enlazado con Visual Factu permite una gestión contable y comercial integrada. Los procesos más importantes se podrían agrupar en los siguientes puntos: Desarrollo del plan contable: personalización y flexibilidad en la definición del plan contable. Introducción de los apuntes del diario: serán datos que introducirá directamente en la contabilidad o se generarán de otras aplicaciones de la línea Golden Plus Plus Emisión de listados: diarios, balance de comprobación, extractos de cuentas, etc., que le permitirán realizar un seguimiento de su contabilidad. Liquidaciones trimestrales o anuales (IVA, IRPF, Sociedades): cálculo automático e impresión en PDF. Procesos de fin de periodo: asientos por diferencia de cambio, regularización, cierre, apertura. Control de la Tesorería: gestión activa de cobros y pagos. Contabilidad Analítica: gestión de los centros de coste y departamentos. Primeros Pasos Siga estos sencillos para iniciarse en el área contable: Creación de la empresa Desarrollo del Plan Contable Comprobación de las cuentas creadas por defecto de IVA, compras, ventas... Asiento de Apertura Introducción de los asientos Creación de la Empresa Visual Conta permite definir tantas empresas como precise Cree la empresa en Empresa Crear Empresa, identificando el nombre abreviado, año y mes de inicio del ejercicio contable 5

6 Definición de los Parámetros de la Empresa Seleccione su empresa y revise los parámetros (Empresa Parámetros) ajustándolos a su forma de trabajar Empresa: indique los datos fiscales de su empresa Generales, señale el tipo de impuesto (IVA o IGIC). En el caso de prorrata de IVA indique el tipo y porcentaje Varios: mes y año de inicio del ejercicio. Número máximo de dígitos de las cuentas auxiliares (12). Posibilidad de permitir asientos descuadrados, visualizar la columna del diario... Facturas: cuentas que por defecto para en compras y ventas para el asiento automático Otras Cuentas, indicará las cuentas para bienes de inversión, vencimientos Modelos, datos para los impresos de la Agencia Tributaria Creación del Plan Contable Al crear la empresa indicó el plan contable eligiendo una de las siguientes opciones: Ninguno, creará todas las cuentas desde el principio. Estándar, crea un plan contable tipo, el cual deberá personalizar según sus necesidades Basado en otra empresa, crea un plan contable copia del creado en otra empresa existente Defina las cuentas que necesitará en el desarrollo de su contabilidad: Cuentas Auxiliares son aquellas que le permiten apuntes, mostrando unos acumulados en el debe o en el haber. Deberá tener al menos 3 dígitos. Cuentas de Mayor (no auxiliares), recogen el saldo reflejado en las auxiliares. Están determinadas dentro de PGC. Las cuentas de mayor sólo podrán ser eliminadas si carecen de cuentas auxiliares que dependan de ellas. Por lo tanto, en el caso de existir cuentas auxiliares, deberá de borrar éstas previamente siempre y cuando no contengan apuntes. 6

7 CUENTA TÍTULO AUXILIAR SALDO 572 Bancos No 1.861, Bancos Madrid No 970, Banco A Madrid Sí Banco B Madrid Sí 720, Bancos Barcelona No 890, Banco A BCN Sí 540, Banco B BCn Sí 350 En el cuadro verá que se han creado tres niveles de cuentas indicando cuales son auxiliares y mostrando para cada una de ellas su saldo. La cuenta 572 es la cuenta de mayor, le da la información del saldo que tiene en todos los bancos. Se marca como no auxiliar porque no permite apuntes. La cuenta y la son las cuentas correspondientes a Madrid y Barcelona de tal modo que en ellas verá el saldo relativo a cada provincia Las cuentas , , y serán las cuentas de cada banco y con ellas trabajará (introducirá apuntes), por eso se marcan como auxiliares Defina el plan Contable: Mantenimiento Cuentas Contables o haciendo clic en Indique el código de la cuenta hasta un máximo de 12 dígitos, el título y si es o no auxiliar Datos, en el caso de clientes, proveedores podrá indicar sus datos fiscales como dirección Saldos, le mostrará los saldos acumulados por meses Presupuestos, pueden ser mensuales o anules (en este caso hace el prorrateo del total de los 12 meses), son opcionales Cartera, le permite visualizar los cobros y/o pagos, tanto los pendientes como los realizados Parámetros: forma de pago, divisa habitual o riesgo contable que fija en una cuenta 7

8 Extracto/Punteo de Cuentas Permite comprobar los movimientos de una determinada cuenta, sobre todo de las cuentas de los bancos, clientes y proveedores. Pulse F9 si está situado en el código de la cuenta o desde Mantenimiento Extracto/Punteo Asiento de Apertura Introduzca los saldos iniciales en las cuentas auxiliares, en el debe si es saldo deudor y en el haber si es acreedor. Liste el diario de apertura, el cual debe mostrarle la contabilidad cuadrada. Contabilización de asientos Contabilizamos asientos: Manualmente: desde Mantenimiento Asientos Contables o haciendo clic en o por traspaso de datos de Visual Factu, Visual Eos, Visual Tesorería o Visual Nómina Si dispone de Visual Factu, al actualizar las facturas, automáticamente se pasarán los datos correspondientes a Contabilidad, realizando los respectivos asientos contables. Podrá distinguir los siguientes tipos de asientos: Asientos con documento: Facturas emitidas o recibidas, nóminas, pagos y cobros y asientos predefinidos Asientos sin documento: cobro sin vencimiento, ingresos en banco, etc. Asientos Sin Documentos Se introducen desde Apuntes Documento: use prefijos para los distintos tipos de documentos que registra. P.ej use el prefijo BC para identificar los apuntes de bancos El número y fecha del documento Busque la cuenta contable o escríbala directamente En concepto, indique el texto que necesite. Importe en el debe o haber y la contrapartida 8

9 Facturas Emitidas / Recibidas Estos documentos serán imputados desde la carpeta de Asiento, para contabilizar el registro de IVA y la generación automática del asiento contable vinculado a dicho documento Deberá introducir: En tipo de Asiento, indicará FE si es una factura emitida o FR si es recibida Número y fecha del documento Concepto del asiento Número y fecha de factura Cuenta contable del cliente o proveedor, si ya está creada automáticamente se cumplimentarán el nombre y el CIF Indique la base imponible, tipo y cuota de IVA, recargo de equivalencia, cuenta asociada de compra/venta El botón Generar, crea los apuntes correspondientes a ésta factura con los datos introducidos. Asiento de Nóminas Se introducen, modifican o eliminan desde la carpeta de Asientos, para que se realicen los cálculos para los modelos trimestrales y anuales de IRPF. Si dispone de Visual Nómina, use la contabilización de nóminas y se creará el correspondiente asiento Asientos de Cobros/Pagos Los asientos de cobros y pagos pueden ser generados indistintamente desde apuntes o asientos. Deberá indicar la fecha y número del documento, cuenta cobro o pago e indicará en el debe o en el haber el importe correspondiente. Desde cualquier campo pulsando la tecla F12 podrá acceder a la cartera de vencimientos pendientes Modificación de Asientos Si es un asiento sin documento, busque el asiento deseado y modificar los apuntes que forman parte de ese asiento cambiando la fecha de contabilización o las cuentas que intervienen en el mismo. 9

10 Si el asiento es una factura, nómina o cobro/pago, modifique el asiento y vuelva a generar, los apuntes se modificarán. Eliminación de Asientos Podrá borrar asientos desde: Apuntes, lo enviará a la papelera, pero tiene que tener cuidado ya que puede cometer el error de dejar el asiento descuadrado al haber eliminado sólo algunos apuntes del asiento Asientos, una vez que este situado en el asiento deseado lo enviará a la papelera de esta manera borrará el asiento completo. Desde aquí deberá eliminar los asientos con un documento asociado (facturas recibidas/emitidas y nóminas). Si dispone de la gestión integrada (Visual Conta y Visual Factu), es importante que recuerde que aunque borre las facturas del histórico, no borra los asientos contables. Es aconsejable que una factura incorrecta se subsane con la factura de abono correspondiente. Asientos Predefinidos Proporcionan agilidad en los asientos repetitivos: factura del teléfono, nóminas Accederá desde Mantenimiento Asientos Predefinidos o haciendo clic en el icono En Lista asigne un código y descripción al asiento predefinido, identifique el tipo (factura emitida, nomina...) y por último si está enlazado con otro asiento indicando con cual. Cada campo puede contener un valor fijo o sugeridos al pulsar el botón. Se visualizará en azul aquellos campos que requieran una confirmación de validación mancándose Pararse en el campo. Bienes de inversión Controle los bienes de inversión y la contabilización de las amortizaciones correspondientes. Accederá desde Mantenimiento Bienes de Inversión o haciendo clic en Asigne cada bien un código, una breve descripción del mismo y indique el precio de compra Asigne las cuentas que utilizará en el proceso automático de las amortizaciones 10

11 Señale el tipo de amortización: lineal o regresiva y el nº de años en función de los cuales le mostrará el porcentaje anual a amortizar y calculará el nº de plazo En Plazos, vera reflejados plazos, fechas e importes anuales a amortizar, así como la fecha de la última amortización Si el bien ya ha sido amortizado con anterioridad (no ha quedado reflejado en contabilidad), debe registrarse: plazos, última fecha e importe. Todo ello referido a las amortizaciones realizadas anteriormente. Factura de Compra /Venta de un Bien de Inversión Desde Mantenimiento Bienes de Inversión podrá generar automáticamente las facturas correspondientes al inmovilizado. Se situará en el bien elegido, seleccionará la pestaña de Facturas e indicará el nº de la factura de compra y la cuenta del proveedor en el caso de que se trate de una factura de compra. Ya sólo tiene que hacer clic en la Generación de factura de compra o de venta donde automáticamente le registra la factura de compra o venta correspondiente a ese bien En el caso de que la factura de compra ya este registrada anteriormente, lo único que deberá hacer es asociar el bien con el proveedor y el nº de factura correspondiente Pérdida del Bien Desde Mantenimiento Bienes de Inversión podrá registrar la pérdida del bien, realizando de manera automática el asiento correspondiente. Sitúese en el bien que ha desaparecido y quiere generar la pérdida. Indique la fecha de registro, el nº de documento y concepto 11

12 Amortización de Bienes de Inversión La amortización es un hecho contable que se produce por la pérdida de valor material de la empresa. Al dar de alta el bien de inversión, determinará el tipo de amortización que va a efectuar. Desde el bien que quiere amortizar, seleccionará la opción de Amortizaciones donde deberá indicar importe y fecha de la amortización, nº de documento y concepto También puede realizar la amortización desde Procesos Periódico Amortización de Bienes, desde aquí podrá amortizar más de un bien. Contabilidad Analítica Le permite controlar el desglose por departamentos o centros de coste de una empresa. Para la contabilidad analítica, deberá crear un plan contable analítico de la misma manera que creó el Plan Contable, el cual reflejará la estructura analítica de su empresa. El plan contable analítico no se va a reflejar en la contabilidad oficial, solamente en la información específica de la contabilidad analítica (diario analítico, balance analítico...). Cuentas Analíticas Accederá a las cuentas desde Mantenimiento Cuentas Analíticas o haciendo clic en La manera de crear las cuentas analíticas es la misma que la de crear las cuentas contables. Las cuentas analíticas tendrán el desarrollo que determine no estando sujetas a ninguna codificación específica como ocurre en el plan general contable. 12

13 Correspondencia ente Cuentas Analíticas-Cuentas Contables Tutorial Visual Asesorías Sitúese en la cuenta contable que va a llevar analítica, y desde la carpeta de Analítica, añada las cuentas analíticas Podrá anotar un porcentaje por defecto Si no conoce el porcentaje, cada vez que impute un importe a la cuenta contable, le solicitará el desglose. Si no indica las cuentas analíticas, cada vez que realice un apunte a la cuenta contable, imputará el importe a las cuentas analíticas que desee. Apuntes Analíticos Al generar un apunte normal, se generarán los apuntes analíticos correspondientes. Para ver la analítica desde los apuntes sólo tendrá que hacer clic en Informes Analíticos Para ver la información de la contabilidad analítica, dispone de unos listados específicos. Accederá a los listados desde Informes Analítica donde encontrará los siguientes: 13

14 Plan Analítico Desglose Analítico Extracto Analítico Diario Analítico Balance Analítico Balance Presupuestario Analítico Borrado de Proyectos Borramos o cerrar proyectos accederá desde Procesos Periódicos Borrado de Proyectos: si marca Borrar Totalmente, eliminará la cuenta y no tendrá acceso a al información introducida. Si no lo marca lo que hará es cerrar la cuenta, es decir, no podrá imputar más apuntes Informes Los informes son listados que reflejan la situación de su empresa. Dispone de los siguientes: En Diarios: Diario, Resumen, Apertura, Regularización y Cierre. En Cuentas: Plan Contable, Agenda y Extracto. En Balances: Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Comprobación, Presupuestario, Comparativo y de Riesgo. Otros: Libro de Facturas, Listado de Bienes, Listado de Retenciones Soportas y Practicadas, Listado de Nóminas y Cuadro de Gestión. Todos estos informes pueden imprimirse, mostrarse por pantalla y desde aquí grabar como fichero de datos para su posterior utilización en otras aplicaciones. Diarios Accederá desde Informes Diario donde podrá listar: Diario, muestra todos los apuntes que cumplan las condiciones específicas en la selección previa a la emisión del mismo. Diario Resumen, relación del debe y haber de las cuentas a nivel tres. Incluye para cada cuenta, un resumen de movimientos al debe y al haber según los meses seleccionados. Diario de Apertura, lista a nivel auxiliar o al nivel que desee, los apuntes correspondientes al asiento de apertura del ejercicio contable. Tiene en cuenta los datos del debe y haber inicial de las cuentas. Diario de Regularización y Cierre: listado de los apuntes correspondientes a la regularización, al cierre o ambos, una vez efectuado el procesos correspondiente 14

15 Informes de Cuentas Accederá desde Informes Cuenta donde podrá listar: Plan Contable, listado ordenado por código o título de las cuentas, indicando además si es auxiliar o no. Agenda de Cuentas, relación de las cuentas de clientes, deudores o proveedores con datos como la dirección, el teléfono Extracto de Cuentas, informe que le detalla los movimientos de las cuentas auxiliares Balances: informes que le permiten conocer el estado de su contabilidad. Le muestran información comparativa Balance de situación, refleja el activo y pasivo de una empresa según dos modelos distintos: Operativo y Abreviado (oficial) Comprobación, muestra por cada una de las cuentas el debe y haber en periodo, así como el acumulado. Presupuestario, indica (para aquellas cuentas con presupuestos) el presupuesto, el importe realizado, el pendiente de realizar y el superado. Comparativo, le compara dos periodos indicando en porcentaje, la diferencia positiva o negativa entre ambos. Riesgo, es similar al presupuestario, toma de referencia el riesgo de la cuenta contable. Otros Informes Mediante otros informes podrá ver la siguiente información: Libro de Facturas: facturas emitidas o recibidas, según los criterios seleccionados Listado de Bienes, muestra una relación de los bienes de inversión indicando entre otros datos el código y la descripción del bien, importe de la compra, capital amortizado o tipo de amortización. Listado de Retenciones, muestra los importes retenidos por su empresa en concepto IRPF. Cuadro de Gestión, es un listado que le presenta, según los meses seleccionados, los saldos de las cuentas de compras y ventas. Diseños contables La realización de diseños es opcional, puesto que el programa le proporciona a nivel contable todos los informes oficiales. Accederá al diseño de documentos desde Mantenimiento Diseños o haciendo clic en Encontrará una relación de los diseños ya existentes 15

16 Para dar de alta uno nuevo, deberá asignarle un código y nombre e indicar el tipo, si se trata de un balance, una cuenta de resultados Una vez que ha seleccionado el documento, mediante el botón Diseñar le mostrará una ventana para comenzar a diseñar el documento Encontrará la siguiente división: Activo y Pasivo, para Balance de Situación. Debe y Haber, para Cuenta de Pérdidas y Ganancias. En la zona inferior dispone de los siguientes botones: Nuevo, añadir cuentas o grupos dentro de otro grupo. Ficha, cambiar los datos de la cuenta que tiene seleccionada. Eliminar, borrará la cuenta seleccionada. Insertar, permitirá insertar un grupo o fórmula fuera de un grupo. Se encontrará con los siguientes símbolos: Los grupos los representa con Las fórmulas están precedidas por Condiciones con saldo manual (solicitará el saldo al ejecutarlo) Condiciones con saldo normal Impresos En este apartado podrá emitir varios tipos de impresos correspondientes a: Liquidaciones o declaraciones trimestrales. Declaraciones o resúmenes anuales. Documentos contables que no diseñará. 16

17 Todos los impresos se obtienen de la lectura de los documentos, por lo que es muy importante haber registrado facturas emitidas, recibidas y nóminas indicando en cada una de ellas, bases, cuotas, claves y NIF o DNI. Para la emisión de dichos listados, previamente ha de haber realizado la liquidación correspondiente. Una vez realizada, es posible la impresión del modelo oficial a presentar en hacienda. Accederá a los impresos desde Impresos donde seleccionará el impreso deseado. Los impresos se realizan de manera automática siguiendo los siguientes pasos: Seleccionará la liquidación a efectuar. Dar de alta el periodo. Realizar el cálculo. Visualizar o imprimir el resultado. Liquidaciones Trimestrales Realizará las liquidaciones relativas a: I.V.A., modelo 300. I.R.P.F., modelos 110 y 115. Operaciones CEE, modelo 349. Declaraciones o Resúmenes Anuales Anualmente tendrá que presentar las declaraciones o resúmenes correspondientes a: Resumen anual de I.V.A, modelo 390. Resumen anual de Retenciones, modelos 190 y 180 (resumen anual de arrendamientos). Declaración anual de Operaciones, modelo 347. Certificados El programa le permite emitir los certificados: Certificado de Retenciones de Trabajo. Certificado de Actividades Profesionales. Previamente tuvo que efectuar el cálculo de retenciones, situándose en Impresos Certificado de Retenciones. Sociedades Podrá realizar: Declaración del Impuesto de Sociedades, modelo 201. Pago fraccionado del Impuesto de Sociedades, modelo 202. Cuentas Anuales 17

18 Procesos especiales Existe una serie de procesos específicos, que aún no realizándose habitualmente, pueden ser necesarios. Puede encontrar estos procesos en Procesos Otros Procesos y son: Borrado de los Saldos Contables, permite dejar a cero los saldos de las cuentas contables con la opción de eliminar también los saldos iniciales. Regeneración de Saldos Contables, permite, en base a los apuntes contables, regenerar los saldos contables. Borrado de Saldos Analíticos, permite dejar a cero los saldos de las cuentas analíticas. Regeneración de los Saldos Analíticos, en base a los apuntes analíticos Borrado de Registros, elimina los registros seleccionados: nóminas, apuntes, facturas, etc... Consolidaciones de apuntes. Este proceso le permitirá integrar en la empresa en la cual este situado, los apuntes de otra contabilidad. Debe de tener cuidado de no integrar fechas consolidadas. Consolidación Bancaria, a partir del fichero que le envía en banco según la norma 43. Cierre Existe una serie de procesos que se realizan al finalizar el año natural. Dicho proceso le permitirá seguir trabajando con la empresa y con los datos del año que acaba de finalizar y a la vez empezar a introducir datos en el nuevo. Este proceso conlleva el hecho de trabajar de manera simultánea con dos empresas a la vez, una para los datos del año anterior y otra para los datos del año en curso. Abrir una empresa Podrá crear una nueva empresa, conservando todos los datos relativos a las cuentas contables. También es posible en la nueva empresa conservar presupuesto, bienes de inversión, etc. Al seleccionar este proceso, deberá marcar la opción de apertura del ejercicio sin cerrar el anterior. Al hacer la apertura sin cerrar el ejercicio, la empresa del nuevo ejercicio conservará el nombre, mientras que la del ejercicio anterior se le añadirán dos dígitos que corresponden a la identificación del ejercicio. Ahora podrá trabajar con dos empresas de manera simultánea, introduciendo apuntes en la empresa que corresponda. 18

19 Antes del Cierre Compruebe que la contabilidad esté cuadrada y realice una copia de seguridad. Si trabaja con moneda extranjera, realice el Proceso Anual Asiento por diferencias de cambio. Realice las amortizaciones Emita el Balance de Comprobación (Informes Balances) y el libro de Facturas Emitidas y Recibidas (Informes Otros Libro de Facturas). Realice una nueva copia de seguridad. Regularice las cuentas de mercaderías mediante asientos contables. Emitir la Cuenta de Resultados (Informes Balances Cuenta de Pérdida y Ganancias) Realice el Proceso Anual Asiento de Regularización Emita Informe Balance de Regularización Realice el Proceso Anual Cierre del Ejercicio Emita el Diario, Extracto de Cuentas, Diario de Regularización y de Cierre Realice una nueva copia de seguridad Apertura del Ejercicio Ahora es el momento de volver a realizar la apertura del ejercicio contable. Para esto lo que deberá hacer es seleccionar la empresa en la cual acaba de realizar el cierre, y repetir el Proceso Anual Apertura del Ejercicio, con la diferencia de que esta vez marcará la opción que realice la apertura en una empresa ya existente. Deberá indicar la empresa del año actual y marcara, si así lo desea, la opción de sobrescribir presupuestos, bienes de inversión, vencimientos y contabilidad analítica. También marcará la opción De actualizar saldo actual, lo que implicará que el saldo de cierre de la empresa del año anterior, se refleja como un saldo inicial de la empresa actual. 19

20 Visual Nómina Es una aplicación que le permite mecanizar las nóminas de los empleados de tantas empresas como desee. Dentro de la misma empresa podrá hacer nóminas de distintos centros de trabajo y ejercicios económicos. Tablas Hay una serie de tablas que le ayudarán a la gestión de las nóminas de su empresa y por tanto es conveniente que revise antes de empezar a introducir datos en el programa. Tablas de Formación y RRHH Tablas de Seguridad Social Tablas geográficas Tablas varias Tablas de formación Establecen la cualificación de los trabajadores de la empresa. Revise los niveles de estudio (graduado escolar, diplomado, etc.) niveles profesionales y Categorías profesionales Nivel de estudios: cree nuevos niveles profesionales, incluso personalizarlos con el nombre de un empleado concreto. Nivel Profesional, codifique los niveles profesionales de sus empleados: peón, capataz, directivo, etc. Podrá crear nuevos niveles profesionales Categoría profesional: asocie a cada categoría el Nivel Profesional y el grupo de cotización (los grupos de cotización los damos actualizados, puede comprobarlos si lo desea. Cree nuevas categorías que ayuden a una mayor definición de los puestos de trabajo. Tablas de Seguridad Social Contratos, relación de todos los tipos de contratos (incluyendo los que actualmente no están en vigor): formación, en prácticas, de relevo, etc. Tipos de Bonificación, las bonificaciones son deducciones en la cuota de la Seguridad Social. Claves de Bonificación que figuran en el TC2. 20

21 Claves Red, para enviar ficheros.afi y.fan mediante Winsuite Tablas con las Cotizaciones actualizadas Tipos de Cotización Epígrafes de Accidentes de Trabajo (A.T.) y Enfermedades Profesionales (P.F.) Ocupaciones: en vigor desde el 1 de enero de y que sustituyen a los epígrafes. Salarios Mínimos, podrá especificar cual es el salario mínimo en las fechas indicadas Tablas Geográficas: Compruebe Países, autonomías, siglas domiciliarias, poblaciones y provincias Tablas Varias Forma de pago: son las misma que es el resto de aplicaciones golden para Windows Mutuas: compruebe que está creada su mutua. Actividades económicas Tipo de Documento: debe indicar el los trabajadores Tipo alfabético del empresario, Calendario de Fiestas: donde indicará si la fiesta es local, nacional o de comunidad. Tenga en cuenta que afectará a las vacaciones (si son por días laborables) y a los salarios que se perciban por día trabajado. Claves IRPF: que figuran en cada uno de los conceptos de las nóminas. Convenios Determine el convenio por el cual se rige su empresa. Cada empresa tendrá un convenio de referencia Accederá desde Mantenimiento Convenios. Los convenios serán comunes para todas las empresas. Datos, identifique cada convenio con un código, descripción y su correspondiente Código de la T.G.S.S. Complementos: indicamos las mejoras de IT disponibles en el convenio y que se aplicarán en caso de incapacidad temporal accidente laboral, Por defecto le facilitamos un convenio que le sirva de ejemplo para la confección del suyo. En los convenios diferenciamos: 21

22 Convenios: indicando código, descripción y las mejoras de I.T. que existan Vigencias: indicamos el mes y año de entrada en vigor y el de finalización Permisos y Vacaciones: complete los datos que aquí aparecen. Tenga en cuenta que solamente los días de vacaciones y días de liquidación se tendrán en cuenta en el cálculo del finiquito. Antigüedad: añada la antigüedad correspondiente a trienios, cuatrienios, etc. Dicha antigüedad será expresada en importes o porcentaje. Niveles de convenio: Indique los conceptos retributivos de cada nivel (salario base, antigüedad, dietas, complementos, ). Asocie a cada nivel las categorías profesionales (un nivel puede tener varias categorías), las cuales tendrán su correspondiente Nivel profesional y ocupación. Conceptos salariales: vienen agrupados por tipos. Podrá crear nuevos conceptos en cada uno de los grupos (Mantenimiento Convenios - Diccionario de conceptos) Tenga en cuenta que según el grupo en el cual incluya el concepto, varía la cotización, retención de IRPF, etc. Emita un listado para ver los conceptos creados: (Impresos - Listados de conceptos) Trabajadores Damos de alta a los trabajadores cumplimentando la carpeta de datos. La categoría profesional y nivel no se podrá cambiar. Trabajador - datos Hasta que no asigne un contrato no podrá, calcular el porcentaje de IRPF. En Identificación: señale indique a dirección, estado civil, fecha de nacimiento, etc. En Varios establezca las cuentas contables del trabajador Segundo - Trabajadores - Contratos Tenemos que asociar un contrato a cada trabajador. Disponemos del icono de ventanas asociadas. Al asociar contratos indicamos el tipo de contrato, código de seguridad social, tipo de jornada, horario, etc. Habrá contratos en los cuales vengan ya asociadas las bonificaciones en vigor. 22

23 Contratos Dispone de una relación de todos los contratos disponibles (estén o no en vigor en la actualidad) Cada contrato lleva asociadas las bonificaciones correspondientes. Una vez que haya creado el trabajador, le debe asociar el correspondiente contrato, mediante el icono de ventanas asociadas. Al asociar el contrato indicamos el tipo de contrato, código de seguridad social, tipo de jornada, horario, etc. Podrá imprimir los contratos en formato PDF, añadiendo previamente observaciones. Incidencias Las incidencias producidas (bajas laborales, vacaciones, maternidad, comisiones ) se dan de alta antes de efectuar el cálculo mensual de las nóminas. Seleccione el trabajador el mes, el tipo de concepto y el concepto Los datos de la incidencia dependen del tipo. Podrá introducir o borrar una incidencia y recalcular la nómina. Cálculos de nóminas El cálculo de las nóminas se realiza mensualmente desde Procesos- Generación de nóminas, pudiendo elegir entre todos los trabajadores, los de un centro de trabajo o sólo los seleccionados Si se nos había olvidado alguna incidencia, introdúzcalas y vuelva a hacer el cálculo de la nómina; bastará que situada en la nómina, mediante el botón derecho del ratón rehaga la nómina Seguimiento de nóminas Controle los cálculos que realiza el programa en las nóminas según los datos del convenio y de las incidencias. Impresión de nóminas Una vez calculadas las nóminas, podrá sacar estas por impresora según el modelo predeterminado: Seleccione la nómina y de al icono de la impresora o Imprimas varias a la vez desde Impresos Podrá imprimir las nóminas cerradas, abiertas o contabilizadas 23

24 Nóminas de autónomos Realice las gestión de las nóminas de los autónomos según las tablas de cotización del régimen de asimilados. Contabilización de nóminas Si dispone de Visual Conta podrá realizar un traspaso automático a contabilidad, siendo necesarios que cierre las nóminas antes. En Procesos - Contabilización de nóminas, seleccione las nóminas (fechas, trabajadores o centros de trabajo) que desea traspasar a Visual Conta. Cálculos de TC s Cierre las nóminas como paso previo al cálculo de TC (es indiferente que estén contabilizadas o no) Efectúe el proceso Generación de TC s Podrá imprimir los TC s Sistema red El sistema red le permitirá: Generar el fichero de altas y bajas correspondiente al periodo indicando para ser enviado a través del programa Winsuite Generar el fichero.fan, correspondientes a los tc s mensuales así como a los de atrasos y salarios de cotización. Pactos Podemos pactar tanto la paga mensual como la paga extra. La nómina que en principio cobraría el trabajador se verá incrementada hasta el importe aquí especificado (en bruto o en neto). Dicho incremento se verá reflejado en el concepto que especifiquemos. El importe ajustado puede incluir la situación de IT. Los distintos conceptos de la categoría profesional podrá estar incluidos o no en el pacto, según los determine. Atrasos Las subidas salariales pueden ser con efecto retroactivo, Visual Nóminas dispone de un proceso para el cálculo de los atrasos y genera una incidencia con el importe total. 24

25 Los atrasos se podrán incluir en la nómina del mes en curso o en una nómina independiente. Una vez cerradas las nóminas podrá calcular los tc s de atrasos. Diseños Visual Nómina le permite diseñar un modelo adaptado a su empresa (por defecto proporcionamos unos diseños de ejemplo). A partir de este diseño tipo podrá efectuar un duplicado para variar el modelo. Indique el diseño por defecto en: Empresa Parámetros, sino, cada vez que imprima las nóminas elegía el diseño. Aproveche que está es la carpeta de Parámetros para completar el resto de datos por defecto relacionados con la impresión. Listados e informes Incluye un extenso número de listados que le facilitan la gestión laboral, pudiendo exportar a Excel, Word, dichos informes. Calculadoras Accederá a las calculadoras desde Mantenimiento Calculadoras. Dispone de dos calculadores que le facilitan el cálculo de: Embargos, inducido el salario líquido y el mínimo a cobrar, calcula la cuantía del importe a retener en porcentaje y euros en cada uno de los tramos que corresponden. NIF y Número de la Seguridad Social. Integración Visual tesorería Una vez calculadas las nóminas, a partir de las formas de pago establecidas en la ficha de los trabajadores, se generan los pagos pendientes en tesorería. Podrá emitir las nóminas según normativa bancaria CSB 34 Le recordamos Antes de empezar con las nóminas deberá tener en cuenta los siguientes pasos: Crear la empresa de trabajo y comprobar los parámetros: Actividad económica, Convenio y Mutua, datos fiscales y enlaces Personalizar las tablas geográficas y tablas varias. Personalizar las tablas de formación y seguridad social. 25

26 Dar de alta los convenios, vigencias y niveles de vigencia. Dar de alta los centros de trabajo. Dar de alta los trabajadores de cada centro de trabajo. Visual Eos Visual Eos es una aplicación que permite llevar la gestión de profesionales y empresarios acogidos a los siguientes regímenes: I.R.P.F. Estimación directa Estimación directa simplificada Estimación objetiva I.V.A. Régimen ordinario Simplificado Régimen de agricultura, ganadería y pesca Régimen de recargo de equivalencia Primeros Pasos Creación del Sujeto En Empresa-Crear nuevo sujeto pasivo, se asigna al profesional un código, indicado su nombre fiscal y señalando la moneda en la cual va a trabajar. Después deberá acceder a Empresa-Parámetros donde indicará: En Sujeto pasivo: datos identificativos del sujeto pasivo (domicilio, teléfono, etc.) Si dispone de Visual Conta, tendrá que indicar la empresa con la que desea enlazar. El enlace es sólo de Visual Eos a Visual Conta nunca a la inversa. Generales: Tipos de IVA, Prorrata de IVA, indicar en caso necesario el tipo y porcentaje, mostrar o no el calendario al abrir. Modelos: Datos de la delegación, administración etc. Compras y Ventas: en caso de enlazar con la contabilidad, las cuentas usadas por defecto. Monedas: se indicarán las monedas usadas en los distintos impresos oficiales 26

27 Alta de actividades En Mantenimiento-Actividades, indique un código para cada actividad que ejerza el sujeto. Asigne el epígrafe correspondiente cuya descripción aparecerá por defecto En el caso de no existir el epígrafe podrá darlo de alta indicando la descripción correspondiente para que aparezca en los modelos oficiales Elija el tipo de actividad empresarial, profesional o agrícola Indique el porcentaje de retención en ventas (sólo es necesario para actividades profesionales o agrícolas). En la ficha IRPF, seleccione el régimen correspondiente: Estimación Directa Normal, Simplificada u Objetiva Seleccione el régimen de IVA. En el caso de seleccionar el régimen ordinario deberá de rellenar los datos referentes a los modelos oficiales Por último tendrá que indicar el periodo de actividad, si es normal o de temporada. Si la actividad es normal y se ha iniciado en un ejercicio diferente a éste, las fechas tendrá que dejarlas en blanco Este proceso le tendremos que repetir para todas las actividades en las cuales desarrolla su actividad profesional o empresarial. En Mantenimiento-Calendario Fiscal, encontramos una ayuda que nos indica las fechas en las cuales tenemos que presentar los distintos modelos oficiales. Señala los días que faltan para la presentación de los mismos o si la fecha ha pasado. 27

28 Personalización de Tablas Las tablas que sirven apoyo como es la tabla de códigos postales, provincias... La tabla de módulos le permite crear nuevos epígrafes. Acceder desde Mantenimiento Tablas - Módulos Para cada epígrafe indicaremos: Datos correspondientes al IVA. Datos correspondientes al IRPF Calendario Fiscal El calendario fiscal le ayuda a recordar las obligaciones fiscales El calendario y falten menos días de los indicados en Parámetros, dicha anotación figurará en rojo para que destaque sobre las demás. Para añadir cualquier anotación en el calendario, indique la fecha y la descripción. Clientes/Proveedores De alta a sus clientes y proveedores habituales y de esta manera agilizará la introducción de facturas, gastos o ingresos, ya que con seleccionar el cliente/proveedor le aparecerán todos sus datos. La forma de dar de alta clientes y proveedores se realizará de la misma manera. A cada cliente/proveedor se le asignará un código, nombre fiscal, persona de contacto y CIF. 28

29 En Datos tiene que indicar su domicilio, teléfono, y en parámetros hay que indicar el tipo de IVA y de IRPF al cual está acogido el cliente/proveedor. Empleados Para acceder a los empleados debe acceder desde Mantenimiento Empleados A cada empleado se le asigna un código y se da de alta su nombre fiscal, persona de contacto y CIF. En Datos hay que indicar el domicilio, teléfono... En Parámetros tiene que seleccionar la actividad, forma de pago, porcentaje de retención efectuada. Bienes de inversión La introducción de los bienes de inversión de la actividad permite, además de obtener el libro de bienes de inversión, la automatización de la factura de compra, la pérdida o la venta del bien y las amortizaciones que se deben de generar. Permite obtener un seguimiento de lo que resta por amortizar. 29

30 Los dos tipos permitidos son: Lineal Regresiva por porcentaje Para dar de acceder a los bienes de inversión puede ir desde Mantenimiento Bienes de Inversión Facturas Debe llevar un control de todas las facturas emitidas y recibidas, así como de otros ingresos o gastos que genere su actividad profesional. Facturas emitidas/recibidas Podrá acceder desde Mantenimiento Facturas Emitidas ( Recibidas ( ) Indique: ) o Mantenimiento Facturas Código de la actividad Número, fecha de la factura y fecha de registro Datos del cliente/proveedor Tipo de IVA y tipo de Gasto/Ingreso Detalle de las bases imponibles y porcentajes de IVA Ingresos/Gastos Registre ingresos o gastos Mantenimiento Gastos ( Mantenimiento Ingresos ( ) Código de la actividad ) o si se trata de un ingreso Número de justificante, fecha de registro y documento contable Datos del cliente/proveedor Descripción del concepto del ingreso/gasto Tipo de gasto/ingresos Importe y porcentaje de retención 30

31 Nóminas Si dispone de personal contratado, registre las nóminas: Mantenimiento Nóminas ( ) Código de la actividad Número de justificante, fecha de registro y documento contable Datos del empleado Descripción de la nómina Sueldo bruto, complementos, retenciones de IRPF y Seguridad Social y sueldo líquido a percibir Informes Son los distintos listados que ofrece el programa. Estos listados se pueden imprimir, visualizar por pantalla e incluso exportar a otras aplicaciones como word, excel. También podrá cambiar el título del listado cabecera. o los datos que quiere que aparezcan en la Procesos Cálculo Trimestral /Anual Son dos procesos independientes que realizan el cálculo trimestral y el cálculo anual de operaciones. Procesos imprescindibles para la formalización de los modelos oficiales que se tienen que presentar según el calendario que adjunta el programa. 31

32 Se mostrará una ventana de información con los cálculos efectuados. Amortización de bienes Realiza la amortización (ya sea mensual o anual), de los bienes de inversión seleccionados. Debe seleccionar: Tipo de actividad Códigos, patrón a seguir y ubicación (estos son datos opcionales) Fecha de la amortización Tipo de IRPF Este proceso evita el crear de nuevo todos los datos en un nuevo sujeto pasivo. Modelos Esta opción permite la visualización e impresión de los modelos oficiales. Previamente ha de haber realizado el cálculo correspondiente: trimestral o anual. La impresión puede efectuarse: En papel oficial En papel blanco con formato PDF Se graba en soporte magnético los modelos: 110, 115, 130, 131, 190, 300, 310, 347 y